绍兴诸暨车管所电话:常用公文处理的若干规定

一、公文种类
（一） 通知
是平行文或下行文，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求县（区）普查办办理、市直各部门周知或共同执行的事项。
（二） 通报
是平行文或下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（三） 报告
报告是上行文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问等。
（四） 请示
请示是上行文，是向上级领导机关请求指示
（五） 批复
批复是下行文，适用于答复下级机关请示事项。
（六）函
函是平行文，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（七）通告
通知是属于周知性的文种之一，是在一定范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。
（八）会议纪要
适用于记载、传达会议精神和议定事项。
二、公文格式
公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
（一）秘密等级：涉及国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限，秘密公文分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级，标注在公文眉首右上角，其中“绝密”、“机密”公文必须在文件眉首左上角标明份数序号，使用字体为3号黑体。
（二）紧急程度：紧急公文要根据紧急程度标明“特急”或“急件”，紧急程度标注在公文眉首右上角密级下，使用字体为3号黑体。
（三）发文机关标识：使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前，其他机关按规范顺序排列，并用红色小标标识。
（四）发文字号：包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号，使用字体为3号仿宋体。
（五）签发人：上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。一般由局长签发，特殊情况可由副局长签发。联合上报的公文，应分别注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人的位置在文件版头横线上右端缩一格排印，使用字体签发人为3号仿宋体，后加全角冒号，签发人姓名为3号楷体。
（六）标题：公文标题必须准确简要的概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，使用字体为2号小标宋体。
（七）主送机关：指公文的主要受理机关，要求使用全称或者规范化简称、统称，使用字体为3号仿宋体。
（八）附件：公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之上抬头排印。附件多的要注明附件的顺序和名称。附件的写法要与文后附件的标题完全一致，使用字体为3号仿宋体。
（九）用印：公文除“会议纪要”和电报以外，必须加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。加盖印章应当端正，印章的下部边缘应当压年盖月。联合下发公文的印章排列顺序应与文件版头发文机关排列顺序一致，最后一个机关的印章应当压年盖月。
（十）成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间要求年月日三者俱全，一律用汉字书写。“决定”类文件的成文时间一般在标题之下，正文之上居中排印，用圆括号括上。
（十一）附注：公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注，使用字体为3号仿宋体。
（十二）主题词：由类别词和类属词组成，除类别外最多不超过5个。上行文按照上级机关的要求标注主题词，主题词使用字体为3号黑体，词目为3号小标宋体。
（十三）抄送机关：指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或者规范化简称，使用字体为3号仿宋体。
（十四）公文文字从左至右横写、横排，使用规范化汉字，正文使用字体为3号仿宋体。
（十五）印发机关和印发时间：印发机关使用3号仿宋体。印发时间用阿拉伯数码标识。
（十六）公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
三、发文处理：
（一）主要发文类型
⒈XXXX统计局文件
适用于全局重要工作部署；转发上级机关的文件；向上级机关请示、报告重要事项；批转下级机关的重要请示、报告；制定和发布统计制度；与市政府有关部门联合部署工作；其他需要以经济普查领导小组名义印发的文件等。
发文字号为：XX〔XXXX〕X号
⒉XXXX办公室文件
适用于传达、贯彻上级机关的指示；向下级机构布置具体工作、通报有关事项；与有关部门联系、协商具体工作；印发重要会议通知和会议文件；其他需以经济普查领导小组办公室名义印发的文件等。
发文字号为：XX〔XXXX〕X号
⒊会议纪要
适用于记载重要的会议议定的事项，传达会议情况等。
发文字号：XX〔XXXX〕X号
⒋几种特殊文种
（1）简报和普查简报
适用于记载重要的统计和普查动态，包括各种统计和普查会议、领导视查等内容。主要用于各类普查情况的上情下达、下情上传，便于从实际出发指导工作。
（2）统计信息和普查信息
主要适用于单项的、专业的、简要的统计和普查数据新闻。
（3）统计调查与分析
适用于利用统计和普查资料反映社会、经济活动的分析总结性文书及有关统计调查报告等。
（4）统计报告和普查报告
主要是利用普查资料开展的综合性、系统性和深层次的分析。
(二）发文办理
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等八个程序。
草拟公文应做到：
⒈符合国家的法律、法规，党和政府的方针、政策、有关规定，局党组和局班子会议的决定。如提出新的政策性规定，应加以说明。
⒉情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
⒊发文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
⒋拟制紧急公文，应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。不可滥用“特急”，尤其不可滥用“特提”。
⒌人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
⒍公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
⒎公文应使用国家法定计量单位。
⒏文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
⒐公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。
⒑公文草拟，单位负责人必须对文稿认真审核，并在发文“核稿”栏中签署姓名和日期。
四、公文处理中需要注意的几个问题
（一）关于文种的确定
