尼古拉穆鲁:某大型企业SAP项目PP模块上线切换总结

    2009年×月×日起，按照股份公司统一安排，A公司作为股份公司第二批SAP推广单位，正式展开了SAP项目建设工作（注A公司为股份公司的成员单位之一）。
 
    SAP在国际上是制造业比较先进的管理软件之一，股份公司和A公司各级领导对SAP建设工作非常重视，生产计划模块作为SAP的重要组织部分，在管理系统中有着十分重要的意义，因此部门领导同样非常重视这项工作，为此专门抽调部门和各分厂的骨干人员参加了公司集中学习和办工。在7个多月的SAP学习和工作中，大家团结协作，在项目组和内外部顾问的指导下，积极与相关模块配合，克服了学习任务重、上线时间紧、数据要求质量高等困难，按期完成了SAP上线前的各项工作任务，截止2009年×月×日上午9：30，生产计划模块上线切换成功。
 
    SAP项目上线切换成功，是各级领导关怀和支持的结果，项目建设中凝结了外部顾问、内部顾问、关键用户及IT人员的辛勤劳动和汗水，是大家共同智慧的结晶，下面对SAP建设工作总结如下：
 
一、主要工作
 
    1、选派骨干人员，确定关键用户
 
    SAP项目建设之初，处室领导就非常重视，专门选派副处长负责生产计划模块建设工作，同时抽调了部门计划、统计、原料和能源管理等×名岗位人员为关键用户，参加项目建设。各分厂在公司的统一要求下，也选派本单位计划统计岗的精兵强将共×人为关键用户，与公司一道参加了SAP项目建设。工作实践证明，这一安排有利于工作开展，不但提高了工作效率，保证了工作质量，而且减少了很多可能出现的困难和问题，为生产计划模块的建设工作打好了基础。
 
    2、组织学习培训，掌握系统知识，奠定了切换和运行基础
 
    SAP项目的建设过程，是一个不断学习和不断提高的过程，可以说学习培训贯穿了项目建设的始终，概括起来，学习培训大致分为三个部分。
 
    一是SAP系统概览学习，重点学习了SAP的起源、发展、作用和应用等，为SAP项目建设打下桩基；

    二是生产计划模块专业知识学习和演练，3-4月份重点学习了BOM、工作中心、工艺路线、生产版本、计划订单、生产订单、生产订单下达、交退库、投入/产出、公用工程确认、技术关闭和查询等基础知识和基本操作，5月份关键用户通过电脑操作互相讲解、演练，进一步熟练系统和操作，逐步由门外汉成为了行家里手，为SAP项目建设奠定了基础；

    三是最终用户的培训和学习，按照项目组的统一安排，×月×日-×月×日，重点是对公司计划经营处、10分厂、2个子公司的相关领导和40名最终用户进行了生产计划模块的相关操作培训，培训分为4个班次，开班之前制定了详细的培训计划，全部培训授课176学时，参加培训人员全部一次通过了考试。
 
    通过上述各层面的培训学习，实现了SAP管理理念和操作知识的转移，为SAP项目建设和上线切换奠定了基础。
 
    3、开展集中研讨，广泛征求意见，优化了业务蓝图
 
    ×月×日-×月×日，生产计划模块部分关键用户参加了“SAP系统业务蓝图模板优化集中设计研讨会”，在研讨上，一方面进一步参加SAP系统相关知识的学习和交流，与第一批上线单位探讨SAP项目建设中存在的问题；另一方面对业务蓝图进行优化讨论，找出差异点，经过3周时间的讨论交流，最终生产计划模块确定了×个业务流程，经向流程所有人汇报，完成了审批通过，为生产计划模块项目建设制定了框架。
 
    4、理清业务流程，确保数据准确，完成了数据收集
 
    从×月×日起，开始收集整理生产计划模块系统主数据，包括收集物料清单BOM、确定工作中心、确定工艺路线、制定生产版本等。期间经过关键用户大量细致的工作以及内部顾问、外部顾问和CO模块的反复核对和修改，截止×月×日，生产计划模块全部生产主数据定稿，其中建立BOM主数据1355条、创建工作中心91个、创建工艺路线97个485条、创建生产版本101个、为100个主产品制订了计划订单。
 
