天津天外天鸽舍:出纳工作

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出纳工作发生的常见原因及防范对策

　　一、出纳工作发生差错的原因

　　1.制度不严，无章可循。有些单位不按账款分管的原则行事，单位领导、会计人员随意经手现金，且长期不与出纳结算，出纳员对现金收支情况不明，因而常出现差错。有的单位为了逃避上级或有关部门的审计、检查、监督，采取隐瞒收入的手段，私设“小金库”，搞“账外账”，这样，不仅会造成“账内”资金与“账外”资金相互交错，而且由于这部分资金在收支上存在的不合理或不合法性，加上长期缺乏正常监管，因此，常常出现乱批乱支乱花现象，这也是导致出纳工作出现差错的重要原因。

　　2.手续不全，疏于防范。有的出纳员填写现金支票、编制证账凭证不规范，被少数别有用心的人钻了空子，有的借款无据或领款不签字、不盖章，时间一长，借款、领款人遗忘，或有意赖账，或意外身亡，事后清查账务，出纳员又找不出对方借款、领款的其他证据，只得自己赔钱了事；有的对现金、凭证、支票、存折、印鉴等保管不善，一旦遗失或被盗，就会酿成祸患。

　　3.工作不勤奋，粗心大意。

　　4.监督不力，管理混乱。

　　5.动机不良，知错犯错。

　　二、避免差错的防范措施

　　1.健全制度，按章办事。严格执行《现金管理暂行制度》，实行现金、存款内部控制。严格执行账款分管制度，出纳员不登记会计记录，非现金出纳员一律不得经手现金。建立健全现金收支和票证管理制度，现金收取使用统一规定的收款凭证，并及时全额入账，严禁收入不上账或截留收入，私设“小金库”；现金开支要由分管财务的领导审批，严禁坐支、挪用、公款私存，库存现金不得超过规定限额；加强票证管理，严禁“出卖”账户、出借支票和擅自签发空白转账支票。

　　2.规范操作，杜绝漏洞。填写支票要认真，做到字迹清晰，数码规范，大写前不留空，小写前注明均，避免给坏人可乘之机；编制证账凭证，要按原始单据的自然张数填写附件张数，并用胶水粘牢，以防脱落和避免原始单据被别有用心的人拙掉销毁、嫁祸于人；领款、借款要严格履行手续，领款必须有领款人签字盖章，借款必须由借款人立据、签字盖章并经分管财务领导审批。

　　3.爱岗敬业，忠于职守。出纳工作是一项繁忙而又细致的工作，要真正做好这一工作，必须做到“三勤、三心”。“三勤”就是：业务生疏要勤问，重要业务工作勤向领导汇报；经办业务要手勤，做到填单认真、点钞准确、记账及时、手续清楚，尤其对每一笔收付业务，要按照时间先后逐笔记好现金日记账和银行存款日记账，并及时盘点现金，做到日清月结，账款相符；联系银行要腿勤，每天超过规定限额的结存现金要及时送存银行，经常与银行核对存款账目，一旦发现错账，应及时弄清情况，迅速更正。“三心”就是：学习业务要虚心，不懂的问题要虚心请教，不要不懂装懂；办理业务耍细心，每一笔收付业务郡要亲自过手、过目，辨别真伪，严格把关，避免粗心大意造成差错；日常工作要有责任心，任何时候都要保持高度警惕，谨慎从事，尤其对现金、凭证、支票、存折、印鉴等要妥善保管，防止遗失、被盗、被骗而酿成大祸。

　　4.加强监管，民主理财。一是加强会计监督，特别是出纳员要主动接受会计人员的监督，主动为现金盘库提供条件，对账时主动为会计员报出现金库存数，只有这样，才能检查出账款是否真正相符以及避免不必要的失误。二是加强审计监督，平时对财务收支要进行定期或不定期的检查、审计，年终进行全面清理审计，对检查、审计中发现的问题，要区别情况，及时处理。三是推行民主理财制度，经群众民主推荐、选举，产生民主理财小组，理财小组定期召开理财会议，检查财务收支情况和财务制度的执行情况，定期公布财务收支账目，接受群众监督。

5.廉洁自律，防微杜渐。出纳员经常与金钱打交道，一定要做到手脚干净，一尘不染，绝不能心存一丝一毫的侥幸心理，绝不能动用和侵占国家和集体的一分一厘，否则，一失足成千古恨，钱迷心窍只会自毁人生！


出纳业务知识之支票遗失怎么办

　　支票作为一种同城结算工具，其主要功能是用来代替现金流通的。遗失了支票，就等于遗失了货币资金，可能给单位或集体带来经济损失。但支票毕竟不是现金，只要正确、及时采取有交措施，是可以避免经济损失的。这里所说的有效措施有二：一是及时到开户银行挂失止付；二是请求有关单位协助防范。注意：造成不要到电视台、电台、报社等新闻单位刊登声明作废一类的广告。

