偶看新闻昌茂澳洲园1楼出租:关于在平煤集团财务系统实施办公自动化的方案
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/29 06:15:18
关于在平煤集团财务系统实施办公自动化的方案
平煤集团计算机通讯分公司 张长松 张后军 王华
摘要:根据平煤集团公司信息化建设步伐的加快,办公条件的改善,高效率的办公越来越离不开信息化,建设平煤财务系统办公自动化信息平台迫在眉睫.结合集团公司目前实际情况,本文提出在文件传达、会议通知、文档传送等办公方式的解决方法,以提高工作效率,在财务系统具有借鉴意义.
关键词:财务 自动化 实施
我国在Internet/Intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术保证，同时也预示着网络化办公时代的来临。办公实际上是通过企业内部人与人、人与部门、部门与部门之间的信息收集、积累、组织、分类、共享、传播等行为的协调，实现企业整体目标的过程，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接实现。作为新经济时代的电子化办公，整个信息还是应该在一个流畅、便捷的电子化平台上流动，实施办公自动化OA系统，目前可以说是最科学最明智的选择，尤其是存在多个基层分支机构的大型集团公司，其信息如何与上级主管部门同步，上级主管部门如何统筹调配资源，如何对经营数据进行有效分析，使决策在及时准确的信息基础上更胜一筹，比较好的解决方案就是实行办公自动化。
为了充分利用平煤集团公司现有网络资源，提高公司办公效率，降低管理成本，实现各基层单位、各部门、各岗位、各员工的协同工作，快速有效地处理集团公司的各种工作，计算机通讯分公司于2002年下半年与中科软公司联合开发了平煤集团公司办公自动化系统，并与2002年9月18日下发了《关于推广应用平煤办公自动化系统的通知》，成立了集团公司办公自动化系统（以下简称OA系统）应用推广工作领导小组。
（左图为网络办公模式示意图）
平煤集团办公自动化系统能够实现信息共享、信息管理、数据传递、个人事务管理、业务交流、短信服务、日程安排、信息申请发布、公文流转、公文归档管理、会议管理、辅助管理等多种功能。能够实现远程办公和移动办公，信息资源共享和信息的快速检索，实现上下级单位、同级单位和单位内部各种信息的上传下达，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，提高工作效率和决策效率。
在很多单位，已经有大量的数字化信息已经以Office文档的形式存放在每个人的电脑或文件服务器上，所以建立一套完整、有效、方便和持续的机制把这些Office文档管理、组织以及进行安全地交流共享具有非常重要的意义。
2002年12月，计算机通讯分公司率先开始使用OA系统，下级向上级汇报工作、各部门之间交流信息和传递文档、公司发布通知、发布电子公文、工作安排、下载凭单等多种业务全部通过OA系统来进行，极大地提高了工作效率，大幅度降低了办公费用的开支。在试运行的过程中，又对系统进行了全面的测试和改进，使OA系统的功能日渐完善和人性化。系统的日臻成熟为办公自动化的推广打下了扎实的基础。2003年4月1日起，集团公司办公室系统正式进入使用阶段，结束了以往繁琐的行政事务通知的历史。
本着先易后难、点线结合的推广步骤，同时借鉴集团公司行政办公室系统的推广经验，我们认为在财务系统推广使用OA系统势在必行。推广财务办公自动化，便于财务主管领导进行业务管理和经营决策；实现基层单位快速查询有关信息和资料；使基层单位足不出户既可方便快捷地上传各种报表，切实提高工作效率和管理水平；降低报表的纸张消耗，大幅度降低办公费用和矿厂传送报表的人员往来；财务管理部门可根据基层单位报送的报表，进行初步帐目审核；审计部门可以通过OA系统完成远程审计的部分工作。
