交互趋势:咨询类公司的知识管理系统思路及初步实践

时间：2011-08-25 14:36:37 来源: KMCenter 作者：张宇恒
隐性知识管理是企业知识管理的难点和重点，建立一种知识管理的文化对于隐性知识功效的发挥至关重要。利用团队文化的效应才能促进企业知识的供给和创新。
一、知识管理系统运行的现状和存在问题
虽然近1、2年知识管理进入了很多企业的视线，也越来越受重视，但整体的发展并不令人满意。有很多实施了知识管理的企业，大部分都觉得是有点用但却起不到什么实质性的作用。另外很多公司面临的情况是，花费很多精力和投资把知识治理系统建立起来，却没有几个人愿意使用，最积极的人总是那几个当初主张建立系统的，似乎和其他员工没有任何关系一样。
整体而言，知识管理是从企业角度出发，促进自身竞争力提升，其要求员工分享、贡献，企业收益的行为，在公司的角度无可厚非，而对于多数个体也是长期潜在的受益者，其应该是双赢的一种形态，但为什么在国内实施了10年，成功的企业凤毛麟角。
笔者是在公司是一家咨询类公司，做知识管理的工作也有3、4年了，也作了一些相应的系统，希望从咨询公司的特点出发，就咨询公司类的知识管理系统开发的思路、实践进行一些交流。
1、知识管理运行现状
若有人在跟你推介知识管理，说它的显赫作用，介绍这个那个成功案例，不一会就可能让你热血沸腾，决策上马，甚至懊悔怎么不早点做知识管理。
先别急，如果现在告诉你大多数跨国企业做知识管理其实很一般，而中国企业，即便是比较早就进行知识管理实践的海尔、宝钢、中兴通讯、华为等企业，也仅仅走出了一小步，你还会冲动吗？
实施了知识管理的企业，大部分都觉得是有点用但却起不到什么实质性的作用。
我们特意作了调查，一方面了解到许多企业是把知识管理当作信息化建设项目来做，以IT部门或人力资源部门为主，另一方面了解到其中的一些奥妙，就是当前的知识管理软件已经不像以前那样功能只专注于知识管理，而是融进许多办公自动化功能。
知识管理系统之前经常被骂为中看不中用，所以，软件厂商一种情况是在知识管理软件里加入办公自动化OA的功能模块，另一种情况是在办公自动化OA系统中增加知识管理功能模块。两者都达到了这个目的：上了知识管理系统之后，不论你这个企业知识管理做得如何，但办公自动化的功能还是实用的，切合的是中国企业现阶段对各种文档的收集、共享等知识管理初级阶段的需求特点。（以上摘自2010年5月的《经理人》杂志）
而另外一份调查显示，知识管理项目常常以失败告终，多数是情绪高涨地投入实施，却屡遭挫折，最终不了了之。从调查中可以看到，“没有正确的知识管理规划和预期”和“组织内部没有对知识管理的正确认知”成为失败的两条最主要原因。其次是“没有人负责或者选错了人”、“额外的工作”和 ‘与我无关’的思想”。
2、现有企业知识管理的组织机构和管理
通常情况下，关于知识管理的组织结构和实施中，都会提出以下的观点：
对于规模以上的企业，知识管理提高到战略高度以后，必须从以下几方面着手开展知识管理工作：
（1）、战略给予足够推动力。
企业高管在战略推动中的作用是核心的。管理者的意志和愿望决定知识管理的定位和作用。所以他们必须清楚和引导知识管理有效的展开。
（2）、成立知识管理部门。
该部门的作用就是在各种知识中搭建有效的流通渠道，协助各个部门通过内部网络和知识管理系统整理相关知识并顺利获取。这个部门必须从企业的角度通盘全面的考虑知识的管理和共享。
下表是找到一份相对比较详细的职责说明。
2
KM Team Manager
协助CKO制订集团KM管理的战略和推进方向；
同各个实施单位的KO进行深层次沟通，传达集团的知识管理思路；
负责组织集团KM Center和i-KSM运营组的日常工作；
