偶看新闻极限挑战怀旧歌曲:地勘单位加强合同管理之我见
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2006-03-14 | 作者：谢志恒 | 来源： 上海太阳岛经济开发区
所谓合同管理是指对以自身为当事人的合同，依法进行订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督控制等一系列行为的总称。随着我国市场经济的建立和法制建设的不断完善，合同管理已成为现代企业管理制度的重要组成部分，同时也是企业的自我管理。当前地勘经济正处于良好的发展势头，地勘单位每年形成的合同数少则有几十个，多则达几百个，甚至上千个。合同额也从万元到千万元，甚至上亿元。合同的履行期限既有几个月的，也有几年的。年复一年，累积的合同量是不言而喻的。这些合同能否得到有效履行和完全履行，既关系到经济成果是否能够变现，也关系到地勘单位国有资产的安全保障问题。因此，加强地勘单位合同管理既是内部管理的客观需要，也是市场经济和法制经济的必然要求。如何才能做到切实加强地勘单位合同管理，笔者认为，要根据地勘单位的具体实际，从以下几方面着手。
一、建立网络化的合同管理体系
网络化的合同管理体系，就是我们在合同管理的过程中，要做到上下贯通，组织健全，结构合理，管理有秩，职责明确的这么一个管理系统。整个体系包涵组织形式和组织结构两个方面。组织形式可根据单位具体实际选择以下其中一种形式：集中制、分散制和综合制。
集中制形式是单位专门设立合同管理机构或指定合同管理人员，由法定代表人授权其负责对整个单位所有合同的签订、履行、变更、解除，进行统一管理的一种组织形式。这种组织形式适宜于单位法人主体少，年度合同数量少的地勘单位。
分散制是指由单位法定代表人直接在各职能科室、二级单位指定合同专管人员来负责管理本职能科室、二级单位的合同。由于不统一集中由一个机构或人员来管理合同，因此称分散制。由于法定代表人、科室或二级单位管理员三者是垂直领导关系，因此也称直线制。
综合制是分散制和集中制的综合，合同管理科室与职能科室和二级单位是平行关系，统一由法定代表人领导，合同管理科室负责组织合同签订、督促合同履行、推动各职能科室和二单位管理合同，只对职能科室和二级单位签订合同给予指导、监督，同时还负责协调整个单位的合同管理工作。
采用那种形式，可根据单位的不同特点，即法人单位的多少，经营规模的大小、经营业务的多少以及管理人员的素质等因素来决定。
组织结构一般可分为决策层、监督层和执行层。
决策层包括地勘单位法定代表人、合同领导小组、合同分管领导。主要职责：负责各类合同的领导和管理工作；制定合同管理制度；负责重大合同签订的审批；讨论决定合同纠纷的解决方式和达到的目的要求等等。
监督层包括合同统管机构、法律事务机构、审计机构等。主要职责：定期检查合同管理制度的执行情况；统一管理单位各部门对外签订的各种合同；对各部门签订的合同进行审核、登记、归档；负责对合同示范文本、合同专用章、法定代表人授权委托证明的使用、发放和管理；参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动等。
执行层是单位从事合同管理的专（兼）职承办人员，由有一定文化素养和合同法专业知识的人员担任。主要职责：承办人员依法签订、变更、解除合同，参加重大合同的谈判签订与变更、解除；审查合同，防止出现不合法、不完善合同；检查合同履行情况，协助合同承办人处理合同履行中的问题和纠纷；负责登记合同台帐、填报合同统计表和建立合同档案；制止不符合法律规定的合同行为，并及时向合同管理机构和单位负责人报告；依法参加合同纠纷的协调、调解、仲裁和诉讼活动。
二、建立系列化的合同管理制度
建立系列化的合同管理制度，首先要坚持合同管理制度与法律法规相一致的原则。单位的合同管理制度是国家法律法规在单位的具体化。单位依法经营的重要问题之一，就是把国家关于合同的法律法规融汇于单位的合同管理制度之中。其次是要坚持合同管理管理制度与经营管理制度相融合的原则。单位合同管理是一项综合性的管理工作，它贯穿于单位经营管理的每一个环节中，融汇于单位计划、质量、劳动、财务、技术和价格等多方面管理之中。因此，合同管理制度与经营管理制度应融为一体。再就是要坚持合同管理制度之间相互衔接的原则。合同管理制度之间的相互衔接，实际上是经济活动中各个环节的衔接。体现经营活动的客观规律，体现合同管理制度的环节相扣。也就是说单位制度的合同管理制度应具备有完备、统一的特点。否则，很可能会因制度上的漏洞和矛盾导致不应有的经济损失。
