李贵方律师:公文起草修改中常见的问题
(对存在的问题,主要从“反面”概括,有的从正面表述)
总体上公文起草质量不断提高。
公文起草修改必须“毫”不含糊,一“丝”不苟。
要下功夫探索把握工作规律和诀窍,自觉不断地总结经验教训,并切实指导工作实际,使错误失误不一而再、再而三地出现,使错误失误总量不断减少。
公文起草修改的关口不在多而在精。重要的关口不能有依赖心理:“后边还有人把关。”部门真正负责地起草、科室第一次把关(第一次握手)很重要,这是部门较为专业的层次与办公室较为综合的层次有机结合的重要机会。
应在所了解的工作、政策等范围内,对内容是否符合国家法律法规政策和我市工作实际审核把关,力争内容准确无误。为此,必须多学、多知、多会。
要力争形式正确并“出彩”:框架、结构、层次安排是否妥当,文字是否简练通畅,标点符号、公文格式是否正确规范。起码不能有错别字、啰嗦话、不顺句、模棱意。
常见的问题可以概括为:不准确、不明白、不到位、不规范、不简练。
(一)不准确
有的与有关部门、县区没有沟通或者沟通不够,内容不准确、不严密、不便于操作。运转的不是最终修改稿。已经改过、应该修改的内容没有改正(改对的一定要修改,修改不对的地方请告知修改者,以避下次再犯),或者没有跟部门沟通就“臆改”,产生新的错误。领导改动的地方,个别相关内容未做相应改动,没有做好“后把关”。涉及经费、编制、人员等重要问题,没有严格把关、慎重修改。有的甚至运转、上网的不是正式稿、最终稿。有的分不清主题,语言较为拉杂。
应“上看一级”:看修改的文稿领导怎么修改了,以不断改进提高。加强对部门有关工作人员的传帮带,同时探索实行对部门公文起草人员责任心的激励约束办法,使之不敢、不能马虎应付,通过提高别人以解放自己,提高文稿质量和工作水平。
1.文种及文种特定语言等的使用不准确
函、请示、报告,方案、意见混用。通报与决定混用:前者不写号召其他单位、个人向先进单位、先进工作者学习,重要性、规格也不及后者。决定最后一部分:希望各级各部门要向***单位(个人)学习…,文字太单薄,应该增加内容。应该规范的文种尽力规范。
印发语:请认真贯彻实施(落实),请遵照执行,请认真组织实施(落实),含义不尽相同。
请示的结束语不准确。明确请求批准的请示,可以用“如无不妥,请批复实施”;有的用“妥否,请批示”。
函的结尾漏掉:此函。
批复。首句“你单位”漏掉。首句第一行“市建设局”应为“你局”。批复后没有工作要求性的话:请认真抓好落实,你单位要…等。行文权限、语气不对:“···公司要提高管理服务水平”。
通知的承上启下语:经研究,决定(应为:现将有关事宜通知)如下。
市政府办关于启用印章的通知。“起用”应为“启用”。
给个人、集体记功的决定。个人与集体的内容不要重复,对集体可以定量表述,个人定性概述。给个人记功首先要有基本情况简介。市政府关于为淇滨区付国庆和杨士新同志记(增加:个人)二等功的决定。
省政府使用办公厅的文件印发、转发,我们却用市政府的文件。
应该引用的是省政府、省政府办公厅《关于···的通知》,却引用了省直厅局《关于···的实施方案》。
并列引用多个文件,应该先集中引用上级的,再顺序引用我市的。
转发的实施(工作)方案等,实施(工作)方案标题下边未落款承办单位和制订时间,或者遗漏了有关单位。
有些文件领导明确要求用什么文种;有些是上级单位起草的,动一个字都要征求其意见。在做出应有的、必要的说明前提下,公文的规范性可以让步于领导要求和工作实际,委曲(形式)求全(实效),形式服从内容。有些内容明显不合适,起草单位又不让改,要在不影响工作和与相关单位关系的前提下据理力争,尽量不作迁就,防止带来更大的被动。不要盲从上级。
