倒车影像怎么安装图解:公务员考试《机关应用文》第五章　如何处理机关应用文写作中的上下左右关系 - 公文写作 - ...

第五章的如何处理机关应用文写作中的上下左右关系
第一节机关应用文写作中的遵命与求实
的 机关应用文的写作，是在有关领导同志的指导下进行的。有些比较重要的文件，常常是由领导同志直接授意或者亲自主持写成的。因此，在机关应用文的写作中，经常遇到的一个问题，就是如何正确处理体现领导意图和坚持从实际出发的关系。
一般说来，在党和国家政治生活正常的情况下，文件的起草者，对领导的指示、意图，必须认真贯彻，写“遵命文章”。这是因为，从组织原则上讲，下级必须服从上级。而具体到一个部门和单位，只有主要的领导同志才能代表这个部门和单位对上级负责和对下级负责。起草者如果不能体现或者不能充分体现领导的意图，那么，是难以形成文件的。从机关的实际情况看，在客观上，由于领导同志所处的地位不同，一方面对上级的指示和党的方针、政策接触得比较多，理解得也比较深；另一方面，他们对本部门、本地区的情况也了解得比较全面。因此，能够从更高的角度，更广阔的背景上来观察问题、分析问题，看问题总是比较深一些和全面一些。从主观上说，就绝大多数担负领导工作的同志而言，和一般干部相比，他们的政策水平比较高，实践经验也比较丰富。他们的意见，也比较接近于实际。作为文件起草者的下级，应该认真领会他们的意图，听取他们的意见，并把这些意见和意图作为起草文件的一个重要依据。相反，如果不去认真领会领导的意图，吃透精神，而是单单凭借自己的一些见解，自以为是，置领导同志的意见于不顾，文件的起草工作往往会走弯路，贻误时机。一九七八年在“真理标准”问题讨论初期，某机关的领导同志指示，要发一个《通知》，针对“两个凡是”，阐述实践是检验真理的唯一标准这个观点，以便澄清思想，统一认识，推动指导思想上的拨乱反正。要求这一《通知》还要明确写出个人迷信的危害性。起草这一《通知》的任务落在了一位被机关公认为“能笔下生花”的“秀才”身上。这位同志并没有真正领会领导的意图，对这场讨论的意义又缺乏认识，担心在文件中明确提出个人迷信的危害，会损害领袖的光辉形象，因此，拟了一个不痛不痒、似是而非的草稿交给大家讨论，结果被否了。文件的起草不得不中途易人。最后，花费了三个月时间，《通知》才定稿成文。这不能不说是在如何领会领导意图问题上的教训。
然而，值得学习的范例也确实是不少的。一九八一年六月二十七日，党的十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，具有划时代的意义。这份重要文件的起草，虽然是依靠了全党的共同努力，但是同邓小平、陈云等老一辈革命家的具体而正确的指导是密不可分的。《决议》前后写了一年多，其间邓小平同志多次谈过对决议稿的起草和修改意见。在一九八三年七月出版的《邓小平文选》中，收录了邓小平同志从一九八○年三月到一九八一年六月九次谈话的节录。从中我们可以看到，邓小平同志对《决议》的基本立意、中心意思、文章结构、写法以及语言，都提出了非常具体的意见。如小平同志指出：“核心问题是对毛泽东思想的评价”。“中心的意思应该是三条”。“第一，确立毛泽东同志的历史地位，坚持和发展毛泽东思想。这是最核心的一条。”第二，对建国三十年来历史上的大事，……要进行实事求是的分析，包括一些负责同志的功过是非，要做出公正的评价。”“第三，通过这个决议对过去的事情做个基本的总结。”“整个设计，可不可以考虑，先有个前言，回顾一下建国以前新民主主义革命这一段，话不要太多。然后，建国以来十七年一段，‘文化大革命’一段，毛泽东思想一段，最后有个结语。”“要避免叙述性的写法，要写得集中一些。对重要的问题要加以论断，论断性的语言要多些，当然要准确。”陈云同志对修改《决议》稿也提出了重要的具体的意见。陈云同志希望“专门加一篇话，讲讲解放前党的历史，写党的六十年”。“建议中央提倡学习，主要是学习马克思主义哲学，重点是学习毛泽东同志的哲学著作。”
在《决议》的起草、修改过程中，很好地贯彻了中央领导的这些意图，体现了这些指导思想，取得了很好的效果。由此我们可以清楚地看到，认真领会和执行领导同志的意图，是写好机关应用文必须十分重视的一个问题。
