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Word 2003 使用技巧之——文件管理技巧【转】

电脑技术 2009-09-21 23:59:44 阅读659 评论0 字号：大中小

1.2.1 快速选择多处不连续的文本

先选中一处文本，然后在按住Ctrl键的同时，用鼠标在其它文本上拖拉，可以选中多处不连续的文本，并可以一次性完成被选中文本的复制（剪切）与粘贴操作。

1.2.2 合并剪贴板中的内容

单击“视图→任务窗格”命令，打开“任务窗格”窗口，单击标题栏右侧的下拉按钮，选中“剪贴板”选项，使“剪贴板”任务窗格可见（图2）。然后反复对多处文本执行复制（剪切）操作，将多处文本复制（剪切）到剪贴板中（Word 2002剪贴板最多可以容纳24条复制内容），最后将光标移到需要粘贴的位置，可通过单击剪贴板上相应的条目逐一粘贴，也可按剪贴板上的“全部粘贴”按钮，把剪贴板上的所有内容一次性粘贴到当前文档。

1.2.3 并排显示文字

“双行合一”命令本来是将选择的两行文字并排显示的，其实对于一行的文本同样适用。只需选择一行中的文本，单击“格式→中文版式→双行合一”命令，按”确定“按钮，Word就会自动将选中的文字进行切分并排显示。

1.2.4 将输入的文字自动变成标题

先单击“工具→自动更正选项”命令，选择“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”下选择“内置标题样式”，然后按“确定”按钮。现在输入文字后连续按两次Enter键就自动将输入的文字变成标题。

1.2.5 快速打开“剪贴板”任务窗格

按下“Ctrl+C+C”键（即在按住Ctrl键的同时连按两下字母C），可以快捷打开“剪贴板”任务窗格。

1.2.6 自动更正以提高输入速度

如果你发现自己经常需要输入长单词，就应该考虑设置输入快捷键，这样你只需要输入单词的一部分，剩下的由Word来完成。例如，我想输入“电脑报”，我只需输入“DNB”，然后按空格键，Word会自动拼写所有的单词。

下面介绍如何设置快捷键:

1.单击“工具→自动更正选项”命令，在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”复选框;2.在“替换”栏中，键入单词的缩写，例如“DNB”;

3.在“替换为”一栏中，键入单词的完整的拼写，例如“电脑报”，单击“添加”按钮;

4.重复第2和第3步，加入新的项目，然后单击“确定”按钮。

现在你可以利用这个技巧快速地键入人名、科技术语，以及所有你要输入的词。而且，一旦你在自动更正列表中加入新的条目，在PowerPoint和Outlook也将起作用，当然了，前提是你已经将Word设置为你的默认的E-mail编辑器。

1.2.7 快速在多个文档间进行切换

Word 2002允许我们打开多个文档进行编辑，每个文档都会在任务栏上显示一个图标，要想切换到不同的文档，就需要单击任务栏中的图标，事实上这种切换方式并不方便，如果在工具栏上有切换文档的按钮那就太好啦。下面我们就来在工具栏上添加这些按钮，单击“工具→自定义→命令”，在类别列表中选取“所有命令”，然后在右边的命令框中找到“NextWindow”和“PrevWindow”两个命令，将其拖放到工具栏上，这两个命令将分别显示为“下一窗口”和“上一窗口”两个按钮，其功能就是向前和向后切换文档，有了它们，我们就可以很方便地在文档间进行切换了。

1.2.8 快速输入中文省略号

选择一种通用汉字输入法（不包括“智能五笔”和“万能五笔”等），按住Shift键不放并按下主键盘区的数字6键即可快速输入省略号。

1.2.9 快速输入间隔号

在一些中文输入法状态下，选择全角，按组合键“Shift+2”即可。

1.2.10 输入汉字偏旁

常规方法输入汉字容易，若想输入汉字偏旁却不太容易。下面我们就来看如何输入，单击“插入→符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡，在“字体”下拉列表中选择“普通文本”，在“子集”框中选择“CJK统一汉字”（图6），然后就可以在下面的列表中选择你所需要的偏旁，选中之后，单击“插入”按钮就可以把它插入到当前文档中。

