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1、PowerPoint 2003的功能

PowerPoint是一种演示文稿图形程序，可协助用户独自或联机创建永恒的视觉效果。增强了多媒体支持功能，可以将用户的演示文稿保存到光盘中以进行分发，并可在幻灯片放映过程中播放音频流或视频流。对用户界面进行了改进并增强了对智能标记的支持，可以更加便捷地查看和创建高品质的演示文稿。在演讲或会议中，利用幻灯片美丽的画面，丰富的动画效果和多媒体效果及其多功能的放映方式和传播方式，演讲者可以最大限度的向观众展示自己的意图，从而使演讲更具有说服力和感染力。

2、PowerPoint 2003的基本概念

幻灯片：表示PowerPoint中的一个视觉形象页，一般有文本、图片、动画和超链接等页面元素以及背景音乐等多媒体信息。

演示文稿：就是一个PowerPoint的文件，是所有演示材料的统称，包括：幻灯片、演示文稿大纲（文字部分）、观众讲义（打印发给观众的）和演讲者备注（给演讲者提示的内容）。

占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。

设计模板：包含演示文稿样式的文件，包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版。

配色方案：作为一套的八种谐调色，这些颜色可应用于幻灯片、备注页或听众讲义。配色方案包含背景色、线条和文本颜色以及选择的其他六种使幻灯片更加鲜明易读的颜色。

幻灯片母版：是存储关于模板信息的设计模板的一个元素，这些模板信息包括字形、占位符大小和位置、背景设计和配色方案 。

版式：是指添加新幻灯片时所选用的格式，PowerPoint为用户提供了28种自动版式，每种版式的版面设置各不相同，主要包括标题、文本、图片及图表占位符。PowerPoint允许对占位符执行移动、调整大小、设置格式等操作，这与母版不同。

视图模式：PowerPoint中的视图包含普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图。

5.1.2 演示文稿的创建

1、PowerPoint 2003的启动和退出

启动PowerPoint 2003的方法和启动其他应用程序的方法一样，常用的方法有：

单击【开始】按钮－>【程序】－>“Microsoft Office”－>“Microsoft Office PowerPoint 2003”

直接双击桌面上PowerPoint快捷方式图标

双击一个PowerPoint演示文稿，操作系统会自动运行PowerPoint软件来处理该文件，这就是所谓的“文档驱动”

保存好演示文稿后可以单击标题栏中的“关闭”按钮或双击窗口控制图标，还可以执行【文件】|【退出】命令，也可以用快捷键ALT+F4来关闭应用程序。和Word、Excel等其他OFFICE软件一样，退出PowerPoint时，如果对当前操作的演示文稿编辑、修改过而没有存盘，则系统会显示是否保存文件的对话框。用户可以根据需要选择操作。

当启动PowerPoint 2003后，PowerPoint 窗口中间放着一张很大的空白幻灯片。屏幕上写着“单击此处添加标题”。

2、PowerPoint 2003界面组成

PowerPoint 2003的界面与其他Office组件界面相类似，主要由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、幻灯片大纲、视图按钮区、幻灯片编辑窗口、任务窗格、备注窗格和状态栏组成。

（1）标题栏   窗口的第一行就是标题栏，它主要显示当前演示文稿的文件名和软件名称，并在右侧有最小化、最大化和关闭按钮。

（2）菜单栏 （如上图所示） 同Windows系统的菜单一样，PowerPoint 2003的菜单也是下拉式的。菜单名旁还有“（ ）”包围的带有下划线的大写字母，表示在使用键盘操作是可用ALT键与之组合按下，便可展开相应的菜单。例如，要展开“文件”菜单可按ALT+F键，亦可用鼠标单击相应的菜单名。在展开的各菜单项旁含有一个字母，若要选择某一项，既可用鼠标也可以键入该字母。较为特别的是，PowerPoint 2003菜单为双层，第一层为常用的或最近用过的菜单项，其它菜单项则在第二层上。要选择第二层的菜单顶，可以单击菜单下方的双箭头，展开全部菜单项后进行选择。

（3）常用工栏   如下图所示的是PowerPoint 2003的常用工具栏，工具栏中的按钮是进行文档编辑时最常用的，其功能依次是新建文档、打开文件、保存文件等等。

