党内政治生活泛指:HI信息服务公司的工作分析

                
            赵珍大学刚毕业就顺利进入了HI信息服务公司（以下简称HI）。赵珍学的是国际企业管理专业，因此公司将她安排在人力资源部工作。在应聘和面谈过程中，她了解到这是一家中外合资企业，主要的经营业务是为企业和个人提供软件和硬件。公司自1994年创办以来，发展迅速，通过灵活的经营手段、高质量的产品、优良的售后服务，在信息激烈的竞争中保持了领先地位。HI管理层深知，作为一个知识密集型的企业，公司的发展将主要依赖于它所拥有的人力资源，企业间的竞争实质是对于高质量人力资源的竞争。因此，HI非常注重通过提高员工的工作满意度来留住他们。至今为止，它的人员流动率接近于行业的平均水平。赵珍为自己能进入这样一个充满活力的公司暗自高兴。
               
            但是在听了人力资源部张经理的一番谈话后，赵珍原来乐观的想法改变了。张经理告诉她，尽管从表面上看，HI有骄人的经营业绩和良好的发展势头，但是事实上公司内部的管理制度有很多不完善的地方，这些方面将严重障碍HI的进一步发展。张经理举例说，作为人力资源管理基础工作之一的工作分析，在HI就没有得到很好的贯彻落实，随着公司规模的扩大，新的工作不断增加，但是相应的工作描述和工作说明书却没有制定，原有的一些工作描述和工作说明书的内容也与实际情况不完全匹配了。张经理交给赵珍一份旧的工作说明书（见下表所示）。造成这种状况的原因在于，初创时期HI的员工较少，公司内部的局域网可以使上下级之间和同事之间非常伸畅地沟通，相对平坦的组织结构也使公司各个层次的员工很容易接近。同部门的工作经常由员工们共同协力完成，职位在HI被定义成是员工之间关于特定技术、专业能力和兴趣的竞赛。有超常能力和成就的员工常被录用，接着很快获得晋升。正因为如此，HI并不注重为每个工作制定工作描述和工作说明书，因为从某种意义上来说，这只是一纸空文。
                 一个旧的工作说明书
                  职位助理程序员
                  基本目的在项目经理的监督下进行编码、测试、调试程序；
                  具体任务根据总体的程序设计，编码、测试、调试程序，开发程序的文件资料。
                  在使用系统时培训用户，为用户提供帮助，按要求向管理者汇报服务管理信息。
                  任职资格至少：
                  在相关领域里具有BA/BC学位或相当的经验和知识；
                  具备FORTRAN语言编程知识；
                  在经营和财务应用方面具有较好的工作知识。
                  希望：
                  具有在分时环境下计算机编程经验；
                  在COBOL、PLI或者装配语言方面受到培训或者教育。               
            但是这种忽视工作分析的做法，随着HI的规模日益扩大，显示出越来越多的对人力资源管理工作的负面影响。张经理坦率地告诉赵珍，在HI，人力资源部被认为是一个低效率的团队。比如说本来通过绩效评估，发现员工绩效不符合标准的原因，并安排各种培训和锻炼机会以提高这部分员工的技能，增强他们的信心，这应该是人力资源部门的职责。但是由于缺乏准确的工作描述和工作说明书，人力资源部门就没有确切的标准来衡量员工的工作绩效，因而也无从发现员工究竟哪些地方需要改进和提高，更别提为员工制定适宜的培训计划了。因此在HI，没有部门认为人力资源部的员工有这方面的能力和经验。另外，公司主要的奖励系统也似乎和人力资源部没有太大关系。甚至公司的年度职工表彰会也被认为是来自外方总经理的激赏而与人力资源部无关。而按惯例，员工的薪酬奖励计划应该是由人力资源部根据工作描述和工作说明书，判断每个工作岗位的相对价值以后，再以此为依据制定的。
            正是由于缺乏细致的工作分析，HI的人力资源部在开展工作时显得力不从心。近期，HI又将大规模招聘新员工，张经理决定先从工作分析这一环节抓起，彻底改变人力资源部以往在人们心中的形象。他将此重任交给赵珍，要求她在6个月的时间内修正所有的职位说明书。
            讨论问题：
                1.如果你是赵珍，你如何看待工作分析在人力资源管理职能中的作用？
                2.为了修改旧的工作说明书，制订新的工作说明书，你将通过哪些具体步骤开展这一工作？
                3.你将采用哪些方法收集必要的工作分析信息？
                4.请尝试修改助理程序员的工作说明书？
            参考答案：
               
            1．工作分析是人力资源管理的一项重要的基础工作，工作分析的结果可以运用在企业内组织决策、人力资源管理、工作和设备设计等方面，也可以用于制定教育课程计划、职业咨询等企业外部。对人力资源管理工作而言，只有做好工作分析，才能保证在人员招募与配置过程中的适人适位；才能保证人员培训、绩效评价、工资报酬、职业生涯规划等人力资源管理职能的规范化，从而最大限度的提高人力资源的使用效率，降低人力资源的使用成本。具体来说，工作分析的作用表现在（1）选拔和任用合格的人员；（2）
            制定有效的人事预测方案和人事计划；（3） 设计积极的人员培训和开发方案；（4） 提供考核、升职和作业的标准；（5）
            提高工作和生产效率；（6） 建立先进、合理的工作定额和报酬制度；（7） 改善工作设计和环境；（8） 加强职业咨询和职业指导。
            在HI信息服务公司的案例中，由于工作分析未能很好的完成，因此，目前而言主要对绩效评估、员工培训与开发、工资报酬确定这三方面产生不利影响，当然必定也将影响到其他几方面。所以大家分析时，应着重放在绩效评估、员工培训与开发和工资报酬确定这三个方面。
                2．工作分析是一个细致和全面的评价过程，包括一系列的活动，我们主要将工作分析的过程分为准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。
               
            3．工作分析收集信息的方法多种多样，有问卷调查法、实地观察法、面谈法、实验法、关键事件记录法和日记法等等，各有各的优点和局限性。我们应该根据工作分析的目的和内容的不同，选择合适的方法。既要考虑方法的可行性，又要考虑方法的经济性。例如，针对HI信息服务公司的工作主要是知识密集型的工作，能否采用主要是针对大量标准化的、周期短、体力劳动为主的工作较为合适的实地观察法？并且，我们应注意，工作分析方法并不是孤立存在的，可以结合起来使用，以取得丰富的信息，提供收集信息的信度和效度。
               
            4．首先我们应区分工作说明书和工作描述。工作描述是确定工作的具体特征，主要涉及工作岗位的研究，对工作岗位的目的、承担的工作职责和工作任务、与其他岗位之间的关系等。而工作说明书也可以称为任职说明，主要是任职资格的研究，是对工作人员特征的研究，是胜任该项工作的任职者必须具备的条件和资格。工作描述没有标准格式，但有些基本的部分，如工作名称、工作身份、工作说明、工作职责。工作说明书也可以作为工作描述中的一部分，列示在工作描述的最后部分。撰写工作说明书，应注意文字简洁、直接、用词简练；其次，要求用词准确。