偶看新闻西安国王镇房价:别犯电子邮件五大“禁忌”
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/05/08 11:56:19
给上班族的沟通课
别犯电子邮件五大“禁忌”
我们每天花很多时间收发电子邮件，但要以电子邮件达到有效沟通，有些使用的禁忌，你必须要知道！
禁忌一：主旨不明确
《超简单电子邮件管理》一书估算，全球电子邮件的数量每年以平均约15％的速度增加当中；此外，每人每天若收发四十封信，一年的信件量约为九千六百封，再换算成时间，每年花在处理电子邮件上就有四十个工作天。
每天一开机就得面对几十封、甚至上百封邮件，只能看主旨，做重点管理！
很多信件主旨的开头都会强调「必读」（Must read）、「紧急」（Urgent），甚至还有闪动的警示，但并不是这样就能让收件者了解信件的重要性。
重点是主旨要分类、写完整。不只光写「请求核准」（request for approval）或「开会通知」（meeting minutes）还要将日期、时间、地点清楚标示出来，如「开会通知：四月十九日下午三点第一会议室业务周会」。
国外的习惯还会在主旨最后加上「EOM」（end of message），意思是重点就在标题上，不必点进去看信件内容即可明了。而写清楚主旨，也方便收件者进行邮件的储存分类与管理，想找历史邮件也无须大费周章。
禁忌二：内容没重点
很多人写电子邮件习惯开场讲得「落落长」，绕了一大圈到最后一句才出现重点：「请签核此案」、「请做出决策」。
其实信件的第一段，应该放你预期对方读了能有的反应跟动作！
第一段该出现「以下是专案失败的原因，希望你能了解」，而不是先解释专案失败的原因，收件人也才能判断，是否要花时间往下阅读，或有空再阅读。
而信件内容除了言简意赅，也应避免模糊的词汇。例如，「尽快提供完整的报告」，不如正确定义「下午几点前，请提供报价单、企画书」等明确说法。
禁忌三：滥用副本、转寄、全部回覆
《超简单电子邮件管理》提到，「全部回覆」与「转寄」，大概是目前为止，大家对电子信箱最大的抱怨。许多人看到笑话奇文，便任意点下发送键「转寄」；而「全部回覆」则让没有时间可以参与讨论的收件者，感到被迫参与的压力。
动辄把信件「副本拷贝」（cc）给上司，让其不堪其扰。有些管理书籍会教导上班族，将信件cc给主管，以凸显自己的努力过程或为决策求自保。但是副本寄过头，效果可是大打折扣！
因为上司的处理方式就是，完全不看也不回应该下属寄来的信件，并请其停止转寄副本。
禁忌四：太随兴的口语
比起面对面交谈，电子邮件没有声调、肢体语言和谈话情境，和上班族惯用的MSN等即时通讯介面一样，沟通错误率和翻脸率很高。
据芝加哥大学丹尼尔．曼奇克（Daniel A. Menchik）和田晓理（Xiaoli Tian）研究，使用表情符号、大写字母、惊叹号在《台积DNA：年轻工作者的四十堂修练课》书中，台积电前总执行长蔡力行曾说：「e-mail是非常危险的沟通工具。很多人一生气就啪啦啪啦的写，一写完就按『传送』，一传送就后悔了、完蛋了。」
电子邮件千万不能「我手写我口」，太随兴的用语容易引起不必要的误会。例如口语说：「你再给我确定时间」，换成在电子邮件，就显得有命令的口气。信中最好以「情境」取代「情绪」，例如：「你答应要给我的报价」，可以写成「上次会议中，你说要提供的报价」，以避免误会。
因此写好每封电子邮件，至少要自行阅读两次以上再寄出。
禁忌五：不痛不痒的激励、纠正
如何透过电子邮件对看不见的部属进行激励与纠正，至关重要。
激励团队的写法，最好能在信里提到个人的名字，讲求平均的具名，并且要举出明确事证，言之有物。
年初和每季发信给全部员工时，明确条列出工作重点与业绩目标，例如写出三个工作重点为何，目前有把握的是多少，只要赢两个，当季业绩就没问题了。而不只是空洞的喊口号，要大家团结努力。
至于写信纠正员工行为，则尽量用讨论的方式，不能用指责的语气，因为电子邮件已经很冷，没有什么感情了。可先发一封中性的电邮，再以电话辅助，一定要用语气告诉员工，你的坚持在哪里，顺便听听他的反应，才知道接下来怎么处理。
用电子邮件沟通，好比使用飞弹，快速且威力强大；注意使用大忌，才能弹无虚发！