1.2.11 快速输入特殊符号

对于一些特殊的符号，我们可以用下面的方法输入:

1.版权符号:按“Alt+Ctrl+C”组合键;

2.注册符号:按“Alt+Ctrl+R”组合键;

3.商标符号:按“Alt+Ctrl+T”组合键;

4.上下颠倒的“?”号:按“Shift+Alt+Ctrl+?”组合键即可输入。

1.2.12 插入特殊字符

单击“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，选择“特殊字符”选项卡，在下面的列表中有“商标”、“长矩线”、“版权所有”、“段落”、“小节”、“空格”等特殊字符（图7），选中它，单击“插入”按钮即可。

1.2.13 利用改变字体设置巧输特殊符号

如果你想在文档中插入一个特殊的符号，除了用插入图片的方法外，还有一些更为简便的方法，例如输入一个数字“8”，将其字体设置为Wingdings，即出现一个鼠标的符号。为什么会有这种方法呢？这主要是因为在字体列表中有几种字体，如:Wingdings、Wingdings2、Wingdings3、Webdings、MS OUTLOOK，它们是定义特殊符号的，你可以试着用不同的字体，就会得到意想不到的结果。需要注意的是，不同的字体定义了不同的符号，这些符号的内容非常丰富。知道了这个方法，以后你就可以输入一些奇特的符号了。

1.2.14 快速输入中文数字

选择智能ABC输入法，要输入“十、百、千、万”等单位，可以在输入i后输入s、b、q、w，然后打回车即可。

1.2.15 快速进行大小写数字转换

可能我们都有这样的体会，当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时，一个个地输入非常麻烦。其实，在Word 2002中可以很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单“插入→数字”，在“数字”文本框中输入需要的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了（图8）。

另外一种方法是:直接输入阿拉伯数字（如763210），选中它们后，使用“插入→数字”命令，在弹出的“数字”对话框中，选中“数字类型”下面的“壹、贰……”项后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。反之亦然，可以把大写数字变成小写数字。

1.2.16 用快捷键加快文字输入

众所周知，在Word中按F4键可以紧接着重复输入已输入过的内容。但重复的内容对于不同的输入法略有区别:对于英文输入，F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容（包括回车换行符）。而输人中文，用微软拼音输入法时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条，按回车后，再按F4键，重复的将是整个词条。对全拼、五笔及智能ABC输入法，按F4键则重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容。

1.2.17 快速输入系统即时时间

按下“Shift+Alt+D”键，即可快速输入随系统时间改变而改变的即时日期（时间）。

1.2.18 快速将输入的日期定位

一般情况下，我们在起草文件时，日期都是在文件的右下角，在输入日期后我们要手动把它调整到文档的右边，比较慢。利用下面的方法，只须你单击一键，就能让日期自动定位到文档右边。具体的操作是: 单击“工具→自动更正选项”命令，选择“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”项目下选择“日期样式”（图9），然后按“确定”按钮。现在输入日期后按Enter键日期就会自动移到文档右边指定的位置。

1.2.19 快速复制文本

选中需要复制的文本，在按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键，将其拖放到需要的位置后松开，即可快速完成对所选文本的复制操作。

1.2.20 快速输入破折号

利用“Alt+Ctrl+Num+ -（数字小键盘上的连接号）”组合键可以用来输入破折号，而且在英文状态下输入的破折号中间没有间断，就像一条直线;在中文输入法状态下，可以输入间断的破折号。

