党政机关公文格式亟需统一

2010-06-26 23:05:45 来源：常德石门县委办公室 韩镛 浏览：189次　　公文格式是公文的表现形式。公文采取特定和法定的格式，目的是规范公文处理工作，提高工作效率，做到运行有序，易于识别，便于批阅处理和归档查考。因此，公文格式的规范对于维护公文的权威性和严肃性有着重要意义。当前，党的机关和行政机关公文分别由《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规范，二者在格式上存在一些差别,其弊端日益显露出来，因此，统一党政机关公文格式势在必行。
　　
　　一、党政机关公文格式的主要差异
　　
　　党政机关公文格式上的差异主要体现在以下五个方面：
　　
　　1.用纸格式不统一。按规定，党的机关公文用纸规格既可采用16开型，也可采用国际标准A4型，国家行政机关一般用A4型。但当前党的机关公文普遍采用的是16开型，国家行政机关公文普遍采用的是A4型。
　　
　　2.排印字号不统一。党的机关公文使用的字号比较多,有2号、3号、4号、5号字，而行政机关公文除标题外都用3号字。如，党的机关公文发文字号、签发人、印发单位和印发日期用4号字、抄送机关名称用5号字，而行政机关都用3号字。
　　
　　3.排印字体不统一。主要是份号、签发人姓名、正文小标题、主题词和主题词目字体不同。如，党的机关公文签发人姓名用仿宋，行政机关公文用楷体；党的机关公文主题词目用书宋体，行政机关公文用小标宋体；党的机关公文正文一级小标题用黑体，二级小标题用楷体，行政机关公文正文小标题用仿宋。
　　
　　4.标注位置不统一。党政机关公文一些格式要素标注的位置也不同，最容易使办文人员忽略。党的机关公文不标注保密期限的，密级标注在份号的下方，标注密级期限的，密级二字在首页版心右上角，行政机关公文密级标注在首页版心右上角，右侧标2号五角星与保密期限；党的机关不标注主送机关的公文，主送机关排印在印发传达范围处，行政机关不标注主送机关的公文和主送机关名称首页排不下时，主送机关排在主题词之下，抄送机关之上；党的机关公文附件名称在正文末行之下接着排印，行政机关的公文在正文末行之下空一行排印；党的机关公文抄送两字在左边顶格排印，行政机关的公文抄送两字在左边空一字排印；党的机关公文印发单位与印发日期左右各空半个4号字排印，行政机关的公文印发单位与印发日期左右各空1字排印。
　　
　　5.标注方式不统一。党政机关公文格式有些在标注方式和要求上也不统一，最容易让办文人员混淆。如，党的机关公文间接行文均用书名号将其标题全部标出，行政机关公文除法规性文种用书名号外，其余文种均用综合性标题，无标点符号；县级与基层党的机关行文，所有公文均署名，三个以上行政机关联合行文才署名；党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注，行政机关公文用汉字标注；地市以上党的机关有特定版头的普发性公文不盖章，行政机关的所有的公文均加盖发文机关的印章；党的机关公文主题词用主题词法标注，一般不超过10个主题词词目，行政机关公文用分类法标注，一般不超过5个主题词词目等等。
　　
　　二、党政机关公文格式不统一的主要弊端
　　
　　从实际工作中来看，党政机关公文格式不统一对基层公文处理工作有以下弊端:
　　
　　1.影响基层党政机关公文的质量。公文是党政机关、企事业单位和一切社会团体实施领导、管理和处理公务时形成的具有特定效力和规范格式的文书，因此，公文格式必须实现规范化和标准化。基层党政机关（乡镇党委、政府和县直科局）办公室一般都未党政分设，其文秘人员需同时掌握运用多个系统的公文格式，而党政机关公文格式的差异，繁复难记，容易混淆，再加上基层办公室人员换岗频繁、流动性大，因此，公文的规范格式很难被基层办公室人员真正熟练掌握。在实际工作中，基层单位往往因业务不熟悉而出现“四不象”公文。如，以党委名义发文却使用行政机关公文格式，或党政机关公文格式相互混淆，有的公文格式甚至缺一些应有的要素等，使公文质量大打折扣。
　　
　　2.影响基层党政机关公文处理工作效率。按照规范化的要求，基层党政机关给上级党政机关报送或给下属单位下发公文要分别按不同的格式去处理。譬如,同一内容的公文分别报送上级党政机关，采用的纸型和格式都不同。党政机关、部门联合行文时，其承办单位文秘人员在送审过程中，往往要数次更改格式，使文秘人员无所适从。另外，每个单位还要相应配套、运用不同的纸型、档案卷皮、文件处理笺、发文签批单、档案柜等，增加了不必要的麻烦，影响工作效率。
　　
　　3.影响基层党政机关公文的形象。当前，很多阅文者对党政机关公文格式不统一的现状很不理解。比如说，同一系列的公文或同一个会议下发的公文往往纸张大小不一，文面格式不同，不仅影响归档保存，而且导致阅文者对公文产生不整齐、不规范的印象，甚至有人认为党政机关公文各行其是。因此，党政机关公文格式不统一，从某种意义上说，在一定程度上损害了党政机关公文的形象。
　　
　　三、统一党政机关公文格式的建议
　　
　　党政机关公文的属性本无质的区别，在客观上有条件实现格式统一。因此，建议上级有关部门从实际出发，按照“精简、一致、高效”的原则对当前党政机关公文格式方面的规定进行调整，除现有相同的格式不变外，将纸型、字体、字号以及密级、份号、发文机关署名、签发人、附件名称、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等要素的标注方式统一起来。具体可从以下几个方面统一：
　　
　　1.统一公文用纸。建议党政机关公文统一采用A4型纸。
　　
　　2.统一公文字体。建议标题和主题词目用小标宋体，副标题用楷体，主题词、密级、小标题用黑体，其他都用仿宋体排印。
　　
　　3.统一公文字号。建议除标题用2号字外，其他统一用3号字排印。
　　
　　4.统一标注位置。①密级与保密期限。建议统一标注在首页右上角，如需同时标注密级与保密期限，就在密级之后空1字标注保密期限。②主送机关。建议不标注主送机关的公文和主送机关名称首页排不下时，主送机关统一排在主题词之下，抄送机关之上。③附件名称。建议统一在正文之后接着排印，不空行。④抄送机关。建议“抄送”二字左边顶格排印，不空字。⑤印制版记。建议印发机关左边顶格排印，不空字。印发时间右边不空字。
　　
　　5.统一标注方式。①份号。建议统一从“0000001”号开始，用7位阿拉伯数字顶格标注。②签发人姓名。建议统一用仿宋字标注。③标题。如是双文种公文，建议统一用书名号将被批转、转发、印发的公文标题全部标出，第一文种和第二文种都用仿宋字排印。④正文。如有两级小标题的，建议统一分别用黑体、楷体排印。有多级小标题的，分别用小标宋体、黑体、楷体、仿宋排印。⑤发文机关署名。建议无论是什么文种，发文机关都一一署名。⑥成文日期。建议统一用阿拉伯数字标注。⑦印章。建议无论是哪一级机关发文，都一一加盖发文机关印章。⑧主题词。建议统一按中共中央秘书局编印的《公文主题词表》标注，一篇公文主题词目最多不超过10个。