小霞会计:第九章 特殊类型文书的处理

　　
　　
　　第九章    特殊类型文书的处理
　　
　　教  案
　　
　　目的要求：通过本章的学习 , 了解几种常见的公务活动如规范类文书的制 定活动、会务活动与信访活动的一般情况。认识由此形成的特殊类 型文书一一规范类文书、会务文书和信访文书的特点、种类、内容 和作用 , 掌握它们在处理原则和技术上与→般公务文书不同的要求与做法。
　　
　　主要内容：第一节规范类文书
　　
　　第二节会议文书
　　
　　第三节信访文书
　　
　　教学重点：考核知识点
　　
　　( 一 ) 规范类文书的种类与特点
　　
　　( 二 ) 规范类文书的制定与处理
　　
　　( 三 ) 会议文书的种类与特点
　　
　　( 四 ) 会议文书的形成与处理
　　
　　( 五 ) 信访文书的含义、种类与特点
　　
　　( 六 ) 信访文书的形成与处理
　　
　　教学时间：1.5课时
　　
　　第九章  特殊类型文书的处理
　　
　　本章介绍了社会组织中常用的几种特殊类型文书一一规范类文 书、会议文书和信访文书及与相关公务活动的密切关系。概述了规 范类文书、会议文书和信访文书各自的内容与作用、种类与特点 ; 重 点阐述了它们在处理原则与技术上与一般公务文书的不同要求与做 法 , 以及在形成处理这些特殊类型文书的过程中应当注意的问题。
　　
　　第一节规范类文书
　　
　　就是指以强制力推行的用以规定各种行为规范的文书 , 是各类 社会组织在其职权范围内制定的要求人们普遍遵守的行为规范。
　　
　　随着社会的进步 , 社会化大生产中的分工日益精细化 , 管理活 动受到全社会的重视 , 并向着科学化管理和法制化管理的方向发展。 不立规矩 , 不成方圆 , 要实现和加强现代社会的管理 , 制定和运用 规范类文书是各级管理者的重要手段之一。只有在社会管理活动的 计划、组织、指挥、协调和控制等各个方面 , 发挥规范类文书的特 殊作用 , 按照制度化、法制化要求去组织、规范和管理社会事务 , 才 能提高各社会组织乃至整个国家的管理活动的效能。规范类文书的 制定发布、学习宣传、贯彻执行、执法监督 , 都需要在社会组织的文书处理工作和会务方面 , 做大量、细致、具体的工作。
　　
　　一、规范类文书的种类与特点
　　
　　( 一 ) 规范类文书的类型
　　
　　规范类文书是一个统称 , 按照其制发机关的职责权限和文书法定效力的不同等级 , 通常可作如下划分。
　　
　　1. 法规类文书
　　
　　法规类文书 , 是我国目前具有法律法规效力的文书的总称 , 大体由宪法、法律、行政法规、地方性法规、行政规章等五个层次组 成。
　　
　　(1) 宪法。是我国的根本大法 , 是国家一切法律法规的立法基础。
　　
　　(2) 法律。是国家立法机关依照立法程序制定、由国家强制力 保证实施的行为规范 , 即全国人大及其常委会制定的基本法律和一 般法律。这是法规类文书体系中的主要部分。如全国人大及其常委 会通过发布的《中华人民共和国中外合资经营企业法》、《海关法》、 《商检法》等。
　　
　　(3) 行政法规。是国务院为领导和管理国家各项行政工作 , 根 据宪法和法律 , 并且按照《行政法规制定程序暂行条例》的规定制 定的政治、经济、教育、科技、文化、外事等各类法规的总称。包 括条例、规定、办法三个文种。行政法规在全国范围内具有强制性 和约束力 , 一切社会组织及公民均须遵守。行政法规由国务院按照 法定程序在行政管辖范围内制定发布 , 或经国务院批准、国务院主 管部门发布。如国务院制定并发布的《中华人民共和国中外合资经 营企业法实施条例》以及经国务院批准、由国家计委发布施行的 《制止牟取暴利的暂行规定》。
　　
　　(4) 地方性法规。是省、自治区、直辖市的人大及其常委会 , 省 相自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人大 及其常委会 , 在不同宪法、法律和行政法规相抵触的前提下 , 为领 导和管理地方行政王作 , 按法定程序在本地区或特定范围内制定的 政治、经济和社会发展等各类法规的总称。地方性法规根据行政区 域或特定范围的具体情况和实际需要制定 , 在该区域或范围内 , 具 有普遍约束力。如 : 由××省人民代表大会通过颁发的《××省建 设工程招标投标管理办法》。
　　
　　(5) 行政规章。是由国务院各部委 , 省、自治区、直辖市人民 政府 , 以及省、自治区人民政府所在市和经国务院批准的较大的市 的人民政府 , 根据法律法规制定的涉及政治经济、教育、科技、文 化和外事方面行政管理工作的规范类文书。如 : 国务院办公厅发布 的《政务信息 I; 作暂行办法》。在实际工作中 , 一些不具备上述法规类文书制定权的机关 , 即省级以下各级地方政府及其工作部门以及 其他部门 ( 如沿海开放城市的经济技术开发区 ), 为实施法律法规和 规章 , 通常按规定的程序制定涉及公民、法人或其他组织的权利义 务 , 在本行政区域内具有普遍约束力的规范类文书。如《××市专 业技术人员和管理人员兼职管理暂行办法》。
　　
　　各级政府及其工作部门制定的这种规范类文书常被地方政府视 为行政执法的依据 , 是对国家法律、行政法规、地方性法规和规章 的补充和具体化。党的各级领导机关也通过制定这种规范类文书约 束组织成员。如《中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢 侈浪费行为的若干规定》。
　　
　　2. 规章制度类文书 指各级社会组织为满足社会管理和内部管理的双重需要 , 在其自身范围内制定发布的具有行政、纪律或道德约束力 , 并要求管理 职权所涉及的范围以及本组织范围内有关人员共同遵守执行的规范 类文书。如《河北省人民政府办公厅保密制度》、《四川省省级机关 机要文件交换站工作规则》、《台湾民主自治同盟章程》、《游园须 知》等。
　　
　　规章制度应用广泛 , 适用于各级各类社会组织。上至最高领导 机关 , 下至科室班组 , 都可利用它来规定应遵守的事项、应负的职 责和应达到的目标 , 以保证行政管理、生产操作、日常的学习和生 活有序、正常、协调地进行。
　　
　　( 二 ) 规范类文书的常用文种
　　
　　1. 条例
　　
　　用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定。如执行性条例 : 《中华人民共和国土地管理法实施条例以独立性条例 : 《物 价管理条例》。
　　
　　条例的作者有严格的限定。在党的系统 , 条例用于 " 党的中央 组织制定规范党组织的工作、活动和党员行动的规章制度 "; 在行政 系统 , 条例专门用于国务院对某一方面的行政工作作比较全面、系 统的规定 , 国务院各部门和地方各级政府制定的规章、其他社会组 织制定的其他规范类文书均不得使用条例。
　　
　　2. 规定、办法
　　
　　规定 , 用于对某一方面的行政工作作部分的规定。如执行性规定 : 《中华人民共和国海上航行警告和航行通告管理规定》就是根据 《中华人民共和国海上交通安全法》的有关条款作出的具体规定 ; 独 立性规定 : 《国务院关于行政区划管理的规定》。办法 , 用于对行政工作作比较具体的规定。如执行性办法 : 《福 建省渔业管理实施办法以独立性办法 : 《国家公务员任职回避和公   务回避暂行办法》。
　　
　　3. 章程、简章 章程。是用于规定一个组织或团体的组织规程及活动规则。如 :《中国共产党章程》、《××市秘书学会章程》等。章程必须由政党、 学会、协会、研究会、联合会、基金会或董事会等组织、团体的成 员大会或代表大会通过并发布 , 所规定的组织或团体的性质、宗旨、 任务、组织机构、组织成员、活动规则等事项 , 对全体成员均有约 束力。国家行政机关及其职能部门一般不使用这一文种。