一定要注意上行文、平等文、下行文的使用。请示和批复、决定和通报的区别。请示属于上行文，批复是下行文，二者是相互对应的文种。决定和通报，虽然都可以表彰先进，但决定影响面较大，奖惩份量较重，而通报相对份量较轻一些。此外，不相隶属机关之间的公文一定要用函件，不得使用请示等文种。
（二）关于阿拉伯数字和汉字的使用
使用阿拉伯数字情况：
⒈统计数据，如整数、小数、比例等。
⒉公历世纪、年代、年、月、日。年份一般不用简写，如1999年不得简写为“99年”
⒊时、分、秒。如15时30分
⒋物理量值，注意应使用法定计量单位。如100g，9A等。
⒌代码、代号、序号应使用阿拉伯数字
使用汉字的数字情况：
⒈定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语等，必须使用汉字，如一方面、五四运动、八国联军等。
⒉中国干支纪年和夏历月日。如腊月二十三日，壬申年五月等
⒊含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词。如“一•一二”指示，“一二•九”运动。
⒋概数和约数一般情况下需使用汉字，但如果有“多”“余”“左右”“上下”等表示的约数，如既有精确数字，也有用“多”“余”表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可使用汉字。如安阳市统计局现有一百多人；我局拿出1万元，购买了服装100多套、稿纸5万余本。
五、几个常用公文的详细介绍
（一）通告
通知是属于周知性的文种之一，是在一定范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。
通告从内容上分类，一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行，而发布的规定性措施。
结构：标题、正文、发布机关名称与发布日期
注意：
1、通告的要点要具体，要将通告的目的、依据及需要知晓的事项表达清楚；
2、一般要分条列项，语言通俗易懂；
3、由于通告的适用范围与约束性较强，因此一般要慎用通告。
（二）函。
函是“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。
依据行文内容，函可分为三种：
1．商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。
2．问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。
3．请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。
函的结构。函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
1．标题。函的标题通常有两种结构形式：
（1）由“事由＋文种”构成。
（2）由“发文机关＋事由＋文种”构成。
2．正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。
（1）原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。
（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。
结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。
3．发函单位。加盖单位公章。
4．发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。
（三）请示
请示是向上级机关请求指示、批准的上行公文。请示属请求性公文，凡属本单位无权、无力、无法解决的事项，都需用请示行文，请求上级机关给予指示或批准。从行文目的看，请示主要有请求指示和请求批准两类。
1．请求指示。
下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况，需要变通，或执行政策时尚有不太清楚明了的地方；或对上级机关某个决定有看法，可以向上级机关请求指示。
2．请求批准。
下级机关就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可；或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的，都必须请示。比如，机构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等，都属请求批准的请示。
写法
请示的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期等部分。
（一）标题。
请示的标题大致有两种写法：一是由请示事项和文种组成，二是由请示机关、请示事项和文种组成。请示事项即请示的具体内容，一般不使用“申请”、“请求”一类词语，避免与文种“请示”在语意上重复。文种“请示”也不能写成“请示报告”。
（二）主送机关。
请示的主送机关一般只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关，另一个则用抄送形式。
（三）正文。
请示正文通常包括三部分内容。
1．请示原由。
请示开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大较复杂，往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原因说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。
2．请示事项。
把需要上级审批的问题，作出具体明确的说明，提出切实可行的意见。如在请示中提出两种不同方案供上级抉择，应说明本机关认为哪一方案较好，否则就是矛盾上交。
3．请求批复。
请示的结尾一般用“以上请示，当否，请批复”，或“以上请示，请批复”收束。请求批复要写得谦和得体，不宜用“即请从速批复”，“请尽快解决”之类的请求语。
4．标明联系人和联系电话
由于请示必有批复，即有问有答，因此，请示一定要注明联系人与联系电话，位置位于成文日期下、主题词之上。
写作要求
1．遵守请示规则。
写作请示应当一文一事，一般不越级请示；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式；不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，不得直接送领导者个人；受双重领导的机关，应当主送一个上级机关，抄送另一上级机关。
2．讲清事项和理由。
请示事项要明确，理由要充分。可以提出分析意见，设计方案，以供上级批复时参考。由于请示事项和理由在一定程度上是上级机关批复的依据，所以把请示事项与理由讲得明确、具体、充分就显得尤为重要。
3．请示与报告的区别。
