嬉戏谷亲子攻略:PPT中粘贴Excel图表链接的细节探讨

PPT中粘贴Excel图表链接的细节探讨

如果在Excel中已经创建了一些图表，现在要在PowerPoint中粘贴入这些已有的Excel图表，而且建立它们之间的链接，使PPT文件中的这些表格随着Excel文件中的相关数据的变动而更新，这就是PPT文件中的“编辑”-“选择性粘贴”-“粘贴链接”操作。

该操作很多教材上都有讲解，我在【附录】所示的文章中也有所提及。但是实践操作中，发生了一些问题，使链接更新出现了错误，因此有必要将每一个步骤重新探讨一下。在详细讲解这些操作之前，先谈一下准备工作，这些反而倒是成功的关键。

一、       准备工作

1.         总体思路的设计

在做PPT与Excel链接之前，先要把所有的工作看成一个工程：有哪几个PPT文件分别要与哪几个Excel文件链接？是与Excel文件中的哪几个工作表中的哪几个图表或表格链接？文件名是什么？等等。这些最好是事先做好全盘统筹考虑，简单地做个记录、策划，避免想到哪里做到哪里、边做边改、支离破碎地修修补补。

2.         专用文件夹的建立

建立一个有链接的PPT和Excel文件的专用文件夹，将准备建立链结的Excel和PPT文件一起放在这个文件夹中。这样，以后无论移动还是发送或是打包，它俩就会一起捆绑行动，不会分开。拷贝到U盘或通过网络传送时，也会形影不离地在一起。这样做的目的是防止在其它电脑上演示时，链接路径发生错误时导致的断链。这只是希望养成一个良好的习惯，否则，如果始终在自己的机器上操作，可能没有什么问题，但是移动到其他机器，就有可能发生错误，而且这种由于链接路径发生的错误，不太好检查。

3.         路径、文件夹名、文件名、工作表名的长度

在给需要链接的Excel文件起名的时候，应该尽可能短一些。

虽然对创建和保存文件的Office产品有256个字符的限制。但是在Microsoft Excel中：在路径和文件名，包括文件扩展名的总长度，规定不能超过218个字符。但是我们的理解忽视了以下提醒：注意这些字符不能超过218个字符的限制包括代表驱动器盘符、路径上的文件夹名称，文件夹之间的反斜杠字符和文件名字符。

同时，还必须兼顾到Excel文件中的工作表的名字。因为更不被人们注意的是：在表达Excel文件中的某工作表中的图表或表格时，在工作表名的前面的路径又会被重复一次，加上表示文件名和工作表名后的惊叹号、左右方框、以及图表名或表格所在表格区域，实际路径计算的字符已经非常长了。于是我们一方面尽量缩短Excel文件名、工作表名，另一方面也最好缩短路径上的文件夹名，还有一点就是使专用文件夹尽量靠近根目录，不要“埋藏”得太深，居于一层又一层的目录、子目录之下，避免路径过长。

二、       PPT粘贴Excel链接的操作

1.       先在同一文件夹下建立了PPT文件和Excel文件。在Exce文件里面有一些图表，准备把这些图表粘贴链接到了PPT文件中。而为了尽量缩短路径所占字符，这个文件夹我是放在E盘的根目录下；

2.    在Excel中，选择要复制到 PowerPoint 演示文稿中的，右键点击“复制”；

3.         打开PPT文件，用鼠标选定准备粘贴入图表的幻灯片，点击“编辑”下拉菜单中的“选择性粘贴”，如下图：

4.         在弹出的“选择性粘贴”左侧点击“粘贴链接”单选按钮，如下图椭圆红框。在下图的红色矩形方框中可以看到，尽量我的文件夹名和文件名已经很短，但源文件的路径已经占了很多字符。按“确定”即完成粘贴链接操作。

n         这两步，在PowerPoint2007可以这样操作：

l         单击要在其中粘贴复制的图表的PPT演示文稿。

l         在PPT右侧“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击图表旁边的“粘贴选项”，然后执行下列操作之一（我们此操作选第一项）：

