畅享博客 > sedzhao > [原创]项目管理经验谈- mindjet思维导图的使用 2011-2-17 10:01:10

[原创]项目管理经验谈- mindjet思维导图的使用

 

1       概述思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维的有效的图形思维工具。是一种革命性的思维工具。简单却又极其有效。思维导图运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图具有人类思维的强大功能，通过思维导图，可整理思路，是团队沟通的基础。在项目管理中，我们需要对项目的产品和项目本身进行全面，完整地深入的研究，并按照事物本来的规律进行分解。应用思维导图可以方面的，简单的对项目产品进行分解，对项目任务进行分解，对项目风险进行分解等。通常，我们也把思维导图称作脑图。我们常使用Mindjet MIndmanager 系统软件来进行思维导图的编制。当然，也可以使用visio软件进行编制。其他UML工具也有这个功能。在盛大公司，我们一般使用Mindjet 7 版本，现在，mindjet 8 也很流行。在本文中，我们一般介绍mindjet 7 的使用。2       基本使用和操作2.1     安装在公司公共服务期上可下载安装这个软件。需要通过工作流系统，申请注册码。请注意：一定要按公司规定使用正版软件。通过启动菜单运行mindjet7 程序，系统默认新建立了1个思维导图。2.2     基本概念2.2.1        TOPIC在思维导图中，基本对象是主题topic。1个topic就是1个基本的元素。Topic下面可以包含多个sub topic。Topic的层次是2无限的，这体现了思维的发散性和深入性。2.2.2        Icon每个topic上面，可以再赋予1个icon图标，可体现每个topic的状态，类型等。系统预设了很多icon，包含数字，顺序，旗帜等。2.2.3        Text每个topic上面还可以赋予一些备注文字，就是text。下面是1个具体的例子：在topic上，增加了2个icon，增加了1个备注文字。2.2.4        RelationshipRelationship就是2个topic之间的关系。通过关系线条，可以体现2个topic之间的依赖关系，关联关系等。2.2.5        BoundaryBoundary是区域的概念，可以把一些topic和subtopic划定到一个区域中，让其他人明白他们之间的紧密关联。2.2.6        连接线在topic 和sub topic 之间，自动画1个线条。这个线条可以改变形状，粗细，箭头形式等。下面是一个综合的示例：2.3     基本操作2.3.1        增加1个sub topic选择1个topic，按鼠标右键，选_insert菜单，在子菜单栏中选择 sub topic 就可以了。也可以在主窗口上的工具栏上选择sub topic 按钮。如果选择了1个sub topic ，直接按回车键，系统自动增加1个同级别的topic。2.3.2        增加icon选择1个topic，右键菜单，选择 icon maker菜单就可以了。可以选择你需要的图标。2.3.3        平衡图形如果图形中的topic比较多，可以自动调整，平均分布。在主窗口菜单中选view，在工具栏上选择平衡按钮，就好了。2.3.4        保存到其他格式可以保存为pdf，word，project，visio，jpg等格式。可以方便做其他工作。保存为project后，可进行计划安排。保存为word后，可进行文档编写等。3       制作组织结构图3.1     效果可以方便的制作组织结构图，效果如下：3.2     操作步骤建立1个新文件。从公司级别开始，增加topic。按照实际情况建立sub topic。在主窗口菜单选择：format在工具栏选择：sub topic layout选择组织结构图类别就可以了。4       制作产品结构分解图PBS4.1     什么是PBS产品分解结构（Product Breakdown Structure，PBS）是通过树状结构反映产品的各类部件，每类部件在结构中仅出现一次。