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自定义操作技巧

1  快速调整Word文件工具栏

对于多人使用的公用计算机，很多用户可能都觉得烦恼，因为自己精心调整的Word工具栏可能常被修改的乱七八糟，请问有没有办法快速还原到Word原默认方式呢？

答：在编辑Word文件时，通常对工具栏进行修改或编辑。当粘贴Word文件到另一台电脑时，发现工具栏上曾有的设置（如：“自定义编辑”按扭）不见了，重新设置是很麻烦的。其实可以到C:\Windows\ Application Data\Microsoft\Templates\下，将Normal文件复制后粘贴到另一台电脑的相应位置(复盖原有的Normal文件)，即可解决上速问题。同理还可以设计许多不同设置的Normal文件，供Word文件使用。

2  如何设置Word默认页面

有些用户经常需要利用16开的页面制作文件，但Word默认的页面为A4，因而经常需要进行调整，请问有没有办法一劳永逸呢？

答：Word XP建立的文件的默认页面都是A4大小，并且其默认生成的文件文件是不自动缩进的，得使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。但可巧妙利用Word的模板功能让你一劳永逸。

（1）启动Word，新建一空白Word文件，然后单击“文件→页面设置”命令调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置所需的值。如要设置为16开，则可把宽度设置为“19.5厘米”，高度设置为“27厘米”；同时为了设置好首先缩进格式，可单击“格式→段落”命令，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”选项卡，并在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”项，度量值采用其默认值“2字符”，即设置每段自动缩进两格。

（2）单击“文件→保存”命令，选择保存类型为“文件模板”文件，并把它保存为“Normal.dot”模板文件即可，若提示无法保存，可另外设置一个文件名，如“Elong.dot”。

（3）进入“C:\WINDOWS\APPLICATION DATA\ MICROSOFT\TEMPLATES”文件夹，这时会看到两个模板文件“Normal.dot”和“Elong.dot”，首先把原“Normal.dot”文件更改为其他名称，如“long.dot”，然后再把“Elong.dot”文件名称更改为“Normal.dot”；以后在启动Word或新建Word文件时便会都采用更改后的模板了。

小提示：Word XP的模板文件夹在不同系统中位置不同，如在Windows 9x/Me下为“C:\windows\application data\ Microsoft \Templates”文件夹下，而在Windows 2000/XP 下为“C:\Documents and settings\用户名\application  Data\microsoft\templates”文件夹下，该文件夹为隐藏文件夹，必须对文件夹选项进行设置才能够进入，会看到在此文件夹中有一个“Normal.dot”文件，此文件就是Word XP的默认模板文件。

3  快速克隆个性化的Office设置

精心设置的Word编辑工具及其他快捷设置如要转到其他电脑Word中，请问有没有办法快速进行“克隆”？

答：在Office 2002版中，不但允许用户根据个人喜好，对自己的编辑环境进行个性化设置。还可以通过“用户设置保存向导”来保存这种设置和恢复这种设置。操作方法如下：单击系统的“开始”按钮，在“程序”栏中找到“Mircosoft Office工具”项，然后单击“用户设置保存向导”程序。然后在弹出的对话框中根据实际进行选择，如果要保存当前设置应选择第一项，而若要从保存设置文件中恢复设置，则选择定二项；接下来根据提示进行操作设置即可。这样下次如果要让其他系统中的Office设置符合你的习惯，或者重装系统后要恢复先前设置，就可使用该向导来完成恢复。

4  调整最近使用文件列表数目

在Word编辑窗口的“文件”菜单栏下，会自动显示最近编辑过的文件名字，通过它可以很方便地打开以前编辑过的文件。但是它最多只能显示4个，请问有没有办法让它增加一些？

答：在文件列表中显示最近编辑过的文件数目是可以自己设置的。首先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令。在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，在“列出最近使用文件”后面的设置框中，可以自由调整希望的文件数目，如图1-30所示，不过最多只能显示9个最后使用的文件。

图1-30  调整文件数目

5  将样式传给其他文件

在Word中编辑的文件中创建了几种特殊的样式，如果想在其他文件中也使用这几个样式，请问可以如何操作？

答：首先启动Word打开包含这些样式的一个文件，然后选择“格式”菜单中的“样式”选项。在弹出的对话框中单击“管理器”按钮。在弹出的“管理器”对话框中，当前打开的文件的样式信息会显示在左边的文本框中，右边文本框中则是Normal.dot模板的样式显示框。在左边框中用鼠标单击或拖动的方式选择要保存的样式信息（包括段落、页眉等），然后单击“复制”按钮，就会将刚才选择的样式包含信息添加到了右侧的Normal.dot样式列表框中。单击“关闭”按钮即可。这样下次就可以从normal.dot文件中使用这些格式了。