但是也不能不看到，在我们的实际工作中，并不是所有的领导同志都那么高明，确有一些同志或因马克思主义理论和政策水平低；或因对本地区、本单位、本部门的情况不甚了解；或由于思想方法的主观片面，对机关应用文写作的指导，常常不能提出切实的见解，甚至会出现一些偏差，不是同中央政策相抵触，就是同实际情况相背离，同群众的意愿和要求合不上节拍。如某单位起草工作报告，按照通常的做法，担负起草工作的同志从本单位实际出发，参考各方面的意见和建议，提供了一个草稿。他们在充分肯定本单位工作成绩的同时，也实事求是地列举了工作上存在的不足和差距。其原因，既包括领导班子因受“左”的东西的影响和传统观念的束缚，思想不够解放，眼界不够开阔，使这个单位多年来面貌变化不大；也包括领导干部作风不深入，官僚主义严重，终日陷于文山会海，脱离实际，脱离群众。一、二、三、四共列举了四条。谁知这个单位的主要领导干部看了报告草稿，火冒三丈，对起草的同志说：“你们讲成绩笼而统之(实际是充分而具体的)，只怕讲多了。讲缺点却一、二、三、四，只怕讲得不够。看来是想方设法要让我们作检讨”。领导无端地怪罪下来，不得已，起草的同志只好对报告稿作了改动。虽然，也写了工作中的几条缺点，但比较概括、抽象，而且有的地方是轻描淡写的。这个修改稿拿到基层单位征求干部和群众意见时，大家很不满意，说，你们写成绩只怕说少了，写工作中的缺点和问题只怕说多了；想作点自我批评，可是又羞羞答答。干脆只讲成绩，不讲差距算了，免得糊弄群众。听了大家的意见，这个单位的领导才认识到自己同群众之间存在的距离。于是重新全面地回顾了本单位的工作，用辩证唯物主义的观点认真加以总结，再次对报告作了较大的修改。
类似这种情况，并非绝无仅有，过去存在，今后也还会遇到。因为要求所有的领导同志都那么有水平、那么完美，所有的想法都那么全面、正确，是不可能的。这就给机关应用文的作者带来一个问题：对于那些片面的甚至是完全错误的领导的意图，应该采取什么态度，怎样处理这个矛盾呢?
首先，应该认真检查一下，起草者本人的意见是否正确，在起草的文件中所依据的事实是否准确、充分、可靠，在立论和所拟订的措施、办法上是否切实可行，是否有足够的、无可辩驳的说服力。如果起草的文件事实经得起检验，据以作出的分析判断能够站得住脚，理由也很充足，就应当本着实事求是的原则，直率地向领导提出自己的看法。应当相信，大多数领导同志是能够听得进不同意见的，特别是那些情况了解不多，工作又不够深入的领导，只要有根有据地把事实摆出来，并加以客观地科学地分析，一般说来是可以说服他们收回自己的不切实际的意见和想法的。因为就多数领导来说，他们的出发点和用心，也是想把工作做好的，想把文件写好的，对他们的某些不完善的意见，某些偏颇之处，给以补充或订正，他们是会高兴的。因此，只要担负机关应用文起草工作的同志，第一相信自己言之有据、言之成理；第二相信领导同志可以听得进不同意见，就应大胆地提出不同意见，并通过讨论或交谈，最后取得一致的认识。
其次，有的领导一时听不进不同意见，可以采取一个变通的迂回的办法，即把文件草稿放在一定范围内进行讨论，比如让主管部门的负责人发表意见，让从事这方面具体工作的同志发表意见，还可以听听基层单位的一些同志的意见。在方式上，可以组织他们一起讨论；也可以把文件草稿发给他们，请他们提出书面意见；还可以请他们改出一份稿子。这样，集思广益，走群众路线，能使文件中所反映的问题更准确全面，符合实际，提出的办法也更完善，更切实可行。同时能帮助领导同志开阔思路，修正自己的不全面的认识，接受正确的观点，使他们的认识更符合客观实际。在通常情况下，机关内部的一些不同意见，往往是通过反复讨论、畅所欲言的辩论，逐渐趋于统一的。机关应用文的写作也是如此。
第三，经过多方讨论，但领导同志仍然坚持自己的错误意见，该怎么办呢?只有一个办法，本着遵重事实，服从真理的原则，把文件起草好。具体做法是，起草者本人根据上级党组织的有关指示，本地区的实际情况，干部和群众的意见、要求，认为必须写在文件上的思想、观点和材料，只管写上去，然后送有关领导审改，或交领导班子讨论。至于领导是否认可，那是领导的职权。只要起草者坚持了实事求是，就尽到了自己的责任。这样做，一是坚持了党性原则；二是坚持按下级服从上级、个人服从组织的规矩办事，符合组织原则。当然，文件起草者如果认为某些意见和情况必须在文件中得到体现，否则将给工作带来损害，而主管领导却又坚持不予采纳，也可以通过适当途径，把有关情况向上一级领导部门加以反映，取得上一级领导的理解和支持。这同样是符合组织原则的，而且是应当加以提倡的。
第四，木管文件起草者和领导者在起草文件过程中有多少分歧，认识多么不一致，只要大家都遵循一条准则，即为人民服务，对人民负责，问题就不难解决。不论哪一级干部，哪一级领导，哪个岗位的工作人员，都应当懂得一个基本的道理，我们的权力是人民授予的，我们的责任是向人民负责。一切党政机关的公职人员，不论职务高低，都是社会公仆、人民的勤务员，最根本的职责是为人民服务，“一切言论和行动，必须以合乎最广大人民群众的最大利益，为最广大人民群众所拥护为最高标准”。这是检验我们一切工作的唯一标准。叶剑英同志《在庆祝中华人民共和国成立三十周年大会上的讲话》中，曾说过这样一段话：“如果授权于人民而不对人民负责，或者把对人民负责同对上级负责对立起来，不深入现代化建设的实际，不倾听群众的呼声，不接受群众的批评，不执行群众的意志，那就颠倒了主人和公仆的关系，丧失了人民公仆的资格。人民就有权收回授予他们的权力。”对于党政机关的文件起草者来说，要时刻想到，我们是领导机关，我们的笔下，往往一字千钧，关系大局，对与错，是与非，如果颠倒了，将会造成很大的影响，以至失之千里。因此，机关应用文的撰写，必须反映事物的本来面貌，决不能为适应领导的口味而歪曲事实，甚至弄虚作假。领导者也不能为维护自己的“权威”而不顾客观事实，不顾下属的正确意见，我行我素，坚持错误。只有大家都来增强党性观念，增强为人民服务、对人民负责的观念，那么，在实际工作中，在机关应用文写作中遇到的意见分歧，就可以在正确的基础上得到统一。，