请示与报告都是上行文，但两者不能混用。报告与请示的明显区别主要有：一是行文目的不同。报告是汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问时使用的，其行文的目的是让上级机关了解情况，掌握动态，为部署决策提供依据，报告并不要求上级机关批复。建议报告较为特殊，但也不是请求上级批复本单位，而是要求批转其他单位遵照执行。请示是请求上级机关指示、批准时使用的，其行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。可见报告和请示的行文目的是完全不同的。二是行文时间有别。报告的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的。所报告内容是已出现的情况，已完成了的某一阶段或某项工作。请示要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。三是格式写法各异。报告标题文种明确为报告，正文部分汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问，不得夹带请示事项；结尾部分用“以上报告，请审阅”、“特此报告”、“专此报告”等收束全文。请示标题文种明确为“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准；结尾部分用“当否，请指示”、“以上请示，请批复”等收束全文。
（四）批复
批复是答复下级机关请示事项的下行公文。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。
批复具有以下特点：一是批复与批示的不同点。批示针对的文种较多，有报告、计划、总结、意见等；而批复则只针对于请示。二是行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。三是内容具有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。四是效用的权威性。批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。
写法
批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间几个部分。
（一）标题。
批复标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关，事由和文种构成。
（二）主送机关
（三）正文
批复正文包括引叙来文和作出批复两部分，有些再写上“此复”一类结束语。
（四）发文机关与成文日期
批复是对请示的回复，请示要求一文一事，批复也应有针对性地一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。明确态度。
批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，模棱两可，以免下级无所适从。
批复的主送机关明确只有请示机关一个，如果所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
批复与复函由于都是回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。
（五）通知
通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。
写法
通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。
（一）发布性通知
法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。
（二）指示性通知。
上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。
（三）传达性通知。
这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。
（四）转发和批转性通知。
上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。
上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。
（五）会议通知。
会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。
（六）任免通知。
即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。
通知的结构：标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期
（六）报告
报告是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。
报告是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。报告是行政公文中的上行文种，撰写报告的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。下情上达是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。
报告的主要特点，概括有四：
一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。
二是报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。
四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。
报告的种类从内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告。
写法
报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成，下面分别介绍几种报告写法。
（一）汇报性报告
汇报性报告主要是下级机关向上级机关、执行机关向权力机关汇报工作、反映情况的报告。这种报告一般可分为两种类型：
1．综合报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告。其内容大体包括工作的进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。这种报告的特点是全面、概括、精炼。所谓“全面”，是指报告的内容要体现一个地区、一个部门在某一段期间内的全面工作情况；所谓“概括精炼”，是指表述内容的时候，少写或不写繁琐的工作过程，要用结论性、要求性的语言，表达出某项工作的结果、希望或要求。
2．专题报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统就某项工作或某个问题，向上级领导部门所写的汇报性报告。其内容与综合性报告差不多，但也有自身的特点：
一是内容专一。也就是说，一份专题报告只反映某一方面的情况和问题。除了写出事件的结果以外，常常把重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和自己的看法上。如果是反映成绩的报告，则应把重点放在作法、成绩、经验和总结上。也可就某一问题专门提出建议。
二是针对性强。主要包括两个方面的意思。一种是日常工作中出现的新情况、新问题，向上级汇报以后可以及时得到支持或指示；一种是上级部门在安排部署某项工作任务时，就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报。领导要求什么，汇报什么，所以针对性较强。
汇报性报告主要便于领导掌握情况，为决策提供信息，除其中少数领导批转下发外，一般只予呈送，并不要求领导回答或批准什么问题。
（二）答复性报告
答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不要涉及询问以外的问题或情况。
