万宁中学录取分数线:归档文件整理五十问

　　9、如何判断字迹材料的耐久性？

　　复制字迹模糊或易褪变的文件档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生褪变，如褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，加纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复樱

　　10、怎样折叠超大纸？

　　《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对公文用纸幅面规格都有明确规定，即A4型。实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于上述两种规格。由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

　　11、装订时是否必须去除金属装订物？

　　是否需要去除金属装订物，可以视具体情况灵活掌握。一般来说，由于气候比较干燥，机关档案室在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的档案可以不拆钉。此外，对于装打成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆订会严重损害原貌，此时可不再拆订重装。但对于需要永久保存的归档文件来说，必须去除易锈蚀的金属物，，如订书钉、曲别针、大头针等，以避免对档案潜在的危害。因为这些金属物其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。

　　12、一件文件如何确定排列顺序？

　　《细则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，因此装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民放文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。文件处理单和发文稿纸可放在正本的后面。

　　13、装订时怎样对齐？

　　装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

　　14、怎样选择装订方式和装订用品？

　　对于装订方式和装订用品的选择，《细则》中并未进行统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求”。这是因为件的装订有许多可能的方式和用品，在没有明显优劣的情况下，简单地加以规定，反而会限制机关档案室的选择。具体选择时应考虑到以下要求：（1）符合档案保护的要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命，装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。(2)选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。具体方法有线装法、变形材料装订法、粘接式、穿孔式、铆接式等装订方法。装订方式和用品各有利弊，因此在同一机关档案部门，应保持装订方式的统一，以确保档案的安全。下面简要介绍几种方法，供各单位选择。
 

 
　　15、什么是线装法？

　　线装法。从档案保护的角度讲，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或在侧穿针打结的，但操作比较繁琐，一般不采用。

　　16、什么是变形材料装订法？

　　此方法比较简单，但对材质必须有较高要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，同时考虑档案室库房的保管条件；塑料制品则必须有足够强度，以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。

　　17、为何不选用其它方法？

　　粘接式装订法一般采用浆糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步改善。还有使用热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。穿孔式、铆接式装订法对文件的破坏性比较强，所以一般不采用。

　　18、如何理解”来文与复文可为一件”？

　　来文和复文从严格意义上讲完全是两个不同的责任者产生在两个单位的两个独立文件，应该是各为一件，但由于内容所指的问题相同，又存在着因果的逻辑关系，特别是在利用时往往需要相互印证。在归档文件整理中，绝大部分归档文件是以自然件（即单份文件）的形式出现，而需要重新界定的“件”，只是为了方使整理和利用的需要采用的一种补充形式。实际操作中，界定“件”，既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索。例如，各单位在实际工作中经常产生向上级的请示、报告和平行机关的协商函件，这些文件发出后往往难以确定这些机关是否复文或复文的时间，因此，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，这就是对《细则》精神的一种很好的掌握。

　　19、是否可以将同一事由的若干文件作为一份主要文件的附件来处理？

　　不能。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用设置了障碍。例如，将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起。试想，如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，从而违背深化检索的目的。所以这种做法应该避免。

　　20、怎样选用适合本单位的分类方法？

　　《细则》推荐使用“年度－保管期限”或“年度－机构(问题)－保管期限”，各单位可根据本单位实际情况，选用其中的一种。一般来说，在文件形成量较大、科室设置较多的机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，宜选用“年度－机构(问题)－保管期限”分类法。文件形成量相对较少、科室设置较少的机关，一般宜采用“年度－保管期限”分类法。

　　21、怎样理解“年度－机构(问题)－保管期限”？

　　“年度一机构(问题)一保管期限“分类法即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构或问题分类，再在组织机构或问题下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。同时，可将一个年度内同一机构形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法适用于推行部门整理归档的机关单位。

　　此时分类方案为：

　　年度 机构 保管期限 件号

　　1995年 办公室 永久 1、2、3……

　　长期 1、2、3……

　　短期 1、2、3……

　　业务一处 永久 1、2、3……

　　长期 1、2、3……

　　短期 1、2、3……

　　上述工作形成的全部归档文件，原则上应在工作结束年即2003年一并整理归档。在分类时，将这些文件全部归入2003年这一年度，将来在档案案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。但对此也不能机械理解，要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到5个年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，保证查找时的方便。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。