（4）格式工具栏   如图所示的就是格式工具栏，它一般位于常用工具栏的下方，栏中有样式、字体、字号等按钮是为了方便文档中文字部分编排而设置的。

（5）大纲窗格   主要显示幻灯片的要点及其缩略图。

（6）幻灯片编辑窗格   对幻片内容进行各种编辑和演示。

（7）任务窗格   Office 应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，同时继续处理文件，PowerPoint 2003很多重要的操作任务都可以在此窗口完成。（8）备注窗格 在普通视图中，备注窗格位于编辑窗口下方（中间有“单击此处添加备注”字样），键入幻灯片备注的窗格。可将这些备注打印为备注页或在将演示文稿保存为 Web 页时显示它们。

（8）状态栏   这是PowerPoint 2003操作界面的最下一行，主要显示幻灯片的编辑状态，比如当前幻灯片的页码及文稿总页数。

3、创建一张幻灯片

新建演示文稿的方法有多种 ，在启动对话框的新建演示文稿选项区中就有创建演示文稿的三种选择，如图5-8所示，利用“空演示文稿”、“根据设计模板”和“根据内容提示向导”。

（1）新建空白演示文稿方法有3种。

方法一：

在【开始工作】任务窗格中选择【新建演示文稿…】,然后在【新建演示文稿】任务窗格中，选中【空演示文稿】,默认的是【标题幻灯片】版式,再在【内容版式】中选择【空白】

方法二：

单击【常用】工具栏上的【新建】按钮,接下来的步骤同方法一。

方法三：

单击【文件】菜单下的【新建】命令, 接下来的步骤同方法一。

（2）、利用模板创建演示文稿

利用模板创建演示文稿就是先确定幻灯片的结构方案，例如对象的搭配、色彩的配置、文本的格式及其布局等内容，然后在这种结构方案之上创建幻灯片。

通过使用【幻灯片设计】任务窗格 （任务窗格：Office 应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。）可以预览设计模板并且将其应用于演示文稿。可以将模板应用于所有的或选定的幻灯片，而且可以在单个的演示文稿中应用多种类型的设计模板。

无论何时应用设计模板，该模板的幻灯片母版 （幻灯片母版：存储有关应用的设计模板信息的幻灯片，包括字形、占位符大小或位置、背景设计和配色方案。）都将添加到演示文稿中。如果同时对所有的幻灯片应用其他的模板，旧的幻灯片模板将被新模板中的母版所替换。

可以将创建的任何演示文稿保存为新的设计模板，并且以后就可以在“幻灯片设计”任务窗格中使用该模板。

（3）、使用“内容提示向导”

该向导包含内容模板，这些模板中是建议用于幻灯片的文本内容，并且该向导已应用了一种设计。要打开该向导，请执行下列操作：

在“文件”菜单中，单击“新建”。

在“新建演示文稿”任务窗格中，单击“根据内容提示向导”。

逐步完成该向导，结束时单击“完成”。

选择的演示文稿会在 Microsoft PowerPoint 2003 中打开，请使用您自己的内容替换示例内容。

（4）由Word文档导入大纲创建演示文稿

除了可以在PowerPoint中建立演示文稿，还可以从Word文档中导入大纲建立演示文稿。

单击【文件】－>【打开】，显示【打开】对话框。

选择目标文件（Word文档）所在的文件夹。

在“文件类型”方框中单击“所有文件（*.*）”

选择目标文件，单击“打开”按钮

5.1.3 演示文稿的保存

1、保存新建的演示文稿

方法一：

单击【常用工具栏】上的【保存】按钮。

方法二：

单击【文件】－>【保存】命令，出现【另存为】对话框，选择一个保存的路径，单击【确定】按钮。

2、保存已有的幻灯片

方法一：

单击【常用工具栏】上的【保存】按钮。

方法二：

单击【文件】－>【另存为】命令，出现【另存为】对话框，另外选择一个路径存储文件。

※“保存”和“另存为”命令之间的区别是“保存”会覆盖原来的文件，而“另存为”会新建一个文件，原文件保留。

5.1.4 演示文稿的修改

当制作一个演示文稿时，有可能需要在已存在的两个幻灯片之间插入一个新的幻灯片，或者删除一个不再使用的幻灯片，或者更改幻灯片之间的顺序。

1、插入新幻灯片

【插入】－>【新幻灯片】，会在当前幻灯片下新建一个空白的【标题和文本】版式幻灯片

2、插入幻灯片

如果在一个演示文稿中，需要用到一个已在其他演示文稿中讲过的内容，那么我们不需要再重新制作，只要把所需的幻灯片从当中插入进来就可以了。

【插入】－>【幻灯片（从文件）】

在弹出的【幻灯片搜索器】对话框中单击【搜索演示文稿】选项卡.

