偶看新闻西江月世事短如春梦:有效的利用邮件信息安排时间
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/05/04 03:21:38
有效的利用邮件信息安排时间
我们每天早上打开电脑，收到的邮件中有重要的、也有不重要的，那些重要的邮件，就像我们引子中的大石头，应该先处理，但是这些大石头的事件不一定很紧急，所以我们将这些大石头用鼠标拖放到日历，以免需要处理时找不到对应的邮件，用鼠标拖动邮件到日历的图标上。
您会发现，Outlook会自动为当前的邮件创建一个约会。
1 设定完约会的开始时间和提醒，2 点击保存并关闭。
Outlook就会自动将该邮件的内容作为约会保存在日历上，利用这个方法设定重要的的邮件，可以确保重要的但是不是很紧急的事件不会被遗忘，系统还可以智能提醒，如果有Smart Phone 2003 或其他支持Outlook的手机，该信息还将同步到手机上，随时提醒您。
接下来需要处理的内容是小石子。
有些邮件也比较重要，但是只是需要在一个截止日期之前做完就好了，对于这些邮件我们的处理方法类似上述方法，但是有所不同。
按照前面的方法，将邮件直接拖放至任务选项，如下
拖放完成之后，系统会自动产生一个新的任务，并且自动将邮件的正文作为任务的内容，我们只需要设定任务截至时间、任务的提醒就可以让聪明的Outlook帮助我们记忆该任务了。
然后进入到任务的管理界面，这里存放了各种“小石子”(需要做的事情)，我们可以很方便的管理这些小石子，相当于一个很好的To-Do-List, 但是不需要手动建立，只要从Mail 拖放放就好了。
处理完了小石子，接下来的工作便是处理“沙子”（需要处理但是不是特别紧急的事情，比如新闻邮件，公司公告等），这个时候我们可以利用Outlook 2003 的优秀特性标记来设定：鼠标点击电子邮件右侧的小旗子，小旗子会变成红色，如图：
随后，在Outlook的邮件收藏夹中我们可以看到有若干封标有后续标志的邮件。
等自己有一些较短暂空余时间的时候，我们就可以考虑去处理这些标有后续标志的邮件，当我我们处理完邮件后，点击红色小旗帜，该封邮件就会从Outlook的标有后续标志的邮件中消失，这样，我们很快就可以知道还有多少比较琐碎的事情没有处理。
通过以上的学习，我们会发现电子邮件的收件箱只是一个邮件接收工具，真正的处理事务完全可以通过日历、任务、后续标志和收藏夹完成。
下图是一个汇总表
功能特性 适合存放的事件 类比 日历 重要紧急或不紧急的事件（需要连续稳定的时间工作） 大石块 任务 重要，不紧急、必须完成的事件 小石块 后续标志 不重要、紧急或不紧急的事情 沙子所以我们处理事情的顺序应该是自上而下，这样工作效率才会高。