　　（一）哪些支票可以挂失？现行《银行结算办法》规定：“已签发的现金支票遗失，可以向银行申请挂失，挂失前已支付，银行不予受理；已签发的转账支票遗失，银行不受理挂失，可请求收款人协助防范。”这就是说，不是所有的支票遗失后都能挂失，只有现金支票遗失了，银行才受理挂失，但也只能抢在支付之前。因为支票是开户单位委托开户银行从其存款账户上支付款项的命令书，只要支票外间齐全，填写规范，银行见票即付，不得压票。又因为银行只能起结算中介作用而不负责垫付资金，所以一旦在挂失前款项已支付，银行不承担经济和法律责任。如果印章齐全，填写规范的转账支票遗失，可迅速通知收款人协助防范，防止用遗失的转账支票冒购商品；如冒购商品已成事实，可立即向当地公安机关报案，力争尽快追回全部或部分资金。对遗失的空白现金支票、空白转账支票，银行也不受理挂失。

　　（二）空白支票遗失后为什么不登作废声明？因为空白支票遗失声明不具有法律效力。其理由是：（1）从民法和经济法的有关规定看，“遗失声明”是一种单方民事行为，并无法律意义。依照法律，为他人设定义务的单方法律行为，必须由原法定机关根据法律的直接规定做出。遗失支票的作废声明行为，明显缺乏成立单方法律行为的条件。不仅如此，遗失人声明空白支票作废，还有害不幸福会，因为刊登遗失声明的主要目的是为了通过合法形式达到转嫁可能发生的经济损失，拒绝履行票据合同义务。因而，该民事行为一开始就缺乏法律效力。（2）从《民事诉讼法》得知，遗失人不能对空白支票通过申请催告程序来宣布遗失支票无效。民法规定，公示催告程序的申请人仅限于因被盗、遗失，或者丧失可以背书转让的票据的持有人，即持票人，而非票据签　发人。而且，公示催告必须有确定的和范围。即申请人应向人民法院提供票面的金额、发票人、持票人、背书人等票据主要内容，而遗失的空白支票除发票人事项外，其他票据内容一概不详。公示催告程序是为丧失票据的票据权利人能依法继续行使票据权利而设立的。法院因此做出判决不会对其他人的合法权利有所妨碍。若对遗失的空白支票由法院通过该程序宣告无效，势必对善意取得该支票的持票人（如销货方）以及其他票据关系人（如开户银行）产生不利用影响，引起票据关系紊乱，这与民法中设立公示催告程序的立足点是背道而驰的。（3）从《银行结算办法》可知，如带出盖有单位印章的空白支票遗失，纯属违章行为。（4）从实践看，“遗失声明”不起作用，如被冒领支付，银行不负经济和法律责任，受损失的仍归空白支票遗失者。

出纳人员离岗时的处理

　　出纳人员由于工作调动、岗位轮换、外出学习、休假、出差等原因，离开出纳岗位是常有的事。对于出纳人员离岗变动，要视不同情况，区别对待处理。

　　（一）出纳人员调动工作时，应严格办理交接手续。工作调动，意味着出纳人员将永久离开原单位出纳岗位，按财务制度要求，必须在规定的期限内，严格、认真、全面地办理交接手续，否则，不得离职。移交后，如发现原经管的出纳业务有违反财会制度和财经纪律等问题，仍由原移交人负责。

　　出纳人员办理移交手续前，必须做好以下工作：①已经受理的出纳业务尚未填制收、付款记账凭证的，应填制完毕；②尚未登记的账目，应登记完毕，并在最后一笔余额后加盖本人印章；③整理应该移交的各项资料，对未了事项要写出书面说明；④编制移交清册，列明应移交的记账凭证、现金出纳登记簿、银行存款日记账、财务专用章、现金收讫章、现金付讫章、会计主管章、现金支票簿、转账支票簿、现金、有价证券、有关空白凭证、空白账表、文件、资料及其他物品等。有价证券要写明证券名称、数量、金额及号码；有关空白凭证要写明本数、张数等。

　　出纳人员办理移交手续时，必须由监交人监交。监交人一般为会计主管，或由会计部门负责人指定某一会计人员监交。接交人员要按照移交人员编制的移交清册，当面逐项点收。对需要继续办理的事项和移交中说明的问题，需移交人补充书面材料的，要当面补上。移交清册一式三份，分别由移交人、接交人、监交人签章后留执。监交人所执一份可存档，接交人留执的一份待日后离岗时再移交下去。需要指出的是，在交接之前，财务部门应为接交人员刻好名章，移交人员的名章不再交由接交人使用。现金出纳登记簿和银行存款日记账要继续使用，接交人员不得自行另立新账。移交清册上要注明：单位名称、交接日期、监交人职务。现金日记账与银行存款日记账的扉页内印有“启用表”的，还应由移交人、接交人注明交接日期、接交人员和监交人员姓名，并由交接双方签章。

　　（二）由他人暂时顶替工作，应办理部分交接手续。出纳人员在婚假、产假、病假、事假、休假及外出学习、公差等临时离岗期间，千万不能留下印章、交出钥匙、点点票子就一走了事，一定要抱着“先小人后君子”的态度，办一下有关事项的交接手续。即使是非常要好的同事，也不能以相互信任为理由而马虎从事。出纳顶替，可视单位业务量大小、顶替时间长短等具体情况而办理部分交接手续。如纯属临时顶替，为了不误现金支付，可让顶替人员打一个与所留备用现金数量完全一致的收条，待出纳员回来结清支出凭证与所剩现金，收条不作借款账务处理；如若顶替业务较多，时间也较长，则可让顶替人员除打一交接现金条据外，还可给顶替人员留几张盖好印戳的现金支票，但交接条据上一定要写明所留现金支票的张数与起止日期；如果出纳员离岗时间较长，甚至需顶替人员处理账务的，则要为顶替人员刻一名章，及时到银行更换跑银行人员印鉴。然后，将现金出纳登记簿、银行存款日记账、现金支票本、转账支票本等办理日常业务的账本、单据书面移交顶替人员，出纳员回来后再作书面移交手续。特别需要指出的是，出纳人员不能将自己的名章交由顶替人员随意使用。