　第二节的机关应用文写作中的原则性与灵活性（回首页）
的 如何把原则性与灵活性统一起来，是机关应用文写作中需要研究解决的一个重要课题。我们做工作，都要讲原则，没有原则，便失去了是非标准，就会偏离方向，造成混乱。但在讲原则的同时，又必须讲灵活，讲变通。不讲灵活，原则也落不到实处，事情同样办不好，办不成。机关应用文是机关工作的重要手段之一。每一份文件的撰写都会遇到原则性和灵活性的关系问题。而每一份好文件，其特点之一就是体现了这两者的高度统一。
党中央发布的许多重要文件，在这方面为我们树立了典范。
比如《中共中央关于经济体制改革的决定》，是按照马克思主义上层建筑必须和经济基础相适应，生产关系必须适应生产力的发展，以及关于生产、流通、交换、消费等基本原理、原则和中国社会主义建设的具体实践相结合写成的。它既有很强的原则性，又不拘泥于马、恩、列和毛泽东同志的个别具体结论，而是把这些原理、原则创造性地加以发展和具体化，而且提出了发展有计划的商品经济这样前人没有讲过的观点，灵活地运用和发展了马克思主义。在具体的写作上，既十分明确地指出了经济体制改革的方向和原则，又给贯彻执行留下了很大的灵活余地。在谈到价格体系的改革时，《决定》指出：“改革的原则是：第一，按照等价交换的要求和供求关系的变化，调整不合理的比价，该降的降，该升的升；第二，在提高部分矿产品和原材料价格的时候，加工企业必须大力降低消耗，使由于矿产品和原材料价格上涨而造成的成本增高基本上在企业内部抵销，少部分由国家减免税收来解决，避免因此提高工业消费品的市场销售价格；第三，在解决农副产品购销价格倒挂和调整消费品价格的时候，必须采取切实的措施，确保广大城乡居民的实际收入不因价格的调整而降低。同时，随着生产的发展和经济效益的提高，职工工资还要逐步提高。”这三条中第一条等价交换和供求关系原则，是价格改革所必须遵循的原则。但是，哪些该升，哪些该降，并没有具体规定。第二条，因原材料价格上涨造成的加工企业成本增高的，有多少在内部抵销，有多少由国家减免税收，也没有具体规定。第三条，职工工资何时提高，提高幅度多大，都没有具体去讲。这就是它的灵活性。给执行者留下了按照实际情况灵活变通的余地。如果象这样的重大问题的决定，规定太具体、太细致，不仅没有必要，而且必将束缚大家的手脚，不利于改革的顺利进行。因为实际情况是千差万别、错综复杂的，随着改革的深入，情况的变化，还会出现许多预料不到的新问题，还需要继续探索，制定更具体的原则和方法步骤，如果太细致，就会有脱离实际的可能。当然，这种灵活性，并非主观随意性，而是在不离开原则的前提下，使结论和做法更符合实际，使《决定》得到更有效的贯彻。
再如，《中共中央关于整党的决定》，规定了整党的任务是：统一思想，整顿作风，加强纪律，纯洁组织。同时规定了这次整党的步骤和基本方法。指出：“这次整党的步骤是：从中央到基层组织，自上而下、分期分批地整顿。每个单位党组织的整顿，也要自上而下，先领导班子、领导干部，后党员群众。”这些精神是所有整党单位必须贯彻落实的。不贯彻执行这些原则精神，整党就不能搞好，就有可能走过场。但是，具体到不同地区、不同单位，整党四项任务如何完成，哪些是第一批，哪些是第二批，却有它的灵活性。关于这个问题，《决定》也作了明确阐述。第九条的标题就是：“各级党组织要坚决地、创造性地执行本决定”。这里的“坚决”就是原则性；“创造性地执行”，就是灵活性。标题本身就体现了原则性与灵活性的统一。《决定》还特别强调指出：“本决定提出的是这次整党的基本方针、基本任务、基本政策和基本方法。各地区、各部门、各单位的党组织应当把这些方针、政策和方法，同自己的实际情况结合起来，制订实施的具体方案。既要遵守本决定的各项规定，又要创造性地加以运用。本决定提出的这次整党的任务的四个方面，各地方、各部门、各单位的党组织，可以根据自己的实际情况，有所侧重。”《决定》本身就要求从实际出发，“有所侧重”，“创造性地加以运用”。这种写法，对我们撰写机关应用文，解决好原则性与灵活性的统一的问题，提供了可资借鉴的范例。
在实际写作过程中，原则性和灵活性怎么才能很好地统一起来呢?