说明：

u       “图表(链接到 Excel 数据)”：粘贴带有指向图表源数据的链接的图表。

u       “Excel 图表(完整工作簿)”：粘贴图表并且可以在演示文稿中访问整个工作簿。

u       “粘贴为图片”：将图表粘贴为静态图片。

u       “保留源格式”：使用图表的原始格式粘贴图表。

u       “使用目标主题”：使用应用于演示文搞的文档主题粘贴图表并对图表进行格式设置。

5.         逐个复制粘贴完毕，保存、关闭PPT和Excel。

三、       链接的更新

1.         再次打开这个PPT文件时，会弹出以下图片所示：

2.         点击“更新链接”，等一会儿会将PPT中的图标或表格会随Excel最新更新的数据变化。

3.         此时点击“编辑”-“链接”，如下图：

4.         弹出如下图的“链接”框，其中，将该PPT中所有链接均列出，逐个点击每个链接，由于我选取的文件夹名、文件名、工作表名字符都较少，而且这个文件夹直接放在E盘的根目录，所以可以看到源文件的完整路径，如果链接有错误，可以清晰看到。如果不是这样，源文件的路径显示就不会那么完整，发现错误就不是那么容易。

四、       链接无法更新的判断与避免

当单击以更新演示文稿中的链接时，有时会出现以下错误信息：

l         某些链接的文件无法使用且无法更新，请在“编辑”菜单上选“链接”命令重新链接

或者：

l         Microsoft Office PowerPoint 某些链接的文件不可用，无法进行更新。请尝试还原通过单击指向准备，Microsoft Office 按钮，然后单击编辑链接文件的链接

这种错误，往往发生在：复制、移动文件夹，对文件夹改名，复制到U盘、或在网络传输后在别的电脑上运行的操作进行后。

在未知断链错误发生的原因时，不是马上去“编辑”菜单上选“链接”命令重新链接。而是在“编辑”菜单上选“链接”命令检查链接路径。

首先就要找一找与PPT有链接的某些文件是不是没有放在同一个文件夹里，因此没有一起变动，从而造成断链。

另外很重要的一点，就是检查一下路径是否过长？其中的文件夹名、文件名、工作表名是否可以减少一些字符？

网上有一篇文章《PPT更新EXCEL图表内容时不能更新的一个解决方法》（文章源自：中国自学网(Www.CnZiXue.Com) 详细出处参考：

http://www.cnzixue.com/html/office/PowerPoint/2010/0223/5592.html ）提到：

“在做PPT链接EXCEL表里的图表的时候，一般都会从EXCEL表里更改数据，然后在PPT里点更新链接，这样就能直接在PPT里更新内容。只要PPT和EXCEL文件在同个目录，然后不管移到哪，基本都是可以更新的。可是最近却发现有时候更新不了，最后做了一个测试，发现和EXCEL的文件名有关，只要EXCEL文件名长度在20个字符以上的，PPT里都只会记得旧的路径的旧文件”，“经过测试，解决的方法就是把EXCEL的文件名控制在19个字符以内，就能解决这个问题了。”

对于这个“EXCEL的文件名控制在19个字符以内”的说法，只能是一种说法。我们要做的是文件中的图表的链接，在Microsoft Excel中规定：路径和文件名，包括文件扩展名的总长度，不能超过218个字符。这218个字符的限制包括代表驱动器盘符、路径上的文件夹名称，文件夹之间的反斜杠字符和文件和工作表名字符，也就是说路径总长度牵涉到以下因素：

l         盘符；

l         路径上的各个文件夹名称字符；

l         文件夹之间的反斜杠字符数；

l         文件名字符；

l         工作表名字符；

l         图表名及惊叹号！和方括号[ ]的数目

l         以上相当一部分在表现图表或表格路径时会重复一次。

因此尽管我做了许多试验，也有断链和不断链的临界点，但是这只是符合我个人创建时的状况。由于上述原因，我们主要控制以下几点就可以了：

l         尽量缩短Excel文件名、工作表名；

l         尽量缩短路径上的文件夹名；

l         使专用文件夹尽量靠近根目录，不要“埋”得太深，处于多层的目录、子目录之下，减少文件夹数和反斜杠数，避免路径过长。

由于Microsoft Office PowerPoint和Microsoft Excel等 Microsoft Office文件链接发生的错误，不在明里而在暗处，而且潜伏较深，不易发现。所以发生错误后再去寻找是比较困难的，要纠正的话，也许还会遇到一些麻烦，在“编辑”-“链接”的“更改源文件”时，可能在更改后将整个Excel的工作表一起插入，或者出现“链接的文件无法使用且无法更新。”的提示。所以修修补补的纠正的难度和工程量一定会大于新建，此时重新创建PPT反倒简单。

因此建议，在一开始创建时就把它当个工程做，如本文开头所说全面做好总体思路的设计和具体规划，做好各项准备工作，这样可以避免许多意想不到的麻烦。