晋剧院二团我临县清唱:归档 文 件 整 理 方 法

1、收集整理保管 2010-10-29 16:23:08 阅读332 评论0   字号：大中小
归档 文 件 整 理 方 法
邵东县档案局  吴金林
一、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
三、档案整理的文件范围：凡是本机关在党群工作、行政管理和业务管理工作活动中形成的以文字和纸质为主要信息记录方式的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
四、归档文件整理的具体方法：
1、以“件”为单位整理。就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2、所谓“件”。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
3、以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件，用档案盒存放。
4、文件级档案整理操作流程：收集、归档判断、文件分类、排列、装盒（实为分盒）和编盒号、编制归档文件目录、填写备考表、打印目录、装订文件、盖归档章、填写档案盒封面、编制目录检索工具、档案排架。
5、适用范围：全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理；企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，
6、分类方法：①保管期限---年度分类法（多数单位使用）。即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。②保管期限——年度——问题分类法，③问题——年度——保管期限分类法。④年度——保管期限分类法
五、档案整理的质量要求：
㈠组合（卷）要求：1、齐全完整。 2、保持文件之间的历史联系。
3、保持文件之间的内容联系。4、照顾文件的保存价值进行装盒。
（二）外形要求：
（1）装具要求。采用由县档案局统一监制的规范化的各种用品。
（2）填写档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，背脊项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。
文件级档案整理操作流程
流程
序号
流程
名称
操作
步骤
操作技巧及注意事项
一
收
集
●每年年初档案室(或办公室)将上年度处理完毕的文件统一收集到档案室(或办公室)。
1、收集范围：上年度领导和各部门处理完毕的文件材料。
2、收集时间：每年的1—4月份。由档案室(或办公室)发通知,提要求。
3、收集方法：
（1）全面收集。依据本单位收发文、用印、打印登记簿等。
（2）重点收集。要立足本单位，以本单位职能活动形成的文件材料作为重点，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；特别是重大活动事件材料的收集，防止不归，少归。
（3）注意帐外文件的收集：
①会议文件。包括会议记录、领导外出开会带回的会议文件，负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录等;
②上级机关批转、转发本机关的文件；新闻媒体报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等；代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。
③本机关的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责；本机关及内设部门工作计划、总结、调查材料、情况报告、领导班子及成员的述职报告等；与外单位签订的各种合同、协议；本单位编印的简报、出版物定稿、样本、机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等，向报社、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告等信息;本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作形成的文件材料；审计结论等；领导干部个人重大事项及收入申报的情况报告；联合发文副本；本单位财产、档案交接凭证等。
④本机关党组（党委、党支部）和人事部门形成的文件材料。如干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定、考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表、各种介绍信、党员、干部、职工、离退休人员花名册等。本机关上报的各种基本数字统计表：如党员、团员、干部、离退休、公务员、机构编制、人事、党政人才资源、国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表；党内、工资、劳动情况、保险福利费用构成情况、国有资产统计年报表、财务决算报表、纪检监察案件统计报表。
⑤政府部门在采购过程中形成的报告、标书、合同等。如用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同等记载竞标和采购合同鉴定过程中的文件材料；合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料；
⑥本机关检查下级单位的工作、调研时形成的文字材料。
⑦不经收发文登记（属于公务活动）的领导人“亲启”信件等。
（4）文件收集是否齐全；至少在3个字上做文章。