　　（三）由他人兼办出纳工作的，要严格按财务规章制度办事。有的单位未设专职出纳员，而是由指定的会计人员知兼办出纳业务工作。此种类型要坚持两个原则：一要坚持钱账分管的原则；二要坚持《会计法》所规定的 “出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作”的原则。兼办出纳员离职时，属于工作调动等永久性离岗的，必须全面办理交接手续；属于临时离岗的，应与顶替人员办理部分交接手续。


出纳业务相关知识之一——为什么要设置出纳岗位

　　出纳，是机关、团体、企事业单位中现金、票据的付出和收进的简称。出纳通常包含两层意思：一是指工作，即财会部门关于现金及票据的收进、付出、结存；二是指人员，即管理和经办现金及票据收进、付出、库存的财会人员。这后一层含义是由第一层含义派生延伸而来的。

　　在日常经济生活中，为什么要设置出纳岗位呢？现金作为一种特殊的商品，是人们最为关心和渴求的一种财富；现金作为资本的一个组成部分，又是流动性最强、性能最活跃的一种流动资产，可以说谁得到了它，谁就得到了物质财富。所以现金　不同于其他资产，在管理和核算上需要有一种极为严密的手续，要有相互监督和制约的手段，从而保证其安全完整和不受损失，这就要求在日常工作中建立和完善现金核算和现金管理制度。这一制度最显著的特点，就是在核算和管理中要求账钱分管：一部分财会人员（会计员）分管账目（指现金总账，或称总账中的现金科目）；一部分财会人员（出纳员）具体分管现金的收、付、存，以互相配合、互相制约，共同管理好现金的核算和管理工作。在而，财务会计制度历来规定，财会部门要设置出纳岗位，根据单位的规模大小和业务量多少，配备相应的出纳人员。

出纳业务相关知识之二——出纳人员应具备的素质

　　出纳岗位设置后，就要根据工作需要配备相应的专业人员。那么，出纳员应当具备什么样的素质？这与出纳工作的性质有关。由于出纳员成天与银钱打交道，见钱眼开者不宜搞出纳工作。所以，出纳员起码应具备的基本素质表现在两个方面：一是手脚干净。常在河边走，就是不湿鞋。思想上要筑起一尘不染、两袖清风的“万里长城”。不论为公家办事，还是人企业工作，一是一，二是二，该收的现金如数收进，该付出的现金如数付出，不贪不占，做个正直人。不然的话，今天挪用一点，明天贪污一点，用不了多久，就会滑入深渊，成为罪人。二是敬业精神。填单要认真，点钞要准确，记账要清晰，跑银行要勤，办业务要手勤。要在干中学，在学中干，在干中练，在干中提高。只有严格要求自己，一切按规章制度办事，就会成为一名称职的出纳员。

出纳业务相关知识之三——出纳人员与会计人员的关系

　　从人员关系来讲，出纳员与会计员同属一个独立核算单位的财务工作者，都是处于要害工作岗位，他们的地位应当是等同的。需要指出的是，过去的的一种倾向，单位领导在选派财务人员时，往往认为会计员重要，出纳员次之。随着市场经济的发展，这种看法正在逐步转变，精明的领导在选择出纳员时，不仅重视他们的忠诚可靠，更重视他们是否有现代经营意识，有无一定的社会活动能力，即通常所说的公关能力，因为他们成天跑银行，首先应有与“财神爷”打交道的熟练技能与丰富经验，以保证资金的安全与增值。

　　从业务关系来说，出纳员与会计员同属一个单位的财会岗位，工作中应是相互协助，密切合作，互为“补台”，共同办好本单位的日常财会业务，做好本职工作。但他们之间又有着明确分工，工作上各有侧重，以便各司其职。会计员专管总账和除货币资金之外的其他明细账，而出纳员专管货币资金的收付及与之相关的现金日记账和银行存款日记账。其职责是：根据现金管理制度和银行结算制度的规定，办理现金、银行存款的收入、付出、保管和逐笔登记出纳账，结出当日现金和银行存款余额，及时将收、付款凭证交给会计员登账。同时，出纳员还必须每日或者定期与会计员对账，核对双方库存现金、银行存款账的是否相符，以便做到相互配合，相互监督，从而避免多报冒领的差错。故此，出纳员不是单纯地办理现金的收付和银行存款的支取，也要涉及到部分会计业务，需要学会计知识，以便在填制“收款凭证”和“付款凭证”时，熟练地掌握会计科目的对应关系，从而运用自如。

　　虽说出纳员与会计员的地位是平等的，工作上是紧密联系、分工协作、不可缺一的，但在业务的隶属关系上还是有主次之分的。因为会计员分工包括记载现金与银行存款总账，而总账要统驭明细账，这明显地表现在结账和对账方面，也表现在库存现金的检查方面。值得指出的是，某些单位会计与出纳对账出现了本末倒置的现象，甚至引发了经济问题的发生。所以，出纳员应在两个方面主动接受会计员的监督；一是主动为现金盘库提供条件，绝不能认为监督盘库是对出纳员的不信任，因为这是财务会计制度所规定的，是搞好财会工作所必不可少的，也是对出纳工作负责的；二是对账时主动为会计员报出现金库存数，由会计员再核对账款是否相符。而不应当由会计员结账后先报出现金账户的余额，再由出纳员表示账款相符与否。如果是这样，那就是会计监督的本末倒置，其后果可能是十分有害的。