1.2.21 利用自动更正输入特殊字符

一般情况下我们输入字符，要打开相应的菜单进行选择，或者用输入法中的软键盘来进行输入，这样效率都比较低。实际上在Word中就提供了一个快速输入特殊字符的方法，单击“工具→自动更正选项”命令，打开自动更正窗口，在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”选项，在“替换”框中输入用来作为替换时要输入的单词，如“换”;在“替换为”框中输入要替换的特殊字符，如“★”，单击“确定”按钮，以后在Word中要想输入五角星这个特殊符号时，只需输入“换”字，Word就会自动显示出“★”号。

1.2.22 轻松输入数学公式

“公式编辑器”是Word 2002中一个十分实用的组件，利用它可以很方便地插入各种数学公式，但它是一个可选组件，在默认安装状态下没有安装，要想使用它，首先要安装。在安装对话框中选择Office工具中的“公式编辑器”在本机运行就可以进行安装了。

要利用“公式编辑器”数学公式插入特殊符号，可以执行以下步骤:点击菜单“插入→对象”，打开“对象”选择窗口，在“新建”列表框中选择“Microsoft公式3.0”，然后点击“确定”按钮即打开公式编辑窗口。这时我们可以看到Word的菜单栏发生了改变，工具栏消失，只有一个公式编辑器的工具栏，这时的输入将显示在一个虚线框内，我们可以通过快捷键或用鼠标左键点击工具栏上的不同按钮就可以输入不同的符号和公式。输入完毕后，可以通过点击输入框外的任意地方退出“公式编辑器”窗口回到Word编辑窗口，如果需要更改输入内容，则可以双击对象打开“公式编辑器”窗口修改。

1.2.23 快速选中文档中采用相同格式的文本

如果你编辑了一篇长文档，共有40章，而且对所有的文章标题你都使用了“标题 1”样式。现在你想选中文档中所有的40章标题，如果我们想对文档中采用相同格式的文本（例如“标题”）统一进行格式修改，可以采用下面的方法:

1.单击“格式→样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格;

2.在文档中，单击想要修改的任一个标题。此时，“样式和格式”任务窗格中的”所选文字的格式”下将显示该格式的描述;

3.在“样式和格式”任务窗格中，单击“全选”按钮（图11），则可选中文档中所有与选定内容或插入点所在文本的格式相同的文本。选中所有标题后，你就可以一次重新定义所有标题的格式，或者使用“复制”、“粘贴”命令提取文章的标题了。1.2.24 多人协作完成文档

在平时的工作中我们经常要与同事共同完成一个文档，这时就需要把自己对文档的意见提出来供大家参考，以便大家协作完成文档，这时，你可以单击“插入→批注”命令，在文档中出现一个批注条（图12），你就在批注条中输入内容，提出自己的看法和意见，而且这些内容以清晰、易读的标记在原文档的左边显示，不会遮盖原文档或影响其布局。

1.2.25 快速选取超长文本

选中需要剪切的文本，按下“Shift+Delete”组合键，可以将选中的文本剪切到剪贴板中，进而实现粘贴操作。

1.2.28 快速去掉自动编号

我们在编辑文档时，如果你在输入“一、使用方法”后，按下回车键，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“二、”字样，如果你不想使用项目编号，这个自动添加的编号就给你带来了很大的不便。其实你只要在按过回车键后，再顺手按一下“Ctrl+Z”，即换了一行，同时又将自动添加的项目编号给去掉了。

1.2.29 在多个文本框间建立链接

如果你在文档中插入了多个文本框，想把这几个文本框链接起来，可以将鼠标移到第一个文本框边缘变成十字双箭头状时，右键单击选择“创建文本框链接”命令，此时鼠标变成茶杯状，将其移到第二个文框内单击左键，就可以在这两个文本框间建立起链接。重复该操作就可以将多个文本框链接起来。多个文本框建立了链接以后，当我们向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动移至第二个文本框、第三个文本框……