（三）呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。
（四）例行工作报告
例行工作报告是下级机关或企事业单位，因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告。如财务部门定期向业务主管部门和财政、税收、银行等业务指导机关所呈送的财务报表，包括日报、周报、旬报、月报、季报等。
报告的结构：标题、正文、制发机关与成文日期
（七）会议纪要
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。
特点：
1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。注意，凡会议上没有达成一致意见的议题不能用会议认为或会议指出来写。
2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
写法
会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。
（一）标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
1．单标题：由“会议名称＋文种”构成。
2．双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。
（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。
1．导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：
第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。
第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。
2．主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：
（1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。
（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。
（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。
（八）通报
通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。其主要特点是：一是告知性，二是教育性，三是政策性。
通报按内容性质分为三类：表彰性通报、批评性通报和情况通报。一是表彰性通报。就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。二是批评性通报。就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。三是情况通报。就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。这类通报具有沟通和知照的双重作用。
通报的结构
1．标题。
由制发机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。
2．主送机关。
有的特指某一范围内，可以不标注主送机关。
3．正文。
表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。
情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求。

 

 

 

 

 

 

 

常用公文处理的若干规定

一、公文种类
（一） 通知
是平行文或下行文，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求县（区）普查办办理、市直各部门周知或共同执行的事项。
（二） 通报
是平行文或下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（三） 报告
报告是上行文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问等。
（四） 请示
请示是上行文，是向上级领导机关请求指示
（五） 批复
批复是下行文，适用于答复下级机关请示事项。
（六）函
函是平行文，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（七）通告
通知是属于周知性的文种之一，是在一定范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。
（八）会议纪要
适用于记载、传达会议精神和议定事项。
二、公文格式
公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
（一）秘密等级：涉及国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限，秘密公文分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级，标注在公文眉首右上角，其中“绝密”、“机密”公文必须在文件眉首左上角标明份数序号，使用字体为3号黑体。
（二）紧急程度：紧急公文要根据紧急程度标明“特急”或“急件”，紧急程度标注在公文眉首右上角密级下，使用字体为3号黑体。
（三）发文机关标识：使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前，其他机关按规范顺序排列，并用红色小标标识。
（四）发文字号：包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号，使用字体为3号仿宋体。
（五）签发人：上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。一般由局长签发，特殊情况可由副局长签发。联合上报的公文，应分别注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人的位置在文件版头横线上右端缩一格排印，使用字体签发人为3号仿宋体，后加全角冒号，签发人姓名为3号楷体。
（六）标题：公文标题必须准确简要的概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，使用字体为2号小标宋体。
（七）主送机关：指公文的主要受理机关，要求使用全称或者规范化简称、统称，使用字体为3号仿宋体。
（八）附件：公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之上抬头排印。附件多的要注明附件的顺序和名称。附件的写法要与文后附件的标题完全一致，使用字体为3号仿宋体。
（九）用印：公文除“会议纪要”和电报以外，必须加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。加盖印章应当端正，印章的下部边缘应当压年盖月。联合下发公文的印章排列顺序应与文件版头发文机关排列顺序一致，最后一个机关的印章应当压年盖月。
（十）成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间要求年月日三者俱全，一律用汉字书写。“决定”类文件的成文时间一般在标题之下，正文之上居中排印，用圆括号括上。
