在水一方小提琴18把:销售团队的基础管理表格

销售团队的基础管理表格

销售团队的基础管理表格主要包括两类六个表格。销售动作类有四个表格：周期工作计划表、月度工作计划表、周工作计划表和工作日志表；市场信息类表格有两个表格：客户档案表和竞争对手信息表。本讲中主要介绍三个表格：月度工作计划表、周工作计划表和工作日志表。

图9-2  基础管理表格分类

月度工作计划表

月度工作计划表主要包括：回顾部分、事件部分、财务目标部分和特别纪要部分。

表9－1  月度工作计划表

1.回顾部分

回顾部分就是销售人员对本月情况所作的总体回顾。

（1）月度计划表的填写时间

一般来说，月度计划表的填写时间定在每月的25日左右比较合适，销售人员回顾的是从上个月的25日到本月的25日这段时间的销售工作情况。如果把表格的填写时间定在每月的最后一两天，如果出现特殊情况，表格的填写时间往往会向后拖一段时间，也许会拖到下个月的中旬，这样，月度计划表就会给人一种不完整的感觉；如果把时间定在25日，即使往后拖几天，也不至于拖到下个月，计划表基本上是完整的。一般来说，如果认真填写这张表，尤其是第一次填写，大概需要一个半小时以上的时间。有些销售人员经常抱怨填写时间太长，但是这张表格一个月仅填写一次，而且认真填写对销售人员下个月的工作有很好的指导意义。

【自检】

在你的企业里是否填写月度计划表？填写时间定在哪一天？通过学习你将如何改进？

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◆见参考答案9－2

（2）本月优点和不足

回顾部分的重点是本月优点和不足。填写优点和不足时一定要写明具体原因，原因的填写要求具体明确，不能含糊笼统。例如“我本月的销售额超过目标计划的120%”、“我本月的优点是访问客户量达到45个，比上个月多了20个”等等，这样的填写就是明确具体的。在填写本月优点时，有的销售人员喜欢填写诸如“我本月的优点是工作积极努力”、“我本月的优点就是服从管理”之类的话，这是毫无意义的。

（3）考核达成

考核达成是要求销售人员填写销售指标的完成情况，在这个栏目中务必要写清楚指标完成情况的原因。分析原因有助于销售人员对自己业务完成情况进行梳理，有助于不断提高自己的业务水平。有的销售人员“丢了”销售单后，从来不去思考其中的原因；有的销售人员发现本月的销售额超过了50%，心里盲目的乐观，其实有几张销售单公司已经努力几个月了，本月正好是回收期，本月销售业绩超额并不是销售人员本月努力的结果，如果要求销售人员每月填写原因，销售人员就不会盲目的乐观或悲观了。有些销售人员对本月未完成任务的原因非常清楚，但在填写表格时，决不会填写自己上月太懒惰，往往会找各种借口来搪塞。销售经理要求销售人员每月填写原因，至少有助于他们去进行认真的思考。

2.事件部分

（1）下月大事

下月大事实际上是下月的三个目标。这里的目标不是指财务指标，而是销售人员在工作上要做的三件事情。例如销售人员下月要全面整理客户档案；要走访以前曾经买过设备的所有老客户；在这个地区有三个处长，都是在下个月过生日，销售人员要想一个办法使他们的生日过得非常难忘。财务指标是指具体的财务分配指标，例如下个月要完成多少销售额。

（2）每周大事

每周大事这栏一共分成五周，要求每周至少填写一个确定的目标，每月的工作任务要落实到具体的每一周。例如下月有三件事：整理客户档案、拜访客户和市场调查。第一周安排整理客户档案，第二周拜访客户，后三周分别在三个不同的区域进行市场调查。

3.特别纪要部分

在特别纪要部分，销售人员主要填写所发现的问题、原因分析、对策思考和提请支持。例如销售人员发现市场上竞争对手现在都在降价，于是对降价问题分析具体原因，并作出思考对策，若自己实在无法应对，则可向销售经理或公司提请支持。

周工作计划表

周工作计划表主要包括本周大事、每天填写内容和财务考核达成。

表9－2  周工作计划表

1.周工作计划表的准确率

周工作计划表的准确率比月度计划高得多，月度工作计划表往往会产生偏差。月度工作计划表平均偏差将近50%，尤其是财务指标的完成偏差更高，而周工作计划表的偏差大概是20%。

2.本周大事的两个目标

本周大事主要是写两个目标，这两个目标不是财务指标，而是销售人员要做的两件事情。例如拜访一位客户，或者写关键的建议书，或者约某位技术工程师到客户那儿去做产品展示。

3.每天填写内容

每天填写内容只写与工作相关的内容。月度工作计划要体现在周计划工作表里，每周的工作任务要分解到每天。例如一个月要完成200万元的销售业绩，每周平均要完成50万元的业绩，每天至少要完成7万元左右的业绩才行。