　　这里还需要特别强调，出纳工作毕竟只是整个财会工作的一部分，只有会计或主管会计，才可总揽本部门财会工作的全局。随着岁月的交替，会计队伍客观上存在着工作调动、职务升迁、退休离岗等人员流动。所以，作为出纳员来说，仍然有一个在业务技术方面成长为会计员的目标追求和进步过程。这就要求出纳员平常在做好本职工作的同时，下点功夫学习会计基础理论与相关的财会业务知识，多向会计员请教，勤向社会实践学习，主动调整自己，努力提高自身业务技能，为日后承担和胜任更重要的工作创造必要的条件。


出纳业务相关知识之四——出纳员怎样执行好现金管理制度
　　出纳员身处管理现金和使用现金的“前沿阵地”，负有直接的、重要的现金管理职责。因此，要切实执行好现金管理制度。现行的现金管理法规是1988年8月16日国务院第十八次常务会议通过的《现金管理暂行条例》和同年9月22日由中国人民银行制定的《现金管理暂行条件实施细则》。在实际操作过程中，应重点掌握以下内容：一是要明确自己所在的单位是否属于现金管理的单位。《实施细则》规定：“凡在银行和其它金融机构开立账户的机关、团体、部队、企业、事业单位，必须执行本细则，接受开户银行的监督。”“企业包括：国营企业、城乡集体企业（包括村办企业）、联营企业、私营企业（包括个体工商户、农村承包经营户）。”依据规定，各核算单位应对号入座；二是要明确开户单位使用现金的范围；三是要明确一个单位在几家银行开户，只能在一家银行办理存、取现金的规定；四是要明确转账结算起点；五是要明确现金收支的有关规定；六是要明确单位管理现金的几个“不准”（即不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金；不准单位之间互相借用现金；不准利用银行账户代其它单位或个人存、取现金；不准将单位收入的现金以个人名义存入银行；不准保留账外公款；不准单位发放购物券变相货币；不准以任何票券代替人民币在市场上流通）；七是要明确违背了现金管理制度的各种处罚，以提高执行现金管理制度的责任心。

出纳员要自学遵守现金收支的在关规定：一要坚持收支两条线，不得坐收坐支现金。对单位的销货收入（业务收入），应于当日（有特殊情况最迟不超过次日）送存开户银行。支付现金时，应从单位库存现金中支付，或者从开户银行提款，不得直接支用销货款（坐支现金）。确实需要坐支现金的单位，要事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支的现金要纳入账内核算，并按月向开户银行报送情况；二要做到把库存现金控制在限额之内，超过部分及时阉割存银行；三要消灭白条抵库，要求借用现金的条据经领导审批后记入往来账；四要执行现金管理中的诸项“不准”；五要在销售活动中对现金与转账结算一视同仁，不能只收现金，拒收票据；六要在单位购买专控商品时采用转账结算，不可使用现金；七要与银行往来中据实办事，不用转账凭证套取现金，不编造用途套取现金，不利用账户其他单位和个人套取现金，不利用多头账户套取现金。

出纳业务相关知识之五——建立出纳工作制度

　　出纳工作制度，是日常经济生活中，要求出纳人员必须遵循的办事规程或行为准则。其主要内容通常包括五个方面的要求：

　　（一）出纳工作应该由指定的专职或兼职人中担当。根据钱、账分设的原则，会计和出纳不能由一人兼任，以便分清责任。在比较小的单位里，单位负责人也不宜兼任出纳人员。出纳人员除了登记现金日记账之外，不得监管总账或支出明细账，但可以监管其他同现金没有直接联系的账簿，如固定资产账等。不是出纳人员，不得直接收付现金。

　　（二）出纳人员应该根据审核过的会计凭证办事银行、现金收付，审核工作应由会计主管人员或其他指定的会计人员来担当。有些开支项目是按预算计划执行，并有明确开支标准的，出纳人员可以先付款、后交他人审核。银行或现金属于收入性质的，还应同时开给发票或收据。

　　（三）出纳人员应根据业务逐笔、顺序登记现金日记账，每天业务结束后，应编制库存现金日报表并核对相符。

　　（四）认真复核原始凭证，加强对现金收付的监督。根据现金管理制度规定，不可设立“小金库”、不发生个人借支公款、不相互借用现金、不假借用途套取现金、不以个人名义存取公款。

　　（五）确保现金账实相符，不得以白条顶替库存现金。如果发现库存现金有盈余或短缺情况，应先记入往来中作待处理，然后查明原因，分别情况处理，不得私下取走或补足。

出纳业务相关知识之六——出纳员要模范遵守结算纪律

　　出纳员在一个单位或部门专司结算工作，应创造条件最大限度的拓展结算渠道，减少结算中的资金损失，与银行建立良好的业务关系。出纳员在工作中熟知并模范地遵守结算纪律，是十分重要和必要的。现行的《银行结算办法》，对客户和银行分别规定了若干结算纪律，它是维护结算秩序的有力保证。