　　
　　简章。用于规定某项工作、某一事项的办理原则、要求、方式 方法。如《北京市 1997 年技工学校招生简章》。简章可由任何社会     组织制定发布。
　　
　　4. 守则、规则 守则用于规定一定范围内的有关人员共同遵守的规则。如 : 《××省人民政府办公厅秘书人员守则》。
　　
　　规则用于规定一定范围内某项工作、活动中大家应共同遵守的行为规范。如 : 《××省省级机关机要文件交换站工作规则》。
　　
　　5. 准则、细则
　　
　　准则用于党派、团体、机关规定所属成员的行为、道德规范。如 :《关于党内政治生活的若干准则》。
　　
　　细则是为具体执行有关法律法规规章 , 以及其他规范性文件而 制定的解释性、操作性的详细规则。常作为法律法规规章的一种细
　　
　　化和补充 , 常称为实施细则。
　　
　　6. 规程、制度、公约
　　
　　规程用于对某一社会组织的某项工作、活动的任务、操作过程和规范作出分解性说明。如 : 《四川省人民政府工作规程》 , 分别规 定了省政府的任务、职责职权、会议制度、文件审批制度、调查研 究、协商对话和新闻发布制度、其他制度等。
　　
　　制度用于规定有关人员在工作中所必须遵守的规则和程序。如 : 《××市政府办公厅档案归档制度》。
　　
　　公约有两个含义。一是外交条约的名称之一 , 一般指三个或三 个以上的国家缔结的某些政治性的或关于某一专门问题的条约。作 为规范类文书 , 公约用于规定人民群众在自觉自愿基础上 , 经集体 讨论 , 共同约定遵守的事项。如 : 《首都人民文明公约》。
　　
　　( 三 ) 规范类文书的特点
　　
　　各种规范类文书 , 在制发机关、形成程序、性质和作用方面均有明显区别 , 在制定和实施执行中不可忽视。但由于同属规范类文 书 , 它们也有许多共同的特点 :
　　
　　1. 作用的约束性
　　
　　这是规范类文书最基本的共同特点 , 其效力所涉及的时间、空间、人员 ( 组织 ) 范围取决于作者的法定权限与规范的内容。不同 层次的规范类文书对于一定范围内的有关组织、人员分别具有法律、 行政、组织、道德的强制力、约束力和执行效力 , 有关组织或人员 必须遵照执行 , 否则会受到法律、行政、组织纪律的处罚、处分。
　　
　　2. 作者的限定性
　　
　　规范类文书的制发者 , 必须依法在自己的职权范围内形成相关层次的规范类文书 , 否则制发的文书无效。如省级以下人民政府及 其工作部门不能制定行政规章 ; 县级人大及其常委会不可制定和发 布地方性法规 , 因为其没有法规类文书的制定权。
　　
　　3. 体式的规范性
　　
　　由于国家尚未制定有关立法技术方面的法律 , 目前主要是依据 国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》和地方各自制定的规 定 , 如《四川省人民政府制定规章和起草地方性法规草案程序规 定》等来处理规范类文书制定中的有关技术问题 ( 包括体式问题 ) 。 据此 , 规范类文书的文种使用、语言运用、内部结构、外部形式 , 均 有其特定的、严格的要求。即使是规章制度类文书 , 也将分条列项作为起码规范 , 否则不称其为规范类文书。
　　
　　4. 效用的稳定性
　　
　　规范类文书中规定的行为规范、职责目标所针对的是一般的普遍性问题而不是个别的、具体问题 ; 涉及的是多数人而不是个别人 ; 适应的是客观实际的发展需要而不是偶发的、局部的、表面的需要 ,因此它具有相对稳定的生效周期。体现在 : 其一 , 在一定的范围和 一定的时间内反复适用 , 不会转瞬即逝。尤其是法规类文书的现行 效用更加稳定 , 如果草率发文 , 朝令夕改 , 则难以形成有序的管理 局面。其二 , 一般实行 " 不溯既往 " 和 " 后法推翻前法 " 的原则 , 即 除特殊情况外 , 文书效力所及只针对文书发布后发生的有关事物 , 新 的文书生成后 , 与其规定不一致的 " 旧文书 " 即行废止。
　　
　　5. 制发的程序性
　　
　　为了保证规范类文书的特定效力 , 其制发程序严格而规范。如法规类文书的制定程序的每一环节均有专门规定 , 少一个也不能生 效。
　　
　　6. 内容的严密性
　　
　　各层次规范类文书具有严格的效力等级。制发时 , 要注意与有关法律、法规、规章的衔接和协调 : 任何法律法规都不得同宪法相 抵触 ; 下一层次的规范类文书不得与上一层次的规范类文书相抵触。 二、规范类文书的制定与处理
　　
　　不同层次的规范类文书的制定与处理程序存在一定差别 , 规章制度文书的制定与处理程序略为简单 , 有的甚至等同于组织内一般 公务文书的形成和处理程序。这里主要介绍法规类文书的制定与处 理程序。包括 : 编制计划和规划、起草、协调、审查、公布 ( 发 布 ) 、办毕规范类文书的处置等。
　　
　　( 一 ) 编制计划和规划
　　
　　编制制定规范类文书的计划和规划的目的 , 是把这项工作纳入有计划、按步骤进行的轨道 , 避免 " 临时动议 , 盲目随意 " 的被动 局面。一般需制定年度计划、三年规划或五年规划。
　　
　　( 二 ) 起草
　　
　　这是制定规范类文书的关键环节。该环节的具体做法是 :1) 成立由分管领导人参加 , 由具有较高 政策及文字水平和专业知识的人员组成的起草小组负责起草工作。 2) 明确指导思想和法律依据 , 广泛进行调查研究 , 进行可行性论证 , 着手起草工作。 3) 草案拟成后 , 应经起草部门领导集体讨论通过 , 并由部门主要负责人签发 ; 两个或两个以上部门共同起草的 , 应分别经各部门领导集体讨论通过 , 并由各自主要负责人会签。
　　
　　( 三 ) 协调 规范类文书的涉及面较广。为了使规范类文书在制定后能得到 顺利实施 , 取得预期效果 , 在制定过程中 , 必须做好协调工作 , 把分歧意见统一在文书发布之前。
　　
　　( 四 ) 审查
　　
　　规范类文书草案 ( 草稿 ) 拟定之后 , 应由起草部门按照公务文书处理程序 , 及时按规定报送有关部门审查。审查的作用在于防止 和避免规范类文书之间相互出现矛盾抵触 ; 防止部门之间相互推读 扯皮 , 出现管理的死角和盲区 ; 避免有的部门因经济利益驱动 , 擅自扩大行政执法范围 , 违法行文。
　　
　　( 五 ) 公布 ( 发布 )
　　
　　规范类文书的公布 ( 发布 ) 过程本身就是其生效的必要条件和法定程序之→。各类规范类文书公布的形式是 :
　　
　　1. 法律的公布 经全国人民代表大会或全国人大常委会通过后 , 由国家主席以令的形式发布。
　　
　　2. 行政法规的公布
　　
　　一种形式是由国务院总理签署发布令 , 且由新华社发稿 , 《国务院公报》、《人民日报》全文刊登 , 国务院不另行文 ; 另一种形式是 由国务院批准 , 国务院主管部门或其主要领导人签署发布令发布。有    关部门印发少量文本 , 供存档备查。
　　
　　3. 地方性法规的公布 地方性法规草案经省级人民政府常务会议讨论通过后 , 由省长 签发提请省人民代表大会及其常委会审议批准。经省级人大及其常 委会通过的地方性法规 , 以公告的形式发布。
　　
　　4. 国务院部门规章的公布 由主管部、委、局以令的形式发布。
　　
　　5. 地方政府规章的公布 规章草案经省级人民政府常务会议审议通过后 , 由省长签署省 级人民政府发布令发布。同时由政府机关报和各省政报的形式全文 公布。
