偶看新闻网配之我们结婚了:准考证一体化， “邮件合并”另一妙用
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/05/03 10:20:04
通常我们制作准考证都是选打印出来再粘贴上照片，既不美观，操作起来也相当麻烦。最好的处理方法当然是连照片一起打印了，下面让我们来看看如何利用Word 2003的邮件合并功能批量打印一体化证件。
建立带照片的学生记录表
扫描输入全体学生的照片，扫描时要注意确保照片尺寸一致，按学生编号或姓名命名，在“我的文档/图片收藏”文件夹下新建一个“照片”文件夹用来保存这些照片。
由于在Word中插入照片后再逐一调整尺寸是非常 麻烦的，所以要事先把照片设置成所需尺寸再处理。单击“开始/所有程序/Microsoft Ofiice/Microsoft Office工具/Microsoft Office Picture Manager”，在左侧窗口中选择“照片”文件夹，按“Ctr+A”选中全部照片，单击菜单栏的“图片/调整尺寸”，在右侧窗口中选择“自定义宽度×高度”输入所需尺寸，确定后会同时调整全部照片的尺寸，最后单击“文件/保存”保存修改即可（如图1）。
（图 1）
打开Word 2003建立一个学生记录表，输入学生资料，也可以直接从Excel把已有的学生资料复制过来。这个学生记录表第一行必须是标题，也只能第一行有标题（如图2）
（图 2）
把输入光标定位到要存放照片的单元格内，打开存放照片的文件夹，找该学生的照片，用鼠标直接把照片文件拖动到Word编辑区内放开，照片就会自动插入到输入光标所在的单元格。把光标移到下一单元格，再拖动插入相应照片。周而复始把各人的照片插入到相应表格中（操作时最好把Word窗口调小以便在另一侧同时显示文件夹窗口）。全部完成后把这个文件命名为“学生照片.doc”保存到D:\准考证\文件夹下。
邮件合并新建一个文件，按准考证尺寸画一个文本框，并输入准考证、姓名、学号等等。注意留出照片的位置，并插入一个文本框代替照片（如图3），并把这个文本框线条颜色设置为“无线条颜色”，从页面设置中把纸张尺寸设置为准考证的尺寸。
图 3
右击Word工具栏，勾选“邮件合并”以显示“邮件合并”工具栏。单击“邮件合并”工具栏的“打开数据源”，选择打开“D:\准考证\学生照片.doc”。
把光标定位到照片位置的文本框，单击“插入域”，双击列表中的照片插入照片域（如图4），重复这一步分别在其它相应位置插入姓名、专业、考室等域。
单击“查看合并数据”按钮，就可以看到一张填好的准考证了（如图5），可能还要再调整一下文本框尺寸以适应显示的照片。
单击“邮件合并”工具栏中的“合并到打印机”进行打印，或者单击“合并到新文档”生成全部准考证后再打印。
在一页中打印多张准考证我们常用的打印纸多是A4的，每页只打印一张准考证未免太浪费了，最好是能在一页中打印更多的准考证，在此介绍一种简单的方法：
先把设计好的准考证组合起来，再右击组合后的准考证，在弹出的设置窗口听“版式”选项卡中把“文字环绕”方式设置为“嵌入型”。确认文档中除文本组合外只有一个回车。
单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”，生成一个含有所有准考证的新文档。
在生成的新文档中单击“编辑/替换”，在查找内容中输入“＾b”（不含引号），替换内容则不输入，单击“全部替换”按钮完成替换。在此，“＾b”表示分节符，在文档中起到分页的作用。这一步替换的目的是删除所有分节符以消除分页，使得全部准考证都连在一起。
从页面设置中把纸张尺寸设置为A4，拖动水平标尺上的页边距位置，适当调整左、右边距，让编辑区宽度超过两张准考证的并列宽度即可，若能容得下也可调至三张并列。同样对上下页距也做类似调整，然后打印出来就行了。