它用于产品及部件的开发。它与装配分解结构均为树状结构，采用编码体系，但有异于装配分解结构，是最习惯、最通用、最基础和最容易开发的WBS。所有这类项目都有实实在在的输出产品，如：软件、建筑物、水坝、飞机、用户手册等。产品的分解通常比横向关联元素或项目管理元素有更多的级别，产品的层次划分取决于产品及组件的复杂程度。在项目管理中，需要特别注意项目的产品和它的分解结构。在我们开展的大部分项目中，都需要提供1个或者1组产品。我们的项目团队就是为了完成这些产品而制行任务的。因此，产品分解结构是项目任务的基础。4.2     如何进行产品结构分解对于1个项目组来说，为了完成项目的目标，为了能提交项目发起人需要的产品，可以通过各种方法获得这些产品。例如，我们公司要上线1个财务软件，我们可以采购1个成熟的产品，也可以开发1个软件。或者说，1个产品的一部分自己开发，一部分采购。因此，产品结构分解的目的就是为了获得产品。为了安排项目任务。4.2.1        按照部件划分1个产品都是由不同的部件组成的。我们可以按照部件来分解产品。例如，对于1辆汽车来说，我们可以划分为：底盘、发动机、车轮、变速箱、车体、电路、车灯等等。对于一个部件来说，可以继续分解，例如：车轮可以继续划分为：轮胎、轴承、轮毂等。4.2.2        按照层次来划分1个产品从外包装开始，可以1层1层的分解。例如，1部手机可以划分为：外包装，内包装，手机，充电器等等。手机可继续划分: 外壳、屏幕、键盘、主板等等。4.2.3        按照功能来划分对于1个软件产品来说，可以按照功能进行划分。例如，1个财务软件可以分解为：总帐，应收，应付，资产，等等模块。应收又可以划分为：发票管理，凭证管理，过账功能，报表等等。4.3     分解层次的原则根据产品的不断分解，层次关系越来越多，到底划分到什么层次呢？我们的原则是：4.3.1        可做出采购还是制作的决定例如，在汽车上，我们分解出1个轴承，如果这个轴承可以采购，则不需要继续分解了；如果轴承自己制作，则需要进行分解，例如：轴承=外壳+内壳+ 滚珠+润滑油等等。4.3.2        可安排工作任务如果1个组件可以安排给1个人在1个可计划的时间内确实完成，则就不需要分解了。例如，财务模块中过账功能，不能安排1个人在1天内完成，则必须继续分解，例如过账=处理发票+处理凭证+关闭当前周期+ 开启新的周期+ 产生本期报表。其中处理发票的业务描述清晰，可以安排1个程序员在1天内完成，则不需要再分解。其中，到底是1天完成，还是1周完成，还是1小时完成，就看管理的细度决定了。4.3.3        可审核是否完整通过产品相关人员，是否可通过分解图审核，产品是否完整就可以了。例如，对于1个汽车厂来说，产品策划，设计，采购，库存，装配，质检等部门，可以通过对分解结构的审核，发现汽车是否完整。如果分解层次不够，则采购人员不能采购相关部件，库存人员不能决定库存，则必须继续分解。4.4     示例通过以上分解，可以安排采购或者制作。最后根据这个图，可进行产品组装。 5       编制工作分解结构WBS5.1     什么是wbsWBS（工作分解结构）是Work Breakdown Structure的英文缩写，是项目管理重要的专业术语之一。WBS的基本定义：以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。WBS总是处于计划过程的中心，也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围是由WBS定义的，所以WBS也是一个项目的综合工具。WBS的主要目标是确定项目的范围，解决项目任务的安排等。是项目计划的先决条件。5.2     重要组成部分WBS是由3个关键元素构成的名词：工作（work)--可以产生有形结果的工作任务；分解(breakdown)--是一种逐步细分和分类的层级结构；结构(structure)--按照一定的模式组织各部分。根据这些概念，WBS有相应的构成因子与其对应：（１）结构化编码编码是最显著和最关键的WBS构成因子，首先编码用于将WBS彻底的结构化。