用办公之星制作工资表

2001-08-19 11:32 出处：yesky 作者： 【网友评论0条 发言】         用来做工资表的办公软件很多，但实用的并不多。工资表主要是数据处理，在这方面首推Microsoft的Excel2000，它强大的数据处理以及函数调用功能，再加上简单、方便的操作方式，无人能望其项背。但其无极表的表格方式并不太符合中国人的习惯。WPS2000在表格制作方面不错，但其数据处理以及有关的操作方面还有些欠缺。更为重要的是中国现在绝大多数单位办公自动化的程度并不高，所有的工作流程并不能全部在计算机上完成。在计算机上做好工资表后往往还要将其打印出来存档或者作为赁证等使用。由于工资表都是事先印制好的，需要打印出来的只是一些工资数据，因此对软件还有套打要求。

　　我先后用过Excel2000、华表、WPS2000，最后选定了新近流行的办公之星。这款软件的表格公式计算功能非常强大，实现了对任意表元的数据处理，不仅可以进行任意格式的四则运算，还可以通过各种函数进行各种高级的数据处理以及跨工作表的计算。它的自动表格计算功能,可按关键字自动分类求和,为工程预算、财务报表、工资表格等的制做和计算，带来了很大的方便。再加上可设定每一个对象的打印状态，可以很轻松地实现套打。

　　下面通过我单位工资表的制作过程介绍一下办公之星这方面的功能：
　
　　一、制作工资表格
　
　　关于表格制作的一些具体过程在此我就不班门弄斧了，制作好的表格如图1所示。 

　　需要注意的是:

　　1、由于需要将工资表数据打印在已经印制好的工资表上，因此工资表格的尺寸应与实物保持严格的尺寸对应关系；

　　2、将工资表格中的月份、编号、姓名等标题性文字所在表元属性设为“不打印”，将整个工资表格属性中的“保护”、“套打”选项选上以实现套打；

　　3、可根据公司的实际情况，以部门为单位作一个工作表进行工资计算、统计。象我所在单位有四个部门：机关、生产行政部门、一车间、二车间再加上退休、退养人员，以及为了统计当月工资方便而专门设定了一个“统计”工作表。基本上一个部门一个工作表，这样无论是计算、检索还是统计都显得条理分明。
　　
　　有关技巧：

　　1、由于工资表格中的样式完全相同，因此我们只需做出一张工资表格，在不同的页面中，甚至不同的工作表中可以采取复制的方式生成其它工资表格；

　　2、考虑到套打位置对应关系，我们复制时并不是以单个工资表格为对象进行，是以整个页面、整个工作表为单位进行，这样不仅可以保证内容一致，同时也保证了工资表格相对于页面位置的一致。  二、输入公式

　　一般工资表数据由三大项组成：应发工资、应扣工资、实发工资。应发工资和应扣工资各包含一些子项、而它们则是这些子项的和。实发工资则等于应发工资同应扣工资相减。为了校验工资数据计算的正确性，在每张工资表格的最下一栏都有合计，对上面的数据进行求和。明白了这个关系我们就可以有的放矢地对有关表元设定计算公式：

　　1、设定应发工资标题对应表元计算公式

　　可通过以下几种方式实现：

　　选中所有应发工资对应子项，单击“表格”工具条中“横向求和”按钮；

　　☆选中所有应发工资对应子项，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“纵向计算>横向求和”命令；

　　需要注意的是上述操作前题是“应发工资”标题对应表元刚好位于所有子项对应表元后面，因为横向求和的计算结果放于所选中最后一个表元的后一个表元中。

　　☆将光标位于应发工资标题对应表元中，单击“表格”工具条中“表格公式计算”按钮或者选择“数据>输入公式”命令，在弹出的“表元公式输入”对话框中输入公式“sum(xx1:xx2)”。其中xx1第一个子项所在表元，xx2为第二个子项所在表元。
　　应扣工资标题对应表元计算公式实现过程中与上同。

　　2、设定实发工资标题对应表元计算公式

　　1）将光标位于应发工资标题对应表元中，单击“表格”工具条中“表格公式计算”按钮或者选择“数据>输入公式”命令，在弹出的“表元公式输入”对话框中使光标位于公式输入文字框；

　　2）用鼠标点击一下工资表格中应发工资标题对应表元，这时公式输入文字框中出现相应的表元表示符号；

　　3）用鼠标点击“表元公式输入”对话框中“—”号按钮；

　　4）用鼠标点击工资表格中应扣工资标题对应表元；

　　5）单击“表元公式输入”对话框中“确定”按钮。

　　3、设定合计表元计算公式

　　合计表元为几个表元的纵向和，其过程与应发/实发工资表元类似，但由于纵向求和的几个表元并非连续，因此有其特殊性。可象实发工资公式那样输入每个表元符号依次相加计算得到。但这样显得比较繁烦，有没有更好的方法？经我反复试验，我发现在办公之星中对于有文字的表元在公式计算中将该表元的数值算为零。合计表元要计算的表元虽不连续，但所被间隔的都是文字表元，因此其公式完全可按照着横向求和的过程来类似进行。在此就不再重述。

　　4、复制公式

　　在工资表格中大多数表元的计算公式都是重复的，并且它们本身以及公式计算所涉及的表元都有非常好的连续性，办公之星针对此种情况推出一个非常实用的快速复制公式功能：将一个表元的公式定义好后，将包括此表元在内的几个表元选中，然后按住Ctrl键的同时，按回车键。看看发生了什么，其它几个表元的公式都定义好了，不信的话，您输入几个数字试试！
三、其它有关设置

　　1、设定工资发放日期

　　在工资表格的表头里有工资发放日期，我们可不必自己输入。在办公之星中有这方面的函数，直接调用即可。我们以设置“年”为例介绍一下具体设置步骤：

　　1）将光标位于对应表元中，单击“表格”工具条中“表格公式计算”按钮或者选择“数据>输入公式”命令，弹出的“表元公式输入”对话框；

　　2）单击“表元公式输入”对话框中“函数”按钮，展开对话框；

　　3）在“函数分类”框中选定“日期”选项，右边“函数名称”框中则列出了当前所包含的所有有关函数；

　　4）双击“函数名称”框中“year()”函数，如图2所示。此时公式输入文字框中出现该函数；
　

　
　　5）单击“表元公式输入”对话框中“确定”按钮。

　　2、保护页面

　　为了防止以后的误操作而改变工资表格的位置，而导致套打位置出错，我们将有公式、表格行/列宽设置好后，可以将整个页面保护起来，可按以下步骤操作：

　　1）选择“工具>保护>保护文档”命令，弹出“保护文档”对话框；

　　2）在其中选定“填表式保护”单选框，如图3所示，单击“确定”按钮。

　　四、使用心得　　将工资表格作好后，接下来输入姓名，具体有关工资数据，而具体计算工作则交由计算机完成。这样制作好后，以后的工作则显得轻松得多了。因为，工资表中数据大多数是不变的，我们只需在以前的工资表格的基础上稍微改动几个变动的数据就可轻松地生成新的工资表，大大地提高了工作的效率和水平。