    主数据的收集整理工作是生产计划模块项目建设的中心，为了提高工作效率，减少后期工作压力，经与外部顾问共同探讨：

    一是采用今年6月份的实际生产数据为主数据搭建系统；让系统尽早按实际业务进行模拟运作；

    二是创造性地使用投入/产出模板，快速理清了原料、公用工程、三剂来源及投入流向，理顺了各种互供关系，确定了半成品和成品流向，有效规避了工作中可能出现的问题，大大缩短了主数据的收集整理时间，为项目建设争取了主动；

    三是提前与CO模块核对主数据，至8月初，主数据收集基本完成并交付CO模块核对，期间经过了反复核对和修改，从而使项目建设中问题的得到了提前发现和解决。
 
    5、重视集成测试，抓好对比测试，打通了上线流程
 
    7-9月份，按照SAP项目建设总体进度，生产计划模块进行了三个阶段的测试工作，总结并解决了项目建设中出现的问题，为上线切换打通了业务流程。
 
    一是组织各分厂和关键用户完成了单元测试工作，重点是分厂根据本单位实际，选取一套代表性装置，采用6月份实际数据，从创建主数据开始，到计划订单转生产订单、交退库、投入产出，最后完成技术关闭，取得了实际操作测试的成功，根据测试，最终关键用户共形成单元测试脚本240份、单元测试报告12份；
 
    二是由生产计划模块牵头，组织MM、SD、FI、CO等模块完成了集成测试工作，集成测试是各分厂选取代表装置，从生产物资采购，到装置的投入产出，再到产品移库交付销售，最后到财务核算的循环过程，经过各模块所有关键用户的共同努力，顺利地完成了10个分厂、2个子公司代表装置的MM-PP-SD-FI-CO集成测试工作，测试中，生产计划模块创建BOM共48个、工作中心125个、工艺路线48个、并为48项主产品下达了计划订单，测试完毕后，完成集成测试报告12份，随后又组织会议，向流程所有人做了集成测试专题汇报演示；
 
    三是完成了物料管理、生产计划、成本控制对比测试工作，对比测试是将各分厂的所有装置进行MM-PP-CO循环测试，在对比测试中，采用6月份的实际数据，对10个分厂的所有装置进行了测试，取得了圆满成功，为系统上线打通了流程。
 
    值得一提是，由于主数据收集之初就创建了投入/产出模板并采用了6月份实际数据，从而降低了工作难度，提高了工作效率，保证了数据的真实可靠，为各阶段的测试工作提供了方便，从而保证了项目的进程。
  
    6、确定业务范围，合理分配权限，完成了权限设置
 
    权限设置是SAP项目建设的重要工作之一，按照工作分工，内部顾问首先对生产计划模块最终用户管理业务情况进行了深入调查和了解，然后结合SAP系统要求，对公司和分厂的有关领导、所有关键用户、最终用户等×人进行了权限设置，完成了×个派生角色的设置和分配，保证了相应业务在系统操作中权限的合理性和严谨性。在此基础上，又经过权限分配项目组成员和生产计划用户共同协作，对权限做了精细的测试，确保权限配置在应用过程中不发生错误。
7、总结工作经验，方便实际操作，编写了操作手册
 
    SAP项目建设是一个工作过程，更一个学习提高和实际操作应用的过程，为了传承和推广SAP操作管理知识，方便最终用户使用，按照项目建设要求，组织编写了生产计划模块操作手册。操作手册分查询和操作两部分，查询部分按工作需要分为8个分册，操作部分按工作需要分为13个分册，合计约5万余字。
 
    8、配合内控管理，按时完成任务，达到了内控要求
 
    内控管理是企业管理的重要内容之一，在SAP项目建设中，做好内控管理同样具有重要意义，因此在SAP项目建设的每一个环节都积极配合并按照内控管理要求开展项目建设，
  
    一是优化流程设计，保证生产计划模块的各项流程符合内控管理要求；

    二是做好生产计划数据和生产统计数据在系统中的结构搭建和录入，做到数据来源真实可控，相关操作规程严谨； 

    三是严格按内控要求合理配置权限，实现了内控管理目标。
 
    9、加强沟通协调，解决实际问题，保证了工作进度
 
    在SAP项目建设中，生产计划模块遇到了很多问题，这些问题有的是分厂内的问题，有些则涉及跨模块间的业务，还有些问题比较重要，对项目建设影响较大，比如：关于开启负库存问题、关于损耗的问题等，这些问题如果不能及时解决，小则影响分厂项目建设的工作进展，大则影响整个模块的建设进程。为及时解决这些问题，生产计划模块采用了以下做法，  

