沥青混凝土的配比:第二章 秘书工作的基本原则、特点和作用

秘书基础讲义

邓旺林

第二章    秘书工作的基本原则、特点和作用

第一节  秘书工作的环境——领导活动

一、环境与秘书工作环境的含义

环境是对中心事件有一定影响的情况和条件。秘书工作的环境对于秘书部门和秘书人员的工作质量、工作效率有很大的影响。秘书工作环境包括物质性环境和精神性环境两方面。下一节讲的领导活动就属于秘书工作的精神性环境。

二、秘书工作环境的构成

1、物质性环境

（1）地理方位

（2）空间布局

（3）办公设备

（4）场所布置

（5）环境美化

2、精神性环境

（1）规范约束

（2）目标指引

（3）奖惩机制

（4）信任氛围

（5）组织状况

（6）管理方式

（7）人际关系

第二节  秘书工作的环境——领导活动

一、领导

1．领导的含义

a．领导者——担任领导职务的个人或群体。可以是指领导人、领导班子、领导机关。（名词）

b．率领、引导、指挥人们实现某一特定目标的行为与过程。即领导行为、领导活动（动词）

2．领导与管理、统治的区别

（1）领导与管理的区别

A．领导者与管理者的区别

领导者——对所有被领导者产生影响的人，他们可能是正式组织的管理者，也可能是非正式组织（如老乡会）的首脑人物。

管理者——正式组织中担任某种管理职务、从事管理工作的人。

B．领导（行为）与管理的区别

领导基本上就是管理，领导活动是对管理的管理（参看“领导活动特点之三），领导科学往往就是管理科学。但二者仍有区别：

领导

管理

功能

为社会组织的活动指出方向、创造态势、开拓局面   （宏观？）

为社会组织的活动选择方法、建立秩序、维持运转    （微观？）

是一种服务活动，即有向性的综合服务活动

特征

战略性、综合性、艺术性

战术性、职能性、技术性

活动的核心

以决策为核心

（领导活动的核心是决策）

以控制为核心

（管理活动的核心是控制）

关系

是管理活动的灵魂

是领导活动的体现

决策：人们就面临的问题，为实现目标所作的行为设计和抉择过程。简言之，就是作出决定。  《现代汉语词典》：决策：（1）决定策略或办法；（2）决定的策略或办法。（决定：对如何行动做出主张）

控制：拨乱反正，纠偏反正  《现代汉语词典》：“控制：掌握住不使任意活动或越出范围；操纵”。（P641）

行政控制的环节：1．确定标准；2．衡量成效；3．纠正偏差

行政控制的手段：1．工作检查； 2．行政监督

（2）领导与统治的关系

①同：都是一种权力行为。

②异（区别）：

A．统治是凭借政权、地位来支配别人，如一个国家的统治阶级对其他阶级、阶层的统辖；领导是正式或非正式组织中处于首脑地位的人，为实现某种社会目标而组织的群体活动。

b．统治一般是指整个阶级即国家最高层次对其他阶层强制统辖而言的，领导则是全社会上下各级都存在的一种社会活动。

C．统治随阶级、国家的出现而出现，也将随着阶级、国家的消亡而消亡；领导则是与人类社会共存的社会活动。

二、领导活动

1．领导活动的含义

领导活动——在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。是人类社会实践活动的一种形式。

领导活动是秘书活动的环境

（1）在一定领导环境确定的范围内进行

环境：与中心相对而言，指与中心事件相关的，对中心事件有一定影响（直接的和间接的影响）的情况和条件（事物）。

领导环境：与领导活动相关的，对领导活动有一定影响的情况和条件。“独立于领导者之外的客观存在，是对领导活动产生影响的各种因素总和”（夏书章主编《行政管理学》第五章“行政领导”）。

（2）有向性的

领导活动是“领导者在一定的环境下，为实现既定目标，对被领导者进行统御和指引的行为过程”（夏书章主编《行政管理学》第五章“行政领导”）“为实现既定目标”体现了有向性。