　　
　　上述文件还由国务院法制局编入《中华人民共和国新法规汇编》 , 每年按季度公开出版四辑。
　　
　　6. 规章制度类文书的发布
　　
　　分为两种 : 凡属对外进行社会管理之用的 , 应张贴在适当场所或行文 , 以便公众了解执行 ; 凡属内部管理之用的 , 根据需要 , 或张贴、或发文、或汇集成册供周知使用。
　　
　　( 六 ) 办毕处置
　　
　　规范类文书的现行效用期一般较长 , 有的在实际王作中需要经常查找利用 , 因此其办毕后的处置方式与其他公务文书略有不同。一般做法是 :
　　
　　1. 立卷归档
　　
　　确定立卷归档范围。凡与本单位主要职能和主要业务活动有直接关系的规范类文书 , 包括本单位制定的各种规章制度、以及本单 位在行政管理与专门业务活动中必须执行的规范类文书均应立卷归       档。
　　
　　2. 暂存 ( 汇编 ) 凡与本单位业务活动、行政管理等活动非直接相关的规范类文
　　
　　书可暂存 , 待完全失效后再予销毁。对于使用面广、使用频率高的 规范类文书 , 可汇编成册 , 提供利用。 ( 详见本书第八章第四节关于 " 汇编 " 的内容 )
　　
　　( 七 ) 制定与处理规范类文书应注意的其他问题 1. 以法律法规作依据
　　
　　规范类文书应按其不同的法定效力层次 , 明确制定时的法律法 规依据。如 , 行政法规的制定 , 应根据宪法和法律 , 并符合党和国 家的路线、方针和政策 ; 地方政府规章和地方性法规的制定 , 应根据宪法、法律、行政法规 , 体现党和国家的路线、方针、政策 , 适 应改革、开放要求 , 符合本地区实际情况。
　　
　　2. 体现较强的操作性
　　
　　一般来说 , 规范类文书是对比较成熟的管理方式方法经归纳综合后的系统化、条款化 , 一般要求形成规范化、符合法理的、程序 化的管理监督机制和模式 , 执行部门依照条文即可作出具体行政行 为。因此 , 应注意与实际工作的发展相适应 , 不滞后 , 不脱节 , 以 增强规范类文书的适用性和可操作性 ; 如果有关法律法规和规章本 身就具备很强的操作性 , 则不宜再制发配套的其他规范类文书。
　　
　　3. 坚持备案审查制度
　　
　　即对制发的规范类文书按规定上报有关部门备案 , 对其合法性、规范性、可行性和可操作性进行审查 , 这是一条有效的监督途径 , 对 于维护法制与政令的统一 , 减少违法和不当行为具有重要意义。如地 方性法规发布后 , 应报全国人大常委会和国务院备案。
　　
　　4. 检查执行情况
　　
　　在规范类文书执行一段时间后 , 应对其执行情况进行检查。检查的主要内容包括 : 宣传、贯彻、落实情况 ; 执行结果和执行中存 在的问题 ; 文件本身是否合法 , 在实践中是否便于操作 ; 修改的意 见、建议等。检查结果应予上报或在有关范围内通报 , 以起到监督作用。
　　
　　5. 及时清理
　　
　　随着国家和社会的发展 , 规范类文书也应适时进行立、改、废 ,并依据法律程序进行。领导机关应在一定时期内对其进行清理 , 并 采用发文或公布方式将己废止的规范类文书的目录告之有关单位与   部门 , 以保证规范类文书的权威。
　　
　　6. 高度重视立法技术
　　
　　制定规范类文书 , 除了把好内容关之外 , 还要高度重视其立法技术 , 这直接影响规范类文书的效力和严肃性。立法技术包括 : 起 草过程中的调查研究、提出对策 ; 从形式上来说 , 主要是文字及篇 章结构的表述与组织 , 如文种的选用、标题的拟写、章节的划分、内 容的真实度、措辞的规范化、生效日期的准确性等。
　　
　　第二节 会议文书
　　
　　会议 , 是人类群体有组织、有领导的集会议事活动。在现代社 会 , 开会是社会组织及其领导人实施领导职能 , 开展工作 , 进行管 理和交际活动的基本方式。会议文书 , 就是在会议活动中形成和使 用的文件材料。
　　
　　作为秘书部门的基本职能 , 办文 ( 文书工作 ) 和办会 ( 会议活 动 ) 本不是一个范畴 , 但二者又具有不可分割的密切联系。在办文 过程中 , 筹备、组织会议的召开 , 记载反映会议进程和传达贯彻会 议议定事项 , 都需要以文书为辅助手段。因此 , 会议文书的撰制与 处理 , 成为会议成败的关键 ; 搞好办会中的文书工作 , 成为各单位 秘书部门的重要工作任务之一。
　　
　　一、会议文书的种类与特点
　　
　　( 一 ) 会议文书的种类
　　
　　我国会议种类很多。按会议规模 , 有大至万人、数十万人参加的特大型会议 , 小至几个、十几个人的小型会议 ; 按会议级别 , 有 中央级、省市级、市县级、县级、区乡级会议等 ; 按会议性质和作 用 , 有法定的代表大会、代表会 ( 人代会、党代会、职代会、学代 会等 ), 还有各种委员会、各级领导班子会议、专业性工作会议、学 术讨论会、纪念性会议、宣传动员会、报告会等 ; 按开会方式 , 有 一般性会议、座谈会、现场会、观摩会、电话会、广播会、电视会 ; 按与会者身份、国籍 , 有双边会、多边会、国际会议等。这些会议 千差万别 , 各具特定作用。会议文书的种类相应较多 , 但并非每次 会议都囊括所有种类的会议文书 , 有的会议可能仅有讲话 ( 不一定
　　
　　成稿 ) 和录音 , 甚至只有一份会议纪录。所以会议文书种类的多少 , 取决于具体会议。
　　
　　按照会议活动进程 , 会议文书可作如下分类 :
　　
　　1. 会务管理文书 指从会议的筹备到善后的一系列活动中形成和使用的文书 , 主 要包括 :
　　
　　'(1) 全年会议计划 : 根据全面的工作、主要职能和中心工作 , 制 定出的全年重要会议计划 , 以使一年中历次会议疏密相宜 , 达到预 期效果。
　　
　　(2) 一月 ( 周 ) 会议安排 : 参照当前或今后某一阶段工作的主导面和侧重点 , 以月 ( 周 ) 为单位 , 对会议活动所作的安排。
　　
　　(3) 会议通知 : 用于会前向与会者告之有关事工页。一般以定向传递或张贴的方式发出、公布。
　　
　　(4) 会议议程 : 按事理逻辑对会议议题的顺序所作的安排 , 一般用于会期较长 , 议题较多、内容较为重要的会议。
　　
　　(5) 会议程序 : 按先后顺序对会议各项活动 ( 如仪式、讲话等 ) 步骤所作的安排。
　　
　　(6) 会议日程 : 根据会议计划和进程 , 对会议活动逐日作出的安排。
　　
　　(7) 会议须知 : 针对会议中后勤保障、安全保卫及其他各方面应知事项所作的规定。
　　
　　(8) 会议指南 : 新近出现的一种会议文书。即将一次会议的会 务管理类文书集于一册 , 包括会议议程、日程安排、与会人员名单、 会议须知等内容 , 方便与会人员使用。
　　
　　此外还有主席团名单、与会人员名单、选举表决办法、签到册以及各类证件 ( 如代表证、采访证、住宿证、通行证 ) 等。
　　
　　2. 会议主旨文书
　　
　　指体现会议主要议题 , 阐明会议宗旨、目的、任务和要求的文书。
　　
　　主要文种包括 :
　　
　　(1) 开幕词 : 指大型会议开幕式上有关领导人的讲话 , 用于宣布会议正式开始 , 并阐明大会的宗旨、指导方针、中心任务、议程、 要求等。
　　
　　(2) 闭幕词 : 在大型会议闭幕式上有关领导人的讲话 , 用于 总结大会的成果 , 并对贯彻执行大会精神提出要求 , 宣布大会结 束。
　　
　　(3) 会议工作报告 : 是机关、单位、团体主要领导人代表领导机构或会议主办单位 , 在重要的代表会议、全体会议或工作会议上所作的总结工作状况、布置工作任务、研究重要工作事项的书面报告.
