偶看新闻阎安花样滑冰:第十八章 立卷归档
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/30 13:21:25
政协机关在公务活动中形成和使用的文书资料，记载了政协的工作活动和实践经验，反映了政协历史真实面貌及各项工作的客观进程，具有重要的查证和参考价值。整理和保存机关文书材料，做好立卷归档工作，是机关工作的一项重要任务。
一、立卷归档的范围及重点
(一)范围。政协机关立卷归档的范围是政协办公厅(室)
及各专门委员会及其它机构在工作活动中所形成的有保存价值的档案材料。其全宗应包括；
1、重要的会议材料，如政协全委会、常委会、主席会议的通知、讨论编组、议程安排、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型材料、会议简报、会议记录、录音带、录像带、照片等；
主席办公会议、秘书长(主任)联席会议、专门委员会会议的记录、纪要以及有关重要材料；
2、重大活动材料。如重要的调查、咨询、视察、考察和涉外活动形成的有关材料；大型经验交流会有关材料。
3、上级发文与政协工作有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；
4、政协对外正式发文及代上级机关拟制并被采用的重要文件定稿；
5、单位的请示与上级的批复；
6、政协的重要报告，总结、各种工作计划、统计报表以及与有关单位协商工作的来往信函文书；
7、提案及其处理材料；
8、政协机关党组、总支(支部)、团委(支部)、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报；
9、政协机关干部的任免文件材料以及关于职工奖励、处分的材料；
10、政协机关职工工资、福利方面的材料；
11，政协机关机构变动、启用印章材料；
12、政协的历史沿革、大事记、基础数字以及各种编研成果；
13、政协机关档案财产、物资和会计凭证及其交接手续(证)。
14、同级党委、政府和非隶属单位颁发的非政协主管业务但需要政协机关贯彻执行的条例、规定、通知等文件；
15、重要信访材料；
16、重要电报文稿。
(二)重点。政协机关立卷归档的重点是由机关本身制发的文件材料。因为他们直接地、系统地、全面地记录了政协主要活动历史，唯有政协自身才有条件将这些材料收集齐全。它是最可宝贵的、是任何其它单位的文件都不能取代的文件内容，回此必须收集齐全，并按规定立卷归档。
(三)不归档资料。根据国家档案局1983年发布的有关规定，政协机关不需要归档的文书材料有：
1、政协机关的文件材料：重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经签发的文电草稿，一般性文件除定稿外的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔改稿和负责人签发的最后定稿以外的多次校对稿；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；政协机关内互相抄送的文件材料；政协负责人兼任外单位职务形成的文件材料；为参考目的从各方面搜集的资料。
2、同级机关和非隶属机关的文件材料；参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行的无查考价值的文件材料；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
3、上级政协和下级政协机关参阅的文件、简报、情况反映，以及征求意见未定稿和抄报备案的一般性文件。
二、档案资料收集、管理
政协机关的档案，由办公厅(室)、委办及其它部门的文件资料汇集在一起形成一个全宗。做好文件资料的收集，实行统一管理，才能维护档案的完整与安全。
(一)档案资料的管理
根据《档案法》的有关精神，政协机关应设综合档案室，统一负责档案的管理工作。各部门设专职或兼职档案工作人员，负责本部门档案资料的日常收集、整理工作，定期向综合档案室移交。
(二)档案资料的收集
1、综合部门资料的收集。政协办公厅(室)是政协机关的综合部门，它承担政协委员会、办公厅(室)对外和机关内工作文件的撰制任务，这些文件的形成一般要经过登记、编号。因此，征集资料主要是由秘书部门的文书工作人员，按文件登记簿逐一核实及时收集文件材料。
2、委办资料的收集。专门委员会及政协的其他工作机构，要明确一位内勤工作人员负责收集本单位活动中形成的文件资料；特别是注意收集调查、视察、研讨、论证等活动中形成的材料；因为这些活动，往往邀请同级党委、政府领导或有关部门，以及来自不同单位的委员参加，对于他们手中存放的材料应该及时收回，保证完整无缺。
(三)收集文件材料应注意的事项
1、加强日常文件资料收集。按归档范围，把应归档的文件，随时收集；切勿采取事后算总帐的办法。政协文件在发出之前文书人员要先留出两份正本与底稿一起归档。机关的收文承办完毕后及时清退。除平时结合催办随时收集已办理完毕的文件外，文书工作人员还应定期全面清退积存在承办人员手中的那些已办理完毕的文件。
注意收集那些不经过收发文登记和用印等文书处理程序的文件。这些文件有些反映了政协机关的重要职能活动。
2、重大事件文件材料的收集。重要问题，尤其是重大事件的文件材料，形成比较快或比较突然，问题从产生到结束，过程较长。头绪较乱，要特别注意加强收集、积累工作。在收集文件材料时，必须最大限度地保持一个问题、一个事件的历史联系，为嗣后研究和处理问题提供可靠依据。
3、重大活动材料的收集。规模比较大，持续时间比较长的活动形成的文件多，而且也是来自多方面的，加之往往由临时机构具体负责，在行文程序上不太健全，因此，收集工作尤其重要、在活动一开始(包括准备阶段〕，就要注意随时收集，切勿采取事后一揽子算帐的办法，不然很容易残缺不全，许多主要文件就会被漏掉。
4、特殊活动材料的收集。有些活动，带有一定的局限性。
如外国友人来访，政协重要领导人视察等。这些活动，文书处理工作人员不少不能参加。但其形成的文件材料，包括活动日程安排，来访者所提意见建议、会见会谈情况、议定事项、谈话记录、纪要以及录音、录像、照片、题字题词等，资料价值都非常宝贵，必须设法全面收集整理。其比较切实可行的办法是在活动开始前，请有关领导明确一位参与该项活动的同志兼管资料的收集、整理，待活动结束后，作为总结收尾工作的一部分，移交文书工作部门。
5、及时补“遗”。有些请示，上级领导机关或有关部门虽然已经同意，并付诸实施，但并没有正式批复，容易造成“半拉子”档案。当事人都健在时尚可“对证”，时间一长，事情淡忘或有人员变动就会查无对质，给档案使用造成很大困难。遇有这种情况就要及时补“遗”，或找应批复单位补上正式批复。
或索要议决的会议记录(可要复印件)，或将情况写一说明附在档案的“请示”之后。
三、立卷方法
立卷是把文件按一定的规律分类、组合、编目的过程。政协立卷的文件来自办公厅(室)、各委办和其它各组成部分，因此它决定了各有不同的特点。根据这些特点，按其规律分类组合，组成不同的案卷。
(一)按文件性质组卷
1、按部门组卷。将文件按其产生或承办部门分成若干类别。
部门名称即是类别名称。采用部门分类法，符合档案形成的特点，简便易行、归类准确，是政协机关常用的分类方法。
采用部门分类法，要注意以下问题：政协委员会文件的组卷，应归入办公厅(室)类；各委办直接承办的收文，宜纳入委办类，办公厅(室)承办的文件尽管听取、采纳了委办处理意见，分类时一般归人办公厅(室)类；专门委员会起草而以政协或政协办公厅(室)名义的发文，一般也应归人办公厅(室)类；如系两个以上部门合办的文件，应归入主办的机构类内。如分不清主次，可归入最后承办的机构。政协机关内的党组、党委(总支、支部)及团支部和工会等组织的档案不能混杂在一起，应单独设类。
2，按问题组卷。按文件内容所反映的问题组卷，就是反映同一事件、人物、任务和工作过程的文件组合在一起立卷。如政协的某项视察、一次调研、一次政协与党派联席会议等，可各自立案。这种方法能较好地反映文件在内容上的联系，便于从问题、专题角度检索。
3、按级组卷。按制发者的地位和不同职能组卷，即把政协机关的公文分上、中、下二部分立卷，这可以适当区分文件的重要程度和保存价值。如政协委员会卷、办公厅(室)和委办卷等。
需要注意的是上下级之间密不时分的文件如政协的请示，党委的批复不能拆散，要将批复与请示作为一个整体立卷。
4、按保管理期组卷。按公文的保存价值立卷，分为永久、长期、定期(短期)三种。
永久卷。记载和反映政协机关职能活动，在改革开放，经济建设和科学研究工作中，有长远利用价值的公文，应立永久卷。
长期卷。记载和反映政协机关工作活动，而在相当长时期内(15-20年)政协机关进行工作、总结经验，需要查存的文件，可划分为长期保存。
定期卷。除了上述两种文件，只是在比较的时期内(15年以下)政协机关需要查考的文件，作为定期保管。
按上述三种保管期限立卷，可以随时对案卷进行处理，同时为将来送档案馆提供了方便。
5、一事一卷。这种立卷方法符合当前立小卷的要求。
一事：如XX矿井水利用的调查。
一人：XX政协委员的模范事迹、决定、报告……。
一项任务：如全国城运会捐资、服务及城市卫生情况的视察报告等。
同一性质的工作：如各委员会为改革开放制定的工作计划。
(二)按形成时间组卷
按时间组卷就是将政协同一时间阶段的文件组成一卷。但遇有跨年度的文件，要视文件内容确定归属年代。
1、一般情况下文件应放在其形成的那一年立卷。
2、文件形成的年度与文件内容所针对的年度不一致的，应以文件内容什对的年度为准。如政协1991年工作总结报告，一般是在92年初形成，但所写的内容是91年的，应和91年的政协文件一起立卷。
3、某项工作跨年度，如90年12月XX政协组织海外联谊书画展，到1991年1月结束，可在工作任务完成时再组卷。
4、临时机构活动形成的文件，可在其活动的主要年份组卷。
5、跨年度的请示与批复、来文与复文，不能分开年度立卷归档；政协机关的请示在第二年年初立卷工作结束前收到批复的，要归在上一年请示的年度归档，否则放入到批复的年度归档。
6、某些什对性较强的文件，如年度计划总结、统计、财务预算、决算等，放到文件内容针对的年度立卷归档，多年度的计划放到计划年度，多年度的总结放到总结年度立卷归档。
7、总结与计划一般不是在一起，但有些情况总结里边夹点计划设想或计划里边加点总结，这种情况应放在内容为主的那年立卷归档。
8、为某项工作或某次会议准备的材料，放在该项工作或该次会议举行的年度立卷归档。以XX市政协1993年3月换届为例，92年就开始筹备，期间成立了换届领导小组，物色委员人选，形成了很多材料，这些材料均应放在93年召开换届(X届第一次全体委员会)会议的年度立卷归档。
9、转发或批复的文件，按政协机关发文时间立卷归档。
10、跨年度举行的会议，可以放在会议主要举行的年度。
(三)立副卷
按有关规定，政协机关档案室的正式档案要交档案局(馆)，这就给今后使用造成不便。因此，要把准备存档的两份主要文件，除立卷归档的以外，再立一个副卷，供机关使用。立副卷虽要求不太严格，但最好和主卷相对应，或按问题特征，或按时间特征等通常本政协采用的立卷方法。这样立副卷的好处是，由于有多年查找主卷的基础，一旦主卷归馆，查找副卷一样得心应手。
(四)会议文件立卷
1、立卷方法。会议文件的立卷原则是用会议总名称，一会一卷或一会多卷。具体做法可根据会议文件的形成规律和特点灵活掌握：(1)应以文件名特征为主，即按文件种类分别立卷。
例如会议文件、会议简报等。每一类文件都有一个自然顺序号，按期次排列起来，根据文件的多少，组成一卷或若干卷。(2)卷内文件目录，除注明每份文件的期次外，还应详细登记文件标题，不能只写文件名称，如“文件之一”、“简报之二”等。
(3)会议的主要文件在形成过程中，常常会有多次稿本，组成一卷太厚时，可以分卷，在同一案卷标题后的括号内注上“之一”、“之二”、“正本”或“一稿”“二稿”的字样，以示卷宗间的区别。(4)有领导重要批示的，应当在案卷封面的标题后面注明，以引起注意。(5)照片应插人相册或贴在同文件一样在纸上，单独订卷，录音、录像带应装盒附卷。(6)保管期限的确定应根据不同会议及不同会议文件区别对待。通常将会议的主要文件以及决议、纪要、报告、领导讲话等划为永久，机关党委会、办公室记录等也应划为永久，其它文件材料可以酌情定为长期短期。(7)出于会议文件利用率较高，为了保护底稿，除归一套带底稿的正本外，还应单独归一至二套完整副本，做为平时借阅使用。