　　《银行结算办法》对单位和个人办理结算规定了三条结算纪律：（1）不准出租、出借银行账户；（2）不准签发空头支票；（3）不准套取银行信用。

　　所谓出租银行账户，是指在银行开设账户的单位或个人，以取得租金（租赁费）为目的，替别的单位或个人办理结算业务。所谓出借银行账户，是指在银行开设账户的单位或个人，出于人情关系，用自己的银行账户为别的单位或个人办理款项收付业务。出租出借银行账户，违背了“谁的钱进谁的账，由谁支配”的结算原则，一经银行发现，除责令其立即纠正外，还要按账户出租、出借发生的金额各以5%但不低于1000元的罚款，并没收出租银行账户的非法所得。

　　所谓空头支票，是指付款人所签发的支票金额超过其银行存款账户上的余额，从而形成银行存款透支。这就违背了“银行不垫款”的结算原则。银行经账证核对，发现客户签发的是空头支票，除当即将支票作废外，还要按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款。对屡次签发空头支票的，还要视情节轻重，同时给予警告、通报批评，直至停止签发支票。所谓远期支票，是指签发了签发日之后日期（如1月5日签发了1月6日或之后日期）的支票。这种支付日期推后的危害，一是容易形成空头支票，二是打乱了支票编号顺序，容易发生舞弊行为。

　　所谓不准套取银行信用，是指违法利用银行某种信用工具，达到骗取银行信用的目的。如签发空头支票和远期支票，签发用途不实的支票，涂改、伪造、变造票据，假借用途取得银行贷款等。一经发现，该处罚的处罚，该追究经济责任的追究经济责任，直至追究刑事责任。

　　出纳员作为常跑银行的财务人员，在遵守结算纪律的前提下，还要自觉遵守三条结算原则，即“恪守信用，履约付款”、“谁的钱进谁的账，由谁支配”、“银行不垫款”，从而维护好开户单位和银行双方的权益。

出纳业务相关知识之七——要注意切实管好印鉴

　　印鉴是为了防止假冒、辨别真伪，在支付款项的开户银行内预留供核对印章的依据，是企业财权证书，代表单位支配资金的权利。因此，印鉴的管理既要有利于工作，又要便于分清责任。

　　在实际工作中，由于会计制度对印鉴的保管和使用没有明确的规定，所以用法各异：有的是三枚印章；有的是单位公章，有的是财务印章；有的是分开保管，有的是出纳“包管”，等等。从银行管理的角度出发，为了便于印鉴的核对，减少柜面的工作压力，根据中国人民银行的规定，单位预留印鉴，原则上为单位财务专用章和单位财务负责人各一枚。

　　不过从企业角度出发，银行印鉴还是以三枚为好，从左至右分别为本企业的财务专用章、分管财务负责人的名章、出纳经办人员的名章，在规格上也应从左至右由大到小，以显得美观。章迹要端庄秀丽，章迹很粗或篆体字都不适宜。所以选用这中印章作为印鉴，是因为其各有具体的用途。财务专用章，是代表企业行使财权的公章，同时也能代表会计部门；分管领导名章，表明企业领导人员之间的明确分工，一旦出现问题，首先应当追究分管领导的个人责任；出纳人员的名章，表明在会计人员中也有明确的分工，谁经手、谁负责。如有工作变动，则应随时更换印鉴，以分清责任。这样三枚印章，能够完整地担当起银行印鉴应发挥的作用。试想，如果像有些单位那样，没有出纳人员的印章，那么，发生经办人员更迭就难以分清责任，特别是在前后任何交接期间，往往会出现差错，甚至会产生漏洞。

　　至于印鉴的保管，实际操作中也有很多做法。一般情况下，由出纳人员保管自己名章，由复核人员保管其余两枚印章的做法为妥。这样做，既有利于互相监督，又便于明确责任。之所以说是互相监督而不是互相牵制，是因为万一两人中有一人外出时，可以临时加盖几张印鉴齐备的支票，供一方先行使用，待一方回来后再做工作交接，这样，就不至于影响正常工作的开展了。

　　在印鉴的保管方面，特别要提醒一下，企业在建立会计档案的时候，其中包括企业印鉴档案的内容，载明印鉴印模、启用日期、注销日期、开户银行、账号性质、复核人员姓名等以备查考。

　　在印鉴的使用方面，需要签发支票付款时，一般先由出纳人员根据支票管理制度的规定，填写好票据，盖上出纳人员名章，然后交复核人员审查该付款项目是否列入了开支计划，是否符合开支规定，如无不妥，则加盖其余印鉴正式签发。这样，也就真正起到了付款时的复核作用。

出纳相关知识之八——如何开立银行账户

　　机关、团体、企业、事业单位，以及想要在日常经济活动中便于结算的个体工商户（以上统称为存款人），都可以在银行（或信用社）开立存款账户。出纳员应当了解和参与银行账户的开立过程，以利于日后与银行打交道。

　　现行《银行账户管理办法》规定：“存款人可以自主选择银行，银行也可以自愿选择存款人开立账户。”那么，存款人如何向银行申请开立账户呢？

　　（一）要选择好开立银行。一般应在下列几种情况中权衡利弊：①单位与银行是否就近；②银行服务设施及项目是否先进、齐全、能否直接办理异地快速结算；③银行信贷资金是否雄厚，能否在企业困难时期提供一定的贷款支持。

