宝力豪健身俱乐部:善用工具，规划时间与提高效率技巧(转自中华会计网校论坛，作者：奇客)

不觉间2010年1月份就快到到月底了，现在的你职称课程已经学习了多少？工作进展如何？生活有没有改观和起色？是不是觉得每天工作都忙得不可开交，好不容易回到家，心里想学习，但当真正拿起书本，打开课件开始听课时，瞌睡又席卷而来，舒服的被窝又让你开始牵肠挂肚呢？其实你完全不用那么辛苦和狼狈，只要你善于利用工具，就可以让你的工作效率和生活质量大幅度提高！这里和大家分享几个比较实用的工具和经验技巧，一般人我是不告诉他的！嘻嘻~

　　用GTD思想进行时间管理

　　GTD是目前国内很多博友都津津乐道的话题，如果你还不知道GTD为何物，想要快速了解，我建议你读一读一个在校的大四学生所写的《深入浅出谈GTD》这本书（点击这里下载此书），简单点来说，GTD 是Getting Things Done 的缩写，由美国人David Allen 提出，是我迄今为止见过的，最具有实效性的一套个人管理理论。目前在国内外已经有许多人通过实践这套GTD理论改变了自己的习惯、生活甚至人生。


　　下面是一张由高效率 慢生活博主吴若童同学亲自汉化的新GTD总流程图，十分精美。通过这张图，可以让你清晰地了解GTD的整个流程是怎样的（点击下面图片可查看大图）。

　　个人总结一下我理解的最核心的GTD思想：

• 把要做的事记下来，以解放大脑。
• 按一定的流程去过滤筛选出要去做的事。
• 定期回顾。

　　图中解释了你记录的事越完整可靠，效果就会越好。但实践中很难找到一个合适的载体可以记录生活中的所有事务，我个人还是推荐大家更多地去养成保持高效工作的习惯，去修炼GTD思想本身，而不是将精力花在折腾GTD工具上。
　　现在我也在学习GTD，尝试着用它来管理自己的学习、工作和生活，从总体上来说，这是一套行之有效的理论，使用GTD之后，我能够更加专注地关注于目前我所做的每一件事，不再害怕脑子里突然蹦出来的念头打扰到我目前所做的事情，因为每当有这样的情况发生时，我立即将盘旋在我脑子里的想法用简短的文字记录下来，列入待办事项清单，这样我就能够放心地继续做当前所做的事情，完成之后再接着做下一件事。
　　上面的方法仅仅是GTD思想的冰山一角，它的所有内容都来自于David Allen的《Getting Things Done》一书（点击这里下载此书的中文版），这本书相对来说，比较注重理论，有些像大学里的《管理学》教科书，所以读起来可能比较枯燥一些，但是里面确实有很多实用的东西，只有坚信这套理论是有用的，同时一边看一边创造性地思考应用的方法，才有可能看完后会有所收获。正如这本书最后提到：3－6个月后再读，会感觉本书如新的一样，这样的书要慢慢咀嚼的。
　　说了这么多，其实是想和大家分享一种如何去管理自己时间的全新思维方式，GTD的魅力不在于它多么的全能（实际上它并非全能的思想），而在于它能够给你提供灵感，去创新性地解决自己在时间管理上遇到的新问题。只有把自己的工作管理好了，并高效地完成了，我们才会有更多的时间去备战会计职称考试，学好专业知识，让我们的工作更加出色！
　　那么如何真正去应用GTD呢？这里和大家分享一个我目前正在使用的一个国产GTD软件——Doit.im，具体可以到官方网站www.doit.im了解和下载。

　　善用资源 利用好零碎时间

　　前面提到的GTD是用来规划时间的工具，但具体到每一项任务时，又应该如何利用好手头的资源来出色地完成呢？这里和大家分享几点经验：

　　#1.学会搜集信息和资源，节省自己专研的时间。中华会计网校论坛是职称、注会备考资源非常丰富的一块宝地，这里经常可以看到版主和其他热心学友分享的学习总结和资料，这些都是时效性比较强，可利用性高的学习资源，特别是一些原创文章，大家要多读多想，结合自己的所学去思考，往往会得到意想不到的启发。这样节省了自己专研的时间，就可以腾出更多的时间保证学习计划的完成。

　　#2.把手机当电脑，打造移动学习平台。现在一出门，几乎遍地可见智能手机的身影，不但可以上网、听音乐、看电子书，甚至看电影也不在话下，即使是市面上最低端的手机，一般也是可以听MP3等音频文件的。将MP3课件下载到你的手机里，在等公交车、上厕所、上下班途中、午休前半小时都可以用来听课件；如果你的手机是智能手机，能够阅读word文档，那么你就真的拥有一个移动的多媒体学习平台了，不但可以听老师讲解，还可以边在手机上看word讲义，这和在电脑旁听课几乎没有什么区别。