（3）人的活动

领导活动是人类社会实践活动的一种形式。这里所说的领导活动是指人的活动。

（4）综合活动

领导活动是为社会组织的活动指出方向、创造态势、开拓局面，具有综合性，不是某一单一性的职能活动。

& 夏书章《行政管理学》第五章 “领导活动的特点”：

（1）领导是一个社会组织系统。这一系统由领导者、被领导者、作用客体三要素构成。领导者处于主导地位。领导者与被领导者的关系是权威与服从的关系。

夏书章《行政管理学》：“领导是一个社会组织系统。这个系统由领导者、被领导者、环境三个要素构成”。（见第五章“行政领导”）

（2）领导是一个动态的行为过程。

领导的三个要素（领导者、被领导者、环境）构成两对基本矛盾：一是领导者与被领导者的矛盾；二是领导活动的主体（被领导者与领导者的统一体）与领导活动的客体（特指客观对象）的矛盾。领导者的“投入”（决策与推动决策的执行）要通过被领导者的行为效果“产出”。客观环境具有二重性（自在性与为我性），领导活动主体作用于客观环境的过程，表现为客观环境由“自在之物”不断地转化为“为我之物”的具体过程。因此，领导是领导者、被领导者及环境三者的一个函数，可用公式表示如下：领导 = f（领导者、被领导者、环境）

（3）领导是高层次的管理

整个组织管理的层次有高层、中层和基层之分。

基层管理是微观管理，直接管理具体的人、物、事，它一般按常规办事，执行上级决定的具体任务，独立性不大；

中层管理是中观管理，担负承上启下的组织工作；

高层管理是宏观管理，主要处理带有方针、原则性重大问题，独立性较大。

现在一般把上层的管理称为领导。

（4）权威性

大凡领导都意味着权威（权威——有威望的权力），二者有着不解之缘。

恩格斯《论权威》中指出：所谓权威，是指把一部分人的意志强加给另一部分人。它是以服从为前提的。

罗伯特·A·达尔《现代政治分析》中说：“如果Y承认X控制Y的合法性，X就对Y有权威。或者，如果Y承认有义务服从X，X对Y也有权威。”

领导权威表现于领导者与被领导者的关系上，它既反映领导者的权力和威望，也反映被领导者对这种权力和威望的认可和服从。

2．领导活动的分类

领导是一种多层次、多领域的立体现象，可以从不同的视角进行不同的分类。

（1）按领导的权威基础分类：正式领导与非正式领导

（2）按领导省城的层级分类：高层领导、中层领导和基层领导

（3）按领导活动的领域分类：政治领导、行政领导和业务领导等。

3．领导活动的要素

三要素：领导者、被领导者、作用客体。

（1）领导者

领导者是在一定的组织体系中处于组织、决策、指挥、协调和控制地位的个人和集体。

领导者是领导活动的主体，是领导活动的核心力量，处于主导的重要地位。

领导者是一定群体或集团利益的代表者，对群体活动起牵领、引导、组织、指挥作用。

（领导者的责任主要是出主意、用干部。）

（2）被领导者

领导活动中被领导的一方（个人或群体）、是相对于领导者而言的。

被领导者就是在一定的组织体系中按照领导者的决策和意图，为实现领导目标，从事具体实践活动的个人和集团。

领导者与被领导者同处于一个大系统中，二者相互依存。一方面，领导者应反映、代表、符合大多数被领导者的要求，否则将失去其从事领导活动的基础和后盾；另一方面，被领导者是领导者决策、意图的实施者、行动者，应自觉地成为领导活动中积极的、主动的力量，不能仅仅作为被动的一方。

“领导者与被领导者的关系就是权威和服从的关系”。（夏书章《行政管理学》第五章“行政领导”）

（3）作用客体

指领导者与被领导者共同的工作对象。

在领导活动中，领导者与被领导者共同对某一自然物作用，产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用的客体。例如：地质业活动的作用客体是地球与地质体；农业活动的作用客体是可种植的土地；渔业活动的作用客体是河流、湖泊与海洋。

讨论：“由于作用客体不同，形成了不同形式的领导活动，如地质业、冶金业、煤炭业、纺织业、农业、渔业等”。（教材P17）

按：相同的作用客体可能有可能属于不同的领导活动。如河流，既可能是渔业活动的作用客体（具体落实到河流中的鱼类），也可能是水电业活动的作用客体（具体落实到河流的流量等要素）。如果从更具体的对象、作用客体而言，那就应该说：作用客体不同形成了不同行业的领导活动”。