6  关闭语法错误标记

在编辑Word文件时，系统会自动在“我的文档”中加入一些带颜色的波浪形的下划线，请问它们为何会产生，同时该如何去掉这些下划线呢？

答：当在编辑文件时，Word会自动对编辑的内容进行拼写和语法检查，当系统认为拼写有错误时，就会自动在该文字下加上红色的波浪线条，而有语法错误时，会自动添加绿色的波浪形下划线（当然在有很多情况下，输入并没有出错，它也会产生误报的情况），这些线条在打印时并不会被打印出来。如果不想启用该功能，可以将其关闭，操作方法如下：在菜单栏单击“工具→拼写和语法”命令打开“拼写和语法”对话框，单击其中的“选项“按钮，在“拼写和语法”对话框中选择“隐藏文件中的拼写错误”及“隐藏文件中的语法错误”两个复选框，这样便可关闭那些语法检查错误标记。

7  显示过宽文件

在编辑Word文件时，由于有的文件设置的过宽，无法在屏幕上完全显示。这样每次查看文件时都必须拖动水平滚动条来显示其他部分，给阅读增添了麻烦，请问有什么办法解决吗？

答：其实要解决这个问题方法很多。下面分别来介绍一下：

方法一，可以重新调整行的宽度，使其适合窗口的大小。单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选择“窗口内自动换行”复选框即可。

方法二，还可以改变显示比例，使文件内容自动适于普通视图或页面视图中的窗口。首先单击“视图”菜单栏中的“显示比例”命令，然后单击“页宽”即可。此外，还可以将视图切换为Web版式，这样文件中的文字就会实现自动换行。

8  让Word文件动起来

通常编辑的Word文件都是千篇一律，没有动感。请问有什么办法让Word文件像网页那样能滚动吗？

答：通常的Word文件都是差不多的。使Word文件能够像网页那样实现滚动文字也不是很难的，可以执行如下操作来实现。

首先打开或者新建一个Word文件，将光标定位于想要插入滚动文字的行。然后选择“视图”菜单栏中的“工具栏”选项，再单击“Web工具箱”选项。这样就会在编辑窗口显示Web工具栏。在显示的“Web工具箱”控件面板上单击“滚动文字”按钮，如图1-31所示，这时会弹出一个滚动文字设置窗口，在“请在此键入滚动文字”下面的文本框中输入要显示的文字，在“方式”下拉列表框中可以选择“滚动”、“滑行”和“摇摆”三种方式，在“方向”列表框中可以设置滚动的方向“从左到右”或“从右到左”。此外还可以设置“背景颜色”和“循环次数”。通过调节“速度”下的滑块还可以设置文字的滚动速度。最后单击“确定”按钮即可。

图1-31  Web工具箱

9  让Word自动断字

在给Word文件排版时，一般都是把段落的对齐方式设置为两端对齐。可是在编辑英文文件时，如果在一行的末尾有一个单词很长，而在这一行又放不下时，系统就会自带将它移至到下一行，这样就会导致该行的文字间距过大，这样看起来很不协调。请问有什么方法解决吗？

答：这种情况可以通过断字来解决，也就是把这个长单词断开成两部分，中间通过连字符连接起来。具体操作如下：选择“工具”菜单栏中的“语言”选项，单击“断字”命令，在弹出的对话框中选中“自动断字”复选框，为了不至于因为断字而有损版面美观，还可以在“断字区”中输入数据设置最后一个单词右边的空白间距的最大值。在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行可以执行断字。

当然也可以选择手动方式来自己甚至断字。单击“手动”按钮，系统会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符。光标闪烁的地方是系统默认的断字位置，单击“是”按钮，表示接受Word默认的断字位置。如果不接受，可将光标移动到合适的位置，再单击“是”按钮。如果有哪个段落不想设置断字，可将光标定位于该段落中，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“段落”选项，再在弹出的对话框中选择“换行和分页”选项卡，选择“取消断字”复选框，最后单击“确定”按钮即可取消该段落的断字设置。

10  美化工具栏按钮

在拖入一些后加入的工具钮后，系统默认会以文字表示，这样有损界面美观，请问有没有办法使它也采用一个图标来替换？

答：这确实令追求完美的用户感到不美观，比如在工具栏上添加一个“自动滚动”工具后，它的名称就为“自动滚动”，没有图标，放在工具栏中文字不仅难看而且占地方。但我们可以采用这种方法来修改：单击“工具”菜单下的“自定义”命令打开对话框，然后在上述某个按钮上单击鼠标右键，将快捷菜单“命名”后面的文字删除，输入一个不容易看到的字符（如点号“.”），并从快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单下选择一个系统提供的42个图标中任意一个，将原来的文字图标换掉即可。如果对Word工具栏中的其他图标不满意，也可以按照这种方法进行修改。

