偶看新闻云纺地图:第十四章 文书处理
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/05/03 03:16:55
第五编 机关机制运转
在我国改革开放的新形势下，政协工作有了很大的发展。因此，对政协机关的工作也提出了更高的要求。机关既有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用，又有传递信息、研究政策、辅佐领导决策的参谋助手作用。其整体运转机制的优劣，工作的好坏，直接关系到政协协商监督职能的发挥和参政议政水平的高低。为了适应形势发展的要求，应不断总结新经验，解决新问题，尽快提高机关干部队伍素质和业务水平，使政协机关机制运转实现现范化、制度化、科学化，这是一个十分艰巨的任务。本着这个需要，我们对如何进一步做好政协的文书处理、人事任免、庆典活动、接待工作和立卷归档工作进行研究和探讨。
第十四章 文书处理
政协机关公文，是在贯彻党和国家的方针政策，履行“政治协商、民主监督”职能作用，部署任务、指导工作，调研问题、报告情况，交流经验中形成的。文书处理工作是机关工作重要的组成部分。
一、公文撰制
公文撰制，即公文的撰拟、审定和签发。公文撰制得好，对于顺利地开展政协工作有非常重要的指导作用。政协机关的公文，较党政机关的公文，一是种类比较多，二是专业用语的特色很浓。因此，要求文字工作人员，必须具有扎实的基本功和较高的撰写水平。在掌握通用公文写作特点和技巧的基础上，需特别注意以下四点：
(一)行文四要
1、要行文规范。目前，地方政协的机构设置与同级党政机关大体一致。但由于编制比较少，下属机构的层次不太明显，在行文时往往形成一层楼，容易造成混乱。规范的行文关系应该是：上行文——给上级诸单位行文(就政协党组而言给同级党委)。上下级政协虽然没有隶属关系，但按一股的掌握，下级政协给上级政协行文亦应以上行文对待，行文时用“报”或“抄报”；平行文——同级政协组织之间行文，与同级其它单位之间行文亦应视作平行文，行文时用“送”或“抄送”；下行文——向隶属的下级政协组织行文，如给各专门委员会、委员活动组等行文。行文时用“发”或“抄发”。如市政协下发的文件台头应该是：市政协各委、办。给其他不相隶属的单位行文，一般用“送”或“抄送”。
2、要真实。真实是公文的生命。政协向党政机关或其他有关方面行文，大多是在协商监督和参政议政中提出的意见、建议。是提供当地党委、政府科学决策的依据；或者反映某方面存在的问题，提供有关方面在讨论、研究时参考。因此，行文真实对政协履行职能，在参政议政中发挥重要作用、赢得信赖和地位都具有重要意义。公文中反映的情况和问题，必须是确实的，时间、人物、地点、数据、叙述的事例是真实的，不能虚构。
3、要掌握政策。政协是宣传和贯彻执行国家的宪法、法律和各项方针、政策的机关，在履行职能中所提出的意见、建议，在咨询服务中所提出的对策、方案，要得到有关方面的同意和认可，就不能以势压人，或主观臆断，它必须以党的方针、政策作依据，对所反映的具体情况作中肯的分析，得出应有的结论。因此，其行文请示和答复问题，指导和协商工作，报告情况，交流经验，都要牢牢把握政策。
4、要实用。政协是通过各种方式参与对有关当地事务、重要问题的讨论和协商的，公文的针对性强、目的明确，对需要讨论和协调的问题阐述要清楚，并且理论联系实际，要有情况、有问题，有解决办法。这样才能保证实际工作的效果。
(二)体式规范
政协机关各专门委员会、办公厅(室)行文，不管是版头文件还是白版文件，均由标题、受文机关(包括主送、抄报、抄送)、正文(含附件)、发文机关、时间、机关印章、附加成分(包括发文号、密级、印刷份数等)组成。一份好的公文，不仅有好的内容，其体式也必定规范(附样14-1、2、3、4)。
1、标题。公文标题由发文机关、事由、文种三部分构成。
如《政协XX委员会关于召开第六届第三次全体委员会议的通知》，“政协XX委员会”是发文机关，“关于召开第六届第三次全体委员会议”是事由，“通知”是文种。
2、受文机关。受文机关包括主送机关和抄送(抄报、抄发)机关。主送机关，是主办或答复行文的机关。上行主送一般只有一个主送单位；非同类同级不能并列；一般不越级行文。
主送机关的位置应放在标题下，顶格，末尾加冒号。
抄送机关，是指主送机关以外需要了解该文内容的有关机关，对上级用“抄报”，同级或不相隶属的单位用“抄送”，对下级用“抄发”。
3、正文，即公文的具体内容。
4、发文机关。公文的落款要注意写政协机关的全称或规范简称。如果正文已占满公文的全页，落款需放在下页时，必须在落款前空白处用小括号顶格加以注明“此页无正文”。有些文种，在标题上已体现了发文机关，标题下括号注明发文时间，文尾不再落款。如果是几个机关联合行文，为主的机关应排列在前。
5、具文时间。具文时间是指该文制成时间。一般多以机关主管领导签发时间为准，但决议、决定、章程、条例等公文，则以会议通过时间为准。时间写在标题下方用括号括起来；信函式公文时间落在文尾发文机关下方；事务性通知要以实际发出的时间为准。因此时间要准确、具体，标明年、月、日。
6、机关印章。公文加印章，是表示机关对公文负责并标志公文生效的凭证，一般有固定版头的政协公文不盖章。如果是政协与其它单位联合发文或公函信件，要加印章，印章盖在年月日中间，以防涂改。
7、正文附件。附件是正文的一个组成部分，是附在正文之后的文件。附件的题目要从正文中体现出来，其所占位置不同反映的程度也就不同。一是在正文之尾，落款之前，成为正文的一部分。这种附件一般具有较实质的作用；二是写在落款之后，左下侧或另起一页的开头，其文字不属于正文，只是注脚，这种附件一般是起参考作用。三是在文中夹注(XX附后)也是起注脚的作用。
8、附加成分：
公文编号。公文编号由机关代字、年号、顺序号三部分组成。例如：X协字[1992]10号。“X协字”是机关代字，“1992”是年号，“1O号”是顺序号。政协和其他单位联合行文，如政协是主办单位，只标政协公文编号即可；如果都是主办单位，要把几个机关的编号都标上。
密级。政协机关使用密级按国家统一规定划分三级；绝密、机密、秘密。根据发放、传达范围、阅读级限确定机密程度。
印刷版记。包括制发机关、印刷时间和印发份数。这二项是公文的收尾工程，一般是在公文末页下部印两条横线，横线中部左侧注明公文制发机关。右侧注明印发时间，底线下面右侧加括号注明印刷份数。制发机关是负责公文制发的办事部门，如省(市、县、区)政协的文件的制发单位是省(市、县、区)政协办公厅(室)。
(二)责任核稿
责任核稿是对公文质量的深层次把关。在文字工作人员完成撰制任务后，协助领导对公文文槁进行审核，是提高公文质量的重要一环。经验证明，实行责任校稿制是行之有效的办法。
1、设责任核槁员
