偶看新闻三星 lg 曲面显示器:时间管理
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/29 09:50:08
一、 什么是时间管理
时间管理的对象并不是时间，其实质是自我管理与生活管理。时间管理是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情解决。时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。
美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
二、 时间的四项独特性：供给毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得
由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
（1）所谓“时间的浪费”是指对目标毫无贡献的时间消耗。
（2）所谓“自管理者的管理”—你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束，持之以恒才可提高效率，事半功倍。
三、所谓时间管理的误区是指导致时间浪费的各种因素。
误区一：工作缺乏计划、做事没有方法（这会导致如下恶果:目标不明确；没有进行工作归类的习惯；缺乏做事轻重缓急的顺序；没有时间分配的原则。大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。）
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。
数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有时不做或是不重视做计划，原因有如下几条：
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；
2、不做计划也能获得实效；
3、不了解做计划的好处；
4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；
5、不知如何做计划。
固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。
不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。
误区二：组织工作不当（主要体现在职责权限不清，工作内容重复；事必躬亲，亲历而为；沟通不良；工作时断时续。要克服这个误区，首先学会如何接受请托；其次，学会利用资源。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员中获得所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。对于管理者而言，他们经常犯下面的错误：担心部署做错事；担心下属表现太好；担心丧失对下属的控制；不愿意放弃得心应手的工作；找不到合适的下属授权。其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
首先，学会如何接受请托：
对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。
其次，学会利用资源：
对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
误区三：时间控制不够、无法排除周围干扰因素。（习惯拖延时间；不擅处理不速之客的打扰；不擅处理无端电话的打扰；泛滥的“会议病”困扰。嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围，都是诸多的影响因素。）
误区四：无法管理外在的要求。（主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间，当有人临时找你需要讨论事情时，可以请他在你有空的时间再来。时间管理发展得很快，第一代是建立备忘录；第二代就需要事先的计划和准备；第三代会根据你对任务的理解排列优先顺序。到了第四代，就是分工合作的授权管理。）
误区五：整理整顿不足
办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”
当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？
误区六：进取意识不强。（主要表现在：个人的消极态度；做事拖拉，找借口不做工作；唏嘘不已，做白日梦；工作中闲聊。）
四、时间管理方法
1、制定有效的计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。
2、目标明确。以SMART原则
具体性（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的‘译国译民人’”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的译国译民最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。
可衡量性（Measurable）。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的译国译民最佳成员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。
可行性（Attainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标会让人失去激情。
相关性（Relevant）。这里的“相关性”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。
及时性（Time-based）.及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作进度的监控。
3、二八法则。将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。
4、做好日志。将一天从早到晚要做的事情进行罗列。美国管理学者p·f·drucker认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
5、精简流程，止于至善。著名的时间管理理论——崔西定律，指出：“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”
无论对于1个部门的工作流量，还是7部门的工作流量，做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间被节省了。
6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。了解自己生理上的效率高峰及效率低谷，以便提高工作效率、减少低效率时段的工作量。每个人总有自己效率最高或最低的时段，具体时段因人而异。我们最好能在高效率时段充分利用时间，在低效率时段则可适当放松。
7、做对的事情要比把事情做好更重要。做对的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。Do the right thing.（做正确的事） Do the thing right.（正确的做事）
8、同一类的事情最好一次完成。重复做一件事情的时候，就会顺能生巧，效率一定会提高。
9、考虑不确定性[/url].在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。
10、减少被打扰的次数和时间。 “打扰是第一时间大盗”。 为了解决这个问题，一个重要的时间管理法则——韵律原则，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用于扰性不强的沟通方式（如：Email），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没意义或者极少有价值的。同时人被打扰后回到原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的 68.7%。 每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。