2、会议文件立卷应注意的几个问题：(1)针对会议文件时间性强、人员变化大的特点，收集一定要及时，特别是政协全委会议的工作人员，由于政协机关人手不够，常常从不同单位临时抽调，会务工作是临时性组织形式，会散人走，时过境迁，过后再找人或找文件就很困难了。所以在会议结束之前，必须把文件材料收集齐全。(2)要根据不同会议的特点，对会议文件的立卷归档采取不同的办法。从数量上看，政协全委会、常委会文件比较多，可立若干卷，主席会议(主席办公会议)文件少可立一卷，但不是一个会议的文件不宜并卷；从时间上看，对临时性会议文件的整理是突出性的，时间性较强；应当抓紧，而对经常性的会议，就应随时注意归档；从来源看，本单位召开的会议的文件应完整地归档，而对其它机关发的不成套会议文件，可按问题与有关文件合并立卷。如果是比较完整的整套文件，也可以单独立卷。(3)对于像全委会、常委会较大型的文件多的会议，文书处理部门应派人参加会务工作。一边为会议服务，一边进行文件的收集整理。这样便于掌握情况，了解文件的形成过程，以利于会议文件的整理归档。还有的采取直接归档的办法，即会议一结束，应归档的文件不再交业务部门，而由档案部门直接接收，这样既简化了手续，又方便了工作，更主要的是有利于提高案卷的质量。
(五)提案立卷
多年来有些单位对提案立卷归档没有形成制度，多是在提案委员会或兼管部门存放。为了确保机关档案的完整和使用方便，将提案整理加工，纳入档案综合管理是十分必要的。
1、范围：立案的全部提案及办理的有关情况资料。
2、方法：提案立案和文书立卷一样，要做好立卷前的准备工作。一是按提案顺序号检查提案件是否齐全；二是检查有无处理报告；三是核对提案与处理报告是否吻合。
立卷分类：遵循提案形成和办理规律，以每召开一次全体委员会为一个阶段，可选择以下分类法：一种是提案顺序号排列立卷，这种方法适宜提案数较少的政协机关；第二种是按提案内容分类，对内容相同或基本相同的提案组一个卷。如民族政策、宗教政策、侨务政策、知识分子政策可归一个卷，经济建设方面的可归一个卷；第三种是按机构分卷。即按承办单位、省、市、县(区)、部、委、办、局等分别组卷。如 XX区5件提案组一个卷；第四是按人立卷。如XX委员一人写的23件提案组一个卷(或一人多卷)。
3、保管期限划分。根据提案的保存价值划分保管期限。永久：被列为重要提案范围的提案，如有关路线、方针、政策的意见和建议，围绕经济建设，有明显的经济和社会效益的提案；群众最关心的“热点”问题；高新技术建议等提案。长期：涉及城建、环保、交通、教育、文化、劳动人事等方面较重要提案。定期：一般性意见、建议。
4、提案立卷应注意的问题。一是提案答复及办理情况要集中存档；二是当年没有处理结果的提案要在有了处理结果的时候存档；三是同一问题的多份提案，可同处理情况及答复一起存档或备注说明。
(六)会计档案
会计档案是国家档案的重要组成部分，也是政协机关重要档案之一，因此一定要把记录和反映政协机关经济业务的重要史料和证据立卷归档工作做好。
1、整理及保存。政协机关所形成的会计档案，应由财务会计按归档的要求整理立卷。当年的会计档案，在会计年度终结后，可在会计室保管二年，期满之后，由会计室编制案卷目录，一式三份，会计室留一份，其余两份，同档案一并交档案室。
2、立卷范围。立卷范围包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。政协机关为召开各种会议所作的预算、计划以及会计制度和财政部门的批复、银行对机关决算等文件不属于会计归档范围，应按照文书档案管理办法执行。政协机关的年度决算存入会计档案。
3、立卷方法。报表按年度、季度、月份，分别组卷，帐簿按本组卷；凭证按时间和原始凭证号顺序组卷(视其厚度，一月一卷或数卷〕。
4、注意事项。(1)原则上应当保持原卷册的封装；(2)在凭证、帐簿、报表组成案卷后，会计室应将封面和卷脊上的项目填写清楚；(3)为使会计档案和其它文书档案一样规范化，将那些规格不统一的凭证、帐簿、报表装盒存放，以达到形式统一。
(七)音像档案
音像资料是政协活动客观的真实记载。是政协工作历史再现的如实反映，一般包括照片、录音带和录像带等。随着科技的发展，音像资料越来越多，把这些资料保存和管理好，可以作为政协发展的见证，是研究政协工作不可多得的宝贵史料。
1、照片立卷。照片立卷主要包括：原版底片、照片以及文字说明材料等。
原底片。原底片是照片在形成过程中最初产生的底片。它是照片的最原始材料，也是照片档案中的重要部分。
翻版底片。即复制底片。为了保护原底片，一般使用复制底片。彩色底片不易保存，有条件的政协也可以把彩色底片复制成黑白底片。
照片。通过底片洗印的照片。立卷时一定要使每张底片附有一张照片。
文字说明。照片的标题和文字说明，是整个照片档案的有机组成部分。它们之间是相辅相成、互不可缺、密不可分的整体。每张照片表现的形象都要用文字加以说明。文字说明要简洁、明了，有利用和保存价值。
2、录音(像)带立卷。目前录音(像)带的主要制成材料是磁性带。它把声音或形象记录在磁性材料上，然后通过录音机或放像机把声音和形象放出来。磁性录音载体材料以磁带质量最好，是政协举办大型活动和召开会议常用的一种记录方法。
录音(像)带录制的各种材料，要经过编辑加工，与节目录音(像)登记单、节目审查登记表一起送有关领导审定。在送审时要提出该录音(像)材料的使用范围和保存利用价值(包括可否交换与出口)。编辑在送审时还要说明节目来源、节目内容、录音(像)地点、原录日期、复制日期、效果、机速、时间以及过去消磁情况等等。经过审批后的录音(像)材料才能移交档案室归档。
四、实施
(一)立卷准备
政协机关每年发的和收到的文件很多，立卷准备工作要从平时做起，注意加以整理。如会议材料，从发通知开始，会议的报告、简报、发言材料等，直到会后会刊，文件材料可随会议进行随时征集，待会议结束后，也形成了完整的会议资料。这样做保证了文件材料的完整，免去了年底再征集造成的麻烦。
1、编制归卷类目。一是以整个政协机关为单位编制综合的归卷类目，二是以部门为单位各自编制自己的归卷类目。
归卷类目的编制，一是以年度为单位归类，根据政协工作的特点五年为一届，可先把文件以届分段，然后再分年度或其它方法分类。二是以组织机构归类，即按政协机关设的组织机构分类，这能客观地反映立档单位工作活动的面貌和状况，并能较好地保持档案在来源上的联系。如政协XXX委员会采用组织机构分类法：党务类：党组、党总支、党支部、人事处……
业务类：办公厅(室)类、提案委员会类、学习委员会类、经济建设科技类、文教卫生类……。三是以问题归类，这能较好地保持文件之间的联系，能使相同性质的文件得到集中，便于查找和利用。如提案、三胞联谊、调查报告、学习、各种会议等分为若干类。四是以文件名称归类，如全委会、常委会、主席会议、专门委员会各分为类、分别立卷。政协以办公厅(室)、委办部门分别编制为宜，并由其文书工作人员和内勤负责，在档案室的指导下，经有关领导审核定稿。
2、平时归卷。内勤人员平时存放文件，不要把有所有的文件堆在一起，对其制发或收到的文件要分类保管，既保持文件的完整件，又便于查找、清理，不至于丢失。同时也减轻了年底的工作量。
3、妥善处理传真电报归档。一是书写传真电报文，一定要用钢笔。因用圆珠笔芯书写的字迹保存时间短，容易浸蚀；二是目前使用的传真电报机形成的宇迹耐久性差或过期则自动消失。对这部分材料，除了短期办完不需留存者外，一般都应立即复印存档，以免字迹消失。
(二)文件的检查调整
正式立卷之前要进行认真地检查，发现问题进行必要的调整。注意四个问题：
1、文件的齐全与完整。看借阅文件收回没有，检查借阅登记表，收回借出的文件，对照机关的收发文登记表检查文件的清退情况，把所有应归档的文件收集齐全，避免文件装订成卷后又发现了应当立卷的文件而再拆卷。
2、是否符合归档范围的要求，剔除重份文件，对其它不符合归档的也要剔除另作处理。
3、是否保持了文件间的历史联系。归入各个卷夹内的文件，凡与本卷特征不符合的要加以调整或转入其它有关卷内或另立新卷，避免因立卷不当而造成的案卷界限不清、各卷间文件内容重复、交叉等现象。
4、卷内文件的保存价值要尽量统一。永久、长期、短期三种，文件归卷时强调了适当照顾文件的保存价值，立卷时要再一次检查斟酌，文件基本固定之后，要根据卷内文件的全面情况初步拟定本卷的保管期限。
(三)案卷标题
案卷标题的作用在于准确地揭示案卷的内容，为查找文件提供可资检索的渠道。因而，案卷标题拟定要准确。
拟好案卷标题，一要仔细研究案卷内容，分析、掌握案卷的重要问题；二要有一定的概括能力，把卷内的文件内容通过简洁的文字清楚地表达出来。
对大多数案卷来说，尤其是用一事一卷的办法立的卷，其标题的抄写可以采用：作者+问题+名称的模式，如XX政协关于接待工作、经费、陪餐等有关问题的通知。
(四)卷内文件排列
1、排列。组合在一个卷内的文件要系统排列，保持文件间的历史先后顺序。
按照以问题为主，一事一卷的办法组成的卷，同一任务，同一活动，同一事件的文件，要按照文件形成的时间组卷，这样，可以清楚地展现出事物发生、发展到最后结束的全过程；属同一类性质文件，先把问题相同的文件集中在一起，然后再按时间顺序依次排列；一般说，按时间特征组卷的文件以文件形成先后排列，作者、问题、名称特征组卷的分别以重要程度为序进行排列，如中央、省、市、区、乡。
2、卷内文件的编号。有3种办法：一是页顺序号，文件纸张正、反两面都编上号，正面一个号背后一个号；二是文件每张一个号，号码写在每张纸的正面。案卷编号多采取后一种形式，因多数文件背面没有字；三是两种办法结合，凡有文字的面就编号，统称面号，编号要细致、准确、避免错号、漏号、重号。在左侧钉卷的号码要编在每页的右上角，防止翻时磨损。
(五)卷内目录
1、顺序号——一份文件一个号，表明卷内文件的份数。
2、作者——写成文件的机关、部门、个人，全称过长的写简称，但一定要确切。两个以上的作者，一般都要标上，如过多，可标上主要的机关、单位名称，其余写“等”字。文件作者应是原作者，不是编者。如：某卷内一份XX政协办公厅《情况简报》登载的是XX政协办公厅行政处住房的报告，那么作者应是办公厅行政处，而不是XX政协办公厅。
3、文件字号——文件原发文机关编制的文件字号。卷内目录标明文件字号，对接待那些掌握文件字号的查阅者十分方便，可以大大提高检索速度。多个作者，多个文件字号的文件，如果作者全都标出，字号也要全部标出，如果只标出部分作者，那么字号也只标出相应的部分。
4、文件日期——应填写文件落款的日期，如果个别文件没有落款，可填写发文日期，完全没有日期的文件，要在备注栏内注明。文件日期应注明年、月、日。
5、文件内容——文件内容是卷内目录的主要组成部分，在文件的标题可以概括文件内容的时候，可以写文件标题，但在实际工作中有以下情况不能照抄原文标题：
(1)原文件无标题，如人民来信等，要根据内容拟标题。
(2)有的文件以文种名称充当标题，如通知、通告、公告等，这样的文件，要根据内容拟标题。
(3)文件标题不能反映文件内容，如关于转发XX号文件的通知等、应在标题后加括号注明。
(4)题目反映不出文件内容与立卷机关；如XX政协委员会关于刘畅等四同志任副主任科员的批复。除标题已有的刘畅外，其他二人立卷时应加括号注明，如XX政协委员会关于刘畅(XXX、XXX、XXX)任副主任科员的批复。
(5)文件所在页号——除卷内最后一份要标明起止页号外，其余文件均可只标明开始的张号。
(六)案卷封皮
封皮应填写：机关名称——填全称；案卷标题——应用毛笔书写，字迹要清楚、工整、字体要稍大一些，排列整齐；年度日期——只一年，可只填年度，跨年度的要注明文件的起止日期；全宗号、目录号、案卷号归档后由档案室编排填写。。
案卷装订：要拆除文件上的曲别针、大头针、订书钉等全部金属物品，以防锈蚀。文件过小的或左边宇迹很满的要用纸托上。文件纸张大小要整齐划一，大张要折起来。装订时避免文件倒置、漏订。
(七)案卷排列