责任核稿员可以是专职，也可以兼职。地方政协机关编制较少，文字任务量也不是太大，以兼职为宜。设责任核稿员必须首先明确职责和要求，他(她)是本单位制发文件送印前对文件进行全面审核、把关的责任者。原则上，没有责任核稿员的签字，文书部门不予印发。责任核稿员应该有较高的思想、政策水平和文字水平，有高度的责任心和一丝不苟的工作精神。他们应了解本单位工作的总体安排。了解领导的意图，熟悉公文和公文制发的各种知识。责任核稿员可以由有关单位的领导担任，也可以由能够胜任该项工作的一般人员担任。
2、核稿内容
(1)审槁。对公文内容和形式进行严格推敲。
格式要规范。对于公文的标题、受文、发文机关、附件、主[附样14-1]
版头文件各组成部分位置(1)
送单位、密级、编号和紧急程度等，都要按公文处理的规定办理，不符合规定和要求的一定要改正过来。
文字要准确。存文字上要力求准确、简炼、顺畅。公文中的引文、数字、时间和人名、地点等要核实，做到准确无误。调查报告中的专业术语一定要核准。篇幅过长的要压缩，一些客话、套话、空话要删去，对表达文意不准确的词语和标点符号要修改。在修改文稿时，要用标准的符号(附样14-5)。
政策要把准。文意是否符台党的方针政策和国家法规及政协章程、政策界限，措施和要求是否明确具体切实可行，不能含糊不清，模棱两可。
(2)会稿协商。根据文稿涉及的问题找有关职能部门会稿。
特别是各专门委员会的文稿，会涉及到不同的机关和部门，要收集整理这些部门在会稿中提出的意见。对会稿中有异议的问题和分歧较大的意见，要通过调查研究，进一步讨论商定，以求达到统一。
(3)签批。责任核稿员核稿，一是在领导原则同意签批以后进行，经核稿如果没有原则性改动，即可签字送印；如果有原则性或文字上的较大改动，要向有关领导汇报或再次送审、签批。二是在领导签批前进行，经协商统一意见后，原文稿再次整理，核稿人签字，最后送主管领导签批。
(四)分级签发
政协机关行文必须经有关领导核准签字才能印发。签发权总的原则是由机关最高领导或主管领导签署本机关本部门重要文件。
1、政协委员会文件签发，由会议通过或原则通过，一般由秘书长(办公室主任)签发。其中重要的由机关主管领导签发。
根据机关领导会议决定事项起草的文件，一般由秘书长(办公室主任)或主管领导签发。其中重要的或涉及面广的由机关主管领导或主要领导签发。有些重要文件，需要经过机关领导集体审批时，一般应采取主席办公会的形式审定，而不宜采取将文稿打印分头审定的办法。
[附样14-5]
常用核对符号及用法
2、政协办公厅(室)文件的签发。一般日常工作由秘书长(办公厅主任)签发。重要的要经主管领导签发。属于办公厅(室)工作职权范围内的文件，则由办公厅(室)主任或主管副主任签发。
3、专门委员会的文件签发。专门委员会的文件要经专门委员会议讨论通过，委员会主任或主管副主任签发。
4、专门委员会办公室文件的签发，由专门委员会办公室主任签发。重要的由专门委员会主任或主管副主任签发。
5、政协委员会与其它党政部门联合行文的签发。政协委员会与同级党委、政府联合行文，属于政协主管的，先由政协办公厅核发，经主席办公会议通过，主席审核签字后，送交同级党委或政府办公厅，按规定送审签发。
6、政协办公厅与其它党政部门联合行文的签发。属于政协主管的，先由政协办公厅核发，并经秘书长签发后送其它党政部门办公厅审核，按其规定签发。
7、专门委员会文件以办公厅名义转发的文件签发。这种文件须经办公厅主任审核，秘书长签字或同意后给予印发。
二、公文收发
从外部送达政协机关或政协机关发出文件、电报、信函和其它文字材料都需要公文收发。政协机关收发公文的渠道主要有：机要通信、机要局(科)、邮电局或专人投递。
(一)收文处理
政协机关收发室(收发员)是公文进人政协机关的总“控制室”。汇集、分发、送批、承办，不仅“吞吐”量大，而且头绪繁杂，是一件格外需要谨慎细致的工作。其大致程序是：收文、启封、登记、分送、拟办、批办、注办、清退、归卷。
1、签收
政协机关办公厅(室)一般都设收发室(外收发)，负责接收外来信件，文书工作人员(内收发)进行公文处理。不管是外收发还是内收发，都要做到认真细致，不出纰漏。
(1)邮递件的把关。邮递件要把好查、验、清三关。
查。逐件检查机要件、函件的信封、信套是否严紧。发文单和回执单是否相符。
验。检验收到的邮件信封或信套上写的收文单位或姓名，是否是政协机关内部门及同志的收件。
清。清点信件总数与清单上的总数是否一致；检查信件有无破损、散包、被拆现象。
经过上述检查之后，发现问题要查明原因。情况严重的可以拒收。如果签收，要在对方送件簿上注明，必要时报告政协办公厅(室)负责人。经清点无误后，收件人便可履行签收手续。签收时，对一些紧急件，除注明签收的月、日外，还要注明时、分，以分清责任。
(2)交换件的把关。交换件的把关除了注意受文、装封等问题外，还要注意文号的核对。主要是核对发文单位簿上的登记编号与收件的编号是否相符，发现差错要找出原因，弄清情况后方可签收。
(3)直送件的把关。直送件要注意把住签批、文面、阅办三关。
签批。一是检查文件上领导签批的意见。看政协是否属阅文范围，以免误传。如应该阅文的领导不在，可与送件人协商，先送其它单位阅文；二是检查传阅过程中各位领导批示的意见字迹是否清楚，有不好辨认的字、词、不明确的问题，可向送件人询问。
文面。要检查文件有无缺损。对有附件的，要检查附件是否齐全。
阅办。要检查文件的阅办意见是否由政协承办，如果是，要弄清办理的具体要求和完成的时间；若文件阅办是其它单位，则要抓紧送政协有关领导阅文，以免影响承办单位最后在限定时间内完成任务。
(4)文件的拆封。拆封是政协文书工作人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不准拆封。拆封时，要注意不要损坏封内文件或信件，拆封后的内检主要有以下几点：
一是，拆封后要先找《发文通知单》，核实收到的文件份数，同时检查文件名称与文件号是否与“回执单”上一致，不一致的要立即与发文单位核实。
二是，发现应转其它单位处理的文件，如系寄送错误，应及时退回来文单位，以免误事。
三是，拆封后，如发现是绝密文件，签收、登记后应严格按保密规定处理。
四是，当发现非版头文件无公章或其它手续不全的公文时，应通知来文单位，进行更换或采取其它补救措施。
五是，对不符合行文原则的文件，特别是急件，应立即退回。
六是，对上、下级政协机关及兄弟政协机关的信件，要注意保存封皮；对印有来件单位详细地址、电话号码、邮政编码等的封皮，可以剪帖下来，分类成册，以备今后联系时使用。
2、类目登记
公文登记，就是将来文登上政协机关公文件的户口册。它记录了公文的来源、内容和去向，它是公文运转、查找、统计、核对的凭据。
(1)登记的内容: 顺序号、收文日期、来文单位、封皮号、密级、文号、内容摘要、份数、处理情况。
(2)登记的方法：为了便于工作，分门别类的登记方法较为适用。
分门：就是一路来文建一簿。如中央、省委、市委等文件收文簿，国务院、省政府、市政等文件收文簿，全国政协、省政协、市政协等收文簿。