11、严格规定完成期限。因为一件事情拖延之后，会造成后续的事情拖延。一日事，一日毕。
12、改变自己的想法。忙碌也是享受人生。要对自己选定的一系列目标抱有饱满的热情和积极的心态。研究发现，对同样一件事，人们可能存在以下两种思想：“这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。试图在短时间内改变自己的习惯是有一定难度的，但是可以强迫自己现在就去做所拖延的事。
13、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。量力而行地说“不”，对已对人都是一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果都无法达标，都会打乱委托人的时间安排，结果是“双输”。
14、借助他人（他物）力量。要合理安排，让他们协助你完成，特别是不紧急又不重要的事情。还要懂得利用工具和技术。很多发明都是偷懒的人发明的。
15、凡事尽可能提前。早起的鸟儿有虫吃，一步落后，步步落后。
16、事情一次就做好。事情没做好，到后面浪费的时间更多，不仅仅浪费了时间，而且打扰了进度。
17、利用好琐碎的时间。工作中零碎的时间，做一些事务性的工作，比如整理什么的。生活中的零碎的时间干嘛用？读书，思考。把琐碎的工作写在单子上，有时间的时候再做。
18、懂得休息才懂得工作：只有休息好了，才能够精力充沛的工作。要注意锻炼身体。高度关注自己的身体状况，因为你不仅仅对自己负责，你更要多其他人负责。
19、物品摆放有条理。只有东西摆放好了，找东西的时候才不会花很多时间，更不会耽误事情。
20、克服从众心理，不要做无谓的事情。要敢于标新立异，自己觉得不好的，对自己没什么帮助的事情不要去做。
备注：以上二十种时间管理方法你运用的如何？结合实际情况给自己以及他人评一下分数。看一下自己和他人的时间管理如何。
自我评分（每题五分）
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
总分：
时间“四象限”法[/url]
究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：
既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）
重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）
紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）
既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。
时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。
第一象限
“重要紧迫”的事件
处理危机、完成有期限压力的工作等。
第二象限
“重要但不紧迫”的事件
防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
第三象限
“不重要但紧迫”的事件
不速之客、某些电话、会议、信件。
第四象限
“不重要且不紧迫”的事件
或者是“浪费时间”的事件
阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。
第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拴残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利于工作。新员工来的初期，比较关注于第一象限的事件。天天加班，而且工作质量也不尽如人意，感觉很糟糕。经过培训后，转换了关注的方向，发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好。因此，增强了新员工的自信。
时间管理的对象并不是时间，其实质是自我管理与生活管理。时间管理是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情解决。时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。
美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
二、 时间的四项独特性：供给毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得
由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
（1）所谓“时间的浪费”是指对目标毫无贡献的时间消耗。
（2）所谓“自管理者的管理”—你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束，持之以恒才可提高效率，事半功倍。
三、所谓时间管理的误区是指导致时间浪费的各种因素。
误区一：工作缺乏计划、做事没有方法（这会导致如下恶果:目标不明确；没有进行工作归类的习惯；缺乏做事轻重缓急的顺序；没有时间分配的原则。大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。）
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。
数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有时不做或是不重视做计划，原因有如下几条：
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；
2、不做计划也能获得实效；
3、不了解做计划的好处；
4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；
5、不知如何做计划。
固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。
不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。
误区二：组织工作不当（主要体现在职责权限不清，工作内容重复；事必躬亲，亲历而为；沟通不良；工作时断时续。要克服这个误区，首先学会如何接受请托；其次，学会利用资源。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员中获得所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。对于管理者而言，他们经常犯下面的错误：担心部署做错事；担心下属表现太好；担心丧失对下属的控制；不愿意放弃得心应手的工作；找不到合适的下属授权。其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
首先，学会如何接受请托：
对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。
其次，学会利用资源：
对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
误区三：时间控制不够、无法排除周围干扰因素。（习惯拖延时间；不擅处理不速之客的打扰；不擅处理无端电话的打扰；泛滥的“会议病”困扰。嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围，都是诸多的影响因素。）
误区四：无法管理外在的要求。（主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间，当有人临时找你需要讨论事情时，可以请他在你有空的时间再来。时间管理发展得很快，第一代是建立备忘录；第二代就需要事先的计划和准备；第三代会根据你对任务的理解排列优先顺序。到了第四代，就是分工合作的授权管理。）
