写冬天的古诗:Excel制表 重中之重

　　1、设置字体：选中需要设置字体的单元格（区域），鼠标按“格式”工具栏的“字体”框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择需要的字体即可。 

　　2、设置字号：选中需要设置字号的单元格（区域），鼠标按“格式”工具栏的“字号”框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择需要的字号即可。 

　　3、设置字符颜色：选中需要设置字符颜色的单元格（区域），鼠标按“格式”工具栏的“字体颜色”框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择需要的颜色即可。 

　　注意：以上设置都可以通过执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“字体”标签下进行设置。 

　　4、设置填充颜色：选中需要设置单元格填充颜色的单元格（区域），鼠标按“格式”工具栏的“填充颜色”框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择需要的颜色即可。 

　　注意：以上设置都可以通过执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“图案”标签下进行设置，并能设置更为复杂的填充效果。

　　具体操作的动画显示过程如下：

        动画图解：Excel单元格的合并

　　1、单元格的合并：同时选中需要合并的单元格（如A1:G1），然后按一下“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可。 

　　2、撤销单元格的合并：选中合并后的单元格，然后再按一下“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可。 

　　注意：如果是Excel2000及以前的版本，撤销单元格的合并需要这样操作：选中合并后的单元格，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”标签下，在“文本控制”选项下面，清除“合并单元格”前面复选框中的“∨”号，再确定返回即可。

　　具体操作的动画显示过程如下： 

       动画图解：Excel表格边框设置

　　1、快速设置边框：同时选中需要设置边框的区域，单击“格式”工具栏上“边框”左侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择一种合适的边框样式即可。 

　　2、设置复杂边框：同时选中需要设置边框的区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“边框”标签下，设置好边框的“颜色”、“样式”及“预置”类型后，确定返回即可。 

　　注意：无论是用什么方法设置的边框，同时选中需要取消边框的区域，单击“格式”工具栏上“边框”左侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“无边框”样式即可将相应的边框清除。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

       动画图解：给Excel数据表添加页眉页脚

　　1、添加页眉：打开需要添加页眉页脚的文档，执行“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，切换到“页眉/页脚”标签下，单击其中的“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，将相应的页眉字符输入到左、中、右方框中，确定返回“页面设置”对话框。 

　　注意：也可以利用上面的工具按钮，插入一些固定的页眉/页脚内容（如页码等）。 

　　2、添加页脚：单击其中的“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框，将相应的页脚字符输入到左、中、右方框中，确定返回“页面设置”对话框。 

　　注意：在Excel2002及后续版本中，利用“页眉”或“页脚”对话框中的“图片”按钮，可以将图片（如公司的微标等）添加到页眉或页脚上。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

       动画图解：Excel表格标题重复打印

　　我们在打印一个多页表格时，希望每页都要有标题行，如果手动添加，麻烦不说，以后修改表格就不方便了。

　　其实，Excel有自动添加标题行的功能：打开需要标题行的文档，执行“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”标签下，单击“顶端标题行”右侧的红色按钮，此时对话框转换为一个浮动状态条，用鼠标选取作为标题行的区域（如第1、第2行），然后按浮动状态条右侧的红色按钮返回“页面设置”对话框，确定退出即可。 

　　注意：①设置的顶端标题行，可以不包括第1行。②如果对“顶端标题列”进行上述设置，对于超宽表格，可以将左侧的标题列自动添加到后续每一张表格中。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        动画图解：Excel标题跨列居中

    　对于表格的标题，我们总是让其位于整个工作表的中间，对于这一居中的结果，我们通常是用“合并及居中”功能来实现的。这样以来，就破坏了整个工作表的二维结构，以后使用函数、排序等操作时（尤其是Excel2000及以前版本）带来一些不必要的麻烦。

　　为了解决这个问题，我们可以用“跨列居中”的对齐方式来实现这一效果：先将标题字符输入到工作表最左列的单元格中，并设置好字体、字号等，然后同时选中用于显示标题的多个单元格区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”标签下，按“水平对齐”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“跨列居中”选项，再“确定”退出即可。