根据KM Center的核心职责，确定主要的工作流程（程序、人员、管理手段等）；
作为CKO和各个产业单位KO沟通和联系的组织者和接口人。
3
KO
在集团的统一规划下，制订和组织执行所在实施单位的知识管理策略和目标及知识管理具体推行工作；
与所在单位的领导充分沟通，保证实施KM所需的必要资源和条件；
在所在单位内选择并提请任命知识管理专员；
配合相关负责人，对所在单位的核心职责与核心流程进行定义和明确；
定期组织评估所在单位的核心知识、关键文档和实际工作技能；
检查所在单位的i-KSM系统的应用情况；
协调跨公司的知识管理活动；
负责建立所在单位的知识管理文件和报告体系；
明确所在单位的知识管理部门和机构内其他部门和岗位在知识汇集、共享和交流方面的责任；
通过各个部门的管理者，将能力需求和知识的目标转换为各部门明确可行的知识管理推进目标；
结合所在单位的特点，进一步个性化设计、实施并监督组织知识管理的基础设施，包括信息技术、结构、   管理制度和奖惩激励制度等
4
知识管理专员
在所在单位KO的领导下，具体开展执行试点单位的知识管理日常事务性活动；
配合知识主题专家组织公司或部门内外部的知识交流活动；
所在单位员工使用i-KSM系统的培训和帮助；
配合主题专家、知识员工、组织责任承担者对知识库的及时更新；
检查入库的核心知识和关键文档是否符合组织的文档规范；
对本单位的知识地图、专家地图和关键文档目录进行必要的维护；
整理知识管理绩分体系和进行情况报告，提交本单位KO；
定期在公司范围内发布知识管理激励结果；
i-KSM系统数据维护；
（3）、企业知识管理文化的培养。
隐性知识管理是企业知识管理的难点和重点，建立一种知识管理的文化对于隐性知识功效的发挥至关重要。利用团队文化的效应才能促进企业知识的供给和创新。
（4）、知识链的建立和完善。
知识管理不是某一个部门的事情，是整个企业各个部门的整体工作和贡献，涉及到所有部门。
但在实践中，以上的四大方面，哪个方面的实施都存在着众多的问题。理论好像不错，但真实践起来困难丛丛。就以知识管理部门的职责来说，发现知识管理部门只要关于知识的，什么都干，但又由于管理的内容多数是专业内容或范围太广，又什么都干不精，不知道该如何定位。知识管理部门该有什么样管理职责和权限？还是应该作知识服务？是应该整理知识内容？还是督促别人整理知识内容并共享？如果是整理知识内容，那应该整理什么样的内容，范围有多广，能否估算出使用的范围？这些都是知识管理部门面临的问题。
而企业文化和知识链等，更是有些虚无缥缈了。
3、现有知识管理系统的主要功能概述知识分类模块
建立成了按照组织知识模式的分类体系，以树状菜单的形式表现出来，称之为知识树。通过知识树，用户可以按照分类索引的方式找到所需的下级分类，点击相应的分类可查阅该分类下的知识内容。
知识查看模块
点击相应知识内容，进入查看知识的具体界面，可以通过标题、概要信息、文章段落标题、正文内容、附件等多个组成部分对知识内容进行全面的了解，支持 word 目录格式的点击即跳转到相应段落；附件阅读可在线打开。
知识发布
拥有知识发布权限的用户可以进行知识的录入，按照系统的提示填写相应的知识标题、正文、附件等信息后，选择所要发布到的知识维度（可选择多个维度），提交即发布成功。
知识审核模块
发布成功的知识如该发布人附带拥有审核权限，则该知识进入相应的维度分类中，如该发布人没有审核权限，则需要拥有审核权限的用户进行审核过后，知识才能进入相应的维度，对于审核不通过的知识可以进行驳回。
知识关联模块
通过关联知识可以寻找到其他相关性的知识内容，系统支持类别关联、词汇关联等多种关联模式。