一个年度内的案卷，在装订时要进行系统排列，使作者、问题等特征相关的案卷保持彼此间的联系。案卷的排列首先要把本机关或本部门的案卷按永久、长期、短期保存的案卷分别排列，保管期限相同的，要按作者、问题重要程度加以区别，体现一定的条理性。一般可按这样的顺序：综合性文件的案卷、重要会议案卷、上级领导机关来文卷、本机关重要文件卷、各部门业务性文件卷。其它单位来文卷。
(八)案卷目录
把本年度经过系统排列后确定了先后顺序的案卷逐一编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷目录。
案卷目录可按年度、保管期限或按机关内的部门分开编制。
按年度——同一年内各个部门的案卷合编一本；其中分永久，长期、短期。
按保管期——同一年度的按永久、长期、短期各编一本目录。
按组织机构——一部门一本，然后分永久、长期、短期。
三种方法的共同点是把不同保管期分开，这是因为：省以上档案馆只接收永久案卷，地、市、县馆接收永久、长期案卷，短期案卷只在本单位保存。
五、案卷保管
档案在存放期间，因受人为的或自然的因素的作用，总是处于不断的损坏之中。为了最大限度地防止和减少档案的损坏、延长档案的寿命、维护档案的安全。在保管过程中以防为主，防治结合，防患于未然，其有效方法除思想上重视外，要把先进技术和设备运用到档案保管工作中来。
(一)七防
政协机关要根据本单位档案的数量，设置所需的专门档案库房和一定数量的保险柜，并做到七防。
1、防腐、防霉。要保持库房相对稳定的温、湿度。最适合保存档案的温度是14°C-24°C，相对湿度是45-60% 。采取的方法一是人工通风，打开库房的通风口，促进室内外空气的交流，从而达到调节温湿度的目的；二是利用吸水剂和电扇、空调等科技设备控制温、湿度。
2、防虫蛀。库房要安装必要的纱窗，档案柜内要投放防虫药剂樟脑和萘等，防止害虫的进入或虫蛀。
3、防火。加强检查，消除一切发生火灾的可能性。做好灭火准备，凡有条件的地方，可以安装自动灭火设备或消防栓，一般应准备灭火器、沙箱和充足的水源，并且制订切实可行的防火方案。
4、防鼠咬。其方法是投放灭鼠药，案卷橱最好用铁皮制作。
5、防盗。库房的门窗要牢固，要安装铁栏杆，要建立健全巡逻保卫制度，有条件的，可安装防盗警报系统。
6、防尘。保持库房清洁，随时清扫，定期用吸尘器清理落在保险柜内卷宗上的灰尘。
7、防日晒、库房要设在通风、避尘的地方，档案柜不能直接在阳光下曝晒。
案卷在保管中，要注意经常进行检查，发现问题，及时采取有效措施。
(二)录音带的保管
1、需要保存的磁带，一定要装在纸盒内保存。需要长期保存的磁带，最好不要快速收盘，避免磁带过紧过松。
2、磁带应保存在相对湿度40-60％的环境里。不要湿度过高，以免变质。
3、录制好的录音带受外界强磁场的作用，会损坏已录好的信息。因此在电动机、发电机、变压器甚至电视机、收音机、扬声器的附近不能存放磁带。为防磁化，最好用金属箱柜屏蔽保存。
4、长期存放的磁带，要把带盘底侧面堵住两个方孔的塑料小片(防抹窗)用螺丝刀起掉，以防抹音。
5、长期保存的磁带要半年左右重绕一次，释放磁带内部压力，避免磁带转印对磁带已记录好的信号的破坏。
6、剪接磁带时使用铜质剪刀或未磁化的剪刀，否则会使接头处磁化而出现噪音。
7、磁带存放一段时间(两个月左右)就要换一次上下位，以免受压。一般情况下，只要保管得当，现在生产的录音带可保存20—30年，而记录的信息不会损失。
(三)录像带保管
1、磁带存放要远离磁场。
2、避免用手接触磁带。使用时要用手拿磁带盒的外侧中间。
不要轻易打开录像带盒，更不能随意将磁带拉出。
3、磁带用后要将磁带全部倒入供带盘上，然后装人盒内；直立放在柜里。因为磁带盒内有衬套支架，立放可增加磁带的接触面，以免磁带变形。
4，使用一般录像机磁带插入机内，就不能试用手工将带舱弹起。因为这时磁带已拉出，如用手工使带舱弹起会造成磁带折皱。
(四)照片、底片的保管
1、摸拿底片要戴手套，以免指印、汗液沾污，腐蚀底片。
2、避免摩擦。
3、底片冲好晾于后，要剪断平放，不要长久地卷放。
4、底片要装在底片袋内。不要放在书本里，或放在口袋里，每个底片袋只放一张底片，不要几张叠在一起。
5、底片存放场所要通风干燥，温度和湿度不能高。
6、要经常检查、通风。一旦发现问题，应立即处理。
六，档案管理升级
根据《中华人民共和国档案法》以及《国家档案工作规章制度》要求，许多地区试行了档案工作上等升级制度，为档案管理上升到一个新的高度提出了要求。不少政协档案部门，也根据有关精神开展了这项工作，并收到了一定成效。但从一些单位的情况看，有些问题需要注意。
(一)充分认识上等升级的意义
档案管理上等升级，是为了提高机关档案标准化管理水平，更好地开发档案信息资源，为两个文明建设服务。采取升级这一措施，一方面是为档案工作标准化提供了理论指导和科学依据，另一方面也是对档案管理工作的很好检验。其意义是：
1、贯彻落实档案法，实现档案工作规章制度要求，使其逐步走向规范化、统一化轨道；
2、推动档案管理工作上位，列入政协机关工作的议事日程，解决工作中存在的问题，确保工作的顺利开展；
3、提高档案工作质量和效率、节约人力物力。工作中目标明确，使档案工作领域内需要协调统一的重要事务达到协调统一，以获得最佳的效益和良好的工作秩序；
4、检查、评比档案工作标准化程度，为实现升级不断总结经验，找出差距，及时改进；同时也提高了工作人员的业务水平；
5、评优和奖励工作优秀的单位和个人，给予充分肯定，可以调动其积极性、主动性，进一步推动工作的开展。
(二)做好准备
主要是做好现有档案的清理、调整和整理加工工作。档案升级一般分二个标准，不管那个等级标准，其要求都是比较严格的，因此，在争取达标过程中，必须一丝不苟地做好各项工作，特别是对现有档案的整理，更要力争达到无一遗漏的水平。
1、全面系统地清理现有档案，做到五查：查档案原件是否完整；查分卷是否得当；查卷内文件排列是否合适；查案卷诸项填写是否齐全；查案卷标题是否准确。对不符合标准要求的，要采取补救措施。
2、对不符合要求的案卷进行调整。档案工作是千秋大业，案卷本身不可能三天两头改动，必须借升级的机会，对原来存在的问题，进行一次相对彻底的手术，不可将就凑合。有的可在本卷内调整，如有必要也可跨卷调整，直到完全合适为止。
3、做好调整后档案的整理加工工作。包括重新编页、装订、拟写案卷标题等；都要按高标准进行。
(二)撰写好文字材料
1、全宗介绍：以文字叙述的形式介绍政协机关全宗档案内容、成分和价值的检索工具。全宗介绍一般由两部分组成：一是写明政协的性质和任务，以及简要历史；二是档案的主要内容、成分和价值。两部分的介绍要重点突出、详略结合，即对反映政协职能活动、有长远查考利用价值的案卷做详细介绍，对一般反映政协机关工作的案卷做大致概括(附样18-1)。
[附样18-l]
XX市政协档案全宗介绍
简要历史
1949年9月25日，召开首届XX市各界人民代表会议协商委员会，这个会议先后共召开3届。它实际上是政协的前身。
1955年2月24日，召开了中国人民政治协商会议XX省XX市第一届委员会第一次会议，选举XXX为主席，XXX、XXX、XXX、XXX、XXX5人为副主席。XXX为秘书长，XXX等18人为常务委员会委员。
1957年4月8日，召开了中国人民政治协商会议XX省XX市第二届委员会第一次会议。
文革期间(1966年7月至1979年5月)政协XX市委员会被迫伴止活动。
1979年5月9日中国人民政治协商会议XX省XX市第三届委员会常务委员会举行第三次常委(扩大)会议，宣布恢复活动。
1982年10月7日，召开了中国人民政治协商会议XX省XX市第四届委员会第一次会议，选举XXX为主席……
档 案 情 况
截止到1989年底，政协XX市委员会共形成正式文书档案130卷，其中永久86卷，长期94卷，短期10卷，会计档案(截止到1988年)26卷。
一、档案来源
根据公文立卷的有关规定，其主要来源是：
1、上级机关颁发的属于本机关主要业务并要求执行的决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、批复等。
2，本机关在工作活动中形成的决议、决定、条例、规定、会议纪要、通知、通报、请示、报告、计划、总结、会刊、工作通讯等。
3、本机关召开的各种会议的文件、资料，参加上级机关召开的会议带回的文件、资料，本单位领导在正式会议上的讲话稿等。
4、同级或不相隶属单位发来的需要办理、起依据作用的文件。
5、本单位形成的财会档案。
6、会议或大型活动形成的音像档案。
二、时限
市政协现存的档案，主要是从1982年筹备并召开政协XX市委员会四届一次会议以来的文件材料。
三、完整程度
按照归档要求，除坚持平时收集、整理有关文件材料外，每年一季度将上年机关各部门形成并办理完毕的文件及重要资料全部收集齐全，依据内容及重要程度分别立卷归档。从机关恢复活动至今，没有遗漏或积存。
四、案卷主要内容
1、永久卷。根据政协机关的职能、任务，被立为永久卷的是：以政协党组、委员会名义发的重要文件；党组会议、常委会议、主席会议、主席办公会议记录、纪要；历次全会及常委会议的重要文件、资料；市政协各种重大活动形成的文件、资料以及以政协名义向上级有关部门的请示、报告等。
1981年永久卷1本(卷号1)，主要内容是文革后市政协恢复活动启用印章、机构编制、办公用房等请示、报告。
1982年永久卷11本(卷号2-12)，主要内容是：市政协党组会议记录(2、3卷)；市政协四届一次会议请示、报告、通知、开幕词、闭幕词、决议、领导讲话、委员登记表、会议简报等(4-6卷)；XX市各界人士为四化建设服务经验交流会请示、通知、参加人员名单、开幕词、发言(摘要)、领导讲话等(7卷)；市政协一至四届委员会委员名单、登记表、第四届委员登记表(9-12卷)。
1983年永久卷l2本(卷号13-24)，主要内容是：……
1989年永久卷12本(卷号75-86)，主要内容是：党组会议记录(75卷)；市政协六届二次会议通知、日程、议程、开幕词、闭幕词、常委会工作报告、提案工作报告、决议、简报等(81、82卷)；市政协党组关于贯彻中共十三届四中全会，召开六届二次会议、发挥专门委员会作用请示、报告(76卷)；市政协六届四次、六至八次常委会通知、领导讲话、情况报告等(77-79卷)；市政协关于县区政协换届、暂行规定、招干、增编、赴外学习、粮食调研、民族宗教工作、增强市属大中型企业活力、搞活科研机构、菜篮子工程等请示、汇报、调查报告、建议(80、83-86卷)。
2、长期卷。立为长期卷的主要是市政协举办各种讲座、报告会记录、录音整理、大型活动、经验交流会等的发言稿；本机关编印的《内参》、《情况反映》、《工作简报》、《情况与建议》；市政协赴外学习、专题调查、各种纪念活动等请示、报告、情况汇报等。
1980年长期卷1本，为市政协《情况反映》。
1981年长期卷2本(卷号2-3)，主要内容是：XX市各界人士为四化建设服务经验交流会通知、领导讲话、简报等。
……
1989年长期卷2本(卷号33、34)，主要内容是：关于土地复垦、教师住房等报告(33卷)；开展视察、联谊活动、了群委员等通知、报告(34卷)。
3、短期卷。1980至1989年共立短期卷10本，主要内容是：中共中央、国务院、XX省委、XX市委、市政府有关统战、政协政策及工资、奖金等与本单位有关，需要贯彻执行的意见、规定等。
4、会计档案。会计档案主要是各种帐簿、凭证和报表。根据财会管理的有关规定，保管期限为25年的主要是经费和其它现金帐；保管期限为15年的主要是记帐凭证、现金收据总帐及其它明细帐；保管期限为10年的主要是银行对帐单及统计、工资、预算支出等各种报表。
2、大事记。政协大事记是记录政协从成立至今发生的重大事件的书面材料。它用简明的文字。系统扼要地记录和反映政协机构的重要活动和发展变化的历史情况。
编写原则。按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重事实，维护事物的本来面目，客观的加以记述。
编写要求。不描写、不议论、不评论、不评价，坚持秉呈直书，直陈其事，采用记述体。做到有根有据，不加作者本人的观点。
选载标准。大事、要事、新事。
大事：即规模大、范围大、影响大的事。如政协全委会、常委会、重大节日庆祝等。
