新奥法概念:会展知识

导读提要
设计是筹办展览的主要业务工作。设计是一项技术工作，设计为展台服务，主要任务是设计、建立展台，展台要能反映出参展企业的形象，能吸引参观者的注意，能提供展台工作的功能环境。
设计工作是筹办展览的主要业务之一。设计展台的外观效果在很大程度上影响展出工作的效果。参观者对参展企业的第一印象是从展台外观设计得来，这一印象可能会持续很久。这种印象会影响参观者对参展企业的态度和行为。
同时，设计工作对展台的内在功能等有很重要的作用，做好设计工作将有利于参展企业树立良好的形象，激发参观者的兴趣并吸引参观者走进展台参观、洽谈，有利于展台人员高效率地开展接待、讲解、洽谈、记录等展览工作。
在企业展览工作中，展览设计是第一位的，是最重要的工作。展台设计是一个很专业的技术。展台设计要比许多人想象的复杂。有人认为展览设计四分之一是艺术、四分之一是科学、四分之一是买卖、四分之一是运气。展台设计的表面是设计出好看的展台，展览设计的根本任务是帮助参展企业达到展出目的。
本章操作性很强，主要从设计原则、设计人员要求、设计标准与步骤、设计要素、空间设计、设计要求六个方面加以论述。要真正掌握本章内容，需在布展、参展中认真体会，多多实践。
第一节     企业展览设计原则
设计人员必须明白展览设计是展览工作的重要组成部分，但不是展览工作的全部；必须明白展览设计本不是展出的目的，而只是达到展出目的的手段；必须明白展览艺术就是用具体手段表现抽象的展览意图，而后不能因艺术抹杀展出功能。
一、 目的性原则
展览策划起始于展览目标的选择，落实于展览目标的实现，体现在每一个设计的细节。展览目标统领着展览策划的方向和内容，从而使展览活动能够有的放矢。当然，展览目标的选择也并非随意而为，它也是科学策划的结果，但一经选定，便贯穿于整个展览活动的始终，指导整个展览运动过程。从这个意义而言，现代展览设计具有明确的目的性。
遵循目的性原则，设计人员应处理好以下关系：
1.    处理好参展企业和设计者的关系
一些展览设计人员把展览设计当作显示自己的思想、才华、技巧、水平的机会，用组织个人艺术展的思路去进行设计，这是错误的。
展览设计要求设计人员不是按自己的思路创造出一件艺术品，而要求设计人员使用技术和创造性反映、表现参展企业的意图、风格和形象，达到参展企业所希望的目的和效果。
设计人员要切记：设计目的不是为了自我欣赏。设计人员的个性不能凌驾于参展企业的个性之上，设计者为参展企业服务。
2.处理好艺术和展览的关系
不论使用何种设计技术、技巧，不论采用何种背景（包括展架、道具、装饰），主角是展台和展品，不能喧宾夺主。展览内容不能受制于表现手法，不能突出设计忽略展台、展品。设计好坏不在于花钱多少，不在于是否符合艺术标准，而在于展台能否体现参展企业的形象和意图，能否吸引参观者的注意，展品能否反映出特征和优势。
设计人员要切记：设计不是为了炫耀，不是为了获奖，而是为了展台与展品，艺术为展览服务。
3.处理好展览和贸易的关系
展台反映参展企业形象、能吸引观众并留下印象，展品能体现出特征、优势，并能方便参观者观看是成功的设计。如果是宣传展览会，这样的设计便达到了目的。但是如果是贸易展览会，设计还未达到最终目的。在贸易展览会上，展览是开展贸易的手段。展台是参展企业开展贸易工作的环境，展台本身并不是目的；同理，展品是参展企业开展贸易的工具，展览产品本身也不是目的。
因此设计人员在设计、布置展台、展品时，要考虑展览是为了开展贸易，要创造一个展台人员能有效率地做展台工作的环境，包括接待观众、介绍产品、洽谈贸易等。
4.处理好展览设计与展览其他工作的关系
设计人员必须明白通过设计为参展企业提供其达到展出目的的环境和条件，而且可能还需要协调与宣传人员、广告人员的工作。其他人员有可能不明白真正的展出目的。比如广告人员容易把展览认定为“立体广告”。设计人员要注意不能使展览成为广告或其他工作的一部分，要确保展览的营销功能和贸易作用。展览设计的成功在于帮助、支持展出获得整体而不是部分的成功。
二、 艺术性原则
展览设计应当有艺术性。展览设计的艺术性表现在几个方面。
1.      展台有吸引
展台富有吸引力，令人赏心悦目，给人以良好的感觉，使人留下深刻的印象。展台设计有很多因素，需要用艺术手法去组合这些因素，使其能产生最佳的视觉效果和良好的心理效应是展览设计的基本要求。
2.      展台反映参展企业的形象、传达参展企业的意图
如果参展企业是一个大公司，就不能将其设计成摊贩形象；如果参展企业想显示在航空领域的霸主地位，就不能将其设计成航模玩具厂的感觉。设计人员需要有一定的艺术功底，需要绞尽脑汁，用具体的手段表现出抽象的展览思想。
3.      展台能吸引参观者的注意，引起他们的参观兴趣
一些参观者有参观目的并制定了参观路线，但是也有很多参观者无明确路线，随意浏览，参观那些吸引了他们注意并使他们产生兴趣的展台。有研究表明在充满竞争的、五光十色的环境中，观众对展台的第一眼最关键。这一眼决定展台是吸引了这个观众还是失去了这个潜在客户。因此展台应当引人注目，应当使人产生兴趣。
有些展览设计师称展台的第一作用是吸引参观者注意，并产生兴趣；第二作用是吸引参观者走进展台，仔细观看展品。在展览会上，参观者对展台人员在走道上主动邀请参观的行为大多会本能地拒绝。因此要靠展台设计和布置。这也是用具体的手段表现抽象的思想，是有创意的设计，是一种艺术。
做设计工作要讲究艺术性，但是应注意避免华而不实。也就是设计视觉效果很好，但是没有表达出意境，没有使参观者产生潜意识或心理作用，留下印象、产生参观兴趣。没有意境，不能产生心灵作用的设计是美术，而不是艺术。
三、 功能性原则
展览设计还应当是功能性的，设计人员在考虑设计外部形式、形象时，也需要考虑内在功能，也就是要为展台的人员和展台工作提供良好的环境和条件。这是许多非专业展览设计人员甚至个别专业展览设计人员常常忽略或者不重视的因素。展览设计的功能性对参展企业来说同艺术性同样、甚至更重要。
因为展出目的的实现最终要靠展台人员，展台人员的工作效率最终决定展出效果。在舒适、功能齐全的环境里，展台人员可以更有效地工作。
展览设计需要考虑的功能有几方面：
1.      对外功能
展台不仅要展览产品，要吸引客户，还要有利于展台人员推销、宣传、调研，与观众交流、与客户洽谈。所有这些工作都要有相应的空间、位置、设备，都需要设计人员根据需要和条件进行合理地安排。相应的功能区域包括问讯区域、展览区域、接待区域、洽谈区域等要作相应的考虑。设计上容易出现的问题一是展品、装饰、花草太满而造成参观者无法接近展台或无法在展台上浏览；二是洽谈区域不理想而失去一些潜在客户和贸易机会。展览不可能代替交流，也不应阻碍交流，展台必须服务于交流。
2.      内部工作功能
如果展出规模大，要考虑安排办公、开会等场地。内部工作大相应区域包括办公室、会议室、工具房（维修间）等。
3.辅助功能
展台人员需要休息、饮食，展台资料、用品需要有地方储藏、堆放。辅助区域包括休息室、储藏室等。在很多情况下，参展企业是小公司，只占有一个9平方米的标准展台。由于设计能力和面积的限制，不可能考虑很多区域。但是即使如此，也要考虑基本的功能：参观者能走上展台看展品，客户能坐下洽谈生意；展台有一个角落可以存放东西。好的展览设计不仅要“好看”，还要“好用”，要有助于展台人员开展工作，有助于展出达到目的。
四、 科学性原则
展览策划是一个创造性的思维活动，但它绝不是随心所欲的，而是具有严谨的科学性。这首先表现在展览策划要遵循一定的程序：在采取展览宣传行动之前，必须对市场形势、消费者态度、社会环境、竞争对手的情况进行周密的调查研究；然后，根据所掌握的资料和信息进行综合分析，找出问题的关键点，确定展览目标，拟定展览计划及其具体实施方案；最后还要对展览效果进行评估，直到实现企业的展览目标和营销目标。
展览策划的科学性还表现在展览策划是一个众多科学知识交叉融合的过程，在充分运用展览学原理、心理学、传播学、营销学、系统论、控制论等多学科的基础上，借助计算机等现代化的先进技术手段，为参展企业提供进行展览决策的依据和最优的行动方案，以取得最好的经济效益和社会效益。
五、 灵活性原则
由于竞争日趋激烈，需求水平和结构不断更新，市场环境变化很快。在这种情况下，即便是一个最适当的展览策划，也会因市场环境、约束条件和影响因素的变化而不得不调整。现代展览策划在一方面体现出其科学性的同时，还具有相当的灵活性。这主要归结于在现代展览策划流程不是一个单向的决策流程，而是一个双向的环流状的决策流程。从最开始的展览调研到最后的展览效果评估，针对市场和消费反应的变化，能及时调整和修正其方案，使得整个展览策划活动能保持充分的灵活性。
第二节     企业展览的设计人员
一、 展览设计人员的个人素质
1.    敬业精神
展览设计不是玩闹，不容敷衍了事。展览设计不是设计人员的个人创作，灵感一来，思如泉涌，下笔如飞；没有灵感，大笔一扔，云游四方。展览设计是严肃的工作，要认认真真、踏踏实实地去做。
2.    对设计有适当的兴趣
在两种情况下不太容易出好的设计。一是设计人员无兴趣，另一是设计人员有太多兴趣，甚至成了专家。在第一种情况下，即使他自己勉强设计，也很难说服有关的人投入兴趣；在第二种情况下，设计人员难免使用专业手法表现结果使展览难懂。设计人员是一种翻译，将展览简明易懂地介绍给观众。如果不能表达清楚，便会有交流困难，展览也就失败了。
3.    理解能力
一方面是对参观者的理解，设计人员必须对人敏感，应当了解人的行为，了解他们在不同环境下的反应，了解他们何时进入房间，面对展品、照片如何反应，以及他们之间如何互反应。设计人员必须学一点心理学。
另一方面是对参展企业、施工者的理解，以便能够协调地与施工者等共同准确无误地表达参展企业的意图。了解展台与人之间关系是基本的要求。设计人员于参展企业与参观者、参展企业与施工者之间，需要了解各方人员。
4.    三维空间感
能够看着平面图想象立体空间，在这个空间中布置，行走。雕塑、室内装修及建筑等课程可以发展此项能力，除此之外，还要有戏剧感。展览设计很多方面接近戏剧。戏剧的知识经验有助于设计成功，吸引更多的观众，用简明的方式表达复杂意思。
5.    沟通交流能力
知识交流对设计人员很有益处。许多人认为设计人员应当是外向型的“表现者”。设计人员不仅要有交流兴趣，还要有交流行动。展览设计是不大适宜腼腆、内向、不合群的人；但是交流应当是准确的、扼要的、协调的，而不是不着边际。
二、 设计人员的专业素质
1.  室内装横设计知识
如何在特定的环境中处理人与展览的关系，建立有效的交流，同时要有防火结构、服务等方面的技术和法律知识。
2.  展架、展具知识
展架、展具设备以及施工材料和施工方式的知识，必须了解施工方面的管理规定；这是展览设计的主要专业知识，大部分靠经验积累。
3.  结构工程知识
不一定有工程或结构设计文凭，但是必须具备基本的结构知识。要知道地面如何承重，墙面如何站立，顶板如何支撑等等，保证展架结构里的人和物的安全。
4.  绘画制图知识
绘画、速写、绘制图纸技巧是设计人员的技巧。此外还要掌握摄影、摄像技术，这些技术在展览设计中应用流行。其他绘画有关技术包括图片、幻灯、电影、录像等。
5.  照明知识
灯光、照明是一项技术性很强的知识，是展览设计的重要因素之一，对展览效果有很重要的影响。
6.  文图图表知识
文图是成功的交流手段之一。其中文字是最基本的要求。文字要清楚、正确。首先是设计人员与参展者、施工者之间的交流包括联系、函电、报告等；其次是展览与观众之间的交流，都需要有文字功底。图表是常用的展览设计技术。可以委托专业人员做，但是展览设计人员必须具有这方面的知识，以便懂得如何将复杂的信息用简单的图表表示出来。
7.  模型制作知识
展览模型制作一般委托专业公司做。但是设计人员应当具备模型制作知识和技术。一方面可以指导、监督模型制作工作，另一方面在必要时可以直接制作。
8.  壁画知识
壁画知识是展览设计常用技术。可以委托专业人员做，但是展览设计人员必须具有制作、复制、放大等知识。
9.  供排水知识
在展览中，水的应用很广泛。实用或装饰用，比如喷泉、水帘、小瀑布等。设计人员不仅是艺术人员，也是管理人员。好的管理是好的设计和施工的保证。设计人员另有管理服务知识当然好，但设计人员应当会管人、管钱、管理时间，还懂得电子和机械工程；展览设计由很多因素组成，包括格调、情趣、场地、道具、装饰、装横、展品布置、形式、形状、格式、说明、图表、照片、模型、模特儿、照明、色彩等等。设计人员的任务就是按参展企业的意图将这些因素用专业方式协调地组合并使其发挥最佳功能。
展览设计没有固定的格式或套路。成功的展览设计没有也不会遵循某个固定的模式。设计要靠实践。展览设计的成果是有形的，与其他工作相比，展览设计更容易受到重视，并且可能是过分的强调和重视，而同时往往忽略其他同样重要、甚至更重要的工作。设计人员应当记住，设计只能创造吸引目标观众的气氛，提供展台工作的环境。接待客户谈贸易、推销产品等其他关键性工作要靠展台人员去完成。
第三节     设计的标准和设计管理的基本步骤
一、 设计的标准
作为展览设计，其牢固性、安全性、时效性、经济性等质量标准，比较直观并有翔实的数据可考，然而展览设计作为艺术，其标准的把握就没有那么简单，展览设计艺术形象的个别性、美感的主观性、艺术的独创性往往搞得似乎“公说公有理，婆说婆有理”。但是，它们都不能违背人的艺术的创造的普遍性规律，所以其综合的评价标准还是能够找到的。
展览设计评价标准为：
1.整齐而统一是展览艺术的首要标准
应该形态统一，色彩统一，技标统一，工艺统一，格调统一，总之好的设计在艺术形式的秩序方面都是十分明确的。任何艺术活动的目的都在于创造。展览设计的创造性主要表现在创新和艺术形象的独创性。独特的形象给人以冲击、给人以刺激，令人过目不忘。发挥有效的市场作用。
2.创造性标准
作为有效的形象传播，这种创造涉及到形式的定位空间的想像、材料的选择、构造的奇特、色彩的处理、方式的观念性标准。时代的观念渗透在展览艺术设计的每个细胞。在当代，展览设计应体现如下几种观点：人文观念、时空观念、生态观念、系统观念、信息观念、高科技观念，给人自由，给人亲切，让人可感。
3.  时代性标准
实现展品信息的经典性原则：严格要求少而实用；实现简约有色的统合色彩效果；对无色彩系列的运用；尽量采用新产品、新材料、新构造、新技术和新工艺；积极运用现代光电传播技术、现代映像技术、现代人工智能技术等高科技成果；加强对材料自由曲线、自由曲面的运用，追求展览环境的有机化效果。
4.  真实性
展览设计要想最大限度地吸引、招徕顾客，就必须充分发挥设计者的创造才能和丰富的想象力，创造出标新立异的审美形象。与此同时，商业展览设计又必须注重审美创造的真实性，即所传达的信息必须准确，不能夸大其词、虚张声势，这也是现代商业展览设计较为关键的问题。否则，不仅会失去信誉、违背职业道德，还造成消费者心理的憎恶感，危及企业的生存。
美国工商界在其展览信条8之中有5条是有关真实性问题的，即讲求事实、不作引诱、价格确实、不得夸张、诚实推荐等，由此可见一斑。同时，强调展览设计的真实性、并不意味着否定表现手法的丰富性。相反，为了激发人们的情感，调动购买欲望，必须重视表现手法的独特性、丰富性和新奇感。
5.  时代与民族标准
地方性和民族性的文化包含两层意思。其一是任何一个美的客观存在都是在特定环境中实现的，好的设计必然是在充分研究四邻环境标准，必须与环境在形式上相得益彰。其次是任何一个好的设计都不会造成环境污染，都要符合“可持续发展”的基本要求。
总之，好的展览设计应当是坚持内容与形式的统一，整体与局部的统一，科学与艺术的统一，继承与创新的统一。
商品是一定社会生产力和科学技术水平的产物。从本质上讲，它体现着历史的发展和人类的进步。因此，作为商品与消费者之间信息媒介的展览设计，也必然带有鲜明的时代特征。现代商业展览设计具体地讲，就是运用人类社会的先进科学技术和现代化的商业管理手段，利用工业化社会大生产所带来的物质便利条件，通过各种传播媒体的展览，创造出多变的视觉传达效应，来完成属于商业范畴的媒介策划。进而以崭新的商品观念去改变顾客的购物心理，使消费者在展览形式的感化之下，对商品进行有机的选择。
实践证明，较为成功的设计往往具有高强度的刺激性或标新立异的形式感，与高技术和现代人的生活方式所决定的高情感相适应，从而引起人们的美感。缺乏时代感的设计，常常缺乏视觉冲击力，因而不易吸引人，不为人们所注意。
应当指出，在注重商业展览设计时代感的同时，也不能忽视其民族风格。因为特定的地理、气候及其它生活环境因素造就了各民族特有的生活习俗及对于图形、色彩、自然物、数学等特有的情感反应，并形成了一定的审美定式。在进行商业展览设计时，应进行定向分析，以迎合特定消费对象的审美需求和物质需求。
另外，注重商业展览设计的民族风格，还表现在对传统设计手法的继承和审美再创造方面。这是因为传统设计手法具有一种乡土气息和民俗风格，在现代它不仅用不同地区、不同民族传统文化的多样性及其自身的审美特性取悦于人，还成为一种民族文化的发展。
6.  环境意识标准
国外研究表明，色彩不仅对人身心健康造成危害，还可降低受害者的劳动生产率。再加其它杂乱无章的设施干扰，给人带来的损失就可想而知。心理学家认为，环境是一种包含情感的视觉形象 ，对人的情绪、行为等都有着强烈的控制和调节作用。因此，应充分强调商业展览设计中的环境观念。
7.  直觉审美标准
实践证明，人们对商业展览物的观赏都是在极短的时间内成的。来去匆匆的行人对于街面展览、店面装修，很少驻足观赏。商店里，顾客的目光对琳琅满目的商品也常常一扫而过。这些都向商业展览设计师提出了个尖锐的问题，即如何创造在极短的时间区限里发布能被迅速认知、明白和理解的最大信息。由此,“最短的时间与最大信息量”便成了现代商业展览设计所要解决的重大课题。
心理学的研究表明，“直觉”审美效应强调的是瞬间观照，是在以往经验、理智的前提条件下，对事物本质内容的直观把握。这种瞬间的观照，是审美客体对主体刺激所引起的情感反应，进而生产主客体的交映，使主体形象的强化过程中丰富客体形象，并在其心目中留下了对于客体的鲜明感受和强烈印象。比如展览设计，就应在瞬间的审美感中让观众获得商品的主要信息。电视展览《金鸡牌鞋油》的设计就是一个较好的例子：喜剧大师卓别林脚穿他他那尽人皆知的大皮鞋走向观众，随后出来一只雄鸡往上擦鞋油。这种新颖、紧凑的设计，加之巧妙地借用形象，使人们在嬉笑中迅速领悟所表达的内容。由此可见，现代商业展览设计应具有易视、易记、动人等特点，这样才能最大限度地达到招引、传达、沟通的本质机能。
如果用另一个角度去评价展览设计好坏优劣的话，这个角度一定是审美的角度。大型展览是现代社会传达与交流信息的重要手段之一，随着参展规模的不断扩大，企业注入的商业信息也在成倍地增长。大型展览除去显示竞争实力，其宣传效果往往会令顾客难以忘怀。对设计者来说，大型展览提出了一个非同寻常的挑战，因为普通展览设计中得出的经验，在这里是不适用的。大型展览设计同电影与戏剧有着许多的相似之处，就像电影或戏剧有故事情节一样，针对企业参展的目的和意图决定展览的故事内容、表现方法等，这就是展览剧情。从相关展览场地的整体规划到某个兴趣点的具体构思，都要以此为要素贯穿其中。
二、 设计管理的基本步骤
展览设计应当重视“形式服务于精神”，更应当重视“形式服务于功能”。设计是创造，也是管理，需要有艺术家的灵感，也需要有实业家的务实。设计管理应当是一个深思熟虑、按部就班的过程。设计管理的基本步骤包括：
1.收集信息
设计工作的效率和效果与掌握的信息量有关，设计人员在动手设计之前，应当掌握全部有关信息，包括有关情况和要求。因此，要尽可能早、尽可能多地收集有关信息。项目经理在交代设计要求时可能已提供了大部分情况和要求，如果不完备、不充分，设计人员还应当自己收集所需要的其他材料，所需材料主要有三方面：
（1）    有关展览会的资料
包括展览会性质、规模、日期，参观者情况，参展企业数量，其他参展企业的展台情况，场地、设施（包括支柱、大门、地面、供水、供电、供气、供暖、空调、电压、消防设施、照明、通风等），技术数据，图纸，规章制度以及标准展架或者定制展架、展具等供应和限制等等。
（2）    有关参展企业的资料
包括经营规模和内容，市场活动和位置，展出面积，展区位置，展台人员数量，展出目标，展出内容，展出活动，展出重点，形象要求，展台区域分配要求，道具要求，装修要求，设施要求，设备要求，图表，照片，标志，色彩，预期的观众量，服务要求，设计日程安排，设计预算安排等。
（3）    有关产品或展品的资料
包括性质、内容、种类、数量、形状、重量、尺寸、外观、特征、特点、重要性以及有无操作演示，有无技术要求等等。设计人员必须事先了解展品，若有挑选工作，最好让设计师参与。不能等到开幕前，打开箱子，让设计师在毫无准备的情况下摆出“艺术效果”来；如果设计人员不能见到展品，至少应见到照片，知道尺寸。项目经理在向设计人员提出设计要求之前，应当征询宣传、运输和其他方面的负责人的意见，以便不遗漏任何要求。无论使用什么样的设计人员，都要认真、充分地予以工作交代。
2.    掌握要求
（1）    展区要求：掌握展区的基本情况，如展出面积、位置、以前的展场设计、展台工作的情况，工作人员数，预算参观者人数及流向，展台号（附展场平面图）等。
（2）      区域要求：了解展区的问讯、展示、接待、办公、休息、储存、餐饮等区域分配。
（3）      展台要求：展台面积，展台数、展台开放面、展架规格等。
（4）      设备要求：电、水、气的要求，声响设备、通讯设备、招待设备、贸易洽谈设备，招待品，办公或会议桌椅、文件柜、电话、电脑等设备；展品展示、演示、操作、品尝、赠送等安排要求。展品不同布置方法也不同，如果是需要由设计人员安排布置的展品，要尽量详细地提供有关展品性质、种类、作用、特性、技术数据、外观尺寸、数量、色彩等情况，最好提供照片或包装纸以及要求说明。通过参展企业的标志、色彩、文体、风格、个性等表现出来的形象、感觉图文要求：只提出一般要求，由设计人员在制定设计标准之后具体安排。
3.      了解规定和限制
展览会或当地政府对展台材料的规定、限制，对宽、高、重、尺寸、通道、紧急出口、防火、安全等方面的规定和限制，展览会指定施工公司、道具公司、花草公司等单位的名称、地址。
4.      理解展览目的，进行创造性的构思
参展企业必须将展览目的向设计人员解释清楚，向设计师提供有关数据。设计人员必须能够回答下列问题：为什么展出？在何地展出？在何时展出？展出什么？希望吸引什么样的参观者？希望给观众留下什么样的印象？希望获得什么样的定性或定量结果？在领会消化参展企业的要求和想法以及熟悉了解市场环境和条件的基础上再进行构思、设想。
5.      决定主题和整体形象
主题应当反映展出目的。在此基础上设计具体形象。参展企业应当向设计人员说明所希望表达的主题和所希望树立的形象。但是在实际工作中，大部分参展企业自己都可能未思考清楚。因此，设计人员需要了解弄清参展企业的内在意图。
6.      安排展出场地
如果设计人员能够根据展出目的、展出性质、展品内容和数量、展台区域要求、展出面积、形状会对提高设计工作的效率和效果有很大帮助。但是，在此之前展位往往可能已租定。因此，设计人员往往在已租定的场地上设计。有关场地的考虑因素包括：展地的位置和形状，展品展示要求，展地区域分布要求（包括谈判、休息、储存、演示、询问区等），展台工作人员数量以及希望的观众流量和流向等。
7.      进行设计
在理解参展企业的目标和确定展场条件后就可进行具体设计。设计时要合理地分配功能区域，配备合适的展架、展具，用恰当的照明、色彩，配合适当的声像设备、图文等。设计概念要简明，手法要简洁。设计要能表现参展企业的特征、树立参展企业的形象。要有吸引目标观众的焦点。当观众无意看第一眼时，会产生感觉，有意地看第二眼，并产生兴趣走近看、走进展台。要能提供良好的展台环境：观众能方便地观看展示，同时使他们想提问题。展台人员能方便地接待观众，与客户洽谈贸易。
8.      安排道具以及其他设计因素
其中有展台因素，包括展架展具、照明、色彩、图文、照片、音像设备、装饰等；展品因素，包括展品特性、外观等，以便用最适当的方式展示展品。如照明选择在很大程度上受展品的色彩、质地影响。设计人员应在上述信息的基础上选择、协调使用这些因素。
三、 设计的规定与限制
各国、各地的展览会对展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制。展览会的严格管理是必要的。很多规定和限制都是与维护公共安全和公共秩序有关。设计人员必须予以了解，并遵照执行，以免工作被动、失误。以下是常见的规定和限制：
1.有关展台的规定
高度限制：展览会对展台及展品都有限制，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品。
开面限制：很多展会禁止全封闭展台，如果展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有抱怨，但是参展企业需要封闭的办公室、谈判室、仓库等。因此，协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。这个比例一般是70%，允许30%以下的面积封闭。
2.有关展览用具的规定
展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。
电器的规定：绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。
3.有关人流的规定
走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出的展台、道具、展品占用走道；电视、零售往往造成堵塞，因而也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。
4.有关消防的规定
消防环境的规定：如果是大面积棚台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。
消防器材的规定：必须配备消防器材。人员的规定一些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道规定和紧急出口等。
5.有关展品的规定和限制
主要是对异常展品包括超高超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如展品超过限制高度，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决，超重展品可以使用批托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他参展企业的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。
6.音量色彩限制
音乐限制：背景音乐由展览会组织安排，参展企业的声像设备的音量必须控制在不影响周围参展企业的范围内。
色彩限制：若展览会组织者想要协调效果，往往会提出色彩要求。要求参展企业使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。
7.有关劳工的规定
很多国家(尤其是发达国家)规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许参展企业自己动手。比如在美国纽约，如果参展企业拿起锤子钉钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。
8.有关手续的规定
展览会大多要求参展企业将设计送审，并要求参展企业在施工前办理手续。
第四节     展览设计因素
一、场地
展览场地是展览会的基本条件。展览场地条件差别极大，可能是旧仓库，也可能是现代专用展场。展览场地的发展趋势是正规化、专业化和现代化。质量好、设施全的场地费用高，但展出效率高、效果好。
展览场地也是参展企业进行展览设计的基础和最重要因素。展览设计的许多其他因素取决于场地情况。参展企业选择、使用展览场地需要考虑的直接问题有面积、位置、形状、和服务，间接问题有形式、区域和人流。
1.  面积
展场面积可能是参展企业首先需要考虑的问题。决定展出面积受多方面因素影响。最重要的因素是需要和条件。需要是指展出目标的需要，条件主要是指预算。如果参展企业准备大张旗鼓、大造声势，并且有足够的预算，就应该租用大面积的场地；如果参展企业只是想深测一下市场情况，没有太多预算，就只需租用小面积场地。
其他因素包括：
(1)   展出性质。以宣传为主的展出需要大一些的面积，大面积容易吸引参观者的注意，另外面积大可以给设计人员提供设计的发挥余地，创造特殊的展示效果，给人留下更深的印象；以贸易为主或以维持现有客户关系为主的展出可以便用小一些的面积。