知识贡献与积分考核模块
对用户进行知识贡献的统计，赋予一定的积分，通常情况下，以上传量、浏览量、下载量、评论量等为主进行评分。通过积分可以兑换相关的奖励，或获得荣誉排名。
知识统计模块
系统提供了多个统计报表功能，从多个视角、多种指标输出统计报表以满足用户对报表系统的需求。
知识地图模块
支持树形结构或其他多种形式展现知识分类的知识地图。 通过知识地图能够进入相应的分类，起到地图导引的作用。
知识搜索引擎模块
知识搜索是系统用户应用知识的主要途径，也是知识管理系统应用最多的模块。
整体而言，知识管理系统的核心是发布-审核-共享-考核-权限管理等5个模块，其他模块都是增强其功能和易用性的模块。目前多数知识管理系统的设计思路完全是从管理角度出发，从以若干个管理者为中心，管理、督促其他人使用、共享、贡献所谓的知识的系统。
其中的权限管理或者说授权管理，在实践中也面临着较大的困难，系统可以设计一个完善的权限机制，但问题是在员工申请某个文档的权限时，授权人如何判断是否该员工是否应该得到授权？当权限比较细时，授权人的桌面可能会有大量的授权申请需要审批，而且授权人通常为领导，本身工作就非常多，很可能造成领导忙上加忙，还担负了更多的责任和风险（真出了事情，员工可以说是领导审批过的）。
互联网的经验也告诉我们，以论坛为例，左右大概5%的用户为活跃用户，15%左右的用户为浮潜用户（偶尔发言），剩余80%的用户为深潜用户（只看不发言），互联网论坛繁荣是靠大基数下的活跃用户支撑的。但回到企业内部，一个200人的单位，只有10个左右的人活跃，是没有办法引起知识管理活跃的。
4、咨询类公司知识管理需求的特征
（1）、咨询类公司业务特点
咨询类公司通常都是以项目制运作的，每个项目本身以及人员组合都经常不同。
咨询类公司生产输入的原材料是知识和信息，生产输出的产品也是知识，因此作为典型的学习性组织，内部的知识（资料）交流是员工学习同时也是组织学习的重要方式。
（2）、咨询类公司知识管理的重要性
咨询类公司提供的产品和服务就是知识。知识的不断积累和产品化对咨询类公司来说异常重要，如果没有积累，知识就会随着项目的结束而消失，随着员工的离去而流失。知识库和知识转移/培训体系是咨询估算持续发展的核心竞争力。
（3）、咨询类公司知识管理的特点
a、知识的保密性
由于咨询类公司掌握了客户大量的敏感信息，因此咨询公司必须在知识管理的过程中承担为客户保密的责任。另外，咨询公司自己的解决方案和技术资料也很容易被竞争对手盗版从而影响公司的竞争能力，因此保密工作对咨询公司来说意义重大。换句话说，在咨询公司中知识管理的一个重要原则就是不能损害客户和公司的利益。
通常，保密的方法主要包括：首先，咨询公司、咨询顾问、客户方在项目开始前签订三方保密协议；其次，咨询公司对信息库的信息采取分级分权管理的方法。通常，咨询公司根据信息的重要性和敏感度将信息分为若干密级，不同级别的信息所要求的开放权限是不同的，员工必须根据自身的级别以及相应的授权后才能进入。
b、知识的海量性
由于咨询类公司输出的产品是知识，而输入的原材料也是知识，只有具备海量的知识储备，才有可能快速的响应不同客户的需求，这些知识以显性知识或者隐形知识存在于日常工作的各个角落，它们包括但不限于以下类型：
包括政治、经济、法律、行业、文化、市场等各种各样的信息资料。
各行各业的业务特性、商业模式、经营思路、管理理论等。
对先进咨询理念、工具和方法的总结和提炼。一方面可以是对成熟的咨询理论和方法的消化和吸收；另一方面也可以是对优秀企业的最佳实践的归纳和总结。
咨询类公司在给客户提供知识转移和服务的同时，也在从客户端吸收有价值的知识和经验，在检验和完善自身咨询方法和咨询理论的同时也充实了咨询公司自己的知识库。