　　（二）要了解开立银行账户的基本程序。现行《银行账户管理办法》规定，银行存款账户分为四种：一是基本存款账户；二是一般存款账户；三是临时存款账户；四是专用存款账户。存款人首先应在银行开立基本存款账户，因为它是存款人办理日常转账结算和现金收付的账户。存款人的工资、资金等现金支取，只能通过本账户办理。

　　基本存款账户就是人们所说的结算账户。其开立程序如下：

　　第一步：事先应具备开户的基本条件。①企业和个体工商户要有当地工商行政管理部门核发的《企业法人执照》或《营业执照》正本；机关、事业单位要有中央或地方编制委员会、人事、民政等部门的批文；个人开户要有居民身份证和户口簿。②依上述证件为凭，经公安部门批准刻制与营业执照或文件中名称完全相同的公章与财务章。还要具备企业法人名章、财务主管人员名章，以及跑银行财务人员名章。

　　第二步：除个体工商户外，所有企业、单位要向当地计量部门办理代码证。有的地方还要求向当地税务部门领取税务证。

　　第三步：持上述证件向银行（或信用社）申请开户，填写开户申请书（或申请表）。

　　第四步：持开户行签注的“同意在我行（社）开户”的申请书（或申请表）与印章、营业执照正本或文件、代码证、税务证等，到当地人民银行领取《开户许可证》。

　　第五步：将领取的《开户许可证》副本送交开户银行，银行据此立户，并按银行要求在备查印鉴卡上预留印鉴。

　　第六步：向开户银行购买一定数量的转账支票与现金支票。

　　第七步：按银行要求，在开立的账户内转入或存入一定数量的资金，以备使用。至此，便可合法使用新开立的银行账户了。

　　一般存款账户是存款人依据借款合同或借款借据在基本存款账户以外的银行开立的借款转存账户，或是基本存款账户的存款人同意其附属的非独立核算单位，在异地开设的辅助账户。

　　临时存款账户是存款人因特定用途需要，依据当地工商行政机关核发的临时执照，或当地有关部门同意设立外来临时机构的批件开立的账户。

　　专用存款账户是存款人因特定用途需要，依据有关部门批准的立项文件，或是按照国家有关文件的规定，申请开立的专用资金账户。如为基建资金开立的账户、为更新改造资金开立的账户，以及存款人因特定用途需要开立的专户管理资金账户。

　　上述一般存款账户、临时存款账户、专用存款户的开立程序较基本存款账户简单。中国人民银行不强调当地人民银行分支机构核发《开户许可证》，只要求各开户银行自行审查，在开户和撤销之日7日内向当地人民银行分支机构申报即可。

出纳相关知识之九——如何更户、并户、迁户、销户

　　随着市场经济的发展和管理体制、经营规模的变化，开户单位和个人往往提出变更、合并、迁移或撤销银行账户等要求，这是经济发展的正常现象。为了搞好银行存款新旧账户的衔接，不影响结算工作的顺利进行，出纳员应勇于承担起更户、并户、迁户、销户的全部或部分“跑腿”工作。

　　所谓更户，是指更换银行账户的名称。它分两种情况：一种是在单位或个体经营户的资金来源或所有制性质未发生变化的前提下变更账户名称，不必变更账号。但是，营业执照的名称必须变，印章名称也要变更。出纳持新变更的营业执照与印章去开户银行要回《开户许可证》副本，连同保存的正本一起带到当地银行，银行即可更改《开户许可证》名称。然后，再将更改后的副本送交开户银行，并据此预留新印鉴。另外一种是在单位资金来源或性质发生变化，所有制也随之变更时，如体制改革中某些事业单位变成了企业，某些个体经营户经过联合变成了合伙经营户，这时，不仅要变更账户名称，还需变更账号，银行需撤销原账户，重新开立新账户，为其编列账号。开户和销户的程序按有关规定进行。

　　所谓并户，是指开户单位向银行申请合并其相同资金来源和相同资金性质的账户，或是两个单位合并后随之合并银行存款账户。合并账户大体要做四方面的工作：一是依据并户理由向开户银行出示有关证件；二是主动与银行核对账目，包括存款账户余额与贷款余额；三是经过银行撤销被并账户，并将被并账户余额划转到保留账户；四是整理被并账户所剩转账支票、现金支票等重要空白凭证，该交回开户银行的交回开户银行，该经开户银行同意继续使用的，更改凭证账号后继续使用（只限一开户银行并户）。

　　所谓迁户，指开户单位因地址迁移等原因，向原开户银行提出申请，要求将账号迁往另地或他行。迁户分两种情况：一种是在同城内迁户，要经原银行同意，撤销原开户银行账户，交回原《开户许可证》正、副本；再领取新的《开户许可证》，在新选择的银行开立账户。另一种是异地迁户，应由单位按规定程序向迁入地银行重新办理开户手续。待新账户开立，且单位已在当地开始生产经营后，原账户应在一个月内结清，并注销。

　　所谓销户，是指开户银行因关、停、并、转等原因，向银行提出撤销账户申请。销户申请经银行审查，并核对其存、贷款账户后，予以办理销户手续。开户银行在7日内向当地人民银行申报，并交回销户者的《开户许可证》正、副本。现行《银行账户管理办法》还规定：“开户银行对一年（按对月对日计算）未发生收付活动的账户，应通知存款人自发出通知起30日内来行办理销户手续，逾期视同自愿销户。”