　　以上仅仅针对学习而言，如果是针对工作上的任务，如何善用资源是一个比较重要的问题。通常情况下，最直接的方式是不懂时请教同事，这样的投入产出比更高，可以优先完成任务，事后再消化理解。但如果问题太多，耽误到了别人的工作，这种方式可能会招致他人的厌烦，因此这个时候就需要自己去主动搜集资料、学习，弥补自己存在的缺陷。

　　7步提高效率

　　#1: 把要做的事都写下来，再给个期限

　　许多人都知道要这么做，但很少人去这么做。给你的每个任务都指定一个期限很重要。
　　“如果你想进步，又有能力进步，可是却没有进步。那原因很简单，就是你的目标定义的不明确”——成功学大师Paul Meyer
　　写下目标和期限会让你更有效率。如果无法准确的知道要做什么，就会一直不前进。
　　举一个例子，你今年要考过中级会计职称。

• 如果只记着“我要考过中级会计职称”，那肯定没什么效果。
• 最好就是有一个期限。把你和考过中级会计职称后，自己与现在有什么不同清晰化，在大脑里要有一个清楚的“我”考过中级后的样子，这样才会促进行动。

　　#2: 做一个简单的计划

　　只有目标和期限当然还不够。目标是你的目的地，这会帮你明确方向，但你还需要一个计划。如何从当前这里到达你的目的地。你是否还有成功的计划？你的计划写在哪里了？
　　还是上面的例子，一个中级会计职称的学习计划可能是这样的：

• 每天听2小时课件；
• 每天做10道客观题；
• 每天整理好当天的听课笔记。

　　你的计划要明确、有针对性。


　　#3: 计划好每日的关键任务

　　有了目标和计划依然不足够，你还需要计划好你的关键任务。关键任务是与你成功直接相关的。如果你的目标是写一本书，关键任务就是每天写2小时。
　　在上面中级会计职称学习的例子里，我们这样计划关键任务：

• 19:00 – 21:00 – 听课件
• 21:00 – 22:00 – 做客观习题
• 22:00 – 23:00 – 整理听课笔记，监督计划执行情况，并计划下一天的学习内容。

　　注意：关键任务不要超过3项。

　　#4: 先挑最困难的事

　　你要先从最困难、最懒得开始做的事情开始。
　　在中级会计职称学习的例子里，最困难的是：

• 工作一天后还要连续听两个小时的课件。

　　每天先从最困难的事开始，这决定你的成败，在自己的第一个时间块里安排上最困难的事。

　　#5: 关注于手头上的任务

　　无法专注是不能成功的主要原因。
　　“高效率是不偶然的，这是追求优秀、合理计划、保持专注的结果。”——Paul Meyer
　　你要关注在你的关键任务上，不要让其他事情分心。
　　回到中级会计职称学习的例子——让人分心的事太多了

• 隔壁房间正在放自己最喜欢看的电视节目
• 自己非常困倦，很想念舒服的被窝

　　关键是在各种干扰面前，仍然保持关注。干扰随时会来，你正在看这篇文章时也许就有干扰。你要学会面对干扰，忽视它。
　　你有哪些分心的事？如何避免分心？你要小心的分配自己的时间，你每日所选的任务很重要。
　　你要经常问自己这样的问题:

• 我正在做的事和我的目标有关么？
• 这件事的重要性是10级还是只有5级？
• 我正关注在自己最重要的3个任务上么?

　　#6: 说“不”

　　对于和你目标不一致的任务，尽管说“不”。“不”这个词是节约时间的最好办法，要提高效率，就要提高说“不”的几率。
　　你首先要学会对自己说“不”，你的大脑习惯性的喜欢新鲜的东西，从而让你脱离轨道。所以只管说“不”，一个人有一个好主意，要他放弃这个主意，最好的办法就是让他有2个好主意。
　　回到之前中级会计职称学习的例子，有许多说不的机会：
　　如果我已经在专心听课学习了，有人邀请我出去逛夜市……我最好直接说“不”，因为这与我的目标不相符。

　　#7: 跟踪你的进度

　　最后，最好的刺激自己前进的办法就是来自其他人的压力。把你的目标告诉别人，然后记录你的进度。
　　回到之前的中级会计职称学习的例子：

• 我会告诉我的妻子“我要在2月底前听完基础班的课程。这是我的计划，你要负责监督检查我每天的计划执行情况。

　　明确的知道自己有一个清晰的目标，有个明确的期限，告诉特定的人，这样非常有助于效率。
　　目标和期限要明确，计划要明确，关键任务要明确，任务如何完成的时间安排要明确，进度记录要明确。这些都清楚了，进步就不难了。

　　最后，不要让这篇文章只是成为你又一篇收藏下的好文章而已。按这7步去行动，现在开始采取行动！