咨询类公司在完成具体项目的过程和结果中，不断在进行知识的创新。
知识的获取大量从互联网获得，仅从互联网获得的资料月更新量超过200个，总量在万-10万文档级别。目前，不是知识量不够，而是知识量爆炸，学习不过来。
咨询类公司的员工不仅仅要知道结果，为什么也导出这个结果也是要知道的，因此，不能仅仅靠最后的报告或成果，之前专家学习的资料也可能要有选择学习一部分，以保证知其所以然，不会被用户一问就倒。学习的过程不可能省略，需要的是更加高效一些。
（4）、知识的过度分享，造成机密文档泄密的隐患。
一方面，为了提高项目交付的速度和质量，需要与咨询专家尽量大的分享各种已有知识，另一方面由于缺少分享权限控制的手段，造成机密文档涉密的隐患。
二、知识管理系统的设计思路目前，多数国内企业的知识管理均处于初级阶段，基本考虑通过建设企业知识库的方式将“显性知识规范化”，同时也在摸索将“隐性知识显性化”。在此阶段，系统通常以企业知识库为中心，进行运营和管理，而对于“隐性知识显性化”，目前多数还在摸索中，具体效果还很难确定。
因此，本文中主要从知识库建设的角度出发，结合文化制度建设和系统设计思路，通过系统设计，实现知识管理的文化制度。知识管理首先取决于愿意分享知识的文化；在此基础上，结合制度和业务，理顺知识创造、分享和应用以及创新的过程，并制定相关的管理机制和相应的资金保障对文化进行促进和激励，是第二位的；而知识管理系统/软件作为技术支撑，只是第三位的。IT系统为知识管理提供了工具和手段，IT系统的实施不能代表知识管理的实施，但IT系统是功能和性能直接影响知识管理实施效果。
知识管理是从企业角度出发，促进自身竞争力提升，其要求员工分享、贡献，企业收益的行为，在公司的角度无可厚非，而对于多数个体也是长期潜在的受益者，其应该是双赢的一种形态。但从实际实施看，知识管理要求员工个体付出，并且此种付出的代价在员工的眼中通常远低于收益（尤其是眼前收益），因此非常容易有“干和不干一个样，干了也白干，干了也不知道有什么结果”的心理。这是一种知识管理执行主体的错位，也是知识管理难以实行的关键原因。因此就会出现，在有激励的时候，既然是按照上传量计算积分，或者KPI考核必须要求，那就随便上传资料，保证数量就行，结果就是企业知识库变成垃圾库，给其他人查找资料和资料管理造成了很大的困难。
企业知识库的建设，一定要考虑资料的数量和质量，并且是以质量为优先的，要实现此种优先，就必须在制度和激励上，形成个人付出和收益是可预测、可操作的，并且应该是公平的，实现量质并行，多共享多得的制度思路。
知识管理系统和制度设计应该具有目标用户（所有使用者）的自维护、自服务、自管理的特征。以笔者所在的咨询公司为例，80%以上的员工是咨询师，分布在10个大专业，30几个小专业上，小专业相互之间有交叉，专业内容相对较深，也只有专业人员才能判断各种知识和资料的有用程度。对于知识管理部门的员工，本身数量就少，如果想能达到对应的知识水平，对人员的知识和素质要求非常高，并且非常难对知识资料的价值作判断。而如果将审核权交付给专业部门的“专家”，会给“专家”造成大量额外的工作，而这些“专家”通常是企业中最忙的人，根本没有太多精力去处理这些问题（知识问答很多也存在类似问题），这里在实施时将会遇到巨大的困难。如果将大部分审批、审核等工作交给知识管理部门，其人员数量有限，也会在实际运行中造成巨大的工作压力。而且最关键的是，如何判断资料（知识）的价值？其价值在于能否帮助员工解决问题，但能否解决问题是随着时间、项目、新问题的变化而不断变化的，根本难以预测。因此，知识管理系统的设计必须具有目标用户的自维护、自服务、自管理的特征，有多数使用者自行判定和分析，系统作好统计、分析和展现即可。知识管理系统是给目标用户一个舞台，而不是给知识管理者一个枷锁。