　　
　　(4) 专题讲话 ( 包括座谈会、讨论会发言 ): 在各种会议上有关 领导或来宾就与议题有关的某一专门问题、某方面 ( 某项 ) 工作所 作的介绍性、指导性乃至预测性的讲话 ; 以及围绕会议主旨的讨论 发言、介绍情况或经验的讲话等。
　　
　　(5) 会议决定、决议 : 会议对重要问题、重大事项或重大行动作出的安排与决策。
　　
　　(6) 会议纪要 : 用于记载和传达会议的主要精神、议定事项和有关情况。
　　
　　(7) 会议公报 : 将会议召开的主要情况、主要议题、重大结果和重要精神公布于众的公布性文书。
　　
　　(8) 会议决定事项摘要、催办登记簿 : 为全面贯彻会议决定的 重大事项 , 明确各承办单位 ( 部门 ) 的办理责任和要求 , 对需承办、 催办的会议决定事项进行登记的表格式文书。
　　
　　3. 会议提议审批文书
　　
　　指通常用于提交各种法定会议 ( 代表会议、代表大会、委员 会 ) 审议批准的文书的草案或报批稿 , 需经与会代表讨论、完善结 论、充实材料、润色文字 , 最终将修正草案提交会议通过。
　　
　　主要文种包括 :
　　
　　(1) 提案 : 泛指各类代表会议的代表按规定人数联名提交大会讨论决定的书面意见与建议。特定情况下也特指政协提案。
　　
　　(2) 议案 : 一般指列入会议议程的提案 ; 也特指依法提出的各 类议案 , 即 : 各级人民代表按法律程序向同级人民代表大会或其常 务委员会提请的审议事项。
　　
　　(3) 建议 : 人民代表针对各方面工作以个人名义或联名提出的 建议、批评、意见 ; 此外议案草案不被列为会议议案的 , 也改为按 建议处理。
　　
　　4. 会议动态文书
　　
　　指如实记录、反映会议过程中的动态信息的文书。分为两类 :
　　
　　(1) 会议记录 : 包括大会记录、分组记录、汇报记录、小型会议记录 , 按记录方式可分为文字记录、录音记录等。
　　
　　(2) 会议简报 , 包括综合性简报、专题简报、动态简报、会议信息等。
　　
　　5. 会议参考文书 指会议筹备、召开过程中收集、使用的参考性文书 o 分为两类 : (1) 与会议议题有关的参考材料。如统计数据、典型事例调查报告、情况报道等 ;
　　
　　(2) 与会议有关的各种背景材料。如历史资料、档案材料、有关法律、法规、规章和政策性文件的文件汇编 ; 书籍报刊。
　　
　　6. 会议宣传礼仪文书
　　
　　指为保证会议达到预期效果而进行的必要的宣传礼仪活动中形成和使用的文书材料 , 如贺信 ( 电 ) 、祝词、讲演词、有关会议的消息报道 ( 底稿 ) 、宣传提纲、会议口号等。
　　
　　( 二 ) 会议文书的特点
　　
　　1. 多样性
　　
　　会议文书的多样性体现在 :1) 种类多样性。不同的会议产生不 同的会议文书 , 其名称、性质和作用各不相同。 2) 格式多样性。会 议文书中有 4 部分具有规范的格式 , 如请示、报告、会议纪要、决 议、决定等 ; 但更多的是不具备固定规范格式的文书 , 如 " 白头文 件 "( 即元正式版头的文书 ) 式的各类讲话、调查报告 , 表格式的签 到册、统计资料等 , 各类表格式的提案、议案、会议决定事项通知 单等。 3) 形成过程多样性。许多重要会议的主要文书在会前业已准 备完毕 , 如会议工作报告、待审批的文件草案等 ; 有的在会议进行 过程中形成 , 如会议记录、会议简报等 ; 还有的在会议结束之后才 形成 , 如会议纪要、会议公报等。有的文书是通过一般文书处理程 序形成的 , 有的则通过其他的程序形成 , 如审批通过、当场记录等。 4) 效用多样性。会议文书中有的属于有法定执行效用的正式文件 , 具有领导指导作用 , 应该贯彻执行 , 如会议决定、决议 ; 而有的仅 处在正式文书的酝酿或拟制、修改阶段 , 供讨论、审批之用 , 如各 类待批文书的草案等 ; 还有的仅作为记录备查 , 不向外发出 , 如会议记录等。
　　
　　2. 成套性
　　
　　从来源渠道看 , 会议文书不是通过收发渠道逐份收迸发出的 , 而是由会议主办者成批地印制分发 , 或由与会者成批地送达 , 成套地 发至每个与会者手中。从内容看 , 常常是围绕会议主要议题形成的 一整套为会议各个进程服务的系列文书。如某省政府常务会议每半 月召开一次例会 , 在一次会议中就形成了议题批件、会议通知、议 题报告、有关部门或省政府组织协调的书面意见、与议题有关的附 件、会议记录、会议纪要、省人民政府常务会议决定事项通知、会 议通过的需提请省人大常委会或人民代表大会审议的地方性法规、 人事任免修改文稿 ( 草案 ) 等系列文书。
　　
　　3. 时效性
　　
　　除少部分文书形成、使用于会后以外 , 大部分会议文书必须按会议的进度撰制以提供会议期间使用 , 有时需要倚马可待的写作速 度 , 需要熬夜突击的苦干精神。由于时间紧、文书份数多 , 印刷与 分发任务也十分繁重 , 必须讲求效率。
　　
　　二、会议文书的形成与处理
　　
　　除了一部分会议文书是在会议之前经过一般文书处理程序形成的以外 , 其他会议文书主要的形成与处理的程序是 : 会议文书材料 的准备 ( 收集、撰写 )- 一分发 -一阅读 ( 讨论、学习 ; 审议、批 准 ) 一一办毕会议文书的处置 ( 立卷归档、清退、暂存、销毁 ) 。与 一般文书处理程序具有共性的问题 , 此处不再重复 , 仅介绍会议文 书处理中的一些特殊问题。
　　
　　( 一 ) 会议文书材料的准备
　　
　　由会议主办者统一安排。会议文书的来源分为撰制和收集两种情况。除了和一般公务文书相同的处理程序外 , 还应注意以下问 题 :
　　
　　1. 会议文书的编号 会议文书一般印制多份以满足与会者需求。编号的目的是为了 对文书进行清点、控制和管理。会议文书的编号包括三项内容。
　　
　　(1) 编文书总号。即在一次会议期间 , 对每一套文书依序纵向编号 , 以便与会者随时了解文书的数量 ; 在文书数量较大时也可按 文书的作用和性质分类编顺序号 , 如可按会议主要文书、会议参考 文书、会议记录、会议简报等分类编号 , 但是不宜把类别分得过细。 文书总号按 " 会议文件之几 " 标识在每份文书首页的右上角。
　　
　　(2) 编文书份号。即每一种会议文书 , 依据发文范围 , 可能印 几十份、成百份、上千份 , 可逐份横向编号 , 把一种文书的各份都 组织到一个横面的系统中来 , 以便形成一个整体进行管理。例如一 个文书印到 1000 份 , 编号即是 0001~1000 号 , 其他文书依次类推。 文书份号用阿拉伯数码标识于文书首页左主角。
　　
　　(3) 编户头顺序号。即召开小规模会议 , 可给每个与会者建立户头顺序号 , 每一户所发的文书再连续编号。
　　
　　图书、档案及其他不适合编号的文书材料 , 在作为会议参考文书时 , 不必编份号。