4．领导活动的环境（领导环境）的种类

任何领导活动都是在特定的客观环境中进行的，客观环境（教材中说“客观领导活动”）为领导活动提供了“场所”和“舞台”，使领导者与被领导者有了用武之地。

自然条件、生产力、生产关系等方面构成领导活动的大环境；具体的机会、外界环境和条件又是领导活动不可忽视的客观因素。

任何领导活动都不可能摆脱客观环境的限制，领导者只有在正确地、充分地认识客观环境的前提下才有可能实现领导活动的目的。

领导环境包括自然环境和社会环境两大领域。

（1）自然环境

主要指一定社会所处的特定自然地理环境。包括气候、土壤、山脉、水系、矿物、动植物分布等。是人类社会所处的各种自然条件的总和。不是指无边无际的整个自然界，而是指能够直接或间接地作用于人类社会因而构成人类生产和生活的物质条件的那一部分。它具体表现为天然存在物（即“原在自然”，指那些现实存在着尚未打上人类活动印记的物质世界，如原始森林，未探明开发的矿藏、大自然的气温、降雨量等等，它们多以资源的形式存在）和人化了的自然（指经人类加工改造的自然物，如对资源进行开发利用的开山造田、修水库以储水灌溉、兴建工业设施等。现代社会中的人类更多地就是生活在这种人化的自然界中，有人称之为人工生态系统）。

《现代科学技术基础知识》P419：“环境是指与人类密切相关的，影响人类生活和生产活动的各种自然（包括人工干预下形成的第二自然）力量（物质或能量）或作用的总和。它不仅包括各种自然要素的组合，还包括人类与自然要素间相互形成的各种生态关系的组合”。按：此处所谓“环境”实际上指的就是自然环境。

作为领导活动的自然环境指的是与领导活动相关、对领导活动具有一定影响的那一部分自然环境。

（2）社会环境（人文社会环境）

包括政治环境、经济环境、文化环境、人中因素等。

①政治环境

指领导活动借以进行的各种政治条件的总和。主要包括国家上层建筑中设施部分，以及与之相关联的其他因素。如一个国家的阶级属性（即占统治地位的阶级及其政党）；社会各阶级在国家中的地位；统治阶级采取何种形式去组织反对敌人保护自己的政权机关；政党集团、政党制度等政治制度。

（国家政治制度：如国家政权的性质和组织形式、阶级关系、政党制度及立法、司法、军事、监督等方面的制度。）

②经济环境

指社会经济制度和物质技术水平。包括社会生产力和生产关系两大要素，是生产力和生产关系的统一体。这是社会环境中最基本的要素。

社会生产力体现人与自然界的关系。

生产关系体现人与人的关系。主要表现为生产资料的所有制形式，人们在社会生产过程中的不同地位和作用，以及生活资料的分配方式。

③文化环境

主要指上层建筑中的思想部分以及何种思想体系在意识形态中占统治地位，其发展方向和发展程度如何。包括公民的世界观、理想、信念、伦理、道德等因素，又包括教育、科技、文学艺术等，而且包括历史的文化传统、民族习俗、社会心理等状况。

④人口因素

指构成人类社会的有生命的人们的总和。包括人中的数量、质量、构成以及人口的发展、分布与迁移等多种因素的综合范畴。

人是自然属性（动物性需求、本能需求）与社会属性（对尊重、名誉等的需求，对社会政治、经济、文化等的关注）的统一。

（《农业行政管理学》认为人口因素主要指人的自然属性，故将“人口因素”归于行政管理的“自然环境”之列）

人口因素中与领导活动关系最密切的是人口的数量和质量两个方面。

人口数量——指特定社会历史时期特定地域的人口存活量。

人口质量——也称“人口素质”，主要由人口的身体（生理）素质、科学文化素质和思想素质三大要素构成。

Δ衡量人口素质的指标（一般世界各国通用的指标：）A．人口的文化水平构成；B．受过高等教育的人占总人口的比重；C．文盲率；D．劳动者的文化水平构成， 等等。

第三节    秘书工作的核心——领导意图

一、领导意图的含义

指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。

领导意图是秘书活动的核心

1．它是适应管理社会组织的需要，为达到某一目标，完成某一任务，由领导者提出的确定意见，而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法；（是确定的，而非不成熟的）

2．是在管理活动中需要实施的工作意见，而不是作参考的备忘录（是需要实施的而非仅作参考的）

3．是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心，而不只是具体的、某一部分的要求，或是细枝末节问题的规定。（是宏观的而非微观的）

命令、指示、决定、交办意见、口头要求等等都是领导意图的表达形式。其核心是这些做法或要求的出发点，是所要达到的目的，而不是这些公文或意见本身。

二、领导意图的形成（详见教材P18-20）

1．领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。

2．领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。

3．领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。

4．领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。

按：此说值得商榷。这里说的应是“正确的领导意图的形成”。

第四节   秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点

一、秘书工作在领导活动中的地位

1．从属地位

秘书工作从属于领导活动。没有领导活动也就没有秘书活动。

秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作，如上情下达，下情上报，汇总情况、协助管理事务等；要辅助领导的决策，如通过开展调查研究、提供资料信息、设计实施方案等。