首先，在指导思想上，必须处理好小道理和大道理、局部利益和全局利益的关系，要树立小道理服从大道理，局部利益服从全局利益的观点。不论写什么文件，都要把符合最大多数人民的利益，作为最高原则。有些思想、观点、措施、方案，从局部看是正确的，可行的，有利的，但要放在更大范围去看，放在全局看，则是错误的，于大局不利的，从而也是不可行的。这时候，文件撰写者必须思想明确，坚决照顾大局，维持人民群众的根本利益，而不能从某个领导者狭隘思想出发，只顾一个地区、一个单位的局部利益而损害全局利益，这就是原则性。在这点上不能有丝毫的动摇、含混，必须旗帜鲜明，是非清楚。但在照顾全局利益的时候，又不能不考虑局部的特殊利益。在不影响大局的前提下，局部利益能照顾的必须尽可能照顾。有些问题，应该千方百计找出变通办法，既不可“活”得没有边际，也不能“死”得没有余地。比如：曾有一段时间，北京市为了加强市场管理，改变环境卫生状况，需要制定相应的措施。有的同志提出不准马车进城。理由是：马车走在马路上，常常与汽车、自行车发生矛盾，有时惊了车，还可能酿成交通事故；特别是牲畜拉的粪便，散在大马路上，也实在影响观瞻。但是，另外一些同志提出，如果不准马车进城，郊区的蔬菜、水果运不进来，居民有意见怎么办?意见纷纭，莫衷一是。后来，经过多方调查，多方协商，制定了新的管理办法，并发布了公告、文件，规定：马车在夜间进城，所有马车都应携带粪兜，以免粪便抛洒在马路上。这样，马车既能进城，又不影响市容卫生和交通秩序，充分体现了原则性和灵活性的统一。又如：过去制定过不少有关市场管理的文件，但其内容不同程度地存在着“一管就死，一活就乱”的弊病，原因除了有关领导和文件作者们思想认识赶不上变化着的形势的要求外，重要一条是思想的片面性、绝对化，只看一面，不看另一面，只管局部，不管全局。有些规定注重了原则性，而忽略了灵活性；或者想搞活，而又忽视了必要的管理、约束、规定，岂有不乱之理?
其次，在行文过程中，要注意以下两种情况：
一是要注意解决一般和特殊的关系。在肯定和否定某种事物时，要考虑这种事物在不同时间、不同地点、不同条件下的变化，切忌简单化、“一刀切”。哪些该办，哪些不该办，哪些可以变通地办，都要有清楚的表述。比如《国务院关于对期刊出版实行自负盈亏的通知》，就写得比较全面，比较实际，其中有这样两段话：“省、自治区、直辖市以下的行署、市、县办的文艺期刊，一律不准用行政事业经费给予补贴”。“用外文和少数民族文字印行的期刊，仍实行必要的经费补贴”。这两条规定里，原则性和灵活性体现得非常鲜明。“一律不准”四个字，表明了不容商量的坚定性。而“必要的”三个字，却给有关单位以充分的机动灵活性。这里包含着不必要的不补贴，必要补贴的，也存在有多有少之分，有补贴的时间长、短之分。这种行文既坚持了一般的原则，又照顾了特殊情况，比较容易贯彻执行。
二是注意不同的体例对原则性与灵活性有不同的要求。比如《决定》，特别是重大《决定》，往往只写方针、原则、政策，它要求这些方针、原则、政策十分明确，毫不含糊，但同时在这些方针、原则中则留有很大的余地，有的专门写上“具体落实细则，由各省市另行制定”或“细则(落实方案)由有关部门另行制定”等。而《条例》或《意见》等，则主要是某些原则的具体化，制定时更需要紧密联系实际，灵活变通的余地就更多一些。而《调查报告》等，则要求原则性和灵活性在行文中具体地辩证地统一起来，以便更有说服力。一些批转性的文件，常常在最后写上这样的话：“请结合实际参照执行”，都是明确告诉人们可以灵活地执行的。但一定要“执行”，这又是它的原则性。
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第三节的机关应用文写作的快与慢（回首页）
的 机关工作要求讲究高效率。机关应用文写作也不例外。它的效率，除表现于高质量外，还要求高速度，要求把速度和质量统一起来。也就是说，要在有限的时间内，写出较好的文件来。但是在写作实践中，常常要求过急，结果是“萝卜快了不洗泥”，难以保证一定的质量。如果太慢，失去时机，就等于失去效益，甚至造成严重浪费，影响了工作的开展。比如一九八四年的工作计划，最好前一年底搞出来，最迟不能拖过当年第一季度，如果第一季度或年中还搞不出来，那就没有什么作用了。因此，在机关应用文写作中，如何处理快与慢的关系，是应当认真研究解决的。