周工作计划表要求在每周五的下午填好，周工作计划表和月度工作计划表都需要上级经理部门签字。如果一些销售人员经常出差，每周工作计划表可以通过传真或电子邮件的方式来填写。

工作日志表

工作日志表就是销售人员一天的工作记录。工作日志表要求在每天下班之前填好。工作日志表的填写要注意如下问题：

表9－3  工作日志表

1.注意时间的连续性

要注意时间的连续性，同时注意只填写与工作相关的内容。例如北京经常堵车，交通成本很大，销售人员的很多时间都花在路上，如果只要求工作日志表的时间连贯，就会促使销售人员苦苦的回忆自己每时每刻在忙些什么，那么有些时间就是无法回忆起来，因此，填写的时间一定要与工作有关。

2.按销售模式体现精度

工作日志表不要作硬性的安排。以效能为导向的销售队伍，每天办好一两件事情就可以了，其他事情都是支持性的工作，没有必要每天填写工作日志表，工作日志表能保证抽查就可以了，这是精度上的要求；如果是以效率为导向的销售队伍，要求每天必检，保证达到每天的工作量。

3.备注纪要体现了销售人员的认真程度

工作日志表最后有一个备注纪要栏目，可以体现销售人员的认真程度，销售经理在审阅时也要认真留意。另外，还要注意跟进工作是否适合。

三张工作表的内在联系

月度工作计划表、周工作计划表和工作日志表这三张工作表之间有一定内在的联系。

◆月度工作计划表是宏观把握，周工作计划表是控制要点，工作日志表是作为个人工作绩效分析的依据。以效能为导向的销售队伍，周工作计划表一般是销售经理控制要点。以效率为导向的销售队伍，周工作计划表是“龙头”，工作日志表是控制要点。

◆除非有特殊情况，每月五周的财务业绩分解应当充满月度财务计划。例如本月的财务业绩是200万元，每周的财务业绩就要将近50万元。

◆月度工作计划表中强调的目标应当在周工作计划表里有充分体现。例如月度工作计划表里提到要拜访老客户，这项任务就一定要在周工作计划表中体现出来。如果在周工作计划表中没有提到寻访老客户的事情，就说明销售人员在填写时不认真，或者周工作计划表没有参考月度工作计划表。

◆月度工作计划表中的每周大事应当与周工作计划表相对应。

◆周工作计划表中的大事应当与工作日志表相对应。例如计划本周要整理客户档案，在工作日志表中就应该有所体现。

◆工作日志表中的跟进工作应当与相应的周或月度工作计划相对应。

◆工作日志表中的变化要与客户资料相对应。

总之，月度工作计划表就像一颗“螺丝帽”，周工作计划表是“螺丝帽”往下拧了几圈，到工作日志表时，“螺丝帽”就拧到底了。

监控客户的进程

1.多点接触

如果是一名关键的大客户，至少3个方面要接触：

◆销售经理要去与关键客户接触。对关键客户的管理，不能让一线的销售人员完全大包大揽，销售经理也要在关键的时候介入。

◆相关的技术部门和相关的支持部门要与关键客户进行接触。

◆相关的财务部门或者物流部门要与客户有一定的接触。这些部门与关键客户接触的目的是从客户的收款和物流方面进行监控。另外，如果后期出现账款问题，财务部可以积极地配合，甚至承担相应责任。

销售人员和公司里其他成员与关键客户进行多点接触，会使客户感到接触是整家公司，而不是某个人。只是某一个人的接触很容易产生失误而造成客户的流失。

2.把握进程

销售经理要想“绑住”大客户，就必须把握进程。例如以效能为导向的销售模式，初期接触这个阶段项目可能比较多，如果实在是很忙，可以先放到一边；到第二个阶段方案展示时，项目数量就应该减少，可能减少一半，甚至减少得更多。在这个阶段，销售经理必须介入，要了解这个客户的情况，要充分关注销售单；第三个阶段，这是议价、招投标或出单运作阶段，销售经理更应该关注，至少应该从态势上表现出非常关注，这样会使销售人员感觉到客户已经浮出水面了。此时，如果销售人员离开，销售经理也能够很快的把客户接过来，然后交给另外的销售人员去做。

3.建立客户档案

无论公司大小，都可以运用一些基本的客户管理软件，例如ＣＲＭ软件，输入客户的信息，对客户档案进行管理，管理客户档案对客户流失也会起到很好的制约作用。

【自检】

不少公司曾出现销售人员带走客户的现象，请问这种现象应该如何有效避免？

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◆见参考答案9－3

【本讲总结】

管理表格是有效控制销售人员的第三把”钢钩”。注意管理表格的设计要点：简洁清晰、具有承上启下的延续性、具有是否真实的可查性、可指导发现问题并做修正。注意填写和审阅月度工作计划表、周工作计划表和工作日志表这3张工作表以及三者之间的内在联系。要避免销售人员带走客户的现象，就必须对客户多进行接触，把握工作方案的进程，建立客户档案。

【心得体会】

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