创新创业领导力:浅谈新时期秘书人员的素质

浅谈新时期秘书人员的素质

杂谈

一、 概述

二、 素质及其对秘书工作的作用

三、 现代秘书的素质

    改革开放的深入，特别是中国顺利进入WTO以来，给各行各业带来了全新的机遇和全新的挑战，对秘书工作提出了更高的要求。在新时代的门槛上，我们把文秘工作的要求概括为“变与不变”，“不变”的是，优秀的文秘人员永远要按秘书岗位职责的要求做好秘书职能中纯技术性工作，尽一切可能用自己的聪明才智为领导出主意当参谋；“变”的是文秘人员须具有足够的数字化办公能力和外语能力，以及由此产生的思维方式及观念的更新。

素质及其对秘书工作的作用
    素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。

    秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导z贯彻执行好党的路线、政策、方针的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导讲话撰写文章，到工作方面的服务，必须有较高的思想水平和政策水平面，过硬的专业能力，高速的办公效率，即能深刻领导会党的路线、方针和政策，又能熟练和掌握本地、本部门的要求，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化的办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。

现代秘书的素质
    一、自我意识

    文秘的自我意识是指文秘人员对自身和所处环境关系的认识和感受，它是文秘人员现代意识的内容之一。虽然文秘工作具有很强的服从性、服务性特点，但文秘人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，文秘人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性；另一方面，今天的文秘人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识，何言“参与政务”？又何言“管理事务”？因此，作为一个文秘人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

    当然，想要树立自我意识，就必须有认识事物的能力和科学的知识结构作为依托。过去的文秘工作者的知识结构不够合理，所掌握的知识与一般公务员相差无几，只钻研一个学科、一个专业，知识面太窄，显得缺乏知识修养，这种知识结构在实践中显露出了它的局限性。处理事务性事件时，如果知识结构无法达到，势必无法做出正确的判断，从而影响其参谋职能，只能起到上传下达的单纯作用。

    1、认识事物的能力。这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，按触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲包含以下几种能力

    （1）观察感知能力。观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，捕捉政治经济生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。

    （2）辨别是非能力。秘书人员工作于领导身边，又介于领导和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

　　（3）分析综合能力。分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决与分析综合能力的强弱。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。

　　（4）随机应变能力。秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。

    2、完善的知识结构。知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

    秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

    （1）广博、扎实的基础知识基础知识是秘书知识结构中的根基。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括以下几类：政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。文化基础类。如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理等。这是从事秘书工作最起码的知识。培根也说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

    （2）精深的专业知识。专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容内应掌握的知识。可分为秘书学科专业知识和秘书所在部门的业务知识。秘书学科专业知识。这部分知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。这部分知识主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学以及现代通信知识、办公自动化知识等等。秘书所在部门的业务知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使自己工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋与助手。

    （3）多样的辅助知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。公共关系学知识。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

    二、更高的数字化办公能力

    就目前的情形而论，一般单位的秘书实际都已具有电子设备的文字及图形、表格处理能力，但笔者认为新时代对文秘工作的要求将会提得更高。要全面加强知识、道德和人格的修养，紧跟时代的脚步，掌握信息并会利用现代化设备。秘书是领导的决策参谋，是领导思维的前导、补充和延伸，所以势必成为领导的信息资料库，负有搜集、掌握、存储并及时向领导提交各类经济、教育、行政、社会等方面信息的责任，并利用现代化资源快速地发布领导各类决策、命令等信息。整个过程中包括了信息收集、信息整理、处理手段等各类工作，而传统的笔记、人工收集，耗费时力较大，效率低，错误率高，现代化的电子办公如记忆棒、扫描等先进设备的使用，将会大大提高效率。

    上述内容，说到底就是信息技术对秘书行业提出的要求，我们知道，现代社会是一个信息高速发达的社会，计算机多媒体技术和网络通信技术正在飞速发展，谁能以最快的速度获取信息，谁就能在信息社会中占有先机，占据制高点。