首先，不同的文体，有不同的时间要求。有的要求十分紧迫，可以说是急如星火，撰写者必须“分秒必争”。比如写简报，往往是事件发生后就应立即把情况报告给上级。特别是会议简报，当天讨论的问题，在当天就应反映上去，使会议主持者可以据此指导第二天的会议；如果慢了，到第二天或第三天才送上去，就失去了应有的作用。作者对这样的文件，就应该不怕辛苦，日夜兼程，加快制作速度，决不能贻误时机。请示、通知、通告等等，也都不允许拖长时间。一般讲，文件出得越及时，收效也就越大。这些文件，往往不仅要求精雕细刻，反复推敲，而是要快中求好，尊重事实，抓住问题实质，写得精练、通俗、明白。历史上“倚马作文”的故事一直被人称道。晋代袁宏跟随桓温北征鲜卑，一日，桓温需要发表文告，令袁宏“倚马而作”，宏手不辍笔，顷刻写得七纸，文字极可观(见《世说新语·文学》)。这确实是值得学习的高效率。快是文件写作的时间要求，是在尊重事实的前提下的快，如果为快而不顾事实，为快而粗制滥造，甚至弄虚作假，快就失去了它的意义。有些文体，象重要的《决议》、《决定》、《调查报告》、《工作报告》等等，时间要求不是太急，而且这些文件本身又要求深思熟虑，反复研究，字斟句酌，确保一定质量。因此，在写作中需要花费较大的气力。有的需要认真调查，广泛听取意见，讨论修改，常常几易其稿，甚至十几易其稿。比如在人代会、党代会等大型重要会议上的工作报告，一般是组成一个写作班子，在广泛征求意见的基础上，经过较长时间的准备而起草的。有时候会议何时开，只定一个大体的时间，作为对报告写作的时限；实际上，有时会议召开的具体时间，要看报告何时完稿才最后确定。会议等报告的事是常有的。有时候报告草稿质量不高，被推倒重写，会议宁可推迟，等报告写好再开。比如党的十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，从一九八○年三月开始起草，至一九八一年六月才完成，历时一年三个月；党的十二届三中全会通过的《关于经济体制改革的决定》、全国党代会通过的《中共中央关于制定经济和社会发展第七个五年计划的建议》，从起草到定稿，也用了好几个月的时间。这类文件，最忌匆匆忙忙，仓促写就；相反，需要精益求精。这类文件的写作，如果讲快的话，只能是在大体的规定时间内写完写好，而不是越快越好。盲目追求快，欲速则不达。清代史学家赵翼在《檐曝杂记》卷一中记载了一个故事：皇帝命令一位军机司员起草文件，这位老兄为了显示自己的“倚马之才”，仓促起草完毕，呈送皇帝。结果快倒是快了，但“不能曲尽事理”，还要皇帝亲自修改。这种快是不可取的。
其次，机关应用文的快与慢，还取决于它的内容，取决于它所反映问题的需要。比如同是简报，一般来说，都应尽快写出。但是，反映突发事件，要求领导机关或领导同志随时掌握事件动态，采取紧急措施的简报，就要争分夺秒地去写；而一些总结典型经验、表扬批评的简报，相对来说就不那么急，有时还得给一段核对事实的时间。一些需要反复讨论修改的大型工作报告，因需要时间讨论，要求也很急迫。比如一些紧急会议的文件起草，就没有更多的时间字斟句酌，反复推敲。而是匆匆上马，夜以继日，尽快拿出初稿，供会议讨论。这类文件，要求太急了固然容易出现差错，影响质量，但如果太慢了，就会丧失时机。两利相权取其重，两弊相较取其轻，在这种情况下，与其丧失时机，还不如草草拿出个东西(当然也不能太差)，以广泛听取意见，再作进一步修改加工，更有利于工作。
第三，就机关应用文本身而言，在整个起草、修改、定稿过程中，作者需要掌握快慢节奏，处理好缓急关系。从总体而言，在接受写作任务之后，应该有个大体的时间安排，什么时候做好准备，什么时候拿出初稿，什么时候定稿，都要有个要求。这个安排要充分留有余地，以防中途出现意想不到的变故，或者遇到某些费时费力的难题。在具体的写作过程中，缓急的要求也有所不同。大体可以划分为这样几个既有联系又有区别的阶段：
第一阶段是动笔前的准备工作。除了比较小的紧急的简报、报告，没有时间做充分准备外，一般的文件，都应先有个思想酝酿，材料搜集，草拟提纲或打腹稿的过程。在这一阶段，应该沉着冷静，尽可能思考得周密一些，准备得充分一，不要匆忙上阵，草草动笔。准备工作充分与否，不仅关系到文件的质量高低，而且直接影响写作的快慢。准备充分，看起来慢，实际上可能会更快。如果一接受任务，便匆匆上阵，往往会因考虑不周而出现大的返工，甚至推倒重来，反而耽误了宝贵的时间。
第二阶段是起草。在做好充分准备的基础上，就要尽可能做到运毫如飞，一挥而就，争取用比较快的速度写出草稿，切不可一步三回头，慢慢腾腾，犹犹豫豫，拖延时日。据说鲁迅先生写文章之前，往往蒙头睡觉，一觉醒来，挥笔疾书，妙笔生花。这是很有道理的。动笔后要快，一是因为有可能快。打了腹稿有了充分准备，就希望尽快地用文字表述出来，这时候时间集中，精力集中，思维的积极性也被充分调动起来，一种“一吐为快”的内在动力，油然而生，紧紧抓住这个时机，毫不犹豫地写下去，不仅保持了思绪的连续性，也抢出了时间。二是有必要快。早一些有个毛坯，便可以早一点向大家提供讨论的基础，给进一步加工提高创造了条件，准备了较多的时间。早点有了个草稿，还便于更具体地争取领导的指导。领导同志在某个文件起草之前，只能发表一些比较原则的意见，很难作出具体的指导。迅速拿出草稿之后，便可以促使他们进一步思考，提出更深一层的针对性更强的意见。
