商界电邮路 中美各不同

2008年03月27日15:16
袁莉

　　张涛2002年被美国一家电信公司派回中国工作后发现，很多企业高管人士名片上印的是新浪、雅虎等个人电子邮箱地址，而不是公司电邮地址。当时他觉得有些怪，至少感觉很不正规，因为在美国，别说是大公司，即便是很小的公司也通常会用自己电子域名注册的邮箱地址。

　　现在张涛在华盛顿开了一家叫ACBridge的投资咨询公司，而他在北京的两位合伙人就很少用ACBridge的电子邮箱，多数用私人电邮。但他对此已经习以为常，见多不怪了。

　　我最近因为写这个专栏的原因接触了一些中国企业高管人士和政府官员，也注意到名片上印个人电邮信箱的特点。虽然两种做法没有孰对孰错之分，但很说明两国商务文化上的差异。

　　在美国，电子邮件是很多公司内部和商务交往的主要方式，也是美国公司做事讲究中规中矩、爱留凭证的重要体现之一。什么情况下用公司电邮信箱，公务电邮怎么写，发给哪些人，以及如何存档等都有一定之规。

　　在中国，除了外企和少数中资公司外，电子邮件在商场上扮演的角色还不那么重要。这其中的原因很多，有技术上的也有文化上的。我采访的中国人都说公司的电子邮箱不好用，有的只能在公司的电脑上收发邮件，到了家就不能用了；还有的防火墙筑得太高，经常拒收邮件；还有人需要在手机上收发邮件，但公司的电邮系统不支持这个功能。

　　中国有世界级的电信设备商华为和中兴，手机网络质量也很好。我很难想象一家中国公司如果真想要很好的电邮系统的话会做不到，而且在外企工作的中国人和在别的国家的同事用电邮的频率一样高，并没有任何抵触。
　　我想，这其中的主要原因应该是交际方式上的个人倾向和对信息技术的选择。中国人在商务活动中更看重面对面的交流。如果不见面，多数人更倾向于用手机短信和电话这类更直接、更一对一的沟通方式。

　　其实在美国商界每天都用的电话留言和电话会议在中国一直没流行起来也应该是相似的原因。两年前，北京的一个朋友家里装了电话留言。但此后一年，她从未收到过一个留言，或者更准确地说，她常会收到好几个“留言”，但都是空的，从没有人说过一句话。其实，我每天工作的很大一部分就是给人打电话留言，但一听到她的留言录音，我也会挂上电话，打她的手机。我也不知道为什么，只是觉得给她留言有点怪。

　　我想手机短信在中国的普及是高管不爱用电邮的另一个原因。因为他们既然掌握了一种有效的沟通方式，为什么还要学另一种呢？蒙牛集团创始人牛根生虽然名片上印着蒙牛的公司邮箱帐户，但他不会用电邮，而是由助理帮他收发。当他的助理需要通知一帮高管时，也会选择群发短信，而不是电邮，因为其中有些人和牛根生一样不用电邮，但人人都用短信。深圳发展银行的一位高管也对我说，虽然行里的年轻雇员和中层管理人员早就在用电邮，但很多高管是在三年前公司来了美国总裁和总经理后才开始用电邮的。如果企业领导自己不用，信息系统部门自然没有改进电邮功能的动力。

　　当然，这两个人都说，两家公司内部交流还是经常用公司电邮系统的，但人不在公司时要想查邮件就很困难。牛根生的助理说，他对外联系主要用个人邮箱的一个原因是，可以在手机上收到电邮的主题和主要内容。今年起，专用于收发无线电子邮件的黑莓手机开始在国内销售，不知道会不会有更多人因此使用商务电邮。

　　我的几位采访对象还告诉我，很多人不在名片上印商务电子邮箱也有别的原因。例如，对于频繁跳槽的人来说，用个人电邮地址能保证商业客户永远找的到你。

　　在美国，我真不记得从哪位商界人士手里接到过印有个人电子邮箱地址的名片。在这里，几乎可以说每天是呼吸着电邮工作，我甚至想象不出没有了它美国商界会怎样运行。很多公司的重大决定是通过电邮广而告之的，与商务伙伴的交流也很依赖于电邮（当然是用各自的公司邮箱帐户）。难怪很多人不坐在电脑前便生怕漏掉重要（或不那么重要）的信息，需要每隔几分钟查一下黑莓，变成黑莓上瘾者。黑莓手机也被冠以“可卡因莓”的绰号（Crackberry被评为2006年韦氏大词典年度新词）。我承认我就是个黑莓上瘾者，但因为现在不需要象做记者时那样每天追新闻，查看邮件的频率已经没有以前那么频繁了。

　　电邮在美国商界有多重要呢？我们来看一看那些在电邮上犯错误的公司和个人受到的惩罚就知道了。电邮在这里常被作为法律诉讼的重要凭据，美国证券交易委员会甚至要求上市公司对电邮进行存档。2002年底，包括高盛和摩根士丹利在内的五家证券公司，因没有妥善存档而被证交会共罚款825万美元。2006年摩根士丹利因再犯而被罚款1,500万美元。

　　近几年来，也很有几位大公司总裁因电邮里的不慎言论而栽跟头。波音公司前总裁Harry Stonecipher的去职不仅仅是因为他与一位女下属有婚外情，更重要的是因为他用公司邮箱给那位女下属写了一系列露骨的邮件。虽然到现在我们也不清楚那些邮件是怎样被发现的，但公司电邮系统受监控是众所周知的。据美国管理协会2005年对526家公司的调查显示，55%的公司都监控雇员的电邮。公司电脑和电子邮箱被视为公司财产，不受隐私法的保护。

　　但对普通人来说，电邮更多时候是一种商务工具，用得好不好对事业前途都会有影响。我在《美国人的夸奖文化》专栏里采访过的就业专家Lindsey Pollak说，人事经理们抱怨最多的事情之一是，很多年轻人申请工作时用很怪的电邮名字，显得不成熟，至少态度不够严肃。例如，Pollak的妹妹就用有自己小名Pookie的电邮地址申请工作，而从来没想过要用一个更职业化的邮箱地址。

　　Pollak自己给自己打工，很早就用自己的名字注册了电子域名和邮箱。她说：“在美国，人们常常是从一些小事上来看人的，你写电邮、电话留言、握手的方式等，都能体现你是否够职业化。而通常，电邮是你与人接触的第一渠道。”

　　我问她，如果一个人的名片上说他为某公司工作，但电邮地址又是雅虎或谷歌的，她会怎么想。她说：“我可能会怀疑他们是否有自己说的那份工作。”