浪客剑心 宵里山在哪儿:论ERP在销售、采购和成本管理环节的重要性

1  ERP在销售环节中的重要性

    1.1 有利于客户管理

    ERP系统包括客户管理模块、新产品开发管理、产品报价、订单与供货合同管理、发货管理、函电管理、统计销售及市场信息查询等功能模块。这些功能模块加快了企业内部信息的传递速度，提高了信息的准确性和有效性。在一个ERP系统中平均要记录30 000个供应商和用户的信息，而且在该系统中每种产品的编码是唯一的，每个客户的编码也是唯一的。不同的公司根据不同的编码，其价格管理和信息维护也都是分别进行的，在这种垂直式的信息管理模式下，销售价格管理十分清晰，不会出现客户折扣点混淆的问题。据调查，很多上市公司在引入了ERP系统后，与客户谈判所用的时间大大缩短，如Par lndusrtries公司在引入ERP系统后。与客户谈判所用的时间由原来的6周缩短到2周。产品正点发货率从80％提高到90％。

    1.2 有利于市场区域分析

    ERP系统是一个集信息流、物流和资金流于一身的系统，功能模块之间都是紧密衔接的，每个企业在系统上线前都会经过一个相当长的用户信息收集和整理的阶段，要记录包括客户名称、地址、工商注册和税务登记证件号在内的一系列用户信息。不但清理了原有客户管理系统中的重复冗余数据。还可以将用户的划分变得更加具体。为了方便对不同的销售区域进行分析，我们可以通过ERP系统将用户按区域划分为不同的类型，为销售数据分析提供更为便捷的条件和更为充足的空间。日本富士公司在引入了ERP系统后。报价准备时间由原来的20天缩短到2天。IBM存储产品公司在引入ERP系统后，从接收订单时开始算起的信用检查时间从原来的15分钟变为现在的立即可得。

    1.3 有利于退货分析

    作为销售企业，让用户满意是企业的宗旨。但是“众口难调”，客户拿到产品后要求退货的事情也是经常发生的。精确核算客户的退货数量、退货折扣。将花费大量的时间与人力。客户不满意意味着企业的产品有问题，我们必须要知道问题集中在哪里才能进行改进。在传统的管理模式下可能需要企业对要求退货的客户进行一一走访，了解退货的原因，然后进行汇总、总结，提出方案，最后进行改进。但是在ERP系统下，可以精确地分批次核算退货的不同折扣。减少人为失误，保护企业利益。可以通过客户反馈模块，让客户把对产品的意见输入系统内部，然后由系统进行分类汇总，使关键问题一目了然，提高了企业退货管理的效率。同时，根据反馈的信息和数据可以明确企业管理改善的方向，为加强企业内部管理提供更有效的数据资料，减少公司不良成本。有利于企业实现精细化管理。对于图书、期刊等退货量较大的行业是一个有效的管理手段，严格控制退货量，同时能对图书、期刊的发行提供市场分析资料，有效降低成本。

    1.4 可方便配比结转销售成本

    配比结转销售成本一直都是企业销售环节财务处理的重点和难点，因为其中涵盖了大量的烦琐的成本支出项目。但是在ERP系统中只要通过订单的合同号。系统就可以自动提取该笔交易的销售收入和销售成本的数据，其中如合同金额调整、折扣、免运费、补发货物、免费赠送的细节也会一一记录在内。涉及出口退税的业务，系统也会自动将其销售成本计入销售成本之中。可以说这种智能化的管理在解放了大量手工劳动的同时，也大大提高了销售成本结算的准确性和有效性。

2 ERP在采购环境的重要性

    2.1 供应商的选择

    企业采购时供应商的选择往往是最令企业头疼的问题。在质量相当的前提下。供应商的信誉和给出的供货价格是最主要的选择标准。在茫茫商海中想要选择价格最低，服务最优的供应商如同大海捞针一般困难。但是在ERP系统下，供应商的选择将不是难题。企业可以通过ERP系统建立起供应商档案，每个供应商都要有唯一的编码。档案中要对供应商所提供产品的编码、名称、单价和质量等信息进行精确描述，并对商家的价格和信誉给出综合的评价，这样一来企业就可以在平台上实现请购比价，然后系统会在供应商档案库中为企业选择合适的供应商。在ERP系统的管理下，供应链的成本会大大降低，为企业建立起有效的竞争机制。