第三阶段是征求意见。除一些比较简单、紧急的文件外，多数文件都有个在不同范围内征求意见的过程。有些大型的重要文件，不仅在起草小组内反复讨论，有时还印发有关单位、有关同志征求意见。作为文件起草者来说，这个时候，主要任务是听取意见，不要急于修改。如果尚未听取意见，思想仍然停留在原来的基础上，就动手修改，很难使文件进一步深化，即使作了一些改动，也常常是改点皮毛，调整一下结构，润色一下文字而已。起草后不必急于修改，还因为要给参与讨论的同志足够的阅读思考时间，如果时间卡得很紧，不给人家认真阅读的余地，征求意见就会流于形式。这个过程需要时间，还包括各方面的意见提上来以后，文件的起草者要对这些意见，认真地分析、鉴别，哪些是合理的，应该采纳；哪些不合理，应该抛弃；哪些虽不一定作为修改依据，但对更全面地考虑问题有参考价值，都要一一疏理出来。这也是一项十分细致的工作，切不可操之过急，以免把有益的意见遗漏掉。在征求意见的同时，机关应用文作者应该利用这个时间，进行必要的学习，对自己的思想加以武装。否则，要使文件在原有基础上提高一步，前进一步，从内容到文字都能有新的突破，那将是很困难的。
第四阶段是修改。在对草稿征求意见的同时，作者应该积极做好修改的准备。首先自己翻阅一些有关资料，然后把草稿认真审阅一次，从内容、思想观点、布局结构到文字表述，都要反复加以研究，找出不足之处，然后把各方面对草稿的意见集中起来，形成修改的方案。这时候，就应以较快的速度动手修改，尽早拿出修改稿。如果修改时间太长，就会产生由于客观形势的变化，而不断增减内容，调整结构，使文件久拖不决，最后很可能丧失时机，造成徒劳无益的结局。
第五阶段是定稿。这多是主管领导同志的任务。定稿要十分审慎。既不能操之过急，草率从事；但也要抓紧时间，尽快定稿。特别是负审定重任的领导，一定要亲自过目，仔细推敲，从文件是否适合需要，到思想观点是否正确，内容是否真实可靠，文字是否有错漏等等，都要认真把关，尽可能避免疏漏。客观上需要尽快签发的文件，只要文稿成熟，就不要拖延。如果还不够完善，要尽快改出来签发，避免文件压在领导同志手里；如果客观上形成文件的条件还不成熟，主管领导就要有意识地压一压，“宁停三分，不抢一秒”。
写作过程的五个步骤，综合起来就是：充分准备，不急不躁；挥笔疾书，快出草稿；听取意见，耐心周到；迅速修改，充实提高；审定把关，细心推敲。完成文件，既快又好。
当然，上述机关应用文写作的快慢节奏，只是就多数撰写过程而言，有些急就文章，并不一定要经过材料准备，征求意见，反复修改等过程。就同类型的文件来说，撰写的快慢节奏，也是因时因地因人而异。总之，一定要把时限和质量统一起来，在特定的时间内，力求写出较好的文件来。，第四节的机关应用文写作中的集体智慧与个人作用（回首页）
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机关应用文又称公文。公文姓“公”。这个“公”主要是指它的社会功能而言，即用文字去执行公务。在我们这样的社会主义国家，主要体现在各级党政机关和企事业部门，要通过公文向有关单位和人民群众广泛地传达、宣传和贯彻党的路线、方针和政策，联系和处理各项工作，以便统一各方面的思想和行动，推动社会主义现代化建设事业按照客观规律向前发展。机关应用文的这种特性，决定了它的制作也必然带有程序性、群体性。即便是一份很简单的文件，也要经过起草、修改、定稿、印制、发行等一套程序。它经过了多人的辛劳，凝聚了集体的智慧。当然，撰稿者的艰苦劳动，是机关应用文制作快与慢、好与差、成功与失败的首要条件。因此，在机关应用文写作中，如何处理好集体作用与个人作用的关系，对提高和保证它的质量，关系极大。
由于机关应用文的类型不同，个人在制作中所发挥的作用也不同。就写作而言，大体有这样三种情况：
一是一些重要文件的写作，如有关重大问题的决议、决定，重要会议的报告、总结等，常常要组成起草小组，集中时间、集中精力，在统一领导、统一设计和协调下，小组成员分工负责，共同完成写作任务。这是典型的集体创作。在这个集体中，必须有一人统筹全局，在大家充分讨论的基础上，组织上做协调，文字上当“总统”，他是集体中的核心、主笔。没有这个核心，就打不了总体战，形不成思想一致、风格统一的成品。其余的同志，有的承担某一部分、某一段落的起草任务，有的则专司搜集资料，核对事实和数字。这就必须解决主笔和其他起草者，起草者和搜集资料者之间的关系。妥善处理好这个关系，才能充分发挥集体的智慧。
