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利用 PlanPlus 規劃週計畫表的四個步驟

Covey 「與時間有約」一書中，所提及關於時間管理的觀念，揭露出第四代時間管理的要旨，在於不僅是提昇如第三代時間管理所重視的「規劃、訂定優先順序、操之在我」的目標設定上，更重視的是，一種均衡、調和的全方位生活。也就是除了物質與精神生活上的改善外，更期能尋求和諧的人際關係、心靈的寧靜與身心的平衡感。

為什麼會更重視全方位、整體觀的時間管理？因為，對大多數人而言，內心經常掙扎於現實做事的方式以及個人所嚮往的價值觀與生活方式間，形成了一種落差，這種落差造成模糊的不安。

在理想、現實與責任之間永遠找不到平衡點，夾在其中進退兩難，對於未完成的事愧疚難安，對正在進行的事卻又無法樂在其中。

PlanPlus 是 Covey 所創立的企管顧問公司開發出來的應用程式，當然是忠實地呈現第四代時間管理的觀念與實務應用了。其實，也可以把該軟體想成就是該企管公司原來所推出時間管理萬用手冊的電子版。

我這裡大致介紹 PlanPlus 時間規劃的重點，我是以 PlanPlus for Outlook 試用版來作介紹，而另一套 PlanPlus 則是 Standalone 版本，可以獨立安裝，但同時也可以同步至 Outlook and PDA。

我思考與研究 Covey 的第四代時間管理，所得到的心得是其本質的精髓有兩個：整體的規劃與均衡的角色扮演

以 "週(Week)" 作為時間管理規劃的單位的確很理想，因為可以培養整體的感覺。若單以 "天(Day)" 作為規劃的單位，會使人的目光被侷限，只看到眼前所該作的事，來依其重要性排定優先順序。卻不容易將所做的事情連結到個人所設定的目標與價值觀上。而若以 "月" 為規劃的單位，卻又長了點，並不容易將其規劃的事項 "量化"，也就是符合 S.M.A.R.T的原則。要能有整體、更寬廣的視野來作時間規劃；同時又不能太模糊而無法量化，以 "週" 為單位是恰當許多的，也才能以 相對重要性 的觀點來評量每日的生活。

PlanPlus 利用簡單的四個步驟，期望能每週只要花個 20~30 分鐘，來作下星期的時間規劃，而能得到更倍數的效果。

第一個步驟：隨時檢視個人使命(Mission)與價值觀(Value)的陳述(Statement)

使命與價值觀是驅動你做事的動能。兩者會觸發你省思什麼對我是重要、有價值，且該作的事，為了完成該作並有興趣作的事，我們就會設定目標，來達成並實現個人的願景。

把你所想得到，覺得對你「心中最重要的事」，諸如 個人成長、家庭關係、事業成就、人際關係的互動與生命存在的意義等，寫在使命與價值觀的陳述內。一開始並不一定可以很明確瞭解你個人的使命與價值觀，所以，隨時檢視這一個步驟內的陳述，調整修正與把你想到的新陳述加到這個步驟內。

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第二個步驟：設定的目標與達成該目標所需的工作步驟清單

當你發掘個人因使命及價值觀所得到對你心中最重要的事項之後，我們會為這些重要事項排定優先順序，設定目標，與找出達成該目標所需的工作步驟。

完成某一個主要目標，會設定達成該目標的期限(Deadline)以及各項的工作步驟。在目標的設定清單畫面中，檢視有哪些工作事項是排在本週需要完成它的，參考如下圖，若某工作事項的完成時間是確定的，那可以滑鼠拉至行事曆的排程內；若是概略決定要在哪一天完成該工作事項，但還沒決定一定的時間，可以拉至每日工作事項(Daily Tasks)，並區分重要等級(A,B,C)，依照優先順序來執行並完成每日預計完成的工作。

第三個步驟：規劃這一週內所擔任的角色及該清除的大石塊(Big Rocks)

這個步驟內是利用羅盤(Compass)來作時間的規劃。有別於第三代時間管理是著重於目標設定上，導入了羅盤這樣的觀念，兩者可以成為我們生活中最佳以及互補的指引工具。

目標設定有如時鐘，代表的是我們的承諾、時間表、目標，也就是我們做事的方法與時間管理；而羅盤則代表遠見、價值、原則、信念、良知、方向等，也就是我們的價值觀與生活方式。