(2)     产品。决定展台面积要考虑展品情况，根据展品的种类和数量计算出大约需要面积。不同的展品需要使用不同的面积。一些展品可以挂在墙上，占用面积最小；一些展品可以放在展架里，一些展品只能放在地面上，比如机械、设备、家具等，占用的面积就要大一些。
(3)     展示方式。使用图文占用的面积小一些；展示实物、模型，尤其是要在四周留出面积给观众观看展品，占用面积要大一些；道具本身要占用一定面积，需要考虑。
(4)     展示活动。比如操作示范、时装表演、咨询、观众记录等也要安排场地，需要占用面积。
(5)     展台设施。如果根据展出需要设计安排接待室、储藏室、酒吧、备餐间、声像设备等，需要留出场地。
(6)     展台人员。展台人员必须有适当的活动空间才能有效地在展台工作。比较流行的标准是为每个展台人员配备4平方米的展出面积（即不含展品陈列面积）。在集体展出时，一个展台最小的合理面积是9平方米，15平方米的展台是正常的面积。
(7)     参观者。预计的参观者的性质和数量也要考虑到。如果是消费品展览会，对大批普通观众开放，展台面积就需要大一些，留出充足的观看、走动面积，以保证人流的畅通；如果是贸易展览会，只对商人开放，展台面积可以相对小些，可以少留一些观看、走动面积，但是要留出洽谈的场地。
(8)     竞争环境。很明显，展台面积与声势以及能造成的印象有内在的关系。面积大、声势就大。因此，还要考虑竞争对手的展台面积。因此如有可能就先了解竞争对手或周围展台的面积，然后再决定自己的面积。
以上都是参展企业考虑的问题，但是，参展企业有时不能一厢情愿地决定面积，还要受到外部的条件约束。比如受场地供求关系的约束：好的展览会场地供不应求，参展企业选择余地小；差的展览会场地供大于求，参展企业选择余地大。
2.      位置
展台位置对展出效果有重要作用，是展览设计最需要强调的因素之一。但是有关展台位置的观点和意见分歧也很大。决定面积之后，就应该考虑选择好的位置。在一般情况下，展台位置由展览会组织者根据参展企业的性质、内容和面积以及场地申请的先后顺序统一划分安排。但是，参展企业可以接受也可以要求更换。参展企业一般有选择的余地，可以也应当争取更好的位置。挑选展台位置需要考虑的因素有：
（1）    区域因素
很多展览会按行业或展品类别划分展馆或展区，有些国际展览会可能设立国际馆（国家馆）。即使是专业展览会也往往更细地划分为不同展馆或展区。在展览会规模日益增大、专业划分日益变细的情况下按行业划分区域的做法越来越普遍。专业划分的展馆可以最大限度地吸引目标观众，吸引这一行业或这一类展品最感兴趣的观众。展览会按专业划分能提高展出效益。这对参展企业是非常重要的因素。如果展览会按行业划分区域，那么专业参观者最可能去的地方就是其相应的展区，这一般不会有什么问题。但是展览会场地按专业划区对集体或综合展者是一个难题。虽然展览会可能设立了综合馆和国际馆，但是由于参观者大多是专业的商人，在有限的时间里他们希望尽可能多地接触客户、尽可能多地了解产品，因此他们可能只参观专业馆而不涉及综合馆或国际馆。据反映，综合馆和国际馆的贸易效果不如专业馆的好。解决办法之一是化整为零，将参展企业按行业或展品类别分成小组甚至独立地在专业馆里展出，而在综合馆或国际馆设立统一的信息台。这样做贸易效果可能好了，但是宣传效果就减弱了。虽然设计人员仍可以保持参展企业的特色，但是一个大馆可表现出的优势却没有了。因此，这就需要设计人员选择决定。
（2）    目标因素
参展业需要根据自己的目标选择位置。如果展出目标主要是宣传、建立形象，参展企业追求尽可能大的曝光率，让尽可能多的参观者看到自己，在这种目标下，参展企业就需要选择展馆主入口的正面或展馆正中央等人流最多的地方。偏重接待老客户的参展企业可能希望安静固定的位置。安静的位置便于洽谈、少干扰，固定的位置便于老客户寻找。
（3）    观众因素
指参观者的流向和流量。展览馆的各种因素会导致产生参观者的自然流向和流量。一些位置的展台拥挤不堪，一些位置的展台门可罗雀。规模大的参展企业或重要的参展企业往往会被给予很好的位置，即便不在好位置它们也会吸引很多的参观者。但是小展台或不出名的参展企业就需要认真选择参观者多的位置。
（4）    环境因素
指周围的竞争对手。如果可能，应向展览会组织者索取表明主要参展企业位置的场地平面图，了解清楚参展企业分布情况，将有助于位置选择，有助于加强设计的针对性。如果能够选择位置，作为小的参展企业可以考虑借助大参展企业，包括大的竞争对手吸引来的人流；作为大的参展企业可以考虑选择在小参展企业之中，显得鹤立鸡群。如果无法选择展出邻居，就要在设计布置上下功夫，用心去竞争或避免竞争。
（5）    技术因素
展览场馆可能会有这样或那样的限制，要事先了解，选择或避免某个位置。如果有超高展品，更要注意有合适高度空间的展馆。如果有超重展品，要注意选择有合适负荷地面的展馆。注意展馆的柱子，一般是可以融合在展台设计中，并可能有利用价值，但是也可能产生难题，比如使用标准展台的集体展出，柱子都不合适。另外，参展企业对水、电方面的要求也是展馆选择的需要考虑的因素。同一展场的不同展馆可能有不同的技术标准和设施。在考虑选择位置时，也要考虑避免某些位置，比如空调、供暖、通风等设施周围会有较大的噪音或较高的温度，展台人员不舒服，参观者也不愿久留。展馆有窗户，窗下的位置不好，因为光线可能不易控制。
（6）    平等因素
主要对集体展出而言。参加集体展出的参展企业是平等的。作为设计人员要尽量使它们感到平等，包括在参观者流量方面，参展者越多，就越需要面向入口和主通道以保证充足和均匀的人流。展馆内远离人口的角落或是开面较小的展台会让一些参展企业只能有少量的参观者，容易产生怨言和矛盾。
（7）    费用因素
位置有好坏，根据市场供求原理，有些展览就制定了不同的收费标准。好位置收费高，差的位置收费低。如经费有限制，参展企业可能就要将收费标准列入考虑范围。
综合而言，比较公认的好位置有：展场的主馆；展馆的入口和出口；入口处的右侧；展馆的主道，即参观者流量最大的通道；几条走道汇聚点；展台为双向开面，尤其是双开面的外角；这些地方易被更多的人经过、看见。有人称转角展台及面对展馆入口的展台位置是最好的。
比较不好的位置有：附属展区，与主馆和主厅分离的展区，远离入口处，主活动区的背区，边通道，死胡同的最里面位置，展馆后部的角落，大柱或楼梯之后。
争论比较大的位置是服务场所周边位置。服务场所是指餐饮、休息、厕所、问讯、电信等设施区域。这些地方观众流量很大，因此，有些人认为在此能有很高的曝光率，能接触很多参观者，因此是好位置。但是另一种意见认为，虽然来往人很多，但是他们是想吃喝或有其他要办的事，并不一定会认真看展台。同时，这一区域比较杂，对展台人员和贸易客户有副作用。在对公众开放的消费品展览会上，这可能是一个比较好的位置。但是在贸易展览会上，这一位置要视其他条件判断。无论如何，这一位置不太适合国家集体展出。如果展览会很大，有数个展馆，每个展馆有数层，最好先实地考察后再选择。如果无法这样做，那就靠图纸、靠经验判断，一般选择主馆、靠近主入口的位置。
在大展览会上，首先是选择展馆，其次是选择展馆里的位置。展台位置很重要，设计人员要重视并认真选择。但是也不可过分强求，有些设计人员认为如何设计、布置展台往往比选择位置更重要。
3.      形状
在考虑场地面积和位置因素之后，就该考虑场地形状因素。因素在提供标准展台的展览会上意义更为重要。场地的形状与展台开面（朝公众开放的展台面）有直接的关系。
规则的场地形状和开面有6种基本形式：道边形、内角形、外角形、半岛形、岛形和通道形。展览场地不同形状有不同的特性，适合参展企业不同的要求。参展企业可以根据需要和条件选择使用。
（1）    道边形
这是最常见的场地或展台形状，在走通两侧，为单开面。其优势是三面墙提供了最充分的产品和图表、文字的展示面积，而且价格可能比较低廉。其弱势是视片角最少，开面最窄，只能从正面进入展台，展台内人流不易畅通。分散精力、分散印象。因此，集体展出要选择通道两旁道边展台，在平面看分属两块展地，但是在局部看，整体效果更强。设计人员可以装饰走道，形成独特的环境，建立整体的形象。
（2）    内角形
为两开面。其优势是在面对的两个通通里都可以看到此展台，容易吸引观众，并容易给观众留下印象。其弱势是展台人流不易畅通，另外必须占三个标准展台的位置才可以有此效果。
（3）    外角形
也是两开面。其优势是位于岔道口，人流量比较大，参观者最先达到，参观者容易进入展台，展台视野宽。其弱势是用于展示的墙面少，可能需要更多地使用独立的展具。外角形位置比较适合布置展示焦点，或用于设立咨询台。
（4）    半岛形
为三开面。这种形状有非常好的展示面，视野开阔，参观者进出方便，人流畅通，设计人员在设计安排上可以有很大的灵活性。但是这种形状不易使用标准展架，可供布置的墙面更少，需要使用其他展示、布置手段。最好用净地，定制展架。
（5）    岛形
为四开面。展示面最广、人流最为畅通。岛形位置也不适于标准展架，没有可供布置的墙面。如果面积大，使用墙板隔开，就不是岛形展台了；如果使用展柜太高，挡住视线，也失去了岛形展台的开阔优势。岛形展台适于设计人员进行开放型的设计，适合使用低矮的展柜。
（6）    通道形
为两端开面的位置。一些专家认为通道形位置的价格效益比较高。这类展台有良好的展示面，有比较多的展示墙面，人流比较畅通。但是设计人员需要注意参观者流向，大多数参观者愿意从进入的口出去。
有些展览会组织者已划好展场、展台形状，这时参展企业要根据需要和条件选择。有些展览会可以由参展企业要求场地面积，自己安排、设计展台形状。不论是选择形状或设计形状，设计人员都要了解不同形状的优缺点，利用形状的优势来更好地为展场目标服务。
4.      形式
展览场地的形式也是展览设计需要考虑的因素。展览场地的形式有多种分类方法，从建筑角度看，有室内场地和室外场地之分；从展台角度，有净场地和标准展台，单进展台与集体展台以及封闭展台与敞开展台之分；从设计角度看，有弱规则与不规则之分等等。
（1）    室内和室外场地
一般将展览馆内的场地称为室内场地，将露天的场地称为室外场地。展览会主要是在室内场地举行，而且大部分产品也需要在室内展示。当提及场地、设施、服务时，一般说也指室内场地、设施和服务。但是，室外展出并不鲜见，天然用的产品，以及其他超大、超高、超重的产品也常放在室外展出。很多工业展览会同时在室内和室外展出，，有些展览会大部分甚至全部在室外展出，比如航空展、工程机械展等。在室外展示更能显示特性的产品，或者展馆因为大门尺寸、净空高度、地面负荷等限制不能在室内展示的产品可以考虑在室外展出。室外场地费用标准通常要比室内标准低很多。有些展览会将在室外建的帐篷、临时建筑也称作室外场地。目前世界上还没有统一的划分室内外场地的标准。设计人员如果设计工作中遇到此问题，要搞清楚。笔者倾向于将露天场地称室外场地，而将室外的帐篷、临时建筑算作室内场地。
（2）    净场地和标准展台
按展览场地租用形式划分，展览场地分为提供标准台的场地和没有任何展架的净场地两类。净场地（英文为space_only site 或 free building space）是展场内划出的一块地，没有任何展览架和展具，参展企业要自建展台租用净场地的优点是参展企业有更大的控制余地，参展企业可以按自己的意图、自由发挥创造力和想象力设计、搭建展台，使展台有个性、有特点。独特的、优美的展台有利于创造气氛、提高展台形象，并可以适应参展企业的工作需要。缺点是费神费时，需安排设计、租用道具、组织施工等。这是一系列的麻烦事，如果没有经验，管理不佳，可能会遇到很多困难和问题。自己设计展台往往费用会高许多。但是如果是反复使用的展览架和展具。费用可以节省一些。净场地适于大公司和集体参展企业。
标准展台，英文称shell scheme，直译是框架结构的意思。美国称booth，直译是小间的意思。标准展台是一种经济、成本效益较好的方式。标准展台是场地统一设计的、使用标准展架搭建的配备基本展览道具的展台。标准展台的面积多为9平方米、12平方米、15平方米、20平方米以及这些数字的倍数，最少的是4平方米。租数个展台面积并成一个展台一般没有问题。一些展览会还可租用半个展台。
最基本的标准展台是包括三面墙板、公司标志板（展台正面上方横条板，用以标明参展企业名称、展台号等）和常规照明，这是最低档次、最低费用标准的标准展台。这种情况适于地方性质的展览会，参展企业可以利用公司和办公室的用具，节省费用。
高一个档次的标准展台还包括地毯、谈判桌、椅、常规照明、电源等。使用标准展台的参展企业通常还需要另外自行安排或租用展具，比如展览架、展柜、电话、图文等。有些展览会可以根据不同的需要和预算提供几种标准展台供参展企业选择、使用；有些展览会提供的标准展台包括所有展台用品及一揽子服务，除上述展览架、道具、桌椅外，还有展览架隔板、衣架、废纸篓、烟灰缸、灭火器等。
要事先了解标准展台的设备和服务内容，以便砍掉不需要的设备和服务。标准展台的优势是简便、经济，节省精力、节省时间、节省费用。标准展台的经济优势很明显，成本可能仅是定制展台的一半。租用标准展台，参展企业可以不操心设计、施工，省去与设计师与施工者之间的联络，省去办理许多设计、施工的手续，可以大大节省精力和时间，只要集中精力做好布置工作即可。
标准展台的缺点是缺乏特色，大部分展台一样，同样的颜色、同样的形状、同样的展览架，没有特色。参展企业不易显示个性，因缺乏吸引力，不容易引人注目，效果不易突出。此外展具使用阻挠多，使参展企业布展受约束。而且，标准展台可能被安排在展区四周。大型的、有特色的展台被安排在中央。另外，两个突出区之间的标准展台往往被参观者疏忽。要认真查看场地，避免边角位置。
参展企业在展台上节省了费用，不应该在布展上也节省费用，而是要通过布置来提高展台效果和水平。标准展台比较适于中小公司，尤其是初次展出的中小公司。在很多情况下，标准展台是最好的方式。但是参展企业要根据具体情况与设计人员商量后选择使用办展形式。标准展台有不同系列，有不同效果。好的标准展台可以有定制展台的效果。另外，参展企业只要认真下功夫布置，标准展台也可以富有吸引力。
（3）    单独展台和集合展台
公司单独占一块场地展出，称为单独展台。大公司单独展台一般比较大，设计布局不会有太多困难。小公司的展台一般比较小，设计布局就有困难。最常见问题是展台内过于拥挤，堆满了道具、展品，参观者甚至展出人员本身都很难移动。这类展台不容易吸引参观者走进展台，而走进去的参观者会有被骗的感觉。小公司的单独展台需要通过设计解决场地布局使用问题。
两家以上公司共同占据一块场地展出称为集体展台，规模大的集体展台也称作展馆。集体展台在如何设计、使用场地上最费脑筋，也最具挑战性。集体展台需要协调好整体和个体的关系。集体展台的场地安排形式有多种，有分散型，有结合型，有集中型，不论使用哪一种形式，都必须统一制作公司标志板，对展台的色调、道具、布置、公司说明、文字、照片等制定统一的规定或统一安排。
A.    设计方案之一——分散型
参观者有较大的自主权。整个展馆个体参展者为主，每一展台面积相同，每个参展企业有自己的展示区、洽谈区、储存区。这一类展馆务实，设计比较简单，但是效果也差些，缺乏整体形象。另外每个展台由于需要安排展示、洽谈等区域而显得拥挤。使用这种场地安排形式，要向参展公司提出设计、布置要求和标准，争取达到较好的整体平均效果。这种设计比较普遍，但它不是值得推荐的形式。
B.    方案之二——结合型
参展者安排展示，组织者统一安排洽谈、储存区域。这一类展馆容易建立明显的集体形象，有利于宣传。由于统一安排了洽谈和储存区域，因此，虽然每个展示区小了，但是却不显得拥挤。
结合型展台分开放结合型和封闭结合型两种。开放结合型的基本特征是展示向外，洽谈和储存区在内，洽谈人员通过展台进入洽谈区，因此洽谈区域比较容易控制管理。封闭结合型的基本特征是整个展馆形成一个独立的岛，四周是墙，以绘画或者用于张贴、悬挂图表、照片等，有多个出入口，入展馆后方可看到展台。展示仍由参展者自己安排，洽谈和储存有组织者统一安排。这一类展馆更易于建立整体形象。
C.    设计方案之三——集中型
展示、宣传、洽谈、接待、办公、储存等区域全部由组织者统一设计布局。集中型展台也可以设计成开放或封闭式。集中型的展馆内不设展台小间，展品根据重要性、尺寸、数量分配面积。可以不设走道，参观者可以多方向自由走动。这种设计的优势是参观者会很想走进去，因为里面显得有很多产品，也很容易走进去，一旦进去，就可以自由走动，可以看到几乎所有产品。这种设计有可能将参观者流量提高一倍，可以提高场地使用效率，可以提高展出工作效率，可以建立强有力的个体形象。这种设计最为困难，效果也最好。这种设计形式是集中的，但是效果却是开放的，因此，这种形式也称作开放式设计。
（4）    封闭式与敞开式
展台设计可以是封闭式的，也可以是敞开式的，不同的设计可以满足不同的展出需要。消费性质的展览会上，如果是展示大众产品，展台需要设计得比较开放、宽敞，以便接待大量的观众。但是如果展示的是贵重产品，展台可能需要设计的封闭一些；在贸易展览会上，如果希望建立形象、扩大影响，也需要设计比较开放、突出的展台；如果希望集中精力接待客户、洽谈贸易，展台设计可以比较隐蔽，以免受外部干扰，比较安静，安心地进行贸易洽谈。封闭式和敞开式不是截然不同的两种形式。在全封闭到全开放形式之间有多种过渡、结合形式。参展企业根据展出目的和展出内容选择，决定采用设计形式。
（5）    对称和不规则设计
在场地布局方面，一些设计人员寻求传统的对称，另一些设计人员则追求极端的不规则。许多展台都是以方形和直线组成。这符合逻辑思维，也有经济效益，但是在无数个方形和直线的组合面前，观众可能会有迷茫失落的感觉，可能会觉得这不是有趣的展览（在对公众开放的消费品展览会上，应当避免让公众产生这种感觉）。这样的设计还容易让人产生疲乏的感觉。实际中，人的心思很少跟随着步子走直线，心思总是在曲折地前进，一忽儿在这，一忽儿在那。从另一角度看，对称是大部分有生命物体的形态，能给人一种美感、稳固感。在大型展览会上也适于把无数小展台按主轴分布开。对称设计和不对称设计都应有一定限度。设计人员不要固定在一定的框框内，而要处理好对称和不对称规则，设计出能保持住观众兴趣、有美感、有稳定感的展场和展台。
5.    区域
展台不仅是展示产品的场所，也是展台人员工作的场所。展示产品、接待观众、洽谈贸易都是为了达到展出目的，都很重要。因此，展台不仅要有展示区域，也应该有接待区域、洽谈区域、办公区域、储存区域等功能区域。展台的功能区域应当统一设计安排。展台的主要功能区域有以下几类：
（1）    展示区域
展示区域的重要性和作用是设计人员最关心的因素之一。展示区域就是展品、模型和说明占用的区域，包括场地、展馆、墙面。如果是大展台，要注意均匀设计分布，不要一部分非常有趣，另一部分十分无味。如果有机械操作，要注意安全。
（2）    公关区域
参观者看展品，展台人员介绍展品、解说问题需要一定的空间，这种空间称作公关区域。公关区域必须易于进出，易于走动，因此空间不能太小。设计人员要了解参展企业的要求，并了解是希望开放式或是封闭式的区域，了解计划要接待的人数，了解是长谈、深谈、还是简单询问，并相应做出安排。如果是接待很多观众，只做简单的介绍询问，那就可以不安排专门的接待洽谈区；如果是接待少数客户进行深入谈判，就要安排洽谈区。
（3）    登记与咨询区域
登记参观者情况、解答参观者询问是展台的基本和主要功能之一。尤其是登记功能，参观者记录是后续工作的主要依据。展台如何设计对这方面的功能有很大影响。在动手设计前，设计人员必须了解参展企业对这两项功能的要求。如果参展企业希望记录所有参观者情况，设计人员就要只设一个入口，并安排登记台。如果参展企业希望只记录目标观众的情况，设计人员就可以考虑设计比较开放的入口和比较靠近的登记台和接待间，由展台人员辨别、接触、确认目标观众后进行登记。如果参展企业希望尽可能多地散发资料，设计人员可考虑将资料台或者资料架放在展台前部，参观者可以方便去拿取。如果参展企业希望将资料只提供给目标观众，设计人员就可以考虑一个对外不开放但是参展企业可以方便拿取的资料库。登记和询问区最简单的要求是一个架子，以便站着记录，或者是一张登记咨询台，以便坐着记录，这是最常见的形式。最复杂的是安排一间办公室。
（4）    招待和洽谈区域
在贸易展览会上，参展企业需要在考虑安排舒适的接待洽谈区，多设计成封闭式或半封闭式洽谈室或接待室，并设计配备可以提供冷热饮和点心的设备（包括冰箱、电炉、供排水设备等）。为贸易洽谈提供的区域面积要充足，洽谈区域完全敞开容易受干扰，但是完全隔开也容易使人感到压抑。可以考虑使用下半截墙板、上半截有机玻璃的隔离形式，这样既可以使坐在里面的人不大感到空间狭小，也可以给外面的人留下认真、专业的印象。
（5）    办公区域
大公司和集体展出一般需要考虑安排办公区，包括办公室和会议室等，并配备相应的办公设备。办公室也可能是参展企业接待展览会组织人员、接待新闻记者采访的场所，在注意实用的同时，也要注意档次。
（6）    储存区域
设计人员还需要考虑安排适当的储存空间，放置资料、招待品、展品、工具，挂衣物，放置公文包及其他个人用品。空箱、个人用品等放在展台上会破坏展台效果。如果是大展台可以安排一个储存间，如果是小展台可以安排一个矮柜，里面用于储存东西，上面用于放置展品。
（7）    休息区域
如果有条件，可以考虑设计安排展台人员休息、饮食的区域，多为封闭式的房间。展台人员在展台上休息、会造成相当不好的影响，一般认为是公司档次不够，容易被认为是小摊贩，这对生意易造成负面作用，应尽力避免。对观众开放的消费品展览会往往将展示功能放在第一位，因此，展示区域占整个展台的很大比例。贸易性质的展览会，应当考虑把参观者和展台人员放在第一位。设计人员在精心设计展台、展示区域的同时，要考虑安排登记和咨询区域、招待与洽谈区域、办公区域等功能区域。要考虑如何最好地接待潜在客户，方便其观看，方便其谈判。无论如何，不能忽略展台人员和展台工作的空间和设施要求。
6.    人流
人流指展览会场地内流动的参观者。人流由流向、流量和流速三因素组成。人流是场地因素之一，也是设计需要考虑的因素之一。人流一般是自然形成的，但是也有一定的规律。设计人员应当了解人流规律，并进行适当的控制，以便达到特定的设计目标，使参观者按参展企业的意图参观展览和展台。
（1）    人流的规律
具体看，展览会上的人流是杂乱无章、随意走动的。但是整体看，人流还是有一定的规律的。以下是人流的一些规律：
A.    自然环境形成人流
就展览会和展览馆而言，在入口、出口处人流的流向比较明确，在主道、服务区域等处人流流量比较适中。就展台而言，富丽堂皇的大展台、有操作表演的展台、散发纪念品的展台人流比较多。
B.    自然习惯形成人流
在随意走动的人群中会有一种现象，就是人随人。人群由有目的的和无目的的个体组成，有目的的人走某个方向，往往会带动一大帮人。另外一种习惯是几个人围观往往会招来一大堆人。还有一种习惯是人们往往避开空旷的地方而选择边道走，尤其是人流量少时间更是如此。民族之间有差异，比如在公关场合，意大利人可以看别人，让别人看自己，走路选中间、选宽敞之处。英国人则通常避免直视别人，走路靠边、选僻静之处。
C.    自然心理形成人流
有一种潜意识现象称为心理适应，观众进展览会后往往先走上一段路，感到适应环境后再开始细看展。观察更细的研究称大约在第一个走道一半的地方，也就是第5个展台之后，观众开始选择观看展台。但是也有研究与此相反，称观众通常对靠近入口的展台花费时间最多。
D.    自然本能形成人流
据有人观察，在北半球，人们进入一个大厅后，大多数人会自然地向左转，然后顺时针方向走。据称这是地球顺时针方向绕太阳旋转等自然倾向使然。
（2）    控制的原则
关于流向，对展览会设计人员而言，要争取让观众看遍展览；对展台设计人员而言，要争取让观众看到每一件展品。关于流量和流速，主要是畅通、避免堵塞。对观众开放的消费品展览会拥有大量的观众，要考虑大流量和比较快的；针对零售商的展览会的观众流量相对小一些，流速也会慢些，因为观众即客户可能要进行简短的生意洽谈；针对批发商、进口商的展览会，观众流量相对最小，流速相当最慢，因为观众（就是客户）可能要进行比较长时间的贸易洽谈。
（3）    控制的方法
设计人员根据展出目的，结合展品特征、展览背景及展馆条件，通过巧妙的设计、周到的布局、明确的标志，直接、间接引导人流。
A．通过展示内容控制人流
展示内容安排有序，同一内容的展台按顺序排在一起，并在同一边，以便人流比较有序；展示点的安排均匀，吸引人的展品不要太集中，以便使人流比较稳定；在岔路口，在希望的人流方向安排能吸引人注意的展品、装饰，以引导人流方向；在出入口不要设置有趣的展台，以免人流堵塞。
B.通过场地布局控制人流
利用封闭式、开放式设计，展台的自然布局，以及开敞面、入口、出口引导人流。
C.通过设置道具控制人流
利用问讯台、登记台以及其他展具的位置引导入流。
D.通过指示标志控制人流
指示标志有场地示意图、路标、彩道、绳索等。
控制人流需要注意强制性的导向不要超过100米。中间要有非导向区，以免观众忍受不了逐渐增强的约束感。使用不同的布置手法，造成不同的气氛是必要的。另外要考虑休息场所，设休息椅等。
理想的人流控制能让观众自然轻松地流动，无约束感；保持参观兴趣，无乏味感；有意无意地知道置身何处，无失落感，并少有疲劳感；同时专心、全面地参观展览。设计人员要了解人流，并进行适当的控制。但是不必过于强调（除非展出目的需要如此）。有些观众是有备而来，到了展览会会直奔目标展台而不理会任何导向；很多观众想观看全部展台，不导向也会自己左绕右拐走遍展场；还有一些观众会反复观看。这样的观众比例不少，他们一般不大理会、也不太可能使用设计人员费心设计的人流控制手段。
7.    设施和服务
展出通常需要一些场地设施和服务，与展台有直接关系的设施和服务包括装卸系统（这对大型展品搬运非常重要）、供电系统、照明系统、供排水系统、供排气系统、压缩气系统、电话系统、电脑系统等。设计人员应当了解这些情况，在选择及租用场地、设计、施工时予以考虑。现代化的展览场馆一般可以提供展出所要的全部设施和服务。这些设施和系统大部分铺设在地下，接点均匀地分布在全馆，可以连接到每一个展台。也有一些展览馆是在屋顶铺设设施与系统，以垂吊方式向展台提供服务。
有关场地设施和服务需要考虑的问题主要有：
（1）    按展出需要选择、租用场地
如果场地没有展出所需的设施或服务，要尽早与展览会方面联系，设法临时铺设没有关系统，或者更换场地，或者参展企业方面更换展出内容、修改展出设计。场地设施中，电气设施可能要给予最多的注意。
首先，需要了解电压是否能满足展出需要。其次，是设计方面的考虑，电缆电线要尽量隐蔽，一方面是为了整洁的展示效果，另一方面是为了安全。可以使用装有导管的展览架系统，或者沿展台准确布线。如果不得不通过线桥布线，一定要有文字或色彩标志提醒注意，以免发生事故。使用电气设备一定要按照规定办事，特别是使用动力电气设备，更要如此。
（2）    供排水设备安装
如果参展企业有用水要求，设计人员需要做相应安排。用水设备最好设计在水源接点。供排水管道不露在外，否则影响展台效果。现在也有带有供排水管道的展览架系列。用水设备与电气设备相距越远越好。场地设施的施工可能有特别规定，尤其是电气设备和供水设备的连接和安装可能必须由展览会组织者指定的施工者承担，在委托交待任务时，各方面要求提得越细越好，并坚持施工者全部按要求施工。
（3）    场地服务
场地服务通常包括清扫。但是场地清扫一般只包括公共用地，比如通道、大厅等。参展企业自行清扫展台并将垃圾按指定时间放在指定地点。有些展览会也负责清扫展台，并带走垃圾。但不论何种方式，都不包括清洗茶杯或烟灰缸等，要了解并作出安排。现代展览场馆的设施发展很快，有些设施的种类和水平超过许多设计人员的知识范围，设计人员应当不断更新知识，了解新的设施和技术，以便更好地利用这些技术和设施，更好地为参展企业服务。
8.租场
租场地之前应当根据展出需要和展馆条件决定场地的面积、位置、形状、形式等因素。如果可能，参展企业应安排设计人员与项目经理共同选择展览场地。最好进行实地考察。如无可能就尽可能完整地收集场地资料和图纸。选择场地后就该预定场地，办理租用场地手续。
租用场地也有几个要注意的问题：
（1）    要及时