等等，甚至使用不同字体或颜色，都能辅助表达文字的情绪。
别犯电子邮件五大“禁忌”
我们每天花很多时间收发电子邮件，但要以电子邮件达到有效沟通，有些使用的禁忌，你必须要知道！
禁忌一：主旨不明确
《超简单电子邮件管理》一书估算，全球电子邮件的数量每年以平均约15％的速度增加当中；此外，每人每天若收发四十封信，一年的信件量约为九千六百封，再换算成时间，每年花在处理电子邮件上就有四十个工作天。
每天一开机就得面对几十封、甚至上百封邮件，只能看主旨，做重点管理！
很多信件主旨的开头都会强调「必读」（Must read）、「紧急」（Urgent），甚至还有闪动的警示，但并不是这样就能让收件者了解信件的重要性。
重点是主旨要分类、写完整。不只光写「请求核准」（request for approval）或「开会通知」（meeting minutes）还要将日期、时间、地点清楚标示出来，如「开会通知：四月十九日下午三点第一会议室业务周会」。
国外的习惯还会在主旨最后加上「EOM」（end of message），意思是重点就在标题上，不必点进去看信件内容即可明了。而写清楚主旨，也方便收件者进行邮件的储存分类与管理，想找历史邮件也无须大费周章。
禁忌二：内容没重点
很多人写电子邮件习惯开场讲得「落落长」，绕了一大圈到最后一句才出现重点：「请签核此案」、「请做出决策」。
其实信件的第一段，应该放你预期对方读了能有的反应跟动作！
第一段该出现「以下是专案失败的原因，希望你能了解」，而不是先解释专案失败的原因，收件人也才能判断，是否要花时间往下阅读，或有空再阅读。
而信件内容除了言简意赅，也应避免模糊的词汇。例如，「尽快提供完整的报告」，不如正确定义「下午几点前，请提供报价单、企画书」等明确说法。
禁忌三：滥用副本、转寄、全部回覆
《超简单电子邮件管理》提到，「全部回覆」与「转寄」，大概是目前为止，大家对电子信箱最大的抱怨。许多人看到笑话奇文，便任意点下发送键「转寄」；而「全部回覆」则让没有时间可以参与讨论的收件者，感到被迫参与的压力。
动辄把信件「副本拷贝」（cc）给上司，让其不堪其扰。有些管理书籍会教导上班族，将信件cc给主管，以凸显自己的努力过程或为决策求自保。但是副本寄过头，效果可是大打折扣！
因为上司的处理方式就是，完全不看也不回应该下属寄来的信件，并请其停止转寄副本。
禁忌四：太随兴的口语
比起面对面交谈，电子邮件没有声调、肢体语言和谈话情境，和上班族惯用的MSN等即时通讯介面一样，沟通错误率和翻脸率很高。
据芝加哥大学丹尼尔．曼奇克（Daniel A. Menchik）和田晓理（Xiaoli Tian）研究，使用表情符号、大写字母、惊叹号在《台积DNA：年轻工作者的四十堂修练课》书中，台积电前总执行长蔡力行曾说：「e-mail是非常危险的沟通工具。很多人一生气就啪啦啪啦的写，一写完就按『传送』，一传送就后悔了、完蛋了。」
电子邮件千万不能「我手写我口」，太随兴的用语容易引起不必要的误会。例如口语说：「你再给我确定时间」，换成在电子邮件，就显得有命令的口气。信中最好以「情境」取代「情绪」，例如：「你答应要给我的报价」，可以写成「上次会议中，你说要提供的报价」，以避免误会。
因此写好每封电子邮件，至少要自行阅读两次以上再寄出。
禁忌五：不痛不痒的激励、纠正
如何透过电子邮件对看不见的部属进行激励与纠正，至关重要。
激励团队的写法，最好能在信里提到个人的名字，讲求平均的具名，并且要举出明确事证，言之有物。
年初和每季发信给全部员工时，明确条列出工作重点与业绩目标，例如写出三个工作重点为何，目前有把握的是多少，只要赢两个，当季业绩就没问题了。而不只是空洞的喊口号，要大家团结努力。
至于写信纠正员工行为，则尽量用讨论的方式，不能用指责的语气，因为电子邮件已经很冷，没有什么感情了。可先发一封中性的电邮，再以电话辅助，一定要用语气告诉员工，你的坚持在哪里，顺便听听他的反应，才知道接下来怎么处理。
用电子邮件沟通，好比使用飞弹，快速且威力强大；注意使用大忌，才能弹无虚发！
等等，甚至使用不同字体或颜色，都能辅助表达文字的情绪。
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