偶看新闻大通量折叠滤芯:浅谈医疗设备档案的管理
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浅谈医疗设备档案的管理
类别：百家杂谈 作者：百年心 [个人杂文集] 日期：2011-10-17 17:21:43 编者按：这篇文章具体谈了医疗设备档案的三点意义，建立医院设备档案，管理的四点具体措施，一篇建设性很强的论文。推荐！ 摘要：医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，其管理水平的高低直接影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益，所以加强医疗设备档案管理，充分发挥医疗设备的功能优势对医院的业务发展具有重大的意义。关键词：医院医疗设备档案管理
医院在实施“科技兴院”战略中，不断加大对医疗设备的资金投入，通过引进、购买、融资等多种方式，使医疗设备的种类、数量迅速增加，大量先进的医疗设备普遍应用于医院的医疗、教学和科研工作中，尤其是一些大型的医疗设备已成为衡量一个医院规模、医疗和科技水平的重要标志之一。因此，做好医疗设备档案的管理工作，充分发挥其价值，有着十分重大的意义。
一、建立医疗设备档案的意义
医疗设备档案主要形成于申购过程与运行过程，主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等[1]。
首先，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考[2]。
其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于一些零部件的磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。从而缩短停机时间，减少维修费用，降低医疗设备对人体的伤害，减少设备事故隐患的发生率。
第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。2009年，我院新购置一台飞利浦Brilliance16排螺旋CT，保修期是2年，今年6月，因设备故障告知厂家进行维修，销售公司说是保修期就是一年，现在维修要收取维修费用。面对数万元的维修费用，设备科的负责人在查阅该设备档案时，发现档案明确记载着厂家保修期时间是2年，为医院避免了数万元不必要的开支。
二、如何建立医院的设备档案
我院医疗设备档案按台（套）立卷，同一台（套）设备的档案资料应视档案资料的多少组成一卷或若干卷，不同台（套）设备的档案资料不能混淆。它主要包含了以下几个方面的内容：（一）医疗设备履历本，医院购置设备的可行性报告书。（二）医疗设备筹购资料。包括计划论证书、订货卡片、合同、验收鉴定及结算单据（影印件）等。（三）医疗设备技术资料。包括产品样本、使用说明书、维修、损坏事故报告及报废、转让资料等。医疗设备档案应放置于统一的档案夹（盒）内。档案夹（盒）采用长×宽为305×220mm，厚度为20mm或50mm两种规格。用纸质量应符合长期保管的要求。案卷封面和脊背卡片应设有分类号、卷号、设备名称型号、设备编号和主要文件目录，一式三份，其中一份存档，一份交医院综合档案室，一份由设备科保管。
三、医院加强医疗设备档案管理的具体措施
医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。首先，确定医疗设备的归档范围。首先要明确管理范围。对于“三级乙等”医院，我院规定凡在万元以上各种进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备，都必须建立设备档案。我们根据医疗设备档案管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关资料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。
其次，严格医疗设备档案的查、借阅制度。由于医疗设备具有动态性，在日常工作中医疗设备的查阅是比较频繁的，就这需要严格其查、借阅制度。借阅应履行相应的登记和签字手续。借阅人员对医疗设备档案应妥善保管，不准随意勾划或拆散。设备档案的原件一律不外借，如因特殊需要，必须外借使用时，应经设备科领导同意，办理借阅手续，借出的档案材料，借阅人要妥善保管，不得毁坏和遗失，如期归还，如有损坏、遗失，由借阅人员负责。
第三，建立健全归档制度。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般每半年归入设备档案。
第四，强化医疗设备档案管理人员的管理意识
设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识。
凡属归档范围内的仪器设备，到货后器械科的兼职档案人员要参加开箱验收，详填写验收报告一式二份，其中一份存档。医疗设备档案资料室保持适宜的温度和湿度，并有防火、防盗、防光、防虫、防霉和防鼠等设施。管理人员应每年对档案保管状况进行一次全面检查，对破损、变质的档案应及时进行修复。医疗设备档案管理人员变更时，应由设备科负责人监督交接，并在交接记录上签字。医疗设备批准报废后，其档案应延期保存了一年。保存期过后可以销毁。个别仍有参考价值的，可转入资料。
我院成立由分管院长直接领导的档案管理小组，实行医院、科室、使用设备人员三级管理制度，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作列为医院目标管理责任制的一部分，纳入院科室目标考核，明确设备操作者在负责设备的日常维护保养，同时做好日常设备记录，每天使用后，要将使用情况做好记录，每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络[3]。
因此，医疗设备档案管理工作时医院档案管理乃至医院科学管理工作的重要组成部分[4]，医院必须加强医疗设备档案的管理，同时设备管理人员必须充分发挥档案的作用，以积极主动、周到的服务来保证档案资料的有效完整，以此来促进有关工作的进行，使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥，医疗技术视频不断得到提高，设备投资得到良好的效益回报，促进医院飞速发展建设。
参考文献：
[1]郭赞.医疗设备档案的管理与开发.兰台世界，2006（9），42.
[2]郑新敏.医疗设备档案的建立和管理.浙江档案，1998（7），28.
[3]陈娟.如何搞好医疗设备档案的管理.浙江档案，2006（9），35.
[4]林赛宁.医院医疗设备档案管理工作探讨.医院管理论坛，2011第2期.