　　
　　2. 会议参考文书的确定和收集
　　
　　秘书人员在会议之前 , 应根据领导授意或会议议题 , 通过调查研究 , 确定会议参考文书的范围 :1) 与会议议题有关的各种统计资 料。这是让与会者了解情况、分析问题、评价过去、筹划未来的依 据。如年终总结会议、发展规划会议等 , 都需要准备大量的有关统 计资料。 2) 各有关方面对会议的意见、建议和要求 , 在各类代表会 议之前收集这类资料尤为重要。 3) 与会议有关的背景材料。需要根 据不同会议的内容、目的收集不同的背景材料。如涉外工作会议、招 生工作会议、计划生育工作会议等 , 就需要收集国家有关的法律法 规规章、地方或有关主管部门相关的地方性法规及其他规范性文件、
　　
　　目前工作状况等。会议参考文书收集集中后 , 经过筛选、分类、整理 , 有的仅提供给会议领导人参考 , 有的需印发给全体与会人员。
　　
　　3. 会议文书的形成
　　
　　秘书部门或人员的职责之一是为领导或协助机关领导人撰写→部分会议文书。其中部分通用文种如请示、报告、通知以及会议记录、 会议纪要、简报等的撰写 , 详见本书第七章的有关内容 , 关于此内容 , 下面仅介绍一些常用的会议专用文书形成时应注意的其他问题。
　　
　　(1) 会务管理文书的形成。应在会前全部准备好 , 并按时发给与会者和有关人员。在协助领导确定会议议题的过程中 , 秘书部门 除了围绕会议宗旨作必要的调研外 , 主要任务是参与拟定会议的议 程、日程和程序。
　　
　　(2) 开幕词、闭幕词、领导讲话以及向大会介绍经验的文书均 由秘书部门 ( 综合办公部门 ) 或组织有关单位人员撰写。
　　
　　(3) 提请会议审议批准的重要决策性文书的形成。会前 , 应由 机关主管的领导人主持 , 组织专门人员 ( 包括有关专家、主管业务 部门的负责人、秘书人员等 ) 进行充分的调研论证 , 并交由有关部 门起草。另外 , 提请某重要会议的议题 , 必须经过一定的处理程序 , 如议题承办部门要与该议题内容所涉及的单位进行充分协商 , 取得 一致或基本一致的意见 , 并形成书面协调意见等。而后形成文书草 案 , 尽可能在会议召开之前发给与会者 , 以便充分征求意见。
　　
　　(4) 会议记录、简报的形成。主要由秘书部门或专门的会务部 门负责。重要的会议记录 , 无论是文字记录、录音等均应由专人负 责 ; 特别是领导讲话的记录 , 一般应及时加以整理成文 , 以便传达。 会议简报根据会议情况通常一天发 1 期至 2 期 , 撰稿、审批、签发、 印制、分发都应加快速度 , 保证质量。印发时应注明密级、份号、印 发范围 , 以便会后清退。
　　
　　(5) 会议纪要、传达提纲的形成。一般在会后根据会议记录与其他会议文书择要整理 , 交会议主持人签发后印制发出。
　　
　　( 二 ) 分发
　　
　　即 : 将会议文书分发给各位与会人员阅读。小会人少 , 分发比较简单 ; 大会人多 , 文书的分发较为复杂。如是会前准备好的文书 , 可按既定分发范围、人头 , 或按小组分装在会议专用文件袋中 , 随代表的报到逐个发给。对会议过程中 形成的文书 , 要在会中分发 , 可按组分发 , 或会前分发到坐位也可 在会场入口处分发。还可按文书份号分发 , 如总号 " 会议文书之 五 " 的 15 号发给王×× , 总号 " 会议文书之十 " 的 15 号也发给王
　　
　　×× , 依次类推。
　　
　　( 三 ) 会议文书的承办
　　
　　由于会议情况比较复杂 , 会议文书的承办情况各不相同。这里仅以某省政府常务会议中一些重要的会议文书的承办情况为例。
　　
　　第一 , 在常务会议中讨论决定的事项 , 在会后一天内 ( 节假日不超过三天 ) 由办公室负责草拟《××省人民政府第××次常务会 议纪要》 , 经审核后报领导审定签发 , 三天之内印送有关领导 ; 需有 关部门办理的 , 分送有关部门 ; 会议决定的重大事项 , 另发《会议 决定事项通知》。
　　
　　第二 , 常务会议决定的事项 , 各有关部门应坚决执行 , 无权擅自改变。所有决定事项按规定进行督察督办。
　　
　　第三 , 常务会议讨论通过的文件需下达时 , 在文内应注明 " 经 ××××年×月×日××省人民政府第××次常务会议通过 ", 经秘 书长审核后印发。
　　
　　第四 , 常务会议决定的事工页 , 如需报上级机关审批的 , 由议题承办部门按照会议决定拟出报请类文书 , 按程序审定发出。
　　
　　第五 , 常务会议讨论通过的需提请有关权力机关审议的地方性 法规、人事任免、《省政府工作报告》等 , 由有关部门根据会议决定 拟写 ( 修改 ) 文稿 , 按程序审定报出。
　　
　　( 五 ) 办毕会议文书的处置
　　
　　1. 立卷归档
　　
　　会议文书的组卷方式包括 :" 一会一卷 ", 即同一会议产生的文书材料组合成一个案卷 , 以保持文件之间的有机联系 ;" 一会数卷 ", 即一次会议产生的文件数量较多时 , 需适当分卷 ;" 数会一卷 ", 文 书数量不多时 , 可将性质相同或相近的几个会议的文书材料合并组 卷。另外 , 会议文书的立卷还应注意以下问题 :
　　
　　(1) 会议文书可以平时立卷。会议文书具有一定完整性 , 一般 的会议文书在会议结束之后便可立即整理立卷 , 既使于及时清理与 收集会议文书 , 保证案卷质量 , 又可将通常在年终或次年初进行的 例行立卷工作化整为零 , 减轻工作压力。
　　
　　(2) 分清会议文书和其他公务文书的区别。会议决定事项如涉 及机构、编制、经费、人事任免、表彰、重大项目审批等事项 , 以 及政策性强、涉及面广、需要执行的内容 , 须及时以相应文种另外 行文 ( 参见上面所举的某省政府常务会议文书的承办案例 ) 。按会议决定形成的事后贯彻执行的文书不属于会议文书 , 因此 , 这些文书 不应与该次会议的其他文书放在一起立卷。
　　
　　(3) 完整地收集需立卷的会议文书。秘书部门应加强与起草会 议文书的秘书、发文部门、业务部门等有关方面的联系 , 请其将有 关会议文书的底稿 , 正本定期整理清退 ; 如有的文书经批准后在报 上公布 , 也应一并立卷归档 ; 如有单行本 , 每本应存两本。
　　
　　2. 清退收回
　　
　　会议文书主要提供会议期间使用 , 会议即将结束时 , 应及时进 行清理与核对 , 有两种处理方式 :
　　
　　(1) 对于部分会后需要收回的文书材料 ( 或因保密需要、或属 于征求意见性质等 ), 应分别将清退文书目录提前发给与会者 , 督促 其按发文登记和文书编号逐人逐组清退 , 限期退还文书人员 ; 有的 与会者因某些文书有参考作用不愿退还 , 需作宣传解释工作并辅之 以必要的制度规定。
　　
