如何给自己叫魂:别让你的嘴泄了秘!办公室完美隐私守则

来源:百度文库 编辑:偶看新闻 时间:2024/05/06 07:15:16
秘书小姐--你的职业不是吃“青春饭”
生活中提到秘书,常有人习惯性地和“年轻貌美”联系到一起,使得这一称谓有点暧昧,如电视剧《来来往往》中,那个成熟干练的职业女性硬是被演成了只会发嗲诱惑男人的“小蜜”,这样的曲解实在可笑。
事实上,秘书作为一种职业,无论在政界商界,都有着举足轻重的作用。刚刚过去的“秘书周”,美国总统和加拿大总理都给各自国家的行政专员们发了贺信,肯定和感谢了他们的工作。所谓“青春职业”或是“只能当跳板”是人们对秘书工作的误解,其实,从购置办公用品的普通接待员,到为老板出谋划策甚至代为行使职权的行政总监,秘书工作一样是大有天地可以施展的。
还记得几年前做酒店销售时,接待一家乘坐私人专机前来的跨国公司代表团,在安排住房时,除要将最好的套房留给总裁外,陪同人员一再叮嘱要将第二好的套房留给他的秘书,一位被他笑称为“慈禧太后”的中年女性。他说公司上下大小事情,包括总裁的生活琐事都要经由她的手。后来亲睹这位女士处事果断,镇定自信,是总裁完全依赖的得力助手,其他大小职员莫不对其敬畏有加。
这固然是身为秘书者的理想境界,但这其中有个很难把握的尺度,她将这个尺度把握得恰到好处,必然付出很多不为人知的努力和奋斗。初入此行者不可徒有此野心,因为身为秘书,第一原则就是:
摆正自身位置
秘书的基本工作是为老板处理好日常工作服务的,是参谋者而非决策者。有人以这样的事例定义秘书的工作:某日合作方做了对公司相当不利的举动,老板盛怒之下口授信函一封,声明要与其断绝一切往来并将此事公之于众,此时秘书有四种可能的行动:打好信件即时发走;奉劝老板平心静气再采取行动;直接告诉老板:“这样做不妥,还是算了吧”;把信打好,留到下班时,以平静的语气问是否要发出此信。
最妥当的做法当然是最后一种,既维护了大局又没有越权。除了摆正位置,秘书必须:
掌握基本功能
首先是广博的知识,除了要对本行业知识有全面的了解,还应熟知国家大政方针,行业内的最新信息,能够随时为老板提供资讯。其次,外语是现代商业社会人际沟通的必备工具,当然应精益求精。熟练操作电脑更是必不可少的技能,当然,如果兼会驾驶,那就更是难得的人才了。
培养良好的职业素质
秘书需要有良好的分析处理问题的能力,多数时候某一问题并不需要你来决策,但你必须为老板提供必备的有力依据。要做到这点,当然也需要一定的语言表达能力。另外,特殊情形下随机应变的能力也很重要。举个很简单的例子,一位老板明确不想见到的人来访,这时秘书如果当着客人的面致电老板,必然会使其在见与不见之间陷入尴尬。所以灵活一点的做法可以暂请客人在会客区落座,等候联络老板,接下来就可从容采取对策。
除了以上这些后天修炼,秘书最好还要有这样的“先天条件”:
细腻沉稳的个性
我们常见身边的招聘广告对年龄有着严格的限定,而在很多国外电影上看到的女秘书却常常是有一把岁数的端庄女性,因为随着年龄的增长,女性的细致、谨慎、稳重、坚韧等优点愈发突出,而且也减少了引发不必要的“办公室恋情”的可能。看过金·凯瑞演的《说谎者》的人,都会记得他的满头白发的老秘书,那个身着粉色套装、干练高效的老人,像一位可亲可信的祖母。
即使现在只是负责接听电话、收发信件的普通秘书,只要用心努力,将来一样可以成为辅佐老板的得力助手!(王雪彤)