眉山好玩儿的地方:一个采购分给多家供应商 分拆采购为了啥？

一个采购分给多家供应商 分拆采购为了啥？

一种材料采购分给多家供应商，看似增加了工作量，然而企业却可能因此而节省资金并缩短供货周期。

一个请购单多家供应商，到底为了啥？

“我们采购部又提出了一个需求。现在需要一个零件10000只，该零件默认有3个供应商。采购部不想只下给一个供应商，而想按百分之五十、百分之二十五、百分之二十五的比例分别下个A、B、C三个供应商。按照现在的做法，只能按照一个供应商生成请购单。要分单的话，只能手工分单，请问有方便的解决之道吗？”一早沃奇公司丁经理便提出了这样的要求。

且不论沃奇公司的这个需求是否能够解决，阿峰认为首先要判断一下这个需求是否合理，一般情况下一个请购单交给多家供应商，企业会出于以下目的：

① 请购数量过多，若只交给一家供应商的话，估计会供应不及时；

② 供应商之间进行平衡。有时候，特别是大单的情况下，为处理好各家供应商的关系，会把采购量在各家供应商之前进行分配；

③ 有时出于交货期的考虑，也会做类似处理。如有供应商A、B、C，A供应商的交货期平均为10天，B供应商为15天，C供应商为25天，但是，价格A供应商最贵，B供应商次之，C供应商最低。一般情况下，当然是都向C供应商购买，但是由于C供应商交货期比较迟，若向其购买的话，会影响最后产品的交期，所以，采购决定部分向A供应商购买，在不影响生产交期的情况下，剩余数量向C供应商购买或者再在B与C供应商之间进行分配。

以前遇到类似情况时，修改自动生成的请购单的数量，并手工开立其他供应商请购单，以达到分单的需求。这种方法的优点是不用额外的设置。缺点是每遇到类似情况，都要手工操作，缺乏控制；若此类情况的供应商较多，一张请购单要分给十个供应商则工作量比较大。

看来这个需求并非空穴来风，既然可以为企业业务部门带来便利，又切实存在这样的应用，提出解决方案阿峰责无旁贷。不过让阿峰高兴的是，随着沃奇公司的ERP项目逐渐成熟，企业也开始逐渐注意细节问题的解决了，离项目完工的日子不远了。

分拆采购 一项采购分给多家供应商

阿峰给出了ERP处理分拆请购单的解决方案如下：通过在原材料基本信息处设置供应商之前的分摊比列，然后在请购维护窗口会给出分摊的建议，由采购员进行维护确认。

以沃奇公司的套筒采购为例。假设现在需要一原材料“套筒”，需求数量为30万只，该原材料有A、B、C三个供应商，企业统计历史数据，一般情况下，按50%，25%，25%进行分配。则从理论上来讲，应向A供应商采购15万只，向B供应商采购7.5万只，向C供应商采购7.5万只。

可见关系请购分购的流程由“原材料基本信息”、“请购单维护”、“请购单生成请购单”三个环完成。

① 原材料基本信息

在此环节中，主要设置各个供应商之间分配的比例。如上例子，我们可以给套筒添加供应商A、供应商B、供应商C，并且分别设置分摊比例为50%，25%，25%。进行如此设置后，系统在考虑向谁采购时，就会按次比例来计算采购数量。

若B供应商由于质量等原因终止向其采购时，一般会在供应商基本信息处，把该供应商设置为“不准交易”。此时，系统会提示用户，该供应商已经设置了分配比例，要设置不准交易前，必须先调整分配比例。

② 请购单维护阶段

因大部分时候，需求部门并不关心我需要的东西是向谁请购，所以，在请购单中，不会反映供应商信息。但在请购明细中，有一字段，用来控制是否要分单采购。若数量少时，可能不需要分单请购，则可以把分单请购去掉。

请购单审核时，会根据在原材料基本信息处设置的比例，在“请购单维护”界面中，30万只套筒被分解成三条记录，分别向A、B、C采购15万只、7.5万只、7.5万只。

在此处，采购员可以根据实际情况，修改数量。如为了方便统计，把B供应商7.5万只套筒改为8万只，则C供应商数量会自动改为7万只，而A供应商数量不变。即数量修改时，是根据原材料基本信息处设置的供应商顺序来修改。假设原材料基本信息设置了ABCDE五个供应商，若B的数量发生了变化，则变化的数量体现到C供应商身上；D变化，反映到E身上。修改后，在该单据保存时，系统还会核对一下，总的请购数量是否为需求数量，若不等则系统会提示警告，让用户再次核对。

当然，该项数据的修改，可以进行权限控制，可以指定具体人员，如采购主管，来更改此数据。

③ 请购单生成请购单

在请购单生成请购单时，系统会让用户选择，是否按供应商分单。若按供应商分单的话，系统会把套筒根据供应商不同，分成三张请购单；若不根据供应商分单的话，则系统只产生一张请购单，只是请购单的项目上有三条记录，分别是A供应商、B供应商、C供应商的采购数量。

关于分拆采购阿峰提醒注意：

① 分配比例如何确定。在手工操作情况下，可能A、B、C供应商之间进行分配的时候，没有固定的比例，这次A多一点，下次可能就B多一点。而系统控制时，是有具体的比例的。这个比例具体如何确定，才能给企业带来最大的效率，这系统是解决不了的，要靠企业根据经验来确定。

② 若需求数量小时，最好在请购明细中把“采购分单”去掉，而不要在请购维护中修改，因为后者的工作量大，而且容易出错。

③ 不同的供应商之间，原材料或多或少存在着一定的差异，如色差等。这些情况，跟以前的作业一样，系统无法帮忙解决，要靠加强实际的采购与检验管理，才能解决。