九张机电子琴数字琴谱:善用知識分類管理創造企業新價值的成功關鍵

知識管理的定義

「知識管理應該是一種具有完整規劃的系統，能夠持續地、普遍地收集人類的智慧；同時，知識管理也是一種互動的過程」。不只是被動式地收集知識，而是進一步轉化企業文化，讓人們更注重「資訊的交換」；因為這種互動的、流動的資訊，才是知識最能創造價值的地方。

知識的區分

顯性知識 Codified Knowledge
泛指可以文件化、標準化、系統化、制度化、結構化的知識。因此顯性的知識可以從知識庫中直接複製與進行獨立的學習。廣泛適用性、能夠被重複使用、與創作者抽離是顯性知識的特點，因此使用顯性知識，不需與創作者接觸，就可以產生知識移轉的學習效果。由此可見，顯性知識無論在擴散速度與學習效率，均相對較高。當然如何將知識經由整理、歸納、分類、儲存等手段而達到顯性的程度，並且能夠十分便利的一再使用，必然將是未來企業在知識管理活動中的重點工作。而資訊科技與網際網路的興起，更有助於顯性知識的形成與提昇其管理效率。

隱性知識 Tacit Knowledge
泛指比較複雜、主觀性、非結構性、無法用文字描述的經驗式知識、不容易文件化與標準化的獨特性知識、以及必須經由人際互動才能產生共識的組織知識。但隱性知識產生的成本較高，可重複使用的機會較低，通常應用於附加價值較高的作業活動上，因此針對隱性知識管理重點就是如何將隱性知識的創造過程加以效率化，可運用的策略手段包括：形成一致性的企業文化與共識、開放性的組織氣氛、運用多媒體網路來增加人際溝通的效率、專案型的團隊管理、良好的教育訓練與學習機制、更完善的周邊配套等。

知識在企業組織中佔有舉足輕重的地位

所謂知識管理，係指收集、擷取企業組織所聚集的專門知識，將之分散至任何對產品生產或能獲得最大收益的地方的一個過程。而企業所聚集的專門知識可能存在於企業資料庫內、在文件或報告上，甚至是知識工作者的頭腦中，在這競爭激烈的環境裡，企業若無法有效管理資料、資訊、知識，最後甚至是智慧，就無法將各項寶貴的資料數據甚至於經驗值，有效而快速的轉化為企業的有價資產。

然而，人是組織的主要組成份子，知識在組織中的分享與互動更影響了知識所能發揮的最大價值。無論是留存知識、分享知識、創造知識，都和「人在組織中的行為」密不可分。也因此知識的特性與人性習習相關，十分難以管理，例如：

知識往往代表某種權力和優勢
員工常不願意分享他所獲得的工作經驗，這時鼓勵員工、提供誘因將是一件非常重要的事。
知識是流動的
隨著員工的離職或遺忘，會使得公司流失重要的資訊。這時建立適當的機制，幫助員工擷取隱性知識，是非常重要的。
知識的傳遞往往是停滯不動的
例如某樣產品在市場缺貨很久了，生產部門卻不知道這樣的情況。問題在於無法將相關資訊立即傳遞給需要知道的人。
知識是分散的
例如公司有分散在各地的工作團隊、分公司時，會使得團隊之間難以分享共同的資源。這時應建立一個有效的聯絡網路，讓不同的工作團隊間能掌握彼此的工作狀況，並能有效率地利用公司內部的知識。
知識是容易消失的
例如很多在討論中出現的可貴創意，如果沒有馬上記錄下來，往往就在不經意之間消失了。應該在靈光乍現時刻，馬上捕捉這些想法，並且進一步實現它。

因此，除了仰賴工具軟體進行資料開發、文件聚集、資料庫查詢等工作，企業在導入時也必須顧慮到「人」在創造知識、構成知識循環中所扮演的角色，才能真正讓知識管理系統在企業中發揮主要的效益。

知識管理入門步驟

知識管理對企業長期競爭優勢是非常重要的，也因此需要事先瞭解公司、部門，以及專案製作團隊的目標，同時確立知識管理的方向與範圍，才能確保導入後能對企業產生實質效益。入門步驟可分為以下幾個階段：

知識管理與資訊的關聯性

資策會 MIC 的研究報告指出：知識管理可分為三種層次：
第一層是知識的保留，將組織內的知識文件化
第二層是知識的分享，利用良好的機制幫助知識在組織內流通，並產生互動
第三層是知識管理的極致，是員工吸收知識後，發現新的問題進而創造新知識

也因此，在現代企業發展趨勢中，資訊科技雖然不能說是知識管理的萬靈丹。但是若沒有資訊科技幫助萃取企業龐大的資料量，就無法創造企業的有價知識庫。知識存在於人而非科技，成功的知識管理需要靠組織內所有成員的努力。系統軟體工具可以協助企業建立一個有規則的大型虛擬圖書館，但要讓這個虛擬圖書館裡的各項知識充分發揮效益，則必須融合下列三項要素：
內部人員宣導：產生及使用知識的人將是行動的基礎。
資訊內容分類：重要資料、資訊與知識完整分級分類。
科技工具運用：能簡單快速建立單一入口架構統一收集整合儲存搜尋企業知識給使用者運用。