好的展览会可能场地供不应求，一般不会有讨价还价的余地，因此，要尽快办理租用场地手续，越好的展览会越需要早定，填写租用场地表格、签订租场合同，以确保场地。有些大的展览会采用抽签的方式来决定位置。也有一些展览会按参展次数决定位置选择的优先权。固定参展者不多的展览会可能采取先申请者先选择位置的办法。无论如何，申请者都应了解位置分配方式，以争取好的位置。效果不太好的展览会场地有可能供过于求，有较大的讨价还价余地，因此，展出者在争取好位置的前提下应争取好的价格。尽早确定场地的参展企业对展览会组织者具有很大的价值，展览会组织者需要用早点确定场地的参展企业作为诱饵和筹码来吸引更多参展企业。利用展会组织者的这一需要，争取优惠租用场地。展览会组织者会希望将场地全部租出去，越往后这一心理越强，甚至不惜以非常低的价格出租场地。参展企业要利用这一规律进行讨价还价，争取最好的场地价格。
如果参加好的展览会，场地面积宜多而不宜少。展览会场地租定后仍然有更改的余地，好的展览会场地有限，越往后，增加面积的可能越小。因此，开始多租用面积，参展企业可以掌握更多主动。但是若是要缩小、更换场地，也要尽早与组织者商量，越往后麻烦或困难越多。
（2）    签订租场合同
签订租场合同之前要认真阅读所有条款，特别要仔细阅读有关撤展和付款的条款，展览会都有相当严格的撤展和付款条款。展览会可能制定对参展企业很不利的条款。条款中若有不清楚之处要问清楚，有不同意之处要提出。如果合同有条款注明签字后参展企业必须遵守附加规定，而合同并未附上该规定，那么，一定要认真阅读附加规定。
二、        道具
道具一般是指展架、展具和用具。照明、色彩、图文、声像设备、装饰花草等也归在这里讲述。
（一）会展道具设计
当代社会，人类正向信息时代迈进。随着信息流通量的激增和更替频率的加速，各类商业展览活动的时效周期趋向越来越短，临时、短期、暂设、巡回流动性展览日益增多。因此，现代展览设计的观念、展具、施工工艺的创新改革势在必行。符合高速度、高效率、自动化大生产规律的标准化、组合化道具应运而生。不难看到，一些档次较高的大型展览、博览会大都已采用组合框架结构和组合版面展台等，使空间分割灵活方便，施工周期大大缩短。过去筹办一个展览往往需一年半载，或更长时间；现在只需十天半月，甚至三五天、一两天即可举办相当规模的展览。
（二）现代展具设计的原则
现代展具设计的原则可概括为：将标准化组合部件的规格、数量降低到最小值，以组合、变化丰富、便捷、互换性强、多功能、易保存、易运输、优美、耐久等因素为出发点。同时，还要重点研究和选择各类连接构件、连接材料，突出牢固、耐久、可反复使用、一物多用、装拆便捷等优点。
（三）展览道具的发展趋势
展览道具已从不能拆装的、粗笨的铁木结构，发展为标准化、规范化、可任意拆装组合的轻质铝合金和复合塑料结构。这样既可使展出形式丰富多变、单纯明快，设计施工简便易行，又便于储藏运输。
（四）道具的种类和使用方法
1.    展架
展览架是展出的主要的、基本的道具。展览架有很多种形式，大致可以分为定制展览架和组合展览架。
（1）定制展览架（purpose-built stand）是专门设计制作的展览架，没有统一的规格标准，有一次性的，也有可以数次使用的展览架。定制展览架有比较多的管理 工作，包括设计、制作、包装、运输、装卸、搭建、维护、拆除、储存等。由于定制展览架可能只使用一次而组合展览架可反复使用，因此成本均摊后定制展览架的成本高。
在实际中，定制展览架制作商也是舞台和电视背景道具的制作商。定制展览架可以在展览会所在地制作。在参展企业所在地预制展览架部件，称作预制展览架（prefabricated stand）。
定制展架的优势有几方面：
一是能根据参展企业的要求设计，可以满足参展企业的不同要求；
二是有个性，因而容易给人留下更深刻的印象。
定制展览架的劣势是设计、制作、工作相当复杂，费用可能很高。
（2）组合展览架（modular stand system）。组合展览架是按一定规格标准大批量制作的展架，成系列，因此也称作标准展览架系列，用于搭建标准展台。组合展架有木结构、钢结构和铝合金结构。木结构和钢结构是传统型展览架结构，铝合金结构是现代型结构，主流展架结构组合展架最早使用的材料是木材。木结构组合展架没有国家标准，但是制作商各自有比较齐全的标准，可以比较方便地满足各种展台需要。展架组件在工厂事先按标准制好。在展览现场，先建展台（这是真正意义的展台，是高出展馆的地面的展览平台），展板嵌入放在展台的槽内，四角用木柱或铁柱，展板顶部用木条来钉牢，展台墙面刷漆、贴墙纸或使用其他覆盖材料。木制展架的材料成本并不高，但是所需人工费却相当昂贵。此外搭建、拆除的效率不是很高，更加重了人工费，因此，木结构展架在欧、美国家几乎已被其它展架取代。
钢结构展架也是传统型展架结构。钢结构展架实际上是一种展柜，使用钢管或铁管做框架，用玻璃放置四周，上下是木制顶板和底板，四周配以裙板。这种展架中国曾大量使用。这种展架更适于纯展示性的展览会（比如博物馆、科技馆、教育展览会等），而不适于需要进行人际交流的贸易展览会。钢结构展架在贸易展会上也基本消失。
现代型铝合金结构展架是在高效率、低成本、低消耗的要求下发展起来的展架，铝合金结构特点主要是标准化的铝合金框架和各种部件，可以合成很多种形状，满足各种设计要求。现代型展架成本较高，但由于施工效率极高，材料更加耐用，因此总费用比传统结构的费用低。使用最广泛的现代型铝合金结构组合展架是德国的奥克坦姆系列和瑞士的西马系列。在全世界各个主要展场几乎都见到这两个展架系列。铝合金组合展架是统称，展架主要由铝合金框架和轻型化纤展板组成。现代型的铝合金展架已不再是单纯的展架，已包含展出工作需要的大部分用具。
系列的铝合金展架可以大致分为搭建展台的展台系统或结构系统（structural system）、用于连接展板的展板系统（panel system）以及用于组装成为展示道具的展示系统（display system）。结构系统主要用于搭建台；展板系统可以用于建造展台，但主要用于展示图文；展具系统包括各种展示用桌、柜、台、架、阁、墩等道具。目前展览会使用得最多的是标准展台，而标准展台基本都是由铝合金结构展架建成。
铝合金结构展架具有很多优势：
首先是结构优势，结实耐用，即使某一部件损坏，替换容易，组装多样灵活，可以组合成多种类型的展台；
其次是效率优势，设计简单。容易搭建、容易拆除，特殊技术及设备，简化工作、节省时间。容易包装，由于都是标准件，可以使用专用包装箱，包装紧凑、稳固、也易于运输；
三是费用优势，由于材料可以反复使用，因此平均成本降低。设计、施工程序简单，人工节省、时间缩短，因此费用降低。有人计算使用铝合金组合展架比使用定制展架的费用通常少一半以上。
铝合金结构展架也有劣势，主要是：一次性投资大，也就是购买投资大。因此，如果只使用一次或几次，不宜购买而宜租，不大容易组装成超大结构，或者特别结构；如果其他参展企业用同样的系列展架，就容易雷同，不易突出个性。
购买展架系列有以下好处：使用越多，平均成本就越低，可以随意组合，适用于不同展出要求和不同的展览场地；不一定需要专业的设计人员，制图员就可以设计出很多式样等。
购买组合展架的不利之处有:一些国家法律规定使用当地劳工，这将大大增加费用；使用不细心会加快损坏部件；两个展览会之间需要安排储存，要安排运输设备会产生费用；需要正常的维修等。因此只有在使用频率高的情况下，购买组合展架才有优势，否则组合架的成本要高于定制展架。
组合展架没有定制展架的展示效果好，缺乏个性。设计人员可以采取两种措施补救。一是使用装饰、布置手段，使用不同的展板、道具、照明、色彩、花草等可以造出不同的效果和个性特色；二是结合使用组合展架和定制展架。使用组合展架作为基本展架，使用定制展架突出个性，营造气氛，吸引观众。
2.    地面覆盖物
地面覆盖物是展台的组成部分，是设计因素之一，对展示有着比较重要的作用。设计人员不要忽略地面。在原水泥地面上不加任何覆盖物，设计效果就可能全部丧失。用地面覆盖物可以增强展示效果。地面覆盖物有木板、地毯、橡胶、化纤拼板、化纤地板革多种形式。木制地面覆盖物是传统的形式，现在不多见。在要搭建高出地面的展台面时，可以使用木制地面覆盖物。大部分展台使用化纤地毯，包括地毯块和条毯，基本都是满铺。公共用地，经常铺设橡胶或塑料地面覆盖物。如果展览场地已有非常好的地面，比如大理石地面，可以不再铺设其他地面覆盖物。但是，如果展览场地的地面使用了比如常见的水泥，就一定要考虑使用地面覆盖物。如果展览会提供的标准展台，一般已包括地面覆盖物，参展企业可以再考虑。但是如果是自建展台，就必须考虑地面覆盖物。地面大都是一次性使用，因此，要同时考虑质量和价格。使用什么种类以及什么颜色的地面覆盖物，主要根据展出内容和展出风格以及预算考虑决定。使用地面覆盖物不应该浪费，但是应该花的钱是要花。没有地面覆盖物可能破坏展示效果，使用质量差的地面覆盖物也会破坏展示效果和参展企业形象。
3.    展具和展台用品
展具是展示所用的道具，是展台的组成部分，与展台和展示密切相关。展台用品是展台工作所需的用品，与参展企业和参观者密切相关。设计人员一般不会忽略展具，但是同时也要周到考虑展台用品。
展具可以分为以下类别：
（1）产品展示用具，包括展柜、展架、展隔板、阁墩、模特儿、衣架、万宝格等，其中使用最多的是各种规格的展柜；
（2）    图文展示用具，包括展板、图框、图架、资料等；
（3）    装饰用品，包括墙面覆盖物、悬挂材料、幕帘、花草等。
现代展具大都与展架配套，规格、风格与其一致。
（4）    展台用品比较繁杂，包括以下类别：
A.    问讯用品，包括问讯台、资料柜、椅等；
B.    接待用品，包括桌、椅、沙发、酒吧台、茶几、灰缸等；
C.      办公用品，包括书桌、办公椅、灯、电话、电脑、打字机、录音机、计算器、文件柜、文件夹、记事本、传言条、纸张、信封、邮票、笔、橡皮、修正液、胶水、透明胶带、剪刀、尺、订书机、成交合同、废纸篓等；
D.      餐饮用品，包括烧水壶、炉、微波炉、热水器、冰箱、洗碗机、咖啡器、水池、餐具柜、开刀、开瓶器、托盘、盘、杯、刀叉、匙、咖啡、茶、糖、柠檬、奶、香槟、葡萄酒、啤酒、烈酒、果汁、矿泉水、点心、干果；
E.      清洁用品：包括吸尘器、拖把、扫帚、抹布、刷子、清洁剂、香皂、垃圾桶、垃圾袋、擦鞋用具以及更衣柜、存放箱、急救箱等后勤用品。
问讯和接待用品可以算作前台用品，其他用品算作后台用品。
花草有装饰作用，因此，一些设计人员喜欢使用花草作点缀，但并不是每一种产品、每个展台都要用花草来衬托。如果使用花草，一定要整体考虑，将花草作为整体设计的有机部分，而不是布置完毕后再来画蛇添足。花草的种类、颜色、形状要斟酌使用。
配备展具和展台用品要考虑实用，满足展示需要和展台需要；同时要考虑效果，规格、式样、档次要符合展出目标。展具和展台用品都有专门的供应公司，展览会组织者会有这些公司的名单甚至报价单。展具和展台用品租用的费用标准都比较高，因此，如果参展企业经常展出，可以考虑购置，或使用办公室的现有用品。如果租用，考考虑周全，并及时确定。临近展览开幕，租用可能越困难，费用也可能越高。
4.    照明
照明（或称灯光）是设计主要因素之一。
有的设计人员认为灯光是设计最重要的因素，是设计最出效果的因素，也是一项具有挑战性的技巧。合理地使用照明可以将参观者的注意吸引到展台，吸引到展品，可以使展品显示出最佳状态，可以创造环境气氛。但是在实际工作中，能够熟练、恰当地使用照明的情况并不多，不重视（包括一些专业设计人员）以及使用不当的情况却相当普遍。常见的使用不当情况有三种：展台照明不充足，灯光种类不对，灯光照射方向不对。
照明是一个非常专业的技术，在此主要介绍一些技术问题以及使用问题：
（1）    照明种类。照明设备种类很多，效果也不同。设计人要熟悉光源的色调、密度和效果。
首先是灯光照射方式，主要有两种，即泛光照明（floodlight）和聚光照明（Spotlight），泛光照明是一种散射的光线照明，用于大面积均匀的照明。聚光照明是一种狭窄的集中的光线照明，用于小面积或者集中的照明。
其次是灯光质量，在展示中广泛使用的光源基本有三种：钨丝灯、日光灯和卤灯，其中钨丝灯和日光灯是普通光源。
钨丝灯也称作白炽灯，可以制成泛光灯，也可以制成聚光灯。钨丝灯产生温暖的黄光。钨丝聚光灯能产生明显的黑影。钨丝泛光灯能产生半硬的光线，有些硬影。钨丝灯特别适合照射食品、木质品和陶器。钨丝灯能降低被照物的蓝色调。钨丝灯的弱点是产生热量，可能引起不适，另外不能太靠近易燃物品。
日光灯为直的或曲的管状灯，因此只能制成泛光灯，不能制成聚光灯。普通日光灯生产“冷”光，一种带有蓝调的光，与日光的质量相距甚远。日光灯不适宜照射皮肤、红地毯、咖啡、番茄酱以及很多其他物品。日光灯使这物体看起来不舒服。日光灯只会产生非常柔和的阴影，同时，减弱物品的立体感。日光灯一般只用作普遍背景灯。若在展台上使用，一般需要有其他光源配合。日光灯的优点之一是只生产少的热量。
石英卤灯也有泛光灯和聚光灯。石英卤灯的光线很强，会产生硬光，非常适合照射需要高光的物品，以突出显示表面质地，也非常适合照射立体的聚氯乙烯字体。石英卤灯产生非常浅淡的黄光，基本上只产生中性的色彩效果。石英卤灯的缺点，一是会产生非常高的温度，因此要通风，不能靠近易燃的材料和脆弱的表面；二是石英卤灯的价格相当贵，不易大规模使用。
除上述三种常用光源外，展览设计还可以考虑使用一些其他光源，比如霓虹灯、激光、纤导光、黑光等等。
霓虹灯是典型的装饰用光源，可以变色、变形、色彩鲜艳，动态感强，有相当强的吸引力。但是霓虹灯也有不利因素，一是电太大时，危险也增大；二是展场一般照明很强，霓虹灯强光效果减弱；三是很多展览会限制使用霓虹灯。
激光，可以在大范围内创造出科幻般的效果，容易吸引观众注意。激光还在发展中，前景看好。使用激光时，注意是否与主题有关。
使用玻璃或塑料纤维传导的光，可以在小范围出梦幻般的效果，适合作背景。纤导光比较弱，从严格意义讲是装饰，而不是照明。
黑光（black light），是一种人类肉眼直接看不见的线。有一些物品比如漆、塑料等对黑光敏感，在黑光照射下，可以看到类似霓虹灯的反射效果。但是亮度不高，因此要在特定的环境中使用。
（2）    照明安排
设计人员在安排照明时要协调考虑好两方面的照明：整体照明（overall lighting）和个体照明（individual lighting）。整体照明也可以称作展台照明，个体照明也可以称作展示照明，这两个方面的照明相互关联的。
照明安排的原则是：用光要充足；要隐蔽，以免造成阴影及反光；要经济，不仅是费用衫个的经济，而且是效用上确是经济，每一灯光都要尽最大效用。
整体照明对于参展企业而言，是场地照明或者展台照明。场地照明或者展台照明要注意灵活性，商业性展览活动性比较强、周期短，为了适应这种要求，最好采用灵活的光导轨和点射灯与一般照明形式配合。有天然采光的展室，要有手动或自动控制的遮阳装置，以备在光照变化是，随时调节光通量。要注意安全，注意光源的散热，用电量不得超出供电负荷，以确保展览如期顺利、安全地进行。要保证用光充足，首先用于展台照明。明亮的展台能吸引注意并能使展示显得好看些。展台仅仅靠展馆照明和标准展台的标准照明往往显得灰暗、人提不起情绪。照明多、灯光亮是一个相对的概念，是与展馆周围展台相比而言。石英灯和一组钨丝散光灯可以将展台照的通亮。钨丝散光灯的灯影比较柔和，特别适合高顶或无顶的展观以及低处的场地。但是对于需要安静的环境，注意力需要集中在个别特殊展品上，那就要将整体照明降低，而聚集在重点展品上。个体照明可以吸引或分散人的注意力，任何物体，只要有形状、质地，就可以在精心安排的灯光下显得更好、更有趣。展示中，钨丝聚光灯使用很广泛。钨丝聚光灯能形成明显的黑影，因而能够强调展品的立体感。要注意避免将阴影在其他展品或图文上，对于放在桌上和墙上的展品，使用钨丝聚光灯效果比较好。对于放在展柜和展架里的展品，使用安装在展柜和展架里的日光灯效果比较好。
要注意灯具安装在隐蔽处。对于玻璃器皿和液体展品，使用背投光效果很好。背投灯光更多地使用在灯箱上，用灯箱显示图文效果很好。摄影师非常重视灯光效果，展览设计人员也应如此。照明可以创造气氛。选择照明方式时，要考虑环境因素，北方寒冷地带喜欢白炽灯，因为白炽灯的光是暖光，接近阳光，而不喜欢白色的日光灯，因为日光灯的光是冷色的。在南方暖地带正好相反。
安排照明必须注意不论是散光灯还是聚光灯都要避免：（1）光线直射人眼；（2）光线反射人眼。光线遇物体会反射，物体面越光，反射力越强，光线按射向的角度反射出去。这一点设计人员个个都懂，但是在展场却常常见到的现象。设计人员对此不可漫不经心。对珍贵的文物绘画，用光要慎重。光有损坏作用，要与专家讨论后设计用光。
展台照明必须事先有计划，要在设计平面布局和展架结构时考虑。比如没有顶结构的展台不大容易随意安排光源。电源点、电压电流限制等也必须注意，要事先安排。到展台建完毕后再考虑照明，一般不会有很好的效果。
5.    色彩
色彩是设计的重要因素和手段之一。色彩和灯光配合使用可以创造一个良好的感觉和气氛，把优点充分显示出来。设计人员有自己的好恶和风格，但展览设计既是艺术也是生意，色彩应当被用来表达参展企业的意图，并且不抵触展览会所在地的色彩习俗。使用色彩要尊重一定的规律和习俗，也要避免机械、教条。色彩要为整体展示效果服务。
（1）    用色规律
第一、色彩种类宜少不宜多
第二、色彩使用服务于展台的整体效果
第三、色彩使用要服务于展品的整体效果
第四、  尊重民族和地方对色彩的禁忌和习惯，考虑参观者对色彩的反应，不要使用可能引起抵触情绪的色彩。
（2）    色彩选择
颜色搭配、使用要谨慎，要与灯光照明、展品展具的质地以及参展企业意图统一考虑。要从展台的整体设计效果出发选择色彩。色彩使用得当，可以大大加强展台整体效果给人留下更深的印象。不论目的或意图如何，用色不要太多，是一条普遍的规律，否则容易破环展台的统一协调、降低影响整体色调，应该只有一种或两种主导颜色，其他颜色作为配色应当与主导色相配，至少应当是互补的。
（3）色彩与区域。可以用不同的色彩连接与区分展品的类别区域，同时要充分使用色彩将自己的展台与周围的展台区分开。
（4）    色彩与展品。要结合展品考虑选择、使用色彩。使用的手法有：
一是相配
人们往往会潜意识地将特定的产品与特定的色彩联系起来。如果是使用相联系的色彩表现展品，就会使人有对应的感觉。比如电冰箱和洗衣机传统上使用白色或淡色，放电冰箱的厨房和放洗衣机的卫生间（或洗衣房）也通常使用白色或淡色。虽然有人将厨房、卫生间以及电冰箱、洗衣机改用其他色彩，但人们仍然将它们视为“白色”产品，而在展览会上，这些产品首先色彩让然是白色或亮色。再比如，黄金首饰一般与品蓝和红色相配，除了颜色对比效果好之外，品蓝和红色本身就有高贵、豪华之感。产品类别与色彩有相应的关系，产品个体与色彩有时也有相应的关系，比如柯达胶卷与黄色，富士胶卷与绿色。在这方面，色彩已被用于识别参展企业。
二是衬托
衬托也可以称为互补。色彩可以表达意思。如果电视机厂商想强调电视机的技术性，可以使用冷色并将电视机放在镀铭展架上，如果电视机厂商想强调电视机的耐用性，可以使用暖色并将电视机放在传统家具上，用色彩和环境表达出参展企业所想说的意思。设计人员常使用冰蓝色来衬托海产品，用草绿衬托乳制品，用厚实的色彩衬托工具，用温暖的色彩衬托食品、陶器、木制品和毛制品。
三是对比
为了突出展品，一些设计人员使用对比色。但是要注意避免使用相冲突的色彩。
最后要强调色彩并不能独立地创造出良好的展台环境，并不能最佳地展示产品。色彩要与照明配合使用，而两者必须与展架和图文配合使用才能产生应有的效果。
6.    图文
展览会上使用的图文是泛指文字说明、表格、图解、绘画、照片、标志等。图文是展示的组成部分，图文的作用是吸引目标观众，将参展企业和展品的有关情况传达给目标观众，并使目标观众留下印象。图文往往与展品同样重要。要使图文产生良好效果，必须协调安排其他设计因素，包括色调、照明甚至布局。图文安排的好，能使设计各方面因素相得益彰。
（1）    图文按内容和作用大致可以分为以下四类：
第一类是展台图文。在展览会上，一个展台很容易被其他展台淹没，每个展台都想方设法使用各种手段吸引观众。对于一个展台，突出和易于识别非常重要。图文在这方面可以起重要作用。
如果是公司展台，使用公司商号；如果是国家馆，使用国家名称。注意色彩和灯光的配合使用。聚光灯、背投灯、灯箱在这里使用相当广泛。注意展台展馆的位置和可能的参观者流向。确定图文的尺寸和朝向，以便参观者在可能的方向和距离见到图文。如果图文标志足够高，会吸引远处的参观者来展台。除了用大尺寸的图文标志吸引远处参观者外，还可以安排内容相同但尺寸小的图文标志，以使近处参观者和无意走进展台的参观者知道这是谁的展台。参观者常常会抬眼，却很少抬头去看标志。集体展馆里，可反复使用主题标志，在每个展台上使用，可以用统一的招牌、旗帜。
第二类是区域图文。对于面积比较大，而且划分不同产品区域的展台，这类图文十分有用。这是第二层次的标志，以帮助走近或走进展台的参观者发现感兴趣的展品。集体展台的设计人需要协调安排好由组织者统一制作的区域图文和参展者个别制作的区域图文，以免造成混乱。
第三类是展品图文。特大的和特小的展品多用照片、图片来反映。这类照片要强调拍摄和印制质量，要最好的。
第四类是介绍参展企业和展品情况的图文。如果是国家馆，以配备说明国家综合、社会、经济、生活、风景等情况的图文。如果是公司展台，可以配备说明公司整体情况的图文。此外，展品需要有说明（包括品名、型号、序号等），这是一般常识。文字要简洁、准确，图片应明快、突出，以使参观者花较短时间和较远距离看明白。参观者一般不愿意长时间或挤靠在一起阅览图文。
（2）    图文的有关工作程序是：确定图文内容、设计图文形式、安排图文制作、现场布置图文。图文与展品和宣传有密切关系，图文内容可能要由展品负责人和宣传负责人确定，但是，设计人员应当介入图文内容的确定工作。图文内容确定之后，设计人员负责图文的整体和个别安排。设想确定后，设计人员就与图文制作者（统一制作图文）和参展者（分别制作图文）紧密合作，安排图文制作。
（3）    进行图文设计要考虑的有关问题：参展企业的标志、体裁、风格，要明确、协调；要考虑每一件图文的功能与重要性，最重要的图文要设计在最重要的位置；注意图文的阅览距离，图文本身的尺寸以及文字和画面的大小，以便于参观者在多远距离能看清楚。
（4）    图文中要强调的是文字。文字是展览的基本组成部分，也是容易被忽略的部分。在作展览设计时，要与展品同时考虑文字。文字要与展品和与展示内容协调，融为一体。
第一，文字要精炼、易懂、客观。一些参展企业会觉得花那么多钱，那么多精力，只写出简单的说明太浪费了；另一些参展企业对文字难决取舍，于是洋洋洒洒都写出来，认为会有人感兴趣。实际上，展览会是最少阅读的地方。在贸易展览会上，参观者时间紧张、行走匆忙，他们兴趣在产品和生意上，很少会驻足仔细读文字，面对大块文字可能干脆不看，而对简短的文字可能边走边看。据统计，文字超过15个字（英文字），大部分参观者就不会走读 。另一种统计是参观者阅读不会超过2分钟。因此，文字数量要少，文字内容要易懂，另外文字措词要客观，少用文学描述。比如展示首饰，就没有必要使用“赏心悦目的……”、“精心制作的……”等词语。展览文字可以请专家编写，以便提高文字质量，使参观者能在行走之中看完、读懂并留下印象。在国际展览会上，译文必不可少。但是并不一定要译成每一种文字，一般要用主办国的文字以及英文。
第二，  文字可以分层次。大标题、小标题及说明要根据目标观众的水平安排深浅。大标题用以吸引观众，观众按自己的兴趣和需要读小标题和说明。大标题与展品一样重要。通常占的空间与展品也一样。文字越精炼越好，懂的观众一看即明白；小标题在许多情况下可以免去。非要不可的，一定要精心选词，稍懂的人看到便会明白；说明稍详细，供少数感兴趣但不很了解的人阅读。更详细的说明可以编资料，提供给感兴趣的观众带回去再慢慢看，而不要应用在展台上。此外，文字顺序必须统一。
第三，  要在文字表现手法上下功夫，要能吸引观众。根据整体设计风格选定字体、字型、色彩、尺寸、材料，整个展台最好选用一种字体。文字可以尽量大一些，一方面是为了能吸引远处的参观者，另一方面也是为了照顾参观者中的许多近视眼。说明文字要与展品、图片在同等视觉范围内，参观者不必近看说明远看图。文字可以使用变形体，但是要注意不论怎么变，要保证易读。好的设计表现手法是文字吸引了参观者的注意，明确传达了意思，而未让参观者注意到文字的表现技巧。设计人员要避免喧宾夺主让文字夺去观众对展品的注意，要避免哗众取宠使文字华丽复杂，不易阅读。展览文字不要用手写。
7.    声像设备
展览会上使用幻灯、电影、录像、电脑等设备的情况很普遍。恰当地使用声像设备可以吸引观众，加强展品、图文的展示效果。虽然设计人员可能不介入决定是否使用声像设备以及制作声像品，但是设计人员必须负责通盘考虑安排声像设备，以便设备发挥最佳效果，加强整体展台的展示效果，同时不影响周边展台。
（1）    要考虑声像设备的用途
不同的声像设备和不同的使用方法可以完成不同的展出要求。它们可以用来吸引观众，也可以是展品的组成部分；它们可以是短暂的，也可以是长时间的；可以是反复播放的，也可以是定时播放的。要根据展出需要安排不同设备和不同的使用方式。
（2）      要考虑设备位置。如果是为了吸引参观者，设备最好的在走道旁，或面向走道；如果是为少数选择的参观者播放或播放时间比较长，播放地最好在展台里，甚至隔离开。
（3）要考虑观众位置。设计时应考虑预计的观众数，应考虑他们站在哪里或坐在哪里，必须为观众提供充足、舒适的空间。
（4）要注意控制人流。好的声像节目可能会吸引参观者驻足围聚，这容易堵塞展台入口，妨碍通道人流。要预先估计环境，相应安排声像设备，控制好人流。
（5）要注意控制音量。幻灯、电影和录像大都配有声音甚至音乐。这将加强播放效果，吸引注意。但是声音过大，可能影响周围展台，造成矛盾和麻烦，最严重的是展览会组织者干预，封闭制造噪音的展台。同时声音过大也会影响自己，尤其是需要进行贸易洽谈的展台，高音量会使洽谈双方疲乏、急躁，对成交不利。因此要合理地放置喇叭、合理地控制音量。
（6）专业制作声像节目。声像制品从内容到制作尽可能地安排专业人员，以确保质量。好的声像节目可以给参观者留下好的和深刻的印象。为节省费用而牺牲档次和质量，可能给参观者留下反面印象，得不偿失。
（五）道具的租用与制作
道具来源一般是租用或者制作。租用道具的优点是省事，缺点是可能没有特色，开支也可能较高；制作道具的优点是有特色，如果道具反复使用率高，平均成本可能低。缺点是费事。不论租用或制作道具都要注意展架、道具成系列这一趋势。
展览会组织者一般都提供道具，或者将道具出租商的名单甚至报价单提供给参展企业。租用道具需要事先考虑周全，并按时间预租。要提前租定下来，到临开幕前租金可能上涨，并且可能没有供应或供应不足。现场租用的道具可能只有一个或少数几个系列，样式重复，不容易产生特别的或明显的效果。设计人员需要使用图文、幕帘等装饰手段创造出与众不同的效果。如果可能可以考虑从别处租用与众不同的道具。
租用道具的手续相当简单，按需要事先填好道具租用表格交展览会组织者或道具出租商，在规定或商定好的时间，道具出租商就会将道具送到展台。展览会结束，道具出租商会自动搬走道具。支付方式大多是预付定金，道具送到展台支付剩余部分。
如果展出需要，可以考虑制作道具。制作道具可以理解为购买道具和定制道具。如果制作展具，要考虑材料、式样、制作地点等问题。
首先是材料。展架、道具用料的传统要求是“轻型”、“耐用”以及“再生”。轻型是为了运输、搬运方便，耐用是为了延长使用，以降低成本。至于再生是指道具使用后可以重新制成新材料。尽量多的使用再用、再生材料，少使用丢弃材料，要符合“生态”和“经济”两项标准。还需要注意的是几乎所有国家和地区尤其是发达地区对展架材料的安全性有严格的规定，要求坚固和防火。
其次是式样。如前所述，展架道具的发展趋势是形成统一系列，也就是道具与展架的规格、样式相匹配。制作道具要与展架一并考虑。另一考虑是道具要易拆装、可折叠、多用途，适于快捷地安装而不要使用复杂的施工技术。
第三是制作地点。在参展企业所在地制作，要注意运输费用；在展览会所在地制作，要注意加强交流沟通，如果没有充分交流，制作复杂的道具可能会出现问题。
第四是包装。使用专用包装箱，可以节省包装材料、包装空间，减少包装重量。包装箱要结实耐用。尺寸标准为可以用最小的空间放置最多的展台材料；要适宜储存和运输，尺寸合适、重量合适，便于储存、运输和搬运。包装箱在展出期间还是合适的储存箱，部件、展品小箱等都可以安全地放在这些包装箱内。如果必须使用包装材料，可以使用一次性包装，但是，包装材料丢弃造成浪费，也污染环境；应尽量使用多次性包装，虽然需要较高的前期投资，但是，总体看经济并且污染少。
第五节     企业展览空间设计
一、空间设计形式
1.    单一空间
单一空间的重复即同质单元体的反复，有方向性的拓展，呈线型变化。这种重复的排列给人持续、稳定的心理感觉，在纷乱的展览空间里，能起到平和心境的作用，并有明显的导向意图。但是单元体重复排列会略显呆板。所以这种手法通常是用在展览空间的入口、走道和出口部分。