出纳相关知识之十——怎样签发支票

　　支票是存款人签发给收款人从其银行账户内支付款项的票据。支票分为现金支票和转帐支票两种。签发支票，应注意以下问题：

　　（一）要严格做到“九不准”。

　　（1）不准更改签发日期；

　　（2）不准更改收款人名；

　　（3）不准更改大小写金额。按照《票据法》规定，支票的金额、日期、收款人名称如若更改，即成为无效票据；

　　（4）不准签发空白支票，即签发超过银行存款账户余额的支票；

　　（5）不准签发远期支票；

　　（6）I 不准签发空白支票。签发的空白支票即指事先盖好印章的支票。携带该种支票外出，遗失后将造成不应有的经济损失；

　　（7）不准签发有缺陷的支票。有缺陷的支票表现形式主要有：

　　①印鉴不符，即支票上的印章与银行预留印鉴不符，或是支票上的印章盖得不全。银行审查出印鉴不符时，除将支票作废退回外，还要按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款。

　　②戳记用印油而不用印泥的支票，或印章字迹间模糊不表的支票。

　　③污抽支票，即票面破碎、污损，无法辨认或字迹不表的支票。

　　④账号户名不符，或户名简写的支票。

　　⑤更改处未盖预留印鉴的支票。

　　⑥付款单位已清户的支票。

　　⑦未填写用途或所填用途不当的支票。

　　⑧不是按规定用碳素墨水或签字笔书写的支票。

　　⑨购买未经批准的专控商品的支票。

　　⑩非本行的支票；

　　（二）要做到要素齐全、内容真实、数字准确、字迹清晰。

　　（1）支票要按顺序编号连续签发，不得跳号；

　　（2）日期中的年份要写完整，不得简写，如1999年不得写成99年；

　　（3）收款人必须写全称，不得写简称，防止户名不符，形成退票；

　　（4）签发人开户银行名称用刻好的银行小条章（向银行购买支票时盖好）加盖清楚，不要手写（银行会计规范化管理要求）；

　　（5）签发人对本单位账号要写，最好也用小条章；

　　（6）注意日期、收款人、大小写金额的准确填写，防止签成无效支票；

　　（7）其他更改的地方要加盖预留印鉴，使用印泥；

　　（8）不准签发用途弄虚作假的支票。签发用途不真实的支票，系套取银行信用行为，银行一经发现，按违反结算制度给予经济处罚；

　　（9）不准将盖好印鉴的支票存放于他人处让其代为签发，以防形成空头支票或经济诈骗。

　　（10）由于现行支票上没有付款单位名称栏目，必须使用预留在银行的印鉴，所以印章一定要清楚；（11）不得用蓝墨水填写。总之，要遵照银行的规定，不可自以为是。

　　（三）要由专人签发。

　　支票应由财务部门分派专人保管、签发，不要多人插手，以便分清责任。如今，支票打印机也陆续在财会部门中使用，对此要明确出纳专人使用管理。

　　在平时工作中，出纳员除了经常使用支票之外，还要注意学会利用其他银行结算方式，如银行汇票、银行本票、商业汇票、托收承付、委托收款、汇兑等结算方式开展和办理各种经济业务。

私营公司支票结算方式的核算

　　支票是银行存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给收款人的票据。支票分为现金支票和转账支票。现金支票可以用来提取现金，也可以办理转账；转账支票只能转账，不能支取现金。转账支票的格式类同于现金支票，只是名称不同。

　　支票在同一城市或一定的区域范围内可以用于商品交易、劳务供应及清偿债务等款项结算。支票结算简便灵活，在指定城市内还可以背书转让。

　　使用支票结算方式，会计部门必须加强对支票签发的监督和管理。签发支票前，应查明银行存款的账面结存额，以防签发超过存款余额的空头支票；支票一律记名，写明收款人的名称：签发支票应使用墨汁或炭素墨水填写，大小写金额和收款人不得更改，其他内容如有更改，必须由签发人加盖预留银行印签之一予以证明；支票的金额起点为100元。

　　支票的付款期为5天（背书转让地区的转账支票为10天）。如果企业已签发的现金支票遗失，可以向银行申请挂失，挂失前已经支付，银行不予受理；已签发的转账支票遗失，银行不受理挂失，可请求收款人协调防范。因此，不准签发空白支票。

　　支票结算方式的会计处理比较简单，现举例说明。

　　[例]某私营公司开出支票一张购买电脑一台，计5600元。会计分录如下：

　　借：固定资产　　5600
　　　　贷：银行存款　　5600

商品流通企业支票结算方式及其核算

　　商业企业在经营过程中，由于商品交易和劳务供应，经常发生与其他企业单位或个人之间的结算业务。商品购销结算方法可以分为现金结算和转账结算两种方式。

　　现金结算方式是指直接用现金收付有关款项的结算方式；转账结算方式是指通过银行，将结算款项从付款单位的存款账户转入收款单位存款账户的结算方式。银行办理转账结算的基本原则是，恪守信用，履约付款；谁的钱进谁的账，由谁支配；银行不垫款。采用转账结算方式，有利于加强银行对企业货币资金的监督，促使购销双方认真履行合同，加强结算纪律，及时结算货款，加速资金周转，促进商品流通；有利于银行集中各单位暂时闲置的资金，有计划地进行信贷，充分发挥资金的作用；有利于减少大量的现金流通，节省了清点、运送和保管现金的人力和物力，从而保证货币资金的安全和防止非法活动的发生。

