大航海时代5黑海4遗迹:RSS源 Microsoft Outlook 2007帮你快速获取和组织信息

简单、易用的RSS源，使相关的信息唾手可得
轻松共享信息，将电子邮件发送至OneNote用户
OneNote和Outlook巧妙结合，帮你跟踪重要任务

司马浩天教官现就职于美国科迪亚公司，任亚太区销售总监。他是公司中国办事处的第一任负责人，任职期间开拓了一个全新的中国市场。司马教官认为，在日常工作中，Office办公软件，无论是Outlook 、Excel还是Word，都为他今天的成就立下了汗马功劳。在此，他将带领大家一道从Office 2007的各种实用技巧中受益。

作为一名销售工作人员，常常面临过多的工作信息和大量的具体事务，今天我们要共同探讨如何使用Microsoft Office 2007提供的强大支持工具，来快速获取和组织信息，帮助我们处理日常繁杂的工作。 在繁忙的一天中，你需要不断地获取最新的信息，以便协调公司的各项业务，所以大量的事情在等着你去处理：
你已经习惯经常去某些网站看看，从中查找相关的资料； 某些网站上张贴了有关你公司的产品信息，你需要了解最新的潜在客户信息； 你需要将客户发来的邮件进行一系列处理，以便答复客户与跟踪重要的项目任务； ……
利用全新的Microsoft Office 2007支持工具，可以帮助你通过最简单的工作方式来迅速处理以上的工作：
订阅你所经常访问的网站的RSS源，帮助你始终获取其最新的信息； 你可以在Microsoft Outlook 2007中快速获得客户给你发来的订货单邮件； 对一些重要邮件进行特殊的处理与标记，以便动态跟踪其当前的工作任务； ……

如果你需要不断地从不同网站上获得最新的IT技术消息，例如，最新软件热点新闻、软件的故障诊断与技术支持、最受欢迎的下载资源等等，那么你需要记住这些经常访问的网站，才能看到这些信息。事实上，如果你在Microsoft Outlook 2007中添加了这些网站的RSS源，你就可以自动接收最新的IT技术信息了。
在Outlook 2007中添加RSS源的具体步骤如下：
1) 执行菜单栏中的【工具】|【帐户设置】命令，打开“帐户设置”对话框的“RSS源”选项卡，如图1所示。
图1 “账户设置”对话框
2) 在“RSS源”选项卡中单击【新建】按钮，打开“新建RSS源”对话框，并输入经常访问的网站的RSS源地址。输入完成以后，单击【添加】按钮，在随后打开的“RSS源选项”对话框中，对RSS源的名称、下载方式等进行设置，如图2所示。
图2 添加RSS源
3) 单击【确定】按钮，完成RSS源的添加过程。关闭Outlook的“账户设置”对话框后，此时，你便可以在Outlook界面的“RSS源”文件夹中查看来自多个网站的最新IT技术信息，如图3所示。RSS会将内容摘要传递给你，你可以通过单击链接来决定要阅读哪些特定的文章。
图3 利用Outlook提供的RSS聚合器查看来自多个网站的内容
此外，你还可以将RSS源共享给其他的同事。在Outlook 2007的RSS源文件夹中，选择要共享的RSS源（例如，中国-简体中文），然后执行菜单栏中的【动作】|【共享此源】命令，在随后打开的“RSS源-共享”邮件窗口中选择收件人，然后直接发送即可。当其他同事收到你发送过来的共享RSS源邮件后，只需单击【添加此RSS源】按钮（如图4所示），即可将该源添加到自己的RSS源中了。
图4 共享他人发送的RSS源


你可能每天都会面对批量的订货单邮件，你并不希望错过任何一个客户的订货单，但是处理大量的邮件可能会使你力不从心。事实上，在Microsoft Outlook 2007中，你只需轻松单击一下鼠标就可以将指定的电子邮件发送给Microsoft OneNote 2007用户了，OneNote用户会更加有效地协调你来轻松处理这些邮件。
打开一封指定的电子邮件，在邮件窗口的功能区中单击“邮件”选项卡，接着单击“OneNote”功能组中的“发送至OneNote”按钮，该邮件的内容及附件将直接发送至OneNote中，如图5所示。
图5 将指定的电子邮件发送至Microsoft OneNote 2007中


Microsoft OneNote 2007是一种数字笔记本，它提供了一种灵活的方式，将文本内容、图片、数字手写笔记、声音和影片，甚至是来自其他Office办公软件的信息收集起来集中地进行管理。例如：在如图5所示的OneNote中，对来自Outlook的订货单邮件内容创建任务并进行笔记标记，以便与Outlook任务同步更新，从而帮助你更加高效地管理与跟踪重要的事项，其操作步骤如下：
1) 在如图5所示的OneNote中，将鼠标定位在“货运的方式”文本之前，然后单击“常用”工具栏上的【任务】按钮，在其下拉列表中单击【今天】命令，插入一个今天需要确定的Outlook任务标志（红色的旗帜）。同样，可以为其他事项创建不同时期的Outlook任务，如图6所示。如果某项任务已经完成，只需单击红色的旗帜，将该任务标记为完成，与此同时，你就可以在Outlook中动态跟踪该项任务的状态了。
图6 在OneNote中创建Outlook任务
2) 如果希望设置更多的任务细节，则可以在“任务”下拉列表中，单击【在Outlook中打开任务】命令，打开Outlook的任务窗口（如图7所示），在此可以设置各项任务的开始与截止时间、状态、优先级、完成率、提醒等等。
图7 在Outlook中打开任务
3) 此外，你还可以对各项任务进行笔记标记，单击“常用”工具栏上的【标记】按钮，在其下拉列表中可以为不同的任务选择不同的标记符号，例如，为“货运的方式”选择“重要”的星形笔记标记，为“确定什么时候可以发货”选择“待办事项”笔记标记等等，从而帮助你更加直观地跟踪这些任务的状态，如图8所示。
图8 利用“笔记标记”跟踪重要任务