目前集团公司使用的财务报表系统还停留在十年前的DOS环境下，不能够实现数据的传递、电子文档保存不方便、历史资料查询不方便；其次有保存管理成本费用高等诸多问题。在信息时代的今天，这种方式远远不能适应财务电子化、网络化的步伐，不符合信息社会飞速发展的需要。同时， 企业办公手段的落后也在一定程度上影响了集团公司的形象。
实施办公自动化以后，财务报表系统将由现在的DOS系统改为用OFFICE套件编辑后上传（报表采用EXCEL格式），凡需在集团公司范围内统一格式的各种报表、表格、单据等均由财务处统一制定格式，发布在财务处主页上，基层单位无须自行制作报表，均可直接调用已制定好的相应表格，编辑报表后上传。如：应收应付款明细表、资金申请表等。
根据集团公司实际情况，初步设想如下：建立财务处网站，内部办公网作为其中一个栏目链接，集内部网站建设、企业管理功能于一体，满足本地化、自动化办公需求。以OA系统实现数据报表远程传送、内部信息交流、公文的审批流转等，以网站实现涉密数据的存储和查询，系统管理员定期将集团公司的报表资料等整理分类后传至网站的相应栏目中，并提供安全可靠的权限管理功能，只有被系统管理员授权的用户才能使用本系统中相应被授权的部分。
一、应用环境的建立
1、建立集团公司财务处站点，财务处有自己的OA主页，由财务处进行信息规划，由系统管理员进行管理和维护；
2、在财务系统设置如下几种角色：集团公司总会计师、财务处处长、财务处副处长、财务系统管理员、财务处各科科长、财务处各科科员、各基层单位总会计师、财务科长、主管会计（兼本单位管理员）。
3、建立财务系统下发链，以方便下发资料和便于管理的原则来建立财务系统特有的下发链（见图四），每个基层单位在本系统内至少具有三个以上的用户，并确定由基层单位主管会计负责定时接收上级财务部门传达的信息和重要通知等。各基层单位用户之间也可以灵活使用这个下发链进行事务通知和业务交流。
二、财务处主页面上的信息规划和管理
（一） 信息规划
OA系统主页上的四项根目录为可改的，实施单位可以根据实际情况定义自己的根目录名称。对于财务处OA主页，应本着科学分类、合理布局、覆盖面广的原则规划信息库。
新闻动态区：由系统管理员发布财务系会议通知、重要事务、新闻等信息；
企业资料区：建议设置与财务管理有关的资料，包括法律法规、财务管理制度、管理规范、规定、平煤集团内部有关管理制度等，力求全面、准确和系统，为基层单位提供尽可能全面的各种业务参考资料，充分发挥专业信息库的功能和作用。
业务信息区：要灵活运用OA系统，真正使之成为日常业务交流的应用平台。发布集团公司重要公文、财务系统公文、公布财务系统内的重要事项、学习资料、评选表彰、开辟论文区发布，将财务系统的优秀论文发布在主页上；此外还可以针对某一主题展开讨论，用户均可以发布言论并实现信息共享；
公共信息区：设置分类报表栏目，为基层单位提供各种统一格式的报表表格下载；为用户提供内部人员联系方式；提供相关工具；放置OA操作说明等公共类信息。
其他：利用滚动公告发布通知、提示等内容；利用网上调查功能开展特定主题的网上调查等；利用系统中的栏目定制和站点导航功能，实现业务联系密切单位的网站链接。
（二） 建立管理制度，规范信息库管理
为确保办公自动化系统高效、畅通、安全的运行，同时考虑到财务系统的资料具有特殊性和安全性的特点，还需要建立制度来保证信息管理的规范，应及时建立起相应的规章制度并设置各岗位规范，（如《财务系统管理员工作职责》、《主页信息发布制度》、《信息安全管理制度》、《基层单位管理员工作职责》、《信息发布格式》等），以完善的制度来管理，确保报表和资料的安全，保障系统规范运行；对各类信息，其内容、数据是否可以公开，系统管理员要从源头上严格把关；内部文件、各类信息未经主管领导同意，不得发布。
三、 报表的审批和流转
在OA系统中，公文可以实现审批过程和流转过程（归档、下发、移交），而我们可以灵活运用流程管理功能，把公文的概念扩大化，将报表审批的业务也设计成为一种流程，制作报表审批模板，实现报表审批。发起人在定义流程的步骤时可以直接调用已制定好的基础模板，也可以根据具体情况在基础模板的基础上自定义流程模板。