为了避免呆板，可以运用渐变的手法在大小、形状等方面把单元空间进行排列，把同一个形状或空间在排列中依据大小、高低、宽窄等多种形式渐变。相对于重复的排列形式，这样的渐变序列，同样给人整体统一的感觉，但并不呆板，会使观众的心情随着渐变而产生起伏变化。
2.    复合空间
指两个以上单一空间的复合渐变。在展览空间里，空间的组合形式各种各样，更多的是成组的空间序列变化，多个空间依照渐变的手法排列。变化有序的空间影响参观心理，渐渐把观众引向主体展览。单元或复合空间按照重复或渐变的排列顺序线型发展，将观众引入展厅主体空间，这时就应该形成线型的焦点，就像电影的高潮一样，在这里让观众的情绪达到最高点。往往在展览空间里，这个主体的空间焦点就是主要展区，大的形象背景和主要展品都集中在这里，高技术手法的展厅、声光电以及表演台等主体宣传区也都设在这个区域。正因为它是线型的焦点，所以在风格，材质上应是前面单元或复合空间的延续。
稳定均衡努力创造视点集中的焦点。像杠杆原理那样，这个焦点如同杠杆的支点，起到中心控制作用，而大面积的空间排列空间渐变甚至空地都应围绕着这个焦点，使整个展区达到稳定均衡的效果。
二、空间的渗透与融合
展览空间受摊位面积的影响，不能作无限拓展，只能在限定区域里做文章，区域内的空间要互相渗透与融合，不同展区的空间也要相互映衬，考虑整体效果。空间的渗透与融合主要分3个方面：内容间联系，两种空间渗透。观众视线要能在空间中流动。
空间的组合形式主要有下列几种：
1.封而不闭。虽然展览空间都自成一体，需要有明显的区域限定，在一个展览内部，依据功能的不同要分出若干限定区域，如洽谈、办公、仓库等等，但为了扩展视觉范围，绝大多数展场在意识上要封闭，但空间要开敞，达到封而不闭的效果。这种形式很很多手法可以表现。常见的如立柱、地台、半墙面、顶棚覆盖、栏杆等等。
2.空间影射，即间接空间。运用传统建筑的借景手法，在封闭区域时利用虚构架和透明材质将相邻的空间影射出来，便有限空间无限延展，并能相互融合，景致重叠，给观众柳暗花明又一村的开阔心情。
3.残缺空间。正因为展场空间面积有限，在传统意念中，同一组摊位的空间形式是完整而统一的，为了打破这种面积的束缚，如果大胆地运用残缺空间，就能无限延展空间。所谓残缺空间，就是不完整的封闭空间，让观众在意识到空间的限定时，又感觉到还未结束，有种向邻近空间拓展、渗透的魔力。
4.对比与主次
一个展览的布局是要有主次之分的，为了向观众展览出这种商家的商业运作，需要用多种形式来注释展品，并分出主次，主要从下列形式上体现：
（1）    形状
展板展架的形状是构成空间的主要元素，单一形状的展览不能产生视觉刺激，只有当形状在流动的过程中重复或渐变排列并产生特别形的效果，才能有主次的区分。
（2）    体量
单元体的体量在排列中有大小、高低等形式上的变化，一般情况下，以大体量的构造为主体，小体量的构造为辅助，产生对比态势。观众是沿着设计师给定的线路参观的，往往对正对流线方向的形体更为注重，所以很多主体展览区要设在垂直于前进方向的展览面上。
（3）    明暗
通过色彩和灯光的烘托，展区里层次丰富，明暗有序。一般在展览中，明亮的区域是主体展区。另外，人的视线在多数情况下都会不由自主地被高处的物体吸引，在参观线路中，也喜欢登台观望。所以在展区中如果抬高一块地面，并把构造做高，就形成了主体展区，并能吸引远处的观众视线，一举两得。
空间序列正如建筑和电影艺术一样，展览空间也是有着时间顺序的空间艺术。对这种空间程序的把握就和故事一样，有开始、起伏、高潮、结尾，整个流线中蕴含着一种旋律，或高昂或柔美，或理性或激情，并在流线中的每一段都能制作悬念，依照文脉的风格有着“启、承、转、合”之美。在展览设计中，可以运用各种手法来完成这个空间序列，空间的起始部分势如“豹头”，夺人心魄，引人入胜，中间的延续，犹如“熊腰”，落落有声，循序渐进，直达高峰；转而步入结尾，余音绕梁，如“凤尾”缠绵美丽。
三、空间程序
在空间流动的过程中，不同的流线产生异样的情绪，不同的围合态势造成异样的环境心理，古人以“风水”论布阵，在现代设计中，“风水”的理论得以拓展。从“风水”的角度看，平面布局中讲究的是地势以及气运的流线。为了科学地分析，我们引入环境心理学来加以论述。
空间之所以能流动，必须有人的参与。人们在不同的空间中感觉到不同的心理影响。作为展览空间构成基础之一的立体构成，有三个要素（即点线面的组合）可组成变化万千的心理空间。从广义上分，有三种空间形态，即开敞空间、半开敞空间、封闭空间。一个完全的空间，大多包含这三种围合的形式。
开敞式空间给人的心理感觉是动态的，开放的，从各个方向都能自由出入这个区域。半开敞空间属于中性空间，介于开敞式和封闭式空间之中，通过一些半通透的隔断或虚空构架来限定空间，人们不能完全自由穿越这个区域，但是，视线基本上可以畅通无阻的。这种半遮半掩的空间形态，比开敞式空间略显静态，却也比封闭式空间显得活泼。封闭式空间则四面隔断，或加顶盖，与外界分隔开来，人们不能完全自由进出。视线也有所限制，这里完全是静止的空间，也是相对私人的空间，在展区里多数用作办公或库房等辅助区域。
在参观流线过程中，人们多在开敞式空间和半开敞式空间里穿梭，视野时而开阔时而狭窄，心情也随着变化。设计师根据这样的心理规律安排展区的功能分配，一般来说，平和的心理势态对事物的记忆力不如动荡的心理势态的记忆，所以在空间运用上，应该刻意制造意外的变化，让观众被空间的神秘所吸引而去探索。
这三种空间的组合形式，在建筑设计中运用较广，建筑内室和外界的空间组合都离不开这种形式。展览空间从某种角度上看与建筑单位及规划极其相似，只不过展览空间融入了更多的商业概念。在空间的围合的形式上也比建筑空间简单得多，无论是材料工艺还是设计概念，展览的三种空间形式都由一些概念化的构架来组成。这些概念化的构架就是由点、线、面元素变化而成的。
日本著名的空间构成学者芦原义信先生在对空间的解释上加入了趣味心理思维，使我们能更好地理解点、线、面在空间中的运用。在空间形象设计中，点、线、面的概念是抽象而无限的，它们的组成是一种相对概念。“点”是最初始的形态，任何形态都源自于“点”。就宇宙而言，地球是“点”；就城市而言，建筑是“点”。“点”在博大的自然空间里到处存在，“点”是跳跃不定的，在空间中给人以欢快的心情。
“线”是点的运动轨迹，线是构成形态的基本元素。在城市中交错复杂的交通线路筑成了城市的命脉；绚丽多彩的服装都是由线交织而成的，任何形态离开了线都将毫无意义，“线”是有序的，在空间中给人以轻松的心情。面是线的运动轨迹，物体体现在人们眼前的大多是面的组合。
面是组成物体的主要元素，相对点与线，“面”的覆盖面更广，更占主导地位。在空间的构成中，“面”给人以稳定可信的感觉。
点、线、面元素共同构筑成了空间，它们不同的排列组合有着千差万别的效果，给人的空间心理影响也不尽相似。我们不妨作一个小小的心理测试。当你一人只身行走在广阔的沙漠之中，你本身是个不安定的“点”，没有依托，没有任何限制，你的心情或许是欢快的，但是没有方向，而如果你抬头看着太阳，你就会清楚地辨别方向，因为太阳与你连成了一条线，并在你身后有影子，这是“线”的魅力。如果在沙漠中你发现了哪怕是一小堵的残垣断壁，你都会欣喜若狂地栖息于此，背靠着墙放眼四周，这是面。“面”的存在给你以安定的感觉，你一定想着将残墙围合，并加上屋顶，构筑成安逸的房间，这就是空间的形成。
点、线、面的组合形成在空间构成的范畴里有以下的组合形式，为了理解下列这些空间形态，我们假设自己是空间中流动的一个粒子，简称“粒子”。
（1）任何空间的形成都是由“点”的定位开始的，一个点能确定位置，两个点能确定方向，从三个点往上能确定范围。当粒子在空间的范围发现了一个点，它就会向核点移动，像磁场作用那样，同时出现这儿的其他粒子也会向这个点集中，形成向心状的定位趋势。在实际情况中，广场上的纪念碑就是一个点，人们一踏上广场都会不由自主地往纪念碑集中。这种向心趋势能帮助我们确定中心点。
如果在空间的范围取义出现另一个点，有些粒子就会离开原来这个点向另一个点移动，并形成了运动方向，这是“定位”的延展，即点的运动轨迹构成了“线”。那么，线又表示社么呢？“线”是构成坐标的必需条件。在数学里，坐标是研究数字的依据，而空间设计更离不开坐标。任何感性的设计都应借助理性坐标。粒子只有在坐标中才能真正理性地确定方位。当出现三个以上的“点”时，定位的范围明确，粒子就会在这个范围里安然地游离，但总会在这些点的周围聚集。
（2）直线流动，即穿越式流线。空间的入口和出口在不同的两侧，观众从入口进入后，不论怎样流动，最后从另一侧出口离开，不用再回到入口一侧，这种流线较适合狭长的摊位空间，展览主体一般都在两侧摆放，人流不会有太大冲突，是比较简单的流线形式。直线流动的展览在平面布局中分为两种：一种是对称式布局，采用这种布局，使流线通道较明确，但略显呆板；另一种不对称的，流线通道较模糊，但空间有些变化，显得错落有致。
（3）环线流动。在一些散开的空间里，入口和出口在一侧，观众在进入展区之后，经过环线流动，又从另一侧的出口离开。环线流动的展览，布局比较复杂，理想的参观路线，能使观众按顺序遍观全体，将观众视点集中于陈列中心，可能避免观众相互对流过或穿行。参观路线的方向要依据大体的顺序和现代文字横排的特点由左向右按顺时针方向延展，不能时左时右使观众找不到首尾。路线区域的划分应有变化，必要的曲线可使空间单元明确，观众注意力集中。有时，参观路线的顺序可有可无，这要根据展览的规模性质而定。在较大规模的国际性展览会中大都无固定的路线，仅规定出入口，设导向板，即使观众未按规定亦不加干涉。此类展览活动规模较大，内容较广，若不顾观众的志趣使其处处受到约束限制，既不尊重观众，又降低了观众的观赏兴趣。
第六节     企业展览设计的要求
一、要和谐，不要杂乱无章
许多人认为，在所有规律中和谐是展台设计最重要的一条规律。展台是由很多因素，包括布局、照明、色彩、图表、展品、展架、展具等组成。好的设计是将这些因素组合成一体，帮助参展企业达到展出目的。
二、要简洁不要复杂
展台越复杂就越容易使参观者迷失，就越不容易造成清晰、强烈的印象。一般人在瞬间只能接受有限的信息。观众行走匆忙，若不能在瞬间获得明确的信息，就不会产生兴趣。另外，展台复杂也容易降低展台人员的工作效率。展品要选择有代表性的摆设，次要产品可以不加展示（但是这些产品要放在易于取出的地方）。展出公司往往以为数量能显示价值，因此大量堆放展品，在有限的空间堆砌展品效果其实最差。
选择布置展品有些像出门准备行李，难以舍弃。但是必须有选择，必有所舍弃。不要使用所有设计和布置手段。大家都在绞尽脑汁，使用所有手段进行竞争，结果展馆五光十色、花里胡肖。大家都在叫，却没有人听到。必须与众不同，简洁、明快是吸引观众的最好办法。照片、图表、文字说明应当明确、简洁。与展出目标和展出内容无关的设计装饰应减少到最低程度。不要在展台墙板上贴零碎的东西，比如展览手册、小照片等。不要让无关的东西分散观众的注意力。
三、要突出有焦点
展示应有中心、有焦点。展台的焦点能够吸引注意。焦点选择应服务于展出目的，一般会是特别的产品、新产品、最重要的产品或者被看重的产品。通过位置、布置、灯光等手段突出重点展品。咨询台也可以是焦点。声像设备也可以将参观者吸引到展台。为产生最大展示效果，应当设计布置焦点，但是焦点不可多，通常只设一个。焦点过分容易分散参观者的注意，造成迷惑，减弱整体印象。反面的情况是不少展台一个焦点也没有，这是设计错误。可以通过单独陈列利用射灯等手段突出、强调重点物品。造成焦点，但是要注意不过分强调衬托用具，以免喧宾夺主。
四、要明确表达主题，明确传达信息
主题是参展企业希望传达给参观者的基本信息和印象，通常是参展企业本身或产品。明确的主题从一方面看就是焦点，从另一方面看就是使用合适的色彩、图表和布置，用协调一致的方式以造成统一的印象。预算充足的参展企业往往会建造豪华的展台，为参观的各方人士留下深刻的印象，但是可能并没有传达明确的主题和信息。设计人员往往注意吸引力、震撼力，而忽略表达明确的商业意图，或者忽略宣传产品。使用设计、布置手段和用品要服务于展出目标，要与展出内容一致。不要贴挂与展出目标无关的照片、图画。不要播放与展出内容无关的背景音乐。
五、要有醒目标志
与众不同能吸引更多参观者，使参观者更容易识别寻找，也会给走进展台的参观者留下深刻印象，并在会后被触及回忆。设计要独特，但是不要脱离展出目标和商业形象。
六、要从目标观众的角度做设计
传统的设计，特别是庙宇、宫殿、银行等，强调永恒、权威和壮观。但是在竞争的展览会上，展出成功与否在很大程度上靠观众的兴趣和反应。因此，展览设计要考虑人，主要是目标观众的目的、情绪、兴趣、观点、反应等因素。从目标观众的角度进行设计，容易引起目标观众的注意、共鸣，并为目标观众留下比较深的印象。
七、要考虑空间
设计人员还要考虑展台工作人员数量和参观者数量。拥挤的展台效率不好，还会使一些目标观众失去兴趣。反过来空荡的展台也会有相同的效果。对此，展台面积是主要因素。但是设计人员对展台面积没有多少决定权，主要靠在设计安排上下功夫。比如布局、展台展架使用量以及布置方法。
八、要考虑人流安排
参展企业也许希望在展台内有大量的能自由走动的观众；也许希望吸引大量的观众，但是只让经筛选的观众走进展台；也许希望记录每一观众的数据，也许希望只记录经筛选的少数观众；或者甚至不考虑此工作。展台安排对人流控制管理是关键因素。因此，设计人员在开始就要了解参展企业希望何种人流。
九、展台要易建易拆
展台结构应当简单，在规定时间内能够装拆。建拆施工时间通常由展览会组织者决定。设计人员在开始设计前应当了解施工时间。
十、设计要慎重，不轻易更改
设计时，要考虑周到、全面，设计方案一经讨论通过就不要轻易更改，尤其不要在后期更改，更改可能拖延施工、增加费用、甚至影响开幕。预算常常是矛盾之源。预算和设计之间可能有很大差距。作为设计人员，必须现实地接受预算，在预算内尽力做好设计工作。如果预算不清楚，并不意味没有限度。这很可能造成很多麻烦。如果设计施工开支过多，设计人员应承担责任。因此，要坚持弄清楚预算标准，控制开支，事先安排所有项目及标准，在预算内做好设计施工工作。
专家视点
爱立信的设计失误
1999年春，网络NETWORD—INTEROP博览会召开。爱立信公司认为40%的参观者都是他们的运营商和服务商的目标市场，于是设计了以“使用ip，讨论商业，享受爱立信”的主题活动，这些活动包括产品展示、现实生活中的商务应用以及现场脱口秀等活动。
但是，在展览会的第一天，竞争对手的展台人头攒动，爱立信的展览场来的人很少。尽管爱立信当时还有一个赠送礼品的现场展览会，礼品还是当时流行的SWATCH手表，但观众只是路过时好奇地看看，好像有一层无形的障碍阻碍了他们进入。
发现问题之后，调查迅速展开，而且很快找到了症结：首先，爱立信的估计过于乐观，参观者中爱立信的目标顾客不到30%；其次，观众对爱立信的展览布置充满困惑；第三，观众对脱口秀之类的调侃娱乐形式不满意。
专家点评：
很明显，展览的管理与设计思路出了问题。如此之低的目标观众比例，爱立信却租用了5100平方英尺的大场地。
爱立信的第二个失误是展览设计不符合大众心理，用调侃的形式展示科技产品，再怎么说也有点“过头”。
展品运输
第一节                    展品包装与装箱
一、展品包装分类
展品包装装箱是涉及展品运输工作的第一步工作。工作内容依次为小包装、大包装、打印标志、衡量重量和尺寸、装箱、制作清册。在展出地，展品破损是无法更换的。因此，展品包装要比普通包装要求高。另外，展品衡量、造册工作比正常贸易的运输要复杂，因为，正常贸易运输往往是品种单一、尺寸单一，而展品运输往往是品种复杂，尺寸不一，因此，衡量、造册工作要求也高。
1.    销售包装
展品的直接包装是小包装，也称销售包装。展览会结束后，展品或者回运、或者赠送、或者售出，在大部分情况下，展品还要再包装，因此，展品小包装不能是一次性的包装。小包装的功能有两种：一是保护功能，在运输、搬运过程中保护产品，二是艺术功能，放在货柜上能吸引顾客。如果展品是直接展出（裸展），可以不考虑小包装的艺术效果，而着重考虑其保护功能。小包装要能够人工搬动而不用器械搬动，因此要注意重量。为了装卸、搬运方便，包装箱不宜过大。小包装箱大多是纸箱。
2.    运输包装
小包装外需要大包装，也称作运输包装。大包装箱多是纸箱和木箱。如果可能，尽量使用纸箱包装，因为有些国家对木材包装要求严格，规定必须使用经过处理的木材。展品包装箱应当坚实、简便。运输包装箱应结实、耐用以适应长途运输需要；包装箱应设计简单，比便非专业包装人员可以打包和拆包，可以人工开箱并再封箱而不带借助器械。大包装箱不论是纸箱还是木箱，在封箱后最好再用打捆机打捆，因为纸箱的胶条和木箱的钉子不一定能承受反复装运。大包装也要注意尺寸，要能够出入展场的门和电梯。
3.    集装箱和木套箱
大包装箱还不是真正的运输箱，用于运输的箱子是集装箱或木套箱。展品箱尺寸不一，要紧凑地装入运输箱中需要一定的技术，因此，装运输箱最好由有经验的人指挥。装箱紧凑，一是防止运输途中摇晃，二是为了节省体积。运输费用是按体积计算的。易碎物品箱最好放在运输箱的上部，以免被压坏。动植物检疫物品箱最好放在运输箱靠门外，以便于提取。
4.    包装衬垫物
垫底物应使用规范的化学包装材料，比如气泡塑料膜、压塑块、泡沫颗粒等，因为它们的防震压性能好，禁止使用稻草、废纸等易带病虫害源的物品。衬垫物也有重复使用问题，因此要用可以重复使用的包装材料，比如气泡塑料膜就比泡沫颗粒容易重复使用。
装箱时可以装一些小工具、钉、钩、绳、胶条等现场布置、维修可能使用的东西。随时使用的、尤其是当地不易买到的东西也应该装箱。但是易燃、易腐、有毒展品严禁装箱。一般使用替代品，这一点在选择决定展品时就要考虑到。鲜活品需要单独装箱，快速运输。
二、包装箱标志
1.    标志内容
运输包装箱要按规定标志，内容包括
（1）    运输标志
（2）    箱号
（3）    尺寸或体积：长×宽×高（以公分为单位）
（4）    重量：以单位标毛重
（5）    参观企业的名称、展馆号、展台号、以及其他标志
2.    特别标记
运输标志一般在包装箱的顶部和两侧打印运输标志。易碎物品，要打上国际通用的易碎标志——“玻璃杯”。如果是其他要求也要一一标明。比如需要防潮就打上“雨伞”标志，其他标志有“不能倒置”、“重心在此”、“挂缆绳处”等。每个箱子都要有清晰的标志，一方面是为了防止运输中丢失或弄混，一方面是为了在展品堆积如山的展览会现场容易辨别寻找。包装箱都需要量尺寸、称重量，以便制作体积衡量单。
三、装箱单和展品清册
展品装入小包装箱、再装入大包装箱，最后装入运输箱。装箱数量一定要准确。要防止漏装、错装、装箱不符的情况。为做到这一点，在任何一个装箱过程中，都要安排一人点货、一人记录。展品运输的特点之一就是杂，任何一环疏忽，就有可能造成展品清册和装箱单的错误。这也将给运输、报关、拆箱布展造成混乱和麻烦。
装箱后，需要制作装箱单和展品清册。装箱单和展品清册必须准确、清楚，必须与箱内展品相符。
第二节          展品运输
展品运输大致可以分为三个阶段：运输策划、去程运输和回程运输。每一个阶段都有一些专业的要求。
一、运输筹划
运输工作需要统筹策划。运输筹划涉及运输方式、运输路线、运输日程、运输费用、运输公司和代理等因素。
1.    运输过程
复杂的运输过程可以包括以下阶段：参观者将展品运至指定的集中地点，集体展出组织者理货后将展品用陆运方式运到港口、机场或车站，然后用海运、空运或陆运（火车、卡车等）方式将展品运至目的地港口、机场或车站，然后用陆运方式将展品运至展台，最后在展览会结束后将展品运回，或者运往下一个展览会所在地。
最简单的运输过程是门到门运输，即由参展企业所在地将展品直接运到展台。展览运输过程经过的地点主要有：
1.    参展企业所在地（陆运：卡车）
2.    展品集中地运输
3.    发运地港口、机场、车站（海运、空运、陆运）
4.    目的地港口、机场、车站
5.    展馆
6.    下一个展览地
去程运输线路为：1-2-3-4-5-6
回程运输线路为：5-4-3-2-1
2.    运输筹划内容
（1）    调研
运输筹划之前首先要掌握各方面情况，这就需要进行调查研究。调研的范围主要根据工作需要安排，可以包括：运输公司、报关代理，交通航运条件，可能的运输路线和方式，发运动和目的地，车船运输设备，港口设备和效率、安全状况，运输周期和轮班、班车、航班时间及费用标准，发运地和展出地对展品和道具的单证和手续要求和规定。
如果是国际展览，要了解本国和展览会所在国的海关规定、手续、税率、特殊规定以及展览会所在国对展品进口和处理、运输、保险等的规定和要求。了解展出地是否许可办理临时进口手续，以及免费进口宣传品、自用品等。了解参展企业所在国和展览会所在国是否都加入ATA公约，以便通过商会索取临时进口表格并办理有关手续，并要了解展览会所在国对展品和道具的处理规定和手续：出售、赠送、销毁、回运，要了解海关是否对展览会有特别的规定，比如给予展览会的配额。
大部分情况可以通过展览会组织者了解，或者通过运输公司或运输代理了解。调研内容详细一些为好。
（2）路线与方式
运输路线与运输方式有着密切的关系，常常互为决定因素。
运输路线最简单的是门到门运输。这里所指门到门运输是将卡车开到参展企业所在地装货，然后直接开到展场卸货的运输方式，不是指将货物交给运输公司，由运输公司安排运输，在展场交货的门到门运输服务。
国际运输路线最常使用的路线可以分为三段：第一段，从参展企业所在地将展品陆运到港口；第二段，从港口将展品海运到展览会所在国的港口；第三段，从港口陆运到展览会所在地。运输费用通常也是这样计算的。
运输方式主要有水运（包括海运和内陆水运）、空运、陆运（包括火车运输、汽车运输等）、邮递、快递、自带等。运输方式也可以分为：集中运输或分散运输、专运等。集体运输和分散运输将在“集体运输“一段中讲述。各种运输方式有着不同的优势和劣势。
水运
时间长，但是费用低。水运，尤其是海运可能是大型国际展览的主要和经常使用的运输方式。
空运
时间快，适于时间紧、货物少、特殊货物，比如生鲜产品等。空运费用一般比较高，但是如果货物少，只有几小箱，费用可能更省。或者机场距离展馆近，陆运费便宜；而港口离展馆远，陆运费贵，计算总费用空运可能更便宜。但是在一般情况下尽量少用空运。
陆运
介于水运和空运之间。陆运可能是展览运输最广泛使用的、不可缺少的方式。如果是安排漂洋过海的国际展览运输，会需要安排港口两端即港口与参展企业所在地和港口与展览会所在地的陆运；而更多的是国内展览或大陆（比如欧美大陆）内的展览运输，只需要陆运。在欧美大陆，展览运输相当发达，展览运输常常是使用专用卡车进行门到门运输，卡车在参展企业所在地装货运到展场卸货。
散运
或称一般货运。运输公司在仓库收货，拼装发运。拼装可能需要比较长的时间，但是收费比较低廉。
专运
运输公司在仓库收货或到发运人指定地点收货并将货物直接发运到目的地，可以是一种门到门运输服务。专运时间快捷一些，但是收费要高一些。
其他运输方式，包括特快专递，适于特急、小件物品。如果展品不多，很多参展企业愿意随身携带。但要注意海关手续问题。
运输路线和方式的选择因素主要有：一是路程、距离远近、时间、距离开幕式的时间、展品情况和特性（即数量、体积、重量）等；二是特殊要求，比如展品是否易腐，是否需要冷藏等；三是费用，包括运费和保险费等，保险费在运输途中按时间增值计算，运输贵重物品时，海运和空运的保险费大不一样；最后还要考虑安全性。
运输路线和方式的安排有一些原则，尽量将展品安排运到展览现场，即安排门到门运输或门到门运输服务，尽量使用集装箱或其他安全的运输方式；尽量不要多次发运，争取一次发运。发运批数多了容易造成混乱；尽量减少搬运次数，以降低破损率。如果可能，尽量避免转船、转运。
（3）日程
展品、运输日程要尽早安排，以便能协调安排好一系列工作包括展品、道具、资料等展览用品的筹备，使展品及其他展览用品能在恰当的时间运抵目的地。
重要的展品、运输日期有：展品开始征集、展品制作、展品备妥或集中日期（也称作交箱日期）、安排运输、办妥单证手续日期、办理手续日期、装车日期、陆运发运日期（一般与装车可同日）、装船日期、海运发运日期、中转日期、抵达目的港日期、运抵展览会指定地点时间，以及回运和调运的日期等。
在确定展品运输日程时，在大的方面，不仅要考虑运输所需的时间，还要考虑展品、道具、资料等展览用品准备所需的时间以及办理有关单证和手续所需的时间并要协调好这些工作和时间。在细的方面，要考虑运输公司的能力和信誉、装卸货的速度、运输过程中可能的延误包括发生故障、港口工人罢工、严重压港等情况。
大型国际展览会期间，港口或机场以及展览会现场有时会出现积压现象。如果是大型或重型展品，要通知有关部门在展品发运前将展品准备好，并提前安排运输并在其他参展企业之前将大型和重型展品运抵展场。展品到达日期不宜过早，以免产生大笔仓储费用；也不宜过晚，以免一旦出现延误赶不上展览会，损失更大。权衡之下，运输时间适当留有余地为宜，多花仓储费比晚运到、耽误布置展出要好。
运输方式和日程确定后，尽快作出具体安排比如定舱。另外要通知并监督所有有关方面协调做好工作，以免出现该发运了展品还未制作好等情况。
（4）费用
通常分为展品费用和运输费用。展品费大多体现在正常的经营管理费用中，因此，大多不反映到展览费用中。但是，展品运输经理和展览项目经理应当心中有数，在确切地计算展览成本效益时需要考虑展品开支。
运输费用在展览开支中比较突出，通常分为运费（陆运、海运等）和杂费（装卸、仓储等）两大类，统称运杂费。细分内容有：发运地陆运费及杂费、发运地仓储费、装货港港口劳务费、保险费、海运费、目的港港口劳务费、装卸费、堆存费、港口至展馆运费、装卸费、空箱存放费、空箱回运费、运输代理费、海关代理费等。与运输有关的费用比如关税、增值税、销售税、所得税、附加税等往往也一并算入运输费用。
运输业是一个独立的大行业，有着自己的专门用语和独特计费方式。这些用语和计费方式容易使行外人迷惑，而运输公司一般也不解释。运输费用一般包括一下内容：
运输里程。远则贵，但是越远则平均里程越便宜，这是运费中最显著也是最容易懂的因素。
劳务。运输安排过程中需要的人力费用。
时间。运输公司有正常运输日程，正常收费。但是，如主运人需要加快运输，运输公司就需要做出专门安排，费用也将上升。比如，按规定货运卡车每天只能运行800公里。如果时间紧，必须在一天内行1000公里以上，就必须安排两个司机昼夜赶路，费用自然要多收。
税。运输途中产生的收费征税要全部加入运费中。
运费的计算有很多方式：①按货物性质划分收费标准，比如农产品、轻工产品和电器产品收费就不一样，后者要贵一些；②按货物包装划分收费标准，比如裸装货物（家具等）、箱裸混装货物、装箱货物收费不一样，前者要贵；③按货物数量划分收费标准，如几箱货和整车货（往往半车货也可以算作整车货）收费不一样，前者要贵；④运输公司收费标准为尺寸重量计价，即货物哪一方面数字大就按哪一方面收费。如果运泡沫塑料，就按尺寸收费，如果运铅锭，就按重量收费。
在计算尺寸时，运输尺寸不完全是按包装箱计算，还需要考虑运输箱（比如集装箱）的尺寸。即使是尺寸一致的包装箱，码放在集装箱内也不可能不完全占满集装箱的空间，四周和上部可能有多余空间。如果是尺寸不一致的包装箱，浪费的空间就会更多。因此，运输公司将按运输箱计算尺寸，而不是按包装箱的尺寸计算尺寸收费。作为参展企业，即发运人可能没有专业知识或条件去计算、安排尺寸或重量，但是，可以根据展品、道具和运输箱的尺寸设计出合理的、紧凑的包装箱。
为了避免运输公司任意收费，可以要求几家公司报价，从数家报价公司中选择一家。降低运输费用还有其他一些方法，包括：安排好时间，尽量使用正常运输方式，用定期班轮，避免使用加急运输方式。如果展品、道具比较多，可以装满一个或几个运输箱。那么就可以考虑不使用包装箱，以节省包装和空间。虽然收费标准可能高一点，但是整体费用将节省。
如果展品运输任务比较多，可以固定使用一家运输公司，要求特别优惠。运输公司在运量达到一定标准后会降低运输收费。
如果可能，统一安排运输，费用比分散运输的平均成本低。
在签订有关运输合同和服务合同前要明确费用标准。支付时，要逐一核对有关单证、项目、数据，确认无误后再付款。如有错误则要求更改，巧立名目的款项要拒付。费用付清后最好索取“一切费用结清证明“。
展品运输费用表
类别
项目
去程
回程
合计
总计
展   品    费
制作、购买费、包装费
维护费（保卫、清洁）
保险费
关税
增值税
附加税
销售税
所得税
运   输   费
参展企业所在地路陆运及杂费
发运地仓储费
装货港口、机场、车站费
保险费
运输及杂费
运地港口、机场、车费
装卸费
目的地仓储费、堆存费
至展馆运费
装卸费、掏箱费
空箱运回费
空箱存放费
运输代理费
海关代理费
其 他
（5）集体运输和单独运输
集体展出通常由组织者统一运输。统一运输有许多好处，一是可以节省参展者的时间和费用，二是可以避免混乱，三是可以更有保证地将展品按时运到展地。并可以使用集装箱方式运输，安全、快捷。