　　28、为什么排列时要遵循事由原则？

　　事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中；可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，方便检索利用。事由的界定可以有较大的灵活性。由于事由的概念既简单又灵活。一件具体的事、一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等都可以看作一个事由，所以以事由为单位排列归档文件，既顺应工作活动的自然流程，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全貌，满足了利用的需要，例如：请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由；一项工作如果办理时间长需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由；一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。文件间在同一具体事件上的这种有机联系，对充分体现文件的价值，尤其是凭证价值是十分必要的；而这种有机的历史联系是现有条件下任何人工智能都无法模拟的。如果不是人为在文件形成过程中加以记录或描述，或在信息整序过程中加以处理（将同一事由的文件排列在一起），那么随着时间的推移，这种历史联系就根本不可能保持住或检索出来。从实际工作着，归档文件的排列，直接影响到目录检索和实体存取工作。

　　29、怎样理解最低一级类目？

　　《细则》中规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“年度一机构一保管期限”分类，“保管期限”即为最低一级类目。

　　30、如何排列文件？

　　排列的实际操作可分为两步，即先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

　　31、同一事由内归档文件如何排列？

　　同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需要。例如，如果将有关某干部的处分决定、该干部的自述材和本局的调查材料、本局要求公安机关协助的函、群众举报信、局长办公会的会议记录、有关领导对该案的批示等等，既不按案件处理过程(时间)顺序排列，也不按归档文件的重要程度排列，只是一种非常随意的放置，这种放置看不到事情的处理过程，不利于档案管理和提供利用的工作。因此，同一事由的文件排列在一起时，必须体现时间或重要程度等顺序。
 

　　43、是否可以以每盒为单位流水编制件号？

　　不可以。《细则》规定，室编件号应在最低一级类目内流水编制，这样既能使编制方法自然、简单，也便于进行类内归档文件数量统计等工作。先编盒号再编流水件号的做法，使得件号必须与盒号配合才能实现文件调用后的归位。这样，既增加了编号层次，又增加了检索层次。而增加这些步骤对实现归档文件的有效检索完全是多余的，完全违背了文书立卷改革“简化、高效”的原则，因此《细则》将其排除在外。

　　44、成套文件是否也需要逐一填写归档文件目录？

　　是的。会议文件、报表、刊物等成套文件也必须和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录。因为成套文件也是逐件加盖归档章的，因此按照编目原则，填写归档文件目录时也必须逐一填写。具体编目时，由于成套文件的题名大都相似，难以准确揭示具体文件的内容，填写时应根据文件内容重拟标题，加括号附于原标题后，以方便档案的查找利用。例如，“XX工作会议文件之一”后应加上“XXX同志在会议开幕式上的讲话”字样。又如：“简报第三期”后应加入“关于XXX活动情况的报道”字样。

　　45、归档文件目录除集中装订成册外，还需要分别在档案盒中放置吗？

　　按照《细则》的制定思想：档案盒只是归档文件的保管装具，而不再是一级整理单位。提供利用时，档案人员是根据归档文件目录按照“全宗、年度、保管期限、机构（问题）、件号”的顺序确定所需档案的位置后，再按照盒脊上的起止件号找到相应档案盒需要抽取的实体。由此可见，在每盒内设置“卷内文件目录”，对检索并无意义，因此，《细则》没有要求在盒内放置目录。但如果认为管理时确有必要，也可由机关自行规定。

　　46、归档文件目录采用横式还是竖式？

　　两种都可以。《细则》条文中只规定了归档文件目录的样式，附图也只是示意图，没有规定各栏目的详细尺寸，也没有规定横式或竖式。归档文件目录的具体格式，各机关单位可以根据需要，在一般格式的基础上自行确定。只要归档文件目录真实反映归档文件本身的原貌，目录栏目齐全，填写规范，其形式是横式还是竖式都是可以的。同一立档单位的目录格式应保持一致，不要随意更改，以保持美观，并便于使用。

　　47、编制归档文件目录时，对项目中的责任者如何掌握，如何体现承办部门？

　　责任者是文件的署名者，但实际工作中有些由业务部门起草承办的文件是以机关名义或办公室的名义发出的，实行文书处理部门或业务部门整理归档文件的单位，这些文件发出后，存档的文件往往就退回到承办部门整理归档，承办部门在整理归档文件时也习惯在“责任者”一栏填入承办部门的名称，这种做法是不正确的。如果需要将承办部门作为文件的检等情况，增加档案提供利尽的困难。实际操作时，必须检索依据，那么在分类的机构项上就能体现出来，因此责任者必须是文件的署名者，而不是承办者。

　　48、装盒的具体要求？

　　装盒时应注意以下几点：(1)不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒中。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度装盒并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度写成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理归档的，应放入归档的年度中。(2)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。(3)分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档材料不应放入同一档案盒。即使形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其它档案盒，而应选用不同厚度的档案盒来解决。

　　49、装盒应注意的问题？

　　(1)应视文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲变形受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒，应选用较薄的档案盒。(2)档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒。

　　50、怎样编制盒号？

　　盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，历年大流水编号，以4位数为限几年一断号。