以制作的模板为例，发起人的报表进入流程，首先由角色“会计”对该报表进行审批，审批结束后即自动流转到审批人员“科室负责人”，然后由该人员进行审批，审批后该流程就正式结束。公文被返回到发起人方，发起人可以看到各审批节点的意见，然后根据批示意见对本单位的报表进行修改（见图五：财务报表审批流程模板〈举例〉）。
在OA系统中，除运用便笺进行日常工作汇报、业务交流以外，还可利用便笺进行报表的报送审批和意见反馈：报送单位将报表以附件形式传送给上级管理人员，管理人员审批后仍以便笺形式返回给报送单位。
四、落实到人，明确责任
1、集团公司总会计师、财务处处长、财务处副处长：负责系统中业务审批，接收信息、参考决策；
2、财务系统管理员：负责财务处站点使用环境的搭建、财务系统主页的维护、主页信息管理和维护、统一设计电子报表模板、同时负责财务处网站的信息维护和管理；
3、基层单位总会计师、财务科长、主管会计：向上级主管领导汇报工作，与平行单位的用户之间进行业务交流和信息传递。
4、基层单位信息员：负责定期向财务处主页上传报表和相关信息。
五、财务数据的安全保密
建立财务处网站，只有被系统管理员授权的用户才能使用本系统中相应被授权的部分，以确保资料的安全和稳定。企业经营数据属于企业的商业机密，为确保财务信息的安全，我们将OA系统和财务系统网站结合运用，发挥各自的长处。系统管理员定期将财务信息分类后传到财务网站相应栏目中，供用户查询。OA系统和财务处网站结合使用，可以扬长避短，既实现了财务系统的现代化管理和工作方式的变革，同时也兼顾了企业经营资料的安全问题。
六、经济效益分析
根据目前集团公司的情况，全民单位有74家，集体单位有165家。每年、季、月都要向财务处上报财务会计报表，少则两三套，多则六七套。还有各类文件和公函的下发、会计基础规范资料的上报、会计人员业绩考核资料的上报等等。据测算，目前一个基层单位报送财务会计报表平均每月需要消耗各种办公用品费用约300元，实行办公自动化以后，能够从根本上降低办公成本，提高工作效率，仅报表一项，每年即可为集团公司节约办公费用80万元。据测算，整个系统运行后，可为集团公司财务系统单位节约办公费用150万元。
七、该方案的优越性
该方案比传统的工作方式具有不可比拟的优越性：
（1）传输网络化：信息的瞬时传送使工作效率大大提高；
（2）及时周全的办公提醒：用户一旦登录OA系统，所需处理的事务便尽在眼前；使用者可以根据接收的各种信息及时作出决策；
（3）实现移动办公和远程办公；
（4）采用计算机管理和分发电子文档报表，对报表数据采用集中处理、分级存储、按需索取，实现了在线海量存储数据。安全可靠、方便快捷，可建立快速、准确、高效的财务业务流程，实现真正意义上的无纸化办公；
（5）信息资源化：企业整体绩效表现的明晰浏览，历史资料网上查询，各基层单位可通过网络查询上级主管部门发布的公共信息及共享的其他资源，了解公司的动态，加强基层单位之间的信息交流，实现各单位协同运作，
（6）决策科学化，提高决策效率；
（7）降低办公费用，降低管理成本；
（8）提升管理质量，使企业从彼此独立被动的管理模式转向一体化、信息共享的统一管理模式；
（9）树立企业良好形象，同时也提高了社会效益。
综上所述，当前实行办公自动化是适应企业发展的需要、逐步实现企业管理现代化、提升企业形象、实行集团公司信息化建设的关键步骤。作为国家特大型企业，我们平煤集团应当率先在煤炭行业实行办公自动化，以点线结合的方式稳步推进，逐步构建集团公司的办公网络，为企业的可持续发展和现代化管理奠定良好的基础。
图一：OA系统办公区主要功能
图二：平煤计算机通讯分公司的OA系统主页
图三：个人办公区页面
图四：财务系统下发链
平煤集团计算机通讯分公司 张长松 张后军 王华
摘要:根据平煤集团公司信息化建设步伐的加快,办公条件的改善,高效率的办公越来越离不开信息化,建设平煤财务系统办公自动化信息平台迫在眉睫.结合集团公司目前实际情况,本文提出在文件传达、会议通知、文档传送等办公方式的解决方法,以提高工作效率,在财务系统具有借鉴意义.