在遵循以上三项原则的前提下，制定以下具体的合同管理制度。
（一）、建立合同管理会议制度
建立合同管理会议制度，必须明确定期召开会议的时间和召开临时会议时机。会议内容包括：１、合同管理制度的执行情况；２、订立重大合同的准备情况和对策；３、合同履行的情况和对策；４、合同漏洞填补措施；５、合同争议解决中的问题与对策；６、其他需要商议的问题。
（二）、建立法人代表授权制度
这一制度应包括三个方面的规定：
１、有关合同专用章（包括职能部门、分公司、办事处、项目部印章）的制度、管理、使用的规定。其基本内容为：合同专用章统一由企业的合同管理机构负责办理刻制手续，并由其统一编号；合同专用章发给下属哪些单位保管使用；合同专用章一经丢失或被盗后应采取的措施；合同保管人员的责任；盖章应具备的条件；合同专用章的领取登记和使用登记的手续。
２、有关合同文本的领取、保管、使用的规定。应明确企业合同管理机构统一到当地工商行政管理机关领取合同示范文本；企业需自制合同文本由企业合同管理机构统一拟制并到工商行政管理机关办理审批备案手续；合同文本应统一编号；领取、使用应办理登记手续等。
３、有关授权委托证明书的领取、管理、使用的规定。应规定企业所属各业务机构向企业合同管理机构领取授权委托证明的手续；业务人员输授权委托证明书的程序、代理权限和法律责任；授权委托证明书的审批手续等。
（三）、建立合同会签、审查、审批制度
这项制度也包括三个方面
１、对合同会签的规定。所谓会签就是规定在合同订立之前必须经有关机构或有关人员对此合同能否订立签具意见。首先应制作《签订合同申请表》，该表的内容包括合同性质、货物名称、规格、期限、质量、数量、价格、付款时间等。此外，还应规定困马虎造成失误的责任。其次是会签程序，业务人员或业务机构填写《签订合同申请表》；负责业务经营机构或业务人员对该合同效益情况签上意见；财务机构对付款的数额和期限是否有困难签上意见；合同管理机构根据法律和企业的全面情况签上意见；分管领导或法人代表权衡上述意见后，对是不畏签订此合同最后作出决定。
２、关于审查的规定。所谓审查就是对合同对方当事人的资格、资信情况进行审查。这项制度中应规定负责审查的机构或人员，审查的内容与方法，审查失误的责任等内容。
３、关于审批的规定。所谓审批就是合同经哪个机构或人员签具意见后方可加盖公章。一个企业对外要签订大量的合同，每份合同都经过法定代表人亲自过目并签具意见是不能的，这就需要通过制定一些规定将一部分权力授予有关机构或人员。如按合同标的额作出授权规定，１万元以下由那些人员把关签名方可盖章，５万元以下那一层人员把关签名方可盖章，１０万元以下那一层次人员把关签名方可盖章，以此类推。
（四）、建立履约检查制度
１、制定合同台帐的规定。合同台帐的内容根据合同的种类和本企业的经营特点而定。签订合同的经办人员应及时将所签订的合同书送交给合同管理人员，合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台帐上。
２、制定合同传递的规定。企业作出传递规定的目的就是将合同准确传递到企业各部门、各环节，以便按合同编制计划，按合同安排生产，按合同组织经营，按合同进行结算等。
３、制定检查履行的规定。规定定期（每月或每季一次）合同履行检查日，合同管理领导小组召开会议，听取和研究合同履行情况；包括已到期的合同，本企业履行义务的情况和对方当事人履行义务的情况；即将到期的合同，本企业履行的困难和克服办法。特别是对标的金额较大或履行期限较长的合同，一般都应作出中途检查规定。
（五）、建立档案、报表、考核制度
１、对合同档案的规定。包括合同文本附件、合同签订申请表、签约洽谈纪要、合同变更解除的往来电涵及信件、表格、合同履行情况记载等；立卷归档的要求、实行平时立卷，年终一次归档，合同档案由合同管理员专管。一但发生合同争议，完整的合同档案资料有助于纠纷的顺利解决。
２、合同的报表规定。由合同管理机构报送《经营动态月报表》、《可供资源月报表》、《资金回收月报表》、《经营活动分析月报表》等，将当月合同履行中遇到的问题和市场动向进行分析预测，供领导决策时参考。
