1类汽车库面积:企业电子文档管理

自计算机在各行各业被广为应用以来，技术成本的下降促进计算机设备的应用，为企业信息化提供了条件。电子文档以其独特的优势取代了高成本、不利于保存的纸质文档。由此，也给文档管理提出了新的要求。
文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在不同的物理位置，当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中，机密文件很难得到有效的保护，各部门间难以协同办公，重新开发利用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些情况屡见不鲜。这种情很大程度上延误了工作的进度，文档管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。
•  电子文档管理系统能给企业带来什么呢？
•  解决“企业以往内部信息资源（文档）浩如烟海，不知如何下手”的问题。
在企业成长的过程中，必然会产生很多资料，如人事档案、每个时期的规章制度、客户档案、产品资料、技术文档等。这些珍贵的资料正是企业的财富，却被企业锁在档案室里，随着时间的推移，资料堆积如山，即使想找也不知如何下手，这些资料很难产生其真正的价值，让企业感觉如同“鸡肋”。然而这些却恰恰是企业文化的缩影，是企业文化的具体体现，企业接班人可以通过它了解到企业的历史，以及企业每个人的特长、能力、客户资源等。企业接班人只有更多地了解企业，才能更好地管理企业，否则企业很难形成一种特有的文化，没有文化的企业是很难长期发展下去的。企业发展的时间越长，这个问题越明显。
文档管理系统利用先进的计算机技术将企业的文档（知识）管理起来，让企业中的每个人都可以（在权限范围内）通过该系统找到自己需要的文档（知识），帮助解决问题。如，文档（知识）管理系统中的“技术部”里则保存着企业历来的技术资料，包括维修档案（该档案里记录着每次维修的人员、时间、解决办法等）等。新技术员在遇到技术难题时则通过该文档（知识）管理系统快速（利用计算机技术的搜索功能可以几秒中内找到自己所需的资料）找到这台设备的维修档案及技术资料来确定故障的处理办法。从而提高技术人员的办事效率，以及保证企业不用再担心因为技术人员不在或者离职而无法快速对设备进行维修了。因为，企业已经将技术人员的“知识”留在企业里了。
•  解决“企业中信息孤岛林立，员工各自为战”的问题。
在企业管理中往往会出现各部门之间不能协调办公，相互配合的现象，这是因为每个部门都有自己的工作要做，当自己正在工作时，其他部门来调阅文档或找资料，即影响正在做的工作，又很难保证快速找到所需的文档和资料。因为这些文档、资料都保存在文件柜里，但具体在什么地方，可能是个问题。如果有时间，当然可以帮忙找到，但正在工作的话，恐怕为了快速完成自己的工作是不会愿意抽出时间来帮助找的。而本部门文件柜中的有些资料可能是需要高度保密的，也就不允许他们自己找了。这样下去，各部门之间就会产生矛盾，就会出现相互不配合的情况。
而通过文档（知识）管理系统，每个部门将自己的文件柜、文件夹进行授权，给每个部门授予所需的权限，他们再找资料时就可以直接通过文档（知识）管理系统自行查找所需的文档，不用再跑到这个部门去找。找到之后，还可以通过实时在线系统和文档的作者进行实时地交流，还可以邀请各部门或相关人员开一个网络会议（网络会议可以马上进行，不需要准备会议室），方便大家完成沟通与交流，从而方便了大家的工作，避免了很多的矛盾。
•  解决“企业经营过程中员工离职造成关键业务领域巨大损失”的问题。
在企业经营过程中可能会发生某业务人员的离职或死亡等意外情况。这个人的离职往往会给企业带来很大的损失，因为客户往往是掌握在他们的脑子里，他们的离职不仅是人走了，而且是将他与这个客户之间的资料也带走了。新业务人员或其他人员根本就不知道他当初是如何和客户做得业务，以及更不知道客户的关键负责人是谁等。新业务人员对客户是一无所知的，因此新业务员要么根本就无法和客户进行再次合作，或者说在短期内不能和客户进行良好地合作。
•  电子文档管理系统能为企业解决什么问题
1 、避免公司机密文件的扩散及流失，有效地管制 ISO 文件的进出；
2 、增强办公协同，保证流通中版本的一致性；
3 、减少查阅时间，根据关键字方便检索；
4 、降低办公费用，避免重复复印；
5 、增加企业管理透明度，申请人可全盘掌握审批流程；
6 、极大减轻了文管人员的作业负担，使文管人员对公司核心文档进行更好的管控。
•  电子文档管理系统的解决方案详细说明：
1 、什么类型的文档和其他内容能在一个组织中被创建
2 、每一中类型文档使用什么模板
3 、提供给每一种类型文档的元数据是什么 .
4 、在文档生命周期的每个阶段在哪里存贮文档
5 、在文档生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档
6 、作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文档？
7 、对文档应用什么策略以使得与文档有关的动作被审核，文档被正确的保存或销毁，以及组织重要的内容被保护。
8 、在它们生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文档如何被转换？
9 、作为公司报告文档被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针。
•  一般电子文档管理系统的功能常见的有
•  在线管理企业文档
•  文档自动分类保存
•  文档加锁 / 解锁
•  文档共享
•  在线编辑文档
•  文档更新自动通知
•  档打包压缩下载文档保护及安全
•  单一账户登录
•  使用用户组管理用户权限
•  用户操作日志
•  在线文档备份
•  允许上传得文档类型和大小设置
•  邮件发送编辑用户组
•  编辑用户账号
企业要跟上时代的步伐，在愈演愈烈的市场竞争中占有一席之地，首先要提高管理层对文档管理重要性和紧迫性的认识。尽快建立行之有效的管理机制，加强对电子文档的管理。引进新知识、新技术，引入与企业规模、行业特点相符合的文档管理系统，更新管理思想和管理模式是必须的，也是首要的。