关键词:财务 自动化 实施
我国在Internet/Intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术保证，同时也预示着网络化办公时代的来临。办公实际上是通过企业内部人与人、人与部门、部门与部门之间的信息收集、积累、组织、分类、共享、传播等行为的协调，实现企业整体目标的过程，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接实现。作为新经济时代的电子化办公，整个信息还是应该在一个流畅、便捷的电子化平台上流动，实施办公自动化OA系统，目前可以说是最科学最明智的选择，尤其是存在多个基层分支机构的大型集团公司，其信息如何与上级主管部门同步，上级主管部门如何统筹调配资源，如何对经营数据进行有效分析，使决策在及时准确的信息基础上更胜一筹，比较好的解决方案就是实行办公自动化。
为了充分利用平煤集团公司现有网络资源，提高公司办公效率，降低管理成本，实现各基层单位、各部门、各岗位、各员工的协同工作，快速有效地处理集团公司的各种工作，计算机通讯分公司于2002年下半年与中科软公司联合开发了平煤集团公司办公自动化系统，并与2002年9月18日下发了《关于推广应用平煤办公自动化系统的通知》，成立了集团公司办公自动化系统（以下简称OA系统）应用推广工作领导小组。
（左图为网络办公模式示意图）平煤集团办公自动化系统能够实现信息共享、信息管理、数据传递、个人事务管理、业务交流、短信服务、日程安排、信息申请发布、公文流转、公文归档管理、会议管理、辅助管理等多种功能。能够实现远程办公和移动办公，信息资源共享和信息的快速检索，实现上下级单位、同级单位和单位内部各种信息的上传下达，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，提高工作效率和决策效率。
在很多单位，已经有大量的数字化信息已经以Office文档的形式存放在每个人的电脑或文件服务器上，所以建立一套完整、有效、方便和持续的机制把这些Office文档管理、组织以及进行安全地交流共享具有非常重要的意义。
2002年12月，计算机通讯分公司率先开始使用OA系统，下级向上级汇报工作、各部门之间交流信息和传递文档、公司发布通知、发布电子公文、工作安排、下载凭单等多种业务全部通过OA系统来进行，极大地提高了工作效率，大幅度降低了办公费用的开支。在试运行的过程中，又对系统进行了全面的测试和改进，使OA系统的功能日渐完善和人性化。系统的日臻成熟为办公自动化的推广打下了扎实的基础。2003年4月1日起，集团公司办公室系统正式进入使用阶段，结束了以往繁琐的行政事务通知的历史。
本着先易后难、点线结合的推广步骤，同时借鉴集团公司行政办公室系统的推广经验，我们认为在财务系统推广使用OA系统势在必行。推广财务办公自动化，便于财务主管领导进行业务管理和经营决策；实现基层单位快速查询有关信息和资料；使基层单位足不出户既可方便快捷地上传各种报表，切实提高工作效率和管理水平；降低报表的纸张消耗，大幅度降低办公费用和矿厂传送报表的人员往来；财务管理部门可根据基层单位报送的报表，进行初步帐目审核；审计部门可以通过OA系统完成远程审计的部分工作。
目前集团公司使用的财务报表系统还停留在十年前的DOS环境下，不能够实现数据的传递、电子文档保存不方便、历史资料查询不方便；其次有保存管理成本费用高等诸多问题。在信息时代的今天，这种方式远远不能适应财务电子化、网络化的步伐，不符合信息社会飞速发展的需要。同时， 企业办公手段的落后也在一定程度上影响了集团公司的形象。
