女神之光迅雷下载:培训资料--归档文件整理操作方法 （附相关表格）

2000年12月26日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，既简化了整理程序，具有较大的灵活性，又兼顾了计算机管理和手工管理两种管理方式，具有较普遍的适用性。
《归档文件整理规则》将归档文件整理概括为“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。各机关必须建立健全相应的规章制度，这些制度主要是《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《不归档文件管理处置办法》。
下面，我们先说明一下分类方法。这是文件归档的大思路。明确了分类方法，平时工作的时候就可以有意识的进行归档。
一、归档文件分类方法
1、年度分类法。就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
2、机构分类法。就是根据机关内部设置第一层机构（处室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个处室。说到底就是一个机构就设置一个类，机构名称就是类名，各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列，一般是领导机构、综合性部门排在最前面，再依次排列各业务部门。
3、问题分类法。就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。
4、保管期限分类法。就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类，也就是用永久、定期两个类别将归档文件按保管期限分类。
在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况较少，较多的是对几种分类方法结合使用，称之为“复式分类法”。年度、保管期限是分类必选项，机构（问题）作为分类选择项。因而，内部机构设置简单，每年形成文件少的单位，无需再按机构（问题）细分。所以，在浦江县的各个单位实际情况，我们推荐的复式分类法是：年度－保管期限分类法。即针对一大堆文件，先确定它是属于哪一年的，然后再根据文件价值来确定保管期限。
二、归档文件的整理的方法
根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，把归档文件整理方法细细归纳为下列十四步：
收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查－排列—加盖填写归档章——编目—装盒—电脑归档－填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架
收集文件：这个钟瑛会细讲。
归档范围审查：正确区分归档与不归档的文件材料的范围，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》即八号令。在实际工作中要注意，一是确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”。二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定销毁，处理不归档文件时，要防止泄密。
归档文件分类：推荐分类方法是：年度－保管期限分类法，先将归档文件材料按年度分开，再根据文件内容价值按三个保管期限分开。这时是粗分，将文件大致分开就行了。
组件：件，即归档文件的整理单位，一般以自然件为一件。
n     单份文件，一份为一件。
n     文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。
n     报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。
n     同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。
n     会议纪录, 把一年所有的纪录都装订在一起做为一件，前面需有一张目录。
n     文件处理单、拟办单、抄告单、发文稿头纸、有领导批示的签批条等应与文件作为一件。
在实际操作中就注意：组件时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。如会议文件，会议预备通知、通知、会议日程、领导讲话、典型经验、会议总结等多份文件，这些文件都归属于某一次会议这个事由，但不要装装订在一起，应单份文件装订，按会议日程或时间先后顺序排列。
文件修整装订:1）线装式，文件采用左上角或左侧轧边；2）包角式。在文件左上角用不干胶包贴；3）粘接。用浆糊及胶水粘贴的方法；4）用变形材料装订，选择档案推荐使用的不锈钢钉。
推荐方法：1线装。左上角轧边的，左边上边对齐，左侧轧边的左边下边对齐。特别厚的，用三孔一线的方式装订。2包角式。在文件左上角用包角，左边上边对齐。过厚的可以用粘接方法。
实际操作中注意：为保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装订前后对不符合归档要求的文件材料进行修整，一是对纸张尺寸不合标准、耐损残缺文件进行修裱；二是对不符合归档要求的书写材料的文件进行复制、传真件要进行复印，为避免粘连，最好采用单面复印；三是超大纸张的折叠，折叠时要注意减少折叠次数，避开图表字迹，从上往下折叠，文件页数较多的，应单张折叠，以方便利用。
保管期限审查：根据事先制订的文书档案保管期限表，将已分好级别的文件划分为永久、定期两类。需要注意的是：一是注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值，如果只有请示没有批复，请示就没有意义，因此划分文件材料的保存价值时要注意文件之间的联系，将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值；二是考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值，如果与本机关主要职能活动有密切联系、起凭证作用、效益长的价值就高，反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小；三研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。四是要从长远考虑文件的使用价值，也就是我们说的就高不就低。