使用集体运输的方式，参展者需要按组织者的要求提前准备展品、道具和资料，在规定的时间内将展品、道具和资料运到指定的集中地点，并按要求办理有关单证，主要是展品清册。然后由组织者安排理货、装箱、发运、接货、办理有关手续、将展品运到展场。此时，参展者空箱、布置。组织者负责安排空箱存放。展览会结束后，参展者负责再包装、装箱，并交组织者。组织者再安排办理有关手续、回运或调运、接货、办理有关手续和分运。
集体运输要求组织者协调安排好各方面的工作，包括将有关运输安排、要求、规定用书面形式通知参展者。这一项工作可以在确认参展者时做，也可以在召开筹备会议时做。有关安排、要求和规定内容包括：运输日程，要特别注意航班之间的间隔；运输费用标准，运输工作由组织者统一安排，但是费用一般由各参展者负担，如果有补贴，包括全部补贴，也要通知参展者；运输报关所需的单证文件，运输需要办理一些手续和单证，其中一些需要由参展者办理或提供基本情况，国际运输的单证尤其复杂，要详细说明，保险要求；包装要求，包装材料和包装规格要求，内包装要能反复使用，外包装要能经受住长途运输；运输标志，包括展馆号、展台号、展品集中地点和日期、发运日期、展览会刊、海关对展品、道具等物品的规定。
如果是单独展出，或者集体展出却不统一安排集体运输，那么参展企业就需要自己安排运输事宜。单独安排运输的程序与统一安排运输的程序基本一样。
一些重要事项提示如下：尽早了解运输时间比如船期；尽早租定往返舱位；选用发运地和目的地信誉好、能力强的运输代理；了解发运地和目的地的海关规定、手续、单证要求；认真制作清册，按箱列明每一物品的品名、规格、价格等细节；制作回运清册时要准确地相应变动；仔细包装以免破损；在箱子的至少两个侧面打印运输标志，可以使用颜色，以便在混乱的展场识别，箱子不可太大，以免搬运困难，最好用不需要工具便可开、封的箱子；避免转运，尽量安排将物品直接运到展场，接货办理人知道装运前的一切有关情况；安排空箱存放并适时安排空箱回运到展台；办理运输途中和展出期间的保险。
3.    运输计划表
运输计划表
负责人：
展览会名称：
地点：
日期：
展出面积：
展品集中日期：
装车日期：
发运日期：
运输计划表：
抵达目的地日期：
发运港（机场、车站）：
目的港：
运输标志：
二、 去程运输
去程运输是指展品自参展企业所在地至展台之间的运输，一个比较完整的集体安排的去程运输过程可以大致分为以下几个阶段：
1.    展品集中
这是集体展出、统一安排运输的特点。参观者将各自的展品，道具运到指定的集中地点，首先要安排一个合理的展品集中日期，合理是指考虑到参展者准备展品的时间和运输所需的时间而决定的日期。展品集中后，由集体展出的组织者或受委托的人理货，根据展品量安排运输箱及运输事宜。然后将展品拼装装入运输箱内。
2.    装车
指在展品集中地将运输箱装上卡车，运往港口、机场或车站。装车日期与下一程的长途发运日期应衔接好。装车要做好现场记录；核对箱数、监督装车、办理手续。发车后立即通知装货港口、机场或车站的运输代理准备接货。
3.    长途运输
这是运输的中心环节，包括水运（海运和内陆水运）、空运和陆运（火车运输和卡车运输），还可能包括中途的转运。其中，海运手续最为复杂，卡车运输可能最为简单。
办理海运，要提前向运输公司订舱，使用“委托租船通知书”，“租船通知书”注明总体积、总重量、最重件重量、装卸口岸、要求到达目的港日期。舱位定妥后，立即填写“委托装船通知书”连同有关单证交给运输公司在装卸港的分公司或办事处。
装船时，要根据情况决定是否监督。在有特殊箱件或遇装卸设备、技术差的港口时，应予以监督，以防止出现意外或差错。装船后取得提单交收货人。船启程后，将装船通知发接运方。
船发运后，要跟踪船舶航行情况，一旦发现延误立即催运。情况比较严重时，协商运输公司采取紧急措施以确保运期，但要查清原因和责任，以便合理解决增加的额外费用。
如果运输路途遥远，可能需要转船，这就需要安排二程甚至三程船。如遇必须转船的情况，更要跟踪注意运输途中情况，遇到问题立即解决。
铁路运输，要估计车种和车数，提前向铁路部门办理用车手续，并于发运前向装车站提出装车安排，填写“货物运单”，同时办理公路托运手续。
如果是卡车运输，最好安排从展品集中地到展馆的门到门直接运输，由三段合并成一段运输，并可以省去多次装卸。
如果是空运，需要提前多一些时间订舱，尤其是使用空运压力大的航线以及航班非常少的航线。办理空运需填写“国际货物托运书”。
4.    交接
安排运输的人员可能不参加展览会，因此要将有关情况交待给指定的展台人员。运输环节多，因此要交待仔细。
5.    接运
接运是指在目的地接受展品，办理有关手续，并将展品安排运到展馆。
展品发运后，应委托或派人在目的地接运。要了解展品到达情况，如有延误，立即采取措施，与运输公司、运输代理、港务局、展览会组织者等有关单位联系，商量办法，争取提前靠港卸货、最先卸货并尽快运到展场。另外也要了解装卸设备情况、办事效率、手续环节等情况，提前做好卸货及运抵展场的安排。
如果展品提前运抵，应安排提前运进展场所在地或近处，避免多次装卸，争取少付或不付存储费用。如果需要存储，避免存放在港口仓库，因为港口或车站仓库一般收费很高。存储期间要注意安全。
展品运到前后，根据各地实际情况定，办理展品进口手续和提货手续，安排货物检验，了解展品处理手续和有关税率，办理免税手续等事宜。然后安排展品运抵展场。
6.    掏箱
指将展品箱从运输箱中掏出或卸下，并搬运到指定的展台位置。可以委托运输代理安排，也可以安排展台人员干。如果委托运输代理安排，展台人员也应予以协助。要事先安排好掏箱时间、设备和工人，并考虑开箱、走动、搬运、布置等工作，确定道具、展品箱卸放位置地点。
要监督掏箱，以保证掏箱工作准确、有序。掏箱过程中，将所使用的人工数、工时、设备等情况和时间记录在案，一式两份，双方签字，一方一份，以备结算。
7.    开箱
指开展品箱，开箱工作一般由展台人员自己做，特殊展品可以安排专业人员开箱。开箱次序要根据展台布置进度和展场情况事先安排好。道具箱先开，其次开大件展品箱，贵重物品和小件物品箱后开。施工期间展场很乱，要注意防盗。开箱前要注意箱件是否完整，是否有被盗痕迹。若是运输途中被盗，应及时联系海关出具证明。开箱时，应该进行清点、核对。展品完整无缺，皆大欢喜。但是也可能出现问题，包括：点缺，第一次开箱清点时发现短少，而包装完整（非盗窃），属装箱时漏装或少装，应填写有关证明或另编点缺品清册；点多，第一次开箱清点时发现多；遗失，途中遗失和展出期间遗失；损坏，包装不善，运输不善、装卸不善包括野蛮装卸、布置和展出期间事故造成的展品损坏。若展品有损坏，应填写受损证明。受损证明式样参见下表。
受损报告书
_______年___月____日__________号
保险凭证号码：                              号
保险金额：
运输工具名称：
航程：自                      经                   至
起运日期：
受损日期：
损失情况：
施救整理情况：
索赔金额：
备注：
负责人：__________填报人：__________
拆箱时要考虑再使用箱子，注意保护好包装箱，不要遗漏任何东西。空箱要注明公司名称、展台号、编号及“空箱”字样。空箱由运输代理运到仓库保存。空箱要保存好，在闭幕前，运输负责人要估计空箱再使用情况，并与运输公司安排空箱在闭幕时运回展台，仍用于包装展品，或者回运，或者赠送。
三、 回程运输
回程运输是指将展品自展台运回至参展企业所在地的运输，简称作“回运”。但是对于安排统一运输的集体展出组织者而言，将展品自展台运至原展品集中地的运输称作“回运”，然后将展品自展品集中地分别回运给参展者所在地的运输称作“分运”，还有一种情况是将展品运至下一个展览地，传统上称作“调运”。
1.    回运
回运与去程运输基本相同，只是运输方向相反，另外除了包装、装箱、装车要抓紧时间外，其他时间要求一般不高。
回运筹备工作在展出期间就应该着手。闭幕前制作出回运的展品清单，估计回运箱件情况和回运日期，然后定舱，且委托运输代理安排在闭幕时将空箱运回展馆，并安排装箱和装车。展览会闭幕前，若有展品需要处理，要请海关人员及运输代理到展台办理有关手续。国内展的展品处理和运输办理要简单一些。
回运展品需要再包装，对易碎品要格外小心，尽量使用原包装箱盒。并注意重新标注运输标志。国际运输中，货物严禁夹带个人物品，这一点要向展台人员强调。展品若有任何损坏，要做记录、拍照，填写有关证书，并通知保险公司。
如果安排紧凑，展品包装、装箱完毕后就装车。装车时仍需做记录，并请代理签字或开具收条以示接手货物、划分责任界限。如果展台人员先于装车离开展场，必须将未处理完毕的业务包括装车委托给运输代理。要用书面委托，并要求代开具展品箱收到的书面确认，以明确责任分界，不能口头通知运输代理就离开现场。
回运展品发运后运输工作并未结束，还需办理结关、付费、以及交接等工作。
2.    分运
展品回运到原先的展品集中地后，由集体展出的组织者或委托的运输代理将展品箱再分别还给参展者。分运工作也需要认真做。如果不是原运输负责人做，需要做工作交接。展品发运后，要及时通知参展者接货。清点、装车、发运等工作都要有记录存档，以备将来查询。
3.    调运
也称作转运或调拨。有关安排和手续与去程运输相似。如果紧接着有一个展览会，展品自然需要调运到新展地。如果下一个展览会日期还比较遥远，则会产生回运还是调运的问题，需要权衡工作需要，比较运费、仓储费以及占用流动资金等情况再做决定。如果是国际间的调运，可能会有比较复杂的海关手续。
四、 展品运输中常见问题
展品运输，尤其是国际展览运输是一项需要重视并认真做好的工作。运输不当，可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况，可能导致很严重的后果。最常见的问题有：
1.全部或部分展品、道具未及时运到；在展览会上，有时可以看到如此可怜的情景：展台空无一物，展台人员一脸尴尬、不知所措。原因很可能是展品还在运输途中，或者在运输途中损坏、丢失，或者还在海关仓库里，海关手续未办完等等。这些都是运输工作失误所致（人力不可抗拒的情况除外）。
2.展品破损因包装不好而破损；尺寸、重量不合适，给运输、装卸带来麻烦，并可能导致额外费用（作特殊安排）以及延误时间。
3.缺少单证，比如产地证、检疫证等，导致额外费用甚至导致扣货、付款等麻烦和损失；未随身将单证携带齐全，导致有关手续延误；运输标记不明确，造成运输延误；拆箱野蛮，造成包装箱破损，回运时再使用困难；包装箱储存不善丢失。
五、 运输代理的工作准则
国际展览运输协会对现场运输代理规定了如下业务标准：现场运输代理的业务在很大程度上依赖于三个方面的有效管理：1.联络；2.海关手续；3.搬运操作。国际展览运输协会对这三方面的最低要求如下：
1.    联络
联络的第一要求是语言。国际展览运输协会现场运输代理成员必须是会说流利英语、德语、法语以及展览会举办国家或地区的主要语言的雇员。
这些语言几乎可以应付任何可能发生的事情。虽然参展企业和外国运输公司在筹备参加国外展览会时会安排翻译，但是，协会要求现场运输代理能够用客户的大部分人员的语言进行交谈。只有熟练的语言能力才能达到这点。
现场运输代理必须在展览会场设立全套办公设施，如果会场不具备条件，代理要在合理的距离内最好是步行距离内设立办公设施。在后面的条件下，必须配备全套的、常设的支持设备以便与地方办公室及时联系。
参展企业必须能够随时找到现场运输代理而不需要走出会场。
为了协助客户与协会现场运输代理的联络，协会要求现场代理配备以下设备：国际电话线路、国际电传线路、国际传真。
不允许通过地方电信部门提供这些服务。如果现场代理没有条件配备这些设备，至少也要配备传真。在大部分国家已不存在安装临时电话或电传线路的困难，少数发展中国家除外。
现场代理必须提供详细、有效的邮政地址，这一点对临时在现场工作的代理非常重要，并安排展览会前后运输单证文件（提单、海关文件等）直接寄给现场代理。
2.    海关手续
现场工作最关键的部分可能是办理海关手续。
协会代理与展览会组织者共同为展览会设立临时免税进口手续。根据海关规定，现场代理可能还需要担保或交保证金。
下一步是与海关官员商妥在现场工作的期限和时间。包括正常工作之外的时间、周末、节假日。有些国家海关规定不得在正常时间之外工作，但是大部分国家的海关只要提前通知并作适当的补贴安排，可以日夜工作。
协会代理必须做好上述两项安排以及其他必要的安排，以便可以随时找海关官员办理手续。
每天工作开始时间不得晚于8：00，工作结束时间不得早于16：30，在这个时间之外，如果有需要，仍可以找基干职员办事。
根据这些标准，可以有足够时间安排海关手续：
（1）    进口手续
整车放行卸货：在预先完全通知的情况下，货车抵达后6小时；在未通知的情况下，货车抵达后24小时；
空运货物放行：在预先完全通知的情况下，货车抵达后8小时；在未通知的情况下，货车抵达后48小时。
（2）    出口手续
包装检查：在预先完全通知的情况下，开始后2小时；在未预先通知的情况下，申请后8小时；
装车检查、铅封、货车放行：在预先完全通知的情况下，装车后3小时；在未预先通知的情况下，申请后8小时；
办完出口或转口文件：在预先完全通知的情况下，提交文件后4小时；在预先通知的情况下，申请提交文件后8小时。
另外需要指出的是，除进口手续未预先通知情况之外，所以手续都由同一海关官员在一个班次内完成。货车装货完毕等待文件和铅封不应过夜。同样，参展企业要求海关检查掏箱和装箱应该在同一天办理。
但是如果货车在海关下班前抵达或装完，又未事先通知，便难免过夜等待。同样条件下，参展企业临下班前要求海关检查也可能无法安排。
以上时间期限的前提条件是参展企业提供全套、准确的文件，事先通知并准确地表述和申报。
3.    搬运操作
协会代理必须熟悉现场并在展览施工和拆除期间能随时使用合适设备和有经验的搬运工。现场代理有责任事先预计到非常规、大尺寸的物品的运输装卸问题，并相应准备好特殊设备。
代理要在现场安排仓储地，如果不可能，就在尽可能近的地方（不超过30分钟的路程）安排仓库，以存放易被盗或保密的物品。
空箱应当存放在现场或离会场尽可能近的地方，以备万一参展企业将物品遗留在箱内需要寻找。另外也为了展览会结束后能迅速运回空箱。如果有条件，空箱应当存放在室内。如果没有条件，必须采取措施保证空箱回运时与运出时状况一样。
空箱及时回运是展览会拆除成功的关键因素，使参展企业能尽早装箱和装车，这有助于尽早清场。
如果展览会面积不到10万平方米，空箱全部回运时间最晚也不得超过正式拆除第一天的12：00。如果参展企业或组织者同意，并更有利于拆除进度安排，空箱空运可晚一些运回。
如果展览会面积超过10万平方米，将视情况安排空箱回运时间。但是在一般情况下，空箱回运工作必须在正式拆除第三天开始的时候全部完成，即便这样，代理仍必须合理安排，保证凡要求空箱回运的参展企业都可以在正式拆除的第一天中午便开始收到部分空箱，其他空箱在以后陆续回运。
在任何情况下，不允许发生有任何参展企业一直等到拆馆的第三天才收到空箱的现象。
卸车和装车必须按商定的时间进行。以下时间适用于10万平方米及以下的展览会：
卸车或装车必须在同一天内尽快完成，条件是：车辆按拆除计划时间抵达，或在工作日有足够的时间内抵达。如果晚到，在不影响其他按时抵达的车辆装卸的情况下，必须在第二个工作日一开始就装卸。另外，如果展馆只有一个运货门，那么为该门附近展台运货的车辆应当尽量安排在施工期后卸车，并安排在拆除期最前装车。
协调好所有参展企业的要求，并相应安排好搬运操作，就可以避免出现混乱。在现场设立仓库有助于解决问题，对各方都有益处。
现场代理在收到使用吊车的要求后，应当能够在第二个工作日提供吊车服务。在此期间，代理可以安排设备和劳工。如果参展企业要求当天使用吊车，代理在可能的情况下应该尽量安排，最晚在第二个工作日的开始时应安排好。条件仍然是不影响周围展台、走道、运货门的正常工作。
现场搬运操作的成功完全在于现场代理，现场代理必须事先协调好所有参展企业的搬运要求，并提前将相应的安排通知组织者和所有参展企业。这样就能够避免参展企业提出工作计划之外的搬运要求，或提出临时遇到的难题。
但是不事先通知现场代理，却突然提出立即要解决的大问题的现象确实存在。这种情况可能会严重影响正常的展场搬运工作。现场代理的任务之一就是使这种现象减少到最低限度，尽可能消除这种情况。
第三节          展品运输的相关手续
出国办展览都需要办理展品和运输单证、海关手续、保险手续，但是，各国、各地对单证具体要求可能不一样，海关和保险手续的具体种类、具体程序也可能不一样，需要事先了解，并相应做好准备。任何差错都可能给展品、运输工作带来麻烦。应当重视有关手续和单证工作，并认真、仔细、按时做好。
一、单证
单证是展品和运输有关单据、证明、文件的统称。单证可以大致分为展品单证、运输单证、海关单证和保险单证。在出国展览工作中，单证与包装和运输一样被认为是比较困难的工作。本节将重点讲述可能需要参展企业或集体展出组织者自己编制、办理的单证。商品检验局、运输代理、海关等有关单位出具的固定格式单证将简单提及名称或作简单介绍。
1.    展品单证
展品单证是有关展品的证明和文件，出国展览需要办理的单证多一些。展品单证包括：展品清册、普惠制原产地证书、原产地证明书、领事认证、商品检验证书、动植物检疫证书、濒危物种再出口证明书、熏蒸证明、配额证等。
（1）    展品清册
展品清册是展品工作最重要的、最基本的单证，也是运输、海关、保险等相关工作的重要单证。编制清册要内容完整、数字准确。
展品清册的内容分封面、目录页、本体三部分。
封面内容包括展览会名称、国别、年度、标题“展品清册”、组织者名称；
目录页内容包括序号、单位、内容（类别）、种数、箱号、箱数、金额、体积、重量、展台号、页码；
本体是展品清册的主要内容所在，包括运输标志、展台号、页号、类别、序号、箱号、展品编号、品名、规格、数量和单位、价值（货币名称、单价和总价）、页总价小计以及箱数和金额数、重量（净重或毛重）、尺寸、标记、制表人、审核人、批准人等。
展品清册内容编制需要注意以下问题：
A关于编制顺序：清册按包装箱和分来（展品、卖品、宣传品、礼品）顺序编制。
B页码：集体运输时展品清册可以有分页码和总页码。总分页码是清册的页码，分页码用于展出单位，一个单位有一个分页码系列。
C编号：清册内的每件展品都必须有编号。如果是同一类的数件展品，可以用同一编号。
D品名：展品品名要求准确，按《华盛顿条约》规定要写“学名”，这关系到上税。
E标价：为了方便通关，所有货物都必须标价、申报。出售品需要标价，其他展品和用品比如礼品、宣传品、自用品、招待品、道具等即使是无商业价值，也需标价，一方面是为了避免麻烦和延误。另一方面，很多国家对任何留下的物品都需要上税，包括散发的展览资料、自用品等。因此，宜为展品清册上的所有物品都标上价格。有些参展企业为了少缴关税，便可能在展品清册上做手脚，将货物价格标得很低。这也许会省一些小钱，但是不值得，可能是自找苦吃。首先海关人员对报关中的问题很清楚，有许多种办法对付未如实申报者，暗斗起来，吃亏的是申报者。万一遇损，保险公司将按报关清册价赔偿，因此，展出者还是适当地标价为好。
F重量，也要如实标明，不要为了省费用而将重量写小，可能会导致危险的后果。在实际操作中，按清册标注重量安排起吊设备和支撑物，承受不了实际重量便会出事故。
展品清册需要根据展出地海关要求分别编制，包括原始清册、售品清册、赠送品清册、宣传品清册、招待品清册、受损品清册、遗失品清册、回运品清册、点多品清册、点缺品清册、遗弃品清册等。不同的清册用于办理不同的手续，比如宣传品供散发；招待品清册同于办理进口报关；赠品清册，也称礼品清册用于办理进口报关；售品清册用于办理进口报关；展品清册用于办理保税，展毕回运。展出期间，还需随时记录展品及其他用品处理情况，包括赠送、销售等。
（2）    产地证书
在优惠关税适用范围内，可以凭产地证办理减免关税的待遇。产地证有三种：第一种是普惠制原产地证书（Certificate of origin FROM –A）简称作 From A。发达国家给予发展中国家在关税优惠待遇，办理关税优惠手续的条件之一是出具原产地证明书。普惠制原产地证书在中国由商品检验局出具。
第二种是原产地证书，有些没有实行普惠制的国家也要求原产地证明书，此种原产地证明书在中国由中国国际贸易促进委员会出具。
第三种是领事认证，拉美、阿拉伯国家多使用，在中国由各驻华使馆出具，一般情况下可以用原产地证代替。
（3）    商品检验证书
也称品质检验证书。世界大部分国家和地区对各种粮油、食品、饮料、酒、药材、保健品、农产品、畜牧产品等与人体直接有关的产品一般都需要商品检验证书。有些国家和地区对炊具、餐具、茶具等与人体间接有关的产品也要求商品检验证书，比如日用瓷的含铅量标准，需要品质检验证书。还有一些其他检验要求，需要办理证书。商品检验证书由商品检验局出具。
（4）    动植物检疫证书
分别为动物检疫证书（Health Certificate）和植物检疫证书（Phytosanitary Certificate）。世界绝大部分国家和地区对动植物进口都限制很严。限制范围不仅是活的动植物，还包括死的动植物及其制品，比如动物裘皮、草柳编织品等。动物及动物制品需要办理动物检疫证书，植物及植物制品需要办理植物检疫证书。有些国家和地区可能要求对木制品、草柳编织品等进行熏蒸，并要求出具熏蒸证明。
（5）    濒危物种再出口证明书
《华盛顿条约》限制国际间进行濒危动植物及其制品的贸易。濒危动植物及其制品包括象牙、名贵兽皮等（使用本国原料或进口原料加工制作的稀有动物制成品）。在中国这些产品需要有国家濒危物种进出口管理办公室（属林业局）出具的出口或再出口证明书。
（6）    配额单证
很多国家实行进口产品配额制。受配额限制的产品进口必须有配额，表现形式就是配额证。目前，受配额限制的产品以轻纺产品为多，比如服装、鞋帽、箱包等等。配额证由外经贸厅局受理。
（7）    展品出口许可证。商务部（原外经贸部）和各地外经贸厅局办理。
（8）    商业形式发票。多用展品清册代替。
2.          运输单证
运输单证是办理运输所带的单据、证明、文件。运输环节越多，尤其是国际运输，单证的要求也就越多。发货人办理运输需要填发一些委托通知，包括委托租船通知书、委托装船通知书、空运托运书等等；装货时需要办理一些单证，包括货载衡量单、装箱单、集装箱配装箱明细表等；运输方收到展品后，出具提货单证，包括提单（海运提单、空运提单等）、铁路货运单等；其它单证还包括回运展品后的委托分运通知单（以及运费结算单证，包括运费清单、运杂费结算证明）等等。
运输工作每一事项一般都有一份书面单证，主要运输单证有：
（1）    委托装船通知书。这是发货人的单证，是发货人委托运输代理办理装船、报关并分送资料的证书，主要内容有装货港、卸货港、运输标志、展品件数、总体积、总重量、最重件、发货人、收货人、受通知人、提单、委托船长代办事项、保险、附件等等。
（2）    货载衡量单。也称作体积衡量单，是发货人办理运输所需的单证。货载衡量单是所有展品箱或裸装物品的尺寸、重量的统计单证，内容包括：运输标志；展品箱号，按顺序排列；箱数；箱件尺寸，以公分为单位，以最长、最宽、最高处为准，异形包装箱按正方形计算体积；体积，取小数点后三位数；重量，指毛重，以公斤为单位；每页注明箱数、体积和重量的小计，每个参展单位的衡量单都要有箱数、体积和重量的总计。
（3）    装箱单。是运输方的单证，用于运输和海关工作，内容主要有集装箱号、集装箱规格、铅封号、船名、船次、收货地点、装货港、卸货港、交货地点、提单号码、发货人、收货人、通知人、标志和号码、件数及包装种类、货名、重量、尺码、装箱日期、装箱地点、装箱人等。装箱单一式数份，分别交发货人、运输代理、海关、装货港、船长、卸货港等。
（4）    集装箱配箱明细表。运输公司要求发货人填写的表格，内容主要有集装箱号、空箱重量、货物品名、件数、重量、体积、目的港、装箱地点等。
（5）    提单。运输工具不同，提单名称也略不同，比如海运的提单称作海运提单，空运的提单称作空运提单。提单由运输方开具，交发货人用于提货。发货人应当注意争取要“清洁提单”，避免提单上背注“二次装箱”或“箱件破损”等字样，以免船方遇损时，船方推卸责任。如确系箱件破旧，船方坚持加注，也应将附注限制在最小范围内，即注明某几号箱状况，而不能笼统包括全部箱件。需转船的货物，要在提单上注明“转运货物”，以免在转运中因海关手续造成延误。海运提单由船长、大副或船长代理出具。远程运输可以寄发，近程运输可托船长随身携带。
二、海关
1.海关程序
如果是出国展览，需要办理海关手续，程序是：
（1）    出国前在本国海关办理出关报关手续；
（2）    在展出地海关办理进关报关手续；
（3）    展出回国前，在展出地海关办理出关结关手续，也称再出口报关；
（4）    然后待回国展品运回后在本国海关办理进关结关手续，也称作再进口报关。
（1）    和（4）项是在本国海关办理手续，（2）和（3）项是在展览会所在海关办理手续。海关报、结关手续是随展览货物流向办理。海关报关手续可以由参展企业办理，也可以委托给运输报关代理办理。但是，也有些国家和地区海关规定必须有报关代理办理。不同国家和地区的海关有不同的手续程序和单证种类。
2. 中国的展览出口报关和再进口报关的手续和单证
（1）出口报关：参展企业组织出国展览在展品发运前，必须办理海关申报手续。所需单证主要有报关函、报关单、清册、出口许可等。
报关函，也称发运致海关函，是参展企业发给海关，简单说明事宜，要求办理有关海关手续的函件，一般随报关单、清册等一同递交给海关；
报关单，全称为出口货物报关单，是海关单证，由参展企业填写，海关审核。报关单内容包括申报单位编号、海关编号、出口口岸、经营单位、指运港（站）、合同（协议）号、贸易性质（方式）、贸易国别（地区）、消费国别（地区）、收货单位、运输工具名称及号码、装货单或运单号、收结汇方式、起运地点、海关统计商品编号、货名规格及货号、标记、件数及包装种类、数量及单位、重量（毛重、净重）、成交价格（单价、总价）、离岸价格（人民币、外币）、集装箱号、随附单据等。
（2）    再进口报关：展览会结束后展品运回国内，还需要办理再进口报关手续，或称作结关手续。所需单证包括回运致海关函、进口货物报关单、原出口报关清册和回国展品清册、出口货物许可证、出售展品报关通知单、出售展品发票、外汇核销单等。
进口货物报关单：内容包括填制单位编号、海关编号、进口口岸、经营单位、收货单位、合同（协议）号、批准机关及文号、运输工具名称及号码、贸易性质（方式）、贸易国别（地区）、原产国别（地区）、外汇来源、进口日期、提单或运单号、运杂费、保险费/率、标记、件数、毛重、净重、包装种类、海关统计商品编号、货名规格及货号、数量及单位、成交价格（单价、总价）、到岸价格（人民币、外币）、关税完税价格、税率、关税税额、工商税完税价格、工商税税率、关税交款书号、工商税交款书号、交款书签发日期、集装箱号、随附单据等。
回运展品清册：回运展品清册是在原清册基础上，去掉出售、赠送、消耗、破损等展品和用品，重新制作的清册。
海关的有关手续、程序可能常有变化，国内各地的海关手续也可能有所不同，比如北京海关对出国展览报关、结关规定：出国展品出国报关时需要缴纳展品保证金，金额为清册价的5%，回国展品运抵北京后两星期内结关。若无展品回国，则在展览人员回国后两周内结关。不按上述日期结关，海关没收保证金。因此参展企业要事先了解清楚。海关的任何规矩，都应认真遵守。
3.国际上有关展览的海关手续和关税主要形式
（1）保税方式。前提条件是必须在保税展览会场展出，申请保税会场手续各国不一样。如果是单独展出，可以委托使馆办理，手续可能会简单点。即便在保税会场展出仍带办理报关手续，使用临时进口报关单。货物检查一般可以在会场进行，但是这种检验办法不适用于需要动植物检疫的物品。在保税现场的物品不能携出。
保税方式可以简化报关手续，但是考虑到展后的展品处理经常是不同，比如回运、赠送、出售、遗弃等，仍需要办理不同的报关手续，因此，想利用保税方式真正简化报关手续是比较困难的。
（2）再出口免税方式。提供相当于关税金额的保证金，然后办理进口手续，使展品得以通关展出。但是，该方式是以展品再出口为条件，因此，展品也不能随意处理。由于再出口物品必须与进口物品完全一致，因此，使用这种方式的检验相当严格。展览会结束后办理再出口手续，然后取回保证金。这一过程可能很费时间。虽然再出口免税方式可以免除关税，但是费工费时，操作费用也相当高。如果使用这种方式，在海关同意的前提下，可以请使馆或银行出具担保函。这样可以免交保证金，避免展后索回的麻烦。