别类：根据政协机关每年各路来文份数不一，可采取一个登记簿内具体划出相应类点、细目，如中央、省、市三大类，再将类区分出细目。如省级单位包括：省委、省委办公厅、省政府、省政府办公厅、省政协委员会、省政协办公厅等单位及省级部门的文件。文件与内刊、资料等要区分开来(通常用口取纸错位标示)。这样，就能使所收公文各走其门，各入其位，登记、查找简便易行。
(3)应登记的有：上级机关或上级政协来文；同级党委、政府来文；其它机关有业务关系的来文或商洽工作需要答复的来函，等等。另外，具有机密等级的内部刊物、资料，可以另备簿子登记，不与公文混在一起。
可不登记的有二：下级政协的工作计划、总结、情况反映及报刊资料；外地政协会刊、文史资料；与政协机关无关的人事任免通知；非政协机关颁发的启用印章的通知；征订报刊的通知；纯事务性通知(临时来会、打扫卫生等)，请柬。上述各项收到后交给有关对口部门或人员就是了，不必—一登记。
3、阅文送呈
文书工作人员收到文件后，首先要了解文件情况，以便采取不同办理方式。一是了解文件内容，拟出分发意见；二是了解紧急程度，如是急件，做急件处理；三是了解机密程度，掌握阅读范围；四是会议通知，要了解会议内容、时间、地点，视具体情况可采取先批后办、先办后批或复印后同时进行的办法处理。总之，文书工作人员要根据不同文件的不同要求处理收到的来文。下面介绍二种处理方法。
(1)注传法。即注发与传阅有机结合的一种办文方法。上级来文发至政协机关一般有固定份数，除固定分发范围外，要留一份传阅(传后存档)，并根据文件内容在该文件上签署注发意见，一般是批给需要承办或了解该文精神的委办(或领导)。
文书工作人员要先拿出初步意见，再交办公厅领导注发。最后，文书工作人员按注发意见分发和传阅。
(2)注分法。即直接签署注发意见的一种方法。这种方法适宜平级、下级政协报送来的情况、资料。这些情况和资料一般不予传阅，分发给有关领导和部门即可。文书工作人员在注发单上填上份数，然后交办公厅领导同志签署注发意见，文书工作人员再按注发意见分发。
4、拟办批示
对需要政协机关办理的文件，在送领导批示前，文书工作人员要对文件处理提出初步意见供领导参考。如果对问题分折得准，可拿出一个比较肯定的意见，如果看不准，可同时拿出几个意见供领导斟酌。拟办批示前要弄清下列情况：文件的主要内容；提出的问题，是否需要办理，什么时间完成，有什么要求；什么人什么部门主管，以及与谁有关，需要谁了解，文件的缓急要求，机密程度等。
拟办意见。应做到简要明确，阅批对象准确。
5，送批后处理
文件经办公厅(室)领导同志提出意见后，即可进行处理。
在处理时，要注意以下几个问题：
(1)急件急处理。对有些时间要求很急的送批件，应作急件处理。可利用专夹(夹上注明“急办件”)向领导请示文件的时限要求。如果需送下级政协办理，可利用电传或其它形式送出或通知来取。但必须在文件明显处注明“急件”。
(2)领导批示字迹不清楚的，文书工作人员要帮助抄清。已抄清的批示要注明“抄清件”附后，以确保档案质量。
(3)认真登记领导同志的批示意见。对领导的批示意见(包括文件的运转程序)，要在收文簿上认真登记，以便掌握文件办理情况和流向，防止失控。
6、摘要注办
文书工作人员应把收文处理的主要经过和处理结果在文书处理单上作出简短的注明，以备日后查考。如上级政协为准备召开“政协工作经验交流会”，提前两个月发通知进行部署。经政协机关领导研究提出贯彻意见，文书工作人员一是要将意见复文或用电话或当面汇报上级政协。二是要将意见及交办人员、地点、时间、处理结果等在通知上注明。
(二)跟踪管理
公文在运转过程中，为了利于查找和保密，必须准确掌握其流向。
有效的措施是搞好登记。具体方法有三种：
1、填表登记。登记可设“文件传阅跟踪单”，当每份文件在传阅、承办前，首先填写“文件跟踪单”(附样14-6)，使文书工作人员心中有数，查找、调阅文件方便。
[附样14-6]
文件跟踪单
每份文件使用一张“文件跟踪单”。文件跟踪单存放在同类文件的盒中。以市政协为例，市政协有中共中央文件、中央办公厅文件、省委文件、省政府文件等等，它们都有各自的文件盒。如果其中一份中共中央文件正在传阅中，它的《文件跟踪单》就应放在中共中央文件盒内，这样可以保持盒内中共中央文件与来文登记簿的文件相符。待文件收回后在表内注明退回时间，并将《文件跟踪单》夹在该文件中存放，以后借阅再用。
2、定位登记。在标注名称的文件盒中(如省委文件盒、市委文件盒等等)，运转回来的文件各就其位。在每个文件盒内设“归盒文件记录卡”对每份文件进行定位登记(附样14-7)。找盒内文件时、只要一看此卡，便知盒内有没有要找的文件及文件下落。
[附样14-7]
归盒文件记录卡
3、卡片管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示政协机关文件内容和成分的一种管理形式。它可以把浩瀚的文件信息贮存起来，加以科学的分类，使同一个问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机整体，便于为领导提供利用信息(附样14-8)。
[附样14-8]
文件卡片
4、借阅记录。根据文件处理中的有关制度，建立文件借阅簿(附样14-9)。以便发现丢失、损坏等问题，进行核对和查找。
[附样14-9]
文件借阅簿
借阅文件注意事项；
(1)严格手续。无论什么人、在什么情况下借阅文件，都要严格履行借阅手续。
(2)严格制度。对文件的借阅时间、范围要严格掌握，严格贯彻借阅制度。
(3)定期检查。文件要定期清理、核对，及时发现问题，及时上报，求得迅速解决。
(二)发文处理
前面公文撰制部分，介绍了政协发文处理的第一步。下面介绍发文处理的第二步，即成文后从登记到发出的诸项工作。
1、校核。按公文制发的有关规定，文件在发出前要进行校核，以纠正和弥补错漏。其办法是，公文制成后，收发人员必须认真对文件从版头、文号、称谓、发放范围、版记以至用印诸项进行检查校核。校核分两步：第一步，按文件底稿逐项进行检查，目的是为了发现在印制过程中可能出现的差错；第二步，按照有关规定，衡量文件的整个制发过程是否合乎要求。
2、登记。文件发出前要进行登记，这样便于查询。具体方法可采用登记簿和发文表两种。
(1)登记簿。登记簿包括成文日期、受文范围、文别、文号、密级、文件标题、份数、附件和发出日期等内容。
政协机关的文件种类较多，有政协委员会及办公厅文件、专门委员会及办公室文件，文件又分大字头正式文件、小字头正式文件，以及《调查研究》、《情况与建议》，《纪要》之类的内刊。将写有文种的口取纸把登记簿分成若干段，可按“委员会文件”、“委员会小字头文件”、“办公厅(室)文件”、“办公厅(室)小字头文件”、“会议通知”、“纪要”等顺序排列。
(2)发文表。发文表是分发文件时使用的、其项目有文号、文件名称、单位、份数和签收人等。单位是指受文单位。根据文件的批示和发文范围，预先将每个受文单位、应发数量填写在表内，文件按其单位、数字分发入封，受文单位盖章(签字)即可。文件发完，将发文表底稿和两份印件一起存档。
3、分发和递送。分发和递送方法很多。根据政协工作特点，一般采取交换法和投寄法两种方法。