第一、“全”字。要求在以下几个方面都应当收集齐全。
①一个机关内每一个部门，防止内设机构因工作需要把重要档案不移交；防止只移交副本或复印件，正本自留，防止不移交电子文件；
②一次会议整套材料；
③一项工程；
④一个案件；
⑤一份文件；发现其中有无重要文件缺失不完整的情况。
第二、“新”字。
①新项目，如招商引资、立体开发等。
②新领域，如产权变动、资产评估、住房改革、人事制度改革包括人员分流、下岗、待岗等。
第三、“特”字。要突出本部门本行业的特点。
（5）做好平时立卷。按内部机构职能每一个小类设一个预备卷，文件承办后对号入座。
4、检查归档文件材料的质量。
①检查收发文的正文和附件、收文阅办处理单、定稿与印件是否齐全完整。注意：计算机输出的定稿一定要附发文处理签和加盖骑缝章，避免弄虚作假，维护文件的真实性和凭证性。
②检查已归档的文件签发手续是否齐全。
5、收集时必须办好交接手续。交接双方应根据归档文件移交表或案卷目录详细清点，并签字负责。
二
归
档
判
断
●判断所收集的文件材料是否归档。
1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归档范围的剔除。
（1）机关文件材料归档范围。
（2）机关文件材料不归档范围。
（3）机关之间分工归档的范围。
①上级党、政领导机关普发的非法规性文件，分别由党委、政府办公室归档。
②上级党、政领导机关及有关部门针对本机关机构设置、干部任免、奖惩及专业性指导业务文件材料，除党委、政府办公室及有关部门分别归档外，文件所专指和针对的机关也应归档。
③上级党、政领导机关召开的会议文件，分别由党委、政府办公室归档，县直机关、乡镇一般不归档，涉及本单位业务的除外。
④以上级党、政领导机关名义召开的专业会议文件，除党委、政府办公室分别归档外，主办机关也要归档。
⑤上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如人事、财务、编制、劳动和社会保障方面的干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。
⑥业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委、政府领导参加了这类会议，并有重要发言、其印件和定稿（指领导发言稿）由党委、政府办公室归档。
⑦本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。
8、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交县档案馆或主管部门。
9、联合签发的文件、联合召开的会议文件，由主办机关归档，会签、联办机关归档与否，视自身需要来确定。
10、联合派出调查组，检查组或联合举办重大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办机关归档与否，视自身需要来确定。
凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。
2、注意以下几点：
①重份文件不要，拣选时要注意保留上面有领导批示或其他承办标记或说明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件；
②属归档范围的传真纸文件要复印，用复印件归档，原件附后；
③前文有误，后又补发文件的，有误文件不要归档；④批复与请示放在办结时归，只有口头答复，没有正式文字的要注明。
3、将属于归档范围的文件初步整理。
①发文，将发文稿纸、发文底稿放在正文之后；
②请示与批复，本机关的文件在前，外机关的文件在后；③正件在前、附件在后，转发件在前、原件在后，原文本在前、译文本在后。
④重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；
⑤非诉讼案件的结论、决定、判定性文件材料在前，依据材料等在后
4、本机关产生的不归档文件的处理。
①本级红头文件和重要资料作发文汇集。
②其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随意处理。
三
分
类
保
管
期
限
/
年
度
分
类法
：
●1、分年，把文件材料按形成年度分开，不同年度的文件不能混淆；
以“件“为单位整理的年度划分方法：以文件落款时间来确定文件所在年度（取消针对年）。注意以下几点：
①请示与批复，应放在一起归档；没有复文的，放在请示年归档。
②跨年度的会议文件、校庆、县庆、厂庆、院庆等放在结束年立卷。
③跨年度的案件放在结束年立卷。
④其他文件，应放在文件材料形成的年度组卷，如跨年度的计划与总结必须放形成年度。
⑤临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。
⑥没有落日期的文件，可根据文件材料的内容标明一个比较接近的时间：a、会议材料按会期。b、以训代会形成的材料，如典型发言、讲稿等，按办班时间c、统计报表按当年最后时间或第二年1-2月。
⑦对在有专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度分类。
●2、分级别，把相同年度的文件材料按形成机关的级别区分开；
1、分成上级、本级、下级及平级四种。
2、对有密切联系的文件不能按形成机关的级别区分开，下列文件材料要放在本级文件中一起组卷：
①本机关的请示与上级的批复。
②本机关的函与平级的复函。
③下级的请示与本机关的批复。
④上级针对本机关机构设置、人员编制、下达任务、经费指标文件、专门研究本单位工作的会议纪要等针对性的文件，要放本级。如果是针对本系统、本行业，其中包括本单位的放上级。