（3）进口方式。办理一般进口手续，交纳关税后展品作为当地货物，可以自由处理。这种方式需要交税，但是办理完报关税手续后，处理相当自由。交了税而未出售的展品理论上可以办理退税，但是手续往往复杂，时间往往拖得很长。
（4）ATA方式。也就是货物暂准进口方式。这是一种免税准许临时进口的海关制度，手续简便，不上关税。但是，前提条件是参展企业所在国和展览会所在国都必须是ATA公约成员，另外，参展企业必须严格遵守制度，在展览会结束后，将所有展品再出口。
在国外的报关工作多委托运输报关代理做。作为参展企业也要协助、监督。一方面是为了督促代理迅速办理手续，另一方面是为了发现问题，立即共同解决。发达国家海关工作比较正规，照章办理即可。一些发展中国家海关可能比较灵活，在遵守海关规定的前提下，参展企业可视情况和条件开展友好工作，争取简化手续。但是如遇刁难，如果不是参展企业的过错，则要据理力争。
出国展览商要注意展出国对产品的进口限制：
《华盛顿条约（濒危和野生动植物保护条约）》适用范围的物品包括：濒危和野生动植物及用其原料制作的物品，比如皮毛、地毯、皮革、工艺品、标本等，这些物品为禁止进口商品，或者需要特别出口许可证。
《动物检疫法》适用范围的物品，包括动物、肉、皮革等。除要出口国政府检疫部门开具的检验证明书外，仍需要办理复杂的手续、重新检验并花费较长的时间。
《植物检疫法》适用范围的物品，包括植物、种子、稻草、土等，除需要出口国政府检疫部门开具的检验证明书外，仍需要办复杂的手续、重新检验并花费较长的时间。
《食品卫生法》适用范围的物品，包括食品，与嘴接触的餐具，除需要出口国政府商检部门或卫生部门开具的卫生证明外，仍要办理检验手续。
《医药法》适用范围的物品，包括医药品、化妆品等。这些最好由专门经营的进出口商办理，手续可能比较复杂。
对有关危险品法适用范围的物品或展品的限制可能比较严格，办理手续比较复杂，要予以注意。
4.    报关代理的工作准则
国际展览运输协会对出口代理规定了如下业务标准：
出口代理的工作范围可以分为六个主要部分(1)联络；（2）展前客户联系；（3）单证办理及通知现场代理；（4）最佳运输；（5）现场支持；（6）展后处理/回运。
（1）    联络
为了进行有效的联络，协会成员必须都能够使用英语进行联络。所有代理都必须有员工可以说流利的英语。
联络的第二个因素是设备。所有代理都必须有常设的国际直线电话、电传和传真设备。一些发展中和第三世界国家政府可能限制使用传真，这种情况除外。在其他无限制的情况下，本节所列设备是必备的。
最后一个要求也是很明显的一个要求，但是却不时被忽略的要求是所有代理必须有一个明确的邮政地址，因为代理可能还有其他业务和其他地址。
（2）展前客户联系
在6个工作部分中，这一部分可能是最关键的。因为这一部分工作，任何一项未完全做好都会给参展企业的展出工作带来麻烦。
作为协会会员的出口代理给参展企业的要求必须是内容明确、简洁（参展企业不会阅读空洞冗长的词句），最重要的是不能有歧义。要求必须使用参展企业的语言。出口代理有义务安排翻译（由现场代理或展览会组织者发出的）基本运输要求。在任何情况下，不允许出口代理将运输要求原封不动地转给参展企业。
当然，在语言困难、缺乏地方和技术知识时，对基本运输要求的阅读不易。作为协会会员的出口代理要努力将要求翻译清楚、全面，使参展企业能读懂。
运输要求必须包括以下内容：
A单证文件。世界各地的现场代理需要办理许多不同的单证文件。此需要准确的单证说明，最好有样本。要建议参展企业利用ATA通关单证册，以最大限度地减少单证文件，并出具“授权签字和修改函”。
必须让参展企业完全了解手续规定，包括从本国出口并进口到展览会所在国，以及办理手续所需的时间。
B包装/标志。出口代理应当了解运输方式和路线，必须让参观企业知道展览会所在国有关包装的规定，并注明对特殊货物的包装标准。出口代理必须确保所有包装都按基本运输要求印有标记。
C截止期。截止期必须明确，并被执行以便货物按要求规定的时间运到目的地。截止期必须包括所有选择，也就是空运截止期、海运截止期、陆运截止期和铁路运输截止期，以及拼装或整装运输截止期。出口代理必须在展览会开幕前至少90天提出截止期要求。这对于需要远程海运的运输尤其重要。
D其他情况。还必须让参展企业知道有关产品和展览会所在国的任何特殊规定，也就是：限制的物品、随时携带的物品，进口特别要求或审查等等。同样，对进口或重量的任何限制也应当告知参展企业。
（3）    办理单证文件以及通知现场代理
货物启程时必须将展品情况和搬运细节用电信方式通知现场代理，参展企业，展台号、展品运到展台的要求时间、箱数、尺寸、毛重、净重、体积、GIF价格。运输细节也必须包括在内：航班号、提单/空运提单号、卡车货车/集装箱/铁路货车号。
获取形式发票/装箱单（或相同的文件）以及运输单证（空运提单、提单等）后必须尽快用传真发给现场代理。现场代理要求的可转让单证要按现场代理的时间表和基本运输要求的规定份数分两份用航空快邮或航空快递发出。
作为协会会员的出口代理必须确保按基本规定提供正确、完整的单证以免办理海关手续的延误。
（4）最佳运输
考虑到货物的特性、预算和时间限制，作为协会会员的出口代理应当向参展企业建议最佳的运输方式和路线。此建议的根据是前面所提到的标准，对展览会所在国的了解和基本运输要求。
（5）现场支持
出口代理对现场支持的主要目的是确保客户在运输和装卸各方面获得国际展览运输协会的专业标准服务。第二个目的是帮助和支持现场代理，以使其顺利完成他的那一部分工作。
出口代理的现场可以用不同方式达到上述目的，出口代理可以作为所有客户和现场代理之间的缓冲协调人，处理所有运输有关事务。也就是现场代理只需与一个人打交道而办理很多参展企业的事务。现场代理可能因为缺乏语言能力而与一些客户交流有困难。
在展览搭建和拆除期间，出口代理将与现场代理的搬运人员建立密切的关系，帮助现场代理处理棘手问题。比如，吊运一件困难的物品，现场代理常要等参展企业的技术人员到场，而出口代理可以代为解决。出口代理可以随时协助海关检查货物，可以迅速安排空箱运出和运回，减轻现场代理的压力。
展览会期间，出口代理要巡视所有客户，以便收集展品处理或回运的要求，并整理成准确的、易读的表格转交给现场代理。简而言之，出口代理将作为现场代理的一个成员，直接负责其所有运输客户的事务。
（6）展后处理/回运
出口代理将展品处理和回运的有关要求明确地交待给现场代理后，还该监督所有搬运操作，以确保各项工作按时，并符合基本运输要求，使客户满意。
任何展品成为进口品，出口代理将为之办理所产生的当地税务。如果，任何物品改变流向，出口代理一般应当通过现场代理办理，交待交货条件、交货地点、销售条款。将海关和进口的所有情况通知现场代理，以便相应安排运输。
回运运输将由出口代理安排，通常自行办理运输手续。但是，仍要将有关货物和海关手续的全部要求告知现场代理，办理展览会所在国的再出口手续，避免延误结关，以顺利办理再进口手续。
现场费用，包括展览会闭幕后需要支付的费用，由出口代理承担。然后，折成客户所使用的货币，按出口代理的条款转到客户应支付账单上。
三、保险
1.保险种类
组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出品丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，参展企业需要自行安排保险。保险涉及投保险别、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等，因此，展览所有有关险别在此一并说明。
展览涉及的险别比一般人想象的多，包括展览会取消险、展会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等。展览会的保险名目繁多，比较冷僻的险别有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。
但是，参展企业没有必要保所有险别，根据规定和需要选择险别投保。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。此外参展企业可以根据自己的实际需要办理其他险别。
2.办理投保需要注意的事项
展品和道具险保期要包括运输和展览全过程。投保险别有展品的盗窃险、道具的火险等。
运输险是展品在运输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后，按清册价办理保险手续。
一般办理一切险种，并取得保险单。保险期从货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。
其他险别根据强制性的保险要求以及实际需要视具体情况决定，比如战争险。在运输途中货物发生破损丢失，应设法向事故责任方取得理赔单证。若无法取得理赔单证，则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书，连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。
第三者责任险，为防止施工期间施工人员的事故、防止参观期间参观者的意外伤害，比如展架倒塌压伤参观者，应在展览施工和展出期间投保第三者责任险。
展出人员险，包括医疗保险、人身事故险、个人财产丢失险等。比如，飞机目前未能达到百分之百的安全，因此，有些参展企业为其展台人员办理乘坐飞机的人身险。这是在飞机票价内的保险之外加办的保险，万一出现事故，事故受损方将获航空公司和保险公司两笔赔偿。
保险应当是展览业人士所掌握的业务，大部分展览保险是参展企业根据运输、施工等规定条款听取保险公司建议后安排的。
参展企业一般可以使用有长期关系的保险公司。如果展览会所在地有规定必须使用指定保险公司，在了解清楚后按规定办。展览会组织者通常会推荐可靠的保险公司。有些专业的展览保险公司可以提供一揽子展览保险。
如果参展企业办有长年保险，可以不再专门为展览办理保险，只需将展览保险纳入长年保险范围之内即可，保险公司可能不会增加保险金。如果是集体展出组织者投保，如果有长期业务关系，保险公司也可以提供优惠标准。
集体展出组织者一般不会承担保险费用，但是往往会统一办理保险。集体办理保险可以省去参展者精力，费用均摊标准也会低一些。
保险最重要的单证是受保险单。其他可能使用的单证有受损报告书。
展品和运输工作是一项比较繁琐、复杂的工作，可以将运输工作中的大部分具体业务委托给代理办理，但是，展品和运输负责人必须掌握全面情况，指挥、协调、监督、配合有关方面保质保量地做好展品和运输工作，以保证展览工作的顺利进行。展品和运输工作结束时，还需要安排必要的评估和总结。
专家视点
三箱展品哪里去了?
西部某公司参加春季”广交会”,结果,布展时发现有三箱展品不见了.展览经理立即从总部紧急调货,补充的展品还是在开展后的第四天才到达,这严重影响了展台和企业形象.
在总结事故原因中,展览经理发现居然难以找到主要负责人.库管员、库管经理、驾驶员、车队队长、收货员、布展负责人谁都讲不清是否见过那三箱展品.
专家点评:
这很明显是运输交接不清.在运输的各个环节使用下来,可以避免发生此类事故.即使发生了也可以很快找到事故的原因.
运输事项交接表
展览会名称:___________________
时间:_____年_____月_____日
一、            箱件情况
项目             箱/件数              体积(立方米)             重量(公斤)
展  品
道  具
宣传品
******
总计
最重件号:_____,为______公斤
最大件号:_____,为______立方米
二、  发运情况
内容件数
装运港
离港日期
卸货港
预计抵达日期
提单号
发货人
收货人
三、  单证寄送情况
单证名称
份数
寄送日期、方式
收件人
备注
四、  保险情况
投保险别
保险公司名称
五、  国外运输委托情况
六、  其他
企业展览实施
第一节            企业展览设计方案实施
展台施工可以由参展企业承担，但是大多由专业施工者承担，参展企业的设计施工负责人或设计人员负责指导、监督。布置工作大多在设计人员的指导下由展台人员完成。展台施工是展览筹备工作的最后阶段，对展台效果和展示效果有着直接的关系。
一、施工人员
1.施工人员选择
展览施工者是指搭建、拆除展台的人员或公司或单位，统称施工者。如果是租用标准展台，参展企业与施工者将没有直接联系，因为施工由展览会组织者统一安排。如果是使用自己的展架，展台施工可以由参展企业自己承担，如果这样，参展企业便同时也是施工者，也可以委托专门的施工单位。由谁承担施工任务需要根据工作量以及有关规定安排。
从发展趋势看，参展企业自己施工的现象将越来越少。展览会组织者会指定或推荐施工者。指定或推荐的施工者一般都是经验丰富、技术全面、收费合理的公司。这些公司熟悉展场和设施，并与展览会组织者和分包商关系比较近。指定或推荐施工者的可能缺点是承接工作超负荷，无法满足特别的或额外的设计、施工要求。另外，因为垄断，有些指定施工者可能会提高施工收费标准。
参展企业也可以另外寻找、委托施工者，尤其是当参展企业有特殊展台或要求特殊效果，可以使用展览会组织者指定之外的施工者。如果使用其他施工公司，应当通过招标方式从数家公司中挑选一家。价格重要，但不是最重要的条件，对超低价要特别慎重。还要看服务项目，最重要的是服务质量，要看其信誉、能力、经验和效率。
2.展览施工内容
展览施工内容包括展台施工、电气施工、水暖施工、装饰、布置等不同性质的任务，可以由不同的施工者承担，但是最好由一家可以提供综合服务、能独立完成工程的施工者承担。将工程分给不同施工单位会增加不确定性。在一些国家和地区，组织者可能不限制参展企业选择使用展台施工单位，但是却规定必须使用展览会指定的电气施工单位，以保证展场电气安全。这可能会给展台施工带来一些麻烦，参展企业还多付费用。因此可以据实际情况灵活解决。
公司实力与工作量成正比，不要将大工作交给小公司，而大公司也很少愿意接受小的任务。实力与工作量相符时，效率最好。熟悉展览会所在地的环境、展具、规则和有关人员也很重要。熟悉环境和展具，施工效率高。
选择施工者的工作要提前做，一般在开幕前两个月邀请施工者报价，需要向其提供以下资料：展台效果图或模型，全套的、详细得施工图，若需要，部分细节的大比例剖面图，对施工材料和施工方式的标准要求，展台搭建、展具安装、开幕闭幕、展览拆除的工程安排，转包商和供应商名单，列明责任、联系地址。如果由施工者选择指定转包商和供应商，则由施工者向参展企业提供名单，展览会组织者有关场地、施工等方面规章制度的复印件，展览会组织者的参展企业手册复印件，若有特殊展品，还要提供这些展品的情况和施工要求，展台使用的设备和要求以及施工者得责任。在做出选择之前，最好到施工者公司实地视察一下。施工者的报价合同（通常在报价背面）要仔细研究，任何不清楚或省略的地方都要弄明白。
3.展览施工合同
有些参展企业和施工者之间使用“君子协定”，用口头协定安排施工。使用这种方式如果出现问题便可能是严重问题。因此，应该签订正式的书面合同。合同条款必须包括：
A施工责任。合同要明确双方责任范围，包括正常工作的分工和产生问题时的责任划分。要规定施工者必须遵守所有有关规章制度，要规定施工者不得更改设计或更改规格，若更改必须经书面认可。合同还必须注明由此产生的费用的负担方式。
B施工内容。施工者负责的所有施工事项，即：制作道具、搭建展台、提供展具和装饰用品、安装电气和照明设备，展台拆除和废物处理等等。
C施工时间。施工时间很短促，一般只有1-3天，因此要以时、分为计时单位，明确搭建、拆除、搬运、清场等各项工作的开始和完成时间，而不能含糊地规定“在开幕前”。
D施工费用。合同要详细规定费用标准和支付方式。施工者常常要求预付款。要尊重展览当地的习惯做法。但是参展企业应坚持在所有工作都做完后支付最后的1/3.同时规定若施工未达到标准应返工，否则不付或部分不付费。施工者制作的道具、文图，在合同未注明的情况下，施工者有权在展出结果后拆毁或者取走这些道具、文图。参展企业如果希望保留这些物品，应当事先商妥并在合同中注明。如果展架道具为参展企业所拥有，而参展企业展后不希望保留，可以与施工者商量在拆除之后由其折价收购。
合同最好注明施工者负责展出期间得展架和道具的保养、维修。合同还可以附上运输公司等有关单位的联系人和地址以便协调道具进馆等各方面的工作。
参展企业可以与施工者建立长期的合作关系，以提高工作效率，并尽可能地降低费用。但是关系不可太近，也不要放弃招标的方式，以便施工单位保持清醒的头脑，保持其价格、质量和效率优势。
三、 现场施工
参展企业的施工负责人应当是总监督，对施工质量负有最终责任。因此，必须熟悉了解施工工作、程序规律。受时间和费用限制，现场施工时间越短越好。现场施工时间很紧、费用很高，因此设计人员做各项工作都要力求准确，避免差错、避免修改、避免返工。如果责任是施工者的，责任及费用由其承担，但是仍要注意时间。施工者可以承担施工责任，但是施工失误造成展示效果很差甚至造成展示失败则是参展企业的苦果。
现场施工程序一般是：检查位置；测量面积；核对图纸，图纸上没有的柱、管，在实际场地上也应该没有，万一有，设计人员与施工者要立即调整设计，同时查明责任；明确电源、水源，电话等设施的接点；划出关键点、线，以便施工有方位基准；将施工材料有计划地堆放在场地，尽量避免在施工工程中移动施工材料，以提高施工效率；铺电线电缆和管道，铺地毯，并在地毯上覆盖塑料膜，若是双层展台，由五金工施工，木工搭展架，电工拉线，水暖工接水，漆工油漆；悬挂招牌、文图，放置展具；布置展品，布置问讯台、办公室、接待室，布置花草，揭掉塑料膜，清扫展台。
施工时大家都在赶进度，工作常常交叉进行，因此指挥、协调工作非常重要。施工时还需要注意一些问题：搭建期间，展馆极为忙乱，早晨早一点赶到并迅速记住施工人员的名字。注意、尊重施工人员，他们的效率会更高些。给他们明确的指示及清楚的图纸，并予以监督，适时提供饮料，并在做完一项工作时给予表扬；要协调安排好展架、道具，按时送到展场，计划并监督拆包、放置；现场要有清洁工，随时清扫。由于现场很乱，容易出工伤事故，因此要尽量保持现场整齐，在施工现场即使不动手，最好也穿工作服。展具打包发运前，随箱装一些清洁用品用具：扫帚、抹布、吸尘器等，并准备一个工具箱：锯子、锤子、螺丝刀、拔钉器、钢尺、电筒、电线、绳、线、粉笔、钉子、螺丝、胶条等，施工时不一定用得上，但是需要时却是非要不可，找不到会误事。工具箱要结实，可以反复搬运，不用另包装。工具可漆成鲜艳的颜色，一是好寻找，二是被借用后归还的可能性大一些。
施工期间，不要安排展台人员到现场。否则无经验的展台人员会觉得惊慌，并且会乱提要求，扰乱施工正常秩序。
四、 监督检查
为了确保施工达到设计要求，设计施工负责人和设计人员应在现场检查、监督，及时发现问题和解决问题，保证施工质量达到标准，并按时完工。同时，施工费用要控制在预算之内。设计施工负责人和设计人员应与施工人员的现场经理建立并保持良好的关系，但是不能过分亲热以妨碍正常工作。施工监督最重要的两点是确保施工质量和施工进度，尤其是施工进度，开幕前的施工没有任何拖延余地，到时必须完工。开幕后还在施工的展台是最糟糕的宣传。施工检查监督可以分为施工监督和施工验收两部分。施工是否达到要求应由设计施工负责人和设计人员评定，但是施工质量和效果最终应看参展企业是否接受、是否满意。
施工的第一天就应该开始予以监督。首先要对照展览会组织者的合同和参展企业的设计图检查场地划线的准确度。要指导、要求施工人员按顺序施工，避免前面的工作妨碍后面的工作，甚至不必要的返工。检查施工标准，设计人员应随身携带全套图纸和联系地址，确保各项工作服务准时、到位。如果发现施工有误，要提醒施工人员及时改正。如果未改正，可以向施工公司代表提出。如果设计人员监督面很广，最好商定与各方面的联系方法。现场提供的展具等物品一般要求收货人签字，这是设计施工负责人和设计人员的责任，应该在认真检查验收后签字。如果参展者在现场提出额外要求，应让其填写订单，再交由施工者或供应商人安排。要注意现场租用物品价格往往会高出很多，而且还可能没有供应。对施工人员的到达和离开时间也要作监督、记录。
施工工作结束后要验收。内容包括：展台所有承重、承压部分足够牢固；所有水平面完全到位；无滑水现象；气设备状态正常；电线全部隐藏好；可能要用的部件备放在仓库；展台清洁；展台、展柜的锁能否正常使用，地毯铺设平展，合缝，干净。验收应当由设计施工负责人和设计人员负责，但是也可以请人参加，因为当事人已熟悉环境，而对细小的差误往往时而不见，而旁观者则容易看得明白。
第二节                    展台布置
展台布置是为了使展品突出，能吸引目标观众，更重要的是将展品的特点和优势传达给目标观众。同时展台布置要使参观者有一种受欢迎的感觉，而不能是一种被拒绝、隔绝的感觉。
为了保证展出效果，设计人员应当考虑展台的布置工作，事先设计好布置方案，并介入参展者的展台布置工作，给予指导、给予帮助。组织实地预展或使用立体模型比较费钱，可以使用平面图纸，将展品、道具等按比例剪成拼块，在图纸上拼摆寻找最佳方案。展台布置需要用心、有创新。
一、 展台布置技巧
1.    将产品分类，统一设计布局，造出声势
集体展出尤其应当考虑按产品类别统一设计、布局、布置，建立整体形象。同时因为不同的产品有不同的客户，产品分类也有助于产品推销和贸易洽谈。如果是既对公众开放又对商人开放的展览会，在有条件的情况下，应分别安排商业展示区和公众展示区。
2.从参观者角度构思、安排、布置，而不是从参展企业即卖主的角度布置产品
比如将服装放在包装盒里陈列在展台上，就不如拍摄一张模特儿穿着服装有感觉的大照片挂在展台里。前者是从卖主角度布置，后者是从买主角度布置，更能吸引买主注意。这需要设计人员了解目标观众是谁，参展企业希望为目标观众留下什么印象，目标观众希望知道有关产品的哪些问题等等。了解目标观众的兴趣有助于设计人员布置出吸引目标观众的效果，有助于产品的参展成交。
3.突出重点展品
在一个展台里可以展示很多展品。但是对于展出者和参观者，有些展品更重要些，一般是新产品或成交额大的产品。设计人员在设计展台时要了解这一点，在设计和布置时反映出来，给予适当的位置和面积。越重要的展品应该越突出。在有些情况下，整个展台布局是围绕一件突出的展品。
4.显示展品特性
找出可以吸引目标观众的展品特性，不同的展品特性需要用不同的布置手法方能显示最佳效果。有些产品需要挂在展板上，有些需要放在地面上，有些需要玻璃柜；整个展台，有些从一面看效果好，有些从四周看效果好；有些需要近处看，有些需要远处看。使用何种布置手法在设计时就应予以考虑。比如珠宝首饰，漂亮、贵重、稀少，因此，要控制数量，分散布置，使每一件都显得珍贵。非珍宝首饰，成批生产，价格低廉，因此可以大量堆砌，以显得五彩缤纷。豪华轿车和珠宝一样，需要突出，以显示尊贵。高档服装要用模特儿撑着，用地毯、聚光灯衬托。抵挡服装可以成串挂着、成堆放着。
5.将展品处于工作状态或自然状态，将产品的价值展示给其目标观众
这样能活跃气氛，能更容易地吸引参观者的注意，能使参观者更快地了解产品的特性，并使参观者留下更深刻的印象。一串项链挂在模型脖子上比放在盒子里更能吸引注意，更能反映其特性和价值。家用纺织品布置在居室环境里比挂在架子上更能体现其特征，更容易留下印象。机械可以演示操作，显示其性能和作用。
6.留有空间，不要堆积
将很多展品放的很近会大大降低影响力，降低吸引目标观众注意的可能性，降低目标观众对这些产品的记忆深度。解决办法可以是选择少数有代表性的样品布置，留出充足的空间，其他产品通过资料介绍。
7.立体布置，不要平面布置
在展台墙上垂直布置或在台面上平面布置展品是比较笨拙的方法。可以使用不同高度的箱子或墩子错落有致地布置展品，或者使用悬挂、支撑等方法造成立体布置效果。
8.使用色彩、照明、形状等手法创造特殊视觉效果
一些产品比如农产品、五金工具等不易布置出效果。这时可以考虑使用一些特殊方法创造出效果。比如大量堆放苹果，或者制作一个巨大的苹果模型。
9.借助其他方式将产品的优势反映出来
视觉交流是产品参展的基本技术之一。有些产品靠外观就能吸引注意，就能使人了解产品，比如首饰。但是有些产品不易通过外观反映优势，需要借助其他手法。比如儿童食品，如果能配以因吃这种食品而长得健康的儿童的照片，产品的优势就被直观地反映出来。如果是清洁剂，通过对比使用和未使用清洁剂的器具照片甚至实物，就可以直观地反映出产品的特点和优势。
10.综合使用各种手法，全面反映展品情况
展台布置以展品为主，但是要充分利用图片、说明、模型、声像设备等加强效果，全面展示展品特征、特性及有关情况。比如展示饮料，可以考虑安排现场实物品尝，并准备小包装饮料免费散发，供参观者拿回去品尝；用地图和照片反映产地；用大彩照、幻灯、大屏幕电视反映加工过程；用图表表示不同的品种、等级的产量及市场；用样品和照片反映各种最终产品和包装等等。通过这些布置手法，观众就可以全面了解饮料情况。比如展示服装，可以考虑用商店橱窗布置方式布置展品；安排模特儿穿着展品表演；用剪样本显示所有使用的布料；用幻灯、录像、照片反映加工过程，如果是手工制作，可以安排实际表演；用图表反映产量及市场；用样品和照片反映包装。
标准展台的布置随意性大一些，定制展台的布置一般需要设计人员的指挥、指导。集体展出时，一些参展者希望自己布置展台，组织者最好提供统一的道具，并提出统一的布置标准要求。
二、展品布置构思
展品是展台中心的、最重要的组成部分，是展台工作的基础条件。展品对展示效果和展出效果有着重要作用和意义。
1.展品选择
为了取得良好的展示效果和展出效果，必须选择合适的展品。选择展品是一项重要的工作，有人甚至称选择展品是展览最重要的工作之一。
但是这也是一个经常被忽略的工作，许多参展企业将这件工作视为程序性工作而不予以足够的重视，结果常常犯以下错误：所选产品与展出目的不一致，产品无市场潜力，产品无供应潜力，产品不适于展示等。参展企业应当重视展品选择工作，努力做好这项工作。
（1）展品选择原则
A针对性
所谓针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容以及展览会的性质和内容.展品也要符合参展企业的目标,与展出目标无关的产品再好也不应该展出.大多数展览会将展出内容限制在一定的范围内,吸引对象也是这一范围内的参观者。为保证质量和效益,展览会组委会要求参展企业将展出内容也限制在这一范围内.有些情况下,展示内容也可以是综合的。即使如此,也应该将展示范围缩小到几个有优势的专业.如果缺乏针对性,展出效果一般不容易好,展出难以达到目的.
B.代表性
指展品能体现参展企业的技术、生产水平以及行业特点.
(2)选择展品考虑因素
A参展企业的供应能力
参展企业的一些产品可能对市场很有吸引力,但是如果没有生产、供应能力或潜力,就不应选择展出。一般情况下,要选择能充分生产、供应的产品展出.如果展示并无供应能力的产品,虽然可能吸引注意力、引起兴趣,但是却是浪费时间和费用.而且因为不能接受订货,可能会给潜在客户留下遗憾甚至不好的印象。但是一切已计划好,先展出宣传,扩大影响,吸引兴趣,然后产品大批量上市,迅速占领市场,则是生产消费品的大公司经常使用的手段,
B市场条件
指展品要符合市场的水平、消费习俗、技术标准、管制规定等条件.展出市场限制、禁止的展品一般不要展出,违反展出地的消费习俗,展出地禁忌的展品不要展出;产品的设计、包装、颜色等应符合展出地市场的习惯等.
C市场潜力
根据经济水平、消费水平、消费习惯等分析判断.如果展示无市场潜力的产品,比如在赤道地区展示取暖器不仅没有意义,还可能被当作笑话,造成不良印象和影响,展出效果适得其反.
(3)展品选择关系和矛盾处理
A.宣传与贸易
从长期看.宣传促进贸易.但是从短期看,宣传和贸易有时是矛盾的。生产部门可能会要求展出显示技术水平的产品,而销售部门可能会力争展示销路好的产品。比如数控机床能反映一定的水平,对参展企业建立形象有益处,但是竞争对手多,成交可能不易。而普通机床则可能成交好,但是也容易给买主留下低档的印象,对长期发展不利。要根据展出目标协调处理好这一对矛盾。
B.集体与个体
就集体展出而言,展品的整体水平要能体现展出(国家、地区、地方、行业等)的经济水平和生产能力.集体展出组织者要根据宏观需要,征集、选购展品,以加强展示和宣传效果,为长期发展打基础.因此集体展出的组织者会希望并要求展出显示水平的产品以及成系列的产品.而集体展示的参展者多考虑实际成交，因此会希望展出可能成交的产品而可能不考虑水平和系列等问题.因而集体展出征集展品往往是一件困难的工作。为解决这一矛盾,组织者要向参展者说明建立整体形象的意义。并说明参展者本身显示实力和档次的作用。在有条件的情况下,提供运输、场地等方面的优惠条件。但是,根本的解决办法还在于参展者具有长期发展观念、有战略意识.