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        动画图解：Excel页面背景设置

　　电子表格通常是供大家在电脑屏幕上直接浏览的，为了提高观感效果，我们通常用背景功能把表格装饰一番。

　　步骤一、事先准备好一张合适的图片，保存在某个文件夹中。
　　步骤二、打开需要设置背景的文档，执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，定位到上述图片所在的文件夹，选中该图片，再单击“插入”按钮返回即可。 

　　注意：①在上述对话框中，直接双击选中的图片，也可以快速将图片设置为背景，并关闭该对话框。
　　②设置的背景只能供浏览，而不能打印出来。
　　③只要执行一下“格式→工作表→删除背景”命令，即可将设置的背景删除。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        动画图解：设置Excel标签颜色

　　当一个工作簿中有多个工作表时，为了提高观感效果，同时也为了方便对工作表的快速浏览，我们将工作表标签（Sheet1、Sheet2……）设置成不同的颜色。

　　右击工作表标签，在随后旨出的快捷菜单中，选择“工作表标签颜色”选项，打开“设置工作表标签颜色”对话框，选择一种合适的颜色，确定返回即可。 

　　注意：这是Excel2002及后续版本新增加的功能。

　　具体操作的动画显示过程如下： 

       　Excel动画图解：按条件显示数据颜色

     　在用Excel制作表格时，我们经常要求让符合某种条件的数据以不同的颜色（字符颜色或填充颜色）显示出来，对于这种要求，我们可以用“条件格式”来实现。 

　　下面，我们以成绩表为例，让大于等于90分的成绩数值以“蓝色”显示出来，让小于60分的成绩数值以“红色”显示出来。 

　　1、选中成绩所在的单元格区域，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 

　　注意：在选取较大的单元格区域时，可以这样操作：单击鼠标，选中区域的左上角第一个单元格，然后拖拉滚动条到区域的尾首，按住Shift键，单击区域右下角最后一个单元格。 

　　2、按第2个方框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“大于或等于”选项，然后在后面的方框中输入数值“90”。 

　　3、按下“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在“字体”标签中，按“颜色”右侧的下拉按钮，在随后弹出的调色板中，选择“蓝色”选项，确定返回。 

　　4、单击一下“添加”按钮，添加一个“条件格式”，再仿照上述操作，设置好小于“60”分的“条件格式”。 

　　5、设置完成后，确定返回。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        为Excel公式返回结果设置颜色

 　　在“条件格式”中，作为条件的不仅是具体的数据，而且可以用公式的返回结果。我们仍然以成绩表为例，让前10名的成绩数值以“蓝色”显示出来，让低于平均分的成绩数值以“红色”显示出来。 

　　1、选中成绩所在的单元格区域，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 

　　2、按第1个方框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“公式”选项，然后在后面的方框中输入公式：=C2>=LARGE(C$2:C$61,10)。 

　　注意：①由于是对整个区域一次性设置的，所以我们对C2单元格和C列作了“相对引用”；而成绩都位于第2行至第61行，所以我们对这个区域作了“绝对引用”，即在相应的位置前面添加了一个“$”符号。
　　②上述公式的含义是：当单元格中的数值大于或等于第10名成绩时（用“LARGE(C$2:C$61,10)”公式确定），使用该格式。 

　　3、按下“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在“字体”标签中，按“颜色”右侧的下拉按钮，在随后弹出的调色板中，选择“蓝色”选项，确定返回。 

　　4、单击一下“添加”按钮，添加一个“条件格式”，再仿照上述操作，设置好低于平均分的“条件格式”。 

　　注意：平均分用“AVERAGE(C$2:C$61)”公式计算。 

　　5、设置完成后，确定返回。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        动画图解：Excel数据格式设置