(1)交换法。交换法分内、外交换两种。前面我们已讲过分发文件使用发文表，此表适合在交换中使用。
内交换：内交换适用在政协机关内部。在机关内部设一个固定地点，各委办、厅、处等部门均设交换箱。交换方式有两种：①自由式。需要发件的单位随时可以将经常的、不需要签字的信件投放在受文部门的箱内，同时取回其它单位放在本部门箱内的文件。②定期交换。在规定时间内，每个参加交换的单位都到交换站，将平信放入箱内，需要签字的请有关部门在发文表上签字。
不管采取哪种交换方式，交换站都要有人专管或兼管。一般由办公厅的内、外收发员负责。
外交换：即政协机关与本区域内各单位之间进行的公文传递。
(2)投寄法。投寄法适于路途较远、交换法又解决不了的单位。投寄有机要、挂号和平件三种。
机要件。凡是有“秘密”以上标记的都要走机要件。信封内装有发文通知单和回执。投寄机要件要填写“机要文件交寄单”，复写一式两份。邮政部门和政协机关各持一份，以便分清责任。
挂号件。对不是“机要件” 而走平件又怕丢失的信件，可投寄“挂号件”，因挂号件比较保险安全；投寄挂号件要填写“交寄大宗挂号邮件清单”一式三联。
平件。对一般的信件、资料可以寄平件。
投寄法的注意事项：不管投寄机要、挂号还是平信，都要注意填写各自不同邮件清单；对收信人、寄达地等项要填写清楚、齐全；投寄件必须粘封。
三、文件传阅
在政协机关内文件传阅是公文处理的一项重要内容。由于文件份数不足，多采取传阅方式以提高公文的利用率。此项工作一般是由办公厅(室)收发室的文书工作人员进行。搞好文件传阅，需要切实注意各个环节的组织工作。
(一)精选文
政协机关来文渠道多，范围大，而份数却较少。为了避免不必要的公文旅行，节省领导同志的阅文时间，必须对来文进行精选，可采取四种方式。
1、筛选文件。首先把众多文件分类，决定取舍。对上级的指示、同级党委、政府重要情况、上级政协来文应与机关各职能部门和下级政协来文、情况简报、情况反映、一般事务性问题的文件等有所区别，应传阅的传阅，不应传阅的可直送有关部门。
2、要点提示。经过精选确需传阅的文件，有些较长，可进行技术处理，删繁就简，拟写提要，把重要的内容提示出来，让领导同志用较短的时间来掌握较长文件的主要内容。
写要点提示注意四点：
(1)仔细阅文，把握文件中心思想。
(2)提要必须把最核心最重要的内容提炼出来。
(3)文字要压缩到最小限度，做到言简意赅，画龙点睛。
(4)概括要准确。
3、选画篇中精句。文件传阅前，可以把篇幅较长的文件中“叫劲”的关键部分用彩笔画出来，以提请阅文人注意。另外，对需要限期内向下传达，或写出报告办理等内容的通知，对文件中的这类精句要义也要很醒目地标出来，使领导注意到文件的重要部分和需要具体办理的事项。
4、做好公文摘要。对领导同志传阅外的文件，有些需要领导了解精神，可采取《公文摘要》的方法汇综起来，以减少领导阅文数量，加快公文传阅速度，同时扩大了一般性文件的阅知面，提高公文的利用率。
编撰《公文摘要》除按上述编撰《公文提要》的要求外，还要尽量做到详略得当、篇幅紧凑，并且把每件公文的文件名你、作者、发文号和文件标题写清楚，以备领导调阅。
(二)巧分卷
经过筛选后需要领导传阅的文件，要按不同类型、层次分卷，根据政协领导人数较多的特点，分卷传阅可以解决领导层次多、文件少的矛盾。
分卷有三种情况；
(1)，按传阅对象分卷。此方法适宜政协机关主席、秘书长领导层。具体方法是：每位驻会主席、秘书长每人有一个固定卷夹，夹上标明阅文人姓名。文书工作人员按办公厅(室)领导批示的传阅范围和传阅顺序把文件分别放到贴有主席、秘书长姓名的文件夹里；每天早上送到领导办公室，下班前收回，第二天按上述方法更换各夹内的文件，继续进行传阅。
(2)按文件类别分卷。此方法适宜中层领导和各专门委员会办公室。具体办法是：把文件分成不同类型卷，卷面上贴上一号卷、二号卷、三号卷，以此类推，然后按办公厅(室)领导的批示范围、顺序进行传阅。
(3)一文一卷。在遇有绝密件、急件、会议通知时使用。这种传阅夹上要有醒目标志，负责传阅的同志可以拿着传阅夹依次请领导阅示签字，以缩短传阅时间。
(三)阅文室
把文件放到阅文室内，所有领导和部门同志一律凭阅文通知单去阅文室看文件。
阅文室要有严格的制度：
1、按阅文通知和规定来阅文室内阅文；
2、阅文后必须在阅文单上签字，有何意见可写在阅文处理单上；
3、不得将文件夹带出室外，或从文件夹内抽走文件，如因工作需要，办理借用手续后方能带走；
4、注意保密，不要随便抄文件。
(四)传阅调度
传阅文件要采取有效的方法、科学地进行组织和调度，有效地控制文件的行踪和速度，防止造成积压、失控等现象。
1、急件。急件应以最快的时间、最佳方案，让主管领导和主管部门阅知并办理。可采取先办理、后阅知，先主办、后协办的途径运转，有条件的地方，可以将急件复印，同时阅知办理。
2、拟办件。对上级来文，需要政协机关研究实施提出意见的文件，应先交主管领导阅处，拿出初步意见，然后再交主要领导阅示。
3、阅文人外出后的传阅大致有这样几种办法：
(1)领导外出一天或较短时间：急件，而且必须他解决的问题，要打电话或派人去请示；来不及请示，可由在家主持工作的领导决定。如果这位领导只是阅知即可，可先传别人，等
(2)领导外出时间较长：可跳越传阅，等其回来后，集中阅文。如果文件较多，文书工作人员可选部分重要的文件传阅，其它文件提供综述文件目录单，请领导根据需要调阅。
(五)催办和承办
文件在运转过程中，领导同志往往要签批一些意见，其中涉及许多临时加阅或承办事项，文书工作人员对这些事项要注意妥善处置。
1、临时催办。对加传的同志，文书工作人员要直送或电话催阅，或用催阅单(附样14-10)进行催阅。
[附样14-10]
催阅单
2、文件承办。对有承办任务的文书工作人员要填写文件催办单(附样14-11)，一式两份。一份交承办人，一份工作人员留底，待承办人办理结束后，填写好催办单，交领导阅知。
(六)检查处理
文件运行结束，完成其使命，就要将文件分门别类放入文件盒里，在放入以前做好以下工作：
1、看领导批示意见是否全部完成。
2、检查文件是否缺损，如有缺损及时查询处理。
3、填好归盒文件记录卡，入盒。
[附样14-11]
文件催办单
在我国改革开放的新形势下，政协工作有了很大的发展。因此，对政协机关的工作也提出了更高的要求。机关既有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用，又有传递信息、研究政策、辅佐领导决策的参谋助手作用。其整体运转机制的优劣，工作的好坏，直接关系到政协协商监督职能的发挥和参政议政水平的高低。为了适应形势发展的要求，应不断总结新经验，解决新问题，尽快提高机关干部队伍素质和业务水平，使政协机关机制运转实现现范化、制度化、科学化，这是一个十分艰巨的任务。本着这个需要，我们对如何进一步做好政协的文书处理、人事任免、庆典活动、接待工作和立卷归档工作进行研究和探讨。
第十四章 文书处理
政协机关公文，是在贯彻党和国家的方针政策，履行“政治协商、民主监督”职能作用，部署任务、指导工作，调研问题、报告情况，交流经验中形成的。文书处理工作是机关工作重要的组成部分。
