无限极萃雅系列价格表:葡挞生活 ? 反思GTD：用纸笔实现个人管理

反思GTD：用纸笔实现个人管理

相信有很多朋友跟我一样偏爱纸笔GTD系统，比如GTDLife上读者阿星分享的进化GTD：我的工具，比如褪墨在2007年分享的Moleskine的GTD应用，还有Moleskine的粉丝分享的对Moleskine的着迷之情。

在持续改进你的纸笔GTD系统一文中，我分享了自己对纸笔系统的一些改进，包括使用活页本，给“工作篮”加上轻重缓急等等。本文承接反思GTD系列中对GTD概念和习惯的思考，分享一下如何用纸笔实现大部分的GTD系统，希望对使用纸笔的朋友有所帮助。也欢迎大家分享自己的宝贵经验。

首先是关于工具的准备。当然我们得有一支写起来流畅的笔和一本写上去舒服的笔记本。这时你可能想到了Moleskine，因为那是传说中梵高毕加索海明威等等牛人用过的笔记本。而且确实看上去很舒服：

（图片来自淘宝商家）

嗯，我心驰神往了。但是去淘宝上卖Moleskine的商家一看，100+的价格，还是太肉疼。俺只好望而却步了。哎，等等，还可以想别的办法嘛，比如前面咱用的活页笔记本。另外，咱买不起Moleskine还搞不了山寨么？正好某天去文具店逛，发现其实咱国产的还是有很多不错的本子的嘛，而且价格真正适中^^。比如下面图片上的前通和金辉：

（图片来自淘宝商家）

我之前用的是A6的活页本。用它做工作篮和下一步行动的时候倒是足够了。但是在加入项目和清单的时候，就总是觉得被缚住了手脚。于是换了一个大点的A5的本子才感觉好多了。另外，如果觉得本子有某些不足，开动脑筋自己动手嘛。比如我就给自己的前通笔记本加上了一条橡皮筋（如下图）：

另外一个重要工具就是Post-it（中文译成报事贴？好奇怪）。我是用的3M的Post-it。建议用比较大一点容易写字上去的标签。这些文具其实一般大城市的文具店里都有卖，只需要我们偶尔逛一逛。当然，淘宝上也有不少好东西。

好了，工具齐备，实现自己的GTD系统吧。

1. 工作篮和下一步行动

跟持续改进你的纸笔GTD系统中一样，我还是用两页纸来实现每天的工作篮和下一步行动的功能。所需要的就是在左边工作篮的页面上贴上一张标记为Inbox & Next的便签。因为我用的便签可以反复贴，所以只需要每天把它移到下一页就可以了。至于在工作篮里分清事情的轻重缓急，可以通过人为划分区域的方式来进行。我是把比较重要的事情写到上半页，把一些生活琐事或者备忘写到下半页。另外，也可以直接扔到收件箱里，在抄写到右边的下一步行动的时候再分事情的轻重缓急就可以了。

另外，因为A5的笔记本的宽度，所以有空间加上重要性和时间记录。只是简单地标上星号，以及记录事件完成的时间。

2. 项目/列表

关于纸笔系统的上一篇文章中，并没有解决掉所有问题。其中最重要的一个，就是如何处理项目和清单。但正是因为还有问题，才需要持续改进我们的纸笔系统。我的项目和清单放到了笔记本的后半部分，从后往前写。当项目清单跟前面的工作篮和下一步行动相遇时，就是换下一个笔记本的时候了。清单其实蛮好处理，依次往下列表就可以了。麻烦的是项目。

如果按照清单一样一项一项往下列表，就很难处理子项目的问题。因为在一个项目的开始，是很难估计需要为一个子项目预留多少行的空格的。我一直没想明白这个问题，直到看到todoodlist中介绍的方法（注意跟天方介绍的Toodledo不一样，这是一个纯纸笔系统，不过为啥都要取这么怪的名字？）。关于Todoodlist，小麦工作室上有比较详细的介绍，俺直接引用了：

没错，其实就是“思维图”。todoolist就是用思维图的方法来记录任务列表。

细节：

方框：方框代表项目。例如上面todoolist中的HOLIDAY，就是一个项目。以项目方框为中心，延伸出的分支就是子任务。

椭圆：椭圆框住子任务，表示该任务正处于活动状态。处于活动状态的任务可以是“下一个行动(Next Action)”。如果一个任务还不需要执行，就不要用椭圆框着。

线条：线条有三种，一种是“项目”与“任务”的连线。一种是任务之间的关系连线，通常是先后次序关系。第三种是虚线，链接地点相关的两个任务。

如何标记任务的完成呢？这个没有特别的规定，可以划线，或者涂黑，随自己喜欢。

如何区分项目、任务的重要性呢？用字体或者图形的大小来区分，字体大、笔画粗的任务更重要、图形大的任务更优先。

这里分享一下我的一个项目，希望对大家能有所启发。

3. 日历

日历我并没有用纸笔实现。我还算比较适应手机上的日历，而且自动化的提醒省了我很多时间和精力。当然，每个人都有适合自己的方式。比如Twinsenwu就在评论中分享了他的纸质日历使用体验：

我自己的纸笔系统只包括 当月日历+日计划+七日目标，当月日历是一张A4的日历，每天的空格里写上和当日有关的约会和重要提醒；七日目标是每周计划时候列出的五到十项本周高优先事项，和当月目标相联系；日计划页上包括当日要完成事项的顺序以及他们的预估完成时间，完成后再标上实际完成时间。当然我的系统也还在改进中，当前版本用了一个多月，以前用的系统坚持了三年，2009年根据自己以前的使用情况在做系统化改进，改进原则依次是 易坚持，统一化，轻便。

我在实际使用过程中发现电子月历和纸张月历各有好处，至今未找到将其整合在一起的最佳解决方案。纸张月历的好处是一览无余，试想A4大小的月历摊在桌面上，是和他人约合适时间时候最好的工具，而且是随时随地可以查，并非一定要有电脑在身旁。电子月历中存储的信息原则上是无限的，但在展示即查阅时候就有很多限制，PDA手机屏幕太小(小于A4的面积展示月历对我都太小),电脑不可能随时开机带在身边，还有要命的电池。将来也许有纸张一样的显示设备出现，那我们就真的进入现代化社会了。

目前我的做法就是固定习惯每天下班前将palmdesktop上和纸张月历对比同步，然后sync到我的treo手机上面，这样最大程度在我手机上保留update的信息供随时查阅，毕竟，笔记本也不是随时能拿出来，虽然我一直放在包内。

其实就像天方在关于工具的选择中说的，我们要接受工具是不完美的，我们可以用自律和主动性去弥补工具的不足。比如知秋小明分享的纯粹使用手机作为工作篮，使用便签本作为下一步行动的方式就非常棒。对于我来说，目前手机上的日历已经足够好了:P

4. 编号和目录

这里介绍一下关于目录和编号。之前有提到，非活页笔记本有一个问题，遇到写项目的空间不够了怎么办？解决方案竟是出乎意料的简单：使用索引。因为我是从后往前记载项目，所以在本子的最后留了3页作为索引的空间。分别列上项目的名字和所出现的页数。当某个项目的空间不够了，在前面重开一页写就可以了，只需要把标记位置的标签（Post-it）移过去，然后在索引里更新项目的页数就可以了。这个技巧是从Hacking a GTD Moleskine里学到的。

我用的前通的本子，一共有152张纸，大概能用4-5个月吧。算一算还是蛮不错的。

您的纸笔系统是怎么样的？快留言或者投稿跟我们分享吧~

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