　　(2) 对于部分与会者带走的文书 , 应要求与会人员使用完毕后 , 交给所在单位或部门登记管理 , 纳入该单位收文渠道 .对这类 " 账 外文件 ", 应与其他收文一样处理。
　　
　　3. 销毁
　　
　　对不需立卷归档的会议文书和有关材料 , 可整理暂存 ,并按规定销毁。
　　
　　4. 暂存 ( 汇编 )
　　
　　参考本书第八草‘第四节的有关内容。
　　
　　( 五 ) 会议文书的保密
　　
　　第 1 会议讨论决定事项应以正式文书或会议纪要、会议决定事项通知为准 , 不属传达范围者 , 不得扩散。
　　
　　第二 , 涉密会议 ( 指涉及国家秘密或单位秘密的会议 ) 应依照 保密规定管理会议文书资料。如规定不准记录、录音、录像、拍照 , 不准摘抄文件 , 会后文件全部收回等。
　　
　　第三 , 不得私自印发负责人的讲话。
　　
　　第二节信访文书
　　
　　信访 , 是人民群众来信和来访的统称 , 指公民、法人和其他组 织 ( 以下简称 " 信访人 ") 采用书信、电话、走访等形式 , 向各级各 类社会组织 ( 如党政机关、人民团体和企事业单位及其领导人 ) 反 映情况、提出意见、建议和要求 , 依法应当由有关单位处理的活动。 处理人民群众来信来访的工作 , 简称为信访工作。它是各类社会组 织的一项重要的、经常性的工作。
　　
　　信访文书 , 是信访工作活动的记录 , 包括社会组织接收与处理人民群众来信或接待来访所形成的全部文书材料。 一、信访文书的种类与特点
　　
　　( 一 ) 信访文书的种类
　　
　　信访人进行信访活动 , 以书面信函和当面访问为基本形式。近 年来 , 随着社会的发展 , 信访文书的涉及面越来越大 , 电话、电报、 传真等简便快捷的新形式已运用于信访工作 , 信访文书的种类也由此增加了许多。
　　
　　1. 根据作者和形成方式划分
　　
　　(1) 来信文书 , 即信访人的来信及附属材料 , 包括信函文书、电报、传真文件、照片、录音录像磁带等 ;
　　
　　(2) 来访文书 , 即信访人走访有关社会组织形成的来访记录、记录摘要及其有关材料 ( 含电话记录 );
　　
　　(3) 信访工作文书 , 即接受信访的社会组织在调查处理来信来 访工作中形成的文书材料 , 包括各类调查材料、公函、请示与批复、报告、处理结论与意见、来信 ( 访 ) 摘要、信访简报等。
　　
　　2. 根据内容和形成目的划分
　　
　　(1) 批评建议类信访文书。指当信访人对于党和政府的有关政策、措施 , 决策方案以及机关工作人员的工作作风、工作态度等有 所不满时 , 通过来信来访提出的批评建议 , 以及有关受理这些批评 建议的过程中所产生的文书材料 O 这类文书体现出信访人对党和政 府的关心与爱护 , 以及他们所具有的高度政治责任感和行使自己民主权利的良好意识。
　　
　　(2) 提出要求类信访文书。指当信访人遇到自身难以克服的困 难和不能解决的问题时 , 往往通过写信、走访及打电话等方式向政 府机关、社团组织、新闻机构甚至全社会提出的求助请求 , 以及有 关社会组织答复这些要求时形成的文书材料。这类文书大多涉及信 访人的工作与生活条件、有关政策的落实、反映了人民群众的疾苦 , 体现出他们对党和政府的信赖。
　　
　　(3) 检举揭发类信访文书。指当信访人所在单位的工作人员违 法乱纪、滥用职权 , 给工作造成重大损失 , 危害国家或人民的利益 时 , 向有关组织写信或登门走访进行检举揭发 , 以及有关组织受理 过程中形成的信访文书。这类文书体现出人民群众高度的政治觉悟 和强烈的政治责任感。
　　
　　(4) 申述控告类信访文书。指当信访人自身的合法权益遭受侵 害 , 或公职人员、政党成员对所受处分和处理不服时 , 通过信访形 式向所在单位或上级有关部门提出控告、说明情况、申述理由 , 以 及有关部门受理这些申述控告时形成的文书材料。申述控告类信访 文书体现了社会主义的民主与法制 , 合理的申述对于纠正有关单位 工作中的过失 , 维护当事者的合法权益 , 调动各方面的积极性很有 必要。
　　
　　(5) 咨询类信访文书。指当信访人在从事某项活动或实际生活 中遇到一些问题 , 例如能否从事某项活动 , 某项政治、经济、福利 待遇是否合理 , 以及对某些规定较为原则的政策不甚理解时 , 通过 信访形式要求有关组织或部门答复、解释以及有关组织与部门的答 复所产生的文书材料。这类文书有利于使人民群众有效行使其知情 权和监督权 , 反映了他们希望知法、守法的迫切要求。
　　
　　以上第 (3) 、第 (4) 项信访文书中涉及的事项 , 凡法律、行政
　　
　　法规对处理程序另有规定的 , 信访人应当依照其规定的程序提出。
　　
　　( 二 ) 信访文书的特点
　　
　　信访工作本身不属于文书工作范畴 , 但却离不开文书作为其工 作手段 , 它所形成的信访文书 , 是一种具有特殊性质的公务文书。与 一般的公务文书相比较 , 信访文书具有以下特点 :
　　
　　1. 特殊的形成者和形成特点
　　
　　从信访文书的形成者来看 , 首先 , 信访人来源广泛 , 不但有来自国内社会各阶层、各行各业的人士 , 也有境外人员乃至华侨 ; 其 次 , 其群体性越来越突出 , 往往代表某一地区、某一类人员的共同 愿望与要求 ; 第三 , 其来信来访名义大多以个人或一部分人名义 , 有 的来信不具名 , 或用化名甚至匿名。因此 , 信访文书大多不代表任何 法定社会组织如机关、团体和企业事业单位 , 不是法定的公务文书。
　　
　　从形成特点来看 , 首先 , 信访人进行信访活动 , 是我国宪法赋 予的神圣权利 ; 其次 , 信访人通过写信、打电话、走访等形式反映 情况 , 提出建议或意见 , 受理者是法定的社会组织及其领导人。于 是 , 便形成了信访人与社会组织之间的正常联系 , 受理者应将来信和来访记录作为公务文书处理。
　　
　　2. 不具备正式公文的格式和法定效力 除了信访工作文书中的部分文书外 , 信访文书大多不具备正式
　　
　　公文的格式。群众来信的格式难以统一 , 来访的记录 ( 含电话记 录 ) 虽由信访部门印制了有固定格式的登记表格 , 也仅是作为参考 和凭据的记录性文字 , 并不具备法定执行效用。但是 , 不管格式与 效力如何 , 信访文书的内容 , 反映了群众的意见和要求 , 涉及了国 家政务和社会公共事务以及公务人员的行为 , 无论为公为私 , 大多与有关单位的公务活动有密切的关系。
　　
　　3. 特殊的处理原则与处理程序
　　
　　从形成、办理到立卷归梢 , 信访文书的处理有专门的原则和一 套自成体系的工作环节和工作步骤 , 一般的文书处理程序并不完全适用于信访文书的处理。
　　
　　4. 专门的工作机构负责其办理 从中央到地方的党政机关和县以上企业事业单位都设立了信访 局 ( 办 ) 、处、科等专门机构 , →些未设立机构的企业事业单位 , 也 将信访工作纳入其秘书部门的工作职责范围。