归档文件的排列：是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程。排列的原则即事由原则，也就是将同一事由的相关文件排列在一起。具体的排列方法可分为二步，第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来，可按文件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。第二步再将不同事由的文件排列起来，可按事由形成时间先后或重要程度排列，也可按作者或承办者的级别排列，会议文件等成套文件可集中排列。
操作中要注意：一是不宜按收发文字号排列归档文件，造成一个事由分散排列；二是实行“随办随归”的单位，应确保同一归档文件排列在一起；三理注意零散文件的处理，确保归档文件的齐全完整。
加盖填写归档章编件号：要求在每份归档文件首页上方中间空白位置加盖归档章。加盖时应使用蓝色印油。编号项目分为必备项和选择项，必备项包括全宗号、年度、保管期限、件号和页数，选择项主要是机构（问题）项和盒号。
附：归档章的样式
全宗号
年度
室编件号
盒号
机构（问题）
保管期限
馆编件号
页数
全宗号是指一个单位档案进馆后在档案馆内的代号，可暂不填写。年度是指归档文件的形成年度，采用公元纪年，用4位阿拉伯数字表示。如二○○七年表示为“2007”不能简化为“01”。保管期限分为永久、定期30年、定期10年。件号分为室编件号和馆编件号两项，室编件号是机关档案室在归档文件分类排列后的顺序号，即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始编排。以采用“年度－保管期限”分类为例，以2007年为例，应在2007年度内的“永久”内从1开始逐件流水号；在2007年度内的“定期三十年”内从1开始逐件流水号；再在2007年度内的“定期十年”内从1开始逐件流水号，有三个流水号。
馆编件号是档案移交进馆后，按档案馆的有关规定填写的顺序号，可以不填。机构（问题）项，填写时应按分类方案，填写作为分类方案类目名称的机构或问题，如机构或问题名称太长，可使用机关内部规范的简称。页数是每个归档文件的页数，如果文件有页数的不另标明页数，如果文件无页数的，那应标明页数。盒号是归档文件所在盒的流水号，是选填项。
操作中注意：填写归档章时应选用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、印泥等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料填写。
编目：编目是指编制档案文件目录，归档文件目录的项目包括件号、责任者、题名、日期、页数和备注。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。责任者填写机关全称或规范的简称，不得填写“本局”、“本部”等不规范简称。联合发文，一般应填全，如果责任者太多，可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。填写时要求照实抄录，发文代字、年度、顺序号不能省略。题名一般照实抄录，遇到题名含义不清或不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容重新拟写标题，在新拟写标题加〔〕。日期填写用8位阿拉伯数字表示，如2007年3月18日，标注为20070318，未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加〔〕。页数即一件文件的总页数，空白页不计页数，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算，如问题的请示和批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。备注，填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“＊”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。
附：归档文件目录格式（点击下载）
装盒：应按不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。
操作中注意：一是不同形成年度的归档文件不能放入同一盒内。二是不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。
电脑归档：不细讲，像泰宇软件有详细说明，如果有兴趣的话下午可以看一下实际操作。
填写卷内备考表：用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明，对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明，整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。
附：卷内备考表格式（点击下载）
填写档案盒封面、脊背、档案盒封面：在横线上加盖全宗名称章，使用机关全称。档案盒脊背、全宗号填写同级档案馆给定的全宗号，也可不填。年度填写盒内文件形成的年度如2007。机构（问题）填写分类方案中相应的机构（问题）的类目名，如按机构分类可填“办公室”、“业务处”等，按问题分类可填“行政类”、“业务类”等，不按机构“问题”分类的可不填。起止件号填写盒内归档文件排列最前的和最后的件号，件号间用“—”连接。如“1—25”。馆编件号待档案移交档案馆后填写，盒号可一年一断号，也可以以4位数为限，几年一断号。
上架：前几步工作完成后，就可以将档案移放档案室保管，上架排列时应注意不要将不同保管期限的归档文件排列在一起，每种保管期限排列后应留有一定空间，以方便上年度档案上架。
附：归档文件目录封面（点击下载）