（十一）附注：公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注，使用字体为3号仿宋体。
（十二）主题词：由类别词和类属词组成，除类别外最多不超过5个。上行文按照上级机关的要求标注主题词，主题词使用字体为3号黑体，词目为3号小标宋体。
（十三）抄送机关：指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或者规范化简称，使用字体为3号仿宋体。
（十四）公文文字从左至右横写、横排，使用规范化汉字，正文使用字体为3号仿宋体。
（十五）印发机关和印发时间：印发机关使用3号仿宋体。印发时间用阿拉伯数码标识。
（十六）公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
三、发文处理：
（一）主要发文类型
⒈XXXX统计局文件
适用于全局重要工作部署；转发上级机关的文件；向上级机关请示、报告重要事项；批转下级机关的重要请示、报告；制定和发布统计制度；与市政府有关部门联合部署工作；其他需要以经济普查领导小组名义印发的文件等。
发文字号为：XX〔XXXX〕X号
⒉XXXX办公室文件
适用于传达、贯彻上级机关的指示；向下级机构布置具体工作、通报有关事项；与有关部门联系、协商具体工作；印发重要会议通知和会议文件；其他需以经济普查领导小组办公室名义印发的文件等。
发文字号为：XX〔XXXX〕X号
⒊会议纪要
适用于记载重要的会议议定的事项，传达会议情况等。
发文字号：XX〔XXXX〕X号
⒋几种特殊文种
（1）简报和普查简报
适用于记载重要的统计和普查动态，包括各种统计和普查会议、领导视查等内容。主要用于各类普查情况的上情下达、下情上传，便于从实际出发指导工作。
（2）统计信息和普查信息
主要适用于单项的、专业的、简要的统计和普查数据新闻。
（3）统计调查与分析
适用于利用统计和普查资料反映社会、经济活动的分析总结性文书及有关统计调查报告等。
（4）统计报告和普查报告
主要是利用普查资料开展的综合性、系统性和深层次的分析。
(二）发文办理
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等八个程序。
草拟公文应做到：
⒈符合国家的法律、法规，党和政府的方针、政策、有关规定，局党组和局班子会议的决定。如提出新的政策性规定，应加以说明。
⒉情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
⒊发文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
⒋拟制紧急公文，应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。不可滥用“特急”，尤其不可滥用“特提”。
⒌人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
⒍公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
⒎公文应使用国家法定计量单位。
⒏文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
⒐公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。
⒑公文草拟，单位负责人必须对文稿认真审核，并在发文“核稿”栏中签署姓名和日期。
四、公文处理中需要注意的几个问题
（一）关于文种的确定
一定要注意上行文、平等文、下行文的使用。请示和批复、决定和通报的区别。请示属于上行文，批复是下行文，二者是相互对应的文种。决定和通报，虽然都可以表彰先进，但决定影响面较大，奖惩份量较重，而通报相对份量较轻一些。此外，不相隶属机关之间的公文一定要用函件，不得使用请示等文种。
（二）关于阿拉伯数字和汉字的使用
使用阿拉伯数字情况：
⒈统计数据，如整数、小数、比例等。
⒉公历世纪、年代、年、月、日。年份一般不用简写，如1999年不得简写为“99年”
⒊时、分、秒。如15时30分
⒋物理量值，注意应使用法定计量单位。如100g，9A等。
⒌代码、代号、序号应使用阿拉伯数字
使用汉字的数字情况：
⒈定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语等，必须使用汉字，如一方面、五四运动、八国联军等。
⒉中国干支纪年和夏历月日。如腊月二十三日，壬申年五月等
⒊含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词。如“一•一二”指示，“一二•九”运动。
⒋概数和约数一般情况下需使用汉字，但如果有“多”“余”“左右”“上下”等表示的约数，如既有精确数字，也有用“多”“余”表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可使用汉字。如安阳市统计局现有一百多人；我局拿出1万元，购买了服装100多套、稿纸5万余本。
五、几个常用公文的详细介绍
（一）通告
通知是属于周知性的文种之一，是在一定范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。
通告从内容上分类，一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行，而发布的规定性措施。
结构：标题、正文、发布机关名称与发布日期
注意：
1、通告的要点要具体，要将通告的目的、依据及需要知晓的事项表达清楚；
2、一般要分条列项，语言通俗易懂；
3、由于通告的适用范围与约束性较强，因此一般要慎用通告。
（二）函。
函是“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。
依据行文内容，函可分为三种：
1．商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。
2．问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。
3．请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。
函的结构。函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
1．标题。函的标题通常有两种结构形式：
（1）由“事由＋文种”构成。
（2）由“发文机关＋事由＋文种”构成。
2．正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。
（1）原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。
（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。
结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。
3．发函单位。加盖单位公章。
4．发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。
（三）请示
请示是向上级机关请求指示、批准的上行公文。请示属请求性公文，凡属本单位无权、无力、无法解决的事项，都需用请示行文，请求上级机关给予指示或批准。从行文目的看，请示主要有请求指示和请求批准两类。
