秘书工作与科学用人的思考

　　◆知人善用  人尽其才
　　毛译东说过，领导就是出主意与用干部。知人是用人的基础，善用是用人的关键，人尽其才是用人的至尊艺术和最高境界。
　　首先，要"知根知底"，熟悉秘书队伍底细。邓小平指出："善于发现人才，团结人才，使用人才，是领导者是否成熟的主要标志之一"。领导者，特别是担当秘书队伍 "班长"的办公室主任，要时刻掌握自己下属的敬业态度、专业水平、反应能力、求知欲望、创新观念、沟通能力、道德品质甚至身体健康状况，不断了解新情况，随时知晓新动态，"成竹在胸"。
　　其次，要"运筹帷幄"，优化秘书队伍结构。"大匠无弃材，寻尺各有施"。办公室"藏龙卧虎"，一般来说，凡是进入了秘书岗位的，均有这方面的特长那方面的优势，或写作功底深厚，或参谋能力了得，或公关水平高超，或办事严谨细致，各有所长。史载，唐太宗登基后，在与中书令房玄龄研究安邦兴国之策时，发现房玄龄能提出许多精辟的见解和具体的办法，但他不善于整理归纳，论点多是 "一盘散沙"。而谋臣杜如晦虽出谋划策不如房玄龄，却长于总结提炼，能将别人的意见建议条理化，提纲挚领，一目了然。于是，李世民就重用他们两人，密切合作，辅佐自己，组成了历史上最有名的"房谋杜断"人才搭配结构。"君子用人如器，各取所长"，办公室主任的首要职责就是用活秘书班子，因材施用充分发挥每个人的优势， "八仙过海，各显神通"，以个体维护整体，以细节成就大局。
　　再次，要"掘地三尺"，挖掘秘书队伍潜能。一是经常组织"练武"。秘书工作者整天忙碌于办文、办会、办事，为领导、为基层、为群众服务，时间一长，容易产生按部就班、得过且过的惯性甚至惰性，有计划有步骤地开展公文评比、调研征文、成果展示、知识竞赛之类业务活动，让领导看，让专家评，可以激发活力，产生动力，锻炼能力。二是积极参加"比武"。作为县级秘书机关，参加中央省市秘书主营部门或社会机构举办的业务竞赛活动，一可以拓宽视野，二可以提高知名度，三可以发现人才，有利于办公室系统"办强实力，外树形象"。三是有序进行 "轮岗"。秘书工作者长期呆在某一个岗位，有可能成为一个方面的行家里手，更有可能成为"偏才"、"业盲"，而不能很好地提供全方位多角度高层次的优势服务，适当地将公文、调研、信息、保密、值班、接待等岗位进行交流轮换，让他们接触新天地，开拓新领域，触类旁通，有机结合，有利于开辟秘书工作优质服务新局面。

　　◆任人唯贤  招贤纳士
　　古人说，"天下之政，非贤不理;天下之业，非贤不成"。在知识经济和信息爆炸的当今时代，"三个文明"的竞争实质上取决于人才的竞争。秘书工作优质服务水平的高低，正相关于秘书人员的德才学识和敬业务实情神。
　　第一，要不拘一格选拨人才。李斯《谏逐客书》详细记载了秦国掘起与招贤纳士的关系，"昔缪公求士，西取由余于戎，东得百里奚于宛，迎骞叔于宋，来还豹、公孙支于晋。此五子者，不产于秦，而缪用之，并国二十，遂霸西戎。孝公用商秧之法…民以殷盛，国以富强……举地千里，至今治强。惠王用张仪之计，拨三川之地，西并巴、蜀……割膏腴之地，遂散六国之纵，使之西南事秦，功施至今。昭王，得范瞧……蚕食诸侯，使秦成帝王。"由此可见，秦国由弱变强的历史，正是历代国君举贤用能的历史。县级区域辖数十上百万人口，统数千上万家单位，各类人才熙熙攘攘。凡"文字匠"、"工商通"、"策划师"、 "公关家"，只要有真才实学，具德才兼备，能为办公室作贡献，可以打破身份、年龄、学历、籍贯等等限制，进入秘书队伍 "人才库"，不断得到启用，让想干事的有机会，能干事的有舞台，干成事的受重用。
　　第二，要超脱宽容评价人才。一忌求全责备。列宁说过，"只有什么事也不干的人，才不会犯错误"。金无足赤，人无完人。优秀秘书工作者干的事多，成绩增加，相应的缺点失误也可能随之累积。作为办公室主任，对下属应多看他能干什么，而不应死盯着他不能干什么。国外最新研究表明，决定个人成功与否的因素中，智商(IQ)只占20%的作用，而80%取决于社会因素和人格即所谓的情商 (IQ、感情、意志、人际关系等)。由此可见，在智商基本相当的背景下，环境宽松程度直接影响着事业的成功与否。二忌"马太效应"。作为办公室主任，对下属要"一碗水端平"，实事求是地评价工作绩效，如果只重视少数几个业务骨干，其它人员即使做得再好也得不到承认和肯定，就会造成"凡有的，还要加给他，叫他多余;没有的，连他所有的，也要夺过来"的"马太效应"，影响团队协作精神发挥，阻碍人才脱颖而出。
　　第三，要与时俱进流动人才。流水不腐，户枢不蠹。 "问渠哪得清如许，为有源头活水来"。适当交流人才，实施新举措，带来新理念，是秘书工作优质服务常提常新的根本保证。一是要向上向外举荐优秀人才。秘书工作者长期为领导机关作参谋当助手，一般都思维活跃，足智多谋，办事认真，勤劳能干，综合素质高，无论是以秘书身份服务于上级领导机关，还是离开秘书行业担任领导干部，都能更好地发挥个人主观能动性和创造性。二是要从下从外引进优秀人才。在全党全国以经济建设的伟大实践中，秘书队伍要重点引进熟悉农业、工业、商务等专业的技术信息动态，特别是了解当地重要产业行业的文秘复合型人才，要求他们明政策、知社情、懂经济，以避免 "说外行话，写过时文"现象发生，培养一支政治坚定、作风优良、学识丰富、业务熟练的秘书队伍，保证实现秘书工作优质服务的永恒追求目标。