３、建立合同考核制度。一般由合同管理机构每年对企业各单位的合同管理情况进行考核，内容包括合同签约率指标、履约率指标、合同送审时间、合同内容的合法性和条款完整性情况、合同台帐和报表，档案的管理情况等。
三、提高合同管理人员的素质
合同管理坚持以人为本，合同管理是企业管理中的重要管理，同样，人员素质的高低关系着企业管理水平的高低，关系企业的兴衰。合同管理人员肩负的职责包括参与市场调查、市场预测和决策；指导和审查本企业、本部门的合同的订立、变更、履行和解除；直接参与重大合同的谈判签约；督促检查合同的履行；对合同实行登记管理；建立合同档案；收集合同履行后的信息反馈，为下轮参加竞争提供决策依据。因此，合同管理人员应具有较高的素质，一是要有一定文化水平合同管理涉及的知识面广，没有一定文化程度作为基础是难以胜任的；二是要有市场意识和较高的业务能力。市场经济是法制经济，也是竞争经济，要有强烈的竞争意识，，勇于参加竞争，在竞争中取胜，所以必须具有开拓进取的能力；三是要掌握较深的法律知识；四是要有一定的经营管理工作能力；五是必须具有强烈的事业心和高尚的职业道德。
提高合同管理人员素质既是企业合同管理的长远战略问题，又是现实的迫切任务。提高合同管理人员的素质途径，主要有以下几方面。一是选好人员。单位可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择单位职工队伍中优秀的人才担任合同管理人员，并保持其岗位的稳定性；二是组织好在职学习。根据单位和市场的实际，组织合同管理人员在职学习。方法包括布置学习任务，定期检查；进行短期培训；结合实际进行正反两方面的事例分析总结；参加法律专业或经济管理专业的学习考试。同时必须进行职业道德教育等；三是选送进有关院校深造。每个单位都应当培养比较出类拔萃的合同管理人员，有计划地选择热爱单位、工作出色，事业心强，爱岗敬业的同志进有关院校深造，进行必要的智力投资；四是建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确他们的责、权、利，建立竞争机制。明确奖罚制度，对在合同管理工作中做出贡献的有关人员给予一定的精神和物质奖励，对在合同管理工作中有过错、过失，并给单位经济造成损失的，给予相应的处罚，必要时给予调离岗位。
所谓合同管理是指对以自身为当事人的合同，依法进行订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督控制等一系列行为的总称。随着我国市场经济的建立和法制建设的不断完善，合同管理已成为现代企业管理制度的重要组成部分，同时也是企业的自我管理。当前地勘经济正处于良好的发展势头，地勘单位每年形成的合同数少则有几十个，多则达几百个，甚至上千个。合同额也从万元到千万元，甚至上亿元。合同的履行期限既有几个月的，也有几年的。年复一年，累积的合同量是不言而喻的。这些合同能否得到有效履行和完全履行，既关系到经济成果是否能够变现，也关系到地勘单位国有资产的安全保障问题。因此，加强地勘单位合同管理既是内部管理的客观需要，也是市场经济和法制经济的必然要求。如何才能做到切实加强地勘单位合同管理，笔者认为，要根据地勘单位的具体实际，从以下几方面着手。
一、建立网络化的合同管理体系
网络化的合同管理体系，就是我们在合同管理的过程中，要做到上下贯通，组织健全，结构合理，管理有秩，职责明确的这么一个管理系统。整个体系包涵组织形式和组织结构两个方面。组织形式可根据单位具体实际选择以下其中一种形式：集中制、分散制和综合制。
集中制形式是单位专门设立合同管理机构或指定合同管理人员，由法定代表人授权其负责对整个单位所有合同的签订、履行、变更、解除，进行统一管理的一种组织形式。这种组织形式适宜于单位法人主体少，年度合同数量少的地勘单位。
分散制是指由单位法定代表人直接在各职能科室、二级单位指定合同专管人员来负责管理本职能科室、二级单位的合同。由于不统一集中由一个机构或人员来管理合同，因此称分散制。由于法定代表人、科室或二级单位管理员三者是垂直领导关系，因此也称直线制。
综合制是分散制和集中制的综合，合同管理科室与职能科室和二级单位是平行关系，统一由法定代表人领导，合同管理科室负责组织合同签订、督促合同履行、推动各职能科室和二单位管理合同，只对职能科室和二级单位签订合同给予指导、监督，同时还负责协调整个单位的合同管理工作。
