暖暖 随性的王子:机关应用文的语言特点及基本要求（下）

任何文章都应具有：准确性、鲜明性、生动性。对于机关应用文来说，还应具有简洁性。下面着重谈谈准确性和简洁性的问题。

在四性中，准确性是基本的，第一位的。准确性关系到文件质量的高低，实际价值的大小，准确性是机关应用文的生命。因为机关应用文是制定、体现和落实路线、方针、政策的重要工具，是下情上知，上情下达，指导和推动工作的有效手段。如不准确，即使一事之偏，一语之失，一字之差，都可能造成思想混乱，工作失误。例如“复员军人”和“复转军人”是两个不同的概念，如果不严加区别，就会造成安置工作的偏差。

机关应用文的准确性体现在以下几方面：

一、表达概念要准确，忌含混不清，模棱两可。“一字入公文，九牛拔不出。”所谓概念准确，首先是词语准确妥贴。例如有的文件把“免职”写成“解职”，二者的词义是不同的。“免职”不含贬惩之意，干部因提升或调动而免去原职，并不一定是贬惩，而“解职”是针对犯错误而言。在公文起草中，要字斟句酌，认真辨析词义，注意近义词的区别，词义的大小轻重和感情色彩，精心选用词汇，使概念表达得准确无误。

其次，要注意概念的限制。有的概念要通过限制才能准确表达意思，否则就会模棱两可，或产生歧义。如某托儿所在告示中写道：“小孩6个月以后才收”。是时过6个月，还是半岁以后才收呢？显然产生了歧义。又如“工会要支持广大职工的要求”。要求有合理的，有不合理的，工会不能一概支持。只有在“要求”前加“合理”二字予以限定，表达才准确周严。《中华人民共和国个人所得税法施行细则》中写道：“税法第一条所说的在中华人民共和国境内居住满1年的个人，是指一个纳税年度内在中国境内居住满365日的个人。在纳税年度内临时离境的，不扣减日数。”经过修饰限制就把词语代表的概念的涵义规定得十分明确。词义的准确运用，概念的限定，是机关应用文表达准确的基础。

二、有严密的逻辑性。公文语体是通过反映客观事务的逻辑使人理解而完成其交际作用的。机关应用文的语言必然受机关公务活动的内在逻辑规律的支配。反映在文章中，要求概念明确，判断恰当，推理要合乎逻辑。不能以偏概全，顾此失彼，前后不一。有一份报告中写道：“在前一阶段工作中，由于我们强调了依法办案，因而出现了对罪犯打击不力的现象”，推理缺乏内在的逻辑关系。“打击不力”并不是“强调依法办案”的必然结果，二者不具有因果关系。逻辑性要求文章前后一致，首尾照应。例如：“能不能把我国的科学技术尽快地搞上去，关键在于我们党是不是善于领导科学技术工作”。这句话先说“能不能”，再说“是不是”，前后相照应，周密而明确。

三、结构严谨。这里所说的结构严谨，既指句、段之间环环相扣，表达严密，又用来表示一个特殊的含义，即同一公文或内容相关的几个公文之间，前后或彼此表述周密照应，成为一个统一的整体。例如《烟草专卖条例》中“过去有关法规同本条例相抵触的规定，一律停止执行；国家烟草专卖局应当以本条例为准，负责进行清理，并报原发布机关宣布废止或加以修订。”由于这一规定跟过去的有关法规照应起来了，显得非常严谨周密。这种现象是公文语体特有的，以其严谨周密来保证表达上的明确，既体现政策的变化，又体现政策的连续性，一致性。

四、论述要周全，引文要准确无误。机关应用文中对事实的记述要确实而周全，不能把个别当做一般，把偶然做为必然，不能以偏概全。时间、地点、数量、范围等都要交代清楚。人名、地名、数字、引文要准确。议论说理要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定。

《国家行政公文处理办法》规定，草拟公文“文字要精练”，“篇幅要力求简短”，这是公文写作的一条基本原则。古人认为“简为文章之尽境”，即简洁为文章的最高境界，应力求用最少的文字，表达最丰富的内容，做到“文约而事丰”。

怎样才能做到文字简洁、篇幅简短呢？

一、主旨要单一集中。机关应用文要求一文一事，也就是要求一文一旨。一个文件只能解决一个或几个问题，不可能包罗万象。只有突出主旨，抓住要领，下笔才能切中要害，才能言简意赅。不分主次，胡子眉毛一把抓，文字就会拖沓冗长。

二、要善于概括。机关应用文无论是通报情况、反映问题，还是总结经验，调查事件，都离不开对具体事实的陈述和议论。其突出特点是以“论事”为主。即不是叙述一般过程，而是“论”这件事的实施情况及成败得失。因此叙事要提纲挈领，或按工作过程分阶段概括，或按成绩、问题等逻辑关系归纳，避免平铺直叙，不得其要。道理的阐述则应缘事而发，画龙点睛，而不象写论文那样旁征博引；对于一些尽人皆知的道理，应惜墨如金，一笔带过。

三、不要穿靴带帽，禁绝套话空话。在机关应用文写作中，有一种不良的风气，就是大段摘引上级文件，或者转抄报刊社论。有的套话连篇，刻板僵化。一开头就要“上中，下”（在……基础上，在……工作中，在……领导下），动辄侈谈“系统工程”，先论“宏观”，再谈“微观”，空洞无物，言不及义，造成公文冗长啰嗦。

四、正确运用简缩、统括等修辞方法。为使文章简洁明快，机关应用文常用简缩词，例如“五讲四美”、“四化”、“科协”、“劳改”等。但是，简缩词的运用是有条件的。必须表意明确，通俗易懂，约定俗成，合乎规范。而不能任意简化，滥用简称。有的随意缩写，把“有班不上，有学不上，有家不归”的人，写成“三不人员”，表意不明，令人费解。而象“无专厂”，“证材”，“男革”等生造词语的现象更是屡见不鲜。我们提倡简洁，绝不意味着没有限度，越简越好。而是要在表意准确的基础上简洁，在明白晓畅的前提下，力求“理周词要”。