通过编码体系，我们可以很容易识别WBS元素的层级关系、分组类别和特性。并且由于近代计算机技术的发展，编码实际上使WBS信息与组织结构信息、成本数据、进度数据、合同信息、产品数据、报告信息等紧密地联系起来。在peoject软件中，给与了自动编码功能。（２）工作包工作包（work package）是WBS的最底层元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，这些可交付成果很容易识别出完成它的活动、成本和组织以及资源信息。我们一般编制工作成果列表，定义项目组需要缴付的成果。例如：管道安装工作包可能含有管道支架制作和安装、管道连接与安装、严密性检验等几项活动；包含运输/焊接/管道制作人工费用、管道/金属附件材料费等成本；过程中产生的报告/检验结果等等文档；以及被分配的工班组等责任包干信息等等。正是上述这些组织/成本/进度/绩效信息使工作包乃至WBS成为了项目管理的基础。基于上述观点，一个用于项目管理的WBS必须被分解到工作包层次才能够使其成为一个有效的管理工具。（３）WBS元素WBS元素实际上就是WBS结构上的一个个“节点”，通俗的理解就是“组织机构图”上的一个个“方框”，这些方框代表了独立的、具有隶属关系/汇总关系的“可交付成果”。经过数十年的总结大多数组织都倾向于WBS结构必须与项目目标有关，必须面向最终产品或可交付成果的，因此WBS元素更适于描述输出产品的名词组成（effictive WBS，Gregory T. Haugan）。其中的道理很明显，不同组织、文化等为完成同一工作所使用的方法、程序和资源不同，但是他们的结果必须相同，必须满足规定的要求。只有抓住最核心的可交付结果才能最有效的控制和管理项目；另一方面，只有识别出可交付结果才能识别内部/外部组织完成此工作所使用的方法、程序和资源。工作包是最底层的WBS元素。（４）WBS字典管理的规范化、标准化一直是众多公司追求的目标，WBS字典就是这样一种工具。它用于描述和定义WBS元素中的工作的文档。字典相当于对某一WBS元素的规范，即WBS元素必须完成的工作以及对工作的详细描述；工作成果的描述和相应规范标准；元素上下级关系以及元素成果输入输出关系等。同时WBS字典对于清晰的定义项目范围也有着巨大的规范作用，它使得WBS易于理解和被组织以外的参与者（如承包商）接受。在建筑业，工程量清单规范就是典型的工作包级别的WBS字典。在我看来，需要通过这个方法定义项目词典。5.3     Wbs和pbs的不同Wbs是对工作任务的分解，而pbs是对产品的分解。Wbs实际是对项目的分解。5.4     WBS的分解过程5.4.1        总体分解过程在项目管理实践中，需要对整个项目进行分解。通常，可以按照项目的进程和阶段进行分解。我建议按照项目生命周期进行分解。不同的项目有不同的项目生命周期。例如，建造1个大楼的阶段包含规划、设计、地基、土建、水电、装修、交付等。开发1个软件的阶段包含需求、策划、设计、开发、测试、部署、运行等。5.4.2        局部分解过程局部分解过程就是每个小组，每个岗位，针对1个产品或者组件进行工作分解。例如，针对水电安装这个小工程，可分解为：需求、设计、采购、安装、测试、联调、交付等过程。5.4.3        如果表达1个任务在wbs的结构中，每个节点就是1个任务。每个任务的表达方式为主语+动词+宾语的形式。例如：l 开发人员开发登录模块；l 测试组安装测试系统；l 项目经理召开计划评审会议；这和PBS中的描述是不同的。Pbs的节点中，只说明名称就可以了。5.5     建立自己的模板库在每个项目中，在不同的组件中，对于1个岗位来说，实际上工作都是差不多的。例如，对于1个水电工程师来说，他在每个大楼项目中，做的任务基本是一个模式。那么，就可以根据自己的工作模式，建立模板文件。5.6     示例 6       后续计划制作pbs和wbs是项目管理中的主要工作。通过对mindjet软件的学习，我们可以开始细致的项目管理工作了。7       Mindjet 8 的介绍全新的界面：更多的功能：尤其是增加export功能。