丙肝治疗较好的方法:管理表格的设计与推行

【本讲重点】
第三把“钢钩”——管理表格
管理表格的设计要点
销售团队的基础管理表格
监控客户的进程
第三把“钢钩”——管理表格
对于销售队伍来说，管理表格是非常重要的，它是控制销售队伍的第三把“钢钩”。管理表格基本上能体现一名销售人员在一天、一周甚至一个月的工作过程。
实际上，在管理表格的推行过程中常常会遇到很多问题，例如销售人员刚开始时还能坚持填写，过一段时间后就会敷衍了事，推行管理表格的销售经理也只好不了了之。销售人员一般都愿意把工作过程说出来，而不喜欢在管理表格中写出来。但是，无论是公司规范化管理的要求，还是销售人员梳理整个业务情况的要求，管理表格都是非常重要的。销售经理一定要要求销售人员养成填写管理表格的习惯。
管理表格的设计要点
设计管理表格的总体原则是：急用先行、控制关键、删繁就简。控制关键，把繁琐的内容删掉，把关键的内容控制住，这是管理表格的核心。具体来说，管理表格的设计包括如下要点：
1.简洁
管理表格的设计一定要简洁，不能设计得太复杂。一般来说，销售人员填写管理表格的时间每天平均不超过半小时比较合适。销售人员的时间大致可以分为三部分：客户类时间、商务联络时间、零散时间。
图9-1  “五、三、二”结构
◆客户类时间，是指销售人员为客户帮忙、与客户谈话、给客户办事等为工作目的而接触客户的时间。
◆商务联络时间，是指销售人员为了达到比较好的销售而进行计划、规划、内部沟通、联系资源的时间。
◆零散时间，是指销售人员在办公室里闲谈、互相交流的时间。
一般来说，销售人员的三部分时间分配比较好的结构应当是“五、三、二”结构。销售人员应该至少将50%的时间放在直接与客户交往上；30%的时间放在支持客户，或者做支持客户的相关工作上，也包括参加例会、培训等工作；20%的时间进行相互交流。
因此，如果管理表单的设计过于复杂，销售人员的填写时间每天超过半小时，就会占用销售人员的其它时间，销售人员就很难控制其它时间了。
2.清晰
管理表格的栏目设计一定要清晰，不能模糊笼统。什么样的栏目是笼统的呢？例如要求销售人员填写与客户接洽过程的栏目，销售人员提笔就不知道该填写什么了，只能填写诸如“与客户聊天、探讨”之类的话。什么样的栏目是清晰的呢？例如“什么时间、拜访了哪个客户，客户的电话，达成了什么结果”等栏目就比较清晰，填写要求也很明确。
3.具有承上启下的延续性
管理表格的设计尽量要具有承上启下的延续性，即管理表格应当一环套一环。周期工作计划、月度工作计划、周工作计划和工作日志表应该一环套一环，具有关联性。
4.具有是否真实的可查性
管理表格的设计应该具有是否真实的可查性，即管理表格填完后，销售人员填写的内容是否属实应当可以查证。例如在工作日志表中设计的诸如“拜访客户、客户姓名、职务、电话”等内容就很容易查证。
5.可指导发觉问题并做修正
管理表格的设计应该可以指导发觉问题并做修正。销售经理通过看管理表格的填写内容可以指导销售人员的具体工作。例如周工作计划、月度工作计划表明销售人员的业绩完成情况不好，原因是销售人员没有把更多的时间花在与客户接触上，于是，销售经理就可以指导销售人员不要在搜集其他资料上花太多的时间，而应当花更多的时间用在与客户接触上。
【自检】
有一名销售经理抱怨说：“我们公司去年也通过管理表格来控制销售队伍，并强行推行，但是，大家都纷纷敷衍，填表格成了走形式，最后只好不了了之。”如果你的公司也存在类似的情况，该如何避免呢？
@___________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
◆见参考答案9-1
销售团队的基础管理表格
销售团队的基础管理表格主要包括两类六个表格。销售动作类有四个表格：周期工作计划表、月度工作计划表、周工作计划表和工作日志表；市场信息类表格有两个表格：客户档案表和竞争对手信息表。本讲中主要介绍三个表格：月度工作计划表、周工作计划表和工作日志表。
图9-2  基础管理表格分类
月度工作计划表
月度工作计划表主要包括：回顾部分、事件部分、财务目标部分和特别纪要部分。
表9－1  月度工作计划表
月份：      姓名：      部门：      领导签字：
回顾部分
本月
优点
本月
不足
符合
欠缺
超额
完成比率
考核达成
财务指标
项目
事件
事件
原因
事件
原因
签订单
应收账款
费用控制
管理动作
项目
符合
欠缺
补救行动
事件
原因
考勤
述职
例会
管理报表
其他制度
事件部分
下月
大事
1．
2．
3．
第一周
（起止）
第二周
（起止）
第三周
（起止）
第四周
（起止）
第五周
（起止）
财务目标部分
项目
事件
数额
型号
交付方式
备注
签订单
应收账款
费用控制
特别纪要部分
问题
原因
建议
提请支持
备注
1.回顾部分
回顾部分就是销售人员对本月情况所作的总体回顾。
