升降限高架:事简·意简·笔简·语简

——也谈公务文书的简练

高荣盛

　　简练明了，是公务文书写作的基本要求之一。专门研究公务文书写作的同志，从事文书工作的同志，对此，都已发表了不少有益的意见，对于公务文书写作理论的发展，对于公务文书写作实践的指导，其作用都是很大的。本立拟就怎样才能写得简练的问题，谈些粗浅的体会。有不当之处，望批评指正。
　　怎样才能写得简练一些呢？大致说来，应该做到“四简”。
　　一、事简。“事”指写作对象。事简，就是对象单一确定。有人说，公务文书写作要“一文一事”，便是对“事简”的最确切的说明。写作对象单一确定，立书的文题就会集中突出。所以，要力戒公务文书写两个或两个以上的对象。对象一多，头绪就多，想简也办不到。相反，对象单一确定，头绪就少，也多不到哪里去。坚持一文一事，使公务文书的对象单一确定，是写作公务文书的第一个要诀。只要留心阅读一些公务文书，就不难发现如下事实：其一，标题所示的“事由”，都是动词性词组，有时还要加以必要的限定和强调，比之一般文章常用的“词”标题，少了些模糊性。动词性词组表示具体确切的事，性质意义比较客观、稳定，不会因理解不同而发生大的差异；词或非动同性词组，表示具体的事，常因环境、条件以及理解不同发生变异，其意义不那么单一确定。其二，凡用一个动词性词组表示一个“事由”的，其文的内容就单一确定，既好理解又便于执行。反之亦然。
　　二、意简。意简，指公务文书的思想内容也要单一确定。假如“事简”较易做到的话，而“意简”就要困难些。因为“意简”的含义并不固定，它有较大的弹性。把公务文书作为整体来看，它的“意简”有三种不同的含义。就全篇文书讲，它的“意”是相对地单一确定的；就一个项目讲，它的“意”是比较地单一确定的；就一个段落、句群或者具体的条文讲，它的“意”是绝对地单一确定的。写作时，要根据这三种不同含义分别做好“意简”的工作。一篇公务文书，做到“意简”，即对象单一确定，相对于“事”以外的其他意思讲，它是单一确定的，没有多余杂芜的内容。但任何“事”都有自己进行的规律，自身存在的规模。要把“事”说清楚，或者按进行规律分为若干阶段加以表述；或者按存在规模分为若干部分，加以解说，从这个意义上讲，就不那么单一确定了。一篇公务文书思想内容的单一确定，只能是相对的，而不是绝对的，只要设置全文标题时，注意“事简”就可保证全文思想内容的相对的单一确定性。同理，一个项目的思想内容，只是全篇思想内容的一个组成部分，相对于全篇说，又要单一确定一些。但一个项目，还可包括若干个内容，因此也不是绝对的，只能说是比较地单一确定。只要写作时项目划分合理，没有逻辑上的错误，能够设置统领或概括项目内容的小标题，或者写出主题句，就可保证项目内容具有比较的单一确定的性质。绝对地单一确定，是对基层项目或基层观点而言的，用以说明论证基层项目内容的材料，是“一组完整的生活现象”，从写作学的观点看，不能再划分或者割裂开来。为求绝对地单一确定，除了认真写好基层项目的统领句或小标题外，还有下述具体作法：(1)九九归一，一笔总佳——即在叙述若干材料事实以后，用一两句精炼明确的话加以概括归纳；(2)直截了当，和盘托出——明白地说出意见、主张，不加任何引证、分析，不作任何例释、阐述，一些简短的公务文书的条文，常用这种办法，追求绝对的单一确定性；(3)偏重一点，不计其余——只写出主要意思，相关的内容略去不问；(4)高度概括，令其自省——用精炼的语言概括重大或众多事实的要义，让读者根据实践去自行理会。当然，“意简”的关键在于认识准确精当。为求“意简”，除了知道其不同的含义，掌握使意思单一确定的方法外，还应不断提高思想认识水平。
