学好十条小经验 让Excel文档打印得心应手(2)

http://www.sina.com.cn 2006年12月29日 09:07  天极yesky

　　3.打印公式

　　要想打印公式，那得先在工作表上显示公式。方法是先点击菜单命令“工具→公式审核→公式审核模式”。此时，含公式的单元格显示的就是公式本身而非公式的计算结果了，如图4所示。此时，按正常情况打印，就可以得到含公式的工作表了。

图4 计算结果

　　4.黑白色打印

　　在屏幕上为不同单元格指定不同颜色是非常好看的，但未必打印到纸上也好看。尤其是我们的打印机并非彩色打印机时。此时我们更需要简单的黑白色打印。其实完成这个任务很简单。只要点击菜单命令“文件→页面设置”，打开“页面设置”对话框。然后点击“工作表”选项卡，选中“单色打印”复选项就可以了。如图5所示。

图5 单色打印

　　5.重复标题

　　工作表如果比较跨页，我们当然需要在每一页中都能够看到表格的标题行。这一点在Excel中很容易实现。还是在如图5所示的对话框的“工作表”选项卡中，在“打印标题”下的“顶端标题行”右侧的输入框内输入标题行所在的行号，或在“左端标题列”右侧的输入框输入标题列所在的列号，如图6所示，就可以使每一页都能打印标题行或标题列。

图6 输入标题列所在的列号

　　在此对话框中，如果我们在“打印区域”右侧的输入框中输入要打印的单元格区域，也可以实现只打印选定区域的目的。

　　此外，如果需要打印行号和列标，那么勾选该选项卡下方的“行号列标”复选项就可以了。　6.批注和错误单元格

　　编辑工作表过程中经常插入批注，但默认情况下批注是不会打印出来的。而如果使用了公式，那么经常会出现一些不可避免的错误值，如#REF!等，而默认情况下这些错误值是要打印出来的。我们可以根据需要选择是否打印批注或错误值。

　　仍然是打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。对于错误值来说，我们只需要在“错误单元格打印为”右侧的下拉列表提供的“显示值”、“空白”、“――”、“#N/A”等几种方式中作出相应的选择就可以了。

　　对于批注，我们则可在“批注”右侧的下拉列表中选择“如同工作表中的显示”选项或“工作表末尾”选项。这样，就可以在原位置打印批注或在工作表末尾集中打印批注，如图7所示。

图7 打印批注

　　当然，在此之前，我们得先让工作表中的批注显示出来。方法是：单个的批注，我们可以右键单击包含批注的单元格，在弹出菜单上点击“显示/隐藏批注”命令。若要显示所有批注，则可以点击菜单命令“视图→批注”。

　　7.在指定位置分页

　　Excel会根据行高列宽自动分页，但这种分页往往不符合我们的需要，所以，我们还会经常需要手动分页。

　　选中某行或某列，点击菜单命令“插入→分页符”，可以在该行的上方或该列的左侧插入分页符，使选中的行或列位于另外一页。

　　如果选中某单元格，点击菜单命令“插入→分页符”，可以在该单元格的左上角插入分页符。相当于在该单元格所在行的上方及所在列的左侧均插入了分页符。

　　要删除分页符，需选中分页符下方的行或右侧的列或右下角的单元格，然后点击菜单命令“插入→删除分页符”。8.按纸的宽度或页数打印

　　打开“页面设置”对话框，点击“页面”选项卡。先在“纸张大小”右侧的下拉列表中选择我们使用的纸型，然后选中上方的“调整为”单选项。在右侧的“页宽”输入框中输入“1”，然后将“页高”输入框中的数字删除，如图8所示。这样，就可以使工作表按我们所选定纸的宽度打印了。如果要同时指定打印的页数，那么，就在“页高”输入框内输入页数。

图8 页高

　　需要注意的是，这样指定页宽和页高以后，我们在工作表中插入的那些分页符就不再起作用了。此外，Excel不会超出我们指定的页数，但不会为填满指定的页数而放大行高或列宽。

　　9.同时对多个工作表进行设置

　　一个工作簿中往往有多个工作表，而在打印时往往这些工作表的设置又基本相同。如果逐份工作表设置，那当然麻烦。我们可以先单击第一张工作表的标签，然后按住“Ctrl”键单击其它工作表的标签，将这些工作表同时选中。然后再进行相应的页面设置。

　　如果这些工作表是相邻的，那么，我们可以单击第一份工作表标签后，再按住“Shift”键，单击最后一份工作表标签，将它们之间的工作表同时选中。

　　10.打印多个工作簿

　　要想同时打印多个工作簿，需要点击“常规”工具栏上的“打开”按钮，在“打开”对话框中，按住“Ctrl”键，逐一选中要打印的工作簿，然后点击对话框中“工具”菜单中的“打印”命令，如图9所示，就可以将选中工作簿的当前工作表中的内容一一打印出来。

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