误区五：整理整顿不足
办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”
当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？
误区六：进取意识不强。（主要表现在：个人的消极态度；做事拖拉，找借口不做工作；唏嘘不已，做白日梦；工作中闲聊。）
四、时间管理方法
1、制定有效的计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。
2、目标明确。以SMART原则
具体性（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的‘译国译民人’”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的译国译民最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。
可衡量性（Measurable）。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的译国译民最佳成员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。
可行性（Attainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标会让人失去激情。
相关性（Relevant）。这里的“相关性”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。
及时性（Time-based）.及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作进度的监控。
3、二八法则。将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。
4、做好日志。将一天从早到晚要做的事情进行罗列。美国管理学者p·f·drucker认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
5、精简流程，止于至善。著名的时间管理理论——崔西定律，指出：“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”
无论对于1个部门的工作流量，还是7部门的工作流量，做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间被节省了。
6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。了解自己生理上的效率高峰及效率低谷，以便提高工作效率、减少低效率时段的工作量。每个人总有自己效率最高或最低的时段，具体时段因人而异。我们最好能在高效率时段充分利用时间，在低效率时段则可适当放松。
7、做对的事情要比把事情做好更重要。做对的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。Do the right thing.（做正确的事） Do the thing right.（正确的做事）
8、同一类的事情最好一次完成。重复做一件事情的时候，就会顺能生巧，效率一定会提高。
9、考虑不确定性[/url].在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。
10、减少被打扰的次数和时间。 “打扰是第一时间大盗”。 为了解决这个问题，一个重要的时间管理法则——韵律原则，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用于扰性不强的沟通方式（如：Email），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没意义或者极少有价值的。同时人被打扰后回到原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的 68.7%。 每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。
11、严格规定完成期限。因为一件事情拖延之后，会造成后续的事情拖延。一日事，一日毕。
12、改变自己的想法。忙碌也是享受人生。要对自己选定的一系列目标抱有饱满的热情和积极的心态。研究发现，对同样一件事，人们可能存在以下两种思想：“这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。试图在短时间内改变自己的习惯是有一定难度的，但是可以强迫自己现在就去做所拖延的事。
13、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。量力而行地说“不”，对已对人都是一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果都无法达标，都会打乱委托人的时间安排，结果是“双输”。
14、借助他人（他物）力量。要合理安排，让他们协助你完成，特别是不紧急又不重要的事情。还要懂得利用工具和技术。很多发明都是偷懒的人发明的。
15、凡事尽可能提前。早起的鸟儿有虫吃，一步落后，步步落后。
16、事情一次就做好。事情没做好，到后面浪费的时间更多，不仅仅浪费了时间，而且打扰了进度。
17、利用好琐碎的时间。工作中零碎的时间，做一些事务性的工作，比如整理什么的。生活中的零碎的时间干嘛用？读书，思考。把琐碎的工作写在单子上，有时间的时候再做。
18、懂得休息才懂得工作：只有休息好了，才能够精力充沛的工作。要注意锻炼身体。高度关注自己的身体状况，因为你不仅仅对自己负责，你更要多其他人负责。
19、物品摆放有条理。只有东西摆放好了，找东西的时候才不会花很多时间，更不会耽误事情。
20、克服从众心理，不要做无谓的事情。要敢于标新立异，自己觉得不好的，对自己没什么帮助的事情不要去做。
备注：以上二十种时间管理方法你运用的如何？结合实际情况给自己以及他人评一下分数。看一下自己和他人的时间管理如何。
自我评分（每题五分）
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总分：
时间“四象限”法[/url]
究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：
既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）
重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）
紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）
既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。
时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。
第一象限
“重要紧迫”的事件
处理危机、完成有期限压力的工作等。
第二象限
“重要但不紧迫”的事件
防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
第三象限
“不重要但紧迫”的事件
不速之客、某些电话、会议、信件。
第四象限
“不重要且不紧迫”的事件
或者是“浪费时间”的事件
阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。
第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拴残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利于工作。新员工来的初期，比较关注于第一象限的事件。天天加班，而且工作质量也不尽如人意，感觉很糟糕。经过培训后，转换了关注的方向，发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好。因此，增强了新员工的自信。