二是在有关领导授意下，或者有关同志共同讨论之后，由某一位同志执笔起草出文件初稿，再交领导审定，或者征求有关方面意见，然后修改定稿。这就必须处理好执笔者和领导、执笔者和有关方面的关系。
三是某一位同志根据现实生活中的问题，起草了文件，送交有关领导修改、审定。这一类程序比较简单，但也有个起草者和修改审定者的关系。
上述三种情况，都必须处理好各方面的关系，使集体智慧和个人作用都能得到充分的发挥。做到这一点，必须解决好以下几个方面的问题。
(一)每个同志都必须树立全局观点。起草文件，不论是综合性强、涉及面广的重要文件，还是比较简单的文件，凡是直接或间接参与这项工作的同志，都要树立全局观念。特别是一些重要文件的起草，不仅主笔要从全局出发，就是负责撰写一部分、某一段落和搜集核实资料的同志，也要站在全局的高度，严格按照集体讨论所确定的主题和结构去工作。个人的聪明才智，只能在两方面充分施展：一是讨论时，充分发表自己的见解，为明确主题，理顺逻辑结构贡献力量，二是按照已确定的提纲、架子，写好自己所承担的部分，或搜集好使用的资料，又快又好地完成任务。有些重要文件的起草小组成员，往往来自不同的单位和部门，很难避免受到部门的局限。有的同志总想为自己部门多说几句话，多争一点篇幅，多强调一下本部门的工作和要求。这就需要这些同志更加自觉地突破部门局限，从思想观念上尽快完成从局部到全局的转变，把局部摆在全局的一个恰当位置上。这样，才能使局部成为全局的一个不可分割的组成部分。有的同志在讨论主题或结构时，发表了一些意见和建议，没有被采纳，但在分工起草时，往往又把已被否定的意见塞了进去，给主笔造成了一些困难。这就需要在确定主题结构后，主笔和分担每一部分起草任务的同志认真研究，最好共同拟出详细纲目，然后按照详细提纲起草。自己意见被否定的同志，要特别注意服从大局。如果一时接受不了，可在思想上保留意见，但行动上还得按照集体决定去办。当然，有时候被否定的个人意见，在起草过程中，证明是有一定道理的，应在适当时候，重新提请大家讨论，或提给主笔考虑，对主题和结构进行修正。这也是对起草小组负责的态度。对参加起草的所有同志来说，都应虚心听取别人的意见，取长补短，善于协作，切忌“文人相轻”，固执己见，把自己的意见强加于人。
(二)主笔一定要从谏如流。主笔是起草小组的核心。文件写得好与坏，很大程度上取决于主笔的组织领导和文字加工，取决于主笔是否能吸取各方面的有益意见，集中集体的智慧。因此，主笔要善于听取各方面的意见，在起草之前，拟定提纲的过程中，既要听取有关领导同志的意见，以使文件起草工作有所遵循；又要听取有关同志和群众的意见，以使文件提纲更能反映客观实际，有坚实的群众基础。特别是对起草小组同志们的意见，更应认真听取，去粗取精，综合归纳，这样才能使文件的思想深化，提纲合理，使写作少走弯路，达到事半功倍的效果。所谓善于听取意见，包括两个意思：第一，各方面的意见、各种不同的意见都要听，决不能只听顺耳的，不听逆耳的；只听上边的，不听下边的；只听本系统的，不听外单位、外系统的，否则，就必不可免地要犯片面性的错误。第二，对各个方面的意见，各种不同的意见，要加以分析。凡是正确的，对工作有利的，可以也应该写进文件的，要积极采纳，体现到文件中去；凡是不正确，对工作没有利的，则应尽量说服提意见者，并剔除这些意见，以免使全局性的工作遭受损失。有些意见，即使是正确的，但在当时的情况下，或从全局看并不一定可行；或者条件不成熟，一时办不到；或者多数人的认识还没有达到那种程度，也不应简单地写到文件中。所以，可以这样说，从谏如流，是“从”正确的意见，“从”对全局有利的意见，“从”切实可行的意见。有些同志在起草文件过程中，不愿意听取各方面的意见，认为听的意见多了，会把自己的思想搞乱，弄得无所适从，反而使文件写不下去。这种看法是不对的。越能广泛听取意见，越可以使文件减少片面性，它只会使思想更全面、更周密，而不会更乱。当然，意见越多，也越要求文件作者具有较高的分析和判断能力，越需要作者有高度的思想理论和政策水平。因此，意见多，不怕乱，怕的倒是作者的思想水平跟不上去。还有的同志，不仅听不进有关单位的意见，连起草小组内部同志之间的意见也听不进去。他们总认为自己水平高，别人的意见“没有什么价值”。这就是思想作风问题了。起草小组内部的同志，来自各个方面，有不同的经历，不同的专长。应当说，他们的意见都有可取之处。作为主笔，一股来讲，水平可能高一些，但并不一定是全才，也不可能处处都比别的同志强，何况“智者千虑，必有一失”呢?应当自觉地认识到，个人的作用总是有限的，个人的见解也有一定的局限性，必须努力把大家的正确思想、深刻见解汇集起来，凝聚到所撰写的文件中去。任何狭隘的偏见，都是对工作不利的。