1．请求指示。
下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况，需要变通，或执行政策时尚有不太清楚明了的地方；或对上级机关某个决定有看法，可以向上级机关请求指示。
2．请求批准。
下级机关就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可；或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的，都必须请示。比如，机构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等，都属请求批准的请示。
写法
请示的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期等部分。
（一）标题。
请示的标题大致有两种写法：一是由请示事项和文种组成，二是由请示机关、请示事项和文种组成。请示事项即请示的具体内容，一般不使用“申请”、“请求”一类词语，避免与文种“请示”在语意上重复。文种“请示”也不能写成“请示报告”。
（二）主送机关。
请示的主送机关一般只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关，另一个则用抄送形式。
（三）正文。
请示正文通常包括三部分内容。
1．请示原由。
请示开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大较复杂，往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原因说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。
2．请示事项。
把需要上级审批的问题，作出具体明确的说明，提出切实可行的意见。如在请示中提出两种不同方案供上级抉择，应说明本机关认为哪一方案较好，否则就是矛盾上交。
3．请求批复。
请示的结尾一般用“以上请示，当否，请批复”，或“以上请示，请批复”收束。请求批复要写得谦和得体，不宜用“即请从速批复”，“请尽快解决”之类的请求语。
4．标明联系人和联系电话
由于请示必有批复，即有问有答，因此，请示一定要注明联系人与联系电话，位置位于成文日期下、主题词之上。
写作要求
1．遵守请示规则。
写作请示应当一文一事，一般不越级请示；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式；不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，不得直接送领导者个人；受双重领导的机关，应当主送一个上级机关，抄送另一上级机关。
2．讲清事项和理由。
请示事项要明确，理由要充分。可以提出分析意见，设计方案，以供上级批复时参考。由于请示事项和理由在一定程度上是上级机关批复的依据，所以把请示事项与理由讲得明确、具体、充分就显得尤为重要。
3．请示与报告的区别。
请示与报告都是上行文，但两者不能混用。报告与请示的明显区别主要有：一是行文目的不同。报告是汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问时使用的，其行文的目的是让上级机关了解情况，掌握动态，为部署决策提供依据，报告并不要求上级机关批复。建议报告较为特殊，但也不是请求上级批复本单位，而是要求批转其他单位遵照执行。请示是请求上级机关指示、批准时使用的，其行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。可见报告和请示的行文目的是完全不同的。二是行文时间有别。报告的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的。所报告内容是已出现的情况，已完成了的某一阶段或某项工作。请示要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。三是格式写法各异。报告标题文种明确为报告，正文部分汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问，不得夹带请示事项；结尾部分用“以上报告，请审阅”、“特此报告”、“专此报告”等收束全文。请示标题文种明确为“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准；结尾部分用“当否，请指示”、“以上请示，请批复”等收束全文。
（四）批复
批复是答复下级机关请示事项的下行公文。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。
批复具有以下特点：一是批复与批示的不同点。批示针对的文种较多，有报告、计划、总结、意见等；而批复则只针对于请示。二是行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。三是内容具有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。四是效用的权威性。批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。
写法
批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间几个部分。
（一）标题。
批复标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关，事由和文种构成。
（二）主送机关
（三）正文
批复正文包括引叙来文和作出批复两部分，有些再写上“此复”一类结束语。
（四）发文机关与成文日期
批复是对请示的回复，请示要求一文一事，批复也应有针对性地一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。明确态度。
批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，模棱两可，以免下级无所适从。
批复的主送机关明确只有请示机关一个，如果所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
批复与复函由于都是回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。
（五）通知
通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。
写法
通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。
（一）发布性通知
法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。
（二）指示性通知。
上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。
（三）传达性通知。
这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。
（四）转发和批转性通知。
上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。
上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。