C质量与数量
要注重产品质量.档次低、款式落后、工艺陈旧、包装差的产品不宜作为展品。质量不过关的产品、保密产品、仿造产品(违反专利法)不得展出.展品的数量要适当,,数量不多.品种不宜过杂。要有重点、要有系列,不要面面俱到,展台不可空空荡荡,也不可杂乱臃肿。并避免给参观者造成皮包商或小贩的印象。但是如果是散发的纪念品,数量要准备充足。
D新产品与老产品
老产品可能已打开销路,成交把握较大,因此,展台人员可能愿意展示老产品.但是参观者要展览会的主要目的之一是了解新技术、新产品。另外,只有不断推出新产品才能保住、扩大市场份额,因此,新产品或现有产品的新用途要作为产品选择的考虑重点。需要注意的是新产品必须有良好的性能和很强的实用性.另外,试制品或半成品最好不要展示,这会使客户去寻找竞争对手要求供货。
E展品之间相冲突
集体展出时经常遇到内部不同的参展企业很可能展示相同的产品的问题,需要协调处理好这一矛盾.展出内容相同的参展公司之间容易产生矛盾甚至冲突。为避免这种情况,组织者应首先在筹备期间就鼓励这些公司安排相配合的展品而不是完全相竞争的展品,这样展示效果好,内部矛盾也少。其次,鼓励参展公司之间的合作和协调精神,并提出相应的行为规范和约束。如果内部竞争不可避免,组织者主要是展台经理应尽量全力公平地处理问题。
F 展品符合展示要求
有些产品不适于展示。也就是通过其他方式、用更低的成本就能做成买卖的产品不适于展示,比如通过交易所买卖的产品就没有展示价值.这些产品有固定的品种、质量、标准、不需要通过观看就能做成贸易.销售渠道已十分稳定的产品也没有展示的必要.
2.展示展品
展品不仅是产品,而且是产品的展示,它涉及操作、替代、说明、布置、介绍等问题和工作。做好产品展示工作,需要:
(1)了解目标群众心理
购买、消费心理比较复杂，比如，在发达国家，展示产品，不仅要显示其性能优越，超过其他同类产品，而且要说明有周到的售后服务等等。在发展中国家可以介绍其社会、经济效益，比如可以改变乡村生活面貌等等。介绍作用有时比介绍产品本身更有效。
（2）展示产品特征
不论何种展品，不能只是考虑形式、状态，要尽量全面地展示其特征，使观众能使用多种感官尽可能全面、深入地了解产品。如果是机器和仪器，要考虑安排产品现场操作示范，甚至让参观者亲自动手操作（如果是食品，要考虑安排现场品尝）并准备小包装免费散发，供参观者拿回去品尝；如果是时装、首饰，要使用模特展示，甚至安排时装表演。
通过各种途径展示产品特征，首先有助于引起参观者的兴趣，其次有助于加强参观者的购买欲望，第三有助于给参观者留下更深的印象，因此，在可能的条件下，要考虑采用多种形式展示产品特征。为此，就要做好相应的准备工作。比如操作机器，要确保机器状态良好，无损、无伤、无故障，零配件完备，原料充足，电压、电流、导线、插头等符合展出地的技术标准，另外操作机器，要办理保险，以防万一。
（3）使用替代品
展览会上的潜在客户大都希望看到实物，想看到放在仓库里、签约后可以立即发运的成品。因此，在一般情况下尽量展示真实产品。但是，并不是所有产品都是可以展出的。超大产品比如火力发电厂等大型成套设备或超小产品就很难展出。此外，展示化学物品、危险物品等真品也有许多问题。因此就要考虑使用替代品。常见的替代品有模型、照片、图表、绘画等。按比例缩小或放大制作模塑、图片可以替代超大设备或超小产品，用有色水替代有毒易腐的化学液体。照片、绘画、模型、图表等替代品可以使展台更具艺术性，在有些情况下，替代品更能体现产品的特点。但是参展企业要根据需要使用替代品，不可多用。要掌握好一个原则：图片的效果比不上模型，模型的效果比不上真实的产品。在可能的情况下，多用真实展品。
（4）使用宣传手段
展品本身大部分情况下并不能说明全部情况或显示全部特征，需要使用招牌、图表、说明、介绍、宣传资料等补充、强调说明展品。参展企业应当视这些辅助手段为展品的组成部分，在选择决定展品时就予以考虑，准备。参展企业可以根据展品的不同性质、特征决定使用何种辅助手段。但是所有展品都应有明确的介绍。
在准备介绍、说明、宣传资料时有几个问题需要注意：宣传资料不能只有空洞的赞美之词，要有关于性能和操作的说明和数据。而技术资料不仅应该有技术说明，也应有有关销售的说明。技术数据不可少，但是也应有产品的用途、性能、特点等说明。技术资料在使用公制度量衡时也要使用展出地的度量衡标准。
资料应当使用国际通用语，目前国际通用贸易和技术用语为英语，如果有条件，尽量同时使用当地语言文学。展品说明要简明扼要。观众不会阅读用小字写出的长篇大论。文字要准、字体要大。不论是图或文，避免手写说明（专业美术人员除外）。
此外还有两点需要注意：展示的产品与宣传材料上的产品完全一致，可以将资料放置于专用台、架上供参观者自由拿取，也可以散发资料，但是不要将资料放在展品中。
（5）使用展示手段
参展企业可以考虑使用各种展示手段显示展品，强调、突出展品的特征和优点，以吸引参观者的注意、引起参观者的兴趣。展示手段包括各种装饰、布景、照明、电子信号板、声像设备等。在充分使用展示手段时也要注意任何设计都是辅助手段，不可过分强调，以免喧宾夺主。使用展示手段有几个要注意的问题：音像制品要简短，参观者不太可能长时间站住听、看。如果确实需要长时间来说明产品，那就设立专门的区域，并安排固定时间。选择展品时，还要考虑到展台工作，估计参观者可能提出的问题，并准备好相应的回答。如果选择展示新产品，要考虑安排有关技术人员参加展台工作。
第三节      展期工作
展览的价值和展出目标主要在展台工作阶段得以实现。展台工作主要指展览会开幕期间的展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等。展览开幕前的展台布置以及展览闭幕后的展品处理等通常也可以算作这一阶段的工作。展台工作效率和效果有依赖于展台管理和展台人员的知识、技巧和工作态度。展出工作的特点是时间短、空间小、人多事多，因此，展台工作管理非常重要。
展台工作是整个展览工作最重要、最关键的阶段，所有展览筹备工作都是为了这个阶段。展览的价值主要在这一阶段得到。如果筹备顺利、充分，展台工作将决定展出是否成功。如前所述，筹备工作相当于“搭台”，展台工作相当于“唱戏”，台搭好了，演出还不算成功；戏唱好了，演出才算成功。展台工作可以指展览会开幕、闭幕期间展台人员在展台上的工作，包括展台接待、展台推销、展台记录等工作。
展览会开幕期间，展出的主要责任就由组织者转向参展企业和展台人员，由展台人员开展接待观众、洽谈贸易等工作。展出期间得负责人是展台经理。如果展览规模大，可能要专门设立管理组织——展览团，展览全面工作由展览团团长负责，其他各项工作由分团长负责，展台由展台经理负责。将展览团团长、展览分团团长和展台经理统称为展台经理。虽然展出工作的责任由参展企业自己承担，但是展台经理应当确保展台工作的最佳环境和条件。展台经理要使展台工作正常运转，也就是要使所有展台人员有效地工作，互相配合，解决展台出现的问题，完成展台工作目标。
一、展台工作
展台工作的主要内容包括接待客户、洽谈贸易、记录、联络公关工作、市场调研、操作示范、资料工作、活动、现场销售9大项。
1.    接待客户
是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系，以及保持、巩固与老客户的联系。接待安排可以是随意的，也可以是预约的。最好将预约接待安排在观众人少的时间，以减少会谈时的打扰，同时也避免接待其他客户的机会。
接待对象可以分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众等。重要客户，不论是现有的还是潜在的，可以列出名单，先告知展台人员。如果发现重要客户前来参观，要予以特别的接待。要接待好现有客户，维持好关系。但是如果不是洽谈业务不要因为他们而耽误接触新客户。可以约他们在闭馆后吃饭、喝酒。接待潜在客户是展览会的最大优势、最大价值所在，也应为展台最重要工作之一。普通观众一般没有贸易价值，与展出目标没有直接的关系，因此，不要耗费时间和精力接待普通观众，但是注意不能没有礼貌。可以巧妙一点，客气地打招呼，简略地答问题，尽快结束交谈。
2.洽谈工作
是展台关键性工作之一，与接待工作紧密相连。洽谈工作的重要内容之一是推销，推销公司产品和服务，公司形象。有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任，对展出的商品、服务产生兴趣，使现有客户对新产品产生兴趣和购买意愿，达到这一步，就开始进入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。但是对新客户的大宗买卖以及投资项目要谨慎，不当场签约。任何决定必须在彻底调查之后作出。报价、条件再好，也要保持慎重态度，尤其是对展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系，展览会之后还需要做调研工作，知根知底后再签大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果体现在签订贸易合同。
3.记录
是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广，但是记录是接待和洽谈工作不可缺少的环节。不少参展企业无法判断展出效果或无法取得理想的展出效果，往往是因为没有或者没有完善的接待、洽谈记录，因而无法做合理的评估或无法有效地开展后续工作。因此对展台工作要做完整的记录。
记录方式有多种，常见的有收集名片，使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。
（1）收集名片
是最简便的方式，缺点是内容有限，只有参观者的姓名、地址。观众登记簿是另一种简单的记录方式。在20世纪90年代初期和中期，常可见许多国内参展企业使用。登记簿一般只记录参观者的姓名、公司名称、地址等情况，有些还有“要求”一栏。登记簿或留名片是比较传统的方式，比较简单，没有接待交流情况、展台人员的评语以及后续工作的建议。因此，不是理想的记录方式。记录表格是一种常用记录方式，有多种形式。使用最多的是展台人员在接待后填写的表格；另一种表格是让有兴趣但是来不及或不愿意等候接待的参观者填写，这种表格除了有参观者的基本情况之外，还有参观者公司情况、参观兴趣、参观要求等栏。这种表格可以附印在有参展企业地址、邮资已付的信封上，供参观者带走，填好后寄回。记录表格方式要好一些，内容除了参观者的姓名地址之外，还可以有参观者的背景、兴趣、要求，展台人员自评语以及后续工作的建议。因此对展览评估、展览后续有很大的价值。
（2）电子记录
是一种先进的记录方式，记录效率比常规的方式高。发达国家和地区的展览会普及使用电子记录，其使用方法一般是：展览会组织者向目标参观者直接邮寄展览请柬时附一份入场卡（磁卡）申请表。参观者填好表格（内容包括参观者名称、地址、公司行业、规模、参观兴趣等情况）；展览会组织者便寄一张入场卡给参观者。也可以在入场前填写表格换取入场卡。参观者进入展览会口刷卡入场。在这种展览会上，参展企业可以免费或交费使用安装的磁卡记录器，参观者在参观展台时，只要在仪器上刷卡留下参观者基本情况记录。记录器使用计算机软盘储存数；记录内容、格式应在展览会前准备好。
记录内容根据需要选定，不要忽略任何重要信息，也不要记录没有价值的内容；格式设计要考虑使用方便和效率。展览会开幕前，展台人员要熟悉记录表格。记录表格最好是复写式，一式多份，一份留给当地机构，一份尽快发回总部，一份留在展台，用于存档和后续工作。每份复写式表格要注明去向和用途。如果是单页式表格，应在一天结束时或指定时间将表格内有关情况发回总部处理。
展台人员在做记录时，要争取尽可能准确，尤其是潜在客户的准确记录有助于后续工作的针对性和效率。展台接待和记录要适时统计。每天可以简单统计，内容包括观众数、观众来源、询问内容、数量和金额等，统计结果是每天展后会议的内容之一。对需要急办的事则交给相应部门、人员尽快办理。以便在展览会后可以做复杂一些的统计、分析。
4.联络、公关工作
是一项内容很广的工作，包括客户邀请、接待室、送礼工作。客户邀请工作在展前已大规模做过。在展览期间，还要继续做客户邀请工作。展览期间的客户邀请工作主要限于现有客户和潜在客户。
（1）接待室工作
是展台工作的一部分。接待室应用于有价值的客户和贵宾。事先要向展台人说明谁可以使用、什么时候使用。接待室是接待、谈判的地方，气氛要轻松一些。但是要避免造成娱乐、消闲的气氛，以免接待室成为观众和展台人员休息的场所，要保持接待室的工作气氛。接待室的招待品可以分等级提供，比如，软饮料、饮料、快餐、正餐等。招待标准要按预算定，要注重效果。接待工作做得好，也是展出成功的条件之一。
（2）礼品管理工作
展出工作一般都会配备礼品，根据赠送档次，一般分贵客和工作用礼品。在正常情况下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有数，不要早早用完。礼品可以事先包装好，免得临时送礼来不及包装。送礼后要马上登记，一方面为了管理，另一方面是为了以后再送礼时好安排。
5.调研工作
调研是展览会的重要功能之一。贸易展览会不仅是买卖场所，也是理想的调研场所。展览会本身就是一个市场，是一个人员众多、气氛宽松的市场。在展览会上做调研节省费用、节省时间。进行信息采访，询问市场、产品甚至竞争者的情况比在其他环境中容易。在展览会上，参展企业和参观者都不介意回答一些问题，有些甚至很乐意提供意见和建议。而在其他场合，就不都容易获得答复。据称，有关市场的任何问题都可以通过展览会调研获得结果。
在展览会上的调研范围主要是市场、趋势、产品、竞争、需求等等。参展企业的调研范围和内容可根据展出需要和条件安排。可以委托专业公司做，也可以由展台人员自己做。专业调研公司的工作质量高，但是它们的产品专业知识可能不是太精。另外，由于经费、人员等方面原因，参展企业大部分是自己做调研工作。
展场调研的途径和方式可以是多种多样的。可以以展台为阵地，主要针对参观者做调研，了解参观者对产品和服务的意见以及建议，询问参观者对产品和服务的需求和要求，以及参观者对市场和发展趋势的看法等等。可以抽空参观其他展台，尤其是竞争对手的展台，主要针对竞争对手做调研，收集资料，询问情况，了解竞争对手的展示手段、销售方式、宣传方式、新产品、新技术、产品质量、价格、包装、性能等方面的情况。还可以参加展览会期间召开的研讨会，主要是针对市场做调研。展览会的研讨会是一个了解市场行业发展趋势的好机会。一方面发言人会做出推论、预测，另一方面参加者所表现出的兴趣（比如出席人的多少、出席人所提的问题等）也可以作为预测的标准之一。此外，在研讨会上还可以寻找发现重要的潜在客户。还可以阅读新闻报、刊物、官方报告等，了解综合性质和宏观性质的情况。在展览会期间做调研工作，方式方法可以巧妙一些，但应当在法律允许的范围内进行。
6.操作示范
操作表演的展品更能吸引观众注意，让客户更加了解产品而更快地做购买决定。因此，在有条件的情况下，应考虑安排操作示范。如果安排了操作示范，要事先再三检查产品，确保能表演。任何事故不仅带来难堪、损坏公司形象，也会导致生意流失。操作表演要视情况安排保卫人员以防意外。要警惕竞争对手做手脚。若有规定，还需事先征得展览会同意。另外要视情况办理保险。操作安排次数要适当，多了效果并不一定好。如果有音像设备，要控制音量、调整屏幕角度，不要影响周围展台。
7.资料工作
展台资料包括公司介绍、产品目录、服务说明、展出介绍、价格单、展台人员名片等。展台资料要管理，管理使用得当，资料可以有效地发挥宣传、推销作用；管理使用不当，资料便会被丢弃、被浪费。资料更控制散发数量、控制散发对象，撤下残损的资料，添加新的补充资料等等。
（1）资料要有针对性地散发
可以分层次地向目标观众寄发。资料可以分为两类：一类是可以散发给每一个参观者的成本低的材料，包括单页和折页资料；另一类是提供给专业参观者的成套、成本高的资料，一般不宜当场提供，最好是寄给客户。
（2）资料放置、控制
供散发的展台资料放在参观者可以方便拿取的地方。不要摆放太整齐或摆放成几何图案，以免参观者误以为是展示而不拿取。可以使用资料架（但是要注意摆放位置，不影响展台工作，也不要影响观众行走）。资料不宜大量堆放，而要均匀散发，可以由展台人员直接散发或少量地放置在展台上不断地添加，以免滥发造成浪费。散发的资料要有数量控制，以便整个展览期间都有正常的供应。不要在展览结束时，还剩余很多专门印刷、却无法用于其他场合的资料或者在展览还没有结束已无资料可以散发。
向客户提供贸易资料编印成本一般很高，控制可以严格一些，资料可以放在接待室内或资料柜内，不要让参观者自由拿取，而由展台人员有选择地提供给有价值的、真正要资料的客户。据调查，许多真正的客户往往不愿意携带很多资料，而且基本不翻阅展览会上收集到的资料。因此在展台上可以不直接提供贸易资料，只配备少量资料用于谈判参考。这样也可以使展台人员和参观者集中交谈，在进行贸易细节洽谈时，可以使用有直接关系辅助洽谈的资料。若客户需要资料，可填写索取表。参展企业当天或展后安排邮寄。
据美国的统计显示，50%的人没有目的或者目的不明的人却到处收集资料，最终将所收集的资料留在餐馆饭桌上、汽车座椅上或废纸篓里。即便拿到了办公室也是放在资料堆里，等“有时间再另看”，实际是不会有时间去看的。英国称这类人为“资料收集者”，这些人没有明确目的却到处索取资料，最终可能一扔了之。因此要管理好资料，不能将贵重资料提供给这类人。
8.活动
展览会可能会安排一些活动，包括开幕式、新闻发布会、馆日、招待会、研讨会、贵宾访问、采购团等等。这些活动与展出都有关系，参展企业应予以足够的注意，并视需要积极参与或充分利用。
展览会开幕式是展览最重要的活动之一，既有新闻价值，也有商业价值。对于一般参展企业，重要的是利用其商业价值。邀请人员都是些政府官员、工商名流和新闻记者，在开幕式当天，参观展览会的人有很多是有价值的商人。参展企业要充分利用这一点。
（1）参展企业一定要在开幕前完成全部施工、布置工作。
开幕式后的几小时是关键的时刻，对参展企业最为重要。重要人物已到场，重要客户通常在展览会开始时就参观。他们巡视展览，如展台切实安排妥当就绪，准备接待客人进行业务洽谈，那么这些重要的客户在巡视之后，就会把这样的展台列为接触对象。还在施工布置的展台则是作反面宣传，会失去这些最重要的客户。
（2）了解开幕程序和活动，包括开幕式后贵宾参观路线。
做展览会组织者的工作，争取将自己的展台包括在贵宾的参观路线内，这将有利于新闻宣传。
（3）确保展台人员全到位，确保展台人员着装整洁、精神饱满。如果需要，做好摄影和摄像准备。
9.现场销售
有些参展企业将展览会作为直接销售的场所，用小面积的标准展台，在里面堆满产品，在展台前的过道上放台，直接向参观者销售。这样做会扰乱展览会现场秩序，参展企业自身也很难通过零售获得足够利润。如果参展企业认为有充分理由零售，可以事先与展览会组织者商量，也许可以获得同意，并被安排一个合适的位置。如果参展企业违反规定强行零售，展览会组织者可能也会采取强行措施，关闭展台。
在贸易展览会上直接零售是违反效率和效益原则的，因此贸易展览会通常禁止现场零售。贸易展览会是做贸易（进出口、多层次批发）的场所，参展企业应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。向大量普通参观者开放的消费品展览会可允许零售。但是也需要办理相应的手续并严守相应的管理规定。
二、展台环境工作
展台环境有双重功能，一是对参观者而言，展台环境是形象；二是对展出者的敬重，展台是工作场所。展台环境主要指展台清洁、展台安全和展台保卫。
1.展台清洁
展台体现参展企业形象，应当维持展台整齐、干净的状态。保持展台清洁在进行展台设计时就有必要设计充足的储存空间。
展品以及模型、文图、声像设备等要放在合适的位置。如被挪动或碰脏，要及时挪回原位，并擦干净。展出期间，参观者喜欢摸展品，要随时擦去展品、展架上的脏手印。如果有操作，须及时清除废料。若有空箱必须及时搬走。检查资料、样本放置，展台上下应有乱放的资料。供观众拿取的资料要摆放整齐。
展台地面要保持干净，随时捡走地上纸片、空杯或其他物品，展台墙面也要保持干净，随时擦去墙上的脏手印或其他痕迹，展台内不要随便放东西，尤其是可能绊倒人的物品或障碍，参展企业可以雇用专业清扫工或指定展台人员负责展台清扫。
2.展台安全
展台安全包括政府、行业和展览会制定的各种规定。展览会人多，有安全隐患，而且是人越多隐患越大，因此，应予以注意作出相应安排。展览会上的安全隐患包括火灾以及一些伤害等。参展企业必须认真阅读，并按规定办事。各地展览会比较一致的规定有：展架展板必须经防火处理，照明设备和材料必须符合当地标准，电源必须由展览会指定的公司人员连接，各地展览会对双层式展架要求也很严。
参展企业保证安全要注意：
（1）    选择使用符合规定的展架道具；
（2）    在施工搭建时，不仅要赶速度，也要注意质量，保证展架道具安装坚固；
（3）    在展出期间，要有人负责检查展架、设备状况，维护修理展架、设备，尤其是观众多的时候，更要注意。指定人在每天闭馆时检查展台、关闭电源；
（4）    按规定配备灭火器；
（5）    根据条件和需要为展台人员和参观者投保。这常常是展览会的规定之一。
注意展台安全不仅仅是为了防止事故，也是为了保持展台和展台设备的正常工作状态。
3.展台保卫
展览会上失窃现象比较普遍，有“大偷”（指工业间谍），也有小偷。因此保卫也应当列为展台工作内容之一。展台保卫主要是两方面：
（1）防止展品被盗
使用封闭式展台是对付小偷的办法之一。如果有贵重但体积不大的展品，可以使用保险箱或在闭馆后随身携走。展览会多设有晚间保险设备，参展企业可以联系使用。太重的展品可能需要雇用专业保卫，另外要保险。
（2）防止展台记录及其他秘密资料或情报被非法地窃取或合法地套取
展览会是合法和非法地收集情报的地方。竞争对手或工业间谍（往往以用户或信息咨询机构的名义出现）可能采取用合法的或不合法的手段收集信息尤其是公司秘密。对此，展台人员应有必要的警惕性。不能只有热情而不用头脑，为吸引更多的潜在客户而泄露公司秘密。竞争对手直接参观展台并不违法，只是要十分小心。
由于许多情报是在交谈中被“套”出来的，因此明确限制透露公司的一些情报，比如参展企业正在研制的产品、拓展市场战略等无论如何不得向外透露。展台人员要掌握一些必要的技巧，比如掌握交谈思路、了解对手意图、对付问题等，除了合法地通过交谈“套”情报外，情报收集者还会用“偷”的办法“收集”情报，所以，产品、秘密资料、成交合同、接待记录管理不善很容易让情报收集者得手。此外，一些媒体也到处寻找故事和花边新闻。展台经理、全体展台人员对此也要有所警觉。不要向竞争对手和记者透露秘密。要对每一个上展台的人存有一份戒心，但是不要草木皆兵。
三、展后工作
展览会闭幕标志展览会结束，但是，并不意味着展出结束。在展览会闭幕至展台人员离开展出地之间，参展企业必须进行展品和展具的拆除、运输、统计、总结、结账等展出工作。
1.撤展
撤展工作主要包括展品处理、展架拆除、道具退还、回运安排等。撤展工作必须在展览会闭幕后开始，但是撤展准备工作要在展览会期间甚至展览会开幕前就考虑和着手。撤展工作需要考虑并安排的内容包括：展品处理、展架展具拆除、花草装饰拆除、展品和道具的回运手续、回运公司包装箱运到展台时间、集装箱运到展场时间、场地清扫用品交还手续等等。这些工作通常由展台经理或指定人员办理。
撤展首先要注意的问题是按时。既不要提前也不要推迟。撤展的主要工作之一是展品处理。展品处理的方式一般为出售、赠送、销毁、回运。出售是指展品出售给观众。在零售的展览会上，展品往往也是卖品，直接销售给参观者，参观者付款后可以立即取走。在贸易性质的展览会上，展品售出后，买主往往不能立即取走展品，一般需要等到展览会闭幕后再取；赠送是指参展企业将展品赠送给客户或重要人物；销毁通常是一些价值不太大，参展企业不想出售也不想回运的展品。销毁通常需要证人在场。回运是指参展企业将展品回运参展企业所在地。如果在同一行政区域和同一税区，展品处理涉及的费用比较简单，甚至可能不产生费用。但是在非同一征税区域展出，展品处理方式不同会使参展企业缴纳不同的税额，因此，参展企业要明确展品处理方式。
2.展品处理的有关准备工作尤其要提前做
一般规律是价值越大，使用范围越窄，就越要提前处理；反之，展品价值越小，使用范围越广，参展企业就越少操心，就可以迟一些甚至到展览会闭幕时处理。有些展品比如大型机械设备需要在讨论展出决定时考虑处理。大型机械设备一般在已确定买主的情况下才会运到展览会上展出，展后由买主运走。否则，如果未出售，就需要运输，大型设备包装往返运输费用很高，而且筹备展出期间，设备运输占用资金，一般公司承受不了。
展品的实际处理工作常常是撤展的第一项工作。体积小、重量轻的展品比如轻工品、纺织品等一般由展台人员自己负责拆卸、再包装，体积大、重量重的展品比如机械设备等可能需要安排专业工人拆卸、再包装。包装材料要先安排好从仓库运回到展台。展品从展柜、展台上撤下再包装要注意点数，注意不要漏装部件、配件、说明等，并注意包装。展品包装好后交买主、接受人，或交运输公司安排回运。销毁的展品不能一扔了之，要按规定办理。展品从展架、展柜上取下后，就可以开始拆除展台，撤走展具。如果参展企业使用的是租用的标准展台或委托施工的展台，就可以不考虑展台拆除问题，由展览会或施工公司考虑。如果参展企业使用自己的材料自己动手搭建展台，就要考虑由自己再动手拆除，并事先安排计划好拆除人员和工作。如果展台、展柜是要重复使用材料，在拆除时要细心，不要损坏材料，按要求包装好，避免财物损失。如果展架道具都属于参展企业，参展企业就要在拆除展台的同时，考虑拆除展柜、展具。
3.回运的展品和展架、道具拆完包装好，就可以交给运输公司
注意手续完备。如果是国际展览，就有结关问题。一方面要与海关建立良好关系；另一方面要按规定办理手续。有时参展企业在结关工作结束前就会离开展出地，将有关工作留给运输报关代理办理。这就需要将有关单证办理准确无误。
撤展期间，展台经理或指定负责人要确认所租借的物品（包括办公用品、道具、花草、电气设备等）全部归还原主，避免产生额外费用，并及时索回押金。如果由参展企业自己拆除展架，不要留下乱七八糟的垃圾，这会给人留下不好的印象，有损于参展企业的名声，给展览会组织者留下额外工作，因此可能产生额外清扫费用。将场地清扫干净交还展览会，这也有助于参展企业和组织者建立良好的关系，为将来合作打下基础。直到场地交还展览会，参展企业在展览会场的工作才完成。
4.总结
展览作为一项工作，结束后需要总结工作的好坏，成果的大小，评估已做的工作，并改善将来的工作。展览作为参展企业营销一个环境，也需要总结，理顺头绪，分轻重缓急，以便开始下环节的工作。展览总结工作最好在展台人员未离开展出场地时完成，一方面因为是展台人员对展台工作仍记忆犹新，展台人员集中比较容易，也就比较容易收集整理资料；另一方面是因为展台人员一旦回到办公室，就会投入已堆积起来的日常工作之中，就可能再也没有机会做总结。总结的主要内容之一是收集情况和资料。有一种观点认为展览工作的真正价值和最重要的成果体现在资料上。
展览资料包括成交合同、新客户名单、参观者接待记录、市场和行业调研结果。此外，一些其他资料也很重要，包括运输单证、发票收据、展出有关单位、公司的联系地址、服务报价表等等。在收集、整理、分析展出资料的基础上，参展企业需要写出总结、报告等材料。每展台人员根据各自工作的性质、内容写出自己需要的总结。展台经理或指定人员根据整体情况写出展出整体总结、报告等。展出总结、报告的种类、内容要根据实际需要决定，一般包括市场潜力、竞争、前景分析报告、财务报告、展台工作和展览效果、后续工作建议或计划等等。总结、报告等材料写好后，尽快提供给领导和有关部门。
5.后勤扫尾工作
（1）结账
财务人员要督促各方面工作的负责人尽快计算、支付所有应付费用包括住宿、膳食、交通、场地、道具，电话、水电、花草、人员补贴等。并且要留出款项以备暂时结不了或付不了的单。支付应付款是一项必做的工作，应当尽快完成。各项费用支付后，才可以算展出总账，并计算展出各项工作的成效和成本。
（2）安排展台人员游览、购物
展出经常是在外地，经过高强度的展出工作后，放松一下，游览购物也是正常的。如果展台人员人生地不熟，而展台人员必须忙于展台结束工作就最好委托旅行社或指定人员安排游览和购物等，以便在有限的时间内游览最佳的旅游点并购买到最有价值并最有特色的物品或纪念品。
（3）安排展台人员返回原地
如果是联程飞机票、火车票等，需要提前确认座位。如果没有联程票，买好回程票。在一些举办大型国际展览的城市，展览会结束后交通很紧张，可能不易买到票。因此，需要早一点考虑安排。临行的当天，要考虑并安排好旅馆结账、膳食、交通等细节，安排好展台人员顺利离开展出地。
第四节              后续工作实施
展览后续工作的主要内容是巩固、发展客户关系，推销产品和服务，洽谈贸易，签订成交合同。参展企业应当重视并迅速做好后续工作。
展览的效果是长期的。参展企业在重视并投入很大力量做展台设计、产品展示、展览宣传、展台接待和推销等工作的同时，也应当投入相当的力量做展览后续工作。如果后续各项工作都做到了并做好了，那就很有可能看到很好的展览效果。后续工作应当作为展览工作的有机结合部分。展览相当于“播种”，建立新的客户关系。后续工作相当于“耕耘”和“收获”，将新的关系发展成为实际的客户关系，做成买卖。后续工作的主要目的是巩固新客户关系，促进实际成交。
一、展览后续工作内容
1.致谢
展览会一闭幕，就应抓紧时间向提供帮助的单位和人员致敬。最好是展台经理亲自致谢。对于最重要的人，可以登门致谢甚至通过宴请表示谢意；其次可以打电话致谢。如果没有时间亲自向每一个有关人员和单位致谢，至少要向主要的人员和单位致谢，并尽快给不能亲自致谢的人员和单位发函致谢。致谢与付款的道理一样，接受货物和服务需要付款，接受帮助和支持需要致谢。即使不准备再次参展，也要对给予帮助和支持的人表示感谢。
致谢应作为展后例行工作之一。致谢不仅是一种礼节，而且对建立良好的关系有促进作用。此外，对参观展台的客户，不论是现有客户还是潜在客户，都发函致谢，感谢客户参观展台。这是一项比较大的工作，可以在展览会末结束之前就开始做。如果在感谢信上就接待时的一些问题发挥一下，感谢效果会更好，因为这已不是一般的交流，二是比较近、比较深的交流方式，表示出对参观者的重视。
2.宣传
如果展出效果好，可以举行记者招待会或发新闻，将有关情况提供给展览会和新闻界，进一步扩大展出影响。在正常情况下，也应准备展览会的最后一份新闻稿，提供给媒体。很多参展企业不重视展览会之后的宣传，而重视展览会之后参展企业宣传的可能获得比较突出的宣传效果，加强参观者的印象。
3.贸易关系
在展览会闭幕之后和离开展出地之前，可以抓紧时间访问展出地的关键新客户。每个买主在展览会都会与许多参展企业建立联系，但是只会与少数建立实际的贸易关系。这一方面依赖于产品、价格等条件，另一方面依赖于工作效率和质量。要抢在竞争对手之前巩固与新客户的关系。谁的工作做得好，谁就可能争取到新客户。对于接近谈成的项目，也要抓紧继续洽谈，争取离开展出地之前签约。否则，未谈完的项目随时可能变卦。煮熟了的鸭子也可能“飞走”。
4.准备下一届展出
展出效果好，参展企业可能希望继续展出。如果这样，可以与展览会组织者初步接触、商谈。早申请有一些优势：展览会组织者更容易熟悉参展企业，参展企业可能能优先挑选场地位置，组织者可能在其新闻稿中提及最先申请的公司，这也是公司扩大影响的机会。
5.更新客户名单
在市场经济环境下，客户是公司生存发展的重要因素。公司都需要客户，贸易性质（制造、批发等）的公司都需要有客户名单。客户名单按市场编制，同一市场的客户可以分两类：现有客户、潜在客户。在信息发达的市场，搜集编制所有的客户名单并不是一件难事。而且，营销工作做的好的公司多有这种完整的客户名单。所有客户都应当是公司争取建立关系的对象。现有客户是有实际贸易关系的客户。要保持、巩固、发展与这些客户的关系。展览工作也都有这一任务。同时，现有客户有被竞争对手挖走的可能。潜在客户是还没有贸易关系，但是通过努力有可能成为客户的公司或机构。接触潜在客户，发展与潜在客户的关系是展览工作和展览后续工作的重要和主要任务。
通过展览会期间的接触，以及展览会之后的后续巩固和发展工作，一些潜在客户成为实际客户，也有可能失去一些现有客户。公司拥有客户的情况有所变化，因此，要编制、调整、更新客户名单，并根据名单的变化分析、发现和调整对客户工作的方向和投入，调整宣传、广告、公共、展览工作的重点和方式。
6.发展客户关系
贸易展览的重要和主要任务是发展客户关系，包括巩固现有客户的关系和发展潜在客户的关系，尤其是后者。潜在客户往往意味着公司的未来发展希望。但是由于展览会时间短，客户多，展览接待工作大多是尽可能多地接触认识客户。展览会期间的客户工作重数量；而展览会之后的客户工作则重质量，即要加深与客户的相互了解，建立相互信任关系，将认识关系发展成伙伴关系关系和买卖关系。
7.促进贸易成交
推销产品和服务，洽谈签订合同是展览的最终目的。在展览会期间，向现有客户推销老产品和服务可以比较迅速，可能在展览会期间签约。但是，向现有客户推销新产品和服务，向潜在客户推销任何产品和服务，并进行贸易洽谈都可能比较费时，都可能需要在展览会之后继续努力。展览后续工作的主要内容之一是将已开始的贸易谈判继续下去并争取签约成交。或者向已显示出购买兴趣的客户继续做工作，引发其购买意向，并争取洽谈成交。
二、展览后续工作要求
1.展览后续工作要注意时效性
美国的两项调查表明，如果在展览会闭幕后继续与新建立关系的客户联系，参展企业的销售额可以多2/3.因此，美国著名展览专家艾伦·可诺派奇博士(Mr Allen Konopachiph·D)建议展出者将预算的15%--20%用于后续宣传和后续工作,并在展览准备时就计划后续工作,而不是在展览会闭幕后才考虑这工作。后续工作可以安排长至12个月.