⑤上级任免、表彰、处分本机关或本机关有关人员的文件。⑥上级指定要本机关专门办理的文件（如人大、政协提案、议案办理答复等）。
⑦上级机关或领导人正对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告放本级。
⑧上级通报本机关的文件、批转、转发本机关的文件方本级。
（9）直属上级机关召开的以本单位工作内容为主的文件或本单位以上级机关名义召开的会议材料、起草的文件放本级。
10）与外机关联发文件和召开会议的文件放本级。
●3、分保管期限；
1、对照国家档案局8号令和本单位制定的《文书档案保管期限表》划分文件材料的保管期限。
2、以“件”为单位整理的定为永久、30年、10年。
3、几点技巧：
①本单位的文件以永久居多；
②上级发文特别重要的政策法规文件为永久，其它规定、办法、实施细则定为30年（长期），多数文件定为10年（短期）；
③其他外单位发文可以作为资料备用或者归档为10年。
●4、分问题或事由。
把机关单位（机构）在同一年度产生的文件材料按照机关单位（机构）的职能，概括为若干个问题，文件材料按其内容反映的问题分开，把相同问题的文件分在一起。
1、综合考虑：问题、厚薄。
2、分问题（事由）的具体方法：
①行政、事业单位。a综合类（含文秘、机要、保密、档案、信访、后勤、保卫等）；b、职能类(参照本机关内部组织机构职能性质来设置类别,如果文件材料不多,各职能股室可以合并)。
②企业。a、党群类；b、行政类；c、技术管理类；d、经营管理类。
3、具体问题具体分析：
①同一问题如太厚可分两卷或2盒；
②几个相近的问题页数太少，则可合为一盒（卷）；
③同一刊物、简报按名称及年内所有期数组卷；
④机构成立、人员任免、表彰奖励、处分等合为一卷。
4、几点技巧：
①关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量多时，就可以分为若干个案卷，分别组合；
②关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量少时，又可将几个问题或名称的文件材料按相同保管期限组合为一卷；
③如果保管期限不一致，档案数量又少，无法分别组成一个案卷时，可适当将保管时间短的文件材料提高一个保管档次，再把相同保管期限的文件组合在一卷。
5、一盒以最厚不超过3.8厘米为宜。
四
文
件
排
列
●归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。
一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
一、排列要求。
1、上级来文按同一文号集中排列在本级归档文件之前。
2、本级文件按综合、政工、业务等顺序排列。
3、同级文件按单位结合时间排列在本级文件之后，
4、下级文件排在最后。
二、具体文件排列方法
1、同一事由内：
①按文件形成时间先后；
②按文号顺序结合时间。
③综合类文件按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序排列
2、不同事由的归档文件：
①一个作者，几个问题，先按问题后按时间先后，如计财处在财务管理、专项拨款和财务审计等问题的组合中，可采用上述方法。
②按文件内容的重要程度。将综合性工作排在前面，具体
业务工作排在后面。
3、事由具有的共同属性：
①一个事由、几个作者，如人事卷，可分成机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、职称、调资等小类，每小类内再按时间排。
②一个事由、几个地区，如各乡镇上报县的统计报表、名册等，可按原来的老区分成小类排列。
③非诉讼案件材料，按决定——报告（或书面材料）——旁证——个人交待材料。
④具有保存价值的零散文件（可插在相关的文件后面）。
▲在排列中,密不可分的文件应排列在一起,如正文与附件,正文在前，附件在后;正文与定稿,正本在前,定稿在后;有几次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;请示与批复,本机关的文件在前,外机关的文件在后；
五
归
档
文
件
装
盒
编
盒
号
。●文件排列好后，根据厚薄确定盒数，并编制盒
1、归档文件的装盒。
归档文件应严格按照件号的先后顺序分别装入档案盒。
装盒的具体要求是：
①不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒；分机构（问题〕的情况下，不同机构（问题）的归档文件原则上不能放入同一档案盒。
②分盒时应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损，也不能太空。档案盒厚度有2、3、4厘米3种
2、分盒排列方法：
①“保管期限—年度—级别—问题”排列法。
第一步：把文件按永久、30年、10年分开，把相同保管期限的文件排列在一起。
第二步：在同一个保管期限内，把同一个年度形成的文件排列在一起。
第三步：同一年度内，上级排前、本级排中、同级和下级排最后。
第四步：同一级别内，按问题排列。本级按综合、政工、业务，法规，群团等排列。或党支部、办公室、人事科、财务科所属机构来排列。
②无论采用何种方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本统一。
六
●
3、编盒号。盒号，即归档文件的排列顺序后。编盒号是把文件和档案盒之间的排列顺序用一定的方法固定下来，便于保管和利用。注意3点：
①机关单位从2001年起，按3种保管期限都从“1”号开始各编一个流水号，第二年接着编号。
②企事业单位按十大类分类的其党群、行政、生产技术、经营管理分别编制流水盒号，中国银行一年一个流水盒号。
③注意新老两种保管期限盒号的衔接。2008年起永久接上年的永久，30年接上年的长期，10年接上年的短期。