采用那种形式，可根据单位的不同特点，即法人单位的多少，经营规模的大小、经营业务的多少以及管理人员的素质等因素来决定。
组织结构一般可分为决策层、监督层和执行层。
决策层包括地勘单位法定代表人、合同领导小组、合同分管领导。主要职责：负责各类合同的领导和管理工作；制定合同管理制度；负责重大合同签订的审批；讨论决定合同纠纷的解决方式和达到的目的要求等等。
监督层包括合同统管机构、法律事务机构、审计机构等。主要职责：定期检查合同管理制度的执行情况；统一管理单位各部门对外签订的各种合同；对各部门签订的合同进行审核、登记、归档；负责对合同示范文本、合同专用章、法定代表人授权委托证明的使用、发放和管理；参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动等。
执行层是单位从事合同管理的专（兼）职承办人员，由有一定文化素养和合同法专业知识的人员担任。主要职责：承办人员依法签订、变更、解除合同，参加重大合同的谈判签订与变更、解除；审查合同，防止出现不合法、不完善合同；检查合同履行情况，协助合同承办人处理合同履行中的问题和纠纷；负责登记合同台帐、填报合同统计表和建立合同档案；制止不符合法律规定的合同行为，并及时向合同管理机构和单位负责人报告；依法参加合同纠纷的协调、调解、仲裁和诉讼活动。
二、建立系列化的合同管理制度
建立系列化的合同管理制度，首先要坚持合同管理制度与法律法规相一致的原则。单位的合同管理制度是国家法律法规在单位的具体化。单位依法经营的重要问题之一，就是把国家关于合同的法律法规融汇于单位的合同管理制度之中。其次是要坚持合同管理管理制度与经营管理制度相融合的原则。单位合同管理是一项综合性的管理工作，它贯穿于单位经营管理的每一个环节中，融汇于单位计划、质量、劳动、财务、技术和价格等多方面管理之中。因此，合同管理制度与经营管理制度应融为一体。再就是要坚持合同管理制度之间相互衔接的原则。合同管理制度之间的相互衔接，实际上是经济活动中各个环节的衔接。体现经营活动的客观规律，体现合同管理制度的环节相扣。也就是说单位制度的合同管理制度应具备有完备、统一的特点。否则，很可能会因制度上的漏洞和矛盾导致不应有的经济损失。
在遵循以上三项原则的前提下，制定以下具体的合同管理制度。
（一）、建立合同管理会议制度
建立合同管理会议制度，必须明确定期召开会议的时间和召开临时会议时机。会议内容包括：１、合同管理制度的执行情况；２、订立重大合同的准备情况和对策；３、合同履行的情况和对策；４、合同漏洞填补措施；５、合同争议解决中的问题与对策；６、其他需要商议的问题。
（二）、建立法人代表授权制度
这一制度应包括三个方面的规定：
１、有关合同专用章（包括职能部门、分公司、办事处、项目部印章）的制度、管理、使用的规定。其基本内容为：合同专用章统一由企业的合同管理机构负责办理刻制手续，并由其统一编号；合同专用章发给下属哪些单位保管使用；合同专用章一经丢失或被盗后应采取的措施；合同保管人员的责任；盖章应具备的条件；合同专用章的领取登记和使用登记的手续。
２、有关合同文本的领取、保管、使用的规定。应明确企业合同管理机构统一到当地工商行政管理机关领取合同示范文本；企业需自制合同文本由企业合同管理机构统一拟制并到工商行政管理机关办理审批备案手续；合同文本应统一编号；领取、使用应办理登记手续等。
３、有关授权委托证明书的领取、管理、使用的规定。应规定企业所属各业务机构向企业合同管理机构领取授权委托证明的手续；业务人员输授权委托证明书的程序、代理权限和法律责任；授权委托证明书的审批手续等。
（三）、建立合同会签、审查、审批制度
这项制度也包括三个方面
１、对合同会签的规定。所谓会签就是规定在合同订立之前必须经有关机构或有关人员对此合同能否订立签具意见。首先应制作《签订合同申请表》，该表的内容包括合同性质、货物名称、规格、期限、质量、数量、价格、付款时间等。此外，还应规定困马虎造成失误的责任。其次是会签程序，业务人员或业务机构填写《签订合同申请表》；负责业务经营机构或业务人员对该合同效益情况签上意见；财务机构对付款的数额和期限是否有困难签上意见；合同管理机构根据法律和企业的全面情况签上意见；分管领导或法人代表权衡上述意见后，对是不畏签订此合同最后作出决定。