（1）月度计划表的填写时间
一般来说，月度计划表的填写时间定在每月的25日左右比较合适，销售人员回顾的是从上个月的25日到本月的25日这段时间的销售工作情况。如果把表格的填写时间定在每月的最后一两天，如果出现特殊情况，表格的填写时间往往会向后拖一段时间，也许会拖到下个月的中旬，这样，月度计划表就会给人一种不完整的感觉；如果把时间定在25日，即使往后拖几天，也不至于拖到下个月，计划表基本上是完整的。一般来说，如果认真填写这张表，尤其是第一次填写，大概需要一个半小时以上的时间。有些销售人员经常抱怨填写时间太长，但是这张表格一个月仅填写一次，而且认真填写对销售人员下个月的工作有很好的指导意义。
【自检】
在你的企业里是否填写月度计划表？填写时间定在哪一天？通过学习你将如何改进？
@___________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
◆见参考答案9－2
（2）本月优点和不足
回顾部分的重点是本月优点和不足。填写优点和不足时一定要写明具体原因，原因的填写要求具体明确，不能含糊笼统。例如“我本月的销售额超过目标计划的120%”、“我本月的优点是访问客户量达到45个，比上个月多了20个”等等，这样的填写就是明确具体的。在填写本月优点时，有的销售人员喜欢填写诸如“我本月的优点是工作积极努力”、“我本月的优点就是服从管理”之类的话，这是毫无意义的。
（3）考核达成
考核达成是要求销售人员填写销售指标的完成情况，在这个栏目中务必要写清楚指标完成情况的原因。分析原因有助于销售人员对自己业务完成情况进行梳理，有助于不断提高自己的业务水平。有的销售人员“丢了”销售单后，从来不去思考其中的原因；有的销售人员发现本月的销售额超过了50%，心里盲目的乐观，其实有几张销售单公司已经努力几个月了，本月正好是回收期，本月销售业绩超额并不是销售人员本月努力的结果，如果要求销售人员每月填写原因，销售人员就不会盲目的乐观或悲观了。有些销售人员对本月未完成任务的原因非常清楚，但在填写表格时，决不会填写自己上月太懒惰，往往会找各种借口来搪塞。销售经理要求销售人员每月填写原因，至少有助于他们去进行认真的思考。
2.事件部分
（1）下月大事
下月大事实际上是下月的三个目标。这里的目标不是指财务指标，而是销售人员在工作上要做的三件事情。例如销售人员下月要全面整理客户档案；要走访以前曾经买过设备的所有老客户；在这个地区有三个处长，都是在下个月过生日，销售人员要想一个办法使他们的生日过得非常难忘。财务指标是指具体的财务分配指标，例如下个月要完成多少销售额。
（2）每周大事
每周大事这栏一共分成五周，要求每周至少填写一个确定的目标，每月的工作任务要落实到具体的每一周。例如下月有三件事：整理客户档案、拜访客户和市场调查。第一周安排整理客户档案，第二周拜访客户，后三周分别在三个不同的区域进行市场调查。
3.特别纪要部分
在特别纪要部分，销售人员主要填写所发现的问题、原因分析、对策思考和提请支持。例如销售人员发现市场上竞争对手现在都在降价，于是对降价问题分析具体原因，并作出思考对策，若自己实在无法应对，则可向销售经理或公司提请支持。
周工作计划表
周工作计划表主要包括本周大事、每天填写内容和财务考核达成。
表9－2  周工作计划表
姓名：          部门：          领导签字：
本周大事
(1)
(2)
时间
工作内容
拜访对象
联系方式
达成目标
备注说明
周一
周二
周三
周四
周五
周六
周日
财务
考核
达成
项目
事件
指标达成
备注
签订单
应收账款
费用控制
1.周工作计划表的准确率
周工作计划表的准确率比月度计划高得多，月度工作计划表往往会产生偏差。月度工作计划表平均偏差将近50%，尤其是财务指标的完成偏差更高，而周工作计划表的偏差大概是20%。
2.本周大事的两个目标
本周大事主要是写两个目标，这两个目标不是财务指标，而是销售人员要做的两件事情。例如拜访一位客户，或者写关键的建议书，或者约某位技术工程师到客户那儿去做产品展示。
3.每天填写内容
每天填写内容只写与工作相关的内容。月度工作计划要体现在周计划工作表里，每周的工作任务要分解到每天。例如一个月要完成200万元的销售业绩，每周平均要完成50万元的业绩，每天至少要完成7万元左右的业绩才行。
周工作计划表要求在每周五的下午填好，周工作计划表和月度工作计划表都需要上级经理部门签字。如果一些销售人员经常出差，每周工作计划表可以通过传真或电子邮件的方式来填写。
工作日志表
工作日志表就是销售人员一天的工作记录。工作日志表要求在每天下班之前填好。工作日志表的填写要注意如下问题：
表9－3  工作日志表
姓名：          区域：          日期：
工作（拜访）内容
工作（拜访）对象
联系方式
开始时间
结束时间