 　　利用“格式”工具栏上的快捷按钮，可以快速为Excel数据表格设置数值的特殊格式。 

　　1、设置货币格式：选中相应的数值区域，单击“格式”工具栏上的“货币样式”按钮，即可为数值添加上货币符号（默认情况下是人民币符号）。 

　　注意：在按住Ctrl键的同时，用鼠标单击或拖拉，可以同时选中不连续的单元格（区域）。 

　　2、设置百分比格式：选中相应的数值区域，单击“格式”工具栏上的“百分比样式”按钮，即可将普通数值转换为百分数形式。 

　　3、增加和减少小数位数：选中相应的数值区域，多次单击“格式”工具栏上的“增加小数位数”（或“减少小数位数”）按钮，即可快速增加（或减少）小数的位数。 

　　注意：如果要清除数值所设定的格式，可以这样操作：选中需要清除格式的单元格区域，执行“编辑→清除→格式”命令即可。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

         动画图解：Excel数据排序操作

 　　在浏览Excel表格中的数据时，为了查找的方便，我们经常要对数据进行排序。下面，我们以“员工基本情况登记表”为例，来看看具体的操作过程： 

　　1、快捷排序：如果我们希望对员工资料按“工龄”由长到短进行排列，可以这样操作：选中“工龄”列任意一个单元格，然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可。 

　　注意：①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。
　　②如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。
　　③如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。 

　　2、多条件排序：如果我们需要按“学历、职称、工龄”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、职称、工龄”，再设置一下排序方式（“升序”或“降序”），然后按下“确定”按钮就行了。 

　　注意：在“排序”对话框中，应根据数据表的具体情况，确定选中“有标题行”或“无标题行”选项（默认为“有标题行”。）

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        Excel动画图解：按笔画排序姓名

　　当我们对“姓名”列进行排序时，默认情况下是按字母顺序进行排序的，而对于中国人来说，喜欢按“姓氏笔划”对姓名进行排序： 

　　1、选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框。 

　　2、单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框。 

　　2、设置好“排序方式”（如“升序”），再按下“确定”按钮即可。 

　　注意：如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

       Excel动画图解：数据的自动筛选

 　　利用Excel“自动筛选”功能，可以轻松地把符合某种条件的数据挑选出来。 

　　1、普通筛选

　　我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”的人员挑选出来：选中表格中任意一个单元格，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，进入“自动筛选”状态（列标题处出现一个下拉按钮），然后按“职称”列右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“高级工程师”选项，符合条件的数据即刻被挑选出来。 

　　2、自定义筛选

　　我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级”（高级工程师、高级政工师等）的人员挑选出来：在“自动筛选”状态下，按“职称”列右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框，按左侧方框右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“包含”选项，然后在右边的方框中输入“高级”字符，确定返回，符合条件的数据同样被挑选出来。 

　　注意：再次执行“数据→筛选→自动筛选”命令，即可退出“自动筛选”状态。

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        Excel动画图解：“高级筛选”

　　利用Excel的“高级筛选”功能，我们可以把符合某种条件的数据挑选并保存到其他区域中。 

　　1、同时满足多个条件数据的筛选

　　我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”，并且“学历”为“大学”的人员挑选出来： 

　　先将条件列标题（学历、职称）和条件（大学、高级工程师）输入到某个单元格区域中。 

　　然后选中数据表中任意一个单元格，执行“数据→筛选→高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。 

　　注意：此时，系统自动将数据区域填入到“列表区域”右侧的方框中，如果区域不正确，请重新填写。 

　　按“条件区域”右侧的红色按钮，对话框变成浮动状态条状，选中上述保存条件的单元格区域，再按浮动条右侧的红色按钮返回到“高级筛选”对话框中。 

　　选中“将筛选结果复制到其他位置”选项，然后在下面的“复制到”右边的方框中输入保存区域的第一个单元格地址（如$O$3）。 

　　按下“确定”按钮，符合条件的数据即该被复制到相应的区域中。 

　　2、并列满足多个条件数据的筛选

　　我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”，“学历”为“大学”的人员都挑选出来： 

　　先将条件列标题（学历、职称）和条件（大学、高级工程师）输入到某个单元格区域中（两个条件位于不同行中）。 

　　然后仿照上面第1步的“高级筛选”操作即可。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        动画图解：Excel中设置数据对齐方式