    一是对于个性的问题，由关键用户提报，组织内外顾部与关键用户共同研究制定解决方案并实施；
 
    二是对关键用户提出的共性问题，由模块顾问集中讨论研究，制定解决方案；

    三是对涉及其他模块又比较重要的问题，由生产计划模块牵头，组织专门会议协商解决办法。

    经过集思广益，发挥大家的聪明才智，生产计划模块制定解决共性问题方案×项，解决涉及分厂和模块间的各类问题×项，为SAP项目顺利进展创造了条件。
 
    10、确定运维人员，制定运维机制，建立了运行系统
 
    为了保证SAP项目上线后正常运行，及时解决工作中遇到的问题，按照项目组的要求：

    一是确定了生产计划模块一级运维人员，其中涉及10个分厂、2个子公司和计划经营处，共计×人；
  
    二是建立了电话联络，保证通讯畅通，便于随时解决问题；

    三是建立了运维工作机制，分厂的关键用户负责解决本厂最终用户提出的问题，信息中心负责解决分厂关键用户提出的问题。通过运维体系的建设，为SAP项目上线后工作的顺利开展提供了条件。

    在上述工作进展的同时，完成了金森特系统与SAP系统的接口设计工作，为减少SAP系统数据录入工作量，提高工作效率创造了条件。
 
二、工作体会
 
    生产计划模块在项目建设中主要体现了以下特点：
 
    1、机关领导重视，分厂领导支持
 
    在SAP项目建设中，生产计划模块得到了公司和部门领导大力支持，为此提供了工作场所，配备了桌椅、电脑、电话、网络、饮水机等并解决了工作人员通勤问题。同时也得到分厂领导的工作支持，分厂计划部门抽调业务骨干全职或兼职参与项目建设。机关领导经常到项目组，关心项目进度，了解项目实施中的困难，对项目中关键问题点及时组织会议讨论并及时决策并从而保证了时间、保证了人员、保证了工作进度、保证了工作质量，使生产计划模块按期完成了项目建设并顺利实现了上线切换。
 
    2、内外顾问分工合作，共同推进项目建设
 
    为了保证项目建设进度和工作质量，充分利用内外部顾问的工作经验，项目不同实施阶段，相应实施人员工作进行了相应明确分工，取得了好效果。主要表现。
 
    一是整体性工作有总负责，便于对各阶段的主要工作内容和工作节奏有统一安排和把握，保证了工作的连续性和时效性；

    二是交差性工作有分工，保证了多项工作同时进行，节省了项目建设时间，比如最终用户培训的同时，集中测试和对比测试也在进行，通过分工负责，各项工作互不耽误，同时进行；

    三是专项工作专人负责，保证了工作的一致性，比如权限配置、上线数据的最后审核都由专人负责；

    四是日常工作互相配合不推委，及时提供技术指导，解决学习和操作中遇到的困难和问题。
 
    3、关键用户虚心学习，认真完成工作任务
 
    生产计划模块的成功上线，离不开关键用户的努力学习和辛勤工作，更离不开生产计划模块这个集体的团结和协作。7个多月的时间里，参与项目建设的每一位成员都付出了艰辛和努力，并有很多好的表现。

    一是大家学习非常虚心和刻苦，在听课的操作中，随学随记，很多人都留下了大量学习笔记；

    二是工作态度认真，积极配合项目实施工作，保质保量按时完成了各个阶段的工作任务；

    三是大家做到了遵守劳动纪律，按时上下班，每天划考勤，有事履行请销假；

    四是大家克服了很多困难，为项目建设做出牺牲，比如中午不能回家的同志，日日盒饭充饥，天天趴课休息；再如很多同志为了项目进度牺牲了暑期休假，还有同志放弃了休息日来加班工作等。
 
三、下一步工作

    SAP项目上线后，生产计划模块下步主要工作有：完成月结工和做好SAP系统使用和运维工作。