2.发文权限、范围不当
很重要的工作内容、很严肃的公文,该上会未上有关会议就运转:市政府关于印发重大食品安全事故应急预案的通知,总体预案中有“专项预案由市政府常务会决定”,故没有让直接发文,要求按程序上常务会。
政府文件对党委或其部门提要求。(上边的文件这样讲了、有出处,成立领导小组也可以这样行文,但一般不宜。)
两办的文件通报市“五大班子”(市委、市人大、市政府、市政协和军分区)。
各县(区)要根据省、市下达的任务。对间隔层级的下级,比如市直部门的下属科室、二级机构,县(区)的部门、乡(镇)、村提要求(极少数情况除外),有的文件要求“各行政村也要制定实施意见”。应该是层级负责,不宜越级。同理,被市直部门比如团市委命名的荣誉称号、被县(区)政府记功的事情等,也不宜写入市政府、市府办的公文。
抬头“市人民政府各部门”、“市人民政府有关部门”不分。文件抬头是“有关部门”,正文中的内容却对“各部门”都提出要求;或者文件抬头是“各部门”,正文中内容却是对“有关部门”提出的要求。有些只是对某个县(区)的文件,抬头还有“市人民政府各部门、有关部门”等字样。市政府文件内容比如工资套改,即使针对和适用于市直各机关,抬头也只能对“市政府各部门”,不能对“市直各单位”。因为还要抄送,不影响文件在市直各部门的贯彻执行。有的抬头对开发区管委会、鹤煤集团等企业
该定密级的未定。
3.行文语气、角度不当
请省政府协调我市争取国家资金支持。(请省里帮助、协调等表述、用语要准确,应该是:请省政府帮助我市···,请省政府协调省直部门···)。恳请省政府帮助解决我市消防特勤站建设配套费:我们的配套费用能让省里解决?
对政府管不了、不该管的事情,对企业直接提要求不合适,改为“引导”、“鼓励”、“支持”等好些。
“可与”、“应”等词语语气柔弱,不是通告、通知等公文应有的肯定不疑的语言。同类的还有:要公正裁决,不搞(改为“能”)姑息迁就。希(语气太弱,改为希望好些。)浚县政府认真组织···;你(角度不合适,改为“浚”)县政府···
市国土资源局制定了···方案(主语应是“市政府”。改为“市国土资源局拟订了···方案,已经市政府同意”),请省政府审批。类此还有:同意淇县国土资源局(增加:代表县政府)拟订的农用地转用方案;代表市政府向上报告工作时,“市建设系统开展了···活动”应为“市政府组织开展了···”;市人事局要综合协调政府的奖励表彰工作。
4.生搬硬套
抄用上级的内容要结合实际“意抄”、“改抄”、“抄好”,不要“直抄”、“硬抄”,或者该抄的不抄,与上级的要求变味走调。比如:污染源普查包括:茶果、民用核技术利用、电解铝。重要基础设施安全隐患排查,包括水运码头、渡口和库区···立交桥、高架桥、人行天桥等···城市所有铁路隧道及其他长度30米(含30米)以上的隧道。按照全省(应该为:市)…集中整治行动方案。各县(市)区的“市”应删去。市以下人民政府(含市级)及其部门,原则上不再保留自行设置的评比达标表彰项目。“各地”、“各级各部门”,改为“各县(区)”、“市政府各部门”。各县区要逐级建立由地方人民政府分管领导挂帅···。每年夏秋两季秸秆焚烧都造成大气污染(不符合近年我市实际)。加强对事业单位人事制度改革(删掉的字词是省里文件没有的,该扣上级文件的要扣紧扣准)管理。水利、河务、南水北调等部门。
较为具体的工作也有“指导思想”,有点八股文味道。
动则就要求各县(区)也要成立相应的机构···,主要领导亲自抓···,无论什么工作都成立督导组。有必要、可能吗?