秘书必须在领导的授意和指导下开展工作，不能越权或擅自行动。

2．参谋地位

秘书要积极主动贯彻领导意图，为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺，当好参谋。

二、秘书工作在领导活动中的作用

主要有六方面作用：

1．枢纽作用

秘书部门处于组织的中心位置，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。

（详见教材P21）

2．助手作用

秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面：

（1）文书处理——公文制发、文书资料处理。

（2）筛选文件

（3）文字把关

（4）事务处理——主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客，完成领导交办的临时性工作等等。

（5）督促作用——主要是按领导意图对领导管辖的各子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。并将有关情况及时反馈给领导，以便领导及时作出调整，改进工作。

3．参谋作用

给领导当参谋是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋，往往被称为“智囊”。秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面：

（1）提供依据

即向领导提供真实情况、可知材料、有关政策和法律的规定，作为领导决策和指导工作的依据。

（2）综合意见

即在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。

（3）出谋献策

即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。

Δ秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。

秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。

参与决策是其他领导成员的权力。

（详见教材P22-23）

4．辅助协调作用

协调：指调整组织、系统内外各种关系使之分工合作、协同一致、有效地实现既定目标的行为。

协调是领导者在管理工作中的重要职责，而秘书部门则是辅助领导者进行协调的主要部门。

5．“不管部”作用

“人管部”：资本主义资本主义国家内阁中的阁员，有权出席会议，担任内阁指定的任务，但经常无部可管，故称“不管部”。任此不管部阁员，称为不管部大臣，又称无任所大臣。

秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做。内容大致有以下四方面：

（1）围绕中心工作产生的任务

如选举人大代表的工作，开展文明礼貌月活动等。这些任务常无专门业务部门管辖，需秘书部门配合完成。

（2）临时发生的突击任务

如本部门或下属单位发生的天灾人祸，与外单位发生的严重纠纷，或上级交办的临时紧急任务，也常由秘书部门去调查、办理。

（3）带全面性的任务或活动

如一个学校举办校庆活动，一个单位召开全系统会议等，也常由秘书部门承办。

（4）为领导服务的其他任务

如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。

6．“窗口”作用

秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系，对外接待往往都首先要经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。

三、秘书工作在领导活动中的特点

1．依附性

秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书是对领导负责、协助领导工作，为领导服务。依附性是秘书工作的一个本质特征。

秘书在工作中要注意两点：

（1）“参与政务”而不越俎（ZU）代庖，自作主张，强加于领导。只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况汇总及分析等。只能当参谋而不能参与决策。

 （从秘书与领导的关系说》

（2）不能反客为主，随便插手、干扰和影响职能部门的工作。（从秘书部门与其他职能部门的关系来说）

2．综合性，可从三方面看：

（1）从秘书工作的职能范围看

秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着且面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络、整体协调的作用。

秘书部门虽不直接从事各业务部门的具体业务工作，但要了解和掌握这些部门的工作情况，传递信息，辅助领导进行全面管理。

（2）从秘书工作本身的内容来看

秘书工作既要“参与政务”，又要“管理事务，具有明显的综合性。

政务类任务主要有：

①文件的拟办、承办

②文件的起草、核稿

③住处的收集、处理

④调查研究、情况汇总

⑤对领导的批办事项进行催办、查办；

⑥处理来信来访。

事务类任务主要有：

①文件的收发、传递与管理

②文书的缮印与校对

③文书的立卷和旭档

④文件的清缴和销毁

⑤机要通讯

⑥承办会务

⑦印信管理

⑧公务接洽

（3）从秘书人员的素质要求来看

秘书工作要求秘书人员具有丰富的学识、敏锐的判断力和快速应变的能力，较强的语言表达能力、公关能力等等，要求秘书人员有啼强的综合素质。由此也可看出秘书工作具有综合性特点。