11  添加和删除“工作”菜单

有些用户在别人的计算机Word中看到菜单栏上有“工作”这个菜单选项，里面记录着他经常要编辑的文件名，这对于打开文件提供了一种非常快捷方便的方式，请问我的Word里面为什么没有？该怎么添加？

答：“工作”选项不是菜单栏中的默认显示选项。如果想使用就得先对它进行添加，往菜单栏上添加工作菜单的方法如下：

单击“工具”栏中的“自定义”命令，然后在弹出的对话框中单击“命令”选项卡，在类别列表框中选择“内置菜单”项，再在命令框中用鼠标左键按住“工作”不放，然后拖动鼠标到菜单栏上想放置该选项的位置再放开。这样我们就可以把任何Word文件添加到这个工作菜单的列表中以方便以后的访问了。如果要删除该选项，可以执行以上的逆操作。在最后一步时用鼠标拖动“工作”放到“内置菜单”的“命令”框中即可。

以后如果要想把当前文件添加到工作菜单里，只需单击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”选项；而要想打开工作菜单上的文件，只需在工作菜单上单击想要打开的文件。如果要把一个文件从工作菜单中移走，则先按“Ctrl+Alt+－”组合键，这时鼠标指针将变成看起来像一个大大的粗体底线，然后再在工作菜单上单击想要移走的文件就可以了。

12  取消Office助手自动响应

在使用Word时总有些不太明白的地方，一般是通过从“帮助”菜单中执行“Microsoft Word帮助”命令来寻求帮助，可是弹出的Office助手却要输入关键词通过“搜索”来获得要帮助的内容。难道就不能像有的应用软件那样直接打开整个帮助文件，如果有该怎么实现这种操作呢？

答：Office助手的这种自认为很人性化的帮助方式让很多人不适应，我们可以通过以下两种方式来调出Word的整个帮助文件。

方法一：这种方法也是最笨的方法。只要在弹出的Office助手给出的提示问题上单击，这样系统就会自动弹出该问题的解答提示框，这是在这个提示框上面有一排按钮，其中最左边的一个是“显示”按钮，单击它，Word的整个帮助文件就出来了。

方法二：可以用鼠标右键单击Office助手（如果桌面上没有Office助手，可以单击“帮助”菜单栏上的“显示Office助手”项），在弹出的菜单中选择“选项”，再取消选择“响应F1键”复选框。取消该功能，这样就能在Word中直接按下“F1”键打开整个帮助文件了。

13  在Word 2002中创建自动图文集

在编辑文件是常常要用的一些同样的却又比较特殊的文字、俗语，常常用复制张贴的方法有觉得很麻烦，请问什么好方法吗？

答：其实可以把这些经常使用的文字或图片创建到“自动图文集”中去，这样就不要每次都输入后再复制、粘贴了。创建自己的“自动图文集“的方法如下：

首先，如果要使用自动图文集，必须先打开“记忆式键入”功能。先单击“插入→自动图文集”子菜单中的“自动图文集”选项，将显示有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框单击选择。选择好需要存储在自动图文集中的文字（或图片），再依次选择“插入→自动图文集→新建”选项，这时会弹出一个“创建自动图文集”对话框，输入要建立的自动图文集的名字，再单击“确定”按钮。这时Word XP将存储该“自动图文集”词条。创建完毕后，以后想使用这个词条，只需在文件中输入自动图文集词条名字的前两个字符就可以了。这时Word会自动提示完整的“自动图文集”词条，按下回车键或“F3”键即可完全输入该词条了。

14  自定义扩展名

如果想给Word更换扩展名，请问在Word中是否能一次完成？

答：可以，虽然Word文件默认的扩展名为“.doc”，但如果想使用指定的扩展名，可以进行如下操作：单击菜单栏“文件”，选择其下的“另存为”选项打开对话框，将文件名用双引号引起来（注意为英文输入法下的双引号），如：”自定义.elong”，如图1-32所示，然后单击“保存”按钮，Word就会接受你输入的文件名，而不再添加另外的扩展名进行保存。

图1-32  自定义扩展名

15  定制用户模板路径和工作组
模板路径

为了保存及安全的需要而想改变Word的用户模板路径和工作组模板路径，请问应当如何去进行操作？

答：若想改变用户模板路径和工作组模板路径，只要执行如下操作即可：在“工具“菜单中单击“选项”命令，再选择“文件位置”选项卡。单击“修改”按钮，在弹出的对话框中输入相应路径即可。如果想得到更多关于Word模板的信息，可以单击“帮助”菜单中的“Microsoft Word帮助”命令，在Office助手或回答向导中输入“模板概览”，然后单击“搜索”就能看到相应主题了。