在文化和制度方面，当知识管理能够良好的运行，一定是公司、部门（项目）、个人都受益，而且个人受益以眼前利益为主时，才能真正自发的形成良好运转的状态。在此情况下，知识管理可以实现人人为己，就能人人为人；人人为人，则公司、部门（项目）的利益诉求得以实现。因此制度设计中，个人的眼前利益要求具有可预测性、可操作性和公平性，并通过积分激励制度，强化和促进目标用户的自维护、自服务、自管理。
因此，文化和制度是企业知识管理的核心和关键。知识共享和管理不能依靠制度来强制执行，只能依靠吸引方式来解决。目前企业中知识管理80%的失败原因是将知识共享和管理作成了某些人的工作，而这个工作又和这些人的正式工作无关或貌似无关，或者分配作这个工作的人本身不拥有那些需要共享的知识，导致知识共享和管理无法进行。
知识管理系统主要是要解决2个问题：
问题1：知道谁那里有什么知识？
问题2：如何找到这些知识，并通过何种方式分享出来？
目前看，问题2 在系统的帮助下，是完全可以解决的，例如说良好的搜索工具可以解决如何在系统中找到知识的问题。而问题1则是最难以处理的，而文档如果不上传到系统中，问题2是无根之木。如果要解决问题1，就必须要解决如何让单位、部门、个人都获利，三方有一方如果不受益，知识管理都很难进行的好。三方的特点、目标和受益点是不同，分别如下：
企业
部门/项目
个人
目标
提升整体竞争力，整体效率的提升、历史资源积累
快速完成项目，减轻工作强度，提升员工满意度
收入提升，投入资源少，荣誉感、价值感提升
特点
全面控制，通过制度管理，对单独费用不是很敏感，但对整体费用如果较大比较敏感，通常有预算（经费）限制
部门/项目人数不多，对费用敏感度略低，关注项目完成效率与费用付出的性价比
对收入有一定敏感度，但不一定敏感度高，同时与工作繁忙程度和共享知识的难易度会作对比，寻求付出与收入的性价比
受益点
历史资源积累，新员工、新项目能够快速上手、企业竞争力提升、效率、效益提升
提升项目效率，快速完成，质量高
收入增加，工作强度降低
因此，在设计制度的时候，必须要如何即保证质，又保证量，还不能将上传、审核、审批工作都堆到领导、专家、知识管理部门面前，要由全体员工（或者说多数员工）来分担。结合现有WEB2.0技术和SNS的思路，可以将激励制度按照以下思路进行设计。
知识管理中，最困难的部分是促使员工上传共享知识和文档，此部分是是员工付出代价最大的，同时也是最容易产生问题的部分。其次困难的是对内容的审批和审核，如何确定内容的价值。展示和搜索、积分统计等显示应用部分，是最简单的，只要设计好系统，正常运行比较容易。
目标用户的自维护、自服务、自管理应该是知识共享和和知识审核部分的核心，要实现可预测、可操作和公平性原则。
制度系统参考：豆丁网(www.docin.com)，文档上传、共享、展示、分类、好友及分组、积分、统计、支付等功能都有。
知识共享制度设计思路考虑（各环节积分数值可以探讨）：
1、1个积分=X元人民币，可以按月支付
2、文档展示页面，不显示上传人姓名（防止线下要资料）。
3、知识上传时，上传文档不获得积分，但可以定价，上传人根据自认为的资料重要程度自己定价，定价范围为0-5积分（需要商讨，资料重复问题如何解决）。
4、文档分类积分：对文档进行分类，获得1积分。如果上传者不分类，上传分类积分获得为0，如果分类，积分获0.5；其他人在看文档时进行分类，获得积分；后继者看文档时，修订，获少量积分。可以引入开心网等网站的对评论的再评论（如支持/反对），其他看的人，可以对之前分类进行支持和反对，文档分类以支持最多的为准。支持和反对别人获得0.1积分。同时被支持的人（分类）获得1积分，此积分根据支持人数的累加。如被支持的人（分类）为5，则最后获得的积分为1*5=5积分。