　　◆育人成长  励人奋进
　　哲人道，"马不伏枥，不可以趋道;士不素养，不可以重用"。秘书工作是一个脑力、智力输出的过程，如果不注重"进补"、"练笔"，就有可能"江郎才尽"，无法跟上知识更新日新月异的步伐。此外，通过物质、目标、尊重、发展机会等激励手段，充分调动秘书工作者的主动性、积极性和能动性，也是科学用人的有效途径。
　　一方面，要搭建教育平台"充电"。一是建立学习制度，经常化制度化地组织专家讲课、经验交流和业务辅导，有计划有选择地组织学习急用、实用、长远受用的相关知识，要求秘书工作者做到 "一讲" (讲学习)、"二精" (精通业务和县情，、"三懂"(懂政治、懂经济、懂法律)、"四会" (会电脑、会写作、会普通话、会交际)，造就高素质的秘书队伍。二是提供学习条件。大力争取外出培训、交流、参观、考察以及跟班学习的机会，拓宽视野。尽量安排下部门、下农村、下车间的时间，接触基础，深入实践，增强感性认识。此外，办公室要创造条件丰富阅览室内容，满足报刊、书籍、资料、音像、信息、网络等方面的需要，方便业余自学。还要大力支持有志之士攻读秘书学硕士博士学位，培养高级文秘人员。
　　另一方面，要注重人文关怀"暖心"。对秘书工作者，有人形容 "政治上是红人，工作上是狂人，生活是穷人，身体上是病人"，组织上给予很必要的关心爱护，是事业所需，岗位所要。一是生活上关照。在国家政策允许的前提下，优先考虑好秘书人员的工资、奖金、医疗保险、住房等待遇问题，配合解决好配偶、子女的就业问题，免除工作后顾之忧。二是身心上关爱。秘书工作责任大，担子重，要求高，经常处于紧张状态，身心容易疲惫，情绪容易抑郁，以办公室系统或科室组名义，经常组织生活会、茶话会以及大娱体育活动，愉悦于座谈中，轻松于大自然，当"快乐秘书"，有利于秘书工作优质服务水平的提高。三是身体上关心。"三更灯火五更鸡，正是秘书冥想时"，加班加点、熬更守夜地连轴转，容易损伤秘书工作者的大脑和身体，适当增加秘书工作人员员额，减轻劳动强度，常规化地组织身体检查以防范疾病，组织外出游历名山大川以活动筋骨，都能激发秘书工作者以旺盛的精力和快乐的心情投入优质服务工作中去。
　　再一方面，要建立激励机制"鼓劲"。秘书工作者是领导机关的"智囊"和"军师"，其智慧的一闪光往往可化作巨大的政治、经济、文化成果，促进事业发展，推动社会进步，厚待之，高位之，名誉之，均不为过。一是社会上给荣誉。优秀的秘书工作者，应该成为劳动模范、先进工作者、优秀党员、十佳青年、三八红旗手等推荐评选的重点人选。二是政治上给地位。优秀的秘书工作者，应当加入人大、政协队伍，发挥独特的参政议政作用，推动行政、经济体制改革和民主行政进程。三是物质上给奖励。凡提出了有重要价值的合理化建议意见，攻克了重点学科难题，发表了有重大影响的创新作品，取得了重大成绩，均给予相应的物质奖励。通过以奖促励，以励激志，以志导向，推动秘书工作优质服务。