以下便以 IRMS R3 知識分類為例，說明企業如何將分散的資訊轉化成單一入口的有價智庫：

知識分類概念說明

將資訊有結構的加以分門別類，一直是有效提升使用效率與服務品質的重要方法，應用方式包括可以讓使用者依類別瀏覽資訊，製作所謂的 " 知識地圖 " ，亦或是在類別架構下進行全文檢索或欄位檢索以提升檢索的品質，更進一步的甚至能夠配合使用者的習性與要求，主動傳遞符合類別的資訊給予使用者，以達成知識快速流通的目的；但是這樣的 " 分類 " 行為，在以往只能透過人類專家的智慧，才能夠加以進行；然而高昂的人力成本、冗長的處理時間、不一致的分類結果等問題，再再導致企業遲遲無法投入資本，將資訊加以有效的處理成為有價知識庫。

為何要做分類

如果上網搜尋「龍捲風」，可以找到「科技公司」的「龍捲風」、「台灣戲劇」的「龍捲風」、「 MP3 Player 」的「龍捲風」、「氣象報告」的「龍捲風」與「飆車族」的「龍捲風」，而將知識【分類】後，就可以讓檢索結果更為準確。

傳統分類方法

使用檔案系統的目錄做分類或是使用郵件系統的公共目錄做分類經常面臨的問題：
　 •  無法表達一文多分類的概念
　 •  如果沒有專人維護，無法控管分類的品質
　 •  路徑越長，越難理解文件的分類

使用資料庫做分類經常面臨的問題：
　•  跟使用者的使用習慣不盡相同。大部分都要採取「上傳」方式
　•  如果沒有做控管則與目錄分類相同，無法確保品質

IRMS R3 分類檢索特性

　•  不一定要搭配既有的內建分類處理模組，可另行客製分類處理的部分
　•  多重分類，亦即一文多分類
　•  可以建立分類矩陣，讓使用者更了解文件的分布情形
　•  可以跟 IRMS R3 的全文檢索部分完全整合
　•  內建分類處理模組，因此可運用下列方式進行自動分類處理：
　　　•  文章是否含有特定關鍵字來分類
　　　•  文章中的欄位是否符合特定的規則來分類
　　　•  利用黑、白名單來分類
　　　•  上述方式可以混著運用

IRMS 解決方案

　•  將非結構化的資料結構化、知識組織、知識探勘等核心功能
　•  館藏瀏覽、主題檢索、資訊配送、趨勢分析、決策輔助

IRMS 產品功能

建立企業專屬知識結構
可協助管理者，建立單層或多層次之階層式分類架構，並藉由每個類別的隸屬關係，構造出適合企業應用的知識地圖及知識樹，以達成服務企業內部使用者並累積知識財的目的，同時系統可彈性化地因應企業成長或轉型的需求，隨時機動性的修改分類架構，確保對組織帶來最大效益。

自動學習與概念式分類
創新從資料 / 文件中摘錄概念的能力，並根據此概念，將資料 / 文件做分類及歸屬。透過樣本資料的訓練，學習使用者的分類思維，模擬人類專家之分類行為，完全符合人類思考的邏輯模式，無須耗用大量人力設定類別關鍵字，可減少作業時間及勞動成本，提供企業完善的自動分類方案。

徹底解決跨領域之問題
透過 IRMS R3 專業團隊多年研發而成的 IR 核心技術，不同專門領域之文件與概念詞彙依然可經由系統自動進行分析、辨識，並透過專家產業知識自動模擬經驗的輔助，即可達到自動學習訓練之目標，降低導入成本。

無縫整合企業原有系統
IRMS R3 分類系統延續一貫之設計理念，支援時下企業各種常見檔案格式與儲存系統，包括檔案系統 (DOC 、 RTF 、 PPT 、 PPS 、 XLS 、 TXT 、 HTML 、 PDF 、 WDL 、 EML 、 ZIP) 、關聯式資料庫 (Support by ODBC ： Oracle 、 DB2 、 Sybase 、 Infomix 、 MSSQL 、 MySQL 、 Access) 、群組軟體 (Lotus Notes 、 MS Exchange) 、 XML 等，並且藉由設計周全的 API 介面與組織原有之系統充分結合，無須另行添購或修正系統。

企業經營環境變化莫測，至此已幾乎全然進入知識經濟時代，企業在提昇競爭力的過程中，唯有積極導入「知識管理」，將許多原本屬於人腦中之「隱性的知識」經由知識管理的方法成為有用的「顯性的知識」，並且讓企業內部全體員工須積極參與和溝通配合，鼓勵員工不斷的學習新知，每一個人都能夠做到終身學習，貢獻新知識，不斷提昇知識工作者的生產力，並整合企業各部門的知識，持續創新，發展新的競爭產品，以滿足顧客的需求，讓企業組織更有效率地處理各種經營的問題，達到降低成本、提高效益、提昇速度、帶給人類便利性、實用性，才能徹底而有效提昇產業的競爭力。