16  快速恢复Word的工作环境

对于Word 初学者来说，常由于不小心把Word的环境给弄乱了，请问该怎么才能恢复其默认设置？

答：可以按如下操作：首先关闭Word。然后选择“开始→运行”选项，输入Regedit进入注册表编辑环境。找到如下键值“HKEY_CURRENT_USER\Software\ Microsoft\Office\9.0\Word\Data”，再把Data改为其他名字，如可以改为Data1，最后关闭注册表编辑器再重新启动Word即可。

17  设置任务栏快捷键

对于一些命令常有键盘快捷方式进行操作，请问是否能对Word中任务栏中的工具按钮也设置快捷键呢？

答：可以，Word任务栏通常采用自动或工具栏按钮打开，如果给它指定一个快捷键，将能够大大提高操作速度。具体做法是：单击Word “工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。在左边的分类列表中选择“编辑”，然后在右边的“命令”列表中找到“Office剪贴板”。将其选中后单击对话框中的“键盘”按钮，打开“自定义键盘”对话框。选中其左边“命令”列表中的“编辑”，然后在右边找到“Edit officec lipboard”，用鼠标单击“选择新的快捷键”框，根据需要选择键盘上的键或其组合键（如“Ctrl+B”组合键）。完成后单击对话框中的“指定”按钮，将打开的对话框全部关闭。此后再按前面设置的组合键（如“Ctrl+B”组合键），剪贴板任务窗格就会快速打开。

18  巧改Word度量单位

在Word使用中，有时需要用到的度量单位是“厘米”、“英寸”、“毫米”等，而Word默认的是“磅”，请问有什么方法可以随意的改变度量单位吗？

答：方法其实很简单。只需要单击“工具→选项→常规”命令，找到“度量单位”，单击文本框的下拉按钮（形状为“▼”），再在随之出现的下拉列表中根据需要选择适合的度量单位即可。

19  找回丢失的菜单

对于Word中一些丢失的菜单能不能找回，比如利用Word“文件→发送→邮件收件人”功能把Word文件作为邮件发出，但我的“文件”菜单下没有“发送→邮件收件人”这一命令项，有什么办法可以把它找出来吗？

答：大多数功能已经在菜单中列出，如果发现某个功能不在相应的菜单中，找到它的方法其实很简单，这就以你这种情况为例来介绍一下如何找回丢失的菜单：首先用鼠标右键单击工具栏任意处，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”选项，然后选择“命令”选项卡，并在左栏类别下选择“文件”类别，在右边的“命令”框中找到“邮件收件人”，用鼠标把“邮件收件人”命令拖到文件菜单中即可，此方法也适用于找到其他菜单功能，在“命令”选项卡上依次列出了“编辑”、“视图”等类别，操作方法同上。

20  保存工具栏个人风格

在使用Office过程中，很多用户喜欢根据自己的个人习惯来给Word、Excel等定义工具栏，如果重新安装Office时，原来定义的工具栏风格将全部丢失，用户必须重新定义。有没有办法避开这一重复操作呢？

答：其实用户自己定义的工具栏风格保存在扩展名为“.xlb”的文件（可能为隐藏文件）中。因此只要搜索这一类文件并进行备份即可。当Office重新安装后，恢复该风格的方法就很简单，只需找到已备份的“.xlb”的文件，直接用鼠标左键双击对应的文件名就可恢复用户所喜欢的工具栏风格。

21  打造个性菜单栏和工具栏

对于工具栏中的工具可进行个性化调整设置，那么对于菜单栏又是如何进行调整设置呢？

答：由于习惯不一样，有些用户希望根据个人的特点，复制或移动菜单栏和工具栏。要想实现复制菜单栏或工具栏操作，只需按住“Ctrl+Alt”组合键不放，用鼠标单击任一菜单项或工具栏上某工具按钮，并按住左键不放在菜单栏或工具栏位置进行拖动（鼠标指针为“+”），当松开鼠标左键，即完成复制操作，新的菜单项或工具按钮也就放到了此刻鼠标所在位置。如果只按住“Alt”键，进行同样操作，则可把任一菜单项移到工具栏或把工具按钮移到任一菜单项中。

22  拼写检查的修改

若想对自己计算机上的Word拼写检查要跳过的字或词进行自定义，请问该如何去做，另外如果以后准备重新安装系统或Word程序，请问该备份哪个文件？

答：如果在Word中定义了许多需要拼写检查跳过的字或词，那么最好经常备份C:\WINDOWS\ APPLICATION DATA \Microsoft\Proof中的CUSTOM. DIC文件，这样以后重装系统或Word时可以将其恢复到原来的位置，从而节省大量时间。另外，如果在定制的字典中加入了错误的词，也可以用记事本打开这个文件，将其从中删除掉即可。