单击【浏览】按钮选择要插入的文件，然后单击【显示】按钮，用来显示每张幻灯片的缩略图，这样不用在“幻灯片视图”或“幻灯片浏览视图”中把该文件打开，只是浏览该演示文稿的缩略图。

选择其中的一张或多张幻灯片，单击【插入】按钮，幻灯片就插入到不前的演示文稿当中去了。

2、复制幻灯片

用鼠标选中想要复制的幻灯片，单击工具栏上的【复制】按钮，选中的幻灯片就被复制到剪贴板上，将光标移到要粘贴的地方，单击工具栏上的【粘贴】按钮，或者使用快捷键操作（Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴）。

3、删除幻灯片

在“大纲视图”或“幻灯片浏览视图”中，可以很方便地删除一张或多张幻灯片。

选定要删除的幻灯片。

按Delete键或单击工具栏中的“剪切”按钮，幻灯片就被删除了。

※想要在一个屏幕上同时显示两个演示文稿并进行编辑，如何实现呢？

打开两个演示文稿，选择【窗口】菜单中的【全部重排】

4、移动幻灯片

在操作中可以用剪切、复制和粘贴的方法来移动幻灯片，也可以用拖动的方法来实现。

（1）用剪切（复制）、粘贴的方法来移动幻灯片

切换到【幻灯片浏览视图】

单击选择所要移动的幻灯片（按Shift键可以同时选择连续多个幻灯片）

单击【编辑】菜单中剪切或复制命令

在【幻灯片浏览视图】中，选择要移动幻灯片的目标位置，单击【编辑】菜单中的粘贴命令

（2）用拖动的方法来移动幻灯片

切换到【幻灯片浏览视图】

单击选择所要移动的幻灯片（一张或多张）

移动鼠标使其指针指向所选中的一张，按下鼠标左键不放，拖动鼠标，把幻灯片拖到所需的位置。

※如果打开多个演示文稿并把这些演示文稿窗口平铺，用这种方法也可以实现不同演示文稿间的幻灯片的移动

（3）在幻灯片浏览视图中移动幻灯片

切换到【幻灯片浏览视图】

选择所要移动的一张或多张幻灯片

单击窗格左侧的“上移”或“下移”按钮（深绿色向上和向下的箭头）把幻灯片移到合适的位置就可以了。

5.1.5 演示文稿的播放

演示文稿的播放有3种方式：

方法一：单击演示文稿视图按钮区（大纲窗格的下方）第三个按钮【幻灯片放映】按钮

方法二：执行【幻灯片放映】－>【观看放映】命令，从第一张幻灯片开始播放。

方法三：按功能键F5，从第一张幻灯片开始播放。

方法四：执行【视图】－>【幻灯片放映】命令，从第一张幻灯片开始播放。

5.1.6 视图的切换

Microsoft PowerPoint 有四种主要视图：普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图。我们可以从这些主要视图中选择一种视图作为PowerPoint 的默认视图。

1、普通视图

普通视图是主要的编辑视图，可用于撰写或设计演示文稿。该视图有三个工作区域：左侧为可在幻灯片文本大纲（“大纲”选项卡）和幻灯片缩略图（“幻灯片”选项卡）之间切换的选项卡；右侧为幻灯片窗格，以大视图显示当前幻灯片；底部为备注窗格 （备注窗格：在普通视图中键入幻灯片备注的窗格。可将这些备注打印为备注页或在将演示文稿保存为网页时显示它们。）

①“大纲”选项卡。

在大纲窗体中显示幻灯片文本，此区域是开始撰写内容（捕获灵感，计划如何展示这些文本以及如何移动幻灯片和文本）的主要地方。

②“幻灯片”选项卡

编辑时切换到此选项卡，从而以缩略图大小的图形在演示文稿中观看幻灯片。使用缩略图能更方便地通过演示文稿导航并观看设计更改的效果。您也可以重新排列、添加或删除幻灯片。

③幻灯片窗格

在大视图中显示当前幻灯片，可以添加文本，插入图片 （图片：可以取消组合并作为两个或多个对象操作的文件（如图元文件），或作为单个对象（如位图）的文件。）、表格、图表、绘图对象、文本框、电影、声音、超链接和动画。