　　企业在办理各种款项的转账结算时，必须严格遵守《银行结算办法》规定的结算制度，遵守结算纪律。企业可以根据不同情况，采用不同的转账结算方式。目前，商业企业常用的银行转账结算方式有支票、银行本票、银行汇票、商业汇票、汇兑、托收承付和委托收款等结算方式。下面分别说明各种结算方式及其核算。

　　支票是由付款单位签发通知银行支付款项的一种书面证明。支票分为现金支票和转账支票两种。

　　现金支票可以从银行支取现金，也可以转账；转账支票只能通过银行划拨转账，不能支取现金。支票一律记名，即填明收款人。转账支票在人民银行总行批准的地区可以背书转让，应由收款人在支票背面签章将支票款项转让给另一个收款人，即被背书人。票据的背书转让，可以使一张票据在多个企业或单位中发挥多次支付的作用。可见票据的背书转让，既增强了票据的流通性，又简化了结算手续。

　　支票由银行统一印制，由企业财会部门签发并加盖企业预留银行的印鉴。支票金额起点为100元，付款期为5天（背书转让地区的支票付款期为10天）。从签发支票的次日算起，如到期日遇有节假日则顺延。

　　支票结算方式，具有手续简便，收付款项及时等优点。但是，在支票传递过程中，当银行未收到支票时亦可能会出现各种漏洞，因此，对支票必须加强管理。在签发和使用支票时，应注意以下几点：

　　1．支票应由企业财会部门统一负责管理，并指定专人保管，避免发生丢失和被盗。签发支票时必须将收款单位名称、开票日期、款项用途和金额等项目填写清楚。支票上的大小写金额和收款人不得更改，其他项目需要更改时，必须加盖印鉴。

　　2．不准签发空头支票和远期支票。签发空头支票者，按规定要处以罚金。收款单位收到支票后，必须在有效期内将受理的转账支票连同填制的进账单送存开户银行，过期支票，银行有权拒绝受理。

　　3．采购人员不得随身携带空白支票。如果确需携带不填写金额的转账支票，可以不填金额，但必须填明日期、收款单位名称和款项用途，规定付款限额和报销期限，并进行登记。

　　4．已经签发的现金支票如果遗失，可向银行申请挂失。在银行受理挂失前发生的经济损失，由遗失单位负责。空白支票或已经签发的转账支票如果遗失，可向开户银行和收款单位提出协助防范的申请，但不能向银行申请挂失。

　　5．支票必须妥善保管。作废的支票不得丢失，注销后应与存根一起保存。

　　付款单位开出支票时，应根据支票存根和有关的原始凭证（收款人开给的收据或发票等）进行账务处理，在核对无误后作分录如下：

　　借：有关账户×××
　　　　贷：银行存款    ×××

　　收款单位收到外单位开来的支票，应填写银行印发的“进账单”，随同支票一起送存开户银行，然后以签章后的进账单的通知联及其他有关凭证，作为收款依据进行账务处理，作分录如下：

　　借：银行存款×××
　　　　贷：有关账户    ×××

　　支票结算方式，是同城结算中应用比较广泛的一种结算方式，凡同城各单位之间的商品交易，劳务供应和其他款项的结算都可以采用。


商业企业银行存款的管理

　　商业企业的货币资金，除按照限额保留一定的现金以外，都必须送存银行；企业应付的款项，除允许以现金支付的以外，都必须通过银行转账结算。为此，所有的企业都必须在当地银行开立结算存款户，办理本单位流动资金存入、提取和由于业务经营而发生的应收、应付等往来款项的结算。

　　企业在银行开立结算存款户，须经银行审查同意，在开户时要凭主管部门开具的证明文件到银行的某一分支机构办理开户手续，并将企业的公章、企业领导人和财会主管人员的印鉴送交银行存查。银行在给企业确立账户后，应售给企业各种银行往来使用的凭证（如解款单、现金支票、转账支票等），用以办理银行存款的收付款项，银行凭企业留存的印鉴核对付款凭单。企业在银行开立的账户，只限本企业使用，不准将银行账户借给外单位或个人使用，而银行存款账户则必须保留足够的资金保证支付，不准签发空头支付凭证。

　　企业通过银行结算存款户收付款项，应在有关凭证上填明款项的来源和用途，以便于银行监督。在此同时，企业还必须遵守有关规定的结算制度和收付款项的手续制度，其主要内容包括以下方面：

　　1．企业向银行送存款项时，应填写“解款单”，注明款项的来源和金额，连同现金一并送交银行。银行点收后，在“解款单”的回单联加盖“收讫”戳记退还企业，作为企业记入结算户存款增加的依据。如果送存银行的款项既有现金，又有收进的支票，则应分别填制，以利于银行分别办理收款手续。

　　2．企业从银行提取现金或委托银行支付款项时，应当按照规定签发支票或其他结算凭证，银行据以减少企业的结算户存款，企业则以支票存根或其他结算凭证的回单联作为企业记入结算户存款减少的依据。

　　3．企业通过银行转账收入的款项，以银行转来的收款凭证作为结算户存款的增加。

　　总之，银行存款的管理应加强印鉴、支票的管理、账户使用的管理，银行存款收入和支出的管理。