檢視你個人心中的羅盤，思索生命中最重要的事是什麼，同時也就能認清我們在生活上所擔任的角色(Role)。我們可能在工作、事業、家庭、社群等各方面扮演各種角色，角色代表的是責任、人際關係以及貢獻心力。

人生最為難之處，即在於你可能扮演好一個角色，但卻可能同時在另一個角色扮演上作得非常差。你可能是在事業上非常有成就的事業家，但由於工作的繁忙，卻忽略及犧牲了與家庭成員之間的相處。

在這一個步驟內，思考本週你自己準備擔任何種角色(Role)。例如，本週的行程內，我擔任了研討會與軟體設計授課的 "Instructor"、撰寫書籍與教材的 "Writer"，同時我又擔任了 "父親" 這個角色，規劃時間出來與女兒們之間的相處。

在 PlanPlus 內，規劃了一個預設(Default)的基本角色：磨亮利器(Sharpen the Saw)。
規劃這個基本角色，在於：(1)‘這是每個人都會有的。 (2)‘這是扮演好其他角色的基礎。

該 "利器" 這個角色分類了四個方面的能力：生理(Physical)、社會情感(Social)、心智(Mental)、心靈(Spiritual)。

利用 "利器" 這個角色，時常觀照你的內心，在這一週內，我準備規劃與作什麼樣的事情，可以讓我的身體健康、增進人際關係、閱讀書籍，增加我的學識、認識我的信念。

一週內的角色扮演不要超過七個，原因在於超過七類以上的處理效率會比較差。

規劃每一個角色，會有需要處理的 "重要事項"，這些重要事項是與你的使命、價值觀、目標等息息相關的。所以，優先完成這些 "重要事項"，再來有其它空餘的時間才作次要的事情。這些重要事項，好比是 "大石塊(Big Rocks)"。

把一週的時間規劃看成是一個容器(Container)，先把這些大石塊放進容器內，再來才是把其它的小石子、沙礫等次要事情，塞入到該容器的空隙內。

"角色(Role)" 與 "大石塊(Big Rocks)" 可說是第四代時間管理最重要的特色；整體均衡的生活觀，又能把精力擺在個人所認知最重要的價值觀上。

第四個步驟：規劃次要的工作事項，填入時間表內的"空隙"

如同上一步驟所提及，認知本週所擔任的角色，並需要該 "清除" 那些大石塊，也就是做完最重要的事後，其它空餘的時間，可以作些比較次要的事情。例如，我會留一些時間上網玩 "魔獸爭霸3" 對戰，或是上 IGS 下圍棋的娛樂。

很輕鬆、很隨性，做完本週最重要的事項後，把你想得到想做的次要事項隨時想到，隨時就填入這個步驟內的工作事項，若有特定的行程或預定哪一天要完成，就把工作事項利用滑鼠拉至行事曆或每日工作事項內。

一開始的週規劃應該是不會太順利的，可能把本週 "塞滿" 了你所認為的重要事項，卻無法如期在本週內完成；也有可能安排得太鬆散，結果留下大半的時間不知道要作什麼。漸進(Incremental)與反覆(Iteration)的調整你的週計畫，持續以恆地規劃你每週的計畫表，自然能掌握住你的節奏與技巧，相對地，你個人的 "利器" 也會隨之加以提升，越能掌握住什麼對你才是最要的事，哪些次要的事情可以抗住誘惑(例如打電動或麻將)。完成重要的事情後才會給自己一些 "獎勵(ex. 娛樂)"。

請記得，週計畫的規劃是有彈性(Flexible)的。儘管安排好生活中最重要的事，但，真實的生活永遠有例外與意外，若忽略了生活的不可預測性，而想保持 "照表操課" 那樣地規律與一成不變，這樣的想法是僵化沒有彈性的，反而會忽略掉許多機會、變化和生命中最重要的時刻。

時間管理的規劃，並非是讓你一陳不變，沒有缺點的週計畫規劃，而是協助你建立起一種基本態度，讓你在每日每刻都能很清楚當下的抉擇都能以事情的重要性原則來判斷與處理。

最後，請記得實踐誠信原則，為你所規劃的週計畫表負責任，完成你所填入最重要的事情，擔任好設定的每一種角色，並逐一清除掉大石塊。但，又能保持生活的一種彈性，以自信、泰然的心態，將你的使命投注於每一刻。以上所列出的四個步驟，都是為了協助提升我們的個人、能力、判斷力，使我們在面臨實際抉擇時更能審視內在的羅盤。