七
七
编
制
文
件
目
录
编
制
文
件
目
录
●“文件目录”是登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在文件之前。
应将文件材料的排列序号、文号、作者、题名、日期、页数等有关项目， 按照国家规定的标准的“归档文件或卷内文件目录”格式进行填写。
著录项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
1、件号（顺序号）：件号是同一年内同一保管期限中文件材料的排列顺序的序号，即文件的件号，是一个流水号，从“1”开始，最低一级类目下，盒与盒之间的文件件号必须相连，且不得断号、重号、跳号。顺序号是卷内文书材料依其排列先后填写的序号，第二卷数字不能相连，每卷从“1”起依次标注。
2、文号：发文机关的发文字号，由机关发文代字、发文年度、发文顺序号组成。要照实抄录，没有文号的可不填。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如"会议文件之一"或"某刊第几期"等。
3、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的作者或署名者。
①“责任者”一栏一般填写单位名称，以印章为准，如“邵东县档案局；领导讲话、论文、讲义等均可填写个人；领导签发令，要写其职务及人名全称，用“（ ）”标出；
②责任者名称过长的可填写通用简称，如“中共邵东县委办公室”可简称为邵东县委办，但不能填“本办”、“本委”等。
③联合发文的，一是必填主办者，二是必写出整理单位，其他用“等”字代替。
④未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写；
⑤另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者；
⑥花名册、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等的责任者一律为文件中印章所指的批准单位无批准单位印章的以填报单位所写字样为准。
4、题名：文件材料的标题，要求照实抄录，不得随意更正。没有标题或标题不能说明文件内容的，可加拟标题，外加“［］”。
①责任者栏填了作者，则可在题名中省略作者。
②没有题名或题名含义不清，应根据文件内容重新拟写或补充题名，外加“［］”。如“通知”等。
③会议记录拟出每次会议内容和时间，一次为一件，外加“［］”。
④ 任免、奖惩、调配等公文，需在题名之后，加上涉及的本单位其他有关人员的姓名，外加“［］”，上级研究本单位有关工作的会议纪要等，须在原题名后用“［］”标出研究内容等。
⑤批复与请示等，虽只编一个件号，但附件可作为副标题另占行书写。
⑥相同的文件标题不能打省略号；
⑦干部调动介绍信等一本为一件的，须写出每个人员的姓名，一行可多写几个名字。如被批准单位这方面材料少可一人为一件。
5、日期：必须是印章所盖处或文件形成日期，用8位阿拉伯数字书写。
①多份文件（如组织关系等）作为一件的，可标起止时间。②一份文件有几个时间特征的，以具有法律效力的为准。③几份文件为一件的，以正本为准，回复性以复文为准。④对无日期的，应根据文件内容加以考证并填写，外加“［］”。 如会议材料标会期；办班材料标班期；报表标当年底；实在不清楚的用4个0代替。 如20080000。
6、页数，页数即填写一件文件的总页数。
每件从“1”开始编写。文件只填止号；会议记录按本编流水号。两面有字两面编号；空白页不编号；印刷品后面接着编号；文档页号编在右上角。使用铅笔、钢笔填写均可。
7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、补充、移出等。
①请示与批复分开归档的应注明去处。
②只有复印件缺原件、文件秘级、传真件应注明。
③以上级名义起草的文件，要标明定稿已移交上级归档。④会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中。
八
填
写
备
考
表
●凡需对卷内文件情况（如缺损、补充移出等）加注说明的。
1、“备考表”放在全盒（卷）文件的最后，一般是印在卷皮封三处。要求各项目填写齐全、完整，字迹工整；
2、备考表项目包括：本盒（卷）情况说明、整理人、检查人、日期；
3、卷内备考表填写方法：
①本盒（卷）情况说明：包括该盒（卷）内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）、归档文件起止件号等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。
②立卷人：由责任立卷者签名(一般是综合档案室的专职档案人员）
③检查人：由案卷质量审核者签名（指分管档案工作的部门领导）
④日期：填写完成立卷的日期。
九
打
印
●将已经编制好的目录进行打印
为了统一、规范，文件目录编制好后必须打印。
1、永久、30年的一式五份。一份放在文件材料之前，另四份装订成册。
2、10年的打印2份。一份放在文件材料之前，一份装订成册。
十
装
订
●归档文件的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。
1、装订前的准备工作：
①修裱孔洞残缺破损的文件；
②复制易褪变的文件；
③取钉；
④折叠和粘贴（指超大型的纸张应折叠一下、小型的要粘贴在A4纸上）；
⑤页次排序；
⑥装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读；
⑦空白纸张要抽除。
2、具体装订要求：
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