 　　1、设置水平对齐方式：默认情况下，在单元格中输入字符时，水平靠左，输入数值时，水平靠右。我们可以利用“格式”工具栏上的快捷按钮，调整水平对齐方式。 

　　选中需要设置水平对齐方式的单元格区域，单击“格式”工具栏上相应的水平对齐按钮即可。 

　　2、设置垂直对齐方式：默认情况下，在2002及以后的版本中，单元格的垂直对齐方式是“居中”的，一般不需要调整；而在Excel2000及以前版本中，单元格的垂直对齐方式是“靠下”的，需要通过“单元格格式”对话框进行调整。 

　　选中需要设置垂直对齐方式的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”标签下，单击“垂直对齐”右边的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择一种对齐方式（如“居中”，确定返回即可。 

　　注意：如果需要将标题放在整个表格的中间，除了可以利用“合并及居中”的方式外，也可以仿照上述操作，在“单元格格式”对话框中，设置“水平对齐”方式为“跨列居中”及可。 

　　动画示意如下：

        动画图解：Excel表格列宽行高设置

 　　1、拖拉法：将鼠标移到行（列）标题的交界处，成双向拖拉箭头状时，按住左键向右（下）或向左（上）拖拉，即可调整行（列）宽（高）。 

　　2、双击法：将鼠标移到行（列）标题的交界处，双击鼠标左键，即可快速将行（列）的行高（列宽）调整为“最合适的行高（列宽）”。 

　　3、设置法：选中需要设置行高（列宽）的行（列），执行“格式行（列）行高（列宽）”命令，打开“行高（列宽）”对话框，输入一个合适的数值，确定返回即可。

　　具体操作的动画显示过程如下：

       动画图解：Excel中行列隐藏操作

 　　有时在打印某个表格时，我们不希望将其中的某些列（行）数据打印出来，而又不想删除这些行（列），怎么办？用隐藏的方法吧： 

　　1、列（行）的隐藏：选中需要隐藏的列（行），右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏”选项即可。 

　　注意：选中需要隐藏的列（行），执行“格式→列（行）→隐藏”命令，也可以将选中的列（行）隐藏起来。 

　　2、显示隐藏的列（行）：同时选中隐藏列（行）的左（上）、右（下）列（行），执行“格式→列（行）→取消隐藏”命令，也可以将隐藏的列（行）显示出来。 

　　注意：①同时选中隐藏列（行）的左（上）、右（下）列（行），右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“取消隐藏”选项也可以将隐藏的列（行）显示出来。②如果选中整个工作表，进行上述操作，即可将报有隐藏的列（行）显示出来。

　　具体操作的动画显示过程如下：

        动画图解：Excel中文日期格式

　　默认情况下，在Excel中，我们输入的日期格式是“2005-1-16”，不太符合中国人的习惯。我们可以通过格式设置，将其设置为中文日期格式。 

　　选中日期所在的单元格，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数值”标签中，选中“分类”下面的“日期”选项，然后在右侧的“类型”下面选择一种合适的日期格式，确定返回即可。 

　　注意：选中日期所在的单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“设置单元格格式”选项，也可以快速打开“单元格格式”对话框。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

        动画图解：Excel大写数字设置

　　如果想将阿拉伯数字数字转换为中文大写格式，同样可以通过“单元格格式”来设置： 

　　选中需要转换单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数值”标签中，选中“分类”下面的“特殊”选项，然后在右侧的“类型”下面选择一种大写格式（如“中文小写数字”），确定返回即可。 

　　注意：如果想通过这样的设置，将小写金额（如2138.5）转换为大写金额（如“贰仟壹佰叁拾捌元伍角”），则达不到如期效果，需要通过函数或VBA来实现。 

 　　具体操作的动画显示过程如下： 

　　选中需要添加单位的单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数值”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在右侧的“类型”下面的方框中输入“#.00"元"”，确定返回即可。 