1.2.30 快速移动文本

选中需要移动的文本，按住鼠标左键，将其拖到需要的位置后松开，即可快速完成对所选文本的移动操作。

1.2.31 批量使用格式刷（微软Office技巧大赛获奖作品）

一般情况下，我们是这样使用格式刷:选中需要复制的格式文字，单击格式刷按钮，然后将格式刷光标移动到所要格式化的文字位置，按鼠标左键拖曳所选范围，放开左键，实现了格式复制。要多次复制一种格式，则多次重复刚才的步骤。这样的操作非常麻烦，其实Word给我们提供了一种批量复制格式的方法:双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

1.2.32 快速选中多处不相连的文本

在Word 2002中，要选择多处不相连的文本，例如，你可以在第一段中选中一个单词并在第五段中选中一个单词，但却不选中这两个单词之间的任何单词，操作方法如下:首先选中第一处文本，然后按住Ctrl键，再选中其它各处需要选择的文本即可。

1.2.33 快速选中全部文档中重复的单词

如果在一篇文档中多次使用了相同的单词，我们想一次全部选中它，然后对它的格式进行调整，那么可以采用下面的操作方法:

1.单击“编辑→查找”命令，系统弹出“查找和替换”对话框;

2.在“查找内容”框中输入要查找的单词或词组，然后选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，并从列表中选择要进行搜索的文档部分，在此我们选择“主文档”（图14）;

3.单击“查找全部”按钮，程序就会自动选中所有相同的单词，然后单击“关闭”按钮，就可以对选中的文本格式进行修改了。

1.2.34 巧妙选择文字下方的对象

如果文字把它下方的图形、艺术字、剪贴画或图片等对象完全遮住．这时直接用鼠标单击对象时很难选中它们。不过，可以单击“视图→工具栏→绘图”命令，打开“绘图工具栏”，然后单击工具栏最左侧的“选择对象”按钮．再在要选择的对象四周拖动鼠标，这样就可以方便地选择对象了。用这个方法还可以快速选取多个对象，以便编辑。

1.2.35 快速选择文本

下面的几个方法，可以帮助我们快速选择文本，方法虽然不复杂，但却可以明显提高效率。

将鼠标移到文档的左边，鼠标变成空心箭头状，此时单击鼠标可以选定一行文字;双击则选定整个段落;按住Ctrl单击鼠标，选定全文。

如果在文档中:双击鼠标选定词组;三击鼠标选定段落。

将鼠标放在一句话（句号与句号之间）文本中任一位置，按住Ctrl键后单击鼠标左键，则选中这一句话文本。

用鼠标将光标移至文本中任意位置，按住Shift键后，再用鼠标将光标移至下一个位置单击，则会选中两处光标之间的所有文本。

1.2.36 利用F8键快速选定文本

按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状），此时可以实现以下操作:

1.按光标键，即可从光标处向四周的扩展选定文本;

2.按Home或End键，即可选定从光标至行首或尾的文本;

3.按Page Down或Page Up键，即可向下或向上选定文本;

4.第二次按F8键选定光标所在词，第三次按F8键选定光标所在句子（两个句号之间），第四次按F8键，选定光标所在段，第五次按F8键，选定整个文档。

注意:如果要进行其它操作，按Esc键取消“扩展”功能即可。

1.2.37 在多文档中快速传递文本

打开多个文档窗口，用“窗口+全部重排”命令将窗口重新排一下（即每个窗口都可见），在一个文档中选中需要移动的文本，按住鼠标左键将其直接拖到另一个文档中松开，即完成该文本的“剪切” （如果在拖放的同时按住Ctrl键，则完成文本的“复制”）。

1.2.38 选择单词中的部分字母

在Word文档中，有时可能需要选择某个英文单词的一部分，但是只要你一选定该单词的一部分，Word便自动选定整个单词及其后的空格。这是怎么回事呢?其实，这是Word提供给用户的一项智能本领。如果你不需要可将其关闭，方法如下:

1.单击“工具→选项”命令，系统弹出“选项”对话框;