    1、具备较高的智力水平。这是秘书人员在数字化时代及时、圆满完成各项任务的前提条件。人的智力因素主要包括敏锐的观察力、准确的记忆能力、缜密的思维能力，以及处理人际关系的能力、情绪控制能力、内省力等等。数字化时代讲究科学、高效，这对文秘人员也提出了更高的要求。

    2、精通现代化办公设备，缩减工作时间，提高工作效率，加快工作步伐，加快生活的节奏。熟练掌握计算机、传真机、复印机、多媒体、刻录机、录音笔、数码摄像摄影机等的使用。一个优秀的秘书必须知道当前软件市场流行什么样的办公软件，什么样的办公软件对某一类文秘工作的效能有多么大的提高，必须知道目前流行的最新的病毒及其处理措施，必须了解网络的资源与陷阱；他不必成为使用新软件的专家，但必须把握新软件的发展动态。

    3、要具备良好的信息素养。这要求文秘人员应该具有在解决问题时利用信息技术和技能，从各种不同的信息源（包括图书馆、国际互联网等）获取信息、评估和使用信息的能力。

    三、超前和创新工作思路

     秘书工作的任务之一是为领导作参谋。参谋过程一定发生在决策之前，包括决策舆论氛围、决策时机确定、决策雏形形成等等。秘书的参谋作用的最佳手段是参与决策前的文字准备工作。从一定意义上说，决策是文字反复提炼的结果。秘书以其特有的身份和特殊的方式参与决策文字准备就是发挥参谋作用。高明的领导人最需要的就是好的决策文字的准备。秘书的参谋作用，反映秘书的水平。一个优秀的秘书应该是一个出色的参谋。 

    参谋作用是出现在决策之前，因此秘书参谋水平的高低决定于秘书的超前意识和和创新意识。秘书要具备思维上的超前意识和创新意识。 

    首先必须全面熟悉领导的思想性格、工作作风和工作规律，熟悉领导工作的性质，熟悉有关的方针、政策、法规，熟悉一切有关联的人和事。                

    其次要有积极的参与意识，主动接近领导的工作和参与领导的活动。如果谈论这种意识，则秘书就丧失了工作中的积极能动作用。根本谈不上思维上的超前意识和创新意识。 

    第三秘书要有独立的意识和特有的思维方式。秘书应该把全心全意为领导服务和独立的思考问题有机地结合起来，不能什么都按别人的思维去想，要有自己的思路。 

    第四秘书须有科学意识，善于透过现象抓住事物的本质，预测事物变化的未来，协助领导进行科学决策。

    秘书工作是一项综合性高的工作，新世纪——21世纪对秘书知识结构的要求将会加大、加深，为了能更好地适应新世纪的发展，秘书除了掌握以前的知识结构外，还应该熟练掌握英语；熟悉电脑操作和办公自动化设备使用；熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识；熟练掌握涉外法律知识和技能驾驶。秘书应该认清形势，强化意识；不断地对自己的知识结构进行自我调节；善于把握和运用知识间的相互联系，结合秘书工作的实际来优化自己的知识结构，从而跟上时代的潮流、社会的进步。当然，知识与能力是相联系的，21世纪需要的是广博知识和拥有各种综合能力的秘书，拥有新的知识并不等于拥有了强能力，知识只有通过实践才能转化为能力。离开了秘书活动的实践，知识再多也不能转化为能力。

参考文献：

[1] 王迎新，《党委秘书工作实务全书》，2004年3月出版

[2]李红，《数字化时代高校办公室秘书工作的转变》，泉州师范学院学报，2006年9月

[3]夏文、阮毅，《论入世后我国文秘工作的新环境与秘书素质的新要求》，咸宁师专学报，2002年10月 

[4]向国敏，《现代秘书学与现代秘书实务》，上海：华东师范大学出版社，1996年4月出版

[5]杨翠， 《 浅析文秘人员的现代意识》，四川教育学院学报，2006年12月

[6]韦东， 《 知识经济时代呼唤秘书更新知识结构》，广西师范大学学报