偶看新闻拒绝成熟 电视剧雅酷:使用电子邮件沟通的十个要点 -
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/30 09:34:51
电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、用于出国留学的联络、亲人朋友之间的通信等，但是作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。最牛女秘书的“邮件门”事件，就是一个典型。下面是使用电子邮件沟通的十个注意事项：
1、沟通的对象问题
业务沟通中间，有主沟通对象（决策人）、辅沟通对象（执行人）、监督评估对象（审核人）等，使用电子邮件沟通时，这个规则依然没有发生变化，发送邮件之前，必须确认对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc(Cc全名为CarbonCopy，中 文译为「副本转送」）的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的“垃圾”和麻烦。
2、电子信件标题问题
电子邮件一定要注明标题(Subject)，因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。尽量掌握“一个讯息、一个主题”的原则。
3、邮件的内容设计
从写作的角度看，电子邮件载沟通中的地位，处在正式报告和非正式谈话之间。所以在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。邮件的写作内容强调决策过程的变化和自己对相关事情的建议，不需要一个完整的论证过程。
4、邮件的写作风格问题
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略，同时，避免使用太多的标点符号。我们经常会看到一些电子信件中夹杂了许多的标点符号，特别是惊叹号的使用 !!!!!。若真要强调事情，应该在用词遣字上特别强调，而不应使用太多不必要的标点符号。
5、写作中的情绪问题
邮件也是“信件”的一种，具有“白纸黑字”的特征，也许发出邮件信息会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免他日落人笑柄。
因为电子信息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。
6、情绪程度的判断问题
情绪判断标准就是在公众场所不能对他人讲的话，邮件中也不要写。在发信之前问问自己，你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗?如果答案是否定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要发出这么一份信息。千万不可以因为没看到对方的脸，就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语。切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人。
7、阅读信件时的问题
如同撰写传送邮件时须注意厘清建议与意见一般，阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。详细辨明来信到底只是表达看法、反应需求还是提出方案、鼓吹行动?如此，才能适当地回复来信
8、谨慎处理恶意中伤的邮件
互联网上的恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称之为"Flames"。对于Flames的处理要非常谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付Flames最好的方法为：忽视它！离开屏幕继续过着自己正常而理性的生活。
9、电子邮件的基本礼仪
第一次和对方联络，为减少散播病毒的风险，最好寄送纯文字格式的电子邮件，且不要在未获得对方同意之前就夹带附件。不经对方同意最好不要抄送第三人。
10、可能存在的技术问题
为确保对方能读到自己发出的讯息，撰写邮件时应特别注意传送对象考的系统的限制。当你第一次和对方联络，考虑中英文的转换，中文的不同格式，最好邮件的内容同时包括中英文，确保你的邮件能在对方的电脑上无法显示。