要事：具有关键性、转折性、重要性的事。如大型的研讨活动、经验交流会、调查项目、召开民主党派座谈会、三胞眷属联谊活动以及政协机构、领导班子变动等。
新事：首次出现、带有萌芽性质的新鲜事。
体例。一般是一事一记，对隔日、隔几日的事，采取记事体，做综合记述。
内涵。一般包括时间、地点、人物、情节、原因、结果六要素，有的只含四、五要素。
注意事项：时间记载要确切，即X年X月X日。有的甚至还要确切的时、分、秒；记事要简洁、言简意赅，用简短的篇幅概括丰富的内容。
3、组织沿革。组织沿革是记载政协委员会及其机构、人员编制、体制变革情况的一种参考资料。随着政协换届，委员编制、常委、主席等班子指数，经常发生变化。政协机关机构设置、人事任免也会相应变动，将这些纷乱庞杂的材料内容，比较清楚系统地表达出来，为指导今后政协工作提供了方便。
内容：政协委员会成立的时间、历届委员会召开的时间、主席、秘书长、常委的人员构成(包括历届第一次全委会主席团)、领导任免、委员人数变化和政协机关内部组织机构的设置和人员变化情况。
编写形式：政协的组织沿革主要采取阶段法编写。即从政协委员会成立开始，每届委员会任期(五年或三年)划分为若干阶段( 如每召开一次委员会议为一阶段)，在每个阶段内划分为若干系列进行编写。这种体例，符合政协工作的特点。既体现在发展上呈现出一定的阶段性，在该阶段内又保持相对稳定的特点。这样就可以比较完整地反映政协委员会及其机关沿袭变迁等的变动历史线索。组织沿革可采取文字记述与表格两者有机结合的形式。有的内容，如历史沿革概述、主要职能任务，用文字记述容易交待清楚。有些内容，如每次换届时间、领导干部任免、常委、委员编制等情况，使用表格形式便于反映出内在联系，既能减少篇幅，条理又清楚，便于查阅。
4、基础数字汇集。以数字的形式反映政协基本情况的参考资料。
内容：根据政协工作性质和特点，基础数字汇集包括两项内容：一是各届委员会主席、副主席、秘书长、常委、委员及其性别、党派、团体、委员界别等有关数字；二是政协机关内部机构设置领导职数、干部、工人编制以及固定资产、经费等有关数字。
要求：数字材料必须准确可靠，各种资料要经过调查核实后编写，以保各种数字的真实准确。
(四)编制检索工具
检索工具是档案管理使用的重要手段。检索工具是否齐全，编制质量好坏，对于方便查阅使用至关重要，因此，要注意抓好这项工作。检索的主要工具有：
1、全宗介绍；
2、案卷目录；
3、文件字号；
4、全引目录。
(五)写一个好的自检报告
自检报告是政协机关档案升级的重要依据，也是档案管理升级的考核评定的参考文件。其主要内容有：机关基本情况，档案升级的有关情况；档案工作的基本情况，主要有机构人员、列入机关管理和档案业务建设情况；档案信息开发利用情况，要有利用效益的数据统计或实际事例；说明利用率、完整率和准确率等(附样18-2)。
[附样18-2]
政协XX市委员会办公室
关于档案工作达到省三级标准的自检报告
我单位的档案管理工作，在市档案局的关怀指导及具体帮助下，由于领导重视，机关各科室的大力支持，秘书处全体同志的勤奋努力，在实现综合管理的基础上，使档案管理趋于制度化、规范化、标准化。最近，我们按照《XX省机关、团体、事业单位档案工作等级标准》逐项进行检查对照，自认已符合省三级标准。现报告如下，请予评审。
一、本机关概况
1、机关概况
1949年9月召开第一届XX市各届人民协商委员会，此会即是政协的前身。1952年2月，召开中国人民政治协商会议XX省XX市第一届委员会。至文革期间停止活动，共召开5届。1979年5月重新恢复活动，至今已是第六届委员会。现在机关内设7办4科，即：提案委员会办公室、学习委员会办公室、文史资料委员会办公室、经济建设科技委员会办公室、文教卫体委员会办公室、祖国统一联谊委员会办公室、行政办公室和秘书科、综合科、行政科、人事科。编制65人，现实有55人。
市政协的性质、任务是：……
2、档案工作情况
政协XX市委员会自1949年9月25日召开第一届人民协商委员会到1966年7月文革前，基本没有档案材料。1966年7月至1979年5月，政协停止一切活动。从1979年5月9日政协XX市第三届委员会常务委员会举行第三次常委(扩大)会议宣布恢复活动至1982年10月7日召开政协XX市第四届委员会(第X次会议？)，只是进行一般的活动，没有有保存价值的资料。所以，政协现存比较完整的档案，全部是四届委员会以后的。
1989年4月以来，我们按市档案局的要求，学习了《XX省机关、团体、事业单位档案工作上升等级标准》，主席办公会议进行了研究，成立了档案管理领导小组，办公室副主任任组长，秘书科长任副组长，专兼职档案员为成员，研究部署了本机关档案工作上升等级规划，下发了关于档案工作五项规章制度的正式文件，并对各科室兼职档案员进行了培训，我们于1990年将档案室案卷重新进行了整理，共装订档案251卷。其中文书档案130卷。会计档案121卷。在文书档案中，永久86卷，长期31卷，短期10卷；在会计档案中，保管期25年的11卷，保管期15年的104卷，保管期10年的6卷。通过这些措施，使档案工作步入制度化、标准化轨道。
二、档案工作升级自评情况
(一)档案工作的利用与效益
1、检索工具比较齐全，便于提供利用，共编制四种检索工具(13本)。
(1)全宗介绍(1本)。
(2)案者目录(7本〕。
(3)文件字号(1本)。
(4)全引目录(4本)。
2、编研成果7项
(1)大事记。1949年至1989年逐年编纂。
(2)组织沿革。从政协第一届委员会至第六届委员会的组织人员构成详细做了记载。
(3)基础数字汇编。1949年至l989年一至六届委员会基本情况用数字做了详细统计，并汇集成册。
(4)《学习参考资料》。
(5)《XX政协会刊》。
(6)《XX政协报》。
(7)《XX市文史资料选辑》。
3、档案利用取得的社会效益
在档案提供利用中注意效果登记，到目前为止共利用档案110卷，接待查阅人员200余人次，取得了较好的社会效益。为领导决策和为老干部落实政策、调整工资等提供了依据和资料。本机关写史志、组织沿革、大事记等基本上全部是由我们现存档案提供的依据，有力地促进了政协的建设，为开创人民政协工作的新局面，巩固和发展爱国统一战线，提高本职业务创造了条件。
(二)业务基础工作基本上达到了规范化、标准化
1、为使档案材料齐全、完整，我们依照《档案法》和国档发[1987]27号文《机关档案工作业务建设规范》的要求，具体制定了《文书立卷程序》、《归档和不归档范围》，对原积存的文件进行了认真清理，逐件逐份地进行鉴定，以保证案卷质量和文件归档的齐全完整。
2、档案的分类、编目、排列规范化。按年度——保存年限——类别进行分类，按文书档案卷格式，编写案卷标题，编制目录。按国家档案局《机关档案工作业务建设规范》中关于保管期限的规定，根据不同的保管期限按流水号进行了排列。顺序以年限由长到短，自上而下排列，固定案卷位置，档案的目录号不重，目录内的案卷号不重，保持检索标识的单一性。
3、案卷质量符合规范要求。我们遵循归档要求，将1982年至1989年的档案进行重新整理、装订，依据文件材料形成的规律和特点，区分不同保存价值，对卷内文件材料重新进行了检查。对归卷不合适的文件进行了调整，卷内文件材料编号采用阿拉伯数字标注，页号位置在每页材料正面的右上角。案卷标题一律用楷体黑字书写。案卷装订使用卷宗皮，对卷皮上的每项要求，采用红体铅字印制，做到整齐、统一、美观。
4、档案室与阅览室分设。在办公用房紧张的情况下，腾出了档案库房(一间〕，阅览室(2间)。库房有较好的“七防”设施，装具充足，符合保管档案要求。库房有铁皮五节柜5套，吸尘器、灭火器、装订机、干湿度表、寒暑表各一个。
5、档案的鉴定、销毁、移交手续健全。对需要销毁的文件材料已逐件写了销文清册，对移交档案(会计档案等)履行了移交手续。
(三)档案管理规章制度健全
1、根据档案工作不断发展的需要，制订了5项比较切合实际的制度：档案保密制度、档案安全保管制度、档案利用统计制度、立卷归档制度、会计档案管理制度。
2、制定了切实可行的保证措施，将文件材料的形成、积累和立卷纳入了机关工作制度。同时也列为有关工作人员的岗位责任制以及评选的条件之一。
(四)健全档案管理体制
1、建立了档案管理机构。综合档案室受行政办公室的领导。办公室副主任XXX牵头，秘书科长XXX具体负责，XXX为专职档案员，各委办、科设立了兼职档案员，文件收发员XXX为档案监督员，形成了层层负责的档案管理网络。
2、本机关领导把档案工作列入重要议事日程，狠抓档案管理工作。
(1)领导带头学《档案法》。1988年1月1日《档案法》颁布后，领导小组首先组织了全体成员认真学习，通过学习大家一致认为加强档案管理工作是机关工作科学化管理的需要，从而增强了档案意识，为搞好档案工作奠定了思想基础。
(2)领导亲自抓档案工作。为贯彻落实《档案法》和省、市档案工作会议要点，自去年以来，领导多次召开会议研究档案工作，制定了档案工作上等级规划，研究部署了达省三级标准的工作任务。明确了由办公室副主任XXX主抓。会后，他带头清理文件，亲手写档案全宗介绍，修改各种规章制度。由于领导以身作则，调动了秘书科同志们的积极性。从今年4月份以来，大家齐动手，共同努力，奋战几个月，完成了案卷的分类组卷，装订和大量的编目、排列等整理任务。
(3)为搞好档案工作提供必要的条件。在机关办公用房和财政经费紧张的情况下，设了专用库房，增添了五节柜、保密柜、吸尘器、四通打字机、电动速印机以及各种档案用品。在原来档案设备基础上，又投资了近4万元的装具。
3、配备了专职档案员
综合档案室现有1名专职人员，该同志在部队从事机要工作17年，转业到政协机关后从事档案工作。有较高的政治业务素质，中共党员，中专文化水平，并在1989年参加了市档案局组织的专业课培训。
我们的档案工作，虽然取得了一定成绩，但有些工作还需要完善，如在标准化、现代化管理上还需要继续努力。这次即使通过了省三级标准验收，还要向先进单位学习，继续向省二、一级标准迈进，把我会档案工作搞得更好。
(六)查遗补漏巩固提高
档案经申请检查验收升级，初步实现了档案管理的规范化、标准化要求，为档案更好地利用创造了条件。档案管理达标后，还要不断提高管理水平，向更高的目标前进。
1、根据检查验收中提出的问题，要进一步采取相应措施查遗补漏，充实完善。
2、按照档案管理的要求，经常进行自查，发现问题及时解决。
3、不断学习吸收兄弟单位档案管理的好经验，好方法。
七、材料清销
按规定对文件进行清退销毁，既是公文处理的要求，也是党和国家安全保密工作的需要。要做好文件清销工作，需切实注意以下几个环节：
(一)清销范围
档案经过鉴定，确实没有保存价值的；已过保管期限并确无继续保存价值的案卷；归档时剩余和属不归档文件材料。
(二)清销手续
1、清文通知。政协机关清文应由档案室具体负责。按有关规定起草销文通知，将需要清退销毁的文件，按委办和各位主席、秘书长等逐一详细列在《文件清退单》上(附样18-3)，具体工作事宜由内勤人员办理，各位领导的文件清退由办公厅(室)文书工作人员协助办理。清退时一定要按通知要求和注意事项按时认真清理，并如期上缴。
对丢失文件的，一定要严肃对待，有关领导要检查了解情况，找出文件丢失的原因和主要责任者及应吸取的教训和改进措施，并形成文字材料，交上级文书部门。造成损失严重的要进行必要的处理。
2、销文登记。清理经过确定确需销毁的文件，要撰写销毁档案的书面请示，并编制销文登记册。销毁档案请示，应说明拟销毁档案的数量、所属年代和大致内容，说明鉴定情况和销毁理由。销文登记表(附样18-4)的封面或底页，要注明审批单位政协办公厅及负责人和销文单位及经手人和销毁时间。如有些部门或人员要求留一些需要清理的文件，在一定的时间内参考使用，这也是允许的；但要经有关领导批准，而且对留下的部分要经档案室当面清点无误，并履行必要的手续。
(三)监销
文件清销是件严肃的工作，必须认真组织。销毁文件要直送造纸厂，运输途中必须有保险措施。并有两人押送和监销。文件清销完毕要将监销情况向有关领导全面汇报。销毁档案的请示和《销文登记表》一并由档案室存档。
[附样18-3]
文 件 清 退 单
清退单位： 时间：
[附样18-3]
销 文 登 记 表
一、立卷归档的范围及重点
(一)范围。政协机关立卷归档的范围是政协办公厅(室)
及各专门委员会及其它机构在工作活动中所形成的有保存价值的档案材料。其全宗应包括；