一、公文撰制
公文撰制，即公文的撰拟、审定和签发。公文撰制得好，对于顺利地开展政协工作有非常重要的指导作用。政协机关的公文，较党政机关的公文，一是种类比较多，二是专业用语的特色很浓。因此，要求文字工作人员，必须具有扎实的基本功和较高的撰写水平。在掌握通用公文写作特点和技巧的基础上，需特别注意以下四点：
(一)行文四要
1、要行文规范。目前，地方政协的机构设置与同级党政机关大体一致。但由于编制比较少，下属机构的层次不太明显，在行文时往往形成一层楼，容易造成混乱。规范的行文关系应该是：上行文——给上级诸单位行文(就政协党组而言给同级党委)。上下级政协虽然没有隶属关系，但按一股的掌握，下级政协给上级政协行文亦应以上行文对待，行文时用“报”或“抄报”；平行文——同级政协组织之间行文，与同级其它单位之间行文亦应视作平行文，行文时用“送”或“抄送”；下行文——向隶属的下级政协组织行文，如给各专门委员会、委员活动组等行文。行文时用“发”或“抄发”。如市政协下发的文件台头应该是：市政协各委、办。给其他不相隶属的单位行文，一般用“送”或“抄送”。
2、要真实。真实是公文的生命。政协向党政机关或其他有关方面行文，大多是在协商监督和参政议政中提出的意见、建议。是提供当地党委、政府科学决策的依据；或者反映某方面存在的问题，提供有关方面在讨论、研究时参考。因此，行文真实对政协履行职能，在参政议政中发挥重要作用、赢得信赖和地位都具有重要意义。公文中反映的情况和问题，必须是确实的，时间、人物、地点、数据、叙述的事例是真实的，不能虚构。
3、要掌握政策。政协是宣传和贯彻执行国家的宪法、法律和各项方针、政策的机关，在履行职能中所提出的意见、建议，在咨询服务中所提出的对策、方案，要得到有关方面的同意和认可，就不能以势压人，或主观臆断，它必须以党的方针、政策作依据，对所反映的具体情况作中肯的分析，得出应有的结论。因此，其行文请示和答复问题，指导和协商工作，报告情况，交流经验，都要牢牢把握政策。
4、要实用。政协是通过各种方式参与对有关当地事务、重要问题的讨论和协商的，公文的针对性强、目的明确，对需要讨论和协调的问题阐述要清楚，并且理论联系实际，要有情况、有问题，有解决办法。这样才能保证实际工作的效果。
(二)体式规范
政协机关各专门委员会、办公厅(室)行文，不管是版头文件还是白版文件，均由标题、受文机关(包括主送、抄报、抄送)、正文(含附件)、发文机关、时间、机关印章、附加成分(包括发文号、密级、印刷份数等)组成。一份好的公文，不仅有好的内容，其体式也必定规范(附样14-1、2、3、4)。
1、标题。公文标题由发文机关、事由、文种三部分构成。
如《政协XX委员会关于召开第六届第三次全体委员会议的通知》，“政协XX委员会”是发文机关，“关于召开第六届第三次全体委员会议”是事由，“通知”是文种。
2、受文机关。受文机关包括主送机关和抄送(抄报、抄发)机关。主送机关，是主办或答复行文的机关。上行主送一般只有一个主送单位；非同类同级不能并列；一般不越级行文。
主送机关的位置应放在标题下，顶格，末尾加冒号。
抄送机关，是指主送机关以外需要了解该文内容的有关机关，对上级用“抄报”，同级或不相隶属的单位用“抄送”，对下级用“抄发”。
3、正文，即公文的具体内容。
4、发文机关。公文的落款要注意写政协机关的全称或规范简称。如果正文已占满公文的全页，落款需放在下页时，必须在落款前空白处用小括号顶格加以注明“此页无正文”。有些文种，在标题上已体现了发文机关，标题下括号注明发文时间，文尾不再落款。如果是几个机关联合行文，为主的机关应排列在前。
5、具文时间。具文时间是指该文制成时间。一般多以机关主管领导签发时间为准，但决议、决定、章程、条例等公文，则以会议通过时间为准。时间写在标题下方用括号括起来；信函式公文时间落在文尾发文机关下方；事务性通知要以实际发出的时间为准。因此时间要准确、具体，标明年、月、日。
6、机关印章。公文加印章，是表示机关对公文负责并标志公文生效的凭证，一般有固定版头的政协公文不盖章。如果是政协与其它单位联合发文或公函信件，要加印章，印章盖在年月日中间，以防涂改。
7、正文附件。附件是正文的一个组成部分，是附在正文之后的文件。附件的题目要从正文中体现出来，其所占位置不同反映的程度也就不同。一是在正文之尾，落款之前，成为正文的一部分。这种附件一般具有较实质的作用；二是写在落款之后，左下侧或另起一页的开头，其文字不属于正文，只是注脚，这种附件一般是起参考作用。三是在文中夹注(XX附后)也是起注脚的作用。
8、附加成分：
公文编号。公文编号由机关代字、年号、顺序号三部分组成。例如：X协字[1992]10号。“X协字”是机关代字，“1992”是年号，“1O号”是顺序号。政协和其他单位联合行文，如政协是主办单位，只标政协公文编号即可；如果都是主办单位，要把几个机关的编号都标上。
密级。政协机关使用密级按国家统一规定划分三级；绝密、机密、秘密。根据发放、传达范围、阅读级限确定机密程度。
印刷版记。包括制发机关、印刷时间和印发份数。这二项是公文的收尾工程，一般是在公文末页下部印两条横线，横线中部左侧注明公文制发机关。右侧注明印发时间，底线下面右侧加括号注明印刷份数。制发机关是负责公文制发的办事部门，如省(市、县、区)政协的文件的制发单位是省(市、县、区)政协办公厅(室)。
(二)责任核稿
责任核稿是对公文质量的深层次把关。在文字工作人员完成撰制任务后，协助领导对公文文槁进行审核，是提高公文质量的重要一环。经验证明，实行责任校稿制是行之有效的办法。
1、设责任核槁员
责任核稿员可以是专职，也可以兼职。地方政协机关编制较少，文字任务量也不是太大，以兼职为宜。设责任核稿员必须首先明确职责和要求，他(她)是本单位制发文件送印前对文件进行全面审核、把关的责任者。原则上，没有责任核稿员的签字，文书部门不予印发。责任核稿员应该有较高的思想、政策水平和文字水平，有高度的责任心和一丝不苟的工作精神。他们应了解本单位工作的总体安排。了解领导的意图，熟悉公文和公文制发的各种知识。责任核稿员可以由有关单位的领导担任，也可以由能够胜任该项工作的一般人员担任。
2、核稿内容
(1)审槁。对公文内容和形式进行严格推敲。
格式要规范。对于公文的标题、受文、发文机关、附件、主[附样14-1]
版头文件各组成部分位置(1)
送单位、密级、编号和紧急程度等，都要按公文处理的规定办理，不符合规定和要求的一定要改正过来。
文字要准确。存文字上要力求准确、简炼、顺畅。公文中的引文、数字、时间和人名、地点等要核实，做到准确无误。调查报告中的专业术语一定要核准。篇幅过长的要压缩，一些客话、套话、空话要删去，对表达文意不准确的词语和标点符号要修改。在修改文稿时，要用标准的符号(附样14-5)。
政策要把准。文意是否符台党的方针政策和国家法规及政协章程、政策界限，措施和要求是否明确具体切实可行，不能含糊不清，模棱两可。