(三)上下级之间、部门之间、同志之间要互相尊重。机关应用文既然需要动用各方面力量来共同完成，那么，来自四面八方的同志，都应当平等相处，以诚相待，同舟共济，甘苦与共。这里有几个方面的教训值得借鉴。
—戒居高临下。一些同志参加了某某文件起草小组，以为自己的工作是“最最重要的任务”，了解情况，本来可以深入下去的，也要把下边的同志找来汇报；本来打个电话三言两语可以说清楚的，也要让下边写成文字材料。索要资料，本来只需某一方面的情况就可以说明问题的，非要下边全面提供材料；所要材料本来可以从容交来的，非得限定某日某时送达。搞得有关单位兴师动众，手忙脚乱，紧张应付，徒然增加基层单位的负担，严重影响他们的正常工作。实际上，常常是下边费时费力提供全面的大量的材料，除个别篇章有可能被利用某些情况和事例外，多数是“仅供参考”。应该说，这种做法是对下边劳动的不尊重。必须竭力避免。
二戒拈轻怕重。在几个人合作撰写文件时，确定了提纲之后，常常是分头起草。在分工的时候，有的同志考虑的不是如何高质量、高效率地完成起草任务，而首先考虑哪一段好写，哪一段难写。好写的，材料充分，思想明确的，留给自己；难写的，材料不足，思路不太清楚的，推给别人。这种一事当前，先替自己考虑，方便留己，困难让人的思想作风，是很难与人合作共事的。其结果常常形成互相推诿，谁也不愿拣重担子挑的局面，使参与撰写的同志之间形成隔阂，影响起草工作的顺利进行。正常情况是，每个同志都应发扬先人后己的风格，无论困难与否，只要符合自己的业务特长，就应毫不犹豫地自觉承担下来，即使是和自己的特长不相符合，但别人干也不太适应的难写部分，也应听从安排，积极承担比较艰巨的任务。大家都有了这个思想和行动，互相体谅，齐心协力，才能胜利完成文件的撰写任务。
三戒争功诿过。既然是集体创作，那么就应该是取得了成功，大家共同分享，有了失误，大家共同承担。决不能遇到挫折，受到了批评，就把责任推得一千二净；有了成绩，受到赞誉，就把功劳统统揽到自己身上。事实上，一份重要文件的写作，是吸取了集体的智慧而成的，都有大家的心血，是你中有我，我中有你。因此，争功诿过不仅是思想意识不健康的反映，也是不实事求是的表现。这里有两种情况要特别注意，一种是作为起草小组的主笔，一定要十分警惕，任何时候，任何情况下，也不可把大家的功劳归于个人，说什么“这个报告是我起草的”等等。事实上，即使是主笔，也只是参与其中部分工作，而不是个人单独完成的。应当相信，你的作用别人不会贬低，也贬低不了，但别人的作用，哪怕是很小的作用，也应给以充分肯定，而不能一笔抹煞。否则，今后再与别人合作就很困难了。另一种是个人独立起草，使用了下级单位的材料，并经领导同志指点、审查修改的文件。作为起草者，虽然是独立工作，也不要把成绩完全归功于自己。没有下级部门的辛勤劳动和支持，没有领导同志的指点、修改，同样是搞不成的。遇到这样的情况，还是实事求是的好，“我参与了起草工作”，“我担负了一部分起草任务”，这样做，不仅丝毫抹煞不了自己的成绩，反而有助于树立谦虚谨慎的风气，赢得合作者们的信任与支持。
四戒敷衍搪塞。在集体创作中，常常有这样的情况，一些同志认为，文章是大家写，又不是自己个人写，集体中还有一个人负全责，还有领导审定，用不着苦思苦想，劳神费力，只要按既定主题和结构，填充一些材料，能够交差就算完成任务了。这是一种偷懒的心理，或者说是依赖思想。殊不知，大家都不愿费劲，最后必然费大劲。正确的态度应该是，高标准、严要求地写好自己所分担的那一部分。什么是高标准？它的标志：一是努力体现领导的意图，体现大家共同商定的提纲的精神；二是调动自己的全部聪明才智，在自己负责的那一部分，创造性地倾注自己的血汗；三是从全局出发，考虑到自己负责的这一部分和上下两部分的自然连接，考虑到内容上和其他段落相关问题的处理，甚至在起草过程中，有新的感触，新的见解，有利于其他段落的思想深化，也应积极主动地提供给有关同志；四是精益求精，拿出去的一定是成品，而不能是粗糙的原料；所谓“良工不示人的朴”，最适用于集体创作的每个成员。精美的艺术品，是靠起草小组的每个成员共同精心雕琢的。如果每个人都拿出一块粗糙的材料，那么几时它才能雕琢成器呢?当然，每个人的水平不同，成品也会有不同的成色，关键在于是否尽到了最大的努力，是否树立高度的责任心。
 
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