1、重要的会议材料，如政协全委会、常委会、主席会议的通知、讨论编组、议程安排、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型材料、会议简报、会议记录、录音带、录像带、照片等；
主席办公会议、秘书长(主任)联席会议、专门委员会会议的记录、纪要以及有关重要材料；
2、重大活动材料。如重要的调查、咨询、视察、考察和涉外活动形成的有关材料；大型经验交流会有关材料。
3、上级发文与政协工作有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；
4、政协对外正式发文及代上级机关拟制并被采用的重要文件定稿；
5、单位的请示与上级的批复；
6、政协的重要报告，总结、各种工作计划、统计报表以及与有关单位协商工作的来往信函文书；
7、提案及其处理材料；
8、政协机关党组、总支(支部)、团委(支部)、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报；
9、政协机关干部的任免文件材料以及关于职工奖励、处分的材料；
10、政协机关职工工资、福利方面的材料；
11，政协机关机构变动、启用印章材料；
12、政协的历史沿革、大事记、基础数字以及各种编研成果；
13、政协机关档案财产、物资和会计凭证及其交接手续(证)。
14、同级党委、政府和非隶属单位颁发的非政协主管业务但需要政协机关贯彻执行的条例、规定、通知等文件；
15、重要信访材料；
16、重要电报文稿。
(二)重点。政协机关立卷归档的重点是由机关本身制发的文件材料。因为他们直接地、系统地、全面地记录了政协主要活动历史，唯有政协自身才有条件将这些材料收集齐全。它是最可宝贵的、是任何其它单位的文件都不能取代的文件内容，回此必须收集齐全，并按规定立卷归档。
(三)不归档资料。根据国家档案局1983年发布的有关规定，政协机关不需要归档的文书材料有：
1、政协机关的文件材料：重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经签发的文电草稿，一般性文件除定稿外的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔改稿和负责人签发的最后定稿以外的多次校对稿；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；政协机关内互相抄送的文件材料；政协负责人兼任外单位职务形成的文件材料；为参考目的从各方面搜集的资料。
2、同级机关和非隶属机关的文件材料；参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行的无查考价值的文件材料；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
3、上级政协和下级政协机关参阅的文件、简报、情况反映，以及征求意见未定稿和抄报备案的一般性文件。
二、档案资料收集、管理
政协机关的档案，由办公厅(室)、委办及其它部门的文件资料汇集在一起形成一个全宗。做好文件资料的收集，实行统一管理，才能维护档案的完整与安全。
(一)档案资料的管理
根据《档案法》的有关精神，政协机关应设综合档案室，统一负责档案的管理工作。各部门设专职或兼职档案工作人员，负责本部门档案资料的日常收集、整理工作，定期向综合档案室移交。
(二)档案资料的收集
1、综合部门资料的收集。政协办公厅(室)是政协机关的综合部门，它承担政协委员会、办公厅(室)对外和机关内工作文件的撰制任务，这些文件的形成一般要经过登记、编号。因此，征集资料主要是由秘书部门的文书工作人员，按文件登记簿逐一核实及时收集文件材料。
2、委办资料的收集。专门委员会及政协的其他工作机构，要明确一位内勤工作人员负责收集本单位活动中形成的文件资料；特别是注意收集调查、视察、研讨、论证等活动中形成的材料；因为这些活动，往往邀请同级党委、政府领导或有关部门，以及来自不同单位的委员参加，对于他们手中存放的材料应该及时收回，保证完整无缺。
(三)收集文件材料应注意的事项
1、加强日常文件资料收集。按归档范围，把应归档的文件，随时收集；切勿采取事后算总帐的办法。政协文件在发出之前文书人员要先留出两份正本与底稿一起归档。机关的收文承办完毕后及时清退。除平时结合催办随时收集已办理完毕的文件外，文书工作人员还应定期全面清退积存在承办人员手中的那些已办理完毕的文件。
注意收集那些不经过收发文登记和用印等文书处理程序的文件。这些文件有些反映了政协机关的重要职能活动。
2、重大事件文件材料的收集。重要问题，尤其是重大事件的文件材料，形成比较快或比较突然，问题从产生到结束，过程较长。头绪较乱，要特别注意加强收集、积累工作。在收集文件材料时，必须最大限度地保持一个问题、一个事件的历史联系，为嗣后研究和处理问题提供可靠依据。
3、重大活动材料的收集。规模比较大，持续时间比较长的活动形成的文件多，而且也是来自多方面的，加之往往由临时机构具体负责，在行文程序上不太健全，因此，收集工作尤其重要、在活动一开始(包括准备阶段〕，就要注意随时收集，切勿采取事后一揽子算帐的办法，不然很容易残缺不全，许多主要文件就会被漏掉。
4、特殊活动材料的收集。有些活动，带有一定的局限性。
如外国友人来访，政协重要领导人视察等。这些活动，文书处理工作人员不少不能参加。但其形成的文件材料，包括活动日程安排，来访者所提意见建议、会见会谈情况、议定事项、谈话记录、纪要以及录音、录像、照片、题字题词等，资料价值都非常宝贵，必须设法全面收集整理。其比较切实可行的办法是在活动开始前，请有关领导明确一位参与该项活动的同志兼管资料的收集、整理，待活动结束后，作为总结收尾工作的一部分，移交文书工作部门。
5、及时补“遗”。有些请示，上级领导机关或有关部门虽然已经同意，并付诸实施，但并没有正式批复，容易造成“半拉子”档案。当事人都健在时尚可“对证”，时间一长，事情淡忘或有人员变动就会查无对质，给档案使用造成很大困难。遇有这种情况就要及时补“遗”，或找应批复单位补上正式批复。
或索要议决的会议记录(可要复印件)，或将情况写一说明附在档案的“请示”之后。
三、立卷方法
立卷是把文件按一定的规律分类、组合、编目的过程。政协立卷的文件来自办公厅(室)、各委办和其它各组成部分，因此它决定了各有不同的特点。根据这些特点，按其规律分类组合，组成不同的案卷。
(一)按文件性质组卷
1、按部门组卷。将文件按其产生或承办部门分成若干类别。
部门名称即是类别名称。采用部门分类法，符合档案形成的特点，简便易行、归类准确，是政协机关常用的分类方法。
采用部门分类法，要注意以下问题：政协委员会文件的组卷，应归入办公厅(室)类；各委办直接承办的收文，宜纳入委办类，办公厅(室)承办的文件尽管听取、采纳了委办处理意见，分类时一般归人办公厅(室)类；专门委员会起草而以政协或政协办公厅(室)名义的发文，一般也应归人办公厅(室)类；如系两个以上部门合办的文件，应归入主办的机构类内。如分不清主次，可归入最后承办的机构。政协机关内的党组、党委(总支、支部)及团支部和工会等组织的档案不能混杂在一起，应单独设类。
2，按问题组卷。按文件内容所反映的问题组卷，就是反映同一事件、人物、任务和工作过程的文件组合在一起立卷。如政协的某项视察、一次调研、一次政协与党派联席会议等，可各自立案。这种方法能较好地反映文件在内容上的联系，便于从问题、专题角度检索。
3、按级组卷。按制发者的地位和不同职能组卷，即把政协机关的公文分上、中、下二部分立卷，这可以适当区分文件的重要程度和保存价值。如政协委员会卷、办公厅(室)和委办卷等。
需要注意的是上下级之间密不时分的文件如政协的请示，党委的批复不能拆散，要将批复与请示作为一个整体立卷。
4、按保管理期组卷。按公文的保存价值立卷，分为永久、长期、定期(短期)三种。
永久卷。记载和反映政协机关职能活动，在改革开放，经济建设和科学研究工作中，有长远利用价值的公文，应立永久卷。
长期卷。记载和反映政协机关工作活动，而在相当长时期内(15-20年)政协机关进行工作、总结经验，需要查存的文件，可划分为长期保存。
定期卷。除了上述两种文件，只是在比较的时期内(15年以下)政协机关需要查考的文件，作为定期保管。
按上述三种保管期限立卷，可以随时对案卷进行处理，同时为将来送档案馆提供了方便。
5、一事一卷。这种立卷方法符合当前立小卷的要求。
一事：如XX矿井水利用的调查。
一人：XX政协委员的模范事迹、决定、报告……。
一项任务：如全国城运会捐资、服务及城市卫生情况的视察报告等。
同一性质的工作：如各委员会为改革开放制定的工作计划。
(二)按形成时间组卷
按时间组卷就是将政协同一时间阶段的文件组成一卷。但遇有跨年度的文件，要视文件内容确定归属年代。
1、一般情况下文件应放在其形成的那一年立卷。
2、文件形成的年度与文件内容所针对的年度不一致的，应以文件内容什对的年度为准。如政协1991年工作总结报告，一般是在92年初形成，但所写的内容是91年的，应和91年的政协文件一起立卷。
3、某项工作跨年度，如90年12月XX政协组织海外联谊书画展，到1991年1月结束，可在工作任务完成时再组卷。
4、临时机构活动形成的文件，可在其活动的主要年份组卷。
5、跨年度的请示与批复、来文与复文，不能分开年度立卷归档；政协机关的请示在第二年年初立卷工作结束前收到批复的，要归在上一年请示的年度归档，否则放入到批复的年度归档。
6、某些什对性较强的文件，如年度计划总结、统计、财务预算、决算等，放到文件内容针对的年度立卷归档，多年度的计划放到计划年度，多年度的总结放到总结年度立卷归档。
7、总结与计划一般不是在一起，但有些情况总结里边夹点计划设想或计划里边加点总结，这种情况应放在内容为主的那年立卷归档。
8、为某项工作或某次会议准备的材料，放在该项工作或该次会议举行的年度立卷归档。以XX市政协1993年3月换届为例，92年就开始筹备，期间成立了换届领导小组，物色委员人选，形成了很多材料，这些材料均应放在93年召开换届(X届第一次全体委员会)会议的年度立卷归档。
9、转发或批复的文件，按政协机关发文时间立卷归档。
10、跨年度举行的会议，可以放在会议主要举行的年度。
(三)立副卷
按有关规定，政协机关档案室的正式档案要交档案局(馆)，这就给今后使用造成不便。因此，要把准备存档的两份主要文件，除立卷归档的以外，再立一个副卷，供机关使用。立副卷虽要求不太严格，但最好和主卷相对应，或按问题特征，或按时间特征等通常本政协采用的立卷方法。这样立副卷的好处是，由于有多年查找主卷的基础，一旦主卷归馆，查找副卷一样得心应手。
(四)会议文件立卷
1、立卷方法。会议文件的立卷原则是用会议总名称，一会一卷或一会多卷。具体做法可根据会议文件的形成规律和特点灵活掌握：(1)应以文件名特征为主，即按文件种类分别立卷。
例如会议文件、会议简报等。每一类文件都有一个自然顺序号，按期次排列起来，根据文件的多少，组成一卷或若干卷。(2)卷内文件目录，除注明每份文件的期次外，还应详细登记文件标题，不能只写文件名称，如“文件之一”、“简报之二”等。
(3)会议的主要文件在形成过程中，常常会有多次稿本，组成一卷太厚时，可以分卷，在同一案卷标题后的括号内注上“之一”、“之二”、“正本”或“一稿”“二稿”的字样，以示卷宗间的区别。(4)有领导重要批示的，应当在案卷封面的标题后面注明，以引起注意。(5)照片应插人相册或贴在同文件一样在纸上，单独订卷，录音、录像带应装盒附卷。(6)保管期限的确定应根据不同会议及不同会议文件区别对待。通常将会议的主要文件以及决议、纪要、报告、领导讲话等划为永久，机关党委会、办公室记录等也应划为永久，其它文件材料可以酌情定为长期短期。(7)出于会议文件利用率较高，为了保护底稿，除归一套带底稿的正本外，还应单独归一至二套完整副本，做为平时借阅使用。