(2)会稿协商。根据文稿涉及的问题找有关职能部门会稿。
特别是各专门委员会的文稿，会涉及到不同的机关和部门，要收集整理这些部门在会稿中提出的意见。对会稿中有异议的问题和分歧较大的意见，要通过调查研究，进一步讨论商定，以求达到统一。
(3)签批。责任核稿员核稿，一是在领导原则同意签批以后进行，经核稿如果没有原则性改动，即可签字送印；如果有原则性或文字上的较大改动，要向有关领导汇报或再次送审、签批。二是在领导签批前进行，经协商统一意见后，原文稿再次整理，核稿人签字，最后送主管领导签批。
(四)分级签发
政协机关行文必须经有关领导核准签字才能印发。签发权总的原则是由机关最高领导或主管领导签署本机关本部门重要文件。
1、政协委员会文件签发，由会议通过或原则通过，一般由秘书长(办公室主任)签发。其中重要的由机关主管领导签发。
根据机关领导会议决定事项起草的文件，一般由秘书长(办公室主任)或主管领导签发。其中重要的或涉及面广的由机关主管领导或主要领导签发。有些重要文件，需要经过机关领导集体审批时，一般应采取主席办公会的形式审定，而不宜采取将文稿打印分头审定的办法。
[附样14-5]
常用核对符号及用法
2、政协办公厅(室)文件的签发。一般日常工作由秘书长(办公厅主任)签发。重要的要经主管领导签发。属于办公厅(室)工作职权范围内的文件，则由办公厅(室)主任或主管副主任签发。
3、专门委员会的文件签发。专门委员会的文件要经专门委员会议讨论通过，委员会主任或主管副主任签发。
4、专门委员会办公室文件的签发，由专门委员会办公室主任签发。重要的由专门委员会主任或主管副主任签发。
5、政协委员会与其它党政部门联合行文的签发。政协委员会与同级党委、政府联合行文，属于政协主管的，先由政协办公厅核发，经主席办公会议通过，主席审核签字后，送交同级党委或政府办公厅，按规定送审签发。
6、政协办公厅与其它党政部门联合行文的签发。属于政协主管的，先由政协办公厅核发，并经秘书长签发后送其它党政部门办公厅审核，按其规定签发。
7、专门委员会文件以办公厅名义转发的文件签发。这种文件须经办公厅主任审核，秘书长签字或同意后给予印发。
二、公文收发
从外部送达政协机关或政协机关发出文件、电报、信函和其它文字材料都需要公文收发。政协机关收发公文的渠道主要有：机要通信、机要局(科)、邮电局或专人投递。
(一)收文处理
政协机关收发室(收发员)是公文进人政协机关的总“控制室”。汇集、分发、送批、承办，不仅“吞吐”量大，而且头绪繁杂，是一件格外需要谨慎细致的工作。其大致程序是：收文、启封、登记、分送、拟办、批办、注办、清退、归卷。
1、签收
政协机关办公厅(室)一般都设收发室(外收发)，负责接收外来信件，文书工作人员(内收发)进行公文处理。不管是外收发还是内收发，都要做到认真细致，不出纰漏。
(1)邮递件的把关。邮递件要把好查、验、清三关。
查。逐件检查机要件、函件的信封、信套是否严紧。发文单和回执单是否相符。
验。检验收到的邮件信封或信套上写的收文单位或姓名，是否是政协机关内部门及同志的收件。
清。清点信件总数与清单上的总数是否一致；检查信件有无破损、散包、被拆现象。
经过上述检查之后，发现问题要查明原因。情况严重的可以拒收。如果签收，要在对方送件簿上注明，必要时报告政协办公厅(室)负责人。经清点无误后，收件人便可履行签收手续。签收时，对一些紧急件，除注明签收的月、日外，还要注明时、分，以分清责任。
(2)交换件的把关。交换件的把关除了注意受文、装封等问题外，还要注意文号的核对。主要是核对发文单位簿上的登记编号与收件的编号是否相符，发现差错要找出原因，弄清情况后方可签收。
(3)直送件的把关。直送件要注意把住签批、文面、阅办三关。
签批。一是检查文件上领导签批的意见。看政协是否属阅文范围，以免误传。如应该阅文的领导不在，可与送件人协商，先送其它单位阅文；二是检查传阅过程中各位领导批示的意见字迹是否清楚，有不好辨认的字、词、不明确的问题，可向送件人询问。
文面。要检查文件有无缺损。对有附件的，要检查附件是否齐全。
阅办。要检查文件的阅办意见是否由政协承办，如果是，要弄清办理的具体要求和完成的时间；若文件阅办是其它单位，则要抓紧送政协有关领导阅文，以免影响承办单位最后在限定时间内完成任务。
(4)文件的拆封。拆封是政协文书工作人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不准拆封。拆封时，要注意不要损坏封内文件或信件，拆封后的内检主要有以下几点：
一是，拆封后要先找《发文通知单》，核实收到的文件份数，同时检查文件名称与文件号是否与“回执单”上一致，不一致的要立即与发文单位核实。
二是，发现应转其它单位处理的文件，如系寄送错误，应及时退回来文单位，以免误事。
三是，拆封后，如发现是绝密文件，签收、登记后应严格按保密规定处理。
四是，当发现非版头文件无公章或其它手续不全的公文时，应通知来文单位，进行更换或采取其它补救措施。
五是，对不符合行文原则的文件，特别是急件，应立即退回。
六是，对上、下级政协机关及兄弟政协机关的信件，要注意保存封皮；对印有来件单位详细地址、电话号码、邮政编码等的封皮，可以剪帖下来，分类成册，以备今后联系时使用。
2、类目登记
公文登记，就是将来文登上政协机关公文件的户口册。它记录了公文的来源、内容和去向，它是公文运转、查找、统计、核对的凭据。
(1)登记的内容: 顺序号、收文日期、来文单位、封皮号、密级、文号、内容摘要、份数、处理情况。
(2)登记的方法：为了便于工作，分门别类的登记方法较为适用。
分门：就是一路来文建一簿。如中央、省委、市委等文件收文簿，国务院、省政府、市政等文件收文簿，全国政协、省政协、市政协等收文簿。
别类：根据政协机关每年各路来文份数不一，可采取一个登记簿内具体划出相应类点、细目，如中央、省、市三大类，再将类区分出细目。如省级单位包括：省委、省委办公厅、省政府、省政府办公厅、省政协委员会、省政协办公厅等单位及省级部门的文件。文件与内刊、资料等要区分开来(通常用口取纸错位标示)。这样，就能使所收公文各走其门，各入其位，登记、查找简便易行。
(3)应登记的有：上级机关或上级政协来文；同级党委、政府来文；其它机关有业务关系的来文或商洽工作需要答复的来函，等等。另外，具有机密等级的内部刊物、资料，可以另备簿子登记，不与公文混在一起。
可不登记的有二：下级政协的工作计划、总结、情况反映及报刊资料；外地政协会刊、文史资料；与政协机关无关的人事任免通知；非政协机关颁发的启用印章的通知；征订报刊的通知；纯事务性通知(临时来会、打扫卫生等)，请柬。上述各项收到后交给有关对口部门或人员就是了，不必—一登记。
3、阅文送呈
文书工作人员收到文件后，首先要了解文件情况，以便采取不同办理方式。一是了解文件内容，拟出分发意见；二是了解紧急程度，如是急件，做急件处理；三是了解机密程度，掌握阅读范围；四是会议通知，要了解会议内容、时间、地点，视具体情况可采取先批后办、先办后批或复印后同时进行的办法处理。总之，文书工作人员要根据不同文件的不同要求处理收到的来文。下面介绍二种处理方法。