2.单击“编辑”选项卡，清除“选定时自动选定整个单词”复选框，若选中该复选框，则在你选定单词的一部分时，Word将自动选定整个单词及其后的空格;

3.单击“确定”按钮。

1.2.39 创建样式奇特的水平线

在Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键入3个“-”并按下回车键即可。键入3个“_”将生成一个较粗的线。除此之外，你还可以用其它符号来生成各种线形，下面是详细的说明，要创建以下的线形，只需输入以下符号并按下回车键即可。

--- 3个连字符生成细黑线

___ 3个下划线生成粗黑线

=== 3个等号生成双细黑线

### 3个井号生成双细线中间夹一个粗黑线

*** 3个星号生成点线

~~~ 3个约等号生成波浪线

注意:以上的符号是英文半角符号。如果该技巧不能生效，请执行以下操作:从“工具”菜单中选择“自动更正”，单击“键入时自动套用格式”选项卡，选择“键入时自动应用”标题下的复选框。

1.2.40 快速删除文档中大量重复的文字

对于文档中重复出现多次的文字，如果用手工的方法来删除它，既费时又费力。我们可以单击“编辑→替换”命令，在“查找内容”框中输入要删除的文字，将“替换为”框设为空，按“替换”按钮可以逐个删除，如果按“全部替换”按钮则一次性删除所有的重复文字。

1.2.41 快速返回上次编辑的位置（微软Office技巧大赛获奖作品）

当我们需要反复修改一篇文章的时候，总希望每次打开文档时，光标能够自动定位到上次编辑的位置，这样就不用我们再来回寻找了。你可以试试下面的方法，打开文档，按“Shift+F5”快捷键，输入光标就会迅速跳到上次结束编辑工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

提示:Word可以记录键入或编辑文字的最后3个位置，在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。要进到前两次编辑的位置，继续按下“Shift+F5”快捷键，直到所需的位置。

1.2.42 给汉字标注汉语拼音（微软Office技巧大赛获奖作品）

在输入中文时可能需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难，按如下步骤操作即可:先选择需标注拼音的文字，然后单击“格式→中文版式→拼音指南”命令，出现拼音指南对话框，系统已经自动为文字加上了拼音，拼音后面的数字是声调，你可以在“拼音文字”栏中进行修改，单击“组合”和“单字”按钮可以让文字组成词组或分成单个的字，最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

1.2.43 快速插入当前的日期和时间

你可以使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间，以下就是具体的操作方法:

将光标置于需要插入日期或时间的地方，按照需要进行以下操作:

按下“Alt+Shift+D”可插入日期。

按下“Alt+Shift+T”可插入时间。

注意:在使用这些快捷键插入日期或时间时，你实际上插入了一个在Word文档打开或打印时自动更新的域。

1.2.44 自动选择段落标记

段落标记是按下Enter键结束一个段落后，Word在文档中插入的一个非打印符号。在选中“视图”菜单中的“显示段落标记”命令时，段落标记在段落尾部显示为一个弯箭头，它包含了段落格式信息。默认方式下，选中段落中的所有文本时，Word将自动选择段落标记，并默认段落格式与文本一起复制。但有时可能你仅需要复制段落中的文本而不需要其格式，那么请关闭自动选择段落标记功能，步骤如下:

1.单击“工具→选项”命令，再单击“编辑”选项卡;

2.清除“使用智能段落选择范围”复选框。该选项用来确定在选定整个段落文本时，是否自动选定段落标记。如果在剪切和粘贴段落时包含段落标记，则源文档中不会留下一个空段落，并且所选内容自动包含段落格式;

3.单击“确定”按钮。

1.2.45 从Excel表格中复制数据