　　
　　二、信访文书的形成与处理
　　
　　( 一 ) 信访文书的处理原则及具体要求 信访工作应遵循的原则是 : 在各级党政领导机关的领导下 , 坚
　　
　　持分级负责、归口办理 , 谁主管 , 谁负责 , 及时、就地依法解决问 题与思想疏导教育相结合。根据这一原则 , 信访文书的处理原则和 具体规定如下 :
　　
　　1. 坚持分级负责、归口办理 , 谁主管 , 谁负责
　　
　　按地区、按系统分级负责、归口办理是处理信访问题的工作责任制。 " 分级 " 指的是各级党政机关 ( 社会组织 )," 归口 " 指的是各 主管业务部门。坚持这个原则的意义在于 z 把各级各部门处理信访 文书的职责制度化 ; 加强各级领导干部和信访人员的责任心 , 把信 访工作和业务工作结合起来 , 克服相互扯皮、顶拖不办的现象 , 做 到各负其责 , 各司其职。具体内容和要求是 :
　　
　　(1) 明确分工 , 层层负责。即处理来信来访 , 属于哪一级职权 范围的问题 , 就应由那一级负责解决。其中 , 中央和省、市、自治 区机关 , 要转、办结合 , 以转为主 ; 地市级机关应转、办结合 ; 县 市一级机关 , 应多办少转 ; 乡镇和企业事业等基层单位的信访问题 , 基本上直接办理 , 不再下转。
　　
　　(2) 归口办理 , 谁主管 , 谁负责。即根据信访者所属系统和信 访问题的性质以及各单位及其业务部门的业务范围和权限 , 分别归 口到有关单位和部门处理。如有关招生和学生的学籍管理等问题 , 应 由教育部门管理 ; 有关农村经济政策和山林、水利纠纷等问题 , 由农村工作部门办理等。
　　
　　对已经或者应当通过诉讼、行政复议、仲裁解决的信访事项 , 应 按有关法律、行政法规的规定办理 ; 对于不属于本单位职责范围的 信访事项 , 收文机关应尽快将来信送至责任归属单位 , 并告知信访 人 ; 对涉及几个单位职责范围的信访事工页 , 由继续行使其职权的机 关受理 ; 对责任受理单位已合并、撤消的信访事项 , 由继续行使其 职权的组织受理。
　　
　　2. 就地依法解决问题与思想疏导教育相结合
　　
　　就地解决 , 即把大量的信访问题解决在县以下基层单位。信访
　　
　　涉及的问题大多发生在基层 , 坚持在基层就地解决 , 有利于方便群 众 , 避免群众往返奔波 , 劳民伤财 ; 有利于减少越级信访 , 减少领 导机关的工作负担 ; 有利于及时消除不安定因素。思想疏导教育 , 是因为信访问题从总体上看 , 矛盾的解决在很 大程度上有赖于耐心的说服和疏导 , 这始终是信访工作必须遵循的     方针和主要的工作方法。
　　
　　3. 引导群众逐级上访
　　
　　在文书工作中 , 逐级行文是基本的行文方式 ; 同样 , 逐级上访在信访文书的处理中 , 也是一项最基本的要求。即引导上访群众按 问题的受理权限逐级反映问题 , 只要群众持有下一级的 " 答复意见 书 ", 就可以向上一级反映问题 , 直至中央。
　　
　　群众逐级上访制是近年来推行的一项新办法。它是 " 分级负责、 归口办理 " 处理信访问题的具体化 , 与分级受理制结合 , 成为信访 工作走向规范化、法制化的一项重要改革措施。
　　
　　( 二 ) 信访文书处理的工作制度 根据有关规定和信访工作的实际情况 , 现将信访文书处理中的主要制度简介如下 :
　　
　　1. 登记制度
　　
　　凡人民来信来访 , 均应在阅信和初谈时单独编号登记 ( 见下页表 9-1, 第 266 页表 9-2) 。主要项目包括 : 收信、接待来访的日 期或具体时间 ; 来信来访者的基本情况 , 包括姓名、性别、单位、职 业、住址等 ; 来信来访反映的主要问题、处理意见。登记内容应简明、准确。
　　
　　2. 呈阅制度 信访工作人员应选择具有政策性、普遍性、倾向性、重要性的
　　
　　来信来访材料 , 及时填写《信访处理单》 ( 见第 266 页表 93) 、《要 信 ( 访 ) 请示》、《要信 ( 访 ) 呈批表》 , 连同原信和上访材料 , 呈报 有关领导阅批。对信中反映的突出问题和带普遍性的问题还可撰写 《信访简报》、《来信 ( 访 ) 摘要》、专题报告等及时上报 , 以便领导 及时掌握情况。
　　
　　3. 交办制度
　　
　　凡上级组织或领导人阅批的重要信访文书 , 信访部门都可以将
　　
　　领导批示的复印件 , 转交有关主管部门归口负责的下级或地方组织 调查核实和处理 , 并限期汇报对信访事件的处理结果。如是紧急重
　　
　　表 9-1
　　
　　人民来信登记簿
　　
　　表 9-2
　　
　　人民来访接待登记
　　
　　编号
　　
　　来访人
　　
　　表 93
　　
　　人民来信 ( 访 ) 处理单
　　
　　,
　　
　　要的情况 , 信访部门可派人直接向承办单位的负责人传达交办。交 办单位认为交办的事项处理不当者 , 可以要求办理单位重新处理。 4. 转办制度对于一般的信访 , 受理机关可按 " 分级负责、归口办理 " 的原则 , 将信访材料转交有关地区、部门或单位处理 , 并直接答复信访人。
　　
　　5. 催办制度
　　
　　各级信访部门要对本地区、本系统的信访工作和交办到各地、各部门处理的信访文书 , 及时进行检查和督促 , 不能一转了之。对选 期不告者 , 均应催办。久拖不决的重要问题 , 还可采用查办的方法 解决。
　　
　　6. 回告制度
　　
　　各承办单位对于领导人批办后直接办理的信访事项应在 30 日内办理完毕 , 并视情况将办理结果答复信访人 , 情况复杂时 , 可适 当延长时限 ; 对交办的信访事项 , 应当自收到之日起 90 日内办结 , 并将办理结果报告交办单位 , 不能按期办结的 , 应当向交办单位说 明情况 ; 对转办的信访事项 , 应当自收到之日起 90 日内办结 , 并可 视情况向转办单位回复办理结果。
　　
　　7. 审查结案制度 承办单位上报信访问题处理结果的回告材料 , 原交办单位要认真审查 , 及时结案。结案标准是 : 事实清楚、结论正确、处理符合 政策 , 手续完备。上报的结论和处理意见 , 必须有申述者签署的意见。
　　
　　8. 复信制度
　　
　　对信访的处理结果 , 应分别情况 , 给信访人书面复信或口头答 复。原则上由承办部门负责办理。复信要注意签署日期 , 加盖公章 ,留存底稿。若口头答复 , 应记录存档 , 以备查考。
　　
　　9. 信访文书归档制度
　　
　　各级信访部门在信访工作中形成的 , 属于立卷归档范围的文件、材料 ( 包括来信登记卡片和簿册、接访记录、案件处理调查报告、处 理结果记载、统计报表等 ) 、人民来信 , 均应按性质分类整理、立卷       归档 , 建立信访档案。
　　
　　10. 保密与回避制度
　　
