共筑中国梦简谱双手:办公室主任的服务观

来源： 中国秘书科学联盟，河南现代秘书研究院 作者：匿名 发表日期： 2008-7-28 19:55:33 阅读次数： 23 查看权限： 普通文章 办公室主任的服务观
服务是办公室的重要职责。办公室工作千头万绪，没有一项离开服务这个主题的。作为办公室主任，在日常工作中具备积极的、高水平的、全方位的服务精神，是当好助手和参谋、提高工作水平最重要因素。
一、孰轻孰重，突出政务服务
在办公室工作中，政务服务和事务服务各有其重要性，都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齐观。对办公室主任来讲，政务服务重于事务服务。政务服务优劣，直接关系到领导重大决策的贯彻落实好坏。政务服务贯穿于整个中心工作，渗透到工作的每一个层面。在决策前，办公室是领导的外脑和助手，要尽可能提供第一手资料，并进行初步的综合分析，提出有价值的参考意见。在决策中，又要准确无误地领会领导意图，吃透上级精神，在深刻理解的基础上与领导保持高度一致。在决策后，要善于迅速制定出落实方案，在缜密中体现果敢，在细致中突出效率，协调各部门原原本本地贯彻落实。政务服务是纲，纲举目张；要善于抓牛鼻子，牵一发而动全身；事务服务是现过现，要细心周到，滴水不漏。作为办公室主任，抓住政务服务就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。办公室工作最庞杂，最忙乱，如果分不清轻重缓急，越渴越加盐，胡子眉毛一把抓，往往会陷入事务堆中难以自拔，搞得越忙越乱，越辛苦越被动。一个合格的办公室主任，必须把政务服务当作第一要务，做到超前谋划，周密安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，指挥若定，争取工作的主动权。
二、沉着冷静，突出重点服务
办公室主任每天要面对很多人、很多事，如果疲于应付，势必会顾此失彼，捉襟见肘。所以，要保证整个办公室的高效运转，必须有一种“大将风度”，处变不惊，临乱不慌，在沉着冷静中理出工作思路，突出重点服务。什么是重点？领导关注的热点就是重点，群众议论的焦点就是重点，推进工作的难点就是重点。当然，重点也往往因时因地而异，一个阶段有一个阶段的重点，一项工作又有一项工作的重点环节，在具体操作中，全靠办公室主任的一双慧眼去准确捕捉，靠灵敏的脑子冷静思索，靠科学的实践去把握。在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点；抓不住重点就没有工作效率，就很难与领导保持高度一致，服务也就难以到位。当然，强调重点并不等于不顾其它，顾此失彼，非重点工作出现失误，同样会给全局带来负面影响。
三、小中见大，突出要事服务
抓重点，抓急务当然是最重要的工作方法和要求，但作为办公室主任，仅仅做到这些也还是不够的，还要在仔细、周密和严谨上下功夫，在重点服务中突出要事服务。比如在对外商洽谈中，一个小小的失误，可能会给领导带来很大的被动。相反，如果能虑事周详，及时为领导拾遗补缺，原先可能造成不良影响的“细节”也会得到及时化解。在对上服务的全过程中，貌似小事未必是小事，容易忽视的地方也可能出现大的纰漏。所以，衡量办公室主任的服务水平，要在事关大局的小事和细节上看素质、论高低。小蕴含着大，小影响着大，所谓小，既是我们容易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。要做到小中见大，首先要吃透上级的方针政策，吃透领导的意图，在创造性贯彻执行中，不忽视任何事情，特别是对领导关注的事情，事关全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考虑，去谋划，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三是增强工作的敏感性，善于发现和抓住一滴水见太阳的东西，举一反三，做好大局文章。
四、胸怀全局，突出整体服务
办公室主任对上处于服从地位，不可不知进退之节而越位。但工作性质、角色安排又决定了我们必须胸怀大局，从整体上去谋划服务工作。下棋讲大局观，干工作也要讲大局观，尤其是办公室主任。有人认为只要听命于领导就可以了，“不在其位，不谋其政”，其实这正是办公室主任之大忌。没有大局观，就不可能准确理解、全面落实领导的重大决策，就不可能在步调上与领导保持一致，服务的水平和质量就肯定上不去。大局观从哪里来？从强烈的事业心和责任心来，从勤于学习和思考中来，也可以从失败的教训和成功的经验中摸索出来。有了大局观，在工作摆布上就不再是就事论事，而是从整体意义上面对局部工作，牵一发而动全身，窥一斑而知全豹。这是最能体现办公室主任综合素质和领导水平的一个方面。整体服务中要处理好三个关系：一、听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二、处理好急务、杂务和中心工作的关系。三、处理好上下左右之间的关系。三方面的关系处理好了，整体服务就会上档次、上水平。
五、超前把握，突出决策服务
作为办公室主任，一般来说，查办落实领导交办的任务相对容易，而超前谋划，提出建设性的决策参考往往较难。
究其原因，一是不居高位又需高站位谋划，立足现实又要有前瞻性思考，服务到位又不能越位，在分寸上很难掌握。二是既要处理好日常的事务工作，又要从中超脱出来谋大事；既要深入基层掌握实情，又要提出有高度和深度的决策建议，在操作上非常不易。要突破这两难，不外乎放胆和吃苦。吃不透上头，犹如行舟无船标，必须刻苦钻研上级的方针、政策，在创造性执行上有建树。闭门造车想不出高人一筹的好点子，就必须沉到基层搞大量实实在在的调研工作。缩手缩脚也很难撞出创造性思维的火花，只能流于工作的平庸化。需要特别提出的是，决策服务绝不是看领导眼色行事，顺着领导的意图随声附和，它是独立思考后的慎重进谏，是出于对工作负责、对领导尊重的大胆直言。即使是与领导意图相悖的见解，也可能对最终的科学决策提供有价值的参考意见。搞好决策服务，关键要把握好四个要点：一、政治要敏锐，能够见一叶而知秋，发现别人容易忽略的重要问题；二、情况要熟悉，眼观六路，耳听八方，知领导所未必知，准确提供决策依据；三、反馈要及时，对决策的贯彻落实情况实行动态反映，提供有价值的信息，为领导决策后的调控提供服务；四、督办要有力，保证不因为局部问题影响全局工作的快速推进，维护决策的权威性。
总之，办公室主任要为领导做好服务工作，必须突破保守、陈旧的传统观念，在被动中求主动，在稳健中求创新，做到大事不糊涂，小事不疏忽，在服务的岗位上不断加强自身修养，最大限度地发挥积极能动的作用.