从Excel向Word粘贴过数据的人都知道，如果你选中了含有数据的Excel单元格，复制到Word文档中以后，文档中显示的数据全部带有虚框。如果你只想粘贴单元格中的数据，可以使用如下方法:首先在Excel中复制选中的单元格，然后切换到Word中，单击“编辑→选择性粘贴”，在打开的对话框中选中“无格式文本”，单击“确定”按钮，粘贴至Word文档的文本即按模板默认的字体、字号等显示，倾斜、虚框等从Excel带来的格式全部消失。如果你只想粘贴Excel表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格线。

1.2.46 将特殊符号标记为索引项

对于@、＊、￥之类的特殊符号，如何将它们标记为索引项呢？方法如下:首先选定文档中的单个符号，然后单击“插入→引用→索引和目录”命令，在出现的对话框中单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，在“主索引项”框中，紧随此符号键入“;#”，最后单击“标记”按钮。编制索引时，Word将符号放在索引的开始部分。如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标志#标题之下，既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其它标题来替换它。

1.2.47 快速插入特殊字符

你是否厌倦了在文档中插入特殊字符的繁琐操作？以下是一个快速而简便的方法。

1.将光标移到你想要插入字符的位置;

2.确信数字键盘上Num Lock指示灯为点亮状态;

3.按住Alt键，并使用小键盘输入字符编码（例如大括号的编码为123），就可以插入相应的符号。

注意:这种方法要求你要记住一些常用的符号编码，要想知道具体的字符编码，请单击“插入”菜单的“符号”命令，并在出现的对话框中查找编码。

1.2.48 微调对象

我们知道在Word 2002中可以用光标控制健移动图像、艺术字或者其它一些自选图形，但是它移动的距离是否让你满意呢？是不是距离太大了？其实你可以通过对“绘图网格”的设置来确定它每次移动的距离。具体步骤如下:

1.单击“视图→工具→绘图”命令，打开绘图工具栏;

2.单击工具栏上的“绘图”按钮，选“绘图网格”，打开对话框，将水平间距和垂直间距都变为0.01厘米（具体大小可根据需要自己调整），单击“确定”按钮。再移动对象时，它就听话了。

还有一种方法就是我们可以在移动“对象”的同时按住Ctrl键，也能达到微调的目的。

1.2.49 利用书签快速定位文档中的重要内容（微软Office技巧大赛获奖作品）

当你在编辑一篇长文档时，你会发现浏览其中的某个关键部分是一件非常麻烦的事，你需要不断地移动屏幕进行寻找，尽管如此，还是经常找不着。如果你在关键部分的开头设个书签．那么一切就简单多了。操作方法如下:选择“插入→书签”命令，在弹出的“书签”对话框中输入书签的名字，单击“添加”按钮关闭对话框，一个书签就设置好了。使用时按以上步骤打开“书签”对话框，在书签名字上双击左键，即可快速定位到指定处。

1.2.50 创建自定义样式目录

1.单击要插入目录的位置;

2.指向“插入→引用→索引和目录”;

3.单击“目录”选项卡（图21）;

4.单击“选项”按钮;

5.在“有效样式”下查找应用于文档的标题样式;

6.在样式名右边的“目录级别”下键入1到9的数字，表示每种标题样式所代表的级别;

注意:如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如“标题 1”。

7.对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤5和步骤6;

8.单击“确定”;

9.若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击一种设计;

10.根据需要，选择其它与目录有关的选项。

1.2.51 使用“标记目录项”框将目录域插入文档

1.请选择要包含在目录中的第一部分文本;

2.按“Alt+Shift+O”;

3.在“级别”框中，选择级别并单击“标记”;

4.若要标记其它条目，可选择文本，单击“条目”框，再单击“标记”。添加条目结束后，请单击“关闭”;

5.单击要插入目录的位置;

6.指向“插入”菜单上的“引用”，再单击“索引和目录”;

7.单击“目录”选项卡;

8.单击“选项”按钮;

9.在“目录选项”框中，单击选择“目录项域”复选框;

10.清除“样式”和“大纲级别”复选框。