　　注意：虽然这些数值被添加上了单位，仍然可以用函数进行统计处理。

　　具体操作的动画显示过程如下： 

　　选中需要打印的单元格区域，执行“文件→打印区域→设置打印区域”命令，以后需要打印相应的区域时，只要按下“常用”工具栏上的“打印”按钮就成了。 

　　注意：再次执行“文件→打印区域→取消打印区域”命令，即要将设置的打印区域撤销。 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　执行“文件→打印”命令，打开“打印”对话框，在“打印范围”下面选中“页”选项，然后在“从”、“到”右侧的方框中输入指定的起始页码（如“3”），再按下“确定”按钮，即可将指定页面（此处为第3页）打印出来。 

 　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　如果我们有一个保存了大量数据的表格，根据使用对象的不同，常需要将其中不同部分的数据打印出来。通常的做法是，先将不需要打印的列隐藏起来，然后再打印。由于这样的“对象”众多，每次都要隐藏、打印、显示、再隐藏、再打印……非常麻烦。其实，我们可能用“视图管理器”来实现这种要求： 

　　1、执行“视图→视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框。 

　　2、单击其中的“添加”按钮，打开“添加视图”对话框，输入一个名称（如“整个”）后，按下“确定”按钮，添加一个“整个”视图。 

　　注意：添加“整个”视图的目的是为了快速切换到整个工作表状态下。 

　　3、根据使用对象的需要，将不需要打印的列隐藏进来，然后仿照上面的操作分别添加视图（如“劳资”、“人事”等）。 

　　4、需要打印某种表格中，请这样操作：执行“视图→视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框，选中一种视图，单击“显示”按钮进入该视图，进行一下打印操作即可。 

　　5、打印完成后，仿照上面的操作，“显示”出“整个”视图，就可以快速显示出全部数据。 

 　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　在拉动滚动条查看一个大的表格时，我们发现列标题、行标题常常被移到窗口外面去了，这样数据与标题常常会对不上号。我们可以将行、列标题冻结起来： 

　　如果我们需要将第1行和第1、2列作为标题冻结起来，可以这样操作：选中C2单元格，执行一下“窗口→冻结窗格”命令即可。 

　　注意：执行“窗口→取消冻结窗格”命令，即可将冻结的窗口解除。 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　当我们需要比较浏览同一工作表中不同区域的数据时，可以通过折分窗口来实现： 

　　选中窗口中部的某个行（列），执行“窗口→折分”命令，即可将当前整个窗口折分为上下（左右）两个区域，然后在每一个窗口中分别浏览到同一工作表中不同区域的数据。 

　　注意：如果选中工作表中某个单元格，再执行折分窗口操作，即可将窗口折分为四个区域。 

 　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　当我们需要对某个数据进行解释说明时，可以为其添加文字批注。 

　　选中需要添加批注的单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“插入批注”选项，在弹出的批注框中输入解释说明文字，输入完成后，在其他地方单击一下鼠标，批注即刻被隐藏起来。此时，当我们将鼠标指向该单元格中，批注又显示了出来，查阅非常方便。 

　　注意：选中有批注的单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“编辑批注”（“删除批注”）选项，即可编辑（删除）批注。 

 　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　在Excel中也完全可以添加网页中一样超链接：选中作为链接对象的单元格（如G5），执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框，选中左侧的“原有文件或网页”选项，然后按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到资料文档保存的文件夹，选中对应的文档，确定返回。 

　　注意：也可以在“插入超链接”对话框中，通过“浏览文件”按钮来定位链接到相应的文档。 

　　以后，点击相应的单元格，即可快速打印链接的对象（当然系统中必须安装了能打开相应对象的软件），实现快速浏览这目的。 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　具体操作的动画演示过程如下： 

　　注意：这种“细十字线”状态，我们通常称之为“填充柄”状态。 

　　2、选中保存序列的第1个单元格（如B3），输入序列中某个元素（如“甲”等），然后用“填充柄”拖拉，即可地拖拉过的单元格区域中输入该序列。 

　　具体操作的动画显示过程如下： 

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