要明确负责后续工作的部门和人。一般情况下，展览部门不负责后续工作，而由销售、技术部门负责。另外，还要分清代理、子公司和总公司之间的责任。美国对展览会期间和展览会之后参展企业寄发资料结果作出了调查，发现以下现象：
第一份资料（从展台上得到）   1周内     8%的参观者阅读
第二份资料（参展企业邮寄）   45天内    13%的参观者阅读
第三份资料（参展企业邮寄）   90天内    17%的参观者阅读
第四份资料（参展企业邮寄）   5个月内   21%的参观者阅读
第五份资料（参展企业邮寄）   8个月内   25%的参观者阅读
第六份资料（参展企业邮寄）   11个月内  28%的参观者阅读
第七份资料（参展企业邮寄）   14个月内  33%的参观者阅读
另一份由英康姆调研公司做的调查显示，由参观展览会导致的实际成交有20%是在展览会之后11-24个月之间达成的。由此可见展览后续工作以及后续寄发资料工作的频率对成交有着相当大作用。
2.后续工作的依据和起点是展台记录
在展览期间建立完善的记录非常重要，参观者接待记录是后续工作的基础。展台人员会接触很多客户：只留下名片的客户，交谈过的客户，表现出兴趣并索取报价的客户，表示要订货并开始谈判的客户等等。这些应当按标准规格详细记录。客户有些情况很重要，诸如成立年份、雇员人数、年经营额、银行名称和地址、财政状况及信用等级、其供应商和最终用户名称等。但是在展台接待中往往很难收集到这些信息。因为展台人员及参观者都非常繁忙，没有足够时间询问和记录，或者参观者本身可能并不掌握这些情况，尤其是大公司的雇员。另外如果问得太细，可能引起参观者的不快而不愿意继续接触交谈。因此，如果能收集到最好，如果不能，就在后续工作时进一步收集。这些信息是判断客户的依据。
展览记录表
序号
展览会
记录日期
记录人
参观者姓名
职位
公司名称
地址
电话
成立年份
公司产品
经营范畴
经营性质
现有代理
市场区域
专家视点
成功展览窍门精选
你选择参加的展览能给你带来最高的回报吗?您需要在下列时间段内完成相应的工作:
计划和调查----在展会前18-24个月开始
1.    该次展览能满足我们市场拓展的需要吗?
2.    展会日期是否合适?
3.    同期有别的展会举办吗?
4.    展会地点是否便利?
5.    有多少与会者是来自目标市场?
6.    有多少与会者是来自我们主要的服务地区?
7.    组展机构怎样推广展会?
8.    展览过往的业绩如何?
9.    哪些竞争对手将参展?
10.展会组织提供以往参展商的联系方式吗?
11.公司中有人曾参加过这个展会吗?
12.我们可为此展会投资多少?
13.展会组织对参展商的推广提供什么协助?
14.组展机构可以提供参观买家专业性的保证吗?
15.我们希望通过参展得到多少回报?
参展计划—在展览前9-12个月开始计划
16.该展会能为我们现行的市场策略服务吗?我们的需求是:
*提高现有市场的现有产品和服务
*向现有市场推出新产品或服务
*将现有的产品或服务投向新的市场？
*将新的产品或服务投向新的市场
*增强公司在现有市场的形象
*将公司推向新的市场
17.需要展出什么产品?
18.在这次展会上谁是我们的目标观众?
19.我们参展的目的是什么?
20.我们有书面的参展计划吗?
21.参展预算已确定了吗?
22.我们的展位已确定了吗?
23.定金必要的保证金已支付了吗?
24.怎样的展位设计符合我们的要求?
25.我们能使用现有的展览品吗?
26.我们需要新的展览品吗?
27.我们需要新的宣传画吗?
28.我么需要预定什么展览服务吗?
*楣板
*电气
*地毽
*视听器材
*给排水
*展位清洁服务
*植物摆设
*电话
*电脑
*打印机
*垃圾篓
*家具
29.安全服务是否必要?
30.是否安排好展位的安装与拆卸
31.怎样安排货运?
32.有什么需要了解的当地工会条款?
33.保险安排
34.是否准备好了工具箱?
35.酒店服务预定好了吗?
36.注意展位付款的最后期限
37.需要提供展位信用卡交易方式吗?
38.需要营业执照吗?
39.指引卡片已设计并打印好了吗?
推广计划—提前6-8个月制定
40.展前推广如何进行?
*个人邀请函(包括介绍和回复函)
*展览(贸易出版物,当地媒体)
*直邮展览
*电话推广
*公关
41.我们的展位号有否包含在展前的推广材料中?
42需要印制额外的传单、目录和价目表吗?
43.印刷品准备好了吗?
44.对其他的公关活动做好了计划吗?
45.我们的展览指引条款已完成并寄出了吗?
46.怎样的赠品能取得更好的效果?
47.我们要组织什么样的现场推广活动?
*机场展览/户外展览板
*酒店电视展览
*运输展览
*展会每日展览
*酒店房间推广
*展会目录展览
48.我们要组织一次观众竞赛吗?
49.我们的竞赛和赠品符合当地的法规吗?
50.要预定多少门票?
51.欢迎仪式筹备好了吗?
参展人员—提前4-6个月计划好
52.展位上需要多少工作人员?
53.谁是代表公司的最佳人选?
54.展位经理指定了吗?
55.参展人员的培训准备好了吗?
56.定好展前会议的时间了吗?
57.参展人员熟悉展出的商品和服务了吗?
58.是否组织好一个演示会?
59.是否有一个准备回答问题的技术代表?
60.是否确定了服装代码?
61.是否为参展人员预定了足够的证件?
62.参展人员是否有足够的名片?
63.展位时间表是否制定好了?
64.谁负责监督展位的安装和拆卸?
65.该负责人是否清楚展会的出入程序?
效率保证—在展会前为展会后的事情做好准备
66.是否为参展者提供引路服务?
67.是否制定了每天的总结会时间?
68.是否会向登记的参展者寄出感谢信?
69.怎样处理展览指引?
70.怎样监督展会上的销售?
71.参展工作人员会得到怎样的奖励?
72.怎样评估该次展览?
73.展览费用是否在预算之内?
74.是否应该修改下一年的预算?
75.还有什么别的国内、国际展览?
企业国内参展实务
第一节         国内参展步骤
一、几个主要得工作环节
不管你是首次参加展览，还是富于经验的展览经理，以下的参展步骤，按时间顺序提醒你注意每个关键环节。
1.      决定需要多大的参展面积；
2.      决定如何装修并与展览主办者联系；
3.      如果是特殊展位，选择展架承建商；
4.      计划展览预算；
5.      预订特殊得室内和室外展览；
6.      展架承建商拿出设计方案将展架设计方案提交主办者审查；
7.   向客户邮寄宣传材料，制定报纸、杂志、电视等媒体的展览宣传方案，以配合和增大展览效果；
8.        展览是在外埠，制定旅行计划，预定饭店，预付参展展位费和其他相关服务的费用；
9.      准备文件和所有需要散发的宣传材料；
10.  运输资料和所有展品、展架；
11.  预约展览所在地的客户并排出见面时间表；
12.  准备差旅费、展览会上必需的款项；
13.  将所有文件资料复印一份放在你随身的手提箱中；
14.  到达目的地城市、登记办理入住饭店手续；
15.  到展览馆现场检查展馆和展位状况；
16.  将你的运货单据提供给提货负责人；
17.  联系现场服务人员，确认你预定得展位和展具；
18.  到主办者办公室报到，告诉他们如何能够找到你；
19.  确认展位的布置完成、展品和资料如期到达、你预定的各式设备和供应都已就绪；
20.  开幕式当天提前到达展馆，带着微笑迎接参观者。
二、国内展览会准备日程表
（一）12个月前
1. 从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；
2.与展览主办单位或代理公司进行联系，取得初步资料；
3.选定场地（一般而言，首次参加大展，较难取得最佳位置）；
4.了解付款形式，决定财务计划。
（二）9个月前
1.设计展览结构；
2.取得展览管理公司的设计批准；
3.选择并准备参展产品；
4.与潜在客户及目前顾客联络；
5.制作展览宣传册。
（三）6个月前
1.以广告或邮件等进行推广活动；
2.确定旅行计划；
3.支付展览场地及其他服务所须预付款；
4.复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等；
5.安排展览期间翻译员；
6.向服务承包商及展览组织单位定购广告促销。
（四）3个月前
1.继续追踪产品推广活动；
2.最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送索取样品的客商；
3.将展位结构设计作最后的决定；
4.计划访客回应处理程序；
5.训练参展员工；
6.排定展览期间得约谈；
7.安排展览现场或场外的招待会。
（五）四天前
1.将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；
2.搭乘飞机至目的地。
（六）三天前
1.抵达饭店登记；
2.视察展览厅及场地；
3.咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
4.指示运输承包商将物品运送至会场；
5.连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪；
6.与展览组织代表联络，告知通讯方法；
7.访问当地顾客。
（七）两天前
1.确定所有物品运送完成；
2.查看所订设备及所有用品的可行性及功能；
3.布置展位；
4.将所有活动节目做最后的决定。
（八）一天前
1.将摊位架构、设备及用品做最后的检查；
2.将促销用品发送直接分配中心；
3.与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。
（九）展览期间
1.尽早到会场；
2.展览第一天将新闻稿送到会场得记者通讯厅；
3.实地考察后尽早预约明年场地；
4.详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
5.对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；
6.每日与员工进行简报；
7.每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。
（十）展览结束
1.监督摊位拆除；
2.处理商机；
3.寄出答谢卡。
展览法规汇编
1.对外经济贸易合作部
《关于在境内举办对外经济展览会管理暂行办法》
第一章　总则
第一条　为使举办对外经济技术展览会有秩序进行，保障展览业的健康发展，根据《中华人民共和国对外贸易法》及《国务院办公厅关于对在我国境内举办对外经济技术展览会加强管理的通知》，特制定本办法。
第二条　本办法适用于在中华人民共和国境内举办的对外经济技术展览会。包括：
（一）国际展览会和国际博览会，境外民用经济技术来华展览会（以下统称国际展览会）。
（二）对外经济贸易洽谈会和出口商品交易会。包括综合性或专业性的出口商品、投资贸易（利用外资）、技术出口、对外经济合作洽谈会或交易会。
第三条　举办对外经济技术展览会，由对外贸易经济合作部（以下简称外经贸部）负责协调和管理。
第二章　举办单位
第四条　对外经济技术展览会的举办单位，包括主办单位和承办单位。
主办单位主要负责制定并实施举办对外经济技术展览会的方案和计划，组织招商招展，负责财务管理，并承担举办展览的民事责任。
承办单位主要负责布展、展览施工、安全保卫及会务事项。
第五条　境内主办单位和承办单位，必须具有主办和承办资格。
（一）经外经贸部或其授权部门批准，以下单位具有主办资格或主办相应的对外经济技术展览会：
１．省级经济贸易促进机构或行会（专业）协会、商会；
２．展览公司，外经贸公司。
（二）省级及副省级市人民政府或外经贸主管部门可以主办对外经济贸易洽谈会和出口商品交易会。
（三）国务院部门可以部门名义主办与其业务相关的国际展览会；省级人民政府可以其名义主办有关的国际展览会。
以国务院部门或省级人民政府名义主办国际展览会，应由具有主办资格的单位（指本条第（一）款所列单位或省级及副省级市外经贸主管部门）承办，并由其承担办展民事责任及主办单位有关职责。
（四）凡具有主办资格的单位均具有相应的承办资格。受主办单位委托，有关公司可以承办展览的单项业务（包括设计、布展、展览施工、广告）。
第六条　境外（指外国和台港澳地区，以下均同）机构举办对外经济技术展览会，必须联合或委托境内具有主办资格的单位举办。境内招商招展由境内主办单位负责。
属境外机构的主办单位，应是具有相当规模和办展实力，在国际上影响和信誉良好的展览机构、大型跨国公司、经济团体或组织（包括经济贸易促进机构、商会、行业协会等）。
第七条　国家间双边、多边及国内外友好省市间的展览（含交流展），按对等原则和实际需要由相应的单位主办和承办。
第八条　主办单位和承办单位的展览行为必须规范，维护参展单位的合法权益。
（一）主办单位与承办单位之间，以及主办单位之间（即有二个或二个以上的单位联合主办），必须签订规范的办展协议，明确职责分工及承担办展民事责任单位等事项。
（二）招商招展由主办单位负责。
除以国务院部门和省级人民政府名义主办的国际展览会，其他均不得以组委会或筹委会名义招展。
（三）招商招展必须以企业自愿为原则，不得进行行政干预。
（四）招展文件或招展（参展）合同必须明确主办单位和参展单位的权利与义务，明确承担办展民事责任的单位。
（五）举办以国际展为名称的对外经济技术展览会，境外参展商（不包括境内外商投资企业）比例必须达到２０％以上。
（六）举办对外经济技术展览会的广告、宣传材料必须真实可靠。未经同意不得将其他单位列为支持（赞助）单位。
（七）主办单位在办展结束后１个月之内，向审批部门报送举办展览总结。对由境外机构主办并境内单位承办的展览，由承办单位报送。
第三章　审批
第九条　举办展览面积在１０００平方米（指展位总面积）以上的对外经济技术展览会必须经批准，并实行分级审批。
（一）以国务院部门或省级人民政府名义主办的国际展览会，以及由省级或副省级市人民政府主办的对外经济贸易洽谈会和出口商品交易会，须报国务院批准。
省级及副省级市外经贸主管部门和多省（自治区、直辖市）联合主办的对外经济贸易洽谈会和出口商品交易会，由外经贸部审批。
（二）国务院部门所属单位主办的对外经济技术展览会，以及境外机构主办的国际展览会，报外经贸部审批。对在北京以外地区举办的，主办单位需事先征得举办地外经贸主管部门同意。
（三）地方其他单位主办的对外经济技术展览会，由所在省、自治区、直辖市外经贸主管部门审批，并报外经贸部备案。
（四）以科研、技术交流、研讨为内容的展览会，由科学技术部负责审批。
（五）中国国际贸易促进委员会（以下简称贸促会）系统单位主办的对外经济技术展览会，由贸促会审批并报外经贸部备案。对在北京以外地区举办的，主办单位应事先征得举办地外经贸主管部门同意。
（六）对外经济技术展览会凡涉及台湾地区厂商或机构参展事项，另行专项报外经贸部审批，报国务院台湾事务办公室备案。海峡两岸的经济技术展览会，由外经贸部会同国务院台湾事务办公室审批。
（七）举办为期在６个月以上的长期展览，主办单位须事先报海关总署审核，经海关总署同意后，报外经贸部审批。
第十条　举办对外经济技术展览会由主办单位申请报批。
属于二个或二个以上单位联合主办的，由承担办展民事责任的主办单位申请报批。
境外机构联合或委托境内有主办资格的单位举办国际展览会，由境内单位申请报批。
第十一条　审批对外经济技术展览会需审查的主要内容：
（一）主办单位和承办单位资格。
境外机构主办或与境内单位联合主办的，需审查境外机构资信及有关情况。
（二）展览会名称、内容、规模、时间、地点，组织招商招展的方案和计划，办展的可行性报告，主办单位与承办单位的协议。
二个或二个以上单位联合主办的，需审查联合主办的协议（包括各主办单位的职责分工，承担办展民事责任的单位等）。
境外机构联合或委托境内单位举办的，需审查其联合或委托办展协议。
（三）国务院部门所属单位及贸促会系统单位在北京以外地区主办的，需审查是否征得当地外经贸主管部门的同意。
第十二条　申请报批的单位按审批对外经济技术展览会需审查的内容和要求，向审批部门申报并提交有关文件和资料。
申请报批时间原则上应提前１２个月。
第十三条　对外经济技术展览会批准文件的主要内容：
（一）展览会名称。
（二）主办单位（主办单位如有境外机构应注明国别或地区）。
（三）展览会的主要业务内容、规模、举办地点、时间。
（四）其他需要批准或备注事项。
以上内容变更，应办理批准手续。
第十四条　批准文件抄送办展地外经贸主管部门和海关。
第十五条　具有对外经济技术展览会主办资格的单位，可自行举办面积在１０００平方米以下的对外经济技术展览会，但应报有关审批部门备案。
第四章　协调管理
第十六条　严格控制同类展览的数量。鼓励和推动联合办展，鼓励举办专业性展览会。
对申请举办较多的同类展览，审批部门要加强协调，并对照《对外经济技术展览会分类目录》按以下原则审批：
（一）同类展览，原则上在同一省、自治区、直辖市及副省级市，每年不超过２个。
（二）优先批准规模大、影响大、定期举办的展览。
（三）优先批准具有行业优势和办展经验的单位举办的展览。
第十七条　审批部门负责对主办单位、承办单位办展活动进行管理和监督，检查办展质量，维护正常的办展秩序。
对国务院部门所属单位及贸促会系统单位在北京以外地区主办的展览，由当地外经贸主管部门进行管理和监督检查。
第十八条　由外经贸部牵头，会同科学技术部、贸促会等单位，以召开联席会议的形式，定期通报审批和举办对外经济技术展览会情况，调整和公布《对外经济技术展览会分类目录》，对外发布展览信息；研究对外展览业发展过程中出现的情况和问题，及时采取有效措施，加强协调管理；维护办展单位和参展单位的合法权益，保障对外展览业的健康发展；推动和扶持举办有特色、有规模、有影响的对外经济技术展览会。
第五章　境外展览品监管
第十九条　境外展览品监管由海关按照《中华人民共和国海关对进口展览品监管办法》执行。
对１０００平方米以上展览的境外展览品监管及留购，由办展地海关凭本办法规定的审批单位的批准文件按规定办理；对１０００平方米以下的，海关凭主办单位申请按规定办理。
第二十条　对外经济技术展览会的境外展览品不得擅自零售。对确需零售的，须事先报外经贸部批准，海关凭外经贸部批件按规定办理，并照章征收进口关税和其它税费。
第六章　法律责任
第二十一条　对违反本办法规定举办对外经济技术展览会，以及在办展过程中有乱摊派、损害参展单位合法权益等违反法律法规行为的，由外经贸部依据《国务院办公厅关于对在我国境内举办对外经济技术展览会加强管理的通知》有关规定，取消其主办资格，并由有关部门依法查处。
对不具备主办或承办对外经济技术展览会资格而擅自办展的，盗用其他单位名称办展的，或转让、转卖展览批准文件的，由各级外经贸主管部门和工商行政管理机关依法查处。
对违反海关规定的，由海关依法处理。
第七章　附则
第二十二条　未经外经贸部批准，任何对外经济技术展览会不得使用“中国出口商品交易会”或“广交会”名称及其他接近名称（包括英文名称ＴＨＥ ＣＨＩ-ＮＥＳＥ　ＥＸＰＯＲＴ　ＣＯＭＭＯＤＩＴＩＥＳ　ＦＡＩＲ，简称ＣＡＮＴＯＮＦＡＩＲ，缩写ＣＥＣＦ）。
第二十三条　举办对外经济技术展览会的审批管理，国家法规和国务院另有规定的，从其规定。
第二十四条　本办法自１９９８年１０月１日起实行。凡过去规定与本办法不一致的，以本办法为准。本办法由外经贸部负责解释。涉及海关业务的，由海关总署负责解释。
2.国家工商行政管理局《商品展销会管理办法》
《商品展销会管理办法》已经国家工商行政管理局居务会议通过，现予公布，自1998年1月1日起施行。
第一条    为加强对商品展销会的监督管理，维护市场秩序，规范市场行为，保护生产者、经营者、消费者的合法权益，根据国家有关法律法规的规定，制定本办法。
第二条 本办法所称商品展销会，是指由一个或者若干个单位举办，具有相应资格的若干经营者参加，在固定场所和一定期限内，用展销的形式，以现货或者订货的方式销售商品的集中交易活动。
第三条 举办商品展销会的单位(以下简称举办单位)、参加商品展销会展销商品的生产者或者经营者(以下简称参展经营者)，均应当遵守本办法。
第四条 各级工商行政管理机关对商品展销会进行登记和监督管理。
第五条 举办商品展销会，应当经工商行政管理机关核发《商品展销会登记证》后，方可进行。未经登记，不得举办商品展销会。
第六条 举办单位应当具备下列条件：
(一)具有法人资格、能够独立承担民事责任；
(二)具有与展销规模相适应的资金、场地和设施；
(三)具有相应的管理机构、人员、措施和制度。
第七条 参展经营者必须具有合法的经营资格，其经营活动应当符合国家法律、法规、规章的规定。
第八条 举办单位应当向举办地工商行政管理机关申请办理登记。
若干个单位联合举办的，应当由其中一个具体承担商品展销会组织活动的单位向举办地工商行政管理机关申请办理登记。
县级人民政府举办的商品展销会，应当向举办地地级工商行政管理机关申请办理登记；地、省级人民政府举办的商品展销会，应当向举办地省级工商行政管理机关申请办理登记。上一级工商行政管理机关可以委托举办地工商行政管理机关对商品展销会进行监督管理。
第九条 异地举办商品展销会的，经申请举办单位所在地工商行政管理机关核准，依照本办法第八条规定向工商行政管理机关申请办理登记。
第十条 申请办理商品展销会登记手续时，应当提交下列文件：
(一)证明举办单位具备法人资格的有效证件；
(二)举办商品展销会的申请书，内容包括：商品展销会名称，起止日期、地点、参展商品类别，举办单位银行帐号，举办单位会负责人员名单，商品展销会筹备办公室地址、联系电话等；
(三)商品展销会场地使用证明；
(四)商品展销会组织实施方案；
(五)其他需要提交的文件。
依照国家有关规定需要经政府或者有关部门批准方可举办的商品展销会，应当提交相应的批准文件。
两个以上单位联合举办商品展销会的，还应当提交联合举办的协议书。
第十一条 工商行政管理机关应当自接到申请之日起十五日内，作出准予登记或者不予登记的决定。准予登记的，发给《商品展销会登记证》。不准予登记的，书面通知申请人并说明理由。
《商品展销会登记证》应当载明商品展销会名称、举办单位名称、商品展销会负责人、参展商品类别、商品展销会地点及起止日期等内容。
第十二条 举办单位领取《商品展销会登记证》后，方可发布广告，进行招商。
第十三条 举办单位负责商品展销会的内部组织管理工作，对参展经营者的参展资格，按照本办法第七条的规定进行审查，并将审查情况报告该商品展销会的登记机关备案。
第十四条 举办单位应当与参展经营者签订书面合同，明确双方的权利和义务。
第十五条 参展经营者的经营行为损害消费者合法权益的，消费者可以依照《消费者权益保护法》第三十八条的规定，向参展经营者或者举办单位要求赔偿。
举办单位为两个以上的，消费者可以向具体承担商品展销会组织活动的举办单位要求赔偿，其他举办单位承担连带责任。
第十六条 未经国务院有关行政主管部门批准，商品展销会名称不得使用“中国”、“全国”等字词。
第十七条 举办单位、参展经营者有下列行为之一的，由工商行政管理机关予以处罚；
(一)举办单位违反本办法第五条规定，未经登记擅自举办商品展销会，或者在登记中隐瞒真实情况、弄虚作假的，责令其改正，并视情节处以三万元以下罚款。
(二)举办单位违反本办法第十二条规定，未领取《商品展销会登记证》，擅自发布广告，进行招商的，责令改正，并处以五千元以下罚款。广告经营者违反规定，为举办单位刊播广告的，处以五千元以下罚款。
(三)举办单位伪造、涂改、出租、出借、转让《商品展销会登记证》的，视情节处以三万元以下罚款。
(四)举办单位违反本办法第十三条规定的，视情节处以一万元以下罚款。
(五)参展经营者违反本办法第七条规定，依据国家有关法律、法规、规章予以处罚。
第十八条 《商品展销会登记证》由国家工商行政管理局统一格局。
第十九条 本办法由国家工商行政管理局负责解释。
第二十条 本办法自1998年1月1日起施行。
3.关于加强对各类商品展销会管理的通知
各省、自治区、直辖市、计划单列市、副省级城市财办、商业(贸易)、物资、粮食厅(局)、集团总公司：
近年来，随着我国社会主义市场经济的不断发展，各类商品展销会越来越多，这对于开拓市场，搞活流通，沟通信息，繁荣经济，起到了一定的积极作用。但由于缺乏统一的归口管理，在兴办展销会过程中也出现了过多过滥、冒名侵权、管理混乱等问题。为了加强对各类商品展销会的归口管理，维护正常市场秩序，规范展销活动，提高办展水平，现就举办各类商品展销会的有关问题通知如下：
一、举办各类商品展销会要有利于培育大市场、搞活大流通、发展大贸易；有利于促进经济技术交流与合作；有利于推动产品结构调整和更新换代。要坚持以社会效益为主，合理收取办展费用，严禁高额收费和乱评比。
二、举办各类商品展销会，必须经过商品流通主管部门批准，非商品流通主管部门和社团组织无权审批商品展销会。
三、凡冠以“中国”“全国”字样的全国性商品展销会要报国内贸易部审核批准；属于省市地方性的商品展销会必须报经省级商品流通主管部门审核批准。各类商品展销会，经过审核批准后，主办单位方可向当地工商行政管理等部门办理其它有关办展手续。
四、各类商品展销会的主办单位，必须具有独立法人资格，有良好的信誉，有招商、办展能力，并在６个月之前向商品流通主管部门提出申办报告和实施方案，办展后一个月内写出展销会的总结报告。
五、部直属企事业单位（包括学会、协会）主办各类商品展销会，要继续严格按照我部《各类商品和技术展销交流活动管理试行办法》（内贸计字〔１９９５〕第２０３号）和《关于进一步加强各类展销交流活动管理的通知》（内贸厅计字〔１９９６〕第２６号）规定执行。
六、举办国际性商品展销会，根据国务院办公厅国办发〔１９９５〕第３３号和国办发〔１９９７〕第２５号文件的规定，根据不同的展销会规模和主办单位，分别由我部报国务院办公厅或由地方商品流通主管部门报外经贸主管部门审批。
七、对违反本《通知》规定的，由展销会审批部门追究主办单位领导和当事人的责任，并予以通报批评或取消办展资格，进行严肃查处。
请各地按照本《通知》的精神，结合当地情况，研究制定商品展销会的具体管理办法，切实加强各类商品展销会的管理工作。有关具体工作和情况，请与我部综合计划司联系。