    2.2 暂估价格与发票价格的结算处理

    暂估价与发票价格结算的差异往往是导致采购成本结算失误的重要原因。在ERP系统中，这种失误可以完全避免。ERPR／3系统中为采购增设了独立的结算模块。并且为了避免上述失误的发生，该系统中加设了二次结算功能，即一次结算以暂估价格结算，待到货物入库时按照发票价格进行第二次结算，使企业采购业务的整体结算流程得到有效管理，对采购成本的反映也更加明确。

    2.3 价格与质量的分析

    采购环节最重要的就是“货比三家”。最重要是3个因素是质量、价格和物流成本。可以通过不同的组合来优化采购方案。当然具体方案的制订还要以企业的采购计划为依据。一般来说选择商品，在质量一定的情况下要选择价格最低的。在价格一定的情况下要选择质量最高的。最后要考虑物流费用的问题，这是企业采购的最基本原则。具体的选择以企业采购的侧重点为准。ERP系统会根据企业的侧重点为企业选择最具性价比的产品，并会从质量差异和价格差异等方面做出详细而直观的分析对比，为采购决策提供有效的依据。

    2.4 方便提供纳税与稽查凭证

    企业一旦启用ERP系统，采购与财务之间的衔接便可实现，请购一旦生成，在ERP内部就会形成相应的订单备份，并在核对入库时予以确认。这种订单信息是有权限设定不可随意更改的。也就是说企业的每一笔采购支出都会真真切切地记录在ERP系统之内，需要调用数据时只需输入采购单号即可获取相应的信息，为凭证稽查和税务征收提供了有效的证明材料。在ERP系统的管理下，账物不符的情况基本不会发生。稽查工作的工作量大大减少，效率也得到大幅提高。

3 ERP在成本管理中的重要性

    3.1 合理分配半成品

    半成品的分配直接关系到企业的生产成本、库存成本和资金周转速度，如果处理不好很可能影响到企业的生产计划。ERP对半成品管理的特点就是按时间段对其进行实时跟踪，对其状态、需求量、可使用量和库存价值进行管理和分析。在系统中可将半成品分为3类：一类是有再加工价值的半成品；第二类是不确定是否有加工价值的半成品；第三类是因破损等原因而失去加工价值的半成品。具体来说，第一类半成品是企业保持持续生产或是由供货需求时，有必要进行深加工的半成品，在接到订单后，系统会根据订单要求估算出半成品的实际用量，并在系统中将这部分半成品由库存调拨到车间。第二类半成品是指有销售市场，但是没有订单或是因销路不明确而没有进行深入加工的半成品。系统会根据市场对该类成品的需求量来估算企业对这种半成品的库存量，以免过度积压给企业带来库存风险。第三类半成品属于没有库存价值的半成品，这类半成品要及时处理，可以进行销售，也可以改造成为原材料进行二次生产，系统会对这部分半成品进行定期清仓，减少其对库存量的占用，降低库存成本，加速资金运转。康宁公司、Valenite公司在引入ERP系统后库存量明显减少。Par Indusrtries公司的库存配件减少了60％以上，联想集团因为库存周转加速而节省了近1，2亿元的成本。

    3.2 科学的成本原因分析

    导致实际成本与预算成本之间产生差异的原因有很多，既可能源于生产阶段和销售阶段，也可能源商品流通阶段。想要追溯成本差异的原因是相当困难的。但是在ERP系统中，对所有的商品从订单开始，到生产、销售、流通和售后等环节都是全程跟踪的，其中对各阶段发生的费用也有详细的记载，所以在分析成本差异产生的原因时，只需根据指定编号进行查询，所有数据便可列收眼底。而且在ERP系统中设有用于计算和分析成本差异的子程序，即通过公式计算结果就可以对比出实际成本与预算成本之间差异产生的原因，清楚地了解在哪个环节上出现了问题。微软公司在引入了ERP系统后。在设备折旧方面进行了改革。并从中节省资金200万美元，每年从供应商的提前付款折扣中获得1 400万美元。

4 结论

    综上所述，ERP所涉及的几个环节与大多数企业息息相关，ERP系统在企业生产经营的各重要环节均发挥了相当大的作用。对企业管理来说意义重大。所以，启用ERP系统对与现代企业来说非常重要。ERP是企业降低成本，提高工作效率和管理质量的有效手段。