(1)注传法。即注发与传阅有机结合的一种办文方法。上级来文发至政协机关一般有固定份数，除固定分发范围外，要留一份传阅(传后存档)，并根据文件内容在该文件上签署注发意见，一般是批给需要承办或了解该文精神的委办(或领导)。
文书工作人员要先拿出初步意见，再交办公厅领导注发。最后，文书工作人员按注发意见分发和传阅。
(2)注分法。即直接签署注发意见的一种方法。这种方法适宜平级、下级政协报送来的情况、资料。这些情况和资料一般不予传阅，分发给有关领导和部门即可。文书工作人员在注发单上填上份数，然后交办公厅领导同志签署注发意见，文书工作人员再按注发意见分发。
4、拟办批示
对需要政协机关办理的文件，在送领导批示前，文书工作人员要对文件处理提出初步意见供领导参考。如果对问题分折得准，可拿出一个比较肯定的意见，如果看不准，可同时拿出几个意见供领导斟酌。拟办批示前要弄清下列情况：文件的主要内容；提出的问题，是否需要办理，什么时间完成，有什么要求；什么人什么部门主管，以及与谁有关，需要谁了解，文件的缓急要求，机密程度等。
拟办意见。应做到简要明确，阅批对象准确。
5，送批后处理
文件经办公厅(室)领导同志提出意见后，即可进行处理。
在处理时，要注意以下几个问题：
(1)急件急处理。对有些时间要求很急的送批件，应作急件处理。可利用专夹(夹上注明“急办件”)向领导请示文件的时限要求。如果需送下级政协办理，可利用电传或其它形式送出或通知来取。但必须在文件明显处注明“急件”。
(2)领导批示字迹不清楚的，文书工作人员要帮助抄清。已抄清的批示要注明“抄清件”附后，以确保档案质量。
(3)认真登记领导同志的批示意见。对领导的批示意见(包括文件的运转程序)，要在收文簿上认真登记，以便掌握文件办理情况和流向，防止失控。
6、摘要注办
文书工作人员应把收文处理的主要经过和处理结果在文书处理单上作出简短的注明，以备日后查考。如上级政协为准备召开“政协工作经验交流会”，提前两个月发通知进行部署。经政协机关领导研究提出贯彻意见，文书工作人员一是要将意见复文或用电话或当面汇报上级政协。二是要将意见及交办人员、地点、时间、处理结果等在通知上注明。
(二)跟踪管理
公文在运转过程中，为了利于查找和保密，必须准确掌握其流向。
有效的措施是搞好登记。具体方法有三种：
1、填表登记。登记可设“文件传阅跟踪单”，当每份文件在传阅、承办前，首先填写“文件跟踪单”(附样14-6)，使文书工作人员心中有数，查找、调阅文件方便。
[附样14-6]
文件跟踪单
每份文件使用一张“文件跟踪单”。文件跟踪单存放在同类文件的盒中。以市政协为例，市政协有中共中央文件、中央办公厅文件、省委文件、省政府文件等等，它们都有各自的文件盒。如果其中一份中共中央文件正在传阅中，它的《文件跟踪单》就应放在中共中央文件盒内，这样可以保持盒内中共中央文件与来文登记簿的文件相符。待文件收回后在表内注明退回时间，并将《文件跟踪单》夹在该文件中存放，以后借阅再用。
2、定位登记。在标注名称的文件盒中(如省委文件盒、市委文件盒等等)，运转回来的文件各就其位。在每个文件盒内设“归盒文件记录卡”对每份文件进行定位登记(附样14-7)。找盒内文件时、只要一看此卡，便知盒内有没有要找的文件及文件下落。
[附样14-7]
归盒文件记录卡
3、卡片管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示政协机关文件内容和成分的一种管理形式。它可以把浩瀚的文件信息贮存起来，加以科学的分类，使同一个问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机整体，便于为领导提供利用信息(附样14-8)。
[附样14-8]
文件卡片
┌───┬─┬───┬─┬────┬──┐│类 │ │属类 │ │卡片号 │ ││ │ │ │ │ │ │├───┴─┴───┴─┴────┴──┤│发文机关或作者 │├───────────────────┤│文件标题 │├───┬─┬─────┬───────┤│文件号│ │发文日期 │ │├───┼─┼─────┼─┬────┬┤│收文号│ │收文日期 │ │存档类号││└───┴─┴─────┴─┴────┴┘
4、借阅记录。根据文件处理中的有关制度，建立文件借阅簿(附样14-9)。以便发现丢失、损坏等问题，进行核对和查找。
[附样14-9]
文件借阅簿
┌────┬───┬───┬────┬────┬──┐│文件名称│发文号│借阅人│借阅时间│归还时间│备注│├────┼───┼───┼────┼────┼──┤│ │ │ │ │ │ │├────┼───┼───┼────┼────┼──┤│ │ │ │ │ │ │└────┴───┴───┴────┴────┴──┘
借阅文件注意事项；
(1)严格手续。无论什么人、在什么情况下借阅文件，都要严格履行借阅手续。
(2)严格制度。对文件的借阅时间、范围要严格掌握，严格贯彻借阅制度。
(3)定期检查。文件要定期清理、核对，及时发现问题，及时上报，求得迅速解决。
(二)发文处理
前面公文撰制部分，介绍了政协发文处理的第一步。下面介绍发文处理的第二步，即成文后从登记到发出的诸项工作。
1、校核。按公文制发的有关规定，文件在发出前要进行校核，以纠正和弥补错漏。其办法是，公文制成后，收发人员必须认真对文件从版头、文号、称谓、发放范围、版记以至用印诸项进行检查校核。校核分两步：第一步，按文件底稿逐项进行检查，目的是为了发现在印制过程中可能出现的差错；第二步，按照有关规定，衡量文件的整个制发过程是否合乎要求。
2、登记。文件发出前要进行登记，这样便于查询。具体方法可采用登记簿和发文表两种。
(1)登记簿。登记簿包括成文日期、受文范围、文别、文号、密级、文件标题、份数、附件和发出日期等内容。
政协机关的文件种类较多，有政协委员会及办公厅文件、专门委员会及办公室文件，文件又分大字头正式文件、小字头正式文件，以及《调查研究》、《情况与建议》，《纪要》之类的内刊。将写有文种的口取纸把登记簿分成若干段，可按“委员会文件”、“委员会小字头文件”、“办公厅(室)文件”、“办公厅(室)小字头文件”、“会议通知”、“纪要”等顺序排列。
(2)发文表。发文表是分发文件时使用的、其项目有文号、文件名称、单位、份数和签收人等。单位是指受文单位。根据文件的批示和发文范围，预先将每个受文单位、应发数量填写在表内，文件按其单位、数字分发入封，受文单位盖章(签字)即可。文件发完，将发文表底稿和两份印件一起存档。
3、分发和递送。分发和递送方法很多。根据政协工作特点，一般采取交换法和投寄法两种方法。
(1)交换法。交换法分内、外交换两种。前面我们已讲过分发文件使用发文表，此表适合在交换中使用。