（五）会议通知。
会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。
（六）任免通知。
即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。
通知的结构：标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期
（六）报告
报告是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。
报告是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。报告是行政公文中的上行文种，撰写报告的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。下情上达是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。
报告的主要特点，概括有四：
一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。
二是报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。
四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。
报告的种类从内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告。
写法
报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成，下面分别介绍几种报告写法。
（一）汇报性报告
汇报性报告主要是下级机关向上级机关、执行机关向权力机关汇报工作、反映情况的报告。这种报告一般可分为两种类型：
1．综合报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告。其内容大体包括工作的进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。这种报告的特点是全面、概括、精炼。所谓“全面”，是指报告的内容要体现一个地区、一个部门在某一段期间内的全面工作情况；所谓“概括精炼”，是指表述内容的时候，少写或不写繁琐的工作过程，要用结论性、要求性的语言，表达出某项工作的结果、希望或要求。
2．专题报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统就某项工作或某个问题，向上级领导部门所写的汇报性报告。其内容与综合性报告差不多，但也有自身的特点：
一是内容专一。也就是说，一份专题报告只反映某一方面的情况和问题。除了写出事件的结果以外，常常把重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和自己的看法上。如果是反映成绩的报告，则应把重点放在作法、成绩、经验和总结上。也可就某一问题专门提出建议。
二是针对性强。主要包括两个方面的意思。一种是日常工作中出现的新情况、新问题，向上级汇报以后可以及时得到支持或指示；一种是上级部门在安排部署某项工作任务时，就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报。领导要求什么，汇报什么，所以针对性较强。
汇报性报告主要便于领导掌握情况，为决策提供信息，除其中少数领导批转下发外，一般只予呈送，并不要求领导回答或批准什么问题。
（二）答复性报告
答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不要涉及询问以外的问题或情况。
（三）呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。
（四）例行工作报告
例行工作报告是下级机关或企事业单位，因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告。如财务部门定期向业务主管部门和财政、税收、银行等业务指导机关所呈送的财务报表，包括日报、周报、旬报、月报、季报等。
报告的结构：标题、正文、制发机关与成文日期
（七）会议纪要
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。
特点：
1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。注意，凡会议上没有达成一致意见的议题不能用会议认为或会议指出来写。
2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
写法
会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。
（一）标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
1．单标题：由“会议名称＋文种”构成。
2．双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。
（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。
1．导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：
第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。
第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。
2．主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：
（1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。
（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。
（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。
（八）通报
通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。其主要特点是：一是告知性，二是教育性，三是政策性。
通报按内容性质分为三类：表彰性通报、批评性通报和情况通报。一是表彰性通报。就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。二是批评性通报。就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。三是情况通报。就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。这类通报具有沟通和知照的双重作用。
通报的结构
1．标题。
由制发机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。
2．主送机关。
有的特指某一范围内，可以不标注主送机关。
3．正文。
表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。
情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求