　　三、笔简。“笔简”，指的是综合概括地叙事和直接明白地发议。公务文书的笔法，不外乎叙述与议论。从叙述看，直而略是其显著特征。“直”，指的是不拐弯抹角，不雕饰，不做作。人物事实是什么样子，就怎么叙写反映。“略”，讲的是概括。记叙文，尤其是叙述文学，写人叙事都要求具体、生动、形象，公务文书却没有这个必要。公务文书叙事写人，大略有三种形态：交代型、陈述型、例证型，没有描写型，更没有艺术典型。因其“直”就重意而不重形，重事实的本质而不重事实的现象。严格地讲，这种叙事写人是在讲概念。因其“略”有综合概括，就重整体而不重个别，重整体的价值意义而不重个别的价值意义。同样严格地讲，综合概括地叙事写人，实际上也是讲概念。因此，我们竟可以下一个武断的结论：公务文书的叙事写人，本质上是讲概念。从议论看，只说不论是其显著特征。这跟又说又论的议论文不同，跟以论带说的学术论文更不同。它只是如实地说出意见、主张、办法，不展开论述。把它的议论叫作“直接明白地发议”，正是根据“只说不论”的特点而得出的结论，同样可以武断地说，公务文书的议论是讲概念(下判断)的议论，不是运用概念、判断进行推理的议论。这是因为：(1)只说不论是公务文书议论的通用形式，主要形式；用到又说又论那种形式的只是讲话稿、调查报告、指示等有限的文种。(2)即使运用了又说又论亦即推理的形式，也多为简单的类比、归纳、演绎等，很少使用从一般进到一般、从概念上升到概念的复杂推理。(3)即使行文中提出了经过认识升华过程而得的精辟论点，也不需反映出使认识升华的复杂的推理程序和方法。从这些细微的差别中，我们可以断定，公务文书的议论，是讲概念的议论。假如把说概念的综合概括的叙述与讲概念的直接明白的议论这二者合起来，还可进一步断定：公务文书的基本笔法就是“述说”——介绍情况，陈述事实，说明原委，讲出道理，它跟按时间推移、地点变换反映事态发展进程的叙述不同，跟按事物的情况反映作者或人物的主观感受的描写不同，跟解说和论证事物性质、特征、意义、价值的议论也不尽相同，跟寓情于叙述、描写、议论的抒情更不相同。写作公务文书，着重使用综合概括的叙事与直接明白的发议相结合的讲概念的述说，就可达到“笔简”的要求。假如不注意基本笔法，就可能或重情节，或重形神，或重推论，写来就不象公务文书了，当然就更谈不上什么简练。
　　四、语简。语简，一般地讲就是语言简洁，但这个说法是不很确切的。因为，所有文章写作都要求语言简洁，仅止于此，不能说明公务文书“语简”的实质。公务文书的“语简”、主要表现在两个方面：一是笔法简练，前述“笔简”已有具体说明，不再赘述；二是公文语体的运用。这是决定公务文书语言是否简练的两个方面之一，此处有必要着重加以说明。换一句话说，公务文书的语言简练，除了因使用“述说”笔法所致之外，就是由于使用公文语体。公文语体，除了平实庄重之外，还有另外一些特点。比如，(1)在词语手段方面，多用更具概括、抽象性的词语和文言词语(任免、惩戒、兹因、欣悉……)，多用“的”字结构并常带贬义；(2)在语法手段方面，多用介宾词组作状语，多用联合词组充当句子成分，常用能愿合成谓语作句子，常用无主句，常用文言句式；(3)在修辞方面，常用对偶、排比、重迭、递进等章句修辞。注意运用具有上述主要特点的公文语体，再加上“述说”这一笔法的运用；公务文书的语言就不会不简洁了。
　　事简、意简、笔简、语简，仅仅是使公务文书写得简练明了的方法问题。方法是为内容服务的，是受内容制约的。假定没有相当的政治觉悟和政策水平，没有相当的认识能力和思想水平，没有相当的工作能力和业务水平，单纯地从方法上追求“简练”，又有可能从意多而杂的极端滑向意简而疏的极端，同样写不出象样、合体、有用的公务文书。陆游谈写诗，强调“工夫在诗外”。写作公务文书，“之外”的工夫也是不可忽视的。