5、文档浏览积分：文档被浏览时，上传人获得0.1个积分。
6、文档下载积分：资料被下载时（资料下载才可以认为资料有价值，可以认为下载的主要原因是业务要复制资料里面的文字、数据和图表），文档标价的80%计入个人帐户（其中，下载人的个人帐户支付50%，部门帐户或项目帐户支付50%。积分方法可探讨），20%计入单位帐户。当个人积分低于0时，将无法下载文档，或可以下载文档，但积分从部门积分扣除（会给部门积分榜的，可以查看）。
7、文档评价积分：对文档有2种评价方式，一种是对文档的支持或反对（顶/踩），顶踩之人可以获得0.1积分；另外一种是对文档提出建议或分析或意见，提出建议或意见不获得积分，其他人采用顶踩等选项选择支持某个建议或分析或意见，当为顶时，提出建议者可以获得积分，积分为0.5*顶人数。顶踩之人可以获得0.1积分。
8、员工每年年初有200积分（可商量）可供下载使用，每个部门有2000积分（或者部门人数*200的积分），每个项目无积分（下载积分作为成本计入项目）。按月结算，对于积分在200以上的员工，发给员工当月200积分以上的部分积分作为奖励，同时积分归于200；对于积分在200以下的员工，无奖励，剩余积分不变。年底将基础积分剩余值也发放到员工手中。（例如，1分=1元）
9、企业获得的积分（下载文档的20%积分），用于季度和年度奖励使用。
此种方案下，能够大幅提升员工共享资料的积极性，个人收益具有可预测性、可操作性和公平性，以资料的质量为主，数量为辅，可以提升资料的质量（因为上传不获得积分，获得积分的主要的途径是下载，但质量低的资料下载量肯定少）。部门和单位仅付出少量资金（也可以比较容易的估算出每年的预算费用），可以获取长远收益。
10、同时给于精神奖励，激励大家。
像评分、推荐、排名，英雄榜等，都可以使用，此部分目前设计都差不多，就不再详细描述了。
需要解决的问题：1、重复上传的问题。上传时首先需要提醒是否重复。我个人认为，内容管理要简单化，审批内容仅看是否重复，系统设计时就要考虑这一点。文档上传时无重复时，无需审批；文档上传时，先在上传界面提示重复，由用户确定是否继续上传；客户选择继续上传后，文档显示重复时，需要有文档审批列表，仅列出可能重复的文档，进行审批，人工确认是否重复并进行处理。
2、如何判定文档是否可以上传。员工手头的文档可能是项目里来的，因此需要员工自行判定文档是否可以上传，具体判定条件需要说明。
3、一个文档如果平台上看到了，员工去其他的地方找到下载怎么办？这个问题不可避免。是个好现象，所以资源的独特性是上传好资料的核心。
另外，用此种方式，一方面，可以非常容易的结合企业内部知识管理的预算经费设计积分的兑换率，系统内的积分总量是可以预测和评估的，因此经费非常容易控制。另一方面，还可以实现简单的知识管理的价值和效益分析。整体而言，知识管理效益评估很难，因此结合系统统计，以知识（显性知识）的交换率入手，通过对知识的定价，计算交换率，可以得到近似的价值效益分析。
结合以上的思路，解决了最重要的制度和激励部分的设计，系统要实现此部分设计非常容易，并且在此基础上，修改为目前常用的积分方式，也不过就是调整一下上传、下载、浏览的积分而已。
知识管理系统（企业知识库）的核心是发布-审核-共享-考核-权限管理等5个模块，其他模块都是增强其功能和易用性的模块。考核模块的设计思路已经进行了说明，下面就其他模块进行一下简单说明。