④ 备注窗格

添加与每个幻灯片的内容相关的备注，并且在放映演示文稿时将它们用作打印形式的参考资料，或者创建希望让观众以打印形式或在网页上看到的备注。

※ 当窗格变窄时，“大纲”和“幻灯片”选项卡变为显示图标。如果仅希望在编辑窗口中观看当前幻灯片，可以用右上角的“关闭”框关闭选项卡。

2、幻灯片浏览视图

幻灯片浏览视图是以缩略图形式显示所有幻灯片的视图。结束创建或编辑演示文稿后，幻灯片浏览视图显示演示文稿的整个图片，使重新排列、添加或删除幻灯片以及预览切换和动画效果都变得很容易。在该视图当中，可以查看演示文稿中所有幻灯片的缩略图;可以检查文稿在总体设计方案上的前后协调性，重新排列幻灯片顺序，设置幻灯片切换和动画效果，设置排练幻灯片放映时间等。

3、幻灯片放映视图

幻灯片放映视图占据整个计算机屏幕，就象对演示文稿在进行真正的幻灯片放映。在这种全屏幕视图中，您所看到的演示文稿就是将来观众所看到的。您可以看到图形、时间、影片、动画 （动画：给文本或对象添加特殊视觉或声音效果。例如，您可以使文本项目符号点逐字从左侧飞入，或在显示图片时播放掌声。）元素以及将在实际放映中看到的切换效果。

4、备注页视图

前三种视图除了可以通过视图按钮区中相应的按钮进行视图切换后，还可以在【视图】菜单下执行相应的命令

备注页视图的切换只能通过【视图】菜单下的命令来完成。备注页视图可以建立演示者的参考信息。

※在各视图中，显示单个幻灯片以进行文本编辑的视图是幻灯片视图;可以对幻灯片进行移动、删除、添加、复制、设置动画效果，但不能编辑幻灯片中具体内容的视图是幻灯片浏览视图。

5.2.1 文本的录入、编辑与格式化

1、文本的类型

在幻灯片中有四种类型的文本：占位符文本（占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。）、自选图形中的文本（自选图形：一组现成的形状，包括如矩形和圆这样的基本形状，以及各种线条和连接符、箭头总汇、流程图符号、星与旗帜和标注等。）、文本框中的文本（文本框：一种可移动、可调大小的文字或图形容器。使用文本框，可以在一页上放置数个文字块，或使文字按与文档中其他文字不同的方向排列。）和艺术字文本（艺术字：使用现成效果创建的文本对象，并可以对其应用其他格式效果。）。

2、文本的录入、编辑

文本的录入的录入、编辑的操作方法与文字处理软件中的方法类似。输入占位符中的文本（例如标题和项目符号列表）可在幻灯片或“大纲”选项卡中进行编辑，并且可将其从“大纲”选项卡导出到 Microsoft Word。对象中的文本和艺术字文本不出现在“大纲”选项卡，而且必须在幻灯片上进行编辑。（对象：表、图表、图形、等号或其他形式的信息。例如，在一个应用程序中创建的对象，如果链接或嵌入另一个程序中，就是 OLE 对象。例如文本框或自选图形）

3、格式化

制作成的幻灯片可以用文字格式、段落格式、对象格式来进行美化。用户在幻灯片中输入标题、正文之后，这些文字、段落的格式仅限于模板所指定的格式。为了使幻灯片更加美观、便于阅读，可以重新设定文字和段落的格式。

①文字格式化

利用【格式】工具栏中的按钮可以改变文字的格式设置，例如字体、字号、加粗等，也可以通过【格式】菜单下的【字体】命令，在【字体】对话框中进行设置，这和在Word当中进行设置是一样的，这里不在详细介绍了。

②段落格式化

段落的设置不与Word不一样，没有专门的对话框来进行设置

③对象格式化

在PowerPoint中除了可以对文本和段落这些对象进行格式化外，还可以对插入的文本框、图片、自选图形、表格、图表等其他对象进行格式化操作。对象的格式化还包括填充颜色、边框、阴影等，格式化操作主要是通过【绘图】工具栏的对应按钮或通过【格式】菜单中相应命令来完成的。

对某个对象设置好格式后，要对其他对象采用相同的格式，可以用【常用】工具栏中的【格式刷】按钮来完成复制操作。

4、插入组织结框图

组织结构图是一组具有层次关系的框图，常用于企事业单位和各级组织中人员结构等的图形化表示。

具体操作如下：

单击【插入】菜单中的【新幻灯片】命令，在【幻灯片版式】任务窗格中的【其他版式】里单击【标题和图示或组织结构图】。

在幻灯片中双击组织结构图图标，进入【图示库】中选择【组织结构图】，点确定，进入组织结构图程序，利用组织结构图工具栏和菜单编辑完成所需的组织结构图。