上课小动作r18本子:时间管理的工具 —郭汉尧

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时间管理的工具

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博锐管理在线 ，2009年7月23日，作者：郭汉尧

文/郭汉尧
时间管理在一些跨国公司中，应当说已经积累了丰富的经验，也有大量的管理工具辅助时间管理的实施，这些东西也不是一蹴而就的。
中国的很多企业都好高骛远，看得见天上的星星，看不见自己脚下的石头。一说起什么新理论、新理念，一个个头头是道，滔滔不绝，但是实际的动手能力还是很差很差。不管你定了多好的战略，如果每位员工不落实到每天的计划上，能行吗？
时间管理的第一项工具就是要做计划，对自己每天、每周的工作时间做出准确的计划，以此来控制自己的时间。比如说，每天花15分钟或者最多30分钟的时间，对一天的时间做出计划。
制定计划容易，问题是能否坚持下来。企业里有很多时候，是项目很好、思路也很清晰、总体计划也有，可就是每个人的、每天的每个小时的计划和工作不到位，到最后，目标无法实现。
1、计划管理
关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。
▲待办单：
将你每日要做的一些工作事先列出清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。
▲待办单主要包括的内容：
（1）非日常工作
（2）特殊事项
（3）行动计划中的工作
（4）昨日未完成的事项
▲待办单的使用注意：
（1）每天在固定时间制定待办单
（2）只制定一张待办单
（3）完成一项工作勾掉一项
（4）待办单要为应付紧急情况留出时间
（5）每天坚持
2、第二象限工作法
在实际工作中，所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同，根据这两个不同，我们可以把企业的事情分成如图所示的四个象限。
 紧急 不紧急
重要 1类：十分紧迫的问题；限期完成的会议或工作。 2类：准备工作；预防措施、计划建立、维持人际关系；寻找新机会。
不重要 3类：造成干扰的访问；临时插入的事情；电话、信件、邮件、会议、报告、直接而紧迫的事情；许多迫在眉睫的急事。 4类：琐碎而忙碌的工作；某些电话；消费时间；娱乐活动。

作为中层管理者，要做的是第二象限的工作。很多中层管理者工作的效率之所以上不去，往往是不良的工作习惯造成的，在很多事情重要但不紧急的时候，往往容易拖，拖到最后就变成了重要而紧急的工作，就去加班，结果漏洞百出。这是最大的一种问题。
另一个最普遍的问题就是把大量紧急而不重要的工作都揽到自己身上。
具体工作法如下：
（1）合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中去。
（2）先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。
（3）许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的。
（4）不要被第三象限中一些工作的假象迷惑，它没有你想象的那么严重，要学会授权。
（5）根据第二象限的工作制定计划。
（6）80％的时间做第二象限的工作，20％的时间做其他象限的工作。
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