发布模块：知识发布模块相对简单，计划上述的积分规则，提供2种发布（上传）界面，即简单分类和详细分类的界面。在界面设计中，尽量常用勾选的方式，而不是下拉框的方式（下拉菜单为点选的鼠标操作次数3倍左右）。
审核模块：既然已经是考虑由多数使用者进行自管理和自维护，并且不是以量作为考核指标，因此，此部分审核仅考虑审核是否重复即可。
共享模块：共享模块即知识库的展示页面，包括首页和分类展示、搜索等在这些页面中，要考虑SNS的元素，共享、收藏、群组、评论、导入知识地图等功能全部要在文档展示的页面中提供。并且，对于权限的控制建议考虑常用豆丁网展示文档的方式（flash展示）进行展示，此种方式目前看到最容易控制权限的一种方式。
权限管理模块：此部分模块是最困难的模块，其困难不在于设计权限系统，而在于如何实际操作。权限系统是一套责任系统，但多数情况下只体现了对领导的风险和责任，因此实践困难，只能分企业进行分析。个人认为，将知识库分为2个库，一个是公共知识库，权限尽量放开；另外一个是项目库（涉及企业秘密的），此部分库进行详细的权限管理。对于需要详细权限管理的知识库，可能提供相对详细的资料信息（知道从谁那里能够获得及资料的主要内容），然后让员工线下操作是初期解决此问题的一种方式。
三、知识管理系统的部分功能设计实践
整体而言，知识管理系统以WEB2.0为核心，我们在系统时设计了几个比较有特色的功能，和大家分享一下。
1、知识上传功能
WEB编辑器编辑文档时，支持直接从word文档导入，生成文件（包括WORD中的图片），直接发布到系统中。
知识上传需要系统支持文件去重功能（可以通过上传文件的大小、类型、CRC效验码等数据验证）。
支持创建多种类型的、数量不限的知识分类体系，支持在各个分类体系中创建数量不限的知识类别，类别名称、类别级次无限制。
知识文档可以设置为多维度（多属性），并可以添加标签（TAG）。文档可以修订（上传人及信息管理员修改）。
2、知识关联、知识个性化服务
系统支持知识的自动关联：系统能够将所有采集到的知识信息根据信息内容彼此产生动态的关联，无需手工的创建链接或者维护。用户在查看一篇文档的同时，能够自动关联到系统中其他跟此文档内容相关或者类似的链接结果。目前成本最低的文档自动关联可以通过以下方式实现：以文件名或摘要信息称作为搜索条件，搜索结果作为关联文件提供（取前10个左右）。
用户个性化订阅：用户提交订阅条件，系统可以根据用户的定制条件，可自动实时把符合用户要求的信息发送给用户。
3、专家地图/技能标签
专家地图解决专家快速支持业务工作与管理工作的需求, 实际是建立专家网络系统：
通过在项目管理系统里面设计专家的技能标签，在项目结束上，项目组成员填写技能标签（每人没项目填写时间不超过5分钟），实现专家技能标签的自动更新，提供查询技能标签，可以分享查询到拥有此标签的专家信息和项目信息，将拥有相关技能的人员展现出来，导引员工迅速找到不同工作方面专家，查看其内容，或者直接与其联系沟通等，促进知识的应用与分享。
4、知识地图/知识主题
能够编辑建立知识地图/知识树，对知识地图/知识树上的节点能够添加修改（需要审批），能够将知识库中的文档方便添加至知识地图/知识树上的节点中。
5、激励机制与积分机制
根据积分规则进行设计和统计，略。
通过知识平台可以统计知识员工对平台的使用情况以作为考核的参考。需要记录的信息如下：登陆的次数、浏览的次数、发布文档的数目（其中另计被推荐为精华级知识的数目）、搜索的关键字、发表评论的次数、订阅的内容及下载的知识纪录。对某些信息可以定制门限，如果超过门限条件（如下载数量），可以给向个人邮件提醒。（本文作者为工业和信息化部电信规划研究院  信息中心主任）