２、关于审查的规定。所谓审查就是对合同对方当事人的资格、资信情况进行审查。这项制度中应规定负责审查的机构或人员，审查的内容与方法，审查失误的责任等内容。
３、关于审批的规定。所谓审批就是合同经哪个机构或人员签具意见后方可加盖公章。一个企业对外要签订大量的合同，每份合同都经过法定代表人亲自过目并签具意见是不能的，这就需要通过制定一些规定将一部分权力授予有关机构或人员。如按合同标的额作出授权规定，１万元以下由那些人员把关签名方可盖章，５万元以下那一层人员把关签名方可盖章，１０万元以下那一层次人员把关签名方可盖章，以此类推。
（四）、建立履约检查制度
１、制定合同台帐的规定。合同台帐的内容根据合同的种类和本企业的经营特点而定。签订合同的经办人员应及时将所签订的合同书送交给合同管理人员，合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台帐上。
２、制定合同传递的规定。企业作出传递规定的目的就是将合同准确传递到企业各部门、各环节，以便按合同编制计划，按合同安排生产，按合同组织经营，按合同进行结算等。
３、制定检查履行的规定。规定定期（每月或每季一次）合同履行检查日，合同管理领导小组召开会议，听取和研究合同履行情况；包括已到期的合同，本企业履行义务的情况和对方当事人履行义务的情况；即将到期的合同，本企业履行的困难和克服办法。特别是对标的金额较大或履行期限较长的合同，一般都应作出中途检查规定。
（五）、建立档案、报表、考核制度
１、对合同档案的规定。包括合同文本附件、合同签订申请表、签约洽谈纪要、合同变更解除的往来电涵及信件、表格、合同履行情况记载等；立卷归档的要求、实行平时立卷，年终一次归档，合同档案由合同管理员专管。一但发生合同争议，完整的合同档案资料有助于纠纷的顺利解决。
２、合同的报表规定。由合同管理机构报送《经营动态月报表》、《可供资源月报表》、《资金回收月报表》、《经营活动分析月报表》等，将当月合同履行中遇到的问题和市场动向进行分析预测，供领导决策时参考。
３、建立合同考核制度。一般由合同管理机构每年对企业各单位的合同管理情况进行考核，内容包括合同签约率指标、履约率指标、合同送审时间、合同内容的合法性和条款完整性情况、合同台帐和报表，档案的管理情况等。
三、提高合同管理人员的素质
合同管理坚持以人为本，合同管理是企业管理中的重要管理，同样，人员素质的高低关系着企业管理水平的高低，关系企业的兴衰。合同管理人员肩负的职责包括参与市场调查、市场预测和决策；指导和审查本企业、本部门的合同的订立、变更、履行和解除；直接参与重大合同的谈判签约；督促检查合同的履行；对合同实行登记管理；建立合同档案；收集合同履行后的信息反馈，为下轮参加竞争提供决策依据。因此，合同管理人员应具有较高的素质，一是要有一定文化水平合同管理涉及的知识面广，没有一定文化程度作为基础是难以胜任的；二是要有市场意识和较高的业务能力。市场经济是法制经济，也是竞争经济，要有强烈的竞争意识，，勇于参加竞争，在竞争中取胜，所以必须具有开拓进取的能力；三是要掌握较深的法律知识；四是要有一定的经营管理工作能力；五是必须具有强烈的事业心和高尚的职业道德。
提高合同管理人员素质既是企业合同管理的长远战略问题，又是现实的迫切任务。提高合同管理人员的素质途径，主要有以下几方面。一是选好人员。单位可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择单位职工队伍中优秀的人才担任合同管理人员，并保持其岗位的稳定性；二是组织好在职学习。根据单位和市场的实际，组织合同管理人员在职学习。方法包括布置学习任务，定期检查；进行短期培训；结合实际进行正反两方面的事例分析总结；参加法律专业或经济管理专业的学习考试。同时必须进行职业道德教育等；三是选送进有关院校深造。每个单位都应当培养比较出类拔萃的合同管理人员，有计划地选择热爱单位、工作出色，事业心强，爱岗敬业的同志进有关院校深造，进行必要的智力投资；四是建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确他们的责、权、利，建立竞争机制。明确奖罚制度，对在合同管理工作中做出贡献的有关人员给予一定的精神和物质奖励，对在合同管理工作中有过错、过失，并给单位经济造成损失的，给予相应的处罚，必要时给予调离岗位。