　　在办理信访事项的过程中 , 不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转交揭发控告人的单位 ; 严格控制信访文书的传阅范 围 ; 不得向外透露工作秘密 ; 不得丢失、藏医或擅自销毁信访文书 ; 办理信访的工作人员与信访事项或信访人有直接利害关系者 , 应当    回避。
　　
　　( 三 ) 处理人民来信的基本要求和工作程序 信访工作的基本程序 , 可分为处理来信、接待来访、办理案件、综合研究四个部分 , 在处理人民来信的工作程序中 , 信访文书工作 任务最重 , 最具典型性 , 因此在这里作为重点介绍。处理人民来信 的基本要求是 : 及时拆封、认真阅记、准确交办、妥善处理。其主 要工作程序如下 :
　　
　　1. 拆封
　　
　　当日来信 , 当日拆封 , 加盖收文章。拆封后应将所有来信浏览一遍 , 以便对急要件及时处理。拆封时应注意 :1) 随信寄来的证件、 现金、各种票证和其他贵重物品 , 应逐一清点核对 , 专项登记 , 妥 为保管。 2) 保持信封和邮戳的完好 , 以佐证投信时间和地址。若信封上无邮戳应予注明。 3) 信封与信纸一并装订。 4) 来信如缺张少 页 , 应予注明。
　　
　　2. 阅信
　　
　　拆封后的信件应及时阅读 , 弄清来信内容 , 重点弄清写信目的与要求。
　　
　　3. 登记 ( 参见 " 登记制度 ")
　　
　　摘记来信内容 , 应言简意明 , 准确无误 , 字迹清晰。一般来信的登记要交代清楚人物、时间、地点、主要内容 ; 重复来信应注明 发文时间、次数、办理情况 , 倘有新的内容则需要补记 ; 如来信有 领导批示、上级发函 , 应逐一登记 ; 来信已有处理结果和已向上级 汇报的 , 也应注明 , 以便查考 ; 信访者要求保密的应尊重本人意见 , 不得给无关人员翻阅。登记应编号。
　　
　　4. 处理
　　
　　根据来信内容 , 可分别选用不同的处理方式。
　　
　　(1) 皇阅 ( 参见本章 " 呈阅制度 ") 。分为两种 , 一是在群众来 信数量较大的领导机关 , 将要件呈送领导阅批 ; 二是在来信不多的 部门或基层单位 , 全部来信均应送主管信访工作的领导人阅批。具 体做法 : 呈报前 , 由信访工作人员拟好内容摘要 , 填写《信访处理 单》 , 提出拟办意见 , 附上来信原件 , 报请有关领导批示 ; 批示后即 按此意见办理。
　　
　　(2) 转办 ( 参见本章 " 转办制度 ") 。按 " 分级负责、归口办理 " 原则 , 将部分来信进行转办 , 由有关部门或地区处理。
　　
　　(3) 信访部门直接处理一些信件。直接处理的来信包括三种情 况。一是领导有批示的信件 , 要根据批示意见交办 ( 参见本章 " 交 办制度 ") 。二是来信反映的问题单一、明确 , 只要用电话就可解决的问题 , 就不要下交来信 , 直接办理为妥。二是来信如属于苗头性、 倾向性、政策性或典型性问题 , 信访部门可会同有关单位和部门直 接调查办理。
　　
　　(4) 重复来信的处理。重复来信多是信访文书的一大特点 , 应 区别不同情况妥善处理。属于解决问题心切而重复来信者 , 应予回 信 , 说明情况 ; 属于办理欠妥的 , 应请示领导同意承办部门复议或重新审查处理 ; 属于要求过高的 , 应复信作思想疏导工作 ; 属尚未 结案的 , 应督促帮助承办部门抓紧了结。
　　
　　(5) 对匿名控告信的处理。应同署名信一样对待 , 不得搁置不 理 , 一般情况下不必追查写信人。
　　
　　(6) 对揭发控告信的处理。应深入了解事实真相 , 区分界限 , 严 肃处理 ; 需转交的 , 只能转交给被揭发控告者的上级组织 , 或政法、 监察、纪检、审计等部门处理。不能转给被揭发控告人的单位及本 人。
　　
　　(7) 对查问性来信的处理。查问本人信访处理结果 , 如转办的 一般问题可告之己转向何部门、单位 , 请其直接联系 ; 如果信访人 所在单位要求查阅来信或有关记录 , 必须有县级以上党政机关的介 绍信及正当理由 , 经请示领导同意方可查阅 , 否则不予提供。
　　
　　(8) 对精神病患者的来信、无价值和无法处理的信 , 暂存备查 , 不做真他处理。
　　
　　(9) 复信 ( 参见 " 复信制度 ") 。具体内容包括 : 反映的问题 , 按 政策不能解决的要直接复信宣传政策 , 讲明道理 , 求得谅解 ; 对领 导机关及工作人员提出批评意见的 , 可在领导做出正确处理后表示 感谢 , 告之处理情况 ; 提出发明创造、合理化建议、有参考价值的 意见 , 应复信鼓励 , 并说明处理情况 ; 来信诉说由于写信揭发检举
　　
　　「部违法乱纪而遭受打击报复的 , 应责成有关部门查处 ; 旅外华侨、 外籍华人询问亲友、申述问题的 , 可在确已查明和妥善处理之后 , 通 过适巧途径复信告之。
　　
　　( 四 ) 信访工作的其他程序中的文书处理 前面所述信访文书处理工作中的若干制度在处理来信来访中均
　　
　　适用。此外 .还应注意 :
　　
　　1. 接待来访中的文书处理
　　
　　接待群众来访的基本要求是 : 认真接待 , 认真昕记 , 恰当处理 ,并对来访人做好思想教育工作。这 J 过程中 , 与文书处理有关的环 节是 :1) 认真昕记。在接待来访群众时 , 通过交谈 , 搞清来访群众 反映的问题并记录下来。 2) 对于来访中比较重要、典型的问题 , 可 及时整理材料或编写《来访简报》 , 送领导阅批。 3) 来访群众留下的申述材料 , 需转办的应及时转办 ( 参见 " 转办制度 ") 。有关身份 证明或其他证件 , 看后应退还来访人。必要时可请上访人将有关证 件复制一份留下 , 供领导判断处理。 4) 接待来访时 , 不要轻易出具 本单位的介绍信 , 以防被个别心术不正的人利用。确应出具介绍信 时 , 应严谨、恰当。
　　
　　2. 信访问题的综合研究中的文书处理
　　
　　信访问题的综合研究是信访部门对信访和信访工作中的各种问题 , 进行综合分析研究 , 将其中有用信息经过加工整理 , 提供领导 参考的活动。县以上领导机关 , 多以书面形式反映为主。其信访部 门要设立机构或专人 , 加强收集、加工、编写、传递工作 , 将信访 信息及时开发出来 , 发挥其重要的作用。这些书面研究成果主要见 诸信访摘报、信访简报、信访专题调查报告、信访分析等。
　　
　　( 五 ) 办毕信访文书的处置
　　
　　当信访事项办理完毕 , 即可将来信、来访记录与办理过程中形成的全部文字材料收集齐全 , 区分价值 , 整理立卷。其中 , 对决定 立案查处的案件 , 要分别按人员或按案件组成案卷 ; 对于其他问题 的信访文书 , 若形成数量不大 , 可按问题组卷 ; 在卷内再按来信、来 访者姓氏笔划或拼音字母顺序排列。
　　
　　信访文书的归档范围 , 可按国家有关部门的规定执行。