内交换：内交换适用在政协机关内部。在机关内部设一个固定地点，各委办、厅、处等部门均设交换箱。交换方式有两种：①自由式。需要发件的单位随时可以将经常的、不需要签字的信件投放在受文部门的箱内，同时取回其它单位放在本部门箱内的文件。②定期交换。在规定时间内，每个参加交换的单位都到交换站，将平信放入箱内，需要签字的请有关部门在发文表上签字。
不管采取哪种交换方式，交换站都要有人专管或兼管。一般由办公厅的内、外收发员负责。
外交换：即政协机关与本区域内各单位之间进行的公文传递。
(2)投寄法。投寄法适于路途较远、交换法又解决不了的单位。投寄有机要、挂号和平件三种。
机要件。凡是有“秘密”以上标记的都要走机要件。信封内装有发文通知单和回执。投寄机要件要填写“机要文件交寄单”，复写一式两份。邮政部门和政协机关各持一份，以便分清责任。
挂号件。对不是“机要件” 而走平件又怕丢失的信件，可投寄“挂号件”，因挂号件比较保险安全；投寄挂号件要填写“交寄大宗挂号邮件清单”一式三联。
平件。对一般的信件、资料可以寄平件。
投寄法的注意事项：不管投寄机要、挂号还是平信，都要注意填写各自不同邮件清单；对收信人、寄达地等项要填写清楚、齐全；投寄件必须粘封。
三、文件传阅
在政协机关内文件传阅是公文处理的一项重要内容。由于文件份数不足，多采取传阅方式以提高公文的利用率。此项工作一般是由办公厅(室)收发室的文书工作人员进行。搞好文件传阅，需要切实注意各个环节的组织工作。
(一)精选文
政协机关来文渠道多，范围大，而份数却较少。为了避免不必要的公文旅行，节省领导同志的阅文时间，必须对来文进行精选，可采取四种方式。
1、筛选文件。首先把众多文件分类，决定取舍。对上级的指示、同级党委、政府重要情况、上级政协来文应与机关各职能部门和下级政协来文、情况简报、情况反映、一般事务性问题的文件等有所区别，应传阅的传阅，不应传阅的可直送有关部门。
2、要点提示。经过精选确需传阅的文件，有些较长，可进行技术处理，删繁就简，拟写提要，把重要的内容提示出来，让领导同志用较短的时间来掌握较长文件的主要内容。
写要点提示注意四点：
(1)仔细阅文，把握文件中心思想。
(2)提要必须把最核心最重要的内容提炼出来。
(3)文字要压缩到最小限度，做到言简意赅，画龙点睛。
(4)概括要准确。
3、选画篇中精句。文件传阅前，可以把篇幅较长的文件中“叫劲”的关键部分用彩笔画出来，以提请阅文人注意。另外，对需要限期内向下传达，或写出报告办理等内容的通知，对文件中的这类精句要义也要很醒目地标出来，使领导注意到文件的重要部分和需要具体办理的事项。
4、做好公文摘要。对领导同志传阅外的文件，有些需要领导了解精神，可采取《公文摘要》的方法汇综起来，以减少领导阅文数量，加快公文传阅速度，同时扩大了一般性文件的阅知面，提高公文的利用率。
编撰《公文摘要》除按上述编撰《公文提要》的要求外，还要尽量做到详略得当、篇幅紧凑，并且把每件公文的文件名你、作者、发文号和文件标题写清楚，以备领导调阅。
(二)巧分卷
经过筛选后需要领导传阅的文件，要按不同类型、层次分卷，根据政协领导人数较多的特点，分卷传阅可以解决领导层次多、文件少的矛盾。
分卷有三种情况；
(1)，按传阅对象分卷。此方法适宜政协机关主席、秘书长领导层。具体方法是：每位驻会主席、秘书长每人有一个固定卷夹，夹上标明阅文人姓名。文书工作人员按办公厅(室)领导批示的传阅范围和传阅顺序把文件分别放到贴有主席、秘书长姓名的文件夹里；每天早上送到领导办公室，下班前收回，第二天按上述方法更换各夹内的文件，继续进行传阅。
(2)按文件类别分卷。此方法适宜中层领导和各专门委员会办公室。具体办法是：把文件分成不同类型卷，卷面上贴上一号卷、二号卷、三号卷，以此类推，然后按办公厅(室)领导的批示范围、顺序进行传阅。
(3)一文一卷。在遇有绝密件、急件、会议通知时使用。这种传阅夹上要有醒目标志，负责传阅的同志可以拿着传阅夹依次请领导阅示签字，以缩短传阅时间。
(三)阅文室
把文件放到阅文室内，所有领导和部门同志一律凭阅文通知单去阅文室看文件。
阅文室要有严格的制度：
1、按阅文通知和规定来阅文室内阅文；
2、阅文后必须在阅文单上签字，有何意见可写在阅文处理单上；
3、不得将文件夹带出室外，或从文件夹内抽走文件，如因工作需要，办理借用手续后方能带走；
4、注意保密，不要随便抄文件。
(四)传阅调度
传阅文件要采取有效的方法、科学地进行组织和调度，有效地控制文件的行踪和速度，防止造成积压、失控等现象。
1、急件。急件应以最快的时间、最佳方案，让主管领导和主管部门阅知并办理。可采取先办理、后阅知，先主办、后协办的途径运转，有条件的地方，可以将急件复印，同时阅知办理。
2、拟办件。对上级来文，需要政协机关研究实施提出意见的文件，应先交主管领导阅处，拿出初步意见，然后再交主要领导阅示。
3、阅文人外出后的传阅大致有这样几种办法：
(1)领导外出一天或较短时间：急件，而且必须他解决的问题，要打电话或派人去请示；来不及请示，可由在家主持工作的领导决定。如果这位领导只是阅知即可，可先传别人，等
(2)领导外出时间较长：可跳越传阅，等其回来后，集中阅文。如果文件较多，文书工作人员可选部分重要的文件传阅，其它文件提供综述文件目录单，请领导根据需要调阅。
(五)催办和承办
文件在运转过程中，领导同志往往要签批一些意见，其中涉及许多临时加阅或承办事项，文书工作人员对这些事项要注意妥善处置。
1、临时催办。对加传的同志，文书工作人员要直送或电话催阅，或用催阅单(附样14-10)进行催阅。
[附样14-10]
催阅单
┌────┬────┬────┬─────┐│来文机关│ │文件标题│ │├────┼────┼────┼─────┤│阅文单位│ │阅文签字│ ││及姓名 │ ├────┼─────┤│ │ │时 间 │ │├────┼────┼────┼─────┤│催阅时间│ │阅文地点│ │├────┼────┴────┴─────┤│阅后意见│ │├────┼───────────────┤│注意事项│ │└────┴───────────────┘
2、文件承办。对有承办任务的文书工作人员要填写文件催办单(附样14-11)，一式两份。一份交承办人，一份工作人员留底，待承办人办理结束后，填写好催办单，交领导阅知。
(六)检查处理
文件运行结束，完成其使命，就要将文件分门别类放入文件盒里，在放入以前做好以下工作：
1、看领导批示意见是否全部完成。
2、检查文件是否缺损，如有缺损及时查询处理。
3、填好归盒文件记录卡，入盒。
[附样14-11]
文件催办单
┌────┬────┬────┬────────┐│文件名称│ │发 文 号│ │├────┼────┴────┴────────┤│文件标题│ │├────┼────┬────┬────────┤│承办单位│ │催办日期│ │├─┬──┴────┴────┴────────┤│领│ ││导│ ││批│ ││示│ │├─┼─────────────────────┤│承│ 承办人： ││办│ 年 月 日 ││结│ ││果│ │└─┴─────────────────────┘