2、会议文件立卷应注意的几个问题：(1)针对会议文件时间性强、人员变化大的特点，收集一定要及时，特别是政协全委会议的工作人员，由于政协机关人手不够，常常从不同单位临时抽调，会务工作是临时性组织形式，会散人走，时过境迁，过后再找人或找文件就很困难了。所以在会议结束之前，必须把文件材料收集齐全。(2)要根据不同会议的特点，对会议文件的立卷归档采取不同的办法。从数量上看，政协全委会、常委会文件比较多，可立若干卷，主席会议(主席办公会议)文件少可立一卷，但不是一个会议的文件不宜并卷；从时间上看，对临时性会议文件的整理是突出性的，时间性较强；应当抓紧，而对经常性的会议，就应随时注意归档；从来源看，本单位召开的会议的文件应完整地归档，而对其它机关发的不成套会议文件，可按问题与有关文件合并立卷。如果是比较完整的整套文件，也可以单独立卷。(3)对于像全委会、常委会较大型的文件多的会议，文书处理部门应派人参加会务工作。一边为会议服务，一边进行文件的收集整理。这样便于掌握情况，了解文件的形成过程，以利于会议文件的整理归档。还有的采取直接归档的办法，即会议一结束，应归档的文件不再交业务部门，而由档案部门直接接收，这样既简化了手续，又方便了工作，更主要的是有利于提高案卷的质量。
(五)提案立卷
多年来有些单位对提案立卷归档没有形成制度，多是在提案委员会或兼管部门存放。为了确保机关档案的完整和使用方便，将提案整理加工，纳入档案综合管理是十分必要的。
1、范围：立案的全部提案及办理的有关情况资料。
2、方法：提案立案和文书立卷一样，要做好立卷前的准备工作。一是按提案顺序号检查提案件是否齐全；二是检查有无处理报告；三是核对提案与处理报告是否吻合。
立卷分类：遵循提案形成和办理规律，以每召开一次全体委员会为一个阶段，可选择以下分类法：一种是提案顺序号排列立卷，这种方法适宜提案数较少的政协机关；第二种是按提案内容分类，对内容相同或基本相同的提案组一个卷。如民族政策、宗教政策、侨务政策、知识分子政策可归一个卷，经济建设方面的可归一个卷；第三种是按机构分卷。即按承办单位、省、市、县(区)、部、委、办、局等分别组卷。如 XX区5件提案组一个卷；第四是按人立卷。如XX委员一人写的23件提案组一个卷(或一人多卷)。
3、保管期限划分。根据提案的保存价值划分保管期限。永久：被列为重要提案范围的提案，如有关路线、方针、政策的意见和建议，围绕经济建设，有明显的经济和社会效益的提案；群众最关心的“热点”问题；高新技术建议等提案。长期：涉及城建、环保、交通、教育、文化、劳动人事等方面较重要提案。定期：一般性意见、建议。
4、提案立卷应注意的问题。一是提案答复及办理情况要集中存档；二是当年没有处理结果的提案要在有了处理结果的时候存档；三是同一问题的多份提案，可同处理情况及答复一起存档或备注说明。
(六)会计档案
会计档案是国家档案的重要组成部分，也是政协机关重要档案之一，因此一定要把记录和反映政协机关经济业务的重要史料和证据立卷归档工作做好。
1、整理及保存。政协机关所形成的会计档案，应由财务会计按归档的要求整理立卷。当年的会计档案，在会计年度终结后，可在会计室保管二年，期满之后，由会计室编制案卷目录，一式三份，会计室留一份，其余两份，同档案一并交档案室。
2、立卷范围。立卷范围包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。政协机关为召开各种会议所作的预算、计划以及会计制度和财政部门的批复、银行对机关决算等文件不属于会计归档范围，应按照文书档案管理办法执行。政协机关的年度决算存入会计档案。
3、立卷方法。报表按年度、季度、月份，分别组卷，帐簿按本组卷；凭证按时间和原始凭证号顺序组卷(视其厚度，一月一卷或数卷〕。
4、注意事项。(1)原则上应当保持原卷册的封装；(2)在凭证、帐簿、报表组成案卷后，会计室应将封面和卷脊上的项目填写清楚；(3)为使会计档案和其它文书档案一样规范化，将那些规格不统一的凭证、帐簿、报表装盒存放，以达到形式统一。
(七)音像档案
音像资料是政协活动客观的真实记载。是政协工作历史再现的如实反映，一般包括照片、录音带和录像带等。随着科技的发展，音像资料越来越多，把这些资料保存和管理好，可以作为政协发展的见证，是研究政协工作不可多得的宝贵史料。
1、照片立卷。照片立卷主要包括：原版底片、照片以及文字说明材料等。
原底片。原底片是照片在形成过程中最初产生的底片。它是照片的最原始材料，也是照片档案中的重要部分。
翻版底片。即复制底片。为了保护原底片，一般使用复制底片。彩色底片不易保存，有条件的政协也可以把彩色底片复制成黑白底片。
照片。通过底片洗印的照片。立卷时一定要使每张底片附有一张照片。
文字说明。照片的标题和文字说明，是整个照片档案的有机组成部分。它们之间是相辅相成、互不可缺、密不可分的整体。每张照片表现的形象都要用文字加以说明。文字说明要简洁、明了，有利用和保存价值。
2、录音(像)带立卷。目前录音(像)带的主要制成材料是磁性带。它把声音或形象记录在磁性材料上，然后通过录音机或放像机把声音和形象放出来。磁性录音载体材料以磁带质量最好，是政协举办大型活动和召开会议常用的一种记录方法。
录音(像)带录制的各种材料，要经过编辑加工，与节目录音(像)登记单、节目审查登记表一起送有关领导审定。在送审时要提出该录音(像)材料的使用范围和保存利用价值(包括可否交换与出口)。编辑在送审时还要说明节目来源、节目内容、录音(像)地点、原录日期、复制日期、效果、机速、时间以及过去消磁情况等等。经过审批后的录音(像)材料才能移交档案室归档。
四、实施
(一)立卷准备
政协机关每年发的和收到的文件很多，立卷准备工作要从平时做起，注意加以整理。如会议材料，从发通知开始，会议的报告、简报、发言材料等，直到会后会刊，文件材料可随会议进行随时征集，待会议结束后，也形成了完整的会议资料。这样做保证了文件材料的完整，免去了年底再征集造成的麻烦。
1、编制归卷类目。一是以整个政协机关为单位编制综合的归卷类目，二是以部门为单位各自编制自己的归卷类目。
归卷类目的编制，一是以年度为单位归类，根据政协工作的特点五年为一届，可先把文件以届分段，然后再分年度或其它方法分类。二是以组织机构归类，即按政协机关设的组织机构分类，这能客观地反映立档单位工作活动的面貌和状况，并能较好地保持档案在来源上的联系。如政协XXX委员会采用组织机构分类法：党务类：党组、党总支、党支部、人事处……
业务类：办公厅(室)类、提案委员会类、学习委员会类、经济建设科技类、文教卫生类……。三是以问题归类，这能较好地保持文件之间的联系，能使相同性质的文件得到集中，便于查找和利用。如提案、三胞联谊、调查报告、学习、各种会议等分为若干类。四是以文件名称归类，如全委会、常委会、主席会议、专门委员会各分为类、分别立卷。政协以办公厅(室)、委办部门分别编制为宜，并由其文书工作人员和内勤负责，在档案室的指导下，经有关领导审核定稿。
2、平时归卷。内勤人员平时存放文件，不要把有所有的文件堆在一起，对其制发或收到的文件要分类保管，既保持文件的完整件，又便于查找、清理，不至于丢失。同时也减轻了年底的工作量。
3、妥善处理传真电报归档。一是书写传真电报文，一定要用钢笔。因用圆珠笔芯书写的字迹保存时间短，容易浸蚀；二是目前使用的传真电报机形成的宇迹耐久性差或过期则自动消失。对这部分材料，除了短期办完不需留存者外，一般都应立即复印存档，以免字迹消失。
(二)文件的检查调整
正式立卷之前要进行认真地检查，发现问题进行必要的调整。注意四个问题：
1、文件的齐全与完整。看借阅文件收回没有，检查借阅登记表，收回借出的文件，对照机关的收发文登记表检查文件的清退情况，把所有应归档的文件收集齐全，避免文件装订成卷后又发现了应当立卷的文件而再拆卷。
2、是否符合归档范围的要求，剔除重份文件，对其它不符合归档的也要剔除另作处理。
3、是否保持了文件间的历史联系。归入各个卷夹内的文件，凡与本卷特征不符合的要加以调整或转入其它有关卷内或另立新卷，避免因立卷不当而造成的案卷界限不清、各卷间文件内容重复、交叉等现象。
4、卷内文件的保存价值要尽量统一。永久、长期、短期三种，文件归卷时强调了适当照顾文件的保存价值，立卷时要再一次检查斟酌，文件基本固定之后，要根据卷内文件的全面情况初步拟定本卷的保管期限。
(三)案卷标题
案卷标题的作用在于准确地揭示案卷的内容，为查找文件提供可资检索的渠道。因而，案卷标题拟定要准确。
拟好案卷标题，一要仔细研究案卷内容，分析、掌握案卷的重要问题；二要有一定的概括能力，把卷内的文件内容通过简洁的文字清楚地表达出来。
对大多数案卷来说，尤其是用一事一卷的办法立的卷，其标题的抄写可以采用：作者+问题+名称的模式，如XX政协关于接待工作、经费、陪餐等有关问题的通知。
(四)卷内文件排列
1、排列。组合在一个卷内的文件要系统排列，保持文件间的历史先后顺序。
按照以问题为主，一事一卷的办法组成的卷，同一任务，同一活动，同一事件的文件，要按照文件形成的时间组卷，这样，可以清楚地展现出事物发生、发展到最后结束的全过程；属同一类性质文件，先把问题相同的文件集中在一起，然后再按时间顺序依次排列；一般说，按时间特征组卷的文件以文件形成先后排列，作者、问题、名称特征组卷的分别以重要程度为序进行排列，如中央、省、市、区、乡。
2、卷内文件的编号。有3种办法：一是页顺序号，文件纸张正、反两面都编上号，正面一个号背后一个号；二是文件每张一个号，号码写在每张纸的正面。案卷编号多采取后一种形式，因多数文件背面没有字；三是两种办法结合，凡有文字的面就编号，统称面号，编号要细致、准确、避免错号、漏号、重号。在左侧钉卷的号码要编在每页的右上角，防止翻时磨损。
(五)卷内目录
1、顺序号——一份文件一个号，表明卷内文件的份数。
2、作者——写成文件的机关、部门、个人，全称过长的写简称，但一定要确切。两个以上的作者，一般都要标上，如过多，可标上主要的机关、单位名称，其余写“等”字。文件作者应是原作者，不是编者。如：某卷内一份XX政协办公厅《情况简报》登载的是XX政协办公厅行政处住房的报告，那么作者应是办公厅行政处，而不是XX政协办公厅。
3、文件字号——文件原发文机关编制的文件字号。卷内目录标明文件字号，对接待那些掌握文件字号的查阅者十分方便，可以大大提高检索速度。多个作者，多个文件字号的文件，如果作者全都标出，字号也要全部标出，如果只标出部分作者，那么字号也只标出相应的部分。
4、文件日期——应填写文件落款的日期，如果个别文件没有落款，可填写发文日期，完全没有日期的文件，要在备注栏内注明。文件日期应注明年、月、日。
5、文件内容——文件内容是卷内目录的主要组成部分，在文件的标题可以概括文件内容的时候，可以写文件标题，但在实际工作中有以下情况不能照抄原文标题：
(1)原文件无标题，如人民来信等，要根据内容拟标题。
(2)有的文件以文种名称充当标题，如通知、通告、公告等，这样的文件，要根据内容拟标题。
(3)文件标题不能反映文件内容，如关于转发XX号文件的通知等、应在标题后加括号注明。
(4)题目反映不出文件内容与立卷机关；如XX政协委员会关于刘畅等四同志任副主任科员的批复。除标题已有的刘畅外，其他二人立卷时应加括号注明，如XX政协委员会关于刘畅(XXX、XXX、XXX)任副主任科员的批复。
(5)文件所在页号——除卷内最后一份要标明起止页号外，其余文件均可只标明开始的张号。
(六)案卷封皮
封皮应填写：机关名称——填全称；案卷标题——应用毛笔书写，字迹要清楚、工整、字体要稍大一些，排列整齐；年度日期——只一年，可只填年度，跨年度的要注明文件的起止日期；全宗号、目录号、案卷号归档后由档案室编排填写。。
案卷装订：要拆除文件上的曲别针、大头针、订书钉等全部金属物品，以防锈蚀。文件过小的或左边宇迹很满的要用纸托上。文件纸张大小要整齐划一，大张要折起来。装订时避免文件倒置、漏订。
(七)案卷排列
一个年度内的案卷，在装订时要进行系统排列，使作者、问题等特征相关的案卷保持彼此间的联系。案卷的排列首先要把本机关或本部门的案卷按永久、长期、短期保存的案卷分别排列，保管期限相同的，要按作者、问题重要程度加以区别，体现一定的条理性。一般可按这样的顺序：综合性文件的案卷、重要会议案卷、上级领导机关来文卷、本机关重要文件卷、各部门业务性文件卷。其它单位来文卷。
(八)案卷目录
把本年度经过系统排列后确定了先后顺序的案卷逐一编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷目录。
案卷目录可按年度、保管期限或按机关内的部门分开编制。