3．服务性

秘书工作要做好“三服务”：为领导服务、为各部门服务、为人民服务。

4．机密性

秘书和秘书部门处于机关单位的枢纽位置，每天直接与领导来往，接触大量机密，这使秘书工作具有机密性特点。

秘书接触的机密主要有：

（1）文书管理和公文办理中接触到的机密；

（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密；

（3）领导交办的工作中的机密事项，如人事变动、机构调整、政策修订；

（4）承办领导机关和领导者电话中的机密；

（5）重要领导人的活动、领导机关重要的内部情况，也往往属于机密内容。

秘书人员要有高度的责任感和严格的组织纪律性，模范地遵守保密制度。

5．政策性

秘书人员要辅助领导办理和各项事务（如文书处理、撰写文稿、接待来访等）中往往会涉及如何依照党和国家的政策、法律、法令贯彻执行的问题。

秘书工作的五个特点是相互联系又相互区别的，其中最主要的反映秘书工作本质特点是依附性，其他四个特性则是由此派生出来的。

第五节   秘书与领导者相处的基本原则

一、秘书与领导者的关系

封建社会中，领导者与秘书是主仆关系；

资本主义社会中，领导者与秘书是雇佣关系；

社会主义市场经济体制下的民营企业主、个体老板与其私人秘书也是雇佣关系。

Δ都要求秘书要绝对按领导者的意图办事。

我国党政机关、国家企事业单位中领导与秘书的关系可归纳为以下三点：

1．在组织上是上下级关系

秘书与领导在工作中不能平起平坐，秘书要遵守组织纪律，严格维护体育场的权威，为领导提供各方面良好的服务。

2．在工作上是同志关系，不是主仆关系，无贵贱之分，只有分工不同。秘书与领导在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。

3．在职能上是主辅关系。

秘书协助领导工作，不能越俎代庖，但也要积极主动去做好助手、参谋工作。

二、秘书与领导班子相处的主要原则

1．“职权划分，单向请示”的原则

领导班子中的各位领导人是分工负责的，重大问题由集体研究决定，分头去办；一般问题由主管领导人直接处理。

秘书要新生领导人的职权分工，实行单向请示，避免多头请示。

（详见教材P27）

2．“按规章制度办事”

依照规章制度处理与领导层成员的关系，力求做到说话办事都有依据。

3．“不分亲疏，一视同仁”（对领导）

在工作、生活、感情联络等各方面都做到不分亲疏，一视同仁；在工作上：同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接受，以同等努力去完成；

在生活上：同等照顾；

在感情上：同等尊重。

4．“通报情况，维护团结”

秘书人员要自学维护和增进领导人之间的团结。

（详见教材P28-29）

三、秘书人员与具体领导人相处的原则

1．思想体系一致

秘书人员是领导的助手和参谋，秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸。因此秘书和职能活动要以领导意图为转移。秘书人员要努力做到与领导人保持思想、行动上的一致，做到彼此配合默契。这就要求秘书人员能站在领导的角度考虑和处理问题。特别是在管理工作的各个环节上，秘书人员要力求能与领导人保持思想体系的一致。如有分歧、争论，也应在坚持原则的前提下努力与领导人取得一致的看法。

2．知识互补。

3．相互信任。

4．相互适应。

秘书应主动适应领导人的工作特点和生活习惯。这是秘书方面贯彻相互适应原则的具体体现。至于领导人贯彻此项原则则是矛盾的次要方面。

开明型：主要精力放在本单位重要的、急待解决的问题上。

依赖型：事无巨细都依赖秘书去做。

包办型：大小事务都包揽在自己身上。

*  领导风格问题

1、领导风格的含义

领导风格——领导作风，指领导者在领导实践中表现出来的一种经常出现的比较稳定的领导心态和领导方式。

《史记  李将军列传》：“居久之，孝景崩，武帝立，左右以为广名将也，于是广以上郡太守为未央卫尉，而程不识亦为长乐卫尉。程不识故与李广俱为边太守将军屯。及出击胡，而广行无部伍行阵，冰善水草屯，舍止，人人自便，不击刀斗以自卫，莫府省约文书籍事，然亦远斥候，未尝遇害。程不识正部曲行伍营阵，击刀斗，士吏治军簿至明，军不得休息，然亦未尝遇害。”

2、领导风格的种类

⑴从总揽全局和领导精力的分配上看

①举重若轻型

②举轻若重型

⑵从对工作和对被领导者的态度上看：

关心工作

关心人

1

－

－

2

+

－

3

－

+

4

+

+

⑶从对人的态度上看：

关心物质生活

关心精神生活

1

－

－

2

+

－

3

－

+

4

+

+

⑷从对工作的态度上看：

①专制式——独断专横，家长作风

②民主式

③放任式——领导者放弃责任，极少对下属进行指导和帮助，对工作也很少过问。

（详见《农业行政管理学》P99~100）