实施办公自动化以后，财务报表系统将由现在的DOS系统改为用OFFICE套件编辑后上传（报表采用EXCEL格式），凡需在集团公司范围内统一格式的各种报表、表格、单据等均由财务处统一制定格式，发布在财务处主页上，基层单位无须自行制作报表，均可直接调用已制定好的相应表格，编辑报表后上传。如：应收应付款明细表、资金申请表等。
根据集团公司实际情况，初步设想如下：建立财务处网站，内部办公网作为其中一个栏目链接，集内部网站建设、企业管理功能于一体，满足本地化、自动化办公需求。以OA系统实现数据报表远程传送、内部信息交流、公文的审批流转等，以网站实现涉密数据的存储和查询，系统管理员定期将集团公司的报表资料等整理分类后传至网站的相应栏目中，并提供安全可靠的权限管理功能，只有被系统管理员授权的用户才能使用本系统中相应被授权的部分。
一、应用环境的建立
1、建立集团公司财务处站点，财务处有自己的OA主页，由财务处进行信息规划，由系统管理员进行管理和维护；
2、在财务系统设置如下几种角色：集团公司总会计师、财务处处长、财务处副处长、财务系统管理员、财务处各科科长、财务处各科科员、各基层单位总会计师、财务科长、主管会计（兼本单位管理员）。
3、建立财务系统下发链，以方便下发资料和便于管理的原则来建立财务系统特有的下发链（见图四），每个基层单位在本系统内至少具有三个以上的用户，并确定由基层单位主管会计负责定时接收上级财务部门传达的信息和重要通知等。各基层单位用户之间也可以灵活使用这个下发链进行事务通知和业务交流。
二、财务处主页面上的信息规划和管理
（一） 信息规划
OA系统主页上的四项根目录为可改的，实施单位可以根据实际情况定义自己的根目录名称。对于财务处OA主页，应本着科学分类、合理布局、覆盖面广的原则规划信息库。
新闻动态区：由系统管理员发布财务系会议通知、重要事务、新闻等信息；
企业资料区：建议设置与财务管理有关的资料，包括法律法规、财务管理制度、管理规范、规定、平煤集团内部有关管理制度等，力求全面、准确和系统，为基层单位提供尽可能全面的各种业务参考资料，充分发挥专业信息库的功能和作用。
业务信息区：要灵活运用OA系统，真正使之成为日常业务交流的应用平台。发布集团公司重要公文、财务系统公文、公布财务系统内的重要事项、学习资料、评选表彰、开辟论文区发布，将财务系统的优秀论文发布在主页上；此外还可以针对某一主题展开讨论，用户均可以发布言论并实现信息共享；
公共信息区：设置分类报表栏目，为基层单位提供各种统一格式的报表表格下载；为用户提供内部人员联系方式；提供相关工具；放置OA操作说明等公共类信息。
其他：利用滚动公告发布通知、提示等内容；利用网上调查功能开展特定主题的网上调查等；利用系统中的栏目定制和站点导航功能，实现业务联系密切单位的网站链接。
（二） 建立管理制度，规范信息库管理
为确保办公自动化系统高效、畅通、安全的运行，同时考虑到财务系统的资料具有特殊性和安全性的特点，还需要建立制度来保证信息管理的规范，应及时建立起相应的规章制度并设置各岗位规范，（如《财务系统管理员工作职责》、《主页信息发布制度》、《信息安全管理制度》、《基层单位管理员工作职责》、《信息发布格式》等），以完善的制度来管理，确保报表和资料的安全，保障系统规范运行；对各类信息，其内容、数据是否可以公开，系统管理员要从源头上严格把关；内部文件、各类信息未经主管领导同意，不得发布。
三、 报表的审批和流转
在OA系统中，公文可以实现审批过程和流转过程（归档、下发、移交），而我们可以灵活运用流程管理功能，把公文的概念扩大化，将报表审批的业务也设计成为一种流程，制作报表审批模板，实现报表审批。发起人在定义流程的步骤时可以直接调用已制定好的基础模板，也可以根据具体情况在基础模板的基础上自定义流程模板。