市安监局、煤管局并列,应为:市安监局(煤管局)。
省里说完善补贴政策,我们无权制定的应该说落实。
属暖温带半(找不到权威资料就从网上下载,很容易出现这样的问题)大陆性季风气候。
5.大而无当
不论什么文件、工作内容重要性怎样,有的明显从网站下载,讲意义无限上纲,“小人说大话”:一般性的工作也说成是贯彻“三个代表”重要思想、落实科学发展观、构建和谐社会的具体体现;以党的十六大和“三个代表”重要思想为指导(如果需要这样的语言,改为“认真落实科学发展观”好些)。···工作要实现“国际化”。超越我市实际的工作内容、权限(结合我市实际是公文起草第一任务):要加强和改善宏观调控。要确保党和国家的各项方针政策的落实。为认真贯彻落实中央…文件(说到省一级就行了)。完善促进高新技术企业发展的税收政策,推进高新技术企业增值税转型改革。确保不发生经济安全事件、国家安全事件。加强城市公共交通和轻轨交通建设。健全法规规章和标准体系。坚决查处买卖“书号、刊号”的行为。建立···体系建设(有些不是我市的工作范畴。标准体系、技术规范等,是我市制定的还是执行上级的,应表述清楚)。
把···作为重要的目标考核内容(不要把什么都作为目标考核的一项重要工作,有些纳入目标考核就行了)。自己认为需要讲的就列入文件内容,不管有无法律法规政策依据:实行消防工作行政首长问责制;对发生重特大亡人火灾事故的,(漏掉:消防工作)实行一票否决;将消防工作纳入政府工作报告。实施方案中,把上报报表及文字材料也作为“工作任务”的一项重要内容,有些小题大做。县城以上城市,就我市来讲改为:“县城、市区”。一些一般性的工作也要追究县(区)主要领导和分管领导的责任。科长当领导小组成员。村级也要成立领导小组。全力(单纯一项工作这样讲不太合适,改为“切实”、“扎实”等好些)推进···专项治理工作。
(具体的工作)要逐步建立健全公众参与、专家论证和政府决定的行政决策机制。积极实施标语工程。强扭词句,华而不实:严格党政领导现场劝返机制,建立依法处理机制;建立年终验收制,改为“年终进行验收”好些。
给省里的报告、请示,讲意义的话应删去。
6.语言、文字的逻辑顺序、搭配不当
领导小组成员单位、责任单位等,要根据责任大小、承担任务轻重、考核成绩得分多少(表彰类)、约定俗成【特别是县(区)】等先后排序,不能随意。市直单位,按照先市委、后市政府的顺序,再按上述逻辑排序。
成员单位、责任单位等在一个文件不同位置出现,前后顺序应一致。
内容表述应该先总述全市情况、再说县区情况,不能全市情况、县区情况交叉杂糅。
认真贯彻落实国家和省、市关于加快林业生态建设的意见和要求,以科学发展观为指导,改为“以科学发展观为指导,认真贯彻落实国家和省、市关于加快林业生态建设的意见和要求”好些。认识到位、机制到位、责任到位、领导到位,改为“认识到位、领导到位、责任到位、机制到位”好些。增强行政复议的透明度、公信力和工作效率,改为“透明度、工作效率和公信力”好些。资金和物资的拨付、发放、使用、管理(同一个文件中几个词语前后顺序不一)。
社会经济发展,改为“经济社会发展”。确保人民群众生命和国家财产的安全,改为“确保国家和人民群众生命财产安全”。为了社会稳定大局,改为“为了社会大局稳定”好些。土地管理有关法律法规的规定,改为“土地管理法律法规的有关规定”。采取进一步(改为:进一步采取)有力措施。贯彻…规章的实施,改为“贯彻实施…规章”。