按年度——同一年内各个部门的案卷合编一本；其中分永久，长期、短期。
按保管期——同一年度的按永久、长期、短期各编一本目录。
按组织机构——一部门一本，然后分永久、长期、短期。
三种方法的共同点是把不同保管期分开，这是因为：省以上档案馆只接收永久案卷，地、市、县馆接收永久、长期案卷，短期案卷只在本单位保存。
五、案卷保管
档案在存放期间，因受人为的或自然的因素的作用，总是处于不断的损坏之中。为了最大限度地防止和减少档案的损坏、延长档案的寿命、维护档案的安全。在保管过程中以防为主，防治结合，防患于未然，其有效方法除思想上重视外，要把先进技术和设备运用到档案保管工作中来。
(一)七防
政协机关要根据本单位档案的数量，设置所需的专门档案库房和一定数量的保险柜，并做到七防。
1、防腐、防霉。要保持库房相对稳定的温、湿度。最适合保存档案的温度是14°C-24°C，相对湿度是45-60% 。采取的方法一是人工通风，打开库房的通风口，促进室内外空气的交流，从而达到调节温湿度的目的；二是利用吸水剂和电扇、空调等科技设备控制温、湿度。
2、防虫蛀。库房要安装必要的纱窗，档案柜内要投放防虫药剂樟脑和萘等，防止害虫的进入或虫蛀。
3、防火。加强检查，消除一切发生火灾的可能性。做好灭火准备，凡有条件的地方，可以安装自动灭火设备或消防栓，一般应准备灭火器、沙箱和充足的水源，并且制订切实可行的防火方案。
4、防鼠咬。其方法是投放灭鼠药，案卷橱最好用铁皮制作。
5、防盗。库房的门窗要牢固，要安装铁栏杆，要建立健全巡逻保卫制度，有条件的，可安装防盗警报系统。
6、防尘。保持库房清洁，随时清扫，定期用吸尘器清理落在保险柜内卷宗上的灰尘。
7、防日晒、库房要设在通风、避尘的地方，档案柜不能直接在阳光下曝晒。
案卷在保管中，要注意经常进行检查，发现问题，及时采取有效措施。
(二)录音带的保管
1、需要保存的磁带，一定要装在纸盒内保存。需要长期保存的磁带，最好不要快速收盘，避免磁带过紧过松。
2、磁带应保存在相对湿度40-60％的环境里。不要湿度过高，以免变质。
3、录制好的录音带受外界强磁场的作用，会损坏已录好的信息。因此在电动机、发电机、变压器甚至电视机、收音机、扬声器的附近不能存放磁带。为防磁化，最好用金属箱柜屏蔽保存。
4、长期存放的磁带，要把带盘底侧面堵住两个方孔的塑料小片(防抹窗)用螺丝刀起掉，以防抹音。
5、长期保存的磁带要半年左右重绕一次，释放磁带内部压力，避免磁带转印对磁带已记录好的信号的破坏。
6、剪接磁带时使用铜质剪刀或未磁化的剪刀，否则会使接头处磁化而出现噪音。
7、磁带存放一段时间(两个月左右)就要换一次上下位，以免受压。一般情况下，只要保管得当，现在生产的录音带可保存20—30年，而记录的信息不会损失。
(三)录像带保管
1、磁带存放要远离磁场。
2、避免用手接触磁带。使用时要用手拿磁带盒的外侧中间。
不要轻易打开录像带盒，更不能随意将磁带拉出。
3、磁带用后要将磁带全部倒入供带盘上，然后装人盒内；直立放在柜里。因为磁带盒内有衬套支架，立放可增加磁带的接触面，以免磁带变形。
4，使用一般录像机磁带插入机内，就不能试用手工将带舱弹起。因为这时磁带已拉出，如用手工使带舱弹起会造成磁带折皱。
(四)照片、底片的保管
1、摸拿底片要戴手套，以免指印、汗液沾污，腐蚀底片。
2、避免摩擦。
3、底片冲好晾于后，要剪断平放，不要长久地卷放。
4、底片要装在底片袋内。不要放在书本里，或放在口袋里，每个底片袋只放一张底片，不要几张叠在一起。
5、底片存放场所要通风干燥，温度和湿度不能高。
6、要经常检查、通风。一旦发现问题，应立即处理。
六，档案管理升级
根据《中华人民共和国档案法》以及《国家档案工作规章制度》要求，许多地区试行了档案工作上等升级制度，为档案管理上升到一个新的高度提出了要求。不少政协档案部门，也根据有关精神开展了这项工作，并收到了一定成效。但从一些单位的情况看，有些问题需要注意。
(一)充分认识上等升级的意义
档案管理上等升级，是为了提高机关档案标准化管理水平，更好地开发档案信息资源，为两个文明建设服务。采取升级这一措施，一方面是为档案工作标准化提供了理论指导和科学依据，另一方面也是对档案管理工作的很好检验。其意义是：
1、贯彻落实档案法，实现档案工作规章制度要求，使其逐步走向规范化、统一化轨道；
2、推动档案管理工作上位，列入政协机关工作的议事日程，解决工作中存在的问题，确保工作的顺利开展；
3、提高档案工作质量和效率、节约人力物力。工作中目标明确，使档案工作领域内需要协调统一的重要事务达到协调统一，以获得最佳的效益和良好的工作秩序；
4、检查、评比档案工作标准化程度，为实现升级不断总结经验，找出差距，及时改进；同时也提高了工作人员的业务水平；
5、评优和奖励工作优秀的单位和个人，给予充分肯定，可以调动其积极性、主动性，进一步推动工作的开展。
(二)做好准备
主要是做好现有档案的清理、调整和整理加工工作。档案升级一般分二个标准，不管那个等级标准，其要求都是比较严格的，因此，在争取达标过程中，必须一丝不苟地做好各项工作，特别是对现有档案的整理，更要力争达到无一遗漏的水平。
1、全面系统地清理现有档案，做到五查：查档案原件是否完整；查分卷是否得当；查卷内文件排列是否合适；查案卷诸项填写是否齐全；查案卷标题是否准确。对不符合标准要求的，要采取补救措施。
2、对不符合要求的案卷进行调整。档案工作是千秋大业，案卷本身不可能三天两头改动，必须借升级的机会，对原来存在的问题，进行一次相对彻底的手术，不可将就凑合。有的可在本卷内调整，如有必要也可跨卷调整，直到完全合适为止。
3、做好调整后档案的整理加工工作。包括重新编页、装订、拟写案卷标题等；都要按高标准进行。
(二)撰写好文字材料
1、全宗介绍：以文字叙述的形式介绍政协机关全宗档案内容、成分和价值的检索工具。全宗介绍一般由两部分组成：一是写明政协的性质和任务，以及简要历史；二是档案的主要内容、成分和价值。两部分的介绍要重点突出、详略结合，即对反映政协职能活动、有长远查考利用价值的案卷做详细介绍，对一般反映政协机关工作的案卷做大致概括(附样18-1)。
[附样18-l]
XX市政协档案全宗介绍
简要历史
1949年9月25日，召开首届XX市各界人民代表会议协商委员会，这个会议先后共召开3届。它实际上是政协的前身。
1955年2月24日，召开了中国人民政治协商会议XX省XX市第一届委员会第一次会议，选举XXX为主席，XXX、XXX、XXX、XXX、XXX5人为副主席。XXX为秘书长，XXX等18人为常务委员会委员。
1957年4月8日，召开了中国人民政治协商会议XX省XX市第二届委员会第一次会议。
文革期间(1966年7月至1979年5月)政协XX市委员会被迫伴止活动。
1979年5月9日中国人民政治协商会议XX省XX市第三届委员会常务委员会举行第三次常委(扩大)会议，宣布恢复活动。
1982年10月7日，召开了中国人民政治协商会议XX省XX市第四届委员会第一次会议，选举XXX为主席……
档 案 情 况
截止到1989年底，政协XX市委员会共形成正式文书档案130卷，其中永久86卷，长期94卷，短期10卷，会计档案(截止到1988年)26卷。
一、档案来源
根据公文立卷的有关规定，其主要来源是：
1、上级机关颁发的属于本机关主要业务并要求执行的决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、批复等。
2，本机关在工作活动中形成的决议、决定、条例、规定、会议纪要、通知、通报、请示、报告、计划、总结、会刊、工作通讯等。
3、本机关召开的各种会议的文件、资料，参加上级机关召开的会议带回的文件、资料，本单位领导在正式会议上的讲话稿等。
4、同级或不相隶属单位发来的需要办理、起依据作用的文件。
5、本单位形成的财会档案。
6、会议或大型活动形成的音像档案。
二、时限
市政协现存的档案，主要是从1982年筹备并召开政协XX市委员会四届一次会议以来的文件材料。
三、完整程度
按照归档要求，除坚持平时收集、整理有关文件材料外，每年一季度将上年机关各部门形成并办理完毕的文件及重要资料全部收集齐全，依据内容及重要程度分别立卷归档。从机关恢复活动至今，没有遗漏或积存。
四、案卷主要内容
1、永久卷。根据政协机关的职能、任务，被立为永久卷的是：以政协党组、委员会名义发的重要文件；党组会议、常委会议、主席会议、主席办公会议记录、纪要；历次全会及常委会议的重要文件、资料；市政协各种重大活动形成的文件、资料以及以政协名义向上级有关部门的请示、报告等。
1981年永久卷1本(卷号1)，主要内容是文革后市政协恢复活动启用印章、机构编制、办公用房等请示、报告。
1982年永久卷11本(卷号2-12)，主要内容是：市政协党组会议记录(2、3卷)；市政协四届一次会议请示、报告、通知、开幕词、闭幕词、决议、领导讲话、委员登记表、会议简报等(4-6卷)；XX市各界人士为四化建设服务经验交流会请示、通知、参加人员名单、开幕词、发言(摘要)、领导讲话等(7卷)；市政协一至四届委员会委员名单、登记表、第四届委员登记表(9-12卷)。
1983年永久卷l2本(卷号13-24)，主要内容是：……
1989年永久卷12本(卷号75-86)，主要内容是：党组会议记录(75卷)；市政协六届二次会议通知、日程、议程、开幕词、闭幕词、常委会工作报告、提案工作报告、决议、简报等(81、82卷)；市政协党组关于贯彻中共十三届四中全会，召开六届二次会议、发挥专门委员会作用请示、报告(76卷)；市政协六届四次、六至八次常委会通知、领导讲话、情况报告等(77-79卷)；市政协关于县区政协换届、暂行规定、招干、增编、赴外学习、粮食调研、民族宗教工作、增强市属大中型企业活力、搞活科研机构、菜篮子工程等请示、汇报、调查报告、建议(80、83-86卷)。
2、长期卷。立为长期卷的主要是市政协举办各种讲座、报告会记录、录音整理、大型活动、经验交流会等的发言稿；本机关编印的《内参》、《情况反映》、《工作简报》、《情况与建议》；市政协赴外学习、专题调查、各种纪念活动等请示、报告、情况汇报等。
1980年长期卷1本，为市政协《情况反映》。
1981年长期卷2本(卷号2-3)，主要内容是：XX市各界人士为四化建设服务经验交流会通知、领导讲话、简报等。
……
1989年长期卷2本(卷号33、34)，主要内容是：关于土地复垦、教师住房等报告(33卷)；开展视察、联谊活动、了群委员等通知、报告(34卷)。
3、短期卷。1980至1989年共立短期卷10本，主要内容是：中共中央、国务院、XX省委、XX市委、市政府有关统战、政协政策及工资、奖金等与本单位有关，需要贯彻执行的意见、规定等。
4、会计档案。会计档案主要是各种帐簿、凭证和报表。根据财会管理的有关规定，保管期限为25年的主要是经费和其它现金帐；保管期限为15年的主要是记帐凭证、现金收据总帐及其它明细帐；保管期限为10年的主要是银行对帐单及统计、工资、预算支出等各种报表。
2、大事记。政协大事记是记录政协从成立至今发生的重大事件的书面材料。它用简明的文字。系统扼要地记录和反映政协机构的重要活动和发展变化的历史情况。
编写原则。按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重事实，维护事物的本来面目，客观的加以记述。
编写要求。不描写、不议论、不评论、不评价，坚持秉呈直书，直陈其事，采用记述体。做到有根有据，不加作者本人的观点。
选载标准。大事、要事、新事。
大事：即规模大、范围大、影响大的事。如政协全委会、常委会、重大节日庆祝等。
要事：具有关键性、转折性、重要性的事。如大型的研讨活动、经验交流会、调查项目、召开民主党派座谈会、三胞眷属联谊活动以及政协机构、领导班子变动等。
新事：首次出现、带有萌芽性质的新鲜事。
体例。一般是一事一记，对隔日、隔几日的事，采取记事体，做综合记述。
内涵。一般包括时间、地点、人物、情节、原因、结果六要素，有的只含四、五要素。
注意事项：时间记载要确切，即X年X月X日。有的甚至还要确切的时、分、秒；记事要简洁、言简意赅，用简短的篇幅概括丰富的内容。
3、组织沿革。组织沿革是记载政协委员会及其机构、人员编制、体制变革情况的一种参考资料。随着政协换届，委员编制、常委、主席等班子指数，经常发生变化。政协机关机构设置、人事任免也会相应变动，将这些纷乱庞杂的材料内容，比较清楚系统地表达出来，为指导今后政协工作提供了方便。