以制作的模板为例，发起人的报表进入流程，首先由角色“会计”对该报表进行审批，审批结束后即自动流转到审批人员“科室负责人”，然后由该人员进行审批，审批后该流程就正式结束。公文被返回到发起人方，发起人可以看到各审批节点的意见，然后根据批示意见对本单位的报表进行修改（见图五：财务报表审批流程模板〈举例〉）。
在OA系统中，除运用便笺进行日常工作汇报、业务交流以外，还可利用便笺进行报表的报送审批和意见反馈：报送单位将报表以附件形式传送给上级管理人员，管理人员审批后仍以便笺形式返回给报送单位。
四、落实到人，明确责任
1、集团公司总会计师、财务处处长、财务处副处长：负责系统中业务审批，接收信息、参考决策；
2、财务系统管理员：负责财务处站点使用环境的搭建、财务系统主页的维护、主页信息管理和维护、统一设计电子报表模板、同时负责财务处网站的信息维护和管理；
3、基层单位总会计师、财务科长、主管会计：向上级主管领导汇报工作，与平行单位的用户之间进行业务交流和信息传递。
4、基层单位信息员：负责定期向财务处主页上传报表和相关信息。
五、财务数据的安全保密
建立财务处网站，只有被系统管理员授权的用户才能使用本系统中相应被授权的部分，以确保资料的安全和稳定。企业经营数据属于企业的商业机密，为确保财务信息的安全，我们将OA系统和财务系统网站结合运用，发挥各自的长处。系统管理员定期将财务信息分类后传到财务网站相应栏目中，供用户查询。OA系统和财务处网站结合使用，可以扬长避短，既实现了财务系统的现代化管理和工作方式的变革，同时也兼顾了企业经营资料的安全问题。
六、经济效益分析
根据目前集团公司的情况，全民单位有74家，集体单位有165家。每年、季、月都要向财务处上报财务会计报表，少则两三套，多则六七套。还有各类文件和公函的下发、会计基础规范资料的上报、会计人员业绩考核资料的上报等等。据测算，目前一个基层单位报送财务会计报表平均每月需要消耗各种办公用品费用约300元，实行办公自动化以后，能够从根本上降低办公成本，提高工作效率，仅报表一项，每年即可为集团公司节约办公费用80万元。据测算，整个系统运行后，可为集团公司财务系统单位节约办公费用150万元。
七、该方案的优越性
该方案比传统的工作方式具有不可比拟的优越性：
（1）传输网络化：信息的瞬时传送使工作效率大大提高；
（2）及时周全的办公提醒：用户一旦登录OA系统，所需处理的事务便尽在眼前；使用者可以根据接收的各种信息及时作出决策；
（3）实现移动办公和远程办公；
（4）采用计算机管理和分发电子文档报表，对报表数据采用集中处理、分级存储、按需索取，实现了在线海量存储数据。安全可靠、方便快捷，可建立快速、准确、高效的财务业务流程，实现真正意义上的无纸化办公；
（5）信息资源化：企业整体绩效表现的明晰浏览，历史资料网上查询，各基层单位可通过网络查询上级主管部门发布的公共信息及共享的其他资源，了解公司的动态，加强基层单位之间的信息交流，实现各单位协同运作，
（6）决策科学化，提高决策效率；
（7）降低办公费用，降低管理成本；
（8）提升管理质量，使企业从彼此独立被动的管理模式转向一体化、信息共享的统一管理模式；
（9）树立企业良好形象，同时也提高了社会效益。
综上所述，当前实行办公自动化是适应企业发展的需要、逐步实现企业管理现代化、提升企业形象、实行集团公司信息化建设的关键步骤。作为国家特大型企业，我们平煤集团应当率先在煤炭行业实行办公自动化，以点线结合的方式稳步推进，逐步构建集团公司的办公网络，为企业的可持续发展和现代化管理奠定良好的基础。
图一：OA系统办公区主要功能
图二：平煤计算机通讯分公司的OA系统主页
图三：个人办公区页面 图四：财务系统下发链 
图五：财务报表审批流程模板（举例）
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