永久的应逐件用三孔一线的方式，如页数多，可装在文件左侧的正中间，如文件很薄，可装在左上角。
30年的用塑料螺钉等形式装订，五页以下可用胶水粘贴左上角。
10年的可不取钉，但每件需成整体，不能散。
十一
盖
归
档
章
●文件编号、编目项目固定之后，要以归档章的形式逐渐标识在每一份归档文件上，以明确归档文件在全宗中的坐标，确保归档文件借阅后归位。方法是将归档章盖在文件首页上端居中偏右的的空白处、再规范填写归档章项目
归档章一般采用黑色印泥，盖在归档文件首页上端居中偏右的空白处，再逐件编写归档章有关项目。
一个单位归档章加盖的位置应统一；归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；若归档文件前有文件处理单(或办文单)，归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。我县归档章目前式样如下：
全宗号
年   度
室编件号
盒号
问  题
保管期限
馆编件号
页数
1、 全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。由县档案馆统一确定，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007”
3、保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”，“30年（2008年以前为长期）”，“10年（2008年以前为短期）”。
4、件号：件号为文件的排列顺序号。分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从“1”开始逐件编号，永久,30年,10年分别编顺序号。
馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要，机关档案室不用填。
5、盒号：档案盒的排列顺序号。
因各单位总不能一次性将文件收集齐全，往往若干年后又找出不少当年未归档的文件，由于盒号已经固定在归档章上不好更改，只能往后移，给以后的查找带来不便，经过十年实践，我县决定还是恢复国家标准，自2010年后，取消盒号和页数，方便插盒。
6、页数：每一份归档文件的页数（2010年后取消）。
7、机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。（我县这栏多数单位可以不填）。
十二
档
案
盒
书
写
1、以“件”为单位整理的将已整理并装订好的文件放进档案盒并规范填写档案盒封面和背脊
档案盒是归档文件的装具。封面盖章一律用耐久的黑色印油; 手工填写的一律使用碳素墨水；涉及数字一律用阿拉伯数字，盒号和件号用铅笔编写。
①封面填写。应使用全称或规范化简称标明立档单位名称，如“中国共产党邵东县委员会”简称为“中共邵东县委员会”；“湖南省人民政府人事局”“简称为“湖南省人事局”。不得简称为“本委”、“本省人事局”。可用刻章盖印。
②盒脊填写。盒脊项目有全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号，档案盒盒脊应根据竖式还是横式的摆放方式，在盒脊或底边准确填写。前三项可刻章盖印。问题栏用铅笔标明该盒档案事由，如“本级综合”，方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制。盒号是指档案盒的排列顺序号，按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。
十
三
编
制
档
案
目
录
检
索
工
具
编制归档文件说明、归档文件盒号目录、归档文件目录册，并规范装订、填写
1、编制归档文件整理说明。
各立档单位在整理完毕当年的档案后，必须编制归档文件整理说明，打印6份，4份放永久档案的文件目录册里，置于索引或案卷目录的前面 。一份放全宗卷里，一份存档。
归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。
2、编制档案盒号目录（指归档文件目录索引）。即把同一年度的案卷分为永久、30年（长期）、10年（短期）三类分开排列各编一本目录。
（1）编盒号目录。内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。问题栏要标出该盒档案起止件号和内容（如上级文件、综合、政工），内容用“（）”括起，表明未分问题；如果是分问题的，则件号在后，用“（）”括起。页次是指归档文件目录纸排列在该本归档文件目录册的位置，每册从“1”开始编写流水号。盒号目录打印一式四份。
3、编制归档文件目录册：由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。成册方式应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的制作5套，一套随归档文件放入档案盒，以后2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的制作2套目录。
4、归档文件目录夹的填写：
（1）封面和背脊项目。有全宗名称、年度、保管期限、问题4项。
（2）填写方法。全宗名称填写立档单位的全称或规范的简称。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年、10年；问题填大类名称。
十
四
档
案
排
架
将档案按顺序排到档案架上
根据分类方案按保管期限、年度或问题、年度、期限等排列。
1、多数单位是在同一保管期限下、分年分级、按盒号或案卷号顺序从小到大排列。
2、不同保管期限的档案要分柜分阁排放（企业不同）。
3、排列顺序：从左至右，从上至下依序排列。