内容：政协委员会成立的时间、历届委员会召开的时间、主席、秘书长、常委的人员构成(包括历届第一次全委会主席团)、领导任免、委员人数变化和政协机关内部组织机构的设置和人员变化情况。
编写形式：政协的组织沿革主要采取阶段法编写。即从政协委员会成立开始，每届委员会任期(五年或三年)划分为若干阶段( 如每召开一次委员会议为一阶段)，在每个阶段内划分为若干系列进行编写。这种体例，符合政协工作的特点。既体现在发展上呈现出一定的阶段性，在该阶段内又保持相对稳定的特点。这样就可以比较完整地反映政协委员会及其机关沿袭变迁等的变动历史线索。组织沿革可采取文字记述与表格两者有机结合的形式。有的内容，如历史沿革概述、主要职能任务，用文字记述容易交待清楚。有些内容，如每次换届时间、领导干部任免、常委、委员编制等情况，使用表格形式便于反映出内在联系，既能减少篇幅，条理又清楚，便于查阅。
4、基础数字汇集。以数字的形式反映政协基本情况的参考资料。
内容：根据政协工作性质和特点，基础数字汇集包括两项内容：一是各届委员会主席、副主席、秘书长、常委、委员及其性别、党派、团体、委员界别等有关数字；二是政协机关内部机构设置领导职数、干部、工人编制以及固定资产、经费等有关数字。
要求：数字材料必须准确可靠，各种资料要经过调查核实后编写，以保各种数字的真实准确。
(四)编制检索工具
检索工具是档案管理使用的重要手段。检索工具是否齐全，编制质量好坏，对于方便查阅使用至关重要，因此，要注意抓好这项工作。检索的主要工具有：
1、全宗介绍；
2、案卷目录；
3、文件字号；
4、全引目录。
(五)写一个好的自检报告
自检报告是政协机关档案升级的重要依据，也是档案管理升级的考核评定的参考文件。其主要内容有：机关基本情况，档案升级的有关情况；档案工作的基本情况，主要有机构人员、列入机关管理和档案业务建设情况；档案信息开发利用情况，要有利用效益的数据统计或实际事例；说明利用率、完整率和准确率等(附样18-2)。
[附样18-2]
政协XX市委员会办公室
关于档案工作达到省三级标准的自检报告
我单位的档案管理工作，在市档案局的关怀指导及具体帮助下，由于领导重视，机关各科室的大力支持，秘书处全体同志的勤奋努力，在实现综合管理的基础上，使档案管理趋于制度化、规范化、标准化。最近，我们按照《XX省机关、团体、事业单位档案工作等级标准》逐项进行检查对照，自认已符合省三级标准。现报告如下，请予评审。
一、本机关概况
1、机关概况
1949年9月召开第一届XX市各届人民协商委员会，此会即是政协的前身。1952年2月，召开中国人民政治协商会议XX省XX市第一届委员会。至文革期间停止活动，共召开5届。1979年5月重新恢复活动，至今已是第六届委员会。现在机关内设7办4科，即：提案委员会办公室、学习委员会办公室、文史资料委员会办公室、经济建设科技委员会办公室、文教卫体委员会办公室、祖国统一联谊委员会办公室、行政办公室和秘书科、综合科、行政科、人事科。编制65人，现实有55人。
市政协的性质、任务是：……
2、档案工作情况
政协XX市委员会自1949年9月25日召开第一届人民协商委员会到1966年7月文革前，基本没有档案材料。1966年7月至1979年5月，政协停止一切活动。从1979年5月9日政协XX市第三届委员会常务委员会举行第三次常委(扩大)会议宣布恢复活动至1982年10月7日召开政协XX市第四届委员会(第X次会议？)，只是进行一般的活动，没有有保存价值的资料。所以，政协现存比较完整的档案，全部是四届委员会以后的。
1989年4月以来，我们按市档案局的要求，学习了《XX省机关、团体、事业单位档案工作上升等级标准》，主席办公会议进行了研究，成立了档案管理领导小组，办公室副主任任组长，秘书科长任副组长，专兼职档案员为成员，研究部署了本机关档案工作上升等级规划，下发了关于档案工作五项规章制度的正式文件，并对各科室兼职档案员进行了培训，我们于1990年将档案室案卷重新进行了整理，共装订档案251卷。其中文书档案130卷。会计档案121卷。在文书档案中，永久86卷，长期31卷，短期10卷；在会计档案中，保管期25年的11卷，保管期15年的104卷，保管期10年的6卷。通过这些措施，使档案工作步入制度化、标准化轨道。
二、档案工作升级自评情况
(一)档案工作的利用与效益
1、检索工具比较齐全，便于提供利用，共编制四种检索工具(13本)。
(1)全宗介绍(1本)。
(2)案者目录(7本〕。
(3)文件字号(1本)。
(4)全引目录(4本)。
2、编研成果7项
(1)大事记。1949年至1989年逐年编纂。
(2)组织沿革。从政协第一届委员会至第六届委员会的组织人员构成详细做了记载。
(3)基础数字汇编。1949年至l989年一至六届委员会基本情况用数字做了详细统计，并汇集成册。
(4)《学习参考资料》。
(5)《XX政协会刊》。
(6)《XX政协报》。
(7)《XX市文史资料选辑》。
3、档案利用取得的社会效益
在档案提供利用中注意效果登记，到目前为止共利用档案110卷，接待查阅人员200余人次，取得了较好的社会效益。为领导决策和为老干部落实政策、调整工资等提供了依据和资料。本机关写史志、组织沿革、大事记等基本上全部是由我们现存档案提供的依据，有力地促进了政协的建设，为开创人民政协工作的新局面，巩固和发展爱国统一战线，提高本职业务创造了条件。
(二)业务基础工作基本上达到了规范化、标准化
1、为使档案材料齐全、完整，我们依照《档案法》和国档发[1987]27号文《机关档案工作业务建设规范》的要求，具体制定了《文书立卷程序》、《归档和不归档范围》，对原积存的文件进行了认真清理，逐件逐份地进行鉴定，以保证案卷质量和文件归档的齐全完整。
2、档案的分类、编目、排列规范化。按年度——保存年限——类别进行分类，按文书档案卷格式，编写案卷标题，编制目录。按国家档案局《机关档案工作业务建设规范》中关于保管期限的规定，根据不同的保管期限按流水号进行了排列。顺序以年限由长到短，自上而下排列，固定案卷位置，档案的目录号不重，目录内的案卷号不重，保持检索标识的单一性。
3、案卷质量符合规范要求。我们遵循归档要求，将1982年至1989年的档案进行重新整理、装订，依据文件材料形成的规律和特点，区分不同保存价值，对卷内文件材料重新进行了检查。对归卷不合适的文件进行了调整，卷内文件材料编号采用阿拉伯数字标注，页号位置在每页材料正面的右上角。案卷标题一律用楷体黑字书写。案卷装订使用卷宗皮，对卷皮上的每项要求，采用红体铅字印制，做到整齐、统一、美观。
4、档案室与阅览室分设。在办公用房紧张的情况下，腾出了档案库房(一间〕，阅览室(2间)。库房有较好的“七防”设施，装具充足，符合保管档案要求。库房有铁皮五节柜5套，吸尘器、灭火器、装订机、干湿度表、寒暑表各一个。
5、档案的鉴定、销毁、移交手续健全。对需要销毁的文件材料已逐件写了销文清册，对移交档案(会计档案等)履行了移交手续。
(三)档案管理规章制度健全
1、根据档案工作不断发展的需要，制订了5项比较切合实际的制度：档案保密制度、档案安全保管制度、档案利用统计制度、立卷归档制度、会计档案管理制度。
2、制定了切实可行的保证措施，将文件材料的形成、积累和立卷纳入了机关工作制度。同时也列为有关工作人员的岗位责任制以及评选的条件之一。
(四)健全档案管理体制
1、建立了档案管理机构。综合档案室受行政办公室的领导。办公室副主任XXX牵头，秘书科长XXX具体负责，XXX为专职档案员，各委办、科设立了兼职档案员，文件收发员XXX为档案监督员，形成了层层负责的档案管理网络。
2、本机关领导把档案工作列入重要议事日程，狠抓档案管理工作。
(1)领导带头学《档案法》。1988年1月1日《档案法》颁布后，领导小组首先组织了全体成员认真学习，通过学习大家一致认为加强档案管理工作是机关工作科学化管理的需要，从而增强了档案意识，为搞好档案工作奠定了思想基础。
(2)领导亲自抓档案工作。为贯彻落实《档案法》和省、市档案工作会议要点，自去年以来，领导多次召开会议研究档案工作，制定了档案工作上等级规划，研究部署了达省三级标准的工作任务。明确了由办公室副主任XXX主抓。会后，他带头清理文件，亲手写档案全宗介绍，修改各种规章制度。由于领导以身作则，调动了秘书科同志们的积极性。从今年4月份以来，大家齐动手，共同努力，奋战几个月，完成了案卷的分类组卷，装订和大量的编目、排列等整理任务。
(3)为搞好档案工作提供必要的条件。在机关办公用房和财政经费紧张的情况下，设了专用库房，增添了五节柜、保密柜、吸尘器、四通打字机、电动速印机以及各种档案用品。在原来档案设备基础上，又投资了近4万元的装具。
3、配备了专职档案员
综合档案室现有1名专职人员，该同志在部队从事机要工作17年，转业到政协机关后从事档案工作。有较高的政治业务素质，中共党员，中专文化水平，并在1989年参加了市档案局组织的专业课培训。
我们的档案工作，虽然取得了一定成绩，但有些工作还需要完善，如在标准化、现代化管理上还需要继续努力。这次即使通过了省三级标准验收，还要向先进单位学习，继续向省二、一级标准迈进，把我会档案工作搞得更好。
(六)查遗补漏巩固提高
档案经申请检查验收升级，初步实现了档案管理的规范化、标准化要求，为档案更好地利用创造了条件。档案管理达标后，还要不断提高管理水平，向更高的目标前进。
1、根据检查验收中提出的问题，要进一步采取相应措施查遗补漏，充实完善。
2、按照档案管理的要求，经常进行自查，发现问题及时解决。
3、不断学习吸收兄弟单位档案管理的好经验，好方法。
七、材料清销
按规定对文件进行清退销毁，既是公文处理的要求，也是党和国家安全保密工作的需要。要做好文件清销工作，需切实注意以下几个环节：
(一)清销范围
档案经过鉴定，确实没有保存价值的；已过保管期限并确无继续保存价值的案卷；归档时剩余和属不归档文件材料。
(二)清销手续
1、清文通知。政协机关清文应由档案室具体负责。按有关规定起草销文通知，将需要清退销毁的文件，按委办和各位主席、秘书长等逐一详细列在《文件清退单》上(附样18-3)，具体工作事宜由内勤人员办理，各位领导的文件清退由办公厅(室)文书工作人员协助办理。清退时一定要按通知要求和注意事项按时认真清理，并如期上缴。
对丢失文件的，一定要严肃对待，有关领导要检查了解情况，找出文件丢失的原因和主要责任者及应吸取的教训和改进措施，并形成文字材料，交上级文书部门。造成损失严重的要进行必要的处理。
2、销文登记。清理经过确定确需销毁的文件，要撰写销毁档案的书面请示，并编制销文登记册。销毁档案请示，应说明拟销毁档案的数量、所属年代和大致内容，说明鉴定情况和销毁理由。销文登记表(附样18-4)的封面或底页，要注明审批单位政协办公厅及负责人和销文单位及经手人和销毁时间。如有些部门或人员要求留一些需要清理的文件，在一定的时间内参考使用，这也是允许的；但要经有关领导批准，而且对留下的部分要经档案室当面清点无误，并履行必要的手续。
(三)监销
文件清销是件严肃的工作，必须认真组织。销毁文件要直送造纸厂，运输途中必须有保险措施。并有两人押送和监销。文件清销完毕要将监销情况向有关领导全面汇报。销毁档案的请示和《销文登记表》一并由档案室存档。
[附样18-3]
文 件 清 退 单
清退单位： 时间：
┌────┬───┬───┬───┬───┐│制发单位│文 号│份 数│密 级│备 注│├────┼───┼───┼───┼───┤│ │ │ │ │ │├────┼───┼───┼───┼───┤│ │ │ │ │ │├────┼───┼───┼───┼───┤│ │ │ │ │ │└────┴───┴───┴───┴───┘
[附样18-3]
销 文 登 记 表
┌───┬────┬───┬────┬───┬───┬────┬───┐│顺序号│成文单位│字 号 │文件标题│年 代│份 数│销毁理由│备 注 │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │└───┴────┴───┴